7/26/2019 San Francisco Public Utilities Commission

1/4

San Francisco Public Utilities Commission Melindungi Keahlian

dengan Manajemen Pengetahuan yang Lebih Baik

STUD K!SUS

Tantangan utama yang dihada"i banyak "erusahaan dan organisasi adalah masa "ensiun yang

sudah dekat dari baby boomer# Untuk organisasi tertentu$ tantangan ini lebih menakutkan dari

biasanya$ bukan hanya karena jumlah lonjakan semakin besarnya karya%an yang "ensiun$ teta"i

juga karena "erubahan "roses bisnis yang harus disertai "erubahan signi&ikan dalam angkatan

kerja a"a"un# San Francisco Public Utilities Commission 'SFPUC( adalah salah satu organisasi

tersebut#

SFPUC adalah de"artemen kota dan kabu"aten dari San Francisco yang menyediakan air$ air

limbah$ dan jasa listrik kota ke kota# SFPUC memiliki em"at di)isi utama yaitu !ir Daerah$ !ir

lokal$ daya$ dan !ir Limbah '"engum"ulan$ "engolahan$ dan "embuangan dari air(# *rganisasi

ini memiliki lebih dari +#,,, karya%an dan melayani +$- juta "elanggan di

San Francisco dan area teluk# ni adalah utilitas yang terbesar ketiga di Cali&ornia#

Di)isi Daya SFPUC menyediakan listrik ke kota dan kabu"aten dari San Francisco$ termasuk

listrik yang digunakan untuk mengo"erasikan trem listrik dan bus. De"artemen !ir regional dan

lokal menyediakan bebera"a dari air minum murni di dunia untuk San Francisco dan negara

bagian tetangga Santa Clara dan San Mateo. dan di)isi !ir Limbah menangani "roses membilasdan "engeringan air secara signi&ikan untuk mengurangi "olusi di teluk San Francisco

dan Samudera Pasi&ik# Misi organisasi ini adalah untuk menyediakan "elanggan yang berada di

San Francisco dan area teluknya dengan kualitas tinggi yang da"at diandalkan$ air yang

terjangkau dan "engolahan air limbah yang e&isien dan bertanggung ja%ab untuk mengelola

sumber daya manusia$ &isik$ dan sumber daya alam

SFPUC di"erkirakan sebagian besar karya%annya 'sekitar +,/( akan "ensiun "ada tahun

+,,0# Dan yang membuat keadaan ini menjadi lebih buruk$ mayoritas "osisinya adalah "osisi

teknis$ yang berarti bah%a "elatihan karya%an baru akan lebih rumit$ dan memelihara

"engetahuan tentang "ekerja "ensiun akan sangat "enting untuk semua bidang Proses bisnis

SFPUC ini#

Untuk menghada"i tren ini$ "erusahaan dan organisasi se"erti SFPUC harus mengatur ulang

kegiatan o"erasi mereka sehingga bah%a s%a" generasi tidak mem"engaruhi kemam"uan

7/26/2019 San Francisco Public Utilities Commission

2/4

o"erasional mereka di dekade mendatang# Secara khusus$ organisasi membutuhkan cara untuk

mentran&er "engetahuan karya%annya yang akan "ensiun secara e&isien dan hemat biaya$ dan

kemudian dikomunikasikan untuk karya%an generasi berikutnya# Dua tantangan utama yang

dihada"i SFPUC bagaimana berhasil menangka"$ mengelola$ dan mentrans&er "engetahuan ini$

dan mem"ertahankan keandalan dan akuntabilitas meski"un gelombang besar "ekerja baru#

SFPUC menghada"i tantangan ini dengan menera"kan manajemen "roses bisnis 'BPM( dan

solusi alur kerja dari nter&acing Technologies Cor"oration untuk mendorong u"aya "erubahan di

seluruh organisasi# Sistem yang disebut Proses Ke%irausahaan Pusat$ atau 1PC$ mengelola

retensi "engetahuan dan meneta"kan cara2cara baru berkolaborasi$ berbagi in&ormasi$ dan

mende&inisikan "eran dan tanggung ja%ab# SFPUC melihat "ensiun 3baby boomer4 sebagai

kesem"atan untuk menera"kan struktur yang akan meringankan masalah seru"a di masa

mendatang# Dengan 1PC$ SFPUC akan mam"u menjaga kontinuitas dari karya%an senior

terhada" karya%an baru akan lebih mudah# SFPUC mengangga" bah%a sistem akan ber"engaruh

terhada" semua em"at di)isi utama$ membantu untuk menstandarkan "roses umum di bebera"a

de"artemen$ dan bah%a hal itu akan mudah untuk digunakan dan melatih karya%an#

1PC berusaha untuk mengidenti&ikasi "roses umum$ yang disebut 5Crosso)er kerja$5 oleh

"emetaan "roses bisnis di masing2masing de"artemen# 1PC adalah unik di antara

BPM "enyedia so&t%are dalam re"resentasi )isualnya dari "roses ini# Menggunakan diagram alir

diakses melalui 6eb Portal dengan jelas menggambarkan &ungsi yang dilakukan oleh masing2

masing de"artemen$ SFPUC mam"u mengidenti&ikasi tugas berlebihan dan tidak e&isien

dilakukan oleh bebera"a de"artemen# ni solusi berorientasi )isual untuk mengo"timalkan "roses

bisnis dengan menyediakan teknologi cerdas untuk keduanya karya%an baru dan karya%an yang

akan "ension#

Sebelum "erbaikan BPM$ karya%an SFPUC memiliki sedikit insenti& untuk

berbagi in&ormasi "roses bisnis# Peraturan lingkungan baru yang sulit

untuk dikomunikasikan# Proses "emeriksaan tertentu yang dilakukan secara teratur$ kadang2

kadang sebagai in&re7uently utuk setia" 8 sam"ai 98 tahun#Pengetahuan sangat berharga dalam

"elaksanakan "roses ini$ karena karya%an baru akan memiliki cara untuk menyelesaikan tugas

ini tan"a dokumentasi yang te"at dan "engetahuan "roses# SFPUC membutuhkan cara untuk

dengan mudah menemukan "engetahuan tentang "roses yang dilakukan setia" hari setia" 98

7/26/2019 San Francisco Public Utilities Commission

3/4

tahun$ dan a"a lagi$ "engetahuan yang harus ter u" date sehingga karya%an tidak tersandung

in&ormasi usang#

1PC memecahkan masalah tersebut dengan menci"takan "erintah kerja yang ditujukan

untuk semua tugas yang dilakukan dalam organisasi$ mende&inisikan "eran karya%an dan

tanggung ja%ab untuk masing2masing# Misalnya$ aliran "erintah kerja untuk SFPUC di)isi air

limbah ditam"ilkan setia" langkah dalam "roses )isual$ dengan link ke manual

menggambarkan bagaimana untuk menyelesaikan tugas dan dokumen di"erlukan untuk

menyelesaikannya# 1PC juga diidenti&ikasi sebagai "roses yang using yang sangat cocok untuk

otomatisasi atau jumlah yang berlebihan# Mengotomatisasi dan menghilangkan tugas usang

menghemat bebera"a anggaran dan beban kerja ke"rihatinan SFPUC$ memungkinkan organisasi

untuk mengalihkan sumber daya tambahan untuk "elatihan dan sumber daya manusia #

Manajemen SFPUC telah mengantisi"asi bah%a menghilangkan tugas usang akan

memiliki e&ek tambahan menjaga kenyamanan karya%an$ yang akan membantu kinerja SFPUC

ini dengan menunda "ensiun dari karya%an aenior dan meningkatkan kemungkinan

bah%a karya%an baru tinggal di "erusahaan# 1PC mem"erbolehkan karya%an untuk

memberikan um"an balik tentang berbagai tugas$ membantu untuk mengidenti&ikasikan tugas

yang "aling banyak tidak disukai#Misalnya$ "roses untuk "enggantian biaya "erjalanan

digambarkan secara "anjang$ sangat "adat karya$ dan bernilai untuk %arga San Francisco# Untuk

mem"eroleh kembali biaya "erjalanan$ karya%an harus mencetak &ormulir$ melengka"inya

dengan tulis tangan disertai dengan tanda bukti "enerimaan "erjalanan dan menyerahkannya ke

su"er)isor$ yang kemudian harus secara manual dire)ie% dan disetujui setia" item

dan mengirimkannya untuk tiga tingkat "ersetujuan tambahan# Baru kemudian controller di)isi

menyetujuinya#

Untuk mengatasi kebutuhan ini untuk berbagi in&ormasi dan membuat dokumen yang

tersedia di seluruh organisasi$ SFPUC mula menggunakan %iki$ ta"i dokumen tidak memiliki

berbagai tingkat rele)ansi# n&ormasi "enting yang berkaitan dengan tugas sehari2hari untuk

mengambil jumlah dalam %aktu yang sama untuk menemukan in&ormasi berkaitan dengan

ins"eksi yang dilakukan setia" 98 tahun# 1PC mengijinkan "engguna untuk meneta"kan

tingkat rele)ansi untuk tugas dan mengidenti&ikasi in&ormasi "enting yang sedang dicari

karya%an# Sebagai contoh$ karya%an SFPUC harus mematuhi berbagai "eraturan "eri:inan

untukstandar kualitas air dan udara# Kurangnya kesadaran standar ini sering menyebabkan

7/26/2019 San Francisco Public Utilities Commission

4/4

"elanggaran yang disengaja# !lat BPM membantu "engguna meneta"kan risiko untuk berbagai

tugas sehingga ketika karya%an menanyakan in&ormasi$ "eraturan yang rele)an ditam"ilkan

bersama dengan dokumen yang diminta#

denti&ikasi "ara ahli "ada mata "elajaran tertentu untuk "roses mission2critical sering

menantang ketika mengkom"ilasi in&ormasi "ada "roses bisnis di seluruh "erusahaan# SFPUC

mengantisi"asi hal ini$ menggunakan 1PC untuk memecah "engetahuan "roses skala besar

menjadi "otongan2"otongan lebih mudah dikelola$ yang memungkinkan lebih banyak "engguna

untuk berkontribusi dalam in&ormasi# Pengguna enggan untuk membeli ke im"lementasi BPM

"ada a%alnya$ teta"i "eningkatan manajemen ditandai dengan cara yang mengundang karya%an

untuk berbagi "ikiran mereka tentang "roses "aling &a)orit mereka dan menyumbangkan

"engetahuan mereka#

Produk akhir dari "erombakan manajemen "engetahuan mengambil bentuk 5"engetahuan

dasar elektronik ter"usat$5 yang menam"ilkan gra&is langkah "enting tugas masing2masing dan

menggunakan )ideo untuk mengum"ulkan in&ormasi dan menunjukkan "ekerjaan yang

dilakukan# Karya%an baru dengan ce"at menjadi yakin bah%a mereka bisa melakukan tugas2

tugas tertentu karena )ideo ini# ;asil keseluruhan dari "royek ini adalah sangat "ositi 1PC

membantu SFPUC mengambil data dan "engetahuan indi)idu 3baby boomers4 dan

mengubahnya menjadi in&ormasi yang da"at digunakan dan ditindaklanjuti dengan mudah

berbagikannya ke seluruh "erusahaan# SFPUC memiliki anggaran jauh diba%ah organisasi

"emerintah lainnya yang sebanding#

Proses "engetahuan baru SFPUC ini membuat banyak kegiatan yang lebih "a"erless$

mengurangi biaya cetak$ %aktu untuk mendistribusikan dokumen$ dan ruang yang dibutuhkan

untuk "enyim"anan dokumen# !kan "a"erless juga didukung misi organisasi untuk menjadi

lebih bertanggung ja%ab terhada" lingkungan# Penambahan teknologi )ideo untuk "eta

membantu "roses karya%an melihat bagaimana mereka bisa mengurangi "raktik konsumsi energi

dan biaya listrik# Dengan mengotomatisasi dan mendesain ulang "roses "enggantian baiya

"erjalanan yang dijelaskan sebelumnya$ SFPUC mengurangi %aktu untuk mem"roses

"ermintaan "enggantian karya%an sebanyak 8, "ersen#