Samdoksamla samfunnsdokumentasjon

   

DELPROSJEKT

Arkiv i e-forvaltning

http://samdok.com

Samdok ogArkiv i e-forvaltning

KDRS-samling14. november 2013

Hans Fredrik Berg, Riksarkivet

Innhold• Bakgrunn

– Riksrevisjonens rapport 2010– Arkivmeldingen 2012– Arkivverkets strategi 2014–2017

• Samdok– Mål– Organisering

• Arkiv i e-forvaltning• Alle dokumenter det henvises til finnes på Samdok-bloggen samdok.com

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 2

Riksrevisjonens rapport• ”manglende sikring og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet gir risiko for at mye bevaringsverdig dokumentasjon går tapt”– Få elektroniske systemer er laget med tanke på bevaring

– Manglende tilsyn og oppfølging av tilsyn

• Kritikk av Arkivverkets arbeid overfor kommunal sektor.

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 3

Arkivmeldingen• Helhetlig samfunnsdokumentasjon der arkiver fra alle samfunnssektorer utfyller hverandre 

• Mer offensiv satsing, særlig på områder som– Privatarkiver– Kommunale arkiver– Arkivdanning– Digital tilgjengelighet

• Større vektlegging av arkivarbeidet utenfor staten og Arkivverket

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 4

Riksarkivarens oppfølging

• Inviterer til et bredt samarbeid både for å utforme og iverksette en helhetlig nasjonal arkivstrategi.

• Økte ressurser til de tre satsingsområdene privatarkiv, kommunale arkiv, samt arkivdanning og e-forvaltning.– Samordnet under Samdok

• Arkivverkets strategi 2014–2017

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 5

Strategi 2017 – hovedmål• Sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon. 

– Arkiver fra statlig, kommunal og privat virksomhet utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Arkivverket skal bidra til at disse arkivene blir sikret og bevart, slik at de samlet dokumenterer det norske samfunnet på en helhetlig måte. 

• Øke bruken av arkivene. – Arkivverket skal legge til rette for å øke publikums bruk av 

arkivmateriale. For å oppnå dette skal kildemateriale tilrettelegges og gjøres digitalt tilgjengelig, og vi skal yte gode og hensiktsmessige brukertjenester. Arkivene skal aktivt formidles som en samfunnsressurs som fremmer opplevelse og kunnskap. 

• Utvikle fellesløsninger for arkivsektoren. – Arkivverket skal være en pådriver og koordinator for arkivutvikling i et 

bredt regionalt og nasjonalt arkivsamarbeid. Vi skal utvikle metoder og ta i bruk verktøy for å håndtere arkivdanning, bevaring og brukertjenester på arkivmateriale fra offentlig og privat virksomhet.

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 6

Strategi 2017 – gjennomføring• Samarbeid

– 37 innspill til strategien fra eksterne samarbeidspartnere

– Strategisk samarbeid i oppfølgingen

• Prioritering– i samråd med samarbeidspartnere

• Fellesløsninger– i samarbeid med hele arkivsektoren

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 7

Samla samfunnsdokumentasjon

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 8

Samdok – organisering• Samdok

– Ansvarlig: Gunnar Urtegaard, Avdeling for bevaring og tilsyn

• Kommunale arkiver– Leder: Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon

• Privatarkiver– Leder: Ellen Røsjø, Seksjon for privatarkiver

• Arkiv i e-forvaltning– Leder: Hans Fredrik Berg, Seksjon for elektronisk arkivdanning

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 9

Strategigrupper

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 10

Samla samfunnsdokumentasjon• ”Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av

statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte.”

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 11

… fra ulike vinkler• ”Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor

viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga.”

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 12

Kommunale arkiver• ”Arkivverket skal bruke eit breitt spekter av

verkemiddel i ein målretta aktivitet for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og arkivforskriftene. I dette arbeidet må det leggjast vekt på eit nært samspel og samarbeid med dei arkivfaglege miljøa og institusjonane som er etablerte i kommunal sektor.”

• ”Massedigitalisering ... Også her kan det vere aktuelt å etablere meir eller mindre sentraliserte løysingar, eventuelt i eit samarbeid mellom statleg og kommunal sektor.”

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 13

Privatarkiv• ”Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med

utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar.”

• ”På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein ny strategi for privat-arkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor.” 

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 14

Arkiv i e-forvaltning• Felles utfordring – digitalt skapt materiale • ”Her blir det profesjonelle arkivmiljøet verda over utfordra på eit

heilt grunnleggjande plan. Korleis skal ein definere arkiv på ein fagleg underbygd og på same tid operasjonell måte, og kva for metodar skal ein bruke til å fange opp og bevare digital dokumentasjon over tid i autentisk og tilgjengeleg form?”

• ”I den samanhengen er det avgjerande korleis arkiva blir til, dvs. kva som blir fanga opp og lagra, og korleis materialet blir lagra og handtert i den første fasen.”

• ”Arkivskapinga er derfor ein sentral del av heilskapsbiletet, ettersom arkivskaping er grunnlaget for seinare bruk av arkivmaterialet. Dette gjeld både som del av den samla samfunnsdokumentasjonen i den fasen der bruken er mest aktiv, og som grunnlagsarbeid for all seinare bruk av arkivmaterialet.”

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 15

Arkiv i e-forvaltning – Innhold• Utgangspunkt• Gjennomføring• Elementer i e-forvaltningen• Mulige fokusområder

– Revisjon av regelverket– Arkivdanning– Videreutvikling av Noark– Ikke-records– Periodisering– Klargjøring av arkivuttrekk– Deponering– Depotfunksjoner– Tilgjengeliggjøring

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 16

Utgangspunkt• Riksarkivarens notat om oppfølging av arkivmeldingen, 9. januar 2013

• Gunnar Urtegaards notat ”Arkivmeldingen – Helhetlig samfunnsdokumentasjon”, januar 2013

• Eksterne innspill til Arkivverkets strategi 2017• Strategigruppens prioriteringer

– Helhetlig perspektiv på arkivmateriale fra arkivdanning og bruk hos arkivskaper til tilgjengeliggjøring i depot

– Fokus på arkivskapernes behov

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 17

Gjennomføring• Strategigruppen prioriterer fokusområder• Det etableres arbeidsgrupper eller prosjekter på de høyest prioriterte fokusområdene (3-5)

• Koordinering med de andre Samdok-prosjektene, siden e-forvaltning angår både kommunale arkiv og privatarkiv

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 18

E-forvaltning• Arkivverket som forvaltningsorgan

– Digitalisering av egen virksomhet• elektronisk saksbehandling• elektronisk mottak, behandling og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale

• Arkivverket som arkivmyndighet– Tilrettelegging for digitalisering avarkivskapernes virksomhet

• bidra til at arkivet er en ressurs i den interne virksomheten– Tilrettelegging for digitalisering av arkivinstitusjonenes virksomhet

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 19

         Saksbehandling

14.11.2013 20

Forvaltnings-organ

Saks-behandling

Saksbehandling:-Dokumentbehandling-Fagsystem-Arkiv (records management)-Saksgang (dokumentflyt)Dokumentfangst:-Manuell journalføring-Integrasjon mellom arkiv- og fagsystem

KDRS-samling 14.11.2013

        Digitalt førstevalg

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 21

Forvaltnings-organ

Kommunikasjon(digitalt førstevalg)

Saks-behandling

Kommunikasjon:-E-post med publikum-EDI med næringsliv og forvaltning-SvarUt-Digital postkasse (for post ut)Dokumentfangst:-Integrasjon mellom e-post og arkivsystem

El. tjenester

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 22

Forvaltnings-organ

Forvaltnings-organ

Kommunikasjon(digitalt førstevalg)

Saks-behandling

Tjenester

Publikumstjenester:- Nettsteder- SelvbetjeningNæringslivstjenester:- InnrapporteringDokumentfangst:- Automatisk journalføring

Samhandling

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 23

Forvaltnings-organ

Forvaltnings-organ

Kommunikasjon(digitalt førstevalg)

Saks-behandling Samhandling

Tjenester

Samhandling:- Saksbehandling på tvers av organisasjoner- Multiproveniens => funksjonell proveniens?Dokumentfangst:- Automatisk journalføring (Noark-hode)

E-forvaltning

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 24

Forvaltnings-organ

Forvaltnings-organ

Kommunikasjon(digitalt førstevalg)

Saks-behandling Samhandling

Tjenester

Depotinst. Tjenester

Publikumstjenester:-Formidling-Søk og innsyn

Depotinstitusjoner er også organi den elektroniske forvaltningen

Samhandling:-Avlevering/deponering

E-forvaltning

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 25

Forvaltnings-organ

Forvaltnings-organ

Kommunikasjon(digitalt førstevalg)

Saks-behandling Samhandling

Tjenester

Depotinst. Tjenester

Publikumstjenester:-Formidling-Søk og innsyn

Depotinstitusjoner er også organi den elektroniske forvaltningen

Samhandling:-Avlevering/deponering

Spesielle ordningerfor arkivskaperne?Sømløs aksess til materialet

E-forvaltning

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 26

Forvaltnings-organ

Forvaltnings-organ

Tjenester

Depotinst. Tjenester

Tjenester

Tjenester

Tjenesteorientering

Arkivdanning

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 27

ERMS

”Fagsystem””Fagsystem”

Informasjons-tjenesterDepot

Tjeneste

Journal-føring?Journal-føring?

Journal-føringJournal-føring

Journal-føringJournal-føring

Journal-føringJournal-føring

Journal-føring?Journal-føring?

Journal-føringJournal-føring

Takk for oppmerksomheten!

• Husk Samdok-konferansen om Arkiv i e-forvaltning på Gardermoen 3.-4. desember!

• Informasjon på http://samdok.com

14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013 28