3 september 2014 - 1/50

Samenwerken loont: vademecum voor

samenaankopen en raamcontracten .

Samenstelling: ir. Luk Van Beneden (VVSG) © Copyrights: VVSG: Vermenigvuldiging mag mits toe-stemming en duidelijke vermelding van “VVSG” als bron. Luk Van Beneden, luk.van.beneden@vvsg.be

Beknopte Inhoudsopgave

Beknopte Inhoudsopgave ............................................................................................................ 1 Voorwoord ................................................................................................................................... 2 Samenvatting ............................................................................................................................... 3 1 Samen aankopen loont ............................................................................................................ 4 2 Raamcontracten ....................................................................................................................... 5 3 Lokale besturen kopen samen aan met raamcontracten ......................................................... 7 4 De aankoopcontracten van de Vlaamse Overheid. ................................................................ 11 5 Samenaankoop mogelijkheden tegen elkaar afwegen .......................................................... 17 6 Hoe samenaankopen structureel inbedden? ......................................................................... 19 Woordenlijst ............................................................................................................................... 20 Bijlage 1. Samenaankoopprocedure (opdrachtencentrale) in stappen ..................................... 24 Bijlage 2: Veel Gestelde Vragen ............................................................................................... 30 Bijlage 3: Kosten en baten – enkele simulaties ......................................................................... 36 Bijlage 4: VDAB-raamcontract: profielen en projecten .............................................................. 38 Bijlage 5 Wetgeving Regelgevend kader en uittreksels ............................................................ 40 Bijlage 6. WWW’s ...................................................................................................................... 47 Uitgebreide inhoudsopgave ....................................................................................................... 49

3 september 2014 - 2/50

Voorwoord

Dit vademecum biedt alle beleidsmakers, project- of aankoopverantwoordelijken die betrokken zijn bij overheidsopdrachten een praktijkgericht overzicht van de nieuwste mogelijkheden en ontwikkelingen op het terrein. Samenaankopen is voordelig en leidt tot betere resultaten, maar staat nog altijd in de kinderschoenen. Toch is het handig gebruik te maken van bestaande ini-tiatieven en kunnen raamcontracten samenaankopen gemakkelijker mogelijk maken. We geloven in een structurele inbedding van die nieuwe mogelijkheden. We lichten daarom naast voorbeelden bij lokale besturen ook de samenaankopen en raamcontracten toe bij de Vlaamse Overheid en bij de provincies. We willen met deze tekst de drempelvrees bij het samenaankopen wegnemen zowel voor de organisator als de deelnemer: “Hoe moet je dat aanpakken? Hoe verloopt dan de gunningspro-cedure? … Passen we de wet op de overheidsopdrachten wel correct toe…?” De tekst is tot stand gekomen in een proces met workshops en terugkoppelingen en is algemeen toepasbaar. Uiteraard zijn de persoonlijke ervaringen van de auteur met samenaankopen en raamcontracten in het ICT-domein bij de stad Kortrijk een belangrijke inspiratiebron én motivatie. Herman Callens, VVSG

3 september 2014 - 3/50

Samenvatting

Het rendement van samenaankopen – of lees samen aanbesteden - is enorm hoog. Dit vade-mecum bundelt argumenten met kosten-baten-voorbeelden uit de praktijk en verduidelijkt al de gangbare werkwijzen en mogelijkheden, zowel algemeen als aan de hand van voorbeelden. Het basisprincipe van samenaankopen is dat één bestuur de leiding neemt. Dit bestuur sluit met een leverancier een overeenkomst af die onmiddellijk geldt voor een aantal andere besturen zonder dat die besturen een procedure moeten voeren. De andere besturen kunnen zelf aan-kopen of deelgunningen plaatsen aan dezelfde voorwaarden als het aanbestedend bestuur. Alle besturen blijven zelf bevoegd voor de uitvoering van het contract voor wat henzelf betreft en hebben rechtstreeks contact met het uitvoerend bedrijf voor bestelling en facturatie. Raamcontracten versterken de mogelijkheden van samenaankopen. Veel samenaankopen gaan daarom door in de vorm van raamcontracten (=raamovereenkomsten). Vandaar dat we in deze brochure veel aandacht besteden aan raamcontracten. Het volgende komt aan bod:

Samenaankopen zijn interessant zowel voor eenmalige aankopen (zoals voor een softwa-repakket) als in combinatie met de raamcontractformule voor terugkerende aankopen.

Wanneer een bestuur andere besturen meeneemt in een samenaankoop blijft de procedure quasi dezelfde. Het vraagt uiteraard onderlinge communicatie, maar de samenaankoop leidt tot een opvallend beter resultaat (met scherpere prijzen en betere kwaliteit), niet in het minst omdat de kwaliteit van het onderhandelen op zichzelf sterk toeneemt.

Het organiseren van samenaankopen brengt een aantal valkuilen mee zoals het “Mercedes-effect”.

De recente wetgeving biedt een aantal nieuwe mogelijkheden zoals het behoud van com-petitie tussen verschillende merken en/of bedrijven binnen een gegund raamcontract.

De brochure belicht aan de hand van voorbeelden de volledige waaier van samenaankopen en varianten daarop, die recent bij lokale besturen werden toegepast, of waaraan lokale besturen kunnen deelnemen. Hierbij zijn ook inbegrepen samenaankopen en raamcontrac-ten georganiseerd door de Vlaamse Overheid, de Provincies of de intercommunales.

De eenvoudigste vorm van samenaankoop met twee of meer besturen is (juridisch) de “op-drachtencentrale”. Het voordeel van de formule van de opdrachtencentrale is dat ieder zon-der lidmaatschap op interessante aanbiedingen kan instappen en dat ieder zelf vrij eenvou-dig een samenaankoop kan opstarten. De aankoopcentrale, de private of publieke groeps-aankoop en de samengevoegde opdracht zijn mee opgenomen in de voorbeelden, maar worden minder uitvoerig behandeld.

De eigenlijke tekst werd bewust beperkt tot de essentie zonder te ver in detail te gaan. Voor de geïnteresseerden geven de woordenlijst en een aantal bijlagen het nodige detail: zoals een stappenplan voor organisatie van een samenaankoop, veel gestelde vragen, een kos-ten-baten analyse, detail over de raamcontracten van de Vlaamse Overheid, interessante websites en wetgeving.

Opmerking: Nog maar pas veranderden een aantal termen in juridische teksten, zo zijn “plaat-sen” en “plaatsing” nu de termen als de procedure in zijn geheel wordt bedoeld.

3 september 2014 - 4/50

1 Samen aankopen loont

1.1 Samenaankoop met de opdrachtencentrale Als twee of meer besturen samen een aankoop opstarten spreken we van een samenaankoop. Slechts één bestuur moet de procedure admini-stratief op zich nemen. De juridische term voor een eenvoudige samenaankoop met twee of meer besturen is de opdrachtencentrale.

1.2 Baten, prijsvoordeel …. en beter resul-taat Door samen aan te kopen (aan te besteden) da-len de prijzen al gauw met 20 tot 30%. Omdat het contract veel groter wordt, zijn veel meer firma’s geïnteresseerd om een goede prijs te geven. Als het gaat om projecten met een gemeenschappelijke kost (zoals softwareprojecten) is de winst snel meer dan 50% omdat die gemeenschappelijke kosten gedeeld kunnen worden. Door met andere besturen samen te werken kun je resultaten realiseren die anders helemaal onmogelijk zijn.

1.3 Belangrijke administratieve besparing…. Procedures zijn zeer arbeidsintensief en administratief zeer duur. Een kleinere administratieve procedure kost aan een lokaal bestuur al vlug 1.800 euro (administratieve kost), een grotere procedure voor een belangrijke aankoop of een raamcontract kost gemakkelijk 4.000 euro (zie bijlagen).. De kosten van zeer grote contracten kunnen veel hoger oplopen en kunnen tot soms wel een manjaar aan inspanning vragen. De kost voor besturen die aan andere procedures deelnemen bedraagt nihil tot hoogstens de helft van wat het hen zelf zou kosten. Dit hangt af van de mate van deelname aan de voorberei-ding. (zie simulaties in bijlage). Voor de aanbestedende overheid is er vaak wel meerwerk. De meerkost wordt meestal ruim-schoots gecompenseerd door zowel het kwalitatief als budgettair beter resultaat (zie ook risico’s hieronder).

1.4 Indirecte baten: verhoogde knowhow en neerzetten van standaarden Wat we zelf doen, doen we meestal niet beter. Het is waanzin om in alle besturen hetzelfde proberen te realiseren. Ideeën delen en samenwerken, leidt tot een hogere knowhow. Als we met de buren of collega’s samenwerken, maken we afspraken, wat de realisatie van standaar-den bevordert. We vermijden vlugger de aankoop van “exotische” producten die drie jaar later niet meer te verkrijgen zijn of niet door derden ondersteund worden voor nazorg.

Voorbeeld: Bij de realisatie van een nieuwe beeldbank investeerden de vier primaire partners nauwelijks elk 80.000 euro voor een project dat hen bij afzonder-lijke aanbesteding minstens 300.000 euro zou hebben gekost. Het bedrijf was trou-wens bereid tot een grote inspanning om-dat meer dan honderd besturen ook inte-resse in deze beeldbank betoonden. Zij verzekerden dus aan dit bedrijf een afzet achteraf

3 september 2014 - 5/50

2 Raamcontracten

2.1 Wat is een raamcontract? Een raamcontract is een langlopende opdracht van één of meestal vier jaar, waarbij een kader geschapen wordt dat herhaalde deelopdrachten moge-lijk maakt. De deelplaatsingen worden volgens de behoeften van het moment bepaald. Eén raamcontract vervangt één of meestal vier jaar lang terugke-rende gelijkaardige plaatsingen door één plaatsing. Raamcontracten kun-nen in principe niet langer dan vier jaar duren (zie ook veel gestelde vragen).

2.2 Raamcontracten zijn admini-stratief en technisch interessant Raamcontracten leveren een enorme admini-stratieve besparing op. We maakten een si-mulatie waarbij tien kleinere plaatsingen in een raamcontract werden gebundeld. De ad-ministratieve winst bedraagt 11.390 euro (zie bijlage). Bovendien zijn de tijdswinsten bij het opzetten van elke deelopdracht enorm. Binnen de formule van raamcontracten be-staan een aantal mogelijkheden, die voor een nog grotere flexibiliteit kunnen zorgen, zodat elk bestuur binnen de samenaankoop zijn zelfstandigheid kan bewaren en toch genie-ten van de interessante voorwaarden. Naast een enorme administratieve besparing levert een raamcontract ook een enorme or-ganisatorische verbetering op: gedurende ja-ren is er een vast contactpunt, zonder voort-durende verandering van leverancier/bedrijf. Het voortdurend veranderen van leverancier schept bijna altijd onnodige problemen voor onderhoud en/of dienstverlening). Voor het organiseren van raamcontracten moet je maximaal alle mogelijke situaties in de toe-komst proberen op te vangen. Je voorziet dan ook best in de procedure een maximaal aantal mogelijkheden om te onderhandelen over de modaliteiten van het contract. Een onderhande-lingsprocedure is ideaal, maar niet altijd mogelijk. De offertevraag biedt ook veel mogelijkheden (zie Bijlage Veel Gestelde Vragen)

2.3 Raamcontracten in samenaankopen . Een samenaankoop kan ook op basis van een raamcontract, waarbij dus de mogelijkheden van het raamcontract geldig zijn voor verschillende besturen.

terugkerende

aanbesteding

idem als deelgunning

raamcontract

aantal mandagen aantal mandagenvoorstudie (eventueel met bezoek

elders) en opmaak bestek 1,5 1

nota aan college en aan

gemeenteraad 1 0

nakijken offertes, besprekingen

offertes met firma's… 2 0

opmaken gunningsnota en

collegebeslissing 0,5 0,25

verzenden(niet-)gunningsbrieven

en communicatie errond 0,5 0,1

totaal aantal dagen 5,5 1,35

kost van de werkuren 1.824,17 € 447,75 €tijdsduur procedure met

voorbereiding 1,5 tot 4 maand 0,5 tot 1,5 maand

voorbeeld van winst bij raamovereenkomsten (detail in bijlage)

Wat kun je bestellen met een samenaankoop in raam-contract? Het IT-aankoopcontract Regio Kortrijk laat toe zonder gunningsprocedure bestellingen te plaatsen voor en-kele i-Pads, de installatie van een beamer in een lo-kaal, een cameraproject, het verbinden van twee ge-bouwen met glasvezel, het herbekabelen van een te-lefoon/IT-kast, het uitvoeren van een dag IT-audit, plaatsen van infoschermen of de aankoop van een backup/opslagsysteem.

3 september 2014 - 6/50

Samenaankoop en samenwerking bij raamcontracten bieden bovendien een belangrijke meer-waarde omdat besturen ervaringen, inzichten en situaties aanbrengen, die andere besturen mis-schien niet meemaakten, die bij de onderhandelingen en bij het opstellen van de opdrachtdocu-menten kunnen worden opgevangen. De ervaringen van kleine besturen zijn dikwijls dezelfde als die van kleinere sub-organisaties van een grotere stad en in die zin ook voor grotere partners belangrijk.

2.4 Grote flexibiliteit: non-exclusiviteit. In geval van raamcontracten en des te meer in geval van samenaankoop is het moeilijk om de omzet vooraf over verschillende jaren te ramen. Een aantal deelnemers kunnen wel een idee geven van de mogelijke omvang van het raamcontract, anderen niet of zijn nog niet zeker of zij wel van het contract zullen afnemen, zodat een precieze raming onmogelijk wordt. Non-exclusiviteit (= mogelijkheid om niet of om ook buiten het raamcontract te bestellen) vangt dit probleem op, maar vangt ook vooral het risico op dat een bedrijf de verwachtingen niet invult. Als een bedrijf niet voldoet bestelt men er niet meer. Het uitschrijven van een nieuwe procedure blijft mogelijk. Zonder veel plichtpleging kan men het contract in het uiterste geval stopzetten, door niet meer te bestellen. De non-exclusiviteit moet uiteraard expliciet in het bestek vermeld zijn.

2.5 Grote flexibiliteit: concurrentie tussen verschillende merken/varianten binnen een raamcontract Veel bedrijven zijn in staat verschillende merken en varianten te leveren. In geval van raamcon-tracten is het opportuun om voor courante producten vooraf te eisen dat de inschrijver verschil-lende merken aanbiedt, bijvoorbeeld minsten 2 of 3 A-merken of “grote” merken en dat de prijs op basis van marges wordt bepaald. Het laat de besturen toe van merk te veranderen als een merk niet meer zou voldoen en om te werken met een eigen geprefereerd merk. Wie tevreden is over het merk van een installatie, wil dat merk ook door de leverancier aangeboden zien.

2.6 Grote flexibiliteit: raamcontracten met meerdere bedrijven Met de nieuwe regelgeving is het mogelijk raamovereenkomsten af te sluiten met meerdere deelnemers-leveranciers. Hierbij wordt de opdracht gegund aan verschillende bedrijven. Er zijn twee vormen.

Ofwel worden de verdeelmodaliteiten in de opdrachtdocumenten vooraf vastgelegd: bijvoor-beeld op basis van een cascade, een afwisselende volgorde, beschikbaarheid, nabijheid (snel-heid) van dienstverlening of specialisatie. Deze vorm wordt de “voorafgaande verdeling” ge-noemd. Ofwel kan er bij een specifiek deelproject een “mini-competitie” georganiseerd worden- dit is een kleine sub-procedure - met het plaatsen van een deelopdracht als resultaat aan één van de bedrijven (zie ook ‘woordenlijst’), Raamcontracten met meerdere deelnemers/leveranciers zijn interessant

- als de aanbestedende overheid over een alternatief wil beschikken als een deelnemer voor bepaalde deelopdrachten niet bij machte is of niet geïnteresseerd is om een offerte in te dienen. In dit geval zal de aanbestedende overheid bij voorkeur voor het ‘cascade-systeem’ kiezen

- als de aanbestedende overheid de opdracht wil verdelen over de verschillende deelne-mers. In dat geval is het aangewezen om in het bestek duidelijk te vermelden op welke wijze de hoeveelheden zullen worden verdeeld

- als de aanbestedende overheid voor elke bestelling de concurrentie maximaal wil laten spelen. In dit geval zullen alle deelnemers voor elke deelopdracht uitgenodigd worden om

3 september 2014 - 7/50

een deelofferte in te dienen. Het lijkt ons belangrijk deze sub-procedure zo eenvoudig mo-gelijk te houden.

3 Lokale besturen kopen samen aan met raamcontracten

Dit hoofdstuk belicht aan de hand van voorbeelden de volledige waaier van samenaankopen en varianten daarop, die recent bij lokale besturen werden toegepast.

3.1 Samenaankopen West-Vlaamse OCMW’s – Het Mercedes-effect Onder impuls van het OCMW van Roeselare is een samenwerkings-verband ontstaan tussen de OCMW-aankoopdiensten van West-Vlaanderen. In de regio werden een aantal samenwerkingen georga-niseerd, eerst met het plaatselijke ziekenhuis, maar al vlug met de OCMW’s van de gemeenten van het Midwestoverleg, de regio Roeselare-Tielt en ook al vlug met de OCMW’s van Kortrijk, Brugge enz… De gemeenschappelijke aankopen waren zeer divers: was en linnen, hospitalisatieverzeke-ring, kantoormateriaal, externe dienst preventie en bescherming op het werk, onderhoud en levering van brandblusmiddelen, keuringen … en evolueerden van eenmalige aankopen tot raamcontracten voor bedden, matrassen, afvalverwerking….

De aankoopdienst van OCMW-Roeselare benadrukt hoe gemakke-lijk er belangrijke prijsvoordelen ge-haald worden, maar waarschuwt an-derzijds voor wat zij het “Mercedes-effect” noemen. Hierbij wordt de lat te hoog gelegd waardoor de prijs on-nodig de hoogte ingaat (zie ook hier-over het hoofdstuk 6 “structurele in-

bedding van samenaankopen”). Zij benadrukken ook hoe de dynamiek van samenwerking tot een verhoging van knowhow leidt.

3.2 eNotulenbeheer eDecision door vijf centrumsteden De voorstudie en analyse van dit eerste pakket steunde op een bestaand softwarepakket van de stad Kortrijk, dat minstens 500 mandagen gekost had. Op basis van deze eerste analyse werkten Kortrijk, Brugge, Hasselt, Leuven en Roeselare samen een tweede versie van het pakket uit. Kortrijk was aanbestedende overheid. De verworvenheden (transparantie, snelheid van communicatie…) van de eerste versie werden overgenomen, maar nu met een aantal be-langrijke verbeteringen (zoals nieuwe koppelingen) die in een afzonderlijke aanbesteding ze-ker niet mogelijk waren. Rekening houdend met de gedeelde kost en de bijkomende volu-mekorting bespaarde elke primaire partner zeker 75.000 euro voor een hoogstaand re-sultaat dat als afzonderlijk bestuur niet bereikbaar was. Secundaire partners zijn hier niet nominatief opgegeven, maar Oostende en Turnhout zijn als secundaire partners in het project geïnteresseerd en overwegen een deelname. Ondertussen stappen steden zoals Geel en Oostende ook in als secundaire deelnemers.

3 september 2014 - 8/50

3.3 Raamcontracten van de provincie Oost-Vlaanderen De provincie Oost-Vlaanderen organiseerde volgende raamcontracten voor alle Oost-Vlaamse lokale overheden:

- Raamcontract 'Multifunctionals en beheer-systeem'

- Raamcontract 'IT-materiaal' - Raamcontract 'Datacommunicatie'

We verwijzen ook graag naar het project 'ICT-on-dersteuning kleinere gemeenten' waarbij de provin-cie kostendelend per vijf gemeenten een informaticadeskundige ter beschikking stelt. Dit pro-ject is sinds 2006 opgestart en werd een groot succes. De vraag voor deelname vanwege de gemeenten is zeer groot. Vermeldenswaardig is dat de taakomschrijving breder gaat dan het pure informatica technische. Zie www.oost-vlaanderen.be/public/egov/raamcontact

3.4 Service Center van de intercommunale TMVW: een aankoopcentrale TMVW (Tussengemeentelijke Maatschappij der Vlaanderen voor Water-bedeling) was en is - zoals de naam zegt - oorspronkelijk een waterbedrijf. TMVW biedt ondertussen een brede waaier van diensten aan bij 85 ge-meenten, de provincie West-Vlaanderen en de havenbedrijven van Brugge en Gent. In tegenstelling met de andere voor-beelden in dit hoofdstuk is dit een aan-koopcentrale. Dit betekent dat het TMVW alle administratie en organisa-tie van het aankoopcontract op zich neemt. Ieder lokaal bestuur kan van deze diensten gebruik maken door A-vennoot te worden van TMVW. Het huidig aanbod bestaat uit bedrijfs-kledij, beglazing, brandslanghaspels, brandstoffen, hersteldienst, kantoorbe-nodigdheden, maaltijdcheques, onder-houdsproducten, papierwaren, per-soonlijke beschermingsmiddelen PBM, periodieke wettelijke controles, prin-ters, strooizout, telecom Ook meer gespecialiseerde diensten kunnen er afgenomen worden zoals het onderhoud van ramen of terreinen tot zelfs de organisatie van een verhuizing of het dagdagelijkse facilitymana-gement of patrimoniumbeheer. De sterkte van het systeem is de meerwaarde onder de vorm van opvolging en begeleiding (zoals voorbereiding en kwaliteitscontrole) De dienstverlening wordt vergoed door een marge te nemen op de omzet, zoals drie procent op papierwaren of telecom of vijf procent op printing. http://tmvw.water-link.be/ (tabblad service-centrum kiezen)

3 september 2014 - 9/50

3.5 IT-Raamcontract brede regio Kortrijk: regionaal aankoopcontract Een dergelijk contract, hoewel minder uitgebreid, bestaat ook in de regio Brugge, met stad Brugge als aanbestedende overheid. Het IT-aankoopcontract brede regio Kortrijk 20013-2017) biedt voor 72 besturen een brede dienstverlening aan met 27 percelen (sub contracten) in 22 IT-domeinen. Besparing op IT-budgetten van min-stens 2,8 miljoen euro De omzet van dit raamcontract wordt op 28 miljoen euro geraamd. De verkregen korting voor Kortrijk bedraagt al tien tot dertig procent. Administratieve besparing van 1,5 mil-joen euro De uitgespaarde kost per niet te voeren on-derhandelingsprocedure bedraagt 1400 tot 2000 euro en de tijdswinst twee maand. De gezamenlijke administratieve besparing voor de 72 deelnemende besturen kan over 5 jaar geraamd worden op minstens 1,5 miljoen euro

Raamcontract bevordert samenwerking en uitwisseling van knowhow Ondertussen is het huidige raamcontract al aan de derde editie toe. Het vorige raamcontract (2008-1012) gaf aanleiding tot verdere regionale en lokale samenwerking (gemeente-OCMW of met buurgemeenten). Zo werkt Kortrijk samen met buurgemeente Zwevegem: Kortrijk deelt de internettoegang met Zwevegem. Hun serverrooms van Kortrijk en Zwevegem zijn op 10Gb ver-bonden en elkaars back-up. De intercommunale Leiedal zal de besturen van de intercommunale verder ondersteunen om op een optimale manier gebruik te kunnen maken van het contract.

3.6 Raamcontract stad Brugge en Regio Dit contract is vrij goed vergelijkbaar met dit van de regio Kortrijk. Belangrijk verschilpunt is dat bij dit contract zich nog andere besturen kunnen achteraf aansluiten terwijl Kortrijk zich beperkte tot wie zich op voorhand nominatief voor het raamcontract had opgegeven.

3.7 Drie lokale besturen delen internet en serverrooms Binnen een raamcontract is samenwerking relatief eenvoudig. BELNET is het datanetwerk van de universiteiten dat ook toegankelijk is voor overheden. Bel-net biedt een budgettair en technische zeer interessante internettoegang. Hiervoor moet je wel een glasvezel leggen met het dichtst bijgelegen aansluitpunt van Belnet (= zogenaamde POP-punt). De gemeente Zwevegem, Intercommunale Leiedal en Stad Kortrijk huren elk een glas-vezel (bij Eandis) naar het POPpunt van de universiteit te Kortrijk en beslisten om samen één performante internettoegang te delen. De gerealiseerd besparing op de internettoegang com-penseerde onmiddellijk de huur van de glasvezelverbinding. Via diezelfde glasvezel zijn de drie besturen bovendien nu ook onderling verbonden (dankzij toepassing van kleurentechnologie). Op die manier kunnen de besturen hun back-up (beveili-gingskopiën) in elkaars serverroom plaatsen, wat aan die besturen de kost van een reserve-serverroom bespaart.

3 september 2014 - 10/50

De betrokken besturen werkten met onderlinge afspraken, waarbij ze elk bepaalde delen van de nodige investeringen voor hun rekening namen. De infrastructuuraankopen verliepen vlot en snel binnen het bestaande raamcontract van de regio Kortrijk.

3.8 Beelddatabank van steden en gemeenten: primaire en secundaire partners In dit megaproject werkten de steden Brugge, Gent (met Digipolis), Kortrijk (initiatiefnemer) en Mechelen als primaire partners samen naast meer dan 120 be-sturen die zich nominatief als secundaire partners opgaven. Digipolis nam de taak van aanbestedende overheid en projectcoördinatie op zich. Het doel van dit project was de steden een pakket aan te bieden dat over de grenzen van de verschillende werkdomeinen heen toelaat beeldmateriaal te ontsluiten zowel intern als naar de buitenwereld. De samenwerkingsdynamiek zorgde ervoor dat meer dan honderd potentiële gebruikers bij het opstellen van de technische opdrachtdocumenten werden betrokken. Win-Win voor besturen en bedrijf Gezien de de-facto-standaard die in dit project wordt neergezet was de betrokken firma (Zeticon, spin-off van UGent, voorheen Comsof, in samen-werking met Videohouse) bereid zeer ver te gaan in zijn financieel voorstel. Door de gedeelde inves-tering bespaarden de initiatiefnemende besturen elk minstens 150.000 euro voor een resultaat dat eigenlijk voor een afzonderlijk bestuur compleet onmogelijk was. In de onderhandelingen werden bovendien zeer interessante prijzen bedongen voor de besturen die als secundaire partner willen instappen in het project. In de onderhandelingen werd ook bedongen dat de nieuwe ontwikkelingen terug naar de deelne-mers zouden vloeien. Ondertussen (januari 2014) bestelden volgende besturen als secundaire partner de beeldbank: Ieper, Merelbeke, Sint-Niklaas, Turnhout, Wa-regem, Zottegem, Zwevegem, Hasselt, Provincies Limburg en Oost-Vlaanderen, Universiteit Antwerpen. Andere besturen kochten via een eigen procedure het product aan: de toeristische diensten van Antwerpen, Oost- en West-Vlaanderen, Erfgoed Land van Dendermonde en het Museum Dossin.

3.9 Lokale besturen delen hun ontwikkelingen in CCSP-project Een alternatieve vorm van samenwerken bestaat er in dat verschillende besturen in overleg voor een bepaald project acties ondernemen, er de kosten van op zich nemen en de resulta-ten delen. CCSP is er een veelbelovend voorbeeld van.

Samenwerking zorgt voor betere kwali-teit. Het betrokken bedrijf getuigt: Concreet be-tekende de beeldbank voor ons voor een betere productontwikkeling. Het is een veel beter product geworden dan dat we zelf al-leen hadden kunnen bouwen. Met dit be-tere product kunnen we ook extra klanten overtuigen. Deze zijn vaak ook bereid om bepaalde extra's te laten uitvoeren die dan uiteindelijk weer naar het basisproduct vloeien waar alle andere klanten dan weer veel aan hebben.

3 september 2014 - 11/50

Het Common Citizen Service Platform (CCSP) is een samenwerkingsproject waarbij Aalter, Gent, Diksmuide, Lokeren, Maaseik, Maldegem, Menen, Mol en Zedelgem zich engageerden om hun ontwikkelingen te delen rond een gemeenschappelijk thema. Deze lokale besturen be-sloten de voorbije jaren hetzelfde softwarepakket, MS Dynamics CRM, aan te kopen en in hun organisatie in te voeren. Het invoeren van deze toepassing vereist echter veel bijkomende aanpassingen vooral voor de koppelingen aan andere toepassingen. De kosten kunnen hoog oplopen. Daarom spraken deze besturen af dat alle ontwikkelingen op een gestandaardi-seerde manier zouden gebeuren, zodat elke ontwikkeling ook voor de andere besturen bruik-baar zou zijn. Zij spraken bovendien af dat elk resultaat voor een bestuur ook vrij beschikbaar wordt voor de andere besturen. In samenwerking met MS werd een eerste gestandaardi-seerde basismodule ontwikkeld waarop nu verder onderdelen zullen gebouwd worden.

4 De aankoopcontracten van de Vlaamse Overheid.

4.1 Vlaamse Overheid stelt aankoopcontracten open voor lokale overheden Sinds kort stellen de agentschappen van de Vlaamse Overheid sys-tematisch raamcontracten open voor de lokale overheden. Een lo-kale overheid is hierbij een breed begrip, dus ook intercommunales of provincies. Het belangrijkste agentschap bij de Vlaamse Overheid voor de lokale besturen is het Agent-schap voor Facilitair Management (AFM) dat instaat voor de overkoepelende ICT van de Vlaamse Overheid. (Facilitair Bedrijf) AFM organiseert samenaankopen voor alle entiteiten/agentschappen van de Vlaamse Overheid en stelt de nieuwe samenaankopen in raamcontract open voor alle lokale besturen. Het aanbie-den van raamcontract is maar één van de dienstverleningen van AFM aan de lokale besturen (zie figuur).

3 september 2014 - 12/50

VDI (Vlaamse Diensten Inte-grator),

VZW Vlaanderen Connect, die mogelijk maakt ICT-profielen tegen de normale marktvoorwaarden in gedetacheerde dienst voor een lange periode aan te werven (als contractueel personeel)

het MAGDA-platform dat ook de lokale besturen de volgende ja-ren zal toelaten connecties te leg-gen met het rijksregister

4.2 Jobpunt Vlaanderen: HRM-raamcontracten Jobpunt Vlaanderen is ontstaan uit een CVBA (coöperatieve vennootschap met beperkte aan-sprakelijkheid) voor de selectie van Vlaams overheidspersoneel en werd in 2004 een EVA (ex-tern verzelfstandigd agentschap) van de Vlaamse Overheid: Jobpunt Vlaanderen. Jobpunt Vlaanderen werkt nog altijd op coöperatieve basis en elk geïnteresseerd bestuur kan er op basis van een coöperatief lidmaatschap gebruik maken van een aantal raamcontract-diensten. Onge-veer tweehonderd lokale besturen waaronder zestig gemeenten en vijftig OCMW’s zijn er lid van (www.jobpunt.be/vennoten_lijst). Op www.jobpunt.be lezen we:

“Op basis van … raamovereenkomsten kan Jobpunt Vlaanderen voor een specifieke opdracht een dienstverlener aanduiden. Hierbij is het zo dat elke dienstverlener waar-mee Jobpunt Vlaanderen een contract afsluit, zich ertoe verbindt om zijn diensten te verlenen aan de meest voordelige tarieven op de markt…. Wij bieden de Vlaamse steden en gemeenten, OCMW's, intercommunales, provincie-besturen, de Vlaamse overheid en andere Vlaamse openbare besturen de volgende diensten: arbeidsmarktcommunicatie, werving en selectie, evaluatie, organisatieveran-dering, outplacement, coaching, werk-wijzer, flexpunt, voorbehouden betrekkingen, er-kennen van verworven competenties”

Wie vennoot is (eenmalig 75 euro per 10 personeelsleden) kan gebruik maken van de diensten van Jobpunt (www.jobpunt.be) Jobpunt Vlaanderen is een aankoopcentrale met eigen personeel (zoals accountmanagers) die de gebruikers bijstaan in een beheers- en dienstverlenende rol.

3 september 2014 - 13/50

4.3 Telefoniecontract Het telefoniecontract onder beheer van het Agentschap voor Facilitair Management AFM is twee jaar in voege. Sinds 7 november 2011 kunnen lokale besturen (steden, gemeenten, OCMW’s, politiezones) zich registreren en de informatie over de telecomcontracten van de Vlaamse Overheid downloaden en intekenen op dit telefoniecontract. Het toetreden en afne-men van diensten is mogelijk sinds 1 februari 2012. Sindsdien traden meer dan negentig lo-kale overheden toe tot het telefoniecontract van de Vlaamse Overheid en realiseerden prijsvoordelen tot een factor tien. Vragen zijn welkom bij telecom-LO@mail.mo-bistar.be bij voorkeur met telecommunica-tie@vlaanderen.be in kopie. Binnen de Vlaamse Overheid werkt dit contract als een aankoopcentrale (afname via een agentschap), naar de gemeenten toe als een opdrachtencentrale (afname rechtstreeks via Mobistar).

4.4 Vier nieuwe IT-raamcontracten 2015 Vlaamse Overheid In de nabije toekomst zullen lokale overheden ge-bruik kunnen maken van belangrijke nieuwe raamcontracten van de Vlaamse Overheid (Agentschap Facilitair Management) die in de loop van 2014, begin 2015 operationeel worden. De vier contracten zijn momenteel gegund, maar de detail-modaliteiten worden nu (mei 2014) ver-der uitgewerkt. Alle contracten worden operationeel eind 2014 of begin 2015. We onderscheiden vier contracten:

Aankoopcontract voor diverse ICT-producten Het contract laat toe om allerlei hardware (PC’s, laptops, servers zonder dienstverle-ning) van verschillende merken aan te kopen tegen krappe prijzen. Het is vooral be-doeld voor de aankoop van eerder kleinere hoeveelheden. De bestelling kan via een portaal uit lijsten. De contractant hanteert een vaste leveranciersmarge ten opzichte van de groothandelsprijzen, waaraan hij zelf aankoopt. Behalve de fabrieksgarantie is er geen dienstverlening (installatie ter plaatse) in dit contract voorzien. Elk jaar zal wel een ‘beste koop’ voorgesteld worden: één type laptop, PC of tablet. Dit contract is vier jaar gegund aan RealDolmen. Dit contract is vrij goed vergelijkbaar met de contracten van Kortrijk en Brugge. Voor meer informatie over deze contracten: www.bestuurszaken.be (in het zoekven-ster “diverse ICT-producten” ingeven)

Wie geïnteresseerd is in de informatie van de nieuwe telefoniecontracten van de Vlaamse Overheid met Mobistar, kan zich via volgende URL registreren: http://business.mobistar.be/vlo/ Nadat u de vertrouwelijkheidsverklaring opge-vraagd hebt en het online formulier met de gevraagde gegevens ingevuld en verzonden hebt, wordt bekeken of u voldoet aan de scopedefinitie. Als dit het geval is, ontvangt u een e-mail met de juiste URL, username en paswoord en 2 zipfiles om te downloaden, name-lijk het bestek en de offerte info. In deze e-mail wordt tevens nogmaals aange-haald dat de informatie in deze ZIP-be-standen vertrouwelijk moet behandeld worden.

3 september 2014 - 14/50

Aankoopcontract Technische ondersteuning door ICT-profielen. Dit is een bodyshopping of broker-contract waarbij één onafhankelijk bedrijf op basis van een vraag van een bestuur een bepaald profiel bij andere bedrijven zoekt om voor een welbepaald project in te zetten. Dit kan iemand zijn die een bepaald klein(of groot) softwareopdracht kan uitwerken, het connecteren van twee toepassingen of het conver-teren van een website/.Het is expliciet de bedoeling dat ook de markt van de kleine niche-bedrijven en/of freelancers wordt aangesproken. Dit kan iemand zijn die voor zes maanden het project leidt om de IT van de gemeente met die van het OCMW te koppelen. Dit contract is voor vier jaar gegund aan Public Sourcing. Het bedrijf maakt een gebruiksvriendelijke elektronische marktplaats, waar de klant zijn vraag kan bekendmaken. Ook grote en kleine bedrijven of freelancers kunnen zich voor-stellen bij Public Sourcing om in een pool te belanden. Public Sourcing zal uit de pool mogelijke oplossingen aan de klant voorstellen. Voor meer informatie over deze contracten: www.bestuurszaken.be (in het zoekven-ster “ICT-profielen” ingeven)

Aankoopcontract Ontwikkelingsprojecten Bij dit contract maakt Vlaamse gemeenschap gebruik van de “mini-competitie” proce-dure. Bij de gunning werden drie bedrijven geselecteerd aan wie softwareprojecten kunnen worden toevertrouwd op basis van een mini-competitie. Met deze werkwijze vraagt een bestuur (klant) aan de drie bedrijven dat zij een voorstel opmaken op basis van een behoefteanalyse (hiervoor kan een standaardtemplate worden gebruikt). Di-verse technologieën en methodologieën zijn mogelijk. Dit projectvoorstel wordt door de drie partijen opgemaakt, waarbij de drie bedrijven kunnen beroep doen op onderaannemers, ook als die nog niet vooraf bepaald zijn. De klant kiest via minicompetitie het beste projectvoorstel en gaat met dat bedrijf in zee… Er is op gelet dat het resultaat eigendom is van de opdrachtgevers zodat zij het aan andere besturen kunnen doorgeven of zodat zij kostendelend met andere besturen kun-nen optreden. Dit contract lijkt ons eerder gericht op iets grotere projecten en dus vooral interessant wanneer een aantal gemeenten samen een IT-project willen ontwikkelen en hiervoor budget samenleggen. Dit contract is voor vier jaar gegund aan Atos, CSC en HBplus(consortium van HP en Belgacom. Voor meer informatie over deze contracten: www.bestuurszaken.be (in het zoekven-ster “ontwikkelingsprojecten” ingeven)

Aankoopcontract Exploitatiegebonden diensten Dit contract heeft verschillende onderdelen, maar samengevat biedt het contract ofwel dienstverlening op de vestigingsplaats (werkplaats) van de klant ofwel clouddiensten in functie van toepassingen van de klant. Alle genoemde diensten (of delen ervan) zijn

3 september 2014 - 15/50

onafhankelijk van elkaar afneembaar. De afnemers betalen alleen voor de daadwerke-lijk afgenomen capaciteit en dienstverlening.

Diensten op de werkplek Inrichting, ondersteuning en beheer van de ICT-werkplek gaande van de Aan-koop en levering van standaard werkplekproducten via het mechanisme van groepsaankopen (behoeftenbevraging, markbevraging, bestellingen ) tot de Exploitatie van gebruikersinfrastructuur (installatie, updates, incidentafhande-ling, activeren van telewerken..)

Clouddiensten Dit kunnen werkplek gebonden datacenterdiensten zijn zoals mail, agenda, datacapaciteit, documentbeheer, samenwerking, unified communication, (“as a service”). Maar dit kunnen typische datacenterdiensten zijn gaande van computerzaalfa-ciliteiten (huur fysieke ruimte), infrastructuurdiensten (‘virtuele capaciteit’ ser-vers, mainframe, storage en back-up), platformdiensten (databankplatformen voor Oracle of PostgreSQL), tot “end-to-end” beheer.

Ook volledige infrastructuurprojecten of onderhoudsprojecten van applicaties zijn mo-gelijk. Dit contract is voor zeven jaar gegund aan HB-plus, dit is een consortium van HP en Belgacom.

Voor meer informatie: www.bestuurszaken.be (in het zoekvenster “exploitatiege-bonden diensten” ingeven en voor meer detail onder titel 3 “portfolio” kiezen) PS: De netwerk-diensten zijn in een eerste fase niet van toepassing voor lokale besturen. De Vlaamse Overheid zal in samenwerking met de partners en de VVSG in de loop van 2014 deze contracten uitvoerig verder toelichten. www.bestuurszaken.be (in het zoekvenster “ICT-contract 2015” ingeven)

4.5 Kañooh, websiteraamcontract De lokale besturen besteden veel geld en tijd aan het beheren van een website. Websites worden steeds complexer. De oplossing bestaat erin om op één infrastruc-tuur (één softwarepakket, één database,…) ver-schillende websites van verschillende besturen of organisaties te laten draaien. Het is een techniek, die in het verleden al een aantal maal is toegepast zoals in de Regio Kortrijk. Zo worden www.avel-gem.be, www.geheugenvankortrijk.be, www.kort-rijk.be/ocmw, beheerd door de intercommunale Leiedal, samen met nog twintig andere websites van dertien gemeenten. Met deze manier van werken besparen de betrokken besturen enorm, terwijl hun websites toch over de laatste snufjes beschikken. De Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) van de Vlaamse Overheid bieden momen-teel Kañooh aan. Het Kañooh-raamcontract

Met kañooh kun je op een eenvoudige ma-nier een website bouwen. Je mag het ver-gelijken met een bouwdoos vol met lego-blokken waarmee je snel een site samen-stelt , van eenvoudige basissites tot meer geavanceerde sites met alle toeters en bel-len. kañooh is ontstaan op initiatief van de Vlaamse overheid die zich, met haar onge-veer 1.000 sites, geconfronteerd zag met meer dan 40 verschillende technologieën bij meer dan 30 verschillende hostingpar-tijen. Bovendien waren webmasters meer bezig met administratie en ICT dan met de inhoud van de verschillende sites.

3 september 2014 - 16/50

(2013) staat open voor lokale besturen en is gebaseerd op Drupal-technologie uit de open source wereld. Dit verklaart ook de scherpe prijzen. De eenvoudige instapversie (2 redacteurs) kost 69,99€. De versie met alle toeters en bellen voor 15 redacteurs kost 369,99€ per maand. (cfr. www.kanooh.be)

4.6 Groepsaankoop groene stroom en zonnepanelen provincie Antwerpen

Verschillende provincies, maar ook lokale besturen bieden particulie-ren groepsaankopen aan. De provincie Antwerpen organiseert al een paar jaar een groepsaankoop van 100% groene stroom en aard-gas voor particulieren. Dit jaar komen daar dezelfde groepsaankoop

bij voor KMO’s en verenigingen en een groepsaankoop voor zonnepanelen. De gemeenten kunnen deze groepsaankopen onder de vleugels van de provincie mee aanbieden aan hun bewoners. In 2012 namen 60.000 gezinnen deel, in 2012 nog eens 30.000. De provincies ma-ken hierbij gebruik van de diensten van het bedrijf iChoosr. iChoosr organiseert groepsaanko-pen in Nederland, België en Engeland met behulp van veilingen. Het bedrijf begeleidt al die particuliere overstappen van leverancier. Dit is een voorbeeld van een pri-vate groepsaankoop waarbij de provincie en de gemeente “patro-neren”. De besturen nemen niet deel aan de procedure. Nochtans kan ook een openbaar bestuur een dergelijke private groepsaankoop organiseren mits zich te houden aan bepaalde re-gels. Het bestuur mag zelf geen afnemer zijn. Het mag ook zijn bevoegdheden niet te buiten gaan: een OCMW kan enkel diensten aanbieden aan zijn OCMW-klanten (zorgbehoevenden), een gemeente enkel aan zijn (eigen) burgers. Als een gemeente ook zelf afnemer wordt, spreken we van een publieke groepsaankoop en is de wetgeving op overheidsopdrachten van toepassing. Als enkel openbare besturen deelne-men is er de opdrachten- of aankoopcentrale. Een mengvorm is de samengevoegde opdracht (zie Definities)

4.7 VDAB-raamcontract: afnemen ‘profielen’ en projecten via minicompetitie De VDAB (Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding) is een extern verzelf-standigd agentschap (EVA) van de Vlaamse Overheid. De VDAB heeft een raamcontract uitgeschreven dat toelaat mede-werkers in te huren voor ondersteuning van projecten of voor rea-lisatie van volledige projecten. De VDAB definieerde binnen haar raamcontract elf percelen volgens verschillende IT-domeinen of -disciplines. Het raamcontract is operationeel sinds november 2013. In de bijlage vindt u de opsomming per perceel met vermel-ding van de bedrijven aan wie de percelen werden gegund. De maximum prijzen liggen hierbij vooraf vast volgens profiel (junior, advanced, experienced of senior) en bij de meeste percelen zijn volumekortingen bedongen. Het effectieve inhuren van profielen of projecten gebeurt via een minicompetitie. De dienstver-leners stellen een profiel voor. Dit moet conform zijn aan de prijs en de kwaliteit van het CV uit de oorspronkelijke plaatsing. Aan de hand van de plaatsingscriteria van het bestek worden de

3 september 2014 - 17/50

voorgestelde profielen gequoteerd en wordt gegund aan de meest voordelige dienstverlener. De VDAB begeleidt de procedure met een Excel-bestand die alle te volgen stappen ondersteunt. Om toe te laten deel te nemen aan het lastenboek en af te nemen stelt de VDAB een contract voor tussen het geïnteresseerde bestuur en de VDAB. (Voor meer info: guido.triest@vdab.be )

5 Samenaankoop mogelijkheden tegen elkaar afwegen

Het aantal mogelijkheden om deel te nemen aan opdrachtencentrales is de laatste jaren enorm toegenomen. Het voordeel van deze formule is dat zonder één of ander lidmaatschap een be-stuur op veel interessante aanbiedingen kan instappen of zelf vrij eenvoudig een samenaankoop kan opstarten. Maar welke keuze is wanneer het beste?

5.1 Wanneer zijn procedures op samenaankopen op brede schaal voordelig? Procedures op provinciaal of Vlaams (of “zeer breed”) niveau zijn voordelig

- wanneer de verplaatsingen geen of weinig rol spelen bij de bijhorende dienstverlening en het financiële voordeel overweegt ten opzichte van de kwaliteit van de dienstverle-ning.

- als de dienstverlening vanop afstand kan gebeuren (bijvoorbeeld via dataverbinding) Zoals reeds opgemerkt (zie raamcontracten) is het ook mogelijk dat een groter raamcontract verschillende aannemers aan het werk zet en/of verschillende merken/oplossingen in concur-rentie brengt binnen eenzelfde raamcontract.

5.2 Wanneer zijn samenaankopen op regionale schaal voordelig? Lokale of regionale bedrijven bieden dikwijls een betere prijs-kwaliteitverhouding, wegens hun plaatselijke dienstverlening en/of aanwezigheid. Het heeft dikwijls geen zin om de lat zo hoog te leggen dat enkel een beperkt aantal grote be-drijven kunnen deelnemen, met dikwijls onverwacht hoge prijzen tot gevolg. Het gaat dan veelal over bedrijven die vanop een te grote afstand opereren, wat hun hoge prijs verklaart. Het is daarom belangrijk de goede dienstverlening uitdrukkelijk in de selectievoorwaarden of plaatsingsvoorwaarden te betrekken. Een van de selectievoorwaarden kan de aanwezigheid (van dienstverlenend personeel) in de streek zijn. In de plaatsingsvoorwaarden kunnen de kost van urgente tussenkomsten en verplaatsingskosten duidelijk vermeld staan.

5.3 Wanneer zijn samenaankopen op projectbasis aangewezen? Wanneer een bestuur een bepaald project wil realiseren (informatiseren van de bibliotheek, in-richten van een centraal gestuurd beeldscherm-systeem) loont het steeds de moeite om andere geïnteresseerde besturen te zoeken om een samenaankoop te organiseren. Met de direct geïnteresseerde besturen, die geld ‘op tafel’ willen leggen, werkt het bestuur dan verder in een voorbereidingsgroep (als primaire partners). De andere besturen, die ook wel ge-ïnteresseerd zijn worden dan secundaire (of potentiële) partners zonder koopverplichting.

Op projectbasis kan uiteraard ook een gemeenschappelijke infrastructuur (in de cloud?) gedeeld worden, al dan niet met een naburig bestuur.

3 september 2014 - 18/50

5.4 Optreden als aanbestedende overheid in een opdrachtencentrale: meer-werk Het meerwerk (zie simulatie in bijlage) voor de aanbestedende overheid is afhankelijk van de ervaring, van de materie en van de participatie die zij tijdens de plaatsingsprocedure organiseert (aantal partners, inspraak). Het meerwerk moet mogelijk zijn (qua mankracht) en moet in verhouding zijn met het gunstige resultaat. Bij een groot aantal deelnemers en/of een complex dossier kan het meerwerk aan-zienlijk worden. Mogelijke oplossingen bestaan er in het werk te verdelen en/of de aanbestedende overheid te vergoeden via kostenverdeling, of door een kleine bijdrage aan te rekenen aan de partners (een klein percentage van de omzet). In geval van secundaire partners bij IT-projecten kunnen de primaire partners bedingen dat het betrokken bedrijf de verbeteringen achteraf aan de software gratis ter beschikking stelt van de primaire partners. In extremis kan een aanbestedende overheid de participatie tot een minimum herleiden door “zijn eigen ding” te doen en vanaf de start (continu) te polsen wie geïnteresseerd is en wie dan (officieel) instapt op basis van de gerealiseerde opdrachtdocumenten. (Dit is nog altijd interes-santer dan niet samenwerken.)

5.5 Realisatie van één project in verschillende aankopen/raamcontracten Bij het uitstippelen van een opdracht kunnen afzonderlijke prijzen bepaald worden voor een aantal elementen en aangeven dat die afhankelijk van de offerte (resultaten) al dan niet binnen de opdracht zullen afgenomen worden, zoals de infrastructuur voor een software.

5.6 Vormen van samenwerking binnen een bestaand raamcontract. Binnen een bestaand raamcontract (samenaankoop) zijn verschillende vormen van samen-werking mogelijk. Afhankelijk van de inhoud van het raamcontract kan een groep deelnemers (de stuurgroep?) nieuwe producten of projecten definiëren. Het is ook mogelijk een sub-project te definiëren met enkele deelnemers waarbij dan één van die deelnemers de lead opneemt en een kostdelingsovereenkomst maakt met de andere be-sturen. Deze mogelijkheid wordt best vooraf in de administratieve voorwaarden in de opdracht-documenten vastgelegd. Zo kunnen twee of drie deelnemers samenwerken binnen een raamcontract om gemeen-schappelijk een infrastructuur aan te kopen, of om een software te laten ontwikkelen, met on-derlinge afspraken om de gemeenschappelijke kosten te delen. Evengoed kunnen in een bestaand raamcontract een aantal deelnemers van dat raamcontract (al dan niet via broker of mini-competitie) een specialist inhuren om een project te realiseren.

5.7 De aankoopcentrale als alternatieve oplossing. Onder de formule van de opdrachtencentrale onderhandelen de afnemers rechtstreeks met de leveranciers en factureren die leveranciers rechtstreeks aan de afnemers. Bij een aankoop-centrale beheert de aanbestedende overheid ook de facturatie en verleent deze meestal een aantal bijkomende begeleidende diensten meestal tegen vergoeding en mits een lidmaat-schap. Afhankelijk van de specifieke situatie en de aangeboden mogelijkheden kan een aankoopcen-trale een nuttig alternatief bieden ten opzichte van zelfstandig aanbesteden.

3 september 2014 - 19/50

6 Hoe samenaankopen structureel inbedden?

6.1 Structurele inbedding van samenaankopen nodig Op termijn lijkt het aangewezen dat samenaankopen in formule van opdrachtencentrale en raamcontracten vanuit de Vlaamse Overheid worden mogelijk gemaakt. In dit opzicht zijn de nieuwe IT-raamcontracten, die in deze brochure worden toegelicht, uiterst belangrijk. Dit is de goede praktijk waar we naartoe willen. De initiatieven voor samenaankopen van gemeenten zijn voornamelijk ad hoc en afhankelijk van initiatieven van personen, die optreden als trekker(s) van een aankoop. Die initiatieven dreigen stil te vallen als die personen “verdwijnen”. De mogelijkheid om deel te nemen aan een aantal van ad hoc initiatieven hangt momenteel dikwijls af van toevalligheden. De noodzaak naar een meer gestructureerde aanpak dringt zich op. Het zou uiteraard interessant zijn als intercommu-nales of provincies of nog beter de Vlaamse Overheid die rol op zich nemen. De opmerking dat regionaal ingeplante bedrijven dikwijls een betere service kunnen bieden (“Mercedes-effect”) is een terechte opmerking, maar kan ook door de Vlaamse Overheid opge-lost worden, door te plaatsen bij meerdere (regionale) leveranciers. De Vlaamse Overheid heeft ook regionale (of provinciale) inplantingen waar regionale dienstverleners nuttig zijn (vooral bij contracten met dienstverlening). Ook regionale oplossingen kunnen vanuit een centrale proce-dure gestuurd worden.

6.2 Netwerken voor samenaankopen. Een centraal georganiseerde en gestructureerde oplossing kan groeien, maar we zijn uiteraard nog niet zo ver. Hoe kunnen we nu een maximaal rendement door samenaankopen realiseren? Op initiatief van het OCMW van Roeselare komen vertegenwoordigers van West-Vlaamse OCMW’s al enkele jaren met veel succes samen rond het thema van samenaankopen. Het zou interessant zijn om voor dit thema regelmatig de geïnteresseerde betrokkenen samen te bren-gen.

6.3 Inventarisatie van raamcontracten Nu het samenaankopen toeneemt, wordt het belangrijk je weg te vinden in de verschillende mogelijkheden die zich voor een bestuur aanbieden. Hiervoor worden oplossingen gezocht. V-ICT-OR (Vlaamse ICT-organisatie) stelt een kanaal ter beschikking waarbij besturen be-staande raamcontracten kenbaar kunnen maken of bestaande raamcontracten van anderen leren kennen, maar het kanaal is nog niet echt gekend of gebruikt. Ook vanuit de Vlaamse Overheid wordt gewerkt aan een nieuw initiatief “eCatalogue”.

3 september 2014 - 20/50

Woordenlijst

- Aanbestedende Overheid Bij een samenaankoop onder de formule van de opdrach-

tencentrale neemt één bestuur de administratieve verantwoordelijkheid op voor de groepsplaatsing. Dit bestuur is aanbestedende overheid: in de meeste gevallen zal dit bestuur inhoudelijk het dossier voorbereiden met een stuurgroep die de deelnemers vertegenwoordigt. In geval van (IT-)projecten kunnen we dikwijls primaire en secun-daire deelnemers of partners onderscheiden. De primaire investeren een budget en nemen deel aan de stuurgroep. De secundaire kunnen in een latere fase eventueel van de modaliteiten van de plaatsing gebruik maken.

- Aankoopcentrale De centrale plaatst de aankopen voor derden (gebruikers) en factu-

reert door aan die derden. De aanbestedende overheid treedt dus op voor alle afne-mers. De aankoopcentrale heeft eigen personeel, zij organiseren de aankopen en be-heren de contracten voor de afnemers. De aankoopcentrale beheert de contacten met de leveranciers en factureert door aan de afnemers. De afnemers verdelen de kosten dikwijls onder coöperatieve vorm. Voorbeelden van een aankoopcentrale zijn de Ge-meenschappelijke AankoopCentrale Antwerpen, Jobpunt Vlaanderen, en het Service Center van TMVW. PS: in de formule van de opdrachtencentrale onderhandelen de afnemers rechtstreeks met de leveranciers en factureren die leveranciers rechtstreeks aan de afnemers. De aankoopcentrale zorgt voor de volledige afhandeling/begeleiding van de aankopen (sterke dienstverlening), Het is een duurzame en blijvende oplossing. Nadelen zijn de soms onnodige overheadkosten en het prijsgeven van autonomie en flexibiliteit. Als we in deze brochure spreken over een samenaankoop hebben we het over de opdrachten-centrale.

- BAFO (Best And Final Offer) In een onderhandelingsprocedure stelt men op het einde van de onderhandelingen (al dan niet na het opstellen van een shortlist) de vraag aan de deelnemers om hun offerte te vervolmaken en op die basis een betere en finale offerte aan te bieden, die als uitein-delijke vergelijkingsbasis zal dienen Beperkte Offertevraag: Zie Offertevraag

- Broker-procedure Met deze procedure selecteert een bestuur een bedrijf waarvan de

opdracht er zal in bestaan voor elke komende deelvraag op zijn beurt de geschikte per-soon of het geschikt bedrijf voor te stellen dat aan die vraag kan voldoen. (Uiteraard zal het brokerbedrijf zijn onafhankelijkheid moeten bewijzen).

- Concurrentiedialoog (nieuwe procedure). Na de kandidaatstelling is er een fase van

dialoog met de beste kandidaten, op het einde van deze fase (op basis van de plaat-singscriteria) wordt beslist welke kandidaten een definitieve offerte kunnen opmaken. Kan slechts toegepast worden indien het vooraf quasi onmogelijk is de oplossing te definiëren voor realisatie van een project.

- Deelgunning/deelbestelling/deelplaatsing modaliteiten Binnen een raamcontract of

een opdrachtencentrale kunnen deelopdrachten of deelbestellingen plaats vinden. De modaliteiten hoe de deelopdracht administratief verloopt, liggen vast op basis van de opdrachtdocumenten (dus de afspraken vooraf), maar kunnen administratief eenvoudig gemaakt worden. Grote bestellingen kunnen door het college (of dagelijks bestuur) wor-den gegund. Kleinere bestellingen kunnen op basis van een eenvoudige mail door de bevoegde ambtenaar worden geplaatst afhankelijk van de afspraken in het bestuur (en de opdrachtdocumenten).

3 september 2014 - 21/50

- Drempelbedragen (excl. BTW) Deze bedragen bepalen of de bekendmaking van een

procedure verplicht is. Boven de 85.000 euro gunning moeten de procedures open zijn, de bekendmaking is vereist (KB van 15 juli 2011) op een aantal uitzonderingen na. Boven de 207.000 euro gunning is Europese bekendmaking vereist voor leveringen en diensten en boven de 5.186.000 euro voor werken (MB van 18 dec 2013) (Bedragen geldig vanaf 1 januari 2014) PS: Tot 8.500 euro zijn opdrachten gesloten bij aanvaarde factuur mogelijk (art. 105 en 110 van het KB van 15 juli 2011)

- Gezamenlijke opdracht Zie samengevoegde opdracht.

- Groepsaankopen private/publieke Een private groepsaankoop is een groepsaankoop waarbij de wet op de overheids-opdrachten in principe niet geldt. Hierbij patroneert het lokale (of andere) bestuur alleen en neemt zelf niet deel of werkt zelf niet mee aan de procedure, ofwel organiseert het bestuur wel de procedure maar neemt zelf niet af. Het bestuur moet zich houden aan bepaalde regels. Het mag zijn bevoegdheden niet te buiten gaan: een OCMW kan enkel diensten aanbieden aan zijn OCMW-klanten (zorgbehoevenden), een gemeente enkel aan zijn (eigen) burgers. Het bestuur moet een aantal principes volgen zoals het recht op mededinging. Een publieke groepsaankoop is een aankoop, waarbij minstens één openbaar bestuur afneemt en dus de wet op de overheidsopdrachten geldt: Als enkel overheden (of pu-bliekrechtelijke) besturen deelnemen zijn er de opdrachtencentrale of aankoopcentrale. In geval van een PPS (privaat-publieke samenwerking) is er de samengevoegde op-dracht (zie elders in deze lijst)

- KB plaatsing Dit is het KB van 15 Juli 2011 of “het Koninklijk Besluit plaatsing over-heidsopdrachten klassieke sectoren van 15 Juli 2011” dat door juristen kortweg “KB plaatsing” wordt genoemd

- Markup-marges en marges bij (door-)verkoop van producten De markup-marge is een Engelse term voor marketing-kosten en winst samen. De term doelt dikwijls op de marge die een handelaar rekent bij doorverkoop van producten. Het begrijpen van het margemechanisme via integratoren en/of groothandel is zeer belang-rijk (zie veelgestelde vragen bij raamcontracten)

- Mini-competitie Zie raamovereenkomst met meerdere deelnemers. - Opdrachtencentrale (niet te verwarren met de aankoopcentrale) Als twee of meer

besturen samen een aankoopprocedure opstarten spreken we van een samenaankoop. Slechts één bestuur moet de procedure administratief op zich nemen. De juridische term voor een dergelijke samenaankoop is een opdrachtencentrale. De aanbestedende over-heid sluit een overheidsopdracht af voor zichzelf en voor andere besturen. Dit aanbe-stedend bestuur neemt de verantwoordelijkheid op tot en met de sluiting (notificatie) van de opdracht. De andere deelnemers/partners moeten geen procedure organiseren, maar kunnen zelf deelopdrachten gunnen. De afzonderlijke gebruikers/deelnemers zijn zelf bevoegd voor de uitvoering van het contract voor wat henzelf betreft en hebben rechtstreeks contact met het uitvoerend bedrijf. Dit kunnen zowel leveringen, diensten als werken zijn.

- Opdrachtdocumenten: Dit is de nieuwe term voor “bestek”

3 september 2014 - 22/50

- Offertevraag We maken een onderscheid tussen open en beperkte procedures. Bij de open aanbesteding of open offerteaanvraag wordt de overheidsopdracht algemeen bekendgemaakt. Iedereen die wenst, kan zich kandidaat stellen en een offerte binnen-brengen. Ook bij de beperkte procedure wordt de overheidsopdracht algemeen bekend-gemaakt en kan iedereen zich kandidaat stellen (“een aanvraag tot deelneming” indie-nen). De aanbestedende overheid bekijkt de kandidaturen en maakt hieruit een selectie. Enkel de geselecteerde kandidaten mogen een offerte indienen. De beperkte procedure is dus een tweestapsprocedure Zie ook plaatsingswijzen bij “Veelgestelde Vragen”

- Perceel Een project of opdracht kan binnen een procedure opgedeeld worden in per-celen, die apart kunnen worden gegund en uitgevoerd. (De term loten wordt niet meer gebruikt)

- Plaatsing Deze term vervangt de vroegere term “gunning” als er sprake is van de pro-cedure in zijn geheel. De term gunning slaat nu enkel op de beslissing van het aanbe-stedend bestuur dat de opdracht toewijst. Ook is de nieuwe term “sluiting” ingevoerd voor de eigenlijke contractsluiting met het gekozen bedrijf aan wie de opdracht wordt gegund

- Plaatsingswijzen de verschillende procedures volgens de wet op de overheidsop-drachten: zie ook “Veelgestelde Vragen”

- Primaire en secundaire partners In een projectmatige samenaankoop noemt men de direct geïnteresseerde besturen, die geld op tafel leggen de primaire partners. Zij zullen meestal de stuurgroep vormen. De andere besturen, die ook wel geïnteresseerd zijn potentiële klanten zonder koopverplichting, zijn de secundaire partners. Zij worden no-minatief opgenomen als potentiële klanten

- Private of publieke groepsaankopen zie groepsaankopen

- Raamovereenkomst Deze overeenkomst schept het kader waarbinnen op zijn beurt deelovereenkomsten of deelaankopen gedurende een periode (maximaal vier jaar) kun-nen worden afgesloten. De belangrijkste elementen (zoals kostprijzen en administratief kader liggen vast bij de plaatsing van het raamcontract. Raamcontracten zijn interessant voor alle regelmatig terugkerende gelijkaardige plaatsingen.

- Raamovereenkomst afgesloten met meerdere deelnemers Hierbij wordt de opdracht gegund aan verschillende bedrijven. Er bestaan twee vormen

- Voorafgaande verdeling Hierbij geven de opdrachtdocumenten al alle ele-menten om te bepalen wanneer wat aan wie kan toegewezen worden, bijvoor-beeld op basis van een cascade, van een afwisselende volgorde, kwaliteit (be-schikbaarheid/snelheid/nabijheid/prijs) van dienstverlening of specialisatie

- Mini-competitie Voor het aankopen van knowhow, consultancy of program-

meerwerken kan het interessant zijn om verschillende leveranciers-bedrijven te selecteren, waarbij achteraf na plaatsing nog kan geselecteerd worden welk bedrijf het best een concrete advies- of analysevraag kan invullen aan de hand van een mini-competitie volgens de modaliteiten die al bij de plaatsing werden vastgelegd (bijvoorbeeld de maximaal aan te rekenen dagprijzen) Deze mini-competitie volgt een procedure die in de originele opdrachtdocumenten is vast-gelegd. (zie ook bijlage ’regelgeving’ voor meer detail)

3 september 2014 - 23/50

- Samenaankoop Als twee of meer besturen samen een aankoopprocedure opstarten spreken we van een samenaankoop. Slechts één bestuur moet de procedure admini-stratief op zich nemen: zie “opdrachtencentrale” We hebben het voor alle eenvoud niet over de meer complexe formule van de aankoopcentrale.

- Samengevoegde opdracht (ook gezamenlijke opdracht genoemd) Deze juridische procedure is best te vergelijken met de opdrachtencentrale, maar wordt weinig toege-past. Bovendien komen hiervoor alleen eenmalige opdrachten in aanmerking, is het mogelijk ook privaatrechtelijke personen als deelnemer mee te nemen in de procedure, en moeten de deelnemers nominatief vermeld worden. Aangewezen voor PPS (publiek-private samenwerking) voor een eenmalige samenaankoop van bijvoorbeeld energie.

- Secundaire partners zie: “Primaire en secundaire partners”

- Sluiting Deze nieuwe term duidt op de eigenlijke contractsluiting met het gekozen be-drijf aan wie de opdracht wordt gegund (zie ook plaatsing).

- Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking. (nieuwe proce-dure sinds KB van 15 juli 2011) In dit geval kan de procedure in één beweging: de kandidaatstelling wordt onmiddellijk samengevoegd met de periode van offertepublica-tie. De publicatietermijn bedraagt slechts 22 dagen. Om deze procedure toe te passen moet het geraamd bedrag lager zijn dan 207.000 euro exclusief (de Europese drempels) en er moet kunnen worden gebruik gemaakt van een onderhandelingsprocedure met bekendmaking.

3 september 2014 - 24/50

Bijlage 1. Samenaankoopprocedure (opdrachtencentrale) in stappen

We beperken ons in dit hoofdstuk tot de hoofdlijnen. Een aantal details behandelen we in de bijlage aan de hand van veel gestelde vragen

Stap 1. Voorbereiding: Zoeken van partners Het zoeken van de juiste partners vereist vooral netwerking. Door te weten wie met wat bezig is en wie ook een gelijkaardig project wil realiseren kan een samenaankoop starten. In geval van raamcontracten is het benoemen van alle potentiële partners niet verplicht, maar deze informatie levert belangrijke voordelen. De inschrijvers wensen bij hun prijssetting te weten wie de zekere kopers/afnemers zullen zijn. Be-halve de al gekende geïnteresseerden kan wor-den aangegeven dat het raamcontract openstaat voor andere besturen die achteraf wensen in te stappen (al dan niet met een eventuele beper-king tot bijvoorbeeld de eigen regio) Voorafgaande gesprekken maken goede vrien-den. Wat zijn de inhoudelijke doelstellingen? Wie neemt de leiding administratief en/of technisch inhoudelijk op zich. Het bestuur dat administratief de leiding neemt is de aanbestedende overheid, juridisch moet alleen dit bestuur alle handelingen (zoals de goedkeuringen door college of ge-meenteraad) stellen die nodig zijn voor een correcte plaatsingsprocedure. Wie zal deel uitmaken van de stuurgroep? In principe kan naast de vertegenwoordiger(s) van het aanbestedend bestuur elke andere partner zijn afgevaardigde sturen naar de stuurgroep. .

Stap 2. Keuze van procedure De samenaankoop kan starten. Het zal in geval van een samenaankoop quasi altijd een open procedure zijn (dus met bekend-making) wegens het overschrijden van de drempelbedragen (zie woordenlijst). (Om dit bedrag vooraf in te schatten worden alle deel-nemers meegerekend met potentiële afname en wordt ook het on-derhoud tot einde contract meegerekend). De onderhandelingsprocedure is zeker de interessantste proce-dure, omdat tijdens de beoordelings- en onderhandelingsfase soms nieuwe elementen opduiken die aanleiding geven tot andere keuzen dan oorspronkelijk in de opdrachtdocumenten aangegeven. Dit kan zijn omdat er nieuwe producten, alternatieven op de markt zijn die bij het opmaken van het dossier niet gekend waren, of omdat bepaalde problemen die zich kunnen voordoen niet in het opdrachtdocument beschreven waren en toch een bepaalde prijs met zich meebrengen. (zie veelgestelde vragen: plaatsingswijzen voor het toepassingsge-bied van de onderhandelingsprocedure)

In geval van IT-aankopen is het logisch te kiezen voor offerte of nog liever voor on-derhandelingsprocedure (software, aankopen met plaatsing en onderhoud, netwerken). Door de com-plexiteit van de aankopen is het niet altijd even evident de gewenste producten of diensten nauwkeurig te be-schrijven, omdat het aan-bod nog dikwijls op zeer korte termijn verandert..

Secundaire partners bij IT-projecten In ge-val van eenmalige adhoc (software-)projecten kan het interessant zijn te werken met pri-maire en secundaire partners Diegenen die geld investeren komen in aanmerking als pri-maire partner, alle andere geïnteresseerde besturen kunnen secundaire partner worden. De ervaring leert dat je een project slechts kunt “doorverkopen” als de potentiële geïnte-resseerden vooraf al op de hoogte zijn van het project. Het nominatief benoemen van de secundaire partners is zoals hierboven ver-meld een belangrijke informatie voor de in-schrijvers, die hier bij hun prijssetting reke-ning zullen mee houden. PS Bij een (beperkt) aantal stappen in de pro-cedure worden de eventuele secundaire part-ners in de communicatie betrokken.

3 september 2014 - 25/50

In een aantal gevallen is het beter te kiezen voor een periode van kandidaatstelling (tweetraps-procedure). Het toepassen van de tweetrapsprocedure (beperkte offerteaanvraag of onderhan-delingsprocedure met bekendmaking) heeft het voordeel in geval van zeer complexe dossiers dat er minder offertes moeten beoordeeld en vergeleken worden. Het nadeel is dat de procedure langer duurt. Zie ook “Plaatsingswijzen” bij “Veel Gestelde Vragen”. Merk op dat ook de vereenvoudigde on-derhandelingsprocedure zonder aparte kandidaatstellingsperiode bestaat.

Stap 3. Officieuze afspraken tussen de deelnemers: nodige documenten? In de voorbereidende fase zullen de deelnemers (meestal) een aantal (officieuze) afspraken maken. Er is geen enkele juridi-sche verplichting om iets vooraf te laten goedkeuren door de deelnemende besturen. Het kan bij wijze van communicatie en transparantie nuttig zijn dat deelnemende besturen aan hun raad de intenties of principes laten goedkeuren. In heel wat gevallen zal het uiteraard later wel aangewezen zijn bepaalde afspraken officieel te laten goedkeuren (zie stap 6), alhoewel dit niet altijd hoeft (zie kader). De aanbestedende overheid zal eerst de nodige informatie ver-zamelen om de opdrachtdocumenten op te stellen. In geval van een eenmalig project zal de aanbestedende over-heid aan de andere partners een officieus akkoord vragen over volgende items: in grote lijnen wat er aangekocht wordt, doel-stellingen van de koop en het maximale bedrag in aankoop en onderhoud dat men bereid is te besteden. In geval er gemeen-schappelijke kosten zijn (bv bij een IT-project het programme-ren van software) zal de aanbestedende overheid vooraf een officieus akkoord vragen over de verdeelsleutel van deze ge-meenschappelijke kosten. In geval van een samenaankoop in een raamcontract met non-exclusiviteit kan er geïnformeerd worden naar mogelijke afname op basis van vroegere beste-dingen.

Stap 4. Opmaak opdrachtdocumenten (vroeger bestek genoemd) De aanbestedende overheid is verantwoordelijk voor de op-drachtdocumenten want zij voert de procedure. Het spreekt vanzelf dat zij vooral voor het technisch gedeelte, de beschrij-ving van de gewenste producten en diensten, samenwerken met de andere deelnemers. De opdrachtdocumenten geven duidelijk aan dat het een aan-koop betreft voor meerdere besturen en wie de deelnemende (of potentieel deelnemende) besturen zijn en dat de plaatsings-procedure onder de vorm van een opdrachtcentrale doorgaat. (Regelgevend kader: Wetten betreffende de Overheidsop-drachten van 15 juni 2006 en 17 juni 2013 en uitvoerende KB ’s van Plaatsing - 15 juli 2011 - en van Uitvoering van 14 januari 2013)

De eenvoudigste opdrachten-centrale zonder officieel vast-gelegde afspraken met an-dere deelnemers? Een bestuur kan een plaat-singsprocedure opstarten voor aankoop of levering van bepaalde produkten (al dan niet met bijhorende diensten) en vermelden dat andere be-sturen (onder niet-exclusiviteit en onder de vorm van een op-drachtencentrale) onder de-zelfde voorwaarden mis-schien willen deelnemen. Dit is juridisch sluitend zonder enige officiële samenwer-kingsovereenkomst, of –af-spraak.

Prijs bedinging voor secun-daire partners. Als ook secundaire partners (al dan niet nominatief) be-trokken zijn, is het mogelijk om aparte prijzen en voor-waarden in de offerte te vra-gen voor de secundaire al dan niet nominatief vermelde part-ners als ze later in het project stappen. Dit principe werd toegepast bij de beeldbank, waarbij de secundaire part-ners de ontwikkelingskosten niet meer moesten dragen.

3 september 2014 - 26/50

In geval van een (éénmalige) projectaankoop geven zij duidelijk aan wat – in voorkomend geval - de verdeelsleutel zal zijn van de gemeenschappelijke delen. Het moet – zoals hoger reeds aangegeven - duidelijk zijn voor de leveranciers wat ze kunnen verwachten als ‘afzetmarkt’. Hoe duidelijker, hoe interessanter de prijzen. In de meeste gevallen is het daarom aangewezen de deelnemers nominatief te vermelden. Dit kan ook nuttig zijn om een regionale aflijning te verkrijgen van de stuurgroep of om regionale dienstverleners met wei-nig verplaatsingen aan te trekken. De opdrachtdocumenten bevat verder de normale elementen die het project of de aankoop of het raamcontract beschrijven. Hoe duidelijker en gedetailleerder de opdracht omschreven is (functionaliteitsomschrijving, beschrijving van omkadering - stuurgroep?- en verwachtingen), hoe meer aanbieders zullen meedingen. Ook als er geen aankoopverplichting is, blijft het be-langrijk een idee te geven van de “waarde” van het contract, bijvoorbeeld berekend op basis van wat bepaalde deelnemers in het verleden in dat domein besteedden. Het is ten zeerste aanbevolen –zoals hoger vermeld - wanneer verdeelsleutels voor gemeen-schappelijke kosten tussen de deelnemers van toepassing zijn, deze verdeelsleutel mee op te nemen in de opdrachtdocumenten zodat afzonderlijke overeenkomsten met de deelnemende besturen overbodig worden en de transparantie maximaal is. Als er een stuurgroep is, kan ook de werking van deze stuurgroep in de opdrachtdocumenten worden opgenomen (van elk deelnemend bestuur kan minimaal één persoon deelnemen, drie samenkomsten per jaar). Dit geeft de leverancier vertrouwen.

Stap 5. Goedkeuring door aanbestedende overheid In principe keurt de gemeenteraad (of Raad van Bestuur als het niet om een gemeente gaat) van de aanbestedende overheid de aankoop en de wijze van gunnen goed. In geval de aankoop al nominatief vermeld stond bij de goedkeuring van de begroting of in geval van opdrachten, die ressorteren onder de delegatie voor dagelijks bestuur, volstaat een goedkeuring door het col-lege. Het opdrachtgevend bestuur heeft op dit moment juridisch genoeg aan een officieuze ver-klaring van de andere deelnemende besturen dat ze zullen deelnemen aan het gemeenschap-pelijk project. De bevestiging van deelname (bij eenmalige projecten en/of projecten met aan-koopverplichting) moet officieel zijn bij het verspreiden van de opdrachtdocumenten. De gemeenteraad (of bestuursorgaan) van de aanbestedende overheid keurt zoals gezegd de aankoop en wijze van gunnen goed. Op dat moment worden de opdrachtdocumenten ideaal ook al door de gemeenteraad goedgekeurd maar dit kan eventueel nog op het moment van de kandidaatsselectie (zie verder).

Stap 6. Officiële goedkeuring van afspraken door andere besturen: nodige documenten Deze stap is altijd aangewezen in geval van nominatieve vermelding van andere partners in de opdrachtdocumenten. Juridisch gezien moeten er geen officiële documenten vanwege de deelnemende besturen zijn, noch onderlinge overeenkomsten om de opdrachtcentrale op te starten. Als er onderlinge af-spraken worden gemaakt, bepaalde budgetten vrijgemaakt, is het uiteraard aangewezen dit on-derling vast te leggen. Het bestuur dat administratief de leiding neemt is de aanbestedende overheid, alleen dat be-stuur moet juridisch alle handelingen (zoals de goedkeuringen door college/gemeenteraad) stel-len die nodig zijn voor de eigenlijke plaatsingsprocedure.

3 september 2014 - 27/50

Bepaalde afspraken tussen de deelnemers (afspraken inzake verdeelsleutel van gemeenschap-pelijke kosten, werking van de stuurgroep, of het zich houden aan vertrouwelijkheidsclausules) kunnen mee opgenomen worden – alhoewel niet verplicht - in de opdrachtdocumenten. Dit is het eenvoudigste, het meest transparante en schept ook vertrouwen voor de potentiële bedrij-ven. De deelnemende besturen bevestigen dan officieel aan de opdrachtencentrale deel te nemen op basis van de opdrachtdocumenten die al door de aanbestedende overheid werden goedge-keurd. Zij kunnen uiteraard de opdrachtdocumenten niet wijzigen. Het is uiteraard ook toegelaten bepaalde afspraken afzonderlijk te laten goedkeuren. Alleen als de deelname van bepaalde besturen onzeker is en dat invloed heeft op bijvoorbeeld de verdeel-sleutel is het aangewezen om dit vooraf te laten gebeuren. Deze (eventuele) goedkeuring door andere besturen wordt afgewerkt voor het verzenden van de opdrachtdocumenten. Hoe vroeger in het proces hoe beter. Volledige zekerheid (voor de aanbestedende overheid) is vereist vooraleer de opdrachtdocumenten aan de deelnemende bedrijven worden verstuurd.

Stap 7. Bekendmaking in geval van vraag naar kandidaatstelling en selec-tie kandidaten De onderhandelingsprocedure met bekendmaking en de beperkte offertevraag (of aanbeste-ding) verlopen voor de leveranciers in twee stappen (tweestapsprocedure). De eerste stap is de bekendmaking of vraag naar kandidaatstelling Bij de bekendmaking (bulletin der aanbesteding) start de periode van kandidaatstelling. In deze fase zoekt het bestuur bedrijven die het meest geschikt zijn om de opdracht te vervullen. Het. is dus belangrijk van bij de vraag naar kandidaatstelling de opdracht zo goed mogelijk te omschrij-ven: dit kan door een samenvatting van het technisch gedeelte van de opdrachtdocumenten te verspreiden. Niets belet om bepaalde bedrijven te contacteren met verwijzing naar de bekend-making. Dit om zeker te zijn dat bepaalde bedrijven het bekendmakingsbericht opmerken, wat niet altijd zomaar het geval is. De ingestuurde kandidaturen worden beoordeeld door de aanbestedende overheid bij voorkeur in samenwerking met of met goedkeuring door de stuurgroep. Het opdrachtgevend bestuur (in dit geval het College – delegatie) keurt de selectie van kandidaten goed op voorstel van de stuurgroep en maakt vervolgens de opdracht bekend (zoals ze anders doet als het geen ge-meenschappelijke plaatsing zou zijn). Onmiddellijk na de goedkeuring van de selectie verwittigt de aanbestedende overheid de niet-geselecteerden en kunnen de opdrachtdocumenten aan de geselecteerden worden verstuurd. Een e-mail heeft dezelfde waarde als een aangetekend schrijven als de ontvangst wordt beves-tigd.

Stap 8. Informatievergadering Informatievergaderingen voor de leveranciers zijn belangrijk om goede offerten te krijgen en een goede concurrentie tussen de leveranciers te verzekeren. Meestal wordt deze georganiseerd in de offerteperiode. Het kan echter nuttig zijn ook een infor-matievergadering vooraf te organiseren om ervoor te zorgen dat de juiste firma’s en voldoende firma’s zouden meedingen.

3 september 2014 - 28/50

Stap 9. Onderhandelingen De onderhandelingen worden volgens de afspraken door de stuurgroep gevoerd (en meestal door de aanbestedende overheid geleid). In geval van onderhandelingsprocedure is het nuttig na een eerste ronde van onderhandelingen over te gaan tot een shortlist en de onderhandeling met de overblijvende kanshebbers voort te zetten. Aan hen wordt aan het einde van de onderhandelingen een BAFO (Best and Final Offer) gevraagd. Het is nuttig alle afspraken in een afstemmingsdocument in aanvulling van die BAFO te laten bevestigen in de mate dat deze nog niet in de BAFO zijn opgenomen.

Stap 10. Gunning en Kennisgeving van Gunning (Sluiting) Het bevoegd orgaan van de aanbestedende overheid (voor gemeenten het college van burge-meester en schepenen) keurt de gunning goed. Percelen die onafhankelijk zijn van de rest van de aanbesteding (geen koppelingen of weder-zijds reductie met andere loten) kunnen apart op verschillende tijdstippen gegund worden. In geval van een eenmalige projectaankoop met eenmalige gunning zullen de deelnemende besturen ook het eigen aandeel in de gunning laten goedkeuren. (Het principe en het nodige budget werd reeds in stap 7 goedgekeurd). De beslissing zal verwijzen naar het goedgekeurd budget en refereren naar de betreffende gunning van de opdrachtencentrale door de aanbeste-dende overheid en naar het regelgevend kader Wetten betreffende de Overheidsopdrachten van 15 juni 2006 en 17 juni 2013 en naar het uitvoerende KB van Plaatsing (15 juli 2011) en het KB van Uitvoering van 14 januari 2013 Als er geen koop-verplichting is, vervalt voor de deelnemers in deze fase uiteraard de noodzaak om een bedrag goed te keuren of te voorzien. De bedrijven die niet voor plaatsing overblijven, worden hiervan gemotiveerd verwittigd (met het openbaarverslag van niet-plaatsing) en krijgen 15 dagen stand-still periode (in geval van Euro-pese opdrachten). Het uitverkoren bedrijf krijgt kennisgeving van plaatsing (na die 15dagen in geval van Europese opdrachten). Bij deze kennisgeving worden alle belangwekkende documenten gevoegd (beslis-sing, verwijzing naar BAFO, afstemmingsdocument). PS de stand-stil is verplicht boven de Europese drempel (207.000 euro in geval van leveringen en diensten) en facultatief eronder.

Stap 11. Plaatsen van een deelopdracht Het bestuur dat een deelbestelling wil plaatsen, bereidt de bestelling voor volgens enerzijds de interne geplogenheden en anderzijds volgens de bij de plaatsingsprocedure afgesproken mo-daliteiten. De plaatsing kan voor kleine bestellingen (en als delegatie volgens de gemeentewet het toelaat) heel eenvoudig zijn met een e-mail, als dat zo in de opdrachtdocumenten is aange-geven. Indien nodig (afhankelijk van de delegaties) zal de deelopdracht door college of gemeen-teraad (of dagelijks bestuur – Raad van Bestuur) goedgekeurd worden. De beslissing zal telkens verwijzen naar het goedgekeurd budget en refereren naar de betref-fende gunning van de opdrachtencentrale door de aanbestedende overheid en naar het regel-gevend kader Wetten betreffende de Overheidsopdrachten van 15 juni 2006 en 17 juni 2013 en naar het uitvoerende KB van Plaatsing (15 juli 2011) en het KB van Uitvoering van 14 januari 2013

Stap 12. Opvolging De opvolging start meestal met de organisatie van een informatievergadering voor alle deelne-mers om de resultaten van de gunning/plaatsing toe te lichten.

3 september 2014 - 29/50

Tijdens de verdere uitvoering van het contract is het opportuun de stuurgroep regelmatig samen te brengen om de mogelijkheden/beperkingen van het contract uit te diepen. Bepaalde evoluties bij de leverancier of van technische omgeving kunnen bijsturingen vragen. Deze uitwisseling van ervaringen zal de wederzijdse knowhow verhogen.

3 september 2014 - 30/50

Bijlage 2: Veel Gestelde Vragen

Opgelet: plaatsing vervangt de term gunning, wanneer het gaat over de algemene proce-dure. Gunning blijft behouden in de betekenis van de beslissing van het aanbestedend bestuur aan wie gegund wordt. Borgstelling: Is een borgstelling verplicht? Zijn er alternatieven voor.?

Borgstelling is niet verplicht voor diensten en leveringen voor minder dan 50.000 euro en voor uitvoeringstermijnen minder dan 45 dagen. Ook in andere gevallen (zoals IT-projecten) is het dikwijls niet opportuun om een borgtocht te eisen omdat er betere al-ternatieven zijn. Het toepassen van borgstellingen is niet zo eenvoudig. De procedure om de borg te gebruiken is zeer omslachtig. Het is beter om gebruik te maken van het systeem van de opleveringen of in geval van raamcontracten van reducties. In geval ven een raamcontract kan bij slechte uitvoering (het niet halen van doelstellingen inzake dienstverlening) vooraf een systeem van reductie bepaald worden bij een volgende deelopdracht. In geval van aankoop van software is het interessant om een bepaald gedeelte van de aankoopsom te reserveren tot de definitieve oplevering, een jaar na de voorlopige oplevering, zodat er mogelijkheid tot correcties blijven..

Confidentialiteitsclausule: zie samenaankoop- Confidentialiteitsclausule

Drempelbedragen: zie onder samenaankoop

Financieel beheerder: zie onder samenaankoop

Gunningscriteria versus selectiecriteria: kunnen kwalificaties en knowhow een gun-

ningscriterium zijn? Het principe is dat selectiecriteria en gunningscriteria niet vermengd mogen worden. Ten onrechte wordt dikwijls aangenomen dat ‘kwalificaties en ervaring van de personen die de opdracht zullen uitvoeren’ geen gunningscriterium kunnen zijn en enkel bij de selectie kan worden nagegaan (dan echter zonder effect en zonder garanties voor de uitvoering). Doordat het dit misbruik uitsluit, is het gunningscriterium nu juist zo effectief. Aangenomen mag worden dat aan het vereiste onderscheid tussen selectiecriteria en gunningscriteria wordt voldaan indien inzake de vereisten van technische bekwaamheid wordt gevraagd naar het personeel dat kan worden ingezet door de dienstverlener, ter-wijl het gunningscriterium peilt naar de kwaliteit van het projectteam dat voor de con-crete opdracht zal worden ingezet. Bron:

http://www.bestuurszaken.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/instrumen-

ten/edraaiboek-15april/orgawise/Toelichting33867.html

Marges: zie raamcontract

Offerteaanvraag: zie plaatsingswijzen

Onderhandelingsprocedure: zie plaatsingswijzen

Ontvanger: juiste term is nu Financieel Beheerder

3 september 2014 - 31/50

Opdrachtencentrale: zie onder Samenaankoop

Opdrachtdocumenten - volledigheid: Wanneer zijn de (administratieve) opdrachtdocu-

menten juridisch volledig?

Het is niet nodig om dikke boeken te schrijven. De vermelding van het regelgevend kader (zie juridische bijlage) vangt alle algemeenheden op. Het is beter alleen te ver-melden wat specifiek is. Dikke boeken schrikken kleinere spelers af. Beperktheid maakt de dingen duidelijk: de criteria voor selectie, de gunningscriteria, hoe het administratief zal werken, de toepassing van de indexering, de manieren van compenseren als er iets misloopt.

Opdrachtdocumenten – goedkeuring in geval van samenaankoop: zie samenaankoop Plaatsingswijzen: Wanneer Offerteaanvraag en wanneer Onderhandelingsprocedure?

De (beperkte of open) aanbesteding als plaatsingswijze, waarbij gegund wordt aan de laagste bieder is, is in het domein van de opdrachtencentrale meestal niet aangewezen want dan is alleen de prijs het gunningscriterium.

Offerteaanvragen laten toe rekening te houden met veel factoren die in de plaatsings-criteria vooraf beschreven worden. De flexibiliteit is toegenomen sinds het KB van 15 juli 2011. Nu is de inschrijver niet meer verplicht - tenzij opdrachtdocumenten het tegen-deel eisen - een prijs te geven voor het basisvoorstel (basisofferte) uit de opdrachtdo-cumenten maar mag hij een facultatieve variante hiervoor aanbieden. Bij een offerte-vraag wordt de meest voordelige offerte genomen volgens de gunningscriteria. De gun-ningscriteria krijgen in de opdrachtdocumenten best een weging toegewezen. Dit laatste is voor Europese procedures verplicht. Een offerteaanvraag kan open of beperkt zijn. In beide gevallen is er bekendmaking, maar bij een beperkte offerteaanvraag heeft eerst een kandidaatsselectie plaats (tweetrapsprocedure).

De onderhandelingsprocedure is zeker de interessantste procedure, omdat tijdens de beoordelings- en onderhandelingsfase nieuwe elementen opduiken die dikwijls aanlei-ding geven tot andere keuzen dan oorspronkelijk in de opdrachtdocumenten aangege-ven: dit kan zijn omdat er nieuwe producten, alternatieven op de markt zijn die bij het opmaken van het dossier niet gekend waren, of omdat bepaalde problemen die zich kunnen voordoen niet in het opdrachtdocument beschreven waren en toch een be-paalde prijs met zich meebrengen. Wegens de onderhandelingsruimte is een beschrij-ving tot in het laatste detail in de opdrachtdocumenten niet echt nodig. (De functionele beschrijving primeert.) In tegenstelling tot de offertevraag is bij de onderhandelingspro-cedure geen zitting voor de opening van de offertes vereist, wat administratief eenvou-diger is. De onderhandelingsprocedure mag niet zomaar toegepast worden. Zonder bekend-making mag de onderhandelingsprocedure toegepast worden voor aankopen van leve-ringen en diensten onder de 85.000 euro (Wet Overheidsopdrachten 15 juni 2006 – art. 26 $1). Onderhandelingsprocedure met bekendmaking kunnen in de gevallen van art 26 § 2 (zelfde Wet).Naast een algemene verwoording van de gevallen waarin onder-handelingsprocedure mag worden toegepast, verwijst de wet ook naar een lijst in bijlage IIA en B (cfr Bijlage 6: Wetgeving Regelgevend kader en uittreksels) De procedure mag toegepast worden in het domein van ICT-diensten (software, cloud, serveronderhoud…) van zodra het aandeel van deze ICT-diensten meer dan de helft bedraagt van de leve-ringen.

3 september 2014 - 32/50

Sinds de nieuwe wetgeving bestaat ook de vereenvoudigde onderhandelingspro-cedure met bekendmaking, die in één beweging verloopt zonder afzonderlijke pe-riode van kandidaatstelling. Dit levert tijdswinst op, maar kan enkel toegepast worden onder de Europese drempels.

Plaatsingswijzen: Wanneer kiezen voor een tweetrapsprocedure met kandidaatstelling?

Het voordeel van het toepassen van de tweetrapsprocedure is dat in zeer complexe dossiers minder offertes moeten beoordeeld en vergeleken worden. Het nadeel is de langere duur van de procedure

Plaatsingswijzen: Mag de plaatsingswijze verschillen per perceel?

Ja, dat laat toe om wat vroeger twee procedures waren samen te trekken tot (gedeelte-lijk) één procedure, doordat bijvoorbeeld de kandidaatstelling en –selectie identiek is

Raamcontract: Moeten de deelnemende besturen op voorhand beslissen wat ze zullen afnemen in een raamcontract?

Neen, meestal geldt de formule van non-exclusiviteit en de niet-aankoop verplichting: een deelnemend bestuur verbindt zich dus op voorhand niet tot aankoop. Toch blijft het belangrijk dat de mogelijke inschrijvers een geloofwaardige raming krijgen op basis van wat de deelnemende besturen in het verleden voor gelijkaardige contracten hebben be-taald.

Raamcontract: Hoe beoordeel je in de offertes de prijzen van steeds veranderende dien-sten of producten?

Binnen een raamcontract bepaal je de (toekomstige) prijzen van leveringen op basis van marges. De vergelijking gebeurt op basis van een significante waaier van producten die qua raming in de buurt zit van wat effectief verwacht kan worden. Belangrijk is hierbij dat de leverancier de gehanteerde marges verduidelijkt tegenover de groothandel en hiervoor ook de nodige transparantie biedt. Tijdens de onderhandelingen kan een bijko-mende prijs gevraagd worden voor een aantal producten zodat die prijzen beter verge-lijkbaar worden.

Raamcontract: Hoe behoud je binnen een gegund raamcontract toch keuzevrijheid tus-sen verschillende merken bij aankoop van producten?

Het is mogelijk een selectiecriterium aan te geven dat de leverancier voor belangrijke producten in staat moet zijn minstens twee (of drie) bekende merken aan te bieden en in de opmetingsstaat effectief ook prijs (en marge) op te vragen voor een tweede of derde merk. Dit biedt de mogelijkheid om in de toekomst van merk over te stappen als dat niet meer zou voldoen.

Raamcontract: Wat is de maximale duur van een raamcontract?

De maximale duur van een raamcontract is vier jaar (soms gespreid over vijf boekjaren). Langere tijdsduur moet gemotiveerd worden en kan als het project een belangrijke en dure inlooptijd vergt of wanneer de kost van overgang naar het nieuwe systeem een grote investering vraagt (inloop- en conversie-kosten). Als voorbeeld hiervan geven we het raamcontract van de Vlaamse Overheid voor Exploitatiegebonden Diensten 2014, waarbij de duur zeven jaar en geen vier jaar is. Dit contract vervangt het dienstverle-ningscontract HP-Belgacom. We citeren de argumentatie:

3 september 2014 - 33/50

nvdr… plaatsing is voorzien begin 2014… “De begunstigde zal in een eerste (transitie)fase evenwel nog niet de verantwoordelijk-heid dragen voor de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening, maar tijdens die fase alle nodige maatregelen nemen om de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening over te ne-men van de huidige ICT-dienstverlener, de tijdelijke handelsvennootschap HP-Belgacom. Vanaf 1 februari 2015 tot 31 januari 2022 – en dus voor een periode van 7 jaar - zal de begunstigde van de raamovereenkomst de eindverantwoordelijkheid dragen voor de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening en zal hij alle in de opdracht vervatte diensten aanbieden aan de in punt 2.3 bedoelde entiteiten. De langere looptijd voor deze raamovereenkomst is verantwoord doordat de transitie van de “Exploitatie gebonden diensten” van de huidige ICT-dienstverlener naar de nieuwe dienstverlener zowel vrij complex is als een hoge investeringskost voor zowel het Bestuur als de nieuwe Dienstverlener met zich meebrengt.. “

Raamcontract: Welke marges rekent een dienstverlenend bedrijf (of integrator) aan? In een raamcontract met een bedrijf dat zelf zijn producten aankoopt van fabrikanten of groothandelaars (distributeurs) rekent dit bedrijf (uw leverancier) zijn leveranciersmarge aan. Deze marge kan zeer klein zijn wanneer dit bedrijf het moet hebben van de toege-voegde diensten. In dit geval is deze marge niet doorslaggevend. Veel belangrijker zijn de marges die de fabrikant neemt. Daarom is het bij grote aanko-pen in dit geval van levensbelang om ook na gunning (plaatsing) fabrikanten in concur-rentie te kunnen houden om de fabrikantenmarge te bepalen (zeker in geval van een grote aankoop). Daarom is het belangrijk om bij de selectiecriteria te bepalen dat ver-schillende merken moeten kunnen aangeboden worden. Ten tweede is het interessant om na te gaan of het leveranciersbedrijf rechtstreekse kanalen heeft met de fabrikanten. Als dit niet het geval is immers naast de fabrikanten-marge ook de distributeursmarge betaald worden. Zie onderstaande figuur in het infor-maticadomein, waar de meeste bedrijven hun producten van groothandelaars(distribu-teurs) betrekken.

Samenaankoop: Afspraken voorafgaand: De eenvoudigste opdrachtencentrale zonder officieel vastgelegde afspraken met andere deelnemers?

3 september 2014 - 34/50

Een bestuur kan een plaatsingsprocedure opstarten voor aankoop of levering van be-paalde producten (al dan niet met bijhorende diensten) en vermelden dat andere bestu-ren (onder niet-exclusiviteit en onder de vorm van een opdrachtencentrale) aan dezelfde voorwaarden mogelijks wensen deel te nemen. Dit is juridisch sluitend zonder enige officiële samenwerkingsovereenkomst of afspraak.

Samenaankoop: Confidentialiteitsclausule: Kan dergelijke clausule van alle deelnemers in een opdrachtcentrale gevraagd worden?

De bedrijven aan wie gegund werd, willen meestal dat de prijzen die zij in hun offerte toepasten niet publiek gemaakt worden. Binnen een opdrachtcentrale kan daarom van de besturen of de administratieve medewerkers die deze gegevens consulteren vooraf geëist worden dat zij een confidentialiteitsverklaring tekenen, die hen of hun bestuur aansprakelijk stelt voor geleden schade.

Samenaankoop: Drempelbedragen?

De drempelbedragen in geval van samenaankoop blijven dezelfde als bij een aankoop door één bestuur. Boven de 85.000 euro gunning moeten de procedures open zijn, bekendmaking is ver-eist (KB van 15 juli 2011) op een aantal uitzonderingen na. Boven de 207.000 euro gunning is Europese bekendmaking vereist voor leveringen en diensten en boven de 5.186.000 euro voor werken (MB van 18 dec 2013) (Bedragen geldig vanaf 1 januari 2014)

Samenaankoop: Goedkeuring gunning: Moeten alle besturen ook de gunning goedkeu-ren?

De deelname aan het project veronderstelt dat je als deelnemend bestuur instemt met de plaatsingsprocedure en de resultaten van de gunning. Dit betekent dat de gunning door de aanbestedende overheid volstaat. Bij bevestiging van deelname aan een pro-cedure heeft elke deelnemer de bevoegdheid om te gunnen doorgegeven aan het op-drachtgevend bestuur. Juridisch is het dus niet nodig dat de deelnemende besturen de gunning bevestigen. Uiteraard zullen alle deelnemers via de stuurgroep deelnemen aan de onderhandelingen en de uitslag van de plaatsing mee bepalen. Communicatief is het wel aangewezen dat elke partner het eigen bestuur informeert over de resultaten (zeker in geval van een ad hoc-project). In geval van raamcontracten met een non-exclusiviteit, wordt dit eerder niet gedaan.

Samenaankoop: Opdrachtdocumenten: Moeten de andere besturen de opdrachtdocu-menten goedkeuren?

Neen, zij bevestigen hun deelname op basis van de opdrachtdocumenten die al goed-gekeurd werden door het opdrachtgevend bestuur en kunnen het niet meer wijzigen

Samenaankoop: Opdrachtdocumenten: Moeten de opdrachtdocumenten al bij de start van de kandidaatstelling definitief zijn?

Dit is het meest evident en eenvoudigst, maar bij gebrek aan tijd kan het opdrachtge-vend bestuur de opdrachtdocumenten door zijn bestuursorgaan (gemeenteraad) laten goedkeuren op het moment van de goedkeuring van de geselecteerde kandidaten. (bij de gemeenten volstaat het college voor de goedkeuring van de geselecteerde bedrijven)

Samenaankoop: Stuurgroep: Moet de werking van de stuurgroep opgenomen worden in de opdrachtdocumenten?

3 september 2014 - 35/50

Neen, maar het is aangewezen, omdat het transparantie schept en omdat het ook naar de deelnemende bedrijven vertrouwen wekt.

Samenaankoop: Vermelding deelnemers: Is de expliciete vermelding van de deelnemers verplicht?

Neen, het is op zichzelf niet verplicht dat alle deelnemers in geval van een samenaan-koop expliciet vermeld staan in de opdrachtdocumenten. Voor brede procedures (alle besturen van een provincie, of van het Vlaamse land) wordt het niet gedaan. MAAR…Het vernoemen van de deelnemers op naam (op basis van een intentieverkla-ring) maakt de werkelijke omvang en grootte van het contract duidelijk voor de inschrij-vers. Neem als voorbeeld het contract van de regio Kortrijk. Maar bij het contractvoor-beeld van de provincie Oost-Vlaanderen beperkt het contract zich tot alle lokale bestu-ren van de provincie Oost-Vlaanderen (verder niet op naam) wat de inschrijvers even-eens een realistisch beeld geeft.

Samenaankoop: Visum van de financieel beheerder: Moet de financieel beheerder van een ander deelnemend bestuur (dus niet de aanbestedende overheid) zijn toelating/visum geven bij de basisgunning van de aanbestedende overheid of bij een eigen deelopdracht of deelbestelling?

Bij de gunning vanuit de aanbestedende overheid niet, wel bij een deelopdracht als an-dere (deelnemende) overheid zoals dat zou gebeuren bij een gewone gunning door dat bestuur: Hij bevestigt de wettigheid (van de opdrachtencentrale – cfr Wet van 15 juni 2006) en het feit dan dat bestuur zonder eigen procedure mag steunen op de plaatsingsbesluiten van de aanbestedende overheid. De deelname aan de opdrachtencentrale werd bij de start van het project in principe reeds bevestigd door de eigen gemeenteraad. Hij hoeft dus enkel te bevestigen dat de budgettering van de deelplaatsing/deelopdracht in orde is. Bron: http://binnenland.vlaanderen.be (in het zoekvenster “financieel beheerder meerjaren-plan visum overheidsopdracht “ ingeven)

Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking: zie plaatsingswijzen

3 september 2014 - 36/50

Bijlage 3: Kosten en baten – enkele simulaties

Hieronder een simulatie van een de kost van een belangrijke aankoop. Bij berekening van de loonkost houden we rekening met een mix van niveaus, met de overhead en het feit dat in een gemiddeld jaar 170 effectieve dagen kunnen gerekend worden.

In volgende simulatie vergelijken we de kost van tien afzonderlijke maar terugkerende aanbe-stedingen, waarbij men op een vorig dossier als voorbeeld kan steunen met een raamcontract (met een eerste bestelling of deelplaatsing) en nog negen latere deelplaatsingen. De winst (in administratieve kost) in deze simulatie bedraagt voor dit bestuur 11.392 euro.

vergelijking 10 afzonderlijke terugkerende

aanbestedingen <=> idem raamcontract + 9

deelgunningen

kost van een

afzonderlijke

maar regelmatig

terugkerende

(routineuze)

aanbesteding

kost raamcontract

voor zelfde type

gunningen met

inbegrip van

eerste

deelgunning

kost van een

deelgunning voor

dezelfde

gunnning als

deelgunning

binnen een

raamcontract

aantal mandagen aantal mandagen aantal mandagen

voorstudie (eventueel met bezoek elders) en opmaak bestek 1,5 3 1nota aan college en aan gemeenteraad 1 1,5 0nakijken offertes, besprekingen offertes met firma's… 2 2,5 0opmaken gunningsnota en collegebeslissing 0,5 1 0,25verzenden(niet-)gunningsbrieven en communicatie errond 0,5 0,5 0,1totaal aantal dagen 5,5 8,5 1,35

tijdsduur procedure met voorbereiding 1,5 tot 4 maand 2 tot 6 maand 0,5 tot 1,5 maand

kost kost kost

loonkost per dag voor een gemengd profiel niveau A, B en C

met gemiddelde anciënniteit bij een lokaal bestuur 331,67 €

werkelijke kost 1.824,17 € 2.819,17 € 447,75 €

kost voor 10 repititieve gunningen of voor raamcontract + 9

deelgunningen 18.241,70 € 6.848,93 €

besparing bij dit raamcontract 11.392,77 €

kost van een eenmalige afzonderlijke

aanbesteding van een belangrijke aankoop,

project of raamcontractaantal mandagen

voorstudie (eventueel met bezoek elders) en opmaak bestek 6

nota aan college en aan gemeenteraad 2

nakijken offertes, besprekingen offertes met firma's… 3

opmaken gunningsnota en collegebeslissing 0,75

verzenden(niet-)gunningsbrieven en communicatie errond 0,5

totaal aantal dagen 12,25

tijdsduur procedure met voorbereiding 6 tot 12 maand

kost

loonkost per dag voor een gemengd profiel niveau A, B en C

met gemiddelde anciënniteit bij een lokaal bestuur 331,67 €

werkelijke kost 4.062,92 €

gemiddeld

jaarloon met alle

lasten etc (bron

P&O stad Kortrijk)

A1-A3 71.422,97 15%

C4-C5 € 54.553,05 40%

B1-B3 € 52.997,25 45%

jaarkost

normaal

netto aantal

actieve

dagen /jaar

loonkost

per dag

€ 56.383,42 170 € 331,67

3 september 2014 - 37/50

In volgende simulatie vergelijken we de (administratieve) kosten van een afzonderlijke aanbe-steding van een belangrijke aankoop of project met de (administratieve) kosten in geval van een samenwerking met drie andere partners. De kosten zijn voor de aanbestedende overheid 20 tot 30% hoger. Voor de andere deelnemers bedraagt de kost ongeveer de helft van wat het hen anders zou kosten bij “zelf-doen”. We menen dat echter de meerwaarde ook voor de aanbeste-dende overheid zeker die 20 tot 30% meerkost verantwoordt omdat die meerkost dubbel en dik teruggewonnen wordt in het veel hogere gerealiseerde zowel kwalitatieve als budgettaire resul-taat.

vergelijking afzonderlijke aanbesteding

project <=> samen 1 + 4 (zonder stuurgroep

achteraf)

afzonderlijke

aanbesteding

(aanbestedende

overheid zonder

partners)

samen

aanbesteden ----

aandeel

aanbestedende

overheid

samen

aanbesteden ---

aandeel

deelnemende

overheid (dus

niet de

aanbestedende

overheid)

aantal mandagen aantal mandagen aantal mandagen

voorstudie, voorbereidende vergaderingen (eventueel met

bezoek elders) en opmaak bestek 6 7 4

nota aan college en aan gemeenteraad 2 2 1

nakijken offertes, besprekingen offertes met firma's… 3 3 1

opmaken gunningsnota en collegebeslissing 0,75 0,75

verzenden(niet-)gunningsbrieven en communicatie errond 0,5 1

coördinatie met partners na gunning 1 0,25

totaal aantal dagen 12,25 14,75 6,25

tijdsduur procedure met voorbereiding 6 tot 12 maand 6 tot 15 maand 6 tot 15 maand

kost kost kost

loonkost per dag voor een gemengd profiel niveau A, B en C

met gemiddelde anciënniteit bij een lokaal bestuur 331,67 €

werkelijke kost 4.062,92 € 4.892,09 € 2.072,92 €

meerkost voor de aanbestedende overheid 829,17 €

minkost voor de andere partners 1.990,00- €

globale kost 13.183,77 €

globale besparing voor de 5 deelnemers samen 8.789,18- €

3 september 2014 - 38/50

Bijlage 4: VDAB-raamcontract: profielen en projecten

Perceel 1: Technische profielen & projecten. Technologieën die hier in thuishoren zijn: LAN, VMWare, Virtualisatie of gelijkwaardig. 1. Trasys NV, Terhulpsesteenweg 6C te 1560 Hoeilaart. 2. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich 3. Fujitsu Technology Solutions NV, Square Marie Curie 12 te 1070 Anderlecht. 4. ATOS Belgium NV, Da Vincilaan 5 te 1930 Zaventem. Perceel 2: PeopleSoft profielen & projecten, PS HCM, PS Finance, ABC of gelijkwaardig 1. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich. 2. Capgemini Belgium NV, Bessenveldstraat 19 te 1831 Diegem. 3. Accenture NV, Waterloolaan 16 te 1000 Brussel. 4. Centric Belgium NV, Siemenslaan 12 te 8020 Oostkamp. Perceel 3: Consulting: Business Process Management consultant, Methodology & QA coach, Business en IT consultant, PMO coach. Niet gegund Perceel 4: Ontwikkelingsprojecten. Zoals Mastervacature project, Mijn Loopbaan etc. Bevat Java, .NET, Elise ontwikkeling of gelijkwaardig 1. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich 2. RealDolmen NV, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen 3. Cegeka NV, Universiteitslaan 9 te 3500 Hasselt 4. Accenture NV, Waterloolaan 16 te 1000 Brussel Perceel 5: Datawarehouse & rapportering. Bevat Oracle BI, ETL, SAS, Cognos etc. of ge-lijkwaardig 1. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich 2. CSC Computer Sciences VOF, Corporate Village, Leonardo Da Vincilaan 3 te 1935 Zaventem 3. Deloitte Consulting CVBA, Berkenlaan 8B te 1831 Diegem 4. Accenture NV, Waterloolaan 16 te 1000 Brussel Perceel 6: Collaboration. Bevat CMS (Drupal), Moodle PHP, Google, Daisy of gelijkwaar-dig 1. Capgemini Belgium NV, Bessenveldstraat 19 te 1831 Diegem 2. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich Cegeka NV, Universiteitslaan 9 te 3500 Hasselt 4. – Perceel 7: CRM-toepassingen (Siebel, Genesys of gelijkwaardig). 1. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich 2. Capgemini Belgium NV, Bessenveldstraat 19 te 1831 Diegem 3. Accenture NV, Waterloolaan 16 te 1000 Brussel 4. – Perceel 8: APPS &Web design (iOs, Android, windows 8). 1. Cegeka NV, Universiteitslaan 9 te 3500 Hasselt 2. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich 3. Capgemini Belgium NV, Bessenveldstraat 19 te 1831 Diegem 4. The Reference NV, Stapelplein 70 bus 201 te 9000 Gent

3 september 2014 - 39/50

Perceel 9: Interim Management, Project management, Change Management en Program Management Officer 1. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich 2. Harvey Nash IT Consulting NV, 't Hofveld 6c te 1702 Groot-Bijgaarden 3. Centric Belgium NV, Siemenslaan 12 te 8020 Oostkamp 4. USG ICT Professionals NV, Frankrijklei 101 te 2000 Antwerpen Perceel 10: Profiel Body shopping. Bevat: Functionele Analisten, Java ontwikkelaars, Testers, Database (Oracle forms) ontwikkelaars, Novell experten en .NET specialisten of gelijkwaardig. 1. Centric Belgium NV, Siemenslaan 12 te 8020 Oostkamp 2. Unisys Belgium NV, Bourgetlaan 20 te 1130 Brussel 3. RealDolmen NV, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen 4. Harvey Nash IT Consulting NV, 't Hofveld 6c te 1702 Groot-Bijgaarden Perceel 11: IAM (identity & access management) 1. Cronos NV, Business Park King Square, Veldkant 33A te 2550 Kontich 2. Deloitte Consulting CVBA, Berkenlaan 8B te 1831 Diegem 3. ATOS Belgium NV, Da Vincilaan 5 te 1930 Zaventem 4. Capgemini Belgium NV, Bessenveldstraat 19 te 1831 Diegem

3 september 2014 - 40/50

Bijlage 5 Wetgeving Regelgevend kader en uittreksels

Regelgevend kader vanaf 1 juli 2013

De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor werken, leveringen en diensten, zoals gewijzigd door het KB van 19 december 2010 en door de wet van 5 augustus 2011. De wet bevat de algemene regels inzake plaatsing en uitvoering van een overheidsopdracht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen in-zake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten van werken, leveringen en diensten. Deze wet wordt verder de "wet rechtsbescherming" genoemd.

De uitvoering werd vastgelegd in volgende Koninklijke besluiten:

Het KB van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Dit KB wordt ver-der “KB plaatsing” genoemd.

Het KB van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de over-heidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. Dit KB wordt verder “KB uit-voering” genoemd. De algemene uitvoeringsregels zijn in de tekst van dit KB opgenomen en vormen niet langer een bijlage zoals in het oude KB van 26 september 1996.

Raadpleeg de gecoördineerde versie van de regelgeving inzake overheidsopdrachten op http://www.bestuurszaken.be/Belgische-regelgeving

Nvdr : Bepaalde termen of zinsneden zijn cursief tussen twee rechte haken geplaatst om aan te

geven dat dit correcties door de wetgever achteraf zijn: bv: [plaatsen].

Belangrijke uittreksels over de opdrachtencentrale algemeen

De Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde op-drachten voor werken, leveringen en diensten. Uit TITEL I. - Algemene bepalingen en definities. Art. 2.4° aankoopcentrale of opdrachtencentrale: een aanbestedende overheid in de zin van 1° die: - leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheids-bedrijven of aanbestedende entiteiten of - [overheidsopdrachten of raamovereenkomsten plaatst] met betrekking tot werken, leverin-gen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aan-bestedende entiteiten; Uit TITEL II HOOFDSTUK II. - Toepassingsgebied wat de personen betreft.

3 september 2014 - 41/50

Art. 15. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoop- of opdrach-tencentrale als bedoeld in artikel 2, 4°, is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaat-singsprocedure te organiseren. Uit TITEL II HOOFDSTUK IV. - Gunningsprocedure. Onderafdeling I. - Aanbesteding en offerteaanvraag.

Art. 23.De overheidsopdrachten worden in principe [geplaatst] bij open of beperkte procedure, hetzij bij aanbesteding, hetzij bij offerteaanvraag, die respectievelijk open of beperkte aanbe-steding en open of beperkte offerteaanvraag worden genoemd. De Koning regelt deze gun-ningswijzen.

Art. 24.Wanneer de aanbestedende overheid beslist de opdracht te [plaatsen] bij aanbeste-ding, dient die te worden gegund aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte heeft in-gediend, op straffe van een forfaitaire schadevergoeding vastgesteld op tien percent van het bedrag zonder belasting over de toegevoegde waarde van deze offerte. Deze forfaitaire scha-devergoeding wordt eventueel aangevuld met een schadeloosstelling met het oog op het volle-dige herstel van de schade, wanneer deze voortvloeit uit een daad van corruptie als bedoeld in artikel 2 van het Burgerlijk Verdrag inzake corruptie, opgemaakt te Straatsburg op 4 november 1999. Voor het bepalen van de laagste regelmatige offerte houdt de aanbestedende overheid reke-ning met de aangeboden prijzen en met de andere berekenbare gegevens die met zekerheid haar uitgaven zullen verhogen. Art. 25.Wanneer de aanbestedende overheid beslist de opdracht te [plaatsen] bij offerteaan-vraag, dient die te worden gegund aan de inschrijver die de regelmatige offerte heeft inge-diend die de economisch voordeligste is vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, rekening houdende met de gunningscriteria. De gunningscriteria moeten in de aankondiging van opdracht of [in een ander opdrachtdocu-ment] zijn vermeld. Deze criteria moeten verband houden met het voorwerp van de opdracht en een objectieve vergelijking van de offertes mogelijk maken op basis van een waardeoor-deel. De criteria zijn bijvoorbeeld de kwaliteit, de prijs, de technische waarde, de esthetische en functionele kenmerken, de milieukenmerken, de sociale overwegingen, de gebruikskosten, de rentabiliteit, de nazorg en technische bijstand, de leveringsdatum en de leverings- of uitvoe-ringstermijn, de waarborgen inzake wisselstukken en de bevoorradingszekerheid. Wat de overheidsopdrachten betreft die het bedrag voor de Europese bekendmaking berei-ken, specificeert de aanbestedende overheid de weging van elk gunningscriterium, die eventu-eel kan worden uitgedrukt binnen een vork met een passend verschil tussen minimum en maximum. Indien een dergelijke weging om aantoonbare redenen niet mogelijk is, worden de criteria vermeld in dalende volgorde van belangrijkheid. Wat de overheidsopdrachten betreft die het genoemd bedrag niet bereiken, specificeert de aanbestedende overheid ofwel de in het vorige lid bepaalde weging, ofwel de dalende volg-orde van belangrijkheid ervan. Zoniet hebben de gunningscriteria dezelfde waarde. ---------- Uit TITEL II HOOFDSTUK IV. - Gunningsprocedure. Onderafdeling II. - Onderhandelingsprocedure.

Nvdr PS dit was het vroegere artikel 17 § 3 van de wet betreffende de overheidsopdrachten van 24 dec 1993

3 september 2014 - 42/50

Art. 26.§ 1. De overheidsopdrachten mogen enkel worden [geplaatst] bij onderhandelingspro-cedure zonder bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere aan-nemers, leveranciers of dienstverleners in de volgende gevallen: 1° in het geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten wanneer: a) de goed te keuren uitgave niet hoger is dan de door de Koning vastgelegde bedragen zon-der belasting over de toegevoegde waarde;

Nvdr: DEEL WEGGELATEN § 2. De overheidsopdrachten mogen enkel worden [geplaatst] bij onderhandelingsprocedure met bekendmaking in de volgende gevallen: 1° in het geval van een overheidsopdracht voor werken, leveringen of diensten wan-neer: a) enkel onregelmatige of onaanvaardbare offertes werden ingediend naar aanleiding van een [open of beperkte procedure] of concurrentiedialoog, voor zover: - de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd en - de aanbestedende overheid niet alle inschrijvers raadpleegt die aan de eisen inzake kwalita-tieve selectie beantwoorden en die bij de eerste procedure een formeel regelmatige offerte hebben ingediend; b) het in uitzonderlijke gevallen gaat om werken, leveringen of diensten gaat waarvan de aard of de onzekere omstandigheden verhinderen op voorhand een globale prijs vast te stellen; c) de toegang tot de opdracht overeenkomstig artikel 22 wordt [gereserveerd] en het ge-raamde bedrag van de opdracht het bedrag voor de Europese bekendmaking niet bereikt;

Nvdr: art. 22 gaat over kader van sociale tewerkstel-ling

d) het geraamde bedrag van de opdracht zonder belasting over de toegevoegde waarde de door de Koning bepaalde bedragen niet bereikt, die alleszins lager moeten zijn dan de bedragen voor de Europese bekendmaking; 2° in het geval van een overheidsopdracht voor werken, wanneer het gaat om werken die uit-sluitend worden uitgevoerd ten behoeve van onderzoek, proefneming of ontwikkeling, en niet met het doel winst te maken of de kosten van onderzoek en ontwikkeling te dekken; 3° in het geval van een overheidsopdracht voor diensten, voor zover door de aard van de te verlenen diensten de specificaties van de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen wor-den vastgesteld om de opdracht bij open of beperkte procedure [te plaatsen]. [4° in geval van een overheidsopdracht die betrekking heeft op diensten als bedoeld in bijlage II, B, van deze wet.]

Bijlagen aan de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006 art 26 §2 4° (B.S. van 15 februari 2007): Diensten in de zin van artikel 3 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen. De lijst met CPV-codes vind u onder http://www.europeseaanbestedingen.eu/europeseaanbestedingen/download/cpvcodes/cpv-verordeningen.pdf Bijlage II A (1)

Ca-

te-

go-

rie Benaming

CPC-in-

deling[2] CPV-indeling

1 Onderhoud en reparatie 6112,

6122, 633,

886

50100000-6 tot en met 50884000-5 (met uitzondering van

50310000-1 tot en met 50324200-4 en 50116510-9,

3 september 2014 - 43/50

Ca-

te-

go-

rie Benaming

CPC-in-

deling[2] CPV-indeling

50190000-3, 50229000-6, 50243000-0) en 51000000-9 tot

en met 51900000-1

2 Vervoer te land[3], met inbegrip van ver-

voer per pantserwagen en koerier, met

uitzondering van postvervoer

712

(m.u.v.

71235),

7512,

87304

60100000-9 tot en met 60183000-4 (met uitzondering van

60460000-7, 60161000-4, 60220000-6) en 64120000-3 tot

en met 64121200-2

3 Luchtvervoer van passagiers en vracht,

met uitzondering van postvervoer

73 (m.u.v.

7321

60410000-5 tot en met 60424120-3 (met uitzondering van

60411000-2, 60421000-5), en 60500000-3, 60440000-4 tot

en met 60445000-9

4 Postvervoer te land en door de lucht 71235,

7321

60160000-7, 60161000-4, 60411000-2, 60421000-5

5 Telecommunicatie 752 64200000-8 tot en met 64228200-2, 72318000-7, en

72700000-7 tot en met 72720000-3

6 Diensten van financiële instellingen: a)

verzekeringsdiensten b) bankdiensten

en diensten in verband met beleggingen

Ex 81,

812, 814

66100000-1 tot en met 66720000-3

7 Diensten in verband met computers 84 50310000-1 tot en met 50324200-4, 72000000-5 tot en met

72920000-5 (met uitzondering van 72318000-7 en

72700000-7 tot en met 72720000-3), 9342410-4

8 Onderzoeks- en ontwikkelingswerk 85 TD met en tot uitzondering (met 73220000-0) 73210000-7,

73200000-4, van 73436000-7 73000000-2>

9 Accountants en boekhouders 862 79210000-9 tot en met 79223000-3

10 Markt en opinieonderzoek 864 79300000-7 tot en met 79330000-6, en 79342310-9,

79342311-6

11 Advies inzake bedrijfsvoering en beheer

en aanverwante diensten

865, 866 73200000-4 tot en met 73220000-0, 79400000-8 tot en met

79421200-3 en 79342000-3, 79342100-4 79342300-6,

79342320-2 79342321-9, 79910000-6, 79991000-7

98362000-8

12 Diensten van architecten; diensten van

ingenieurs en geïntegreerde diensten

van ingenieurs bij kant-en-klaar opgele-

verde projecten; diensten in verband

met stedenbouw en landschapsarchitec-

tuur; diensten in verband met aanver-

wante wetenschappelijke en technische

adviezen; diensten voor keuring en con-

trole

867 71000000-8 tot en met 71900000-7 (met uitzondering van

71550000-8) en 79994000-8

13 Reclamewezen 871 79341000-6 tot en met 79342200-5 (met uitzondering van

79342000-3 en 79342100-4)

3 september 2014 - 44/50

Ca-

te-

go-

rie Benaming

CPC-in-

deling[2] CPV-indeling

14 Reiniging van gebouwen en beheer van

onroerend goed

874,

82201 t/m

82206

70300000-4 tot en met 70340000-6, en 90900000-6 tot en

met 90924000-0

15 Uitgeven en drukken, voor een vast be-

drag of op contractbasis

88442 79800000-2 tot en met 79824000-6 79970000-6 tot en met

79980000-7

16 Straatreiniging en afvalverzameling; af-

valwaterverzameling en -verwerking en

aanverwante diensten

94 90400000-1 tot en met 90743200-9 (met uitzondering van

90712200-3) 90910000-9 tot en met 90920000-2 en

50190000-3, 50229000-6 50243000-0

[1] In geval van verschillen tussen CPV en CPC, heeft de CPC-nomenclatuur voorrang. [2] CPC-nomenclatuur (voorlopige versie), gebruikt om het toepassingsgebied van Richtlijn 92/50/EEG te bepalen

[3] Met uitzondering van vervoer per spoor, dat onder categorie 18 valt.

BIJLAGE II B

Ca-

te-

go-

rie Benaming

CPC-in-

deling CPV-indeling

17 hotels en restaurants 64 55100000-1 tot en met 55524000-9, en 98340000-8 tot en

met 98341100-6

18 Vervoer per spoor 711 60200000-0 tot en met 60220000-6

19 Vervoer over water 72 60600000-4 tot en met 60653000-0, en63727000-1 tot en

met 63727200-3

20 Vervoersondersteunende activiteiten 74 63000000-9 tot en met 63734000-3 (met uitzondering van

63711200-8, 63712700-0, 63712710-3, en 63727000-1 tot

en met 63727200-3), en 98361000-1,

21 Juridische diensten 861 79100000-5 tot en met 79140000-7

22 Arbeidsbemiddeling 872 79600000-0 tot en met 79635000-4 (met uitzondering van

79611000-0, 79632000-3, 79633000-0), en 98500000-8 tot

en met 98514000-9

23 Opsporing en beveiliging, met uitzon-

dering van vervoer per pantserwagen

873

(m.u.v.

87304)

79700000-1 tot en met 79723000-8

24 Onderwijs 92 80100000-5 tot en met 80660000-8 (met uitzondering van

80533000-9, 80533100-0, 80533200-1)

25 Gezondheidszorg en maatschappelijke

dienstverlening

93 79611000-0, en 85000000-9 tot en met 85323000-9 (met uit-

zondering van 85321000-5 et 85322000-2)

26 Cultuur, sport en recreatie 96 79995000-5 tot en met 79995200-7, en 92000000-1 tot en

met 92700000-8 (met uitzondering van 92230000-2,

92231000-9, 92232000-6)

27 Overige diensten

3 september 2014 - 45/50

Nvdr: Diensten in verband met computers => categorie 7. 503 is onderhoud en reparatie van PC’s…LAN enz ; 702 is software, laatste moet zijn 79342410-4 elektronische veiligheidsdien-sten

Belangrijke uittreksels i.v.m. Raamovereenkomsten en meer-dere deelnemers

Uit de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde op-drachten voor werken, leveringen en diensten.

Art. 32. Een aanbestedende overheid kan raamovereenkomsten sluiten. De keuze van de partijen bij de raamovereenkomst en de plaatsing van de erop gesteunde op-drachten, moeten op basis van dezelfde plaatsingscriteria gebeuren. Bij de plaatsing van de erop gesteunde opdrachten mogen de reeds in de raamovereenkomst vastgelegde voorwaar-den niet wezenlijk worden gewijzigd. De duur van de raamovereenkomst, alsook van de opdrachten die erop zijn gesteund, is beperkt tot vier jaar, behoudens in uitzonderlijke en behoorlijk gemotiveerde gevallen. Uit het Koninklijk besluit van 15 juli 2011: plaatsing overheidsopdrachten klassieke sec-tor.

HOOFDSTUK 9: Specifieke en aanvullende opdrachten en procedures.

Afdeling 4. - Raamovereenkomst Art. 136. De aanbestedende overheid kan een raamovereenkomst sluiten via aanbesteding of offerteaanvraag of, indien geoorloofd, via onderhandelingsprocedure met of zonder bekend-making. Ze vermeldt in de aankondiging van opdracht of ze de raamovereenkomst beoogt te sluiten met één of meerdere deelnemers. Art. 137. Als er een raamovereenkomst is gesloten met één enkele deelnemer, worden de erop gebaseerde opdrachten aan hem gegund volgens de erin gestelde voorwaarden. De aanbestedende overheid kan de deelnemer aan de raamovereenkomst indien nodig schrif-telijk raadplegen om hem te verzoeken zijn offerte aan te vullen. Art. 138. Als er een raamovereenkomst wordt gesloten met meerdere deelnemers, dienen er minimaal drie te zijn, voor zover het aantal geschikte offertes voldoende groot is. De op deze raamovereenkomst gebaseerde opdrachten worden gegund: 1° hetzij, wanneer alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald, door toepassing van deze voorwaarden, zonder de deelnemers opnieuw in mededinging te stellen; 2° hetzij, wanneer niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald, door de deel-nemers opnieuw in mededinging te stellen onder dezelfde voorwaarden als die van de raam-overeenkomst, die indien nodig worden gepreciseerd en, in voorkomend geval, onder andere voorwaarden die in de opdrachtdocumenten van de raamovereenkomst worden bepaald, vol-gens de onderstaande procedure: a) voor elke opdracht raadpleegt de aanbestedende overheid schriftelijk de deelnemers die in staat zijn de opdracht uit te voeren; b) de aanbestedende overheid stelt een voldoende lange termijn vast voor de ontvangst van de offertes voor elke specifieke opdracht, rekening houdend met elementen zoals de com-plexiteit van het voorwerp van de opdracht en de benodigde tijd voor de toezending van de of-fertes; c) de offertes worden schriftelijk ingediend en mogen met het oog op de vertrouwelijkheid slechts worden geopend bij het verstrijken van de vastgestelde ontvangsttermijn;

3 september 2014 - 46/50

d) de aanbestedende overheid gunt elke opdracht aan de inschrijver die de, al naargelang, laagste of economisch voordeligste offerte heeft ingediend.

Belangrijke uittreksels voor de Concurrentiedialoog Art. 113. § 1. De aanbestedende overheid start een dialoog op met de geselecteerden, met het doel na te gaan en te bepalen welke middelen geschikt zijn om zo goed mogelijk aan haar behoeften te voldoen. Ze verschaft de deelnemers een voldoende termijn om de dialoog voor te bereiden. De dialoog gebeurt met elke deelnemer afzonderlijk. Tijdens de dialoog kan de aanbestedende overheid met de deelnemers alle aspecten van de opdracht bespreken. Ze waarborgt daarbij de gelijke behandeling van alle deelnemers. In het bijzonder mag ze geen discriminerende informatie verstrekken die bepaalde deelnemers kan bevoordelen. Ze mag evenmin de voorgestelde oplossingen of andere door een deelnemer verstrekte vertrouwelijke inlichtingen aan de andere deelnemers bekendmaken zonder de in-stemming van eerstgenoemde, zowel tijdens als na afloop van de procedure. § 2. De aanbestedende overheid zet de dialoog voort totdat zij, na vergelijking en op grond van de plaatsingscriteria, kan bepalen welke oplossing of oplossingen aan haar behoeften en eisen kan of kunnen voldoen. Ze sluit de dialoog. Art. 114. § 1. De aanbestedende overheid nodigt gelijktijdig en schriftelijk iedere deelnemer waarvan één of meer oplossingen zijn gekozen, uit om voor één of meer van zijn gekozen op-lossingen een eindofferte in te dienen. Indien de deelnemers in kwestie ermee instemmen, als bedoeld in artikel 113, § 1, derde lid, laatste zin, kunnen de deelnemers van wie oplossingen zijn gekozen, verzocht worden één of meer eindoffertes in te dienen op basis van één of meer gemeenschappelijke oplossingen.(…) § 3. De opdracht wordt gesloten door de ondertekening van een overeenkomst tussen de par-tijen. § 4. De aanbestedende overheid kan voorzien in vergoedingen voor de deelnemers aan de dialoog volgens de voorschriften vermeld in het beschrijvend document.

3 september 2014 - 47/50

Bijlage 6. WWW’s

Definities en verduidelijkingen plaatsingswijzen: Voor de verschillende plaatsingswijzen biedt deze website zeer duidelijke definities met voor– en nadelen van de gekozen procedure. www.belgium.be/nl/economie/overheidsopdrachten/ Wetten en Koninklijke Besluiten (het regelgevend kader): Hier vind je alle teksten van de wetten en koninklijke besluiten die nu van toepassing zijn. www.bestuurszaken.be/Belgische-regelgeving Type-bestekken en Modellen Vlaamse Overheid: Hier vind je de modelteksten en type formuleringen van de Vlaamse Overheid, die algemeen geldig zijn. http://www.bestuurszaken.be/modellen#opdrdoc Type-bestekken en Modellen Federale Overheid: Hier vind je de modelteksten en type formuleringen van de federale overheden, die algemeen geldig zijn. NVDR: Deze teksten zijn nog uitgebreider dan die van de Vlaamse Overheid. Ze-ker interessant als aanvullend opzoekingsmateriaal. Het lijkt ons echter beter – zeker in klei-nere dossiers - om te focussen op de elementen die echt moeten “gelezen” worden. http://www.publicprocurement.be en volg volgend pad: Public Procurement > Ambtenaren > Lijst typedocumenten per procedure e-Procurement (digitaal platform, digitale vorm van het Bulletin Der Aanbestedingen) http://www.publicprocurement.be Je vindt er een interessante presentatie onder Ambtenaren > e-Procurement > Opleidingen & Informatiesessies (ambtenaren) klik op de link “Een overzicht van de vorige presentaties” Driemaandelijkse VVSG-nieuwsbrief “Aanbesteed” over overheidsopdrachten Laat je toe op de hoogte te blijven van nieuwe elementen en geeft je interessante links naar documenten of publicaties. http://www.vvsg.be (Geef “nieuwsbrief Aanbesteed” in als zoekopdracht) Nieuwe IT-raamcontracten 2014 van Vlaamse Overheid EIB - Agentschap voor Facilitair Management Alle details en documenten over de nieuwe raamcontracten http://www.bestuurszaken.be/ict-contract Aanbesteden in NEDERLAND, interessant voor Europese aanbesteding Wil je weten hoe aanbesteden in Nederland verloopt, dan is dit het goede adres. Deze site biedt ook een goede basis voor de Europese procedures. http://www.pianoo.nl/

3 september 2014 - 48/50

Versie 1.3 31 okt 2013 Basistekst, met alle wijzigingen geaccepteerd Luk Van Beneden

Versie 1.4 2 dec 2013 Tekstcorrecties Herman Callens

Versie 1.5.2 dec 2013 Tekstcorrecties + telefoniecontract + omzetting naar docx bestand

Herman Callens

Versie 1.6 3 dec 2013 Nog in te voegen teksten Luk - Voorbeelden ok - Hoofdstuk 5 ok

Herman Callens

Versie 1.6.4 dec 2013 Ingevoegd na overleg - Mini-competitie - Victor inventaris - VDAB – raamcontract - Samenwerken binnen raamcontract - Bijlage VDAB - Subtitels juridische bijlage

Luk Van Beneden

Versie 1.6.5 jan 2014 Aanvullingen - Belangrijke websites - Aankoopcontracten VO ingekort:

deel naar bijlage - Veel gestelde vragen

Algemene correcties tekst en volgorde.

Luk Van Beneden

Versie 1.6.6 jan 2014 Herwerking - managementsamenvatting , - inbedding - procedure in stappen

Algemene correcties na overleg Aanpassing titel

Luk Van Beneden

Versie 1.7.2 feb 2014 Aanvullingen: o.a. - Jobpunt Vlaanderen, - Kañooh, - TMVW - FAQ: betekenis van marges - Aankoopcentraleopdrachtcentrale - 5.7 aankoopcentrale als alternatief

Luk Van Beneden

Versie 1.8.1 april 2014 Aanvullingen en correcties - Groepsaankopen prov. Antw. - Definities groepsaankopen - Projecten VO - Stappenplan grondig bijgewerkt:

vooral welke documenten wanneer (niet) vereist

Luk Van Beneden (na overleg o.a. met Katrien Colpaert)

Versie 1.8.2 april 2014 Correcties na lezing door Katrien Colpaert Alfabetische herschikking van de veelgestelde vragen

Luk Van Beneden

Versie 1.8.3 april 2014 vervolg: open versus beperkte procedures Luk Van Beneden

Versie 1.8.4 mei 2014 Uitgebreider opnemen van de resultaten van VO-raamcontracten en weglaten van die bijlage

Luk Van Beneden

Versie 1.9 Definitieve versie Luk Van Beneden & Herman Callens

Versie 1.9.1 5 juni 2014 Nagelezen Marlies van Bouwel

Versie 1.10. juni 2014 Correcties Luk Van Beneden

Versie 1.11 september 2014 Correcties + lay-out Herman Callens

3 september 2014 - 49/50

Uitgebreide inhoudsopgave

Beknopte Inhoudsopgave ............................................................................................................ 1 Voorwoord ................................................................................................................................... 2 Samenvatting ............................................................................................................................... 3 1 Samen aankopen loont ............................................................................................................ 4

1.1 Samenaankoop met de opdrachtencentrale ..................................................................... 4 1.2 Baten, prijsvoordeel …. en beter resultaat ........................................................................ 4 1.3 Belangrijke administratieve besparing…. .......................................................................... 4 1.4 Indirecte baten: verhoogde knowhow en neerzetten van standaarden ............................ 4

2 Raamcontracten ....................................................................................................................... 5 2.1 Wat is een raamcontract? ................................................................................................. 5 2.2 Raamcontracten zijn administratief en technisch interessant ........................................... 5 2.3 Raamcontracten in samenaankopen ................................................................................ 5 2.4 Grote flexibiliteit: non-exclusiviteit. .................................................................................... 6 2.5 Grote flexibiliteit: concurrentie tussen verschillende merken/varianten binnen een raamcontract ............................................................................................................................ 6 2.6 Grote flexibiliteit: raamcontracten met meerdere bedrijven .............................................. 6

3 Lokale besturen kopen samen aan met raamcontracten ......................................................... 7 3.1 Samenaankopen West-Vlaamse OCMW’s – Het Mercedes-effect ................................... 7 3.2 eNotulenbeheer eDecision door vijf centrumsteden ......................................................... 7 3.3 Raamcontracten van de provincie Oost-Vlaanderen ........................................................ 8 3.4 Service Center van de intercommunale TMVW: een aankoopcentrale ............................ 8 3.5 IT-Raamcontract brede regio Kortrijk: regionaal aankoopcontract ................................... 9 3.6 Raamcontract stad Brugge en Regio ................................................................................ 9 3.7 Drie lokale besturen delen internet en serverrooms ......................................................... 9 3.8 Beelddatabank van steden en gemeenten: primaire en secundaire partners ................ 10 3.9 Lokale besturen delen hun ontwikkelingen in CCSP-project .......................................... 10

4 De aankoopcontracten van de Vlaamse Overheid. ................................................................ 11 4.1 Vlaamse Overheid stelt aankoopcontracten open voor lokale overheden ...................... 11 4.2 Jobpunt Vlaanderen: HRM-raamcontracten .................................................................... 12 4.3 Telefoniecontract ............................................................................................................. 13 4.4 Vier nieuwe IT-raamcontracten 2015 Vlaamse Overheid ............................................... 13 4.5 Kañooh, websiteraamcontract ......................................................................................... 15 4.6 Groepsaankoop groene stroom en zonnepanelen provincie Antwerpen ........................ 16 4.7 VDAB-raamcontract: afnemen ‘profielen’ en projecten via minicompetitie ..................... 16

5 Samenaankoop mogelijkheden tegen elkaar afwegen .......................................................... 17 5.1 Wanneer zijn procedures op samenaankopen op brede schaal voordelig? ................... 17 5.2 Wanneer zijn samenaankopen op regionale schaal voordelig? ...................................... 17 5.3 Wanneer zijn samenaankopen op projectbasis aangewezen? ....................................... 17 5.4 Optreden als aanbestedende overheid in een opdrachtencentrale: meerwerk .............. 18 5.5 Realisatie van één project in verschillende aankopen/raamcontracten .......................... 18 5.6 Vormen van samenwerking binnen een bestaand raamcontract. ................................... 18 5.7 De aankoopcentrale als alternatieve oplossing. .............................................................. 18

6 Hoe samenaankopen structureel inbedden? ......................................................................... 19 6.1 Structurele inbedding van samenaankopen nodig .......................................................... 19 6.2 Netwerken voor samenaankopen. ................................................................................... 19 6.3 Inventarisatie van raamcontracten .................................................................................. 19

Woordenlijst ............................................................................................................................... 20 Bijlage 1. Samenaankoopprocedure (opdrachtencentrale) in stappen ..................................... 24

Stap 1. Voorbereiding: Zoeken van partners ........................................................................ 24 Stap 2. Keuze van procedure ................................................................................................ 24

3 september 2014 - 50/50

Stap 3. Officieuze afspraken tussen de deelnemers: nodige documenten? ......................... 25 Stap 4. Opmaak opdrachtdocumenten (vroeger bestek genoemd) ...................................... 25 Stap 5. Goedkeuring door aanbestedende overheid ............................................................ 26 Stap 6. Officiële goedkeuring van afspraken door andere besturen: nodige documenten ... 26 Stap 7. Bekendmaking in geval van vraag naar kandidaatstelling en selectie kandidaten ... 27 Stap 8. Informatievergadering ............................................................................................... 27 Stap 9. Onderhandelingen .................................................................................................... 28 Stap 10. Gunning en Kennisgeving van Gunning (Sluiting) .................................................. 28 Stap 11. Plaatsen van een deelopdracht .............................................................................. 28 Stap 12. Opvolging ................................................................................................................ 28

Bijlage 2: Veel Gestelde Vragen ............................................................................................... 30 Bijlage 3: Kosten en baten – enkele simulaties ......................................................................... 36 Bijlage 4: VDAB-raamcontract: profielen en projecten .............................................................. 38 Bijlage 5 Wetgeving Regelgevend kader en uittreksels ............................................................ 40

Regelgevend kader vanaf 1 juli 2013 .................................................................................... 40 Belangrijke uittreksels over de opdrachtencentrale algemeen.............................................. 40 Bijlagen aan de wet overheidsopdrachten van 15 juni 2006 art 26 §2 4° ............................. 42 Belangrijke uittreksels i.v.m. Raamovereenkomsten en meerdere deelnemers ................... 45 Belangrijke uittreksels voor de Concurrentiedialoog ............................................................. 46

Bijlage 6. WWW’s ...................................................................................................................... 47 Uitgebreide inhoudsopgave ....................................................................................................... 49