samenwerken, integreren of inkantelen? de praktijkervaring ......samenwerken, integreren of...
TRANSCRIPT
Samenwerken, integreren of inkantelen?
De praktijkervaring van de archiefdienst
Beveren
Carine Goossens – archivaris
WAP 21 maart 2016
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Inhoud1. Voorstelling Beveren: gemeente en OCMW
2. Aanleiding: EVI, Een Huis voor Iedereen
3. Integratietraject algemeen
4. Voorstelling gemeentearchief & OCMW-archief
5. Integratietraject - formeel
6. Integratietraject - praktisch
7. Voorlopige conclusies
8. Vragen
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Beveren, heerlijkheid in het uiterste noordoosten van Oost-Vlaanderen
15 018 ha (3de grootste gemeente in Vlaanderen)
47 192 inwoners op 01-01-2014
8 deelgemeenten
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Economie:
Waaslandhaven
landbouw
grensgemeente
Bestuur: CD&V en N-VA
Medewerkers:
gemeente: 420,58 VTE (522
hoofden)
OCMW: 416,94 VTE (648
hoofden)
onderwijs: 418,25 VTE
OCMW: 5 WZC, 1 kinderopvang,
1 serveflatcomplex, 1 home en 1
dagcentrum
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
EVI, Een huis Voor Iedereen2006 – aanleidingen° reorganisatie ifv vraaggestuurde dienstverlening
° plaatsgebrek in gemeentehuis en OCMW° plaatsgebrek in politiegebouw2007-2012 – integratie/samenwerking in beleidsplan (na politiek akkoord)2009 – start voorbereidend traject° onderzoek naar meerwaarde samenwerking° 30-06-2009: akkoord samenwerking/integratie diensten en bouw nieuw administratief centrum
°2013: twijfels over nieuwbouw van nieuwe coalitie weggewerkt
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject organisatiebreed
° projectmatige aanpak met vervroegde projecten° ICT in 2012° Sociaal Huis in 2013° personeelsdienst in 2013
° financiële diensten in februari 2015
° archiefdienst in september 2015° juridische diensten, A&A, communicatie en IDPW zijn lopend
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject organisatiebreed
Basis: samenwerkingsovereenkomst gemeente en OCMW
° geïntegreerde diensten met gemeenschappelijk organigram ° gemeenschappelijke leidinggevende (afsprakennota)
° medewerkers onder toepassing RPR en AR van oorspronkelijke werkgever (= juridische werkgever)° medewerkers ondertekenen deontologische code° gezamenlijke MAT-vergaderingen gemeente & OCMW° gezamenlijk diensthoofdenoverleg
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
° sinds 2005
° 2,5 kilometer archief in centraal depot (overvol) + gedecentraliseerd + kunstcollectie(overvol depot)
° 6 medewerkers:1 archivaris op A (VT)2 MW op C (VT)3 MW op D (4/5; ½; 2/5)
Voorstelling gemeentearchief Beveren
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Overdrachten
2014: 22
2015: 23
Interne ontlening
2014: 2 895
2015: 4 488 (record)
Onderzoekers - bezoeken
2014: 240
2015: 242 (record in 2012 met 320)
Informatievragen
2014: 111
2015: 211 (record)
Vernietiging
2014: 202 m
2015: 55 m
Publiekswerking
Erfgoeddag
Blog Beveren Bezet www.beverenbezet.be
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Voorstelling OCMW-archief Beveren
° ongeveer 1 km gecentraliseerd in vier (overvolle) depots
° 1 medewerker interne zakenverantwoordelijk voor beheer
(onderdeel takenpakket)
° sinds 2011 opmaak plaats-lijsten (jobstudenten)° registratie interne ontlening sociale dossiers (administratie)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst
° directe aanleiding: pensionering verantwoordelijke OCMW-archief op 1 oktober 2014
°geen echte tegenhanger in OCMW: voor- en nadelen- geen bijkomend personeel- twee niveaus- administratie heeft weinig affiniteit met archiefprocedures° twee locaties
° cultuurverschillen
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst- formeel
° inhoudelijke gesprekken tussen gemeentesecretaris, OCMW-secretaris, gemeentearchivaris en beleidsdeskundige OCMW (najaar 2014-voorjaar 2015)° twee presentaties op beide MAT ° resultatendoelstellingenvisietekstsamenwerkingsovereenkomst (in voorbereiding)budget
jaarlijks actieplan
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst- formeel
Doelstelling: kwalitatief documentbeheer in beide organisaties° interne dienstverlening: ondersteuning administratie OCMW op zelfde niveau brengen als in gemeente° beheer van de resterende ruimte in de depots (vernietigen)° voorbereiding van de verhuis naar het nieuwe AC° uitwerken van digitale mappenstructuur OCMW en voorbereiden digitaal archiveren (beheer van serverruimte)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – formeel
Visie - integratie in drie fasen
Fase 1: basisdienstverlening (tot verhuis naar nieuw AC)° processen consultatie (dossierontlening), overdracht, informatievragen° volledige digitale dienstverlening° informatievragen
° onderzoek mogelijk in leeszaal GAB
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – formeel
Visie - integratie in drie fasen
Fase 2: aanpakken historische achterstand
° proces selectie voor vernietiging
° proces ontsluiting° voorbereiding verhuis
Fase 3: wegwerken historische achterstand voorzieningen (na verhuis naar nieuw AC -plaatsgebrek)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – praktisch
° mei 2015: toewijzing bureauruimte + uitrusting + sleutels, badges° juni – september 2015: bestandcontrole op basis van bestaande plaatslijsten (uitgelopen tot januari 2016)° juni – augustus 2015: intensief overleg met Sociaal Huis (afdelingshoofd, diensthoofd en medewerkers administratie) als grootste klant + afspraken
° 1 september: archiefdienst is iedere voormiddag aanwezig in OCMW met 1 medewerker (4 MW in beurtrol)
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – praktisch
° 1 september 2015: algemene communicatie (aankondiging) door personeelsdienst
° augustus 2015: herschrijven procedures in functie van OCMW + plaatsen op gemeenschappelijk prikbord° augustus-september 2015: voorbereiden informatiebrochure° 21 en 28 september: drie informatiesessies (ism PD), verplicht voor alle MW OCMW
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – praktisch
Inhoud informatiesessie
° wat is en doet een archiefdienst° voorstelling archiefmedewerkers° wat bewaren en wat vernietigen° hoe overdragen° hoe een archiefdoos vouwen
° hoe dossiers raadplegen° waarom archief bewaren° tips en weetjes
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Integratietraject archiefdienst – praktisch
° 21 september 2015: gemeenschappelijk teamoverleg archiefdienst en team administratie Sociaal Huis
° 1 oktober 2015: archiefprocedures overdragen, raadplegen én vernietigen worden in OCMW toegepast
Voorlopige conclusies
° praktische integratie zacht verlopen° brochure wordt nauwgezet gevolgd bij aanvragen en overdrachten° veel vragen om advies (van digitaal benoemen tot vernietigen)° sinds 1 september 8 overdrachten en 92 ontleningen° archiefmedewerkers zeer positief
° werkdruk ligt voelbaar hoger
° aangenaam en warm onthaal in OCMW° samenwerken, integreren of inkantelen?
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Samenwerken, integreren of inkantelen.
Casus archiefdienst Beveren
Vragen?
Contact: [email protected]