salgsfakturaer i navision - · pdf filesalgsprocessen registrering af salgsfaktura...

Salgsprocessen i Navision Registrering af salgsfaktura og klarmelding. ADMIEKP 20‐03‐2009

Salgsprocessen Registrering af salgsfaktura 20.03.2009.doc

23. marts 2009

Indholdsfortegnelse 1 Salgsfakturering – ikke elektronisk faktura 3

1.1 Fanebladet Generelt 4

1.1.1 Sælgerkode 5

1.1.2 Udvidede tekster på salgsfaktura 7

1.1.3 Hvordan oprettes en standardtekst? 7

2 Eksempel på Salgsfaktura til udenlandsk debitor 12

3 Salgsfakturering – elektronisk faktura 13

3.1 Debitors ordre- eller rekvisitionsnummer 15

3.1.1 Fanebladet Generelt 15

3.2 Bemærkninger 16

3.2.1 Bemærkninger på bilagsniveau 16

3.2.2 Bemærkninger på linjeniveau 17

3.3 Personreference 18

3.4 Debitors kontostreng 18

4 Standardprocessen for Klarmelding og Bogføring 19

5 Decentral print af ikke – elektroniske salgsfakturaer 20

6 Decentral kontrol af elektronisk salgsfaktura 21

7 Check af den Elektroniske Salgsfaktura 22

8 Salgskreditnota 23

9 Hvordan kan jeg se om en salgsfaktura er betalt? 27

10 Rapporter 28

10.1 Rapporten Forfaldne debitorposter 28

10.1.1 Rapporten Forfaldne debitorposter 28

10.2 Rapporten Debitor - kontokort 31

10.2.1 Rapporten Debitor - kontokort 31

Side 2 af 32


23. marts 2009

1 Salgsfakturering – ikke elektronisk faktura Alle salgsfakturaer registreres decentralt.

Vælg Salg/Fakturaer

Registrering af salg skal ske via en salgsfaktura eller en salgsordre. Fakturavinduet er bygget op af to dele. Et Salgsfakturahoved og salgsfakturalinjer.

Salgsfakturahoved: indeholder alle relevante oplysninger om debitoren som f.eks. navn, adresse, bilagsdato og betalingsbetingelser etc. Der er fire faner: Generelt, Fakturering, Levering og Udenrigshandel. Her findes hhv. kunde-, faktureres til kunde-, debitor-, leverings- og valutaoplysninger. De fleste af disse oplysninger kopieres automatisk fra tabellen Debitor.

Salgsfakturalinjer: indeholder oplysninger og specifikationer om hvad der sælges og den relevante kontostreng angives her. Alle relevante oplysninger kopieres automatisk fra salgshovedet til salgslinjerne.

Side 3 af 32


23. marts 2009

Fanebladet Generelt 1.1

Tast F3 og Enter i feltet Nummer. En nummerserie sørger for nummerering af faktura.

Kundenummer: her tastes eller vælges den relevante Debitor (Oversigten: F6 eller via den lille pil).

Felterne Bogføringsdato og Bilagsdato vil normalt være Dags Dato (husk at ændre dato ved månedsskifte).

Se regnskabsperioderne på http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu1/tidsplan/sub1/del1

Eksternt bilagsnr.: Eksternt bilagsnummer er obligatorisk i Navision, men kommer ikke med på salgsfakturaen. Kopier eksempelvis SFAK nr. over i feltet.

Side 4 af 32

http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu1/tidsplan/sub1/del1


23. marts 2009

1.1.1 Sælgerkode

Der SKAL altid vælges en sælgerkode.

Hvis ikke I allerede har oprettet en eller flere relevante sælgerkoder er metoden følgende:

I feltet sælgerkode vælges oversigten via F6 eller den lille pil.

Via F3 kan der indsættes en ny.

Skriv en entydig Kode på op til 10 tegn (både tal og bogstaver) og Navn/beskrivelse og Telefon. HUSK at sætte hak i kolonnen Eksport til OIOXML.

Sælgerkodens indhold vil komme med på fakturaen. Og hvis der er tale om en elektronisk salgsfaktura vil sælgerkodens indhold blive overført hvis kolonnen Eksport til OIOXML er markeret.

Side 5 af 32


23. marts 2009

Fanebladet Fakturering:

På salgsfakturahovedet er Delregnskab default sat op med værdien 1 og Sted med Navision Stat brugerens default stedkode. Disse dimensionsværdier må ikke rettes, da de svarer til de dimensionsværdier, som debitorposterne bliver bogført med.

Salgsfakturalinierne indtastes. Brug Vis/Kolonne til at vælge de relevante kolonner.

Obligatoriske felter:Type, Nummer, Momsproduktbogføringsgruppe, Beskrivelse, Antal, Salgspris Inkl. moms, DR, Sted, Bevilling

Side 6 af 32


23. marts 2009

I felterne DR og Stedkode vil salgslinien default foreslå samme værdier som findes i Salgsfakturahovedet. Disse ændres til de korrekte værdier, som skal bogføres på finansposterne for salgsindtægterne.

1.1.2 Udvidede tekster på salgsfaktura

• Den uddybende tekst er meget specifik for netop denne salgsfaktura. Engangstekst

• Type, Nummer og Momskode skal være Blank

• I beskrivelsesfeltet kan der skrives den specifikke uddybende tekst.

• Der er kun plads til at skrive det antal tegn, som kan være på fakturaen

Standardtekst Den samme uddybende tekst skal anvendes mange gange.

1.1.3 Hvordan oprettes en standardtekst?

Vælg Finans/Opsætning/Generelt/Tekster

Side 7 af 32


23. marts 2009

ASPTEKST2

I oversigten oprettes en Kode (op til 10 tegn - både tal og bogstaver) og en Beskrivelse

ASPTEKST1

I oversigten oprettes en Kode (op til 10 tegn - både tal og bogstaver) og en Blank Beskrivelse

Via knappen Tekster/Udvidede tekster taster man Sprogkode – hvis forskellig fra dansk-

samt den Udvidede tekst med flere linjer.

Eksempel på anvendelse af Udvidede tekster

På en ny linje vælges <blank> som Type. Slå op i nummer via F6 eller pilen eller tast koden.

Den udvidede tekst kommer frem, når nummerfeltet forlades.

Vælg Funktion/Klarmeld

Side 8 af 32


23. marts 2009

Side 9 af 32


23. marts 2009

Vælg Bogføring / Kontroller

En enkelt faktura via Fakturanummer eller alle mine salgsfakturaer klarmeldt den xx-xx-xx.

Vælg Vis udskrift

Side 10 af 32


23. marts 2009

Decentralt:

Kontrolrapporten udskrives, anvises og sendes til Regnskabskontoret.

Regnskabskontoret:

Salgsfakturaen kontrolleres vedr. moms og der foretages en generel legalitetskontrol.

Salgsfakturaen bogføres.

Se Afsnit 5 om decentral print af Salgsfakturaer.

Side 11 af 32


23. marts 2009

2 Eksempel på Salgsfaktura til udenlandsk debitor

Oprettelsen og registreringen af en udenlandsk slagsfaktura adskiller sig ikke fra en ikke-elektronisk salgsfaktura til en dansk debitor.

Side 12 af 32


23. marts 2009

3 Salgsfakturering – elektronisk faktura En elektronisk salgsfaktura oprettes på samme måde som en almindelig salgsfaktura.

Krav ifølge bekendtgørelsen:

Debitors EAN-nummer (kommer fra Debitorkortet)

Debitors ordre- eller rekvisitionsnummer

Personreference

Debitors kontostreng

Debitors EAN-nummer

Direkte adgang til Debitorkortet Vælg Faktura / Kort

Side 13 af 32


23. marts 2009

Kontroller at der er på debitorkortet findes et EAN-nummer og at der er oprettet en BizTalk partner. Tilbage til Salgsfaktura via ESC. Hent debitor på ny med opdaterede oplysninger.

Kontroller at der er på debitorkortet findes et EAN-nummer og at der er oprettet en BizTalk partner.

Side 14 af 32


23. marts 2009

Debitors ordre- eller rekvisitionsnummer 3.1

3.1.1 Fanebladet Generelt

Felterne Bogføringsdato og Bilagsdato vil normalt være Dags Dato (husk at ændre dato ved månedsskift).

Se regnskabsperioderne på http://www.au.dk/da/adm/budget/oko/menu1/tidsplan/sub1/del1

Eksternt bilagsnr.: Eksternt bilagsnummer er obligatorisk - her registreres kundens ordrenummer eller anden identifikation

Sælgerkode: Der SKAL altid vælges en sælgerkode.

Hvis ikke I allerede har oprettet en eller flere relevante sælgerkoder er metoden følgende:

I feltet sælgerkode vælges oversigten via F6 eller den lille pil. Via F3 kan der indsættes en ny.

Skriv en entydig Kode på op til 10 tegn (både tal og bogstaver) og Navn/beskrivelse og Telefon. HUSK at sætte hak i kolonnen Eksport til OIOXML.

Sælgerkodens indhold vil komme med på fakturaen. Og hvis der er tale om en elektronisk salgsfaktura vil sælgerkodens indhold blive overført hvis kolonnen Eksport til OIOXML er markeret.

Side 15 af 32


23. marts 2009

3.2

3.2.1

Bemærkninger Det er nu muligt at afsende bemærkninger på både bilags- og linjeniveau for de elektroniske salgsfakturaer.

Bemærkninger på bilagsniveau

Salg/Faktura/Faktura/Bemærkning

Billedet Bemærkning giver mulighed for at skrive en Salgsbemærkning på bilagsniveau.

Der kan skrives op til 80 tegn (både tal og bogstaver)

HUSK at sætte hak i feltet Eksport til OIOXML for sikre at bilagsbemærkningen medsendes den elektroniske salgsfaktura.

Vil stå i bunden af det elektroniske salgsdokument under Yderligere oplysninger.

Side 16 af 32


23. marts 2009

3.2.2 Bemærkninger på linjeniveau

Salg/Faktura/Linje/Bemærkning

Billedet Bemærkning giver mulighed for at skrive en Salgsbemærkning på linjeniveau.

Der kan skrives op til 80 tegn (både tal og bogstaver)

HUSK at sætte hak i feltet Eksport til OIOXML for sikre at bemærkningen på linjeniveau medsendes den elektroniske salgsfaktura.

Vil stå som en Note under salgslinjerne i det elektroniske salgsdokument .

Alle bemærkninger gemmes på den bogførte salgsfaktura.

Side 17 af 32


23. marts 2009

Personreference 3.3

Personreference påføres på Fanebladet Fakturering i feltet Faktureres attention og aldrig på Fanebladet Generelt, hvis det skal med på den elektroniske faktura.

Ekstra oplysninger kan eventuelt skrives i feltet Faktureringsadresse 2.

Debitors kontostreng 3.4

Debitors kontostreng tilføjes som en Bemærkning på linjeniveau.

Side 18 af 32


23. marts 2009

4 Standardprocessen for Klarmelding og Bogføring Standardprocessen følges herefter:

Vælg Funktion / Klarmeld

Vælg Bogføring / Kontroller og Udskriv kontrolrapporten som anvises og fremsendes til Regnskabskontoret.

Regnskabskontoret:

Salgsfakturaen kontrolleres vedr. e-fakturering eller ej, moms og der foretages en generel legalitetskontrol.

Data til den elektroniske faktura kan herefter findes i Udbakken.

Side 19 af 32


23. marts 2009

5 Decentral print af ikke – elektroniske salgsfakturaer Bogførte ikke-elektroniske salgsfakturaer skal fremover udskrives decentralt.

Salgsfakturaen vil kunne findes under Bogførte fakturaer senest 2 hverdage efter modtagelsen af kontrolrapporten i Regnskabskontoret.

Vælg Salg / Bogførte fakturaer

Oversigten vælges via F5

I kolonnen BizTalk-salgsfaktura vil der ske en automatisk markering, hvis en salgsfaktura blev afsendt som en BizTalk-salgsfaktura.

Sæt filtre ind for at afgrænse de salgsfakturaer – ikke elektroniske –

der skal udskrives decentralt og sendes til debitor. CTRL + F7

Side 20 af 32


23. marts 2009

6 Decentral kontrol af elektronisk salgsfaktura Løsning 1: Vælg Salg/Bogført faktura

På fanebladet BizTalk:

Fakturaen er sendt elektronisk til VANS-leverandør , hvis der er hak i feltet.

Bilag sendt den og Afsendelsestidspunkt viser hvornår fakturaen er sendt elektronisk.

Løsning 2: Salg/Periodiske aktiviteter/Udgående BizTalk Dokumenter = Udbakken

Navision Stat har fire BizTalk udbakker, hvor fakturaen kan efterspores, hvis debitor ikke har modtaget.

Usendt = Fakturaen er endnu ikke sendt elektronisk

Sendt = Fakturaen er sendt elektronisk til VANS

Mislykket = Fakturaen kunne ikke sendes elektronisk på grund af fejl

Annulleret = Forsendelsen er annulleret

Side 21 af 32


23. marts 2009

7 Check af den Elektroniske Salgsfaktura Man kan altid kontrollere om alle de ønskede og krævede oplysninger kommer med på fakturaen.

Salg/Periodiske aktiviteter/Udgående BizTalk dok./Sendt/Dokument/Vis Bilag

Side 22 af 32


23. marts 2009

8 Salgskreditnota Registreringen af salgskreditnotaer foregår decentralt.

En elektronisk salgskreditnota oprettes på samme måde som en ikke elektronisk salgskreditnota og i henhold til samme retningslinjer som salgsfakturaen.

Beskrivelse af processen for en kreditnota, når debitor endnu ikke har betalt den oprindelige faktura.

Vælg Salg /Kreditnotaer

Tast Enter i Nummerfeltet for at oprette en ny kreditnota. Styres af en nummerserie.

De fleste oplysninger til kreditnotaen kan med fordel hentes fra den oprindelige salgsfaktura.

Vælg Funktion / Kopier linjer

Side 23 af 32


23. marts 2009

Du kommer til vinduet Kopier slagsdokument

Find den salgsfaktura du vil kopiere fra via Bilagsnr. (F6 viser oversigten – brug filtre)

Klik OK for at kopiere data til kreditnotaen.

Side 24 af 32


23. marts 2009

Felterne Bogføringsdato og Bilagsdato skal rettes til dags Dato

Eksempel: Antallet på den oprindelige salgsfaktura var forkert, idet debitor fejlagtigt blev faktureret for 24 i stedet for 20.

Udligningsbilagstype = typen på det dokument, der skal udlignes

Udligningsbilagsnr. = nummeret på det dokument, som fakturaen skal udligne

Klarmeld kreditnotaen

Kontrolrapporten udskrives anvises og fremsendes til Regnskabskontoret.

Regnskabskontoret kontrollerer og bogfører kreditnotaen.

Er der tale om en offentlig institution skal kreditnotaen sendes som E-faktura.

Dette sker helt automatisk såfremt opsætningen af debitor er korrekt.

Side 25 af 32


23. marts 2009

Der skal være oprettet korrekt EAN-nummer og Partneropsætning på debitorkortet.

Hvis der er tale om manuel kreditnota skal den bogførte kreditnota sendes på papir til debitor.

Vælg Salg/Bogførte kreditnotaer

Vælg oversigten via F5

Sæt filtre ind for at afgrænse de kreditnotaer der skal udskrives decentral og sendes til debitor.

Metoden er den samme som for bogførte salgsfakturaer.

Side 26 af 32


23. marts 2009

9 Hvordan kan jeg se om en salgsfaktura er betalt? Vælg Salg/ Debitorer

Find den relevante debitor og klik på den lille pil i feltet Saldo.

I kolonne Åben vises, om posten er helt afregnet, eller om der stadig mangler at blive udlignet et beløb. Hvis feltet er markeret, er posten endnu ikke fuldt udlignet. Hvis det er tilfældet, kan du se det beløb, som mangler at blive udlignet, i feltet Restbeløb.

Side 27 af 32


23. marts 2009

10

10.1

Rapporter

Rapporten Forfaldne debitorposter Rapporten forfaldne debitorposter viser de debitorposter, der er forfaldne op til en given dato.

Vælg Salg/Rapporter

Vælg rapporten Forfaldne debitorposter og klik på knappen Udskriv.

10.1.1 Rapporten Forfaldne debitorposter

Denne rapport viser en oversigt over debitorernes forfaldne poster. Beløbene vises både i den relevante regnskabsvaluta og i transaktionens oprindelige valuta. Du kan bruge rapporten til at beregne henlæggelser for dårlige betalere eller til at vurdere debitorens kreditværdighed.

Du kan definere, hvad der skal medtages i rapporten ved at angive filtre. Du kan indsætte flere felter under fanen Debitor ved at klikke på feltet Felt og derefter på pilen til højre. Du kan også angive, hvad der skal vises i rapporten ved at udfylde felterne under fanen Indstillinger. Udfyld felterne på følgende måde: Debitor

Nummer Indtast numrene på de debitorer, der skal med i rapporten. Hvis du vil have vist alle dine eksisterende kunder, skal du klikke på Pilen til højre.

Debitorbogføringsgruppe: Angiv, hvilke debitorbogføringsgrupper der skal med i rapporten. Klik på feltet Filter og derefter på Pilen til højre for at se de eksisterende debitorbogføringsgrupper

Valutafilter: Angiv de valutakoder, der skal med i rapporten. Hvis du vil se en oversigt over de eksisterende valutaer, skal du klikke i feltet Filter og derefter på Pilen til højre.

Betalingsbeting.kode: Indtast koden for de betalingsbetingelser, der skal med i rapporten. Klik på feltet Filter og derefter på Pilen til højre for at se de betalingsbetingelser, der findes.

Sted Filter: Angiv det relevante StedFilter. Husk at stedfilter svarer til debitorpostens stedkode fra Salgsfakturahovedet = default stedværdi

Side 28 af 32


23. marts 2009

Der kan ikke filtreres på Sælgerkoden.

Hvis du vil have vist sorteringsnøglerne og angive, i hvilken rækkefølge oplysningerne skal vises i rapporten, skal du klikke på Sorter.

Indstillinger

Slutdato: Indtast en dato, der angiver slutningen af den periode, der er dækket af rapporten (f.eks.31-05-06).

Klik på Udskriv for at udskrive rapporten. Klik på Vis udskrift, hvis du vil se rapporten, før den udskrives. Hvis du ikke vil udskrive rapporten, skal du klikke på Annuller for at lukke vinduet.

Side 29 af 32


23. marts 2009

Side 30 af 32


23. marts 2009

10.2 Rapporten Debitor - kontokort Denne rapport viser kontokort med poster for de valgte debitorer i den valgte periode. Rapporten kan f.eks. bruges i forbindelse med afslutningen på en regnskabsperiode eller ved revision.

Vælg Salg/Rapporter

Vælg rapporten Debitor - kontokort og klik på knappen Udskriv.

10.2.1 Rapporten Debitor - kontokort

Denne rapport viser kontokort med poster for de valgte debitorer i den valgte periode. Rapporten kan f.eks. bruges i forbindelse med afslutningen på en regnskabsperiode eller ved revision.

Du kan definere, hvad der skal medtages i rapporten ved at angive filtre. Du kan angive flere felter under fanen Debitor ved at klikke på feltet Felt og derefter på pilen til højre. Du kan også angive, hvad der skal vises i rapporten ved at udfylde felterne under fanen Indstillinger. Udfyld felterne på følgende måde:

Debitor

Nummer: Indtast numrene på de debitorer, der skal med i rapporten. Hvis du vil have vist alle dine eksisterende kunder, skal du klikke på pilen til højre.

Debitorbogføringsgruppe: Angiv evt. hvilke debitorbogføringsgrupper der skal med i rapporten. Klik på feltet Filter og derefter på pilen til højre for at se de eksisterende debitorbogføringsgrupper.

Datofilter: Angiv, inden for hvilken periode der skal vises debitorposter.

Sælgerkode: Der kan ikke filtreres på Sælgerkoden.

Stedfilter: Angiv evt. Stedkode Husk at stedfilter svarer til debitorpostens stedkode fra Salgsfakturahovedet = default stedværdi

Indstillinger

Vis beløb i RV: Marker afkrydsningsfeltet, hvis beløbene i rapporten skal vises i den relevante regnskabsvaluta.

Skift side pr. debitor: Marker afkrydsningsfeltet, hvis hvert kontokort skal begynde på en ny side.

Medtag også debitorer, der kun har saldo: Marker afkrydsningsfeltet, hvis du vil have vist poster for debitorer, der kun har en saldo men ingen bevægelser inden for den valgte periode.

Side 31 af 32


23. marts 2009

Klik på Vis Udskrift for at udskrive rapporten.

Side 32 af 32

salgsfakturaer i navision - · pdf filesalgsprocessen registrering af salgsfaktura...

Documents