sammanträdesprotokoll - samordning · 2016. 5. 19. · sammantrÄdesprotokoll 2016-03-21 plats och...

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

2016-03-21

Plats och tid: Repslagaregatan 12 Norrköping, måndag den 21 mars 2016 klockan 08.30 – 09.10

Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare

Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande

Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) Vice Ordf.

Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) ej närvarande

Malin Masimov (Försäkringskassan) ej närvarande

Ulla Wallering Fall (Valdemarsvik Kommun)

Gunweig Svensson (Söderköping Kommun)

Ersättare Övriga

Claes Hallert (Region Östergötland) ej närvarande Peter Johansson, förbundschef

Criss Hagfeldt (Norrköping Kommun) Åsa Esaiasson, ekonomichef

H

å

a

k

n

Håkan Lind (Arbetsförmedlingen) ej närvarande Helena Wetterhall, sekreterare

Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvarande

Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvarande

Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) ej närvarande

Utses att justera: Birgitta Wessman Thyrsson Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland, måndag den 21 mars Sekreterare:

Paragrafer: § 24-37 Helena Wetterhall

Ordförande: Irma Görtz

Justerare: Birgitta Wessman Thyrsson

BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla

Nämnd e.d.: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: 2016-03-21 Datum för uppsättning av anslag: 2016-03-23 Datum för nedtagning av anslag: 2016-04-13 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift:

Helena Wetterhall


2016-03-21

Justerarens signatur Protokollsutdraget bestyrks

Innehållsförteckning

§ 24 Fastställande av föredragningslistans innehåll och val av justerare

§ 25 Informationsärenden

§ 26 Överklagan av beslut från datainspektionen avseende

dokumentations- och uppföljningssystemet Aventus

§ 27 Ansökan om utvecklingsmedel från Valdemarsviks kommun till

insatser för nyanlända inom etableringen

§ 28 Ansökan om utvecklingsmedel från Försäkringskassan till

delprojektledare inom mötesplatser och information för nyanlända

§ 29 Godkännande av ansökan om medel från Försäkringskassan till

genomförande av behovsanalys för unga vuxna med

aktivitetsersättning

§ 30 Förlängning av projektet samverkan över myndighetsgränser

(MYSAM)

§ 31 Godkännande av samverkansavtal gällande samordningsansvaret

(enligt arbetsmiljölagen) för plattform Norrköping

§ 32 Godkännande av avtal med Neonova gällande enkätverktyget

Pict-O-Stat

§ 33 Godkännande av årsredovisning för år 2015 samt

verksamhetsuppföljning

§ 34 Beslut att utse adjungerad ledamot till förbundets styrelse med

anledning av samgåendet mellan Finspång samordningsförbund och

Samordningsförbundet Östra Östergötland

§ 35 Budgetuppföljning februari 2016

§ 36 Anmälan om delegationsbeslut

§ 37 Rapporter med mera


2016-03-21


§ 24 Fastställande av föredragningslistans innehåll

och val av justerare

Beslut

Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland

1. fastställer föredragningslistans innehåll,

2. utser Birgitta Wessman Thyrsson (Region Östergötland) att justera

dagens protokoll.

_________________________________


2016-03-21


§ 25 Informationsärenden SAMÖ 2016/0035

Beslut

Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar information till

dagens protokoll gällande:

1. modell för intern kontroll,

2. kartläggning av förstegsinsatser,

3. ansökan om utvecklingsmedel från Valdemarsviks kommun samt

Försäkringskassan,

4. styrelsens utvecklingsarbete under 2016,

5. information från NNS styrelse.

Beskrivning av ärendet

Samordningsförbundets ordförande återger information som styrelsen erhöll

vid informationstillfälle den 18 mars 2016.

Modell för intern kontroll

Petter Skill från Norrköpings kommun redogör vid informationstillfället för

grunderna till intern styrning och kontroll. Internkontrollen är en ständigt

pågående process som omfattar hela verksamheten. Processen ska ses som ett

hjälpmedel för att säkerställa att organisationen når dess mål.

Samordningsförbundet knyter an till Norrköpings kommuns

tjänstemannanätverk för internkontroll.

Kartläggning av förstegsinsatser

Styrelsen beslutade i augusti 2015 att godkänna förslag till kartläggning av

behov av förstegsinsatser och social rehabilitering i Norrköpings kommun.

Kartläggningen är genomförd och rapporten visar ett stort behov av

myndighetsöverskridande synsätt för att kunna upprätta en planering där

individen står i centrum i sin egen process. Workshop ska anordnas under

våren för att se vad de olika verksamheterna behöver.


2016-03-21


fortsättning § 25

Ansökan om utvecklingsmedel från Valdemarsviks kommun samt

Försäkringskassan

Richard Olovsson från Valdemarsviks kommun samt David Bergström från

Försäkringskassan redogör för projektens syfte och mål.

Styrelsens utvecklingsarbete under 2016

Samordnare Anna Hansdotter informerar om tidplan och innehåll för

styrelsens utvecklingsarbete våren 2016. Den 22 april sker workshop på

servicekontoret.

Information från NNS styrelse

Ordförande informerar att motionen som skickades vid föregående

sammanträde mottogs väl.

___________________________________


2016-03-21


§ 26 Överklagan av beslut från datainspektionen avseende dokumentations- och uppföljningssystemet Aventus

SAMÖ 2016/0023

Beslut

Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att överklaga

datainspektionens beslut.


Datainspektionen genomförde i maj 2015 en inspektion av förbundets

webbaserade dokumentations- och uppföljningssystem Aventus som riktar

sig till plattformarna.

Förbundet har nu fått beslut från inspektionen i vilket

datainspektionen konstaterar att Samordningsförbundet Östra Östergötland

behandlar personuppgifter i Aventus i strid med 9 § personuppgiftslagen

genom att registrera personuppgifter för ändamål som inte ingår

i samordningsförbundets uppdrag utan utgör del av huvudmännens

verksamheter.

Kansliet har träffat tre andra förbund som använder Aventus för att

diskutera hur frågan kan drivas vidare gemensamt. Samtliga är överens om

att det är viktigt att överklaga beslutet för att få en praxis på hur

samordningsförbunden kan hantera behandling av personuppgifter som ett

hjälpmedel då det exempelvis gäller uppföljning av verksamheter och

gemensam dokumentation. Till vår hjälp har kontakt tagits med jurist.

Kostnaden för juristhjälp delas av de tre samordningsförbunden.

___________________________________

Sänt till:

Datainspektionen


2016-03-21


§ 27 Ansökan om utvecklingsmedel från Valdemarsviks

kommun till insatser för nyanlända inom

etableringen SAMÖ 2016/0025

Beslut

Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna

ansökan på 220 000 kronor för utvecklingsmedel till Valdemarsviks kommun

under förutsättning att Valdemarsviks kommun fattar beslut om att ansöka om

medel.


Valdemarsviks kommun ansöker om utvecklingsmedel för att stärka upp

och utveckla praktiksamordningen inom kommunen med anledning av

nyanländas behov av att delta mer aktivt i kommunens verksamhet och

ortens näringsliv. Projektet syftar till att skapa samverkan i en

praktiksamordningsfunktion men även lyfta in målgruppen nyanlända i de

befintliga strukturer av samverkan som finns. Genom att använda de

befintliga strukturerna ges bättre förutsättningar för implementering i

ordinarie arbete.

Totalt ansöker Valdemarsviks kommun om 220 000 kronor som motsvarar 50

procent av kostnaden. Valdemarsviks kommun finansierar själva resterande

50 procent med 220 000 kr.

___________________________________

Sänt till:

Valdemarsviks kommun


2016-03-21


§ 28 Ansökan om utvecklingsmedel från

Försäkringskassan till delprojektledare inom

mötesplatser och information för nyanlända SAMÖ 2016/0026

Beslut


ansökan på maximalt 280 000 kronor för utvecklingsmedel till

Försäkringskassan. Finansiering gäller från och med den dag då

Samordningsförbundet Östra Östergötland fattar beslutet.


Försäkringskassan ansöker om utvecklingsmedel till projektet mötesplatser

och information för nyanlända. Medlen är tänkta att användas för att

finansiera en delprojektledare på 50 procent under 2016. Totalt ansöks om

280 000 kronor.

Målet för projektet Mötesplatser och information i Norrköping under 2016

är att fortsätta driva projektet såsom tidigare, men genom att tillsätta en

delprojektledare få en större lokal förankring. Efter projektårets slut ska den

lokala förankringen ha resulterat i ett större kundinflöde, bättre samverkan

mellan parterna samt en fortsatt ökad trygghet och en snabbare väg till egen

försörjning för projektets målgrupp.

Idag är 1420 inskrivna i etableringen hos Arbetsförmedlingen och 3300

personer är asylsökande i Norrköpings kommun samt kranskommunerna

Finspång, Söderköping och Valdemarsvik som projektet har som

upptagningsområde

___________________________________

Sänt till:

Försäkringskassan


2016-03-21


§ 29 Godkännande av ansökan om medel från

Försäkringskassan till genomförande av

behovsanalys för unga vuxna med

aktivitetsersättning SAMÖ 2016/0028

Beslut


ansökan om medel från Försäkringskassan till genomförande av behovsanalys

för unga vuxna med aktivitetsersättning.


Försäkringskassan har avsatt 13 miljoner kronor av ofördelade finsam medel

till insatser för att förstärka stödet till långtidssjukskrivningar, ungdomar i

farozonen för aktivitetsersättning samt unga med aktivitetsersättning. Medel

kan sökas för att;

- genomföra lokala behovsanalyser samt ta fram plan för aktiva insatser

utifrån genomförd behovsanalys.

- finansiera aktiva insatser för målgruppen, både strukturövergripande och

Individinriktade.

Förbundet har tillsammans med Finspångs samordningsförbund ansökt om

medel för att genomföra en behovsanalys av unga vuxna med

aktivitetsersättning och som bedöms ha en potential för att på sikt gå vidare

till arbetsförmedlingen, arbete och studier.

Styrelsen beslutade vid föregående sammanträde att ge presidiet i uppdrag

att fatta ett inriktningsbeslut kring ansökan eftersom ansökan skulle vara

inlämnad senast den 1 mars.

___________________________________


2016-03-21


§ 30 Förlängning av projektet samverkan över

myndighetsgränser (MYSAM) SAMÖ 2016/0029

Beslut


och förlänga projektet samverkan över myndighetsgränser (MYSAM) under

perioden 2016-04-01 - 2016-12-31till en kostnad av 300 000 kronor.


Styrelsen beslutade i maj 2015 att godkänna ansökan om utvecklingsmedel

till processtödjare för projektet samverkan över myndighetsgränser. Beslutet

avsåg i första hand sex månader med möjlighet till förlängning för

ytterligare sex månader under förutsättning att förbundet hade tillgång till

ekonomiska medel för att finansiera projektet. Projektet startade den 1

oktober och har utökats med ytterligare två parter.

I projektet ingår Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Norrköpings kommuns

arbetsmarknadskontor, socialkontor samt vårds- och omsorgskontor och

Region Östergötland.

Förslaget är att projektet förlängs till 2016-12-31 och att det under perioden

april – december genomförs en pilot för att pröva modellen. Resursmässigt föreslås

projektet under april omfatta1.0 tjänst, under maj – oktober 0.5 tjänst samt november –

december 1.0 tjänst.

___________________________________


2016-03-21


§ 31 Godkännande av samverkansavtal gällande

samordningsansvaret (enligt arbetsmiljölagen) för

plattform Norrköping SAMÖ 2016/0030

Beslut


samverkansavtal.


Inom plattform Norrköping bemannas verksamheten av sju organisationer

som var och en har ansvar för arbetsmiljön för sina respektive medarbetare.

Inom plattformen finns en särskild chefsgrupp som ansvarar för

arbetsgivarfrågorna. Enligt arbetsmiljölagen ska de som samtidigt, eller i

tidsmässig anslutning till varandra, bedriver verksamhet på ett gemensamt

arbetsställe, samråda och gemensamt verka för att åstadkomma

tillfredsställande skyddsförhållanden.

Om ett fast driftsställe är gemensamt arbetsställe för flera verksamheter, är

den som råder över arbetsstället ansvarig för samordningen av

arbetsmiljöfrågor. Ansvaret kan överlåtas till någon som bedriver

verksamhet på arbetsstället. (arbetsmiljölagen 3 kap. 7d §).

Samordningsansvaret gäller endast samordningen och är inte något

totalansvar för alla inblandande organisationers skyddsarbete, utan varje

arbetsgivare har ansvar för sina egna arbetstagare.

Samtliga parter är överens om att samordningsansvaret för arbetsmiljöfrågor

vid plattform Norrköping åvilar förbundschef vid samordningsförbundet

Östra Östergötland.

___________________________________

Sänt till:

Närsjukvården i östra Östergötland

Norrköpings kommun, socialkontoret, vård- och omsorgskontoret och

arbetsmarknadskontoret

Försäkringskassan

Arbetsförmedlingen


2016-03-21


§ 32 Godkännande av avtal med Neonova gällande enkätverktyget Pict-O-Stat SAMÖ 2016/0031

Beslut


och teckna avtal med Neonova AB kring tjänsten Pict-O-Stat avseende

utvärdering av NP-Samverkan.


Styrelsen beslutade i januari godkänna förslag till fortsatt utvärdering av

NP-Samverkan under 2016. En del i utvärderingen berör individperspektivet

och handlar om att fånga upp individernas syn på sina förmågor. Samtliga

deltagare får före projektet svara på en webbenkät utifrån ICF (86 frågor) på

datorn och därefter svara på ”samma” enkät efter avslutad tid i projektet.

Webbenkäten är anpassad till respektive individs förutsättningar

att kunna besvara enkäten och det sker genom tjänsten Pict-O-Stat.

Avtalet avser tjänsten Pict-O-Stat som levereras av Neonova AB.

Ersättningen till Neonova AB uppgår till maximalt 24 000 kr under

utvärderingsperioden.

___________________________________

Sänt till:

Neonova AB


2016-03-21


§ 33 Godkännande av årsredovisning för år 2015 samt

verksamhetsuppföljning SAMÖ 2016/0032

Beslut


årsredovisning avseende år 2015.


Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland skall, enligt

gällande lagstiftning, senast tre månader efter räkenskapsårets slut upprätta

årsredovisning och årsbokslut. Kansliet har på uppdrag av styrelsen

utarbetat årsredovisning och årsbokslut för 2015. Årsredovisningen och

årsbokslutet är avstämd med revisionsbiträde.

___________________________________


2016-03-21


§ 34 Beslut att utse adjungerad ledamot till förbundets

styrelse med anledning av samgåendet mellan

Finspång samordningsförbund och

Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2016/0036

Beslut


att ledamot från Finspångs samordningsförbund adjungeras som ledamot till

styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland.


Förbundets ägare samt ägarna för Finspångs samordningsförbund har

beslutat att teckna en avsiktsförklaring med avsikten att utöka

samordningsförbundet Östra Östergötland med Finspångs kommun. Det

utökade samordningsförbundet ska gälla från och med den 1 januari 2017.

Utifrån avsiktsförklaringen föreslås att Samordningsförbundet Östra

Östergötland beslutar att adjungera ledamot från Finspångs

samordningsförbund till styrelsen för Samordningsförbundet Östra

Östergötland.

___________________________________


2016-03-21


§ 35 Budgetuppföljning februari 2016 SAMÖ 2016/0020

Beslut

Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner

budgetuppföljning för februari 2016.


Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för februari månad. Uppföljningen

bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen

fattat.

__________________________________


2016-03-21


§ 36 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2016/0002

Beslut

Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner och

noterar anmälan om delegationsbeslut till dagens protokoll.


Anmälan till Samordningsförbundet Östra Östergötland om beslut som har

fattats enligt delegation.

Förbundschef redovisar kostnad på 3 450 kronor för frukostmöte,

2016-02-12

___________________________________


2016-03-21


§ 37 Rapporter med mera SAMÖ 2016/0003

Beslut

Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner och

noterar rapporter till dagens protokoll.


Skriftliga rapporter som har inkommit till styrelsen redovisas nedan:

Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) har

inkommit med Projektförslag finansiell samordning ställd till

samordningsförbunden, SAMÖ F 2016/00011

Förbundschef har upprättat förteckning över ej medlemmar NNS

SAMÖ F 2016/00012

Åsa Kadowaki har inkommit med inbjudan till föreläsning om psykisk

ohälsa, SAMÖ F 2016/00013


inkommit med kallelse och dagordning till årsmöte,

SAMÖ F 2016/00014


inkommit med årsbokslut 2015, SAMÖ F 2016/00015

Redovisning av motion till Föreningen Nationella Nätverket för

Samordningsförbund (NNS), SAMÖ 2016/0014


inkommit med verksamhetsberättelse, SAMÖ F 2016/00016


inkommit med verksamhetsplan och budget 2015-2016,

SAMÖ F 2016/00017

___________________________________


2016-03-21


Övrig fråga

Vid informationstillfället den 18 mars avtackades ekonom Ann-Marie

Pettersson och sekreterare Karina Nilsson.

Den nya ekonomen Åsa Esaiasson presenterar sig för styrelsens ledamöter

och ersättare.

___________________________________

sammanträdesprotokoll - samordning · 2016. 5. 19. · sammantrÄdesprotokoll 2016-03-21 plats och...

Documents