Dr. Kerem Kseolu

Tesuji Consulting

4/3/2008

Temel DMS Kurulumu

Table of Contents Kapsam ............................................................................................................................................... 3

Kavram / Terimler .......................................................................................................................... 3

Standart DMS Sreci Nasl ler .................................................................................................. 4

Ek Alanlar ........................................................................................................................................... 5

Dkman Listeleri .......................................................................................................................... 5

Uyarlama ............................................................................................................................................ 6 Control Data Define Document Types ................................................................................................ 6

Define Document Types ...................................................................................................................... 6 Define Language-Dependent Descriptions .......................................................................................... 8 Define Document Status ...................................................................................................................... 8 Display Language-Dependent Document Statuses ............................................................................. 9 Define Object Links .............................................................................................................................. 9

General Data Define Data Carrier .................................................................................................... 10 Define Data Carrier Type Server, Front End ................................................................................... 10 Define Servers and Files or Folders .................................................................................................... 10 Define Mount Points / Logical Drive .................................................................................................. 10 Identify Frontend Computers ............................................................................................................ 10

General Data Define Workstation Application ................................................................................. 11 Define Workstation Application In Network ..................................................................................... 11

Dier Noktalar ............................................................................................................................... 11

nemli Tablolar ............................................................................................................................ 11 DRAW .................................................................................................................................................... 11 DRAT ..................................................................................................................................................... 12 DRAD ..................................................................................................................................................... 12 AUSP ...................................................................................................................................................... 12 CABN ..................................................................................................................................................... 12

Yetkilendirme ................................................................................................................................ 13

Yardmc Fonksiyonlar ............................................................................................................... 14

Hatalar ve zmler .................................................................................................................... 14 Function Module /BEV3/CHDVS_BW_USER_EXIT does not exist ......................................................... 14

Kapsam Bu dokman, basit bir dkman ynetimi sisteminin nasl kurulacan adm adm aklar.

Kavram / Terimler DMSdeki yanl anlalmalarn byk bir ksm, modl erevesindeki teknik terimlerin yanl ve(ya) birbiri yerine kullanlmasndan kaynaklanmaktadr. Bu yzden, bu blmde terimler net bir ekilde aklanacaktr.

Dosya: Bir bilgisayar zerinde bulunan fiziksel dosyaya verilen addr. rnein; My Documents\RMK\DMS\PS\062 claim status.xls adndaki fiziksel nesne, dosya diye nitelendirilir.

Dkman: Ortak uygulama sunucusu zerinde bulunan bir dosyann DMS ortamnda etiketlenmi haline verilen addr. rnein; \\175.12.60.51\SAPPaylasim\teknik001.pdf dosyas iin SAPde yaratlan karlk, bir dkmandr. Yani; paylalacak olan her bir dosya karlnda, SAP ortamnda bir dkman yaratlr.

Belge: DMS ile dorudan bir ilgisi olmamasna ramen, terim olarak aklanmas gereken bir dier kavram da belgedir. Dosya anlamnda fiziksel bir karl olmayp, SAP veritabannda saklanan sanal evraklara belge ad verilmektedir. FI modlnn faturas, SD modlnn teklif & siparii ve MM modlnn malzeme belgesi, tipik belge rnekleridir.

Standart DMS Sreci Nasl ler ADIM 1: Dosyann yaratlmas. Bu admda, fiziksel dosya yaratlr ve nceden belirlenmi ortak alandaki doru dizine Windows ortamnda kopyalanr.

ADIM 2: Dkmann yaratlmas. Bu admda, SAP ortamnda yeni bir dkman yaratlr1 ve ilgili dosya bu dkmana atanr.

ADIM 3: Dkmann atanmas. Bu admda, ilgili nesne (teklif, sipari, malzeme, proje, vs) alr ve ilgili men kullanlarak dkmanla nesnenin ilikisi salanr.

zetle, DMS erevesindeki balant sras u ekildedir:

DOSYA DKMAN BELGE / NESNE

1 Bu ilem, CV01N ilem kodundan yaplr

Ek Alanlar DMS erevesinde, dkman tipleri baznda saklanmak istenen ek bilgiler iin ek alanlar yaratlabilir. Bu i iin;

1. Her bir ek alan iin bir karakteristik yaratlr (CT04) 2. Karakteristikler bir snf ierisinde toplanr (CL02) 3. Sz konusu snf, ilgili dkman tipine balanr

Bu admlar izlendiinde, sz konusu dkman tipine sahip bir dkman ierisinde belirlenen ek bilgiler saklanabilir. Bu ek bilgiler SAP zerinde saklanacak olup, fiziksel dosya ile ilgileri yoktur.

Dkman Listeleri Bir belge / nesneye bakldnda, atanm olan btn dkmanlar topluca grlebilir. Ayn liste zerinde, dkmanlarn btn versiyonlarn veya sadece yrrlkteki versiyonlar grntlemek de mmkndr.

Uyarlama Dkman ynetimine ait uyarlamalar, SPRO ekrannn Cross-Application Components Document Management mens altnda yer almaktadr.

Control Data Define Document Types Bu ekran ierisinde, DMSe konu olan dkman tipleri tanmlanmaktadr.

Define Document Types Aada, sistemde uyarlanabilecek rnek dkman tipleri iermektedir:

Szleme tasla Teknik dkman Mteri artnamesi

Burada yaratlan bir dkman tipine ift tklanarak, detaylar deitirilebilir.

Bu ekran zerindeki nemli alanlar, u anlama gelmektedir:

Attributes o Status Switch: Burann tklanmas; dkman zerindeki bir alan deitiinde

dkman durumunun da deimesine yol aar. o Version Assignment: Bu kutucuk tklanrsa, dkman versiyon numaralar otomatik

olarak atanacaktr. Tklanmas tavsiye edilir. o Number Assignment: Bu alan, dkmanlara hangi mantkla numara atamas

yaplacan belirler. Internal Assignment SAPnin otomatik numara vermesini,

External Assignment ise kullancnn elle numara vermesini ngrr. Basit bir kurulumda Only Internal Assignment (1) seeneinin girilmesi uygundur.

o Internal Number Range: SAPnin hangi numara aralndan say atamas yapacan belirler.

o Default WS Application: Sz konusu dkman tipinin hangi uygulama ile alabileceini belirler (Word, Excel, Acrobat, vs)

Field Selection o Class Data: (-) Suppress Field o Hierarchy: (-)Suppress Field o Document Status: (.) Optional Entry o Document Description: (+) Required Entry o Person Responsible: (.) Optional Entry o Authorization Group: (-) Suppress Field o Lab/Office: (-) Suppress Field o Change Number: (-) Suppress Field o CAD Indicator: (-) Suppress Field o Superior Document: (-) Suppress Field o WS Application 1: (*) Display Field o WS Application 2: (-) Suppress Field o CM Relevance: (-) Suppress Field

Define Language-Dependent Descriptions Bu ekrana, belge trnn deiik diller baznda aklamalar girilir.

Define Document Status Bu ekrana, dkman statleri girilir. Bir dkmann Hazr, leniyor, Taslak gibi statleri olabilir. Hazr statlerden W7 (Released) ve IA (In Work) kullanlabilir.

Bu statlerin birine Released Indicator tkn atmay unutmayn. Bu tk, dkmann son haline geldiini ve serbest brakldn ifade eder. Eer tek bir statnz varsa, bu statde Released Indicator tk olsun.

Eer bir dosya yklenir yklenmez hemen SAP veritabannda saklansn istiyorsanz, dkman trne aadaki ayarlara sahip tek bir stat atayabilirsiniz.

Display Language-Dependent Document Statuses Dkman statlerine ait metinlerin deiik diller baznda girildii ekrandr.

Define Object Links Sz konusu dkman tipinin hangi standart nesnelerin (SAT belgesi, PYP esi, vs) arkasna balanabilecei burada tanmlanr. Herhangi bir nesne tipi seildiinde, ilgili ekran kodu otomatik gelecektir; bu deeri deitirmeyin. Bu ekrandaki dier kutucuklar bo kalabilir.

Buradaki ekran numaralar, CV130 adl ilev grubundan gelmektedir. Merak ederseniz, SE80den bakabilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta udur: rnein; IMAVa istinaden 1238 numaral

ekran buldunuz diyelim. Bu durumda, uyarlamaya girmeniz gereken ekran numaras 238 olacaktr (1238 1000 = 238).

General Data Define Data Carrier Bu ekranda, dosyalarn saklanaca sunucu(lar) tanmlanmaktadr. Basit bir konfigrasyonda, bu ekrann sadece 3 alanyla ilgileniyor olacaz.

Define Data Carrier Type Server, Front End Bu blmde, Dummy herhangi bir kayt yaratlmas yeterlidir. Path ksmna herhangi birey yazlmasna gerek yoktur.

Define Servers and Files or Folders Bu blmde, Dummy herhangi bir kayt yaratlmas yeterlidir.

Define Mount Points / Logical Drive Bu blmde, daha nce yaratlan girie karlk dosyalarn fiziksel olarak duraca sunucunun adresi girilmelidir.

Identify Frontend Computers Bu blmde, yukardaki Default Entry dmesine tklayarak DEFAULT diye bir kayt yaratlmas yeterlidir.

General Data Define Workstation Application Bu admda, eitli dosya formatlarnn hangi uygulamalar ile alacan uyarlayabilirsiniz.

Define Workstation Application In Network Bu admda, sada seilen dosya trnn hangi program ile View / Change edilebileceini tanmlyoruz. Aada, TXT tr iin yaplm rnek bir uyarlama grebilirsiniz.

Dier Noktalar SAP, dosyalar harici bir uygulama sunucusunda saklamak yerine dorudan doruya veritabannda da saklayabilmektedir. Ancak bu yntem, veritabannn gereksiz yere bymesine yol aar ve leklendirme / performans anlamnda olumsuz etkilere sahiptir. Bu sebeple, veritabannda dosya saklama yntemi tercih edilmemelidir.

nemli Tablolar

DRAW Dokman ana veri tablosudur. nemli alanlar:

DOKAR: Dkman tr DOKNR: Dkman numaras DOKVR: Dkman versiyonu DOKST: Dkman durumu DTTRG: Veri deiim ortam DAPPL: istasyonu uygulamas ADATUM: kt tarihi

DRAT Dkman metinlerini saklayan tablodur. nemli alanlar:

DKTXT_UC: Uzun metine ait ilk satr

Balant ekli:

Drat~dokar = draw~dokar Drat~doknr = draw~doknr Drat~dokvr = draw~dokvr Drat~doktl = draw~doktl Drat~spras = sy-langu

DRAD Dkman nesne balantlarn saklar. nemli alanlar:

DOKOB: Dkmann baland nesnenin tipi (rnek: PRPS) OBJKY: Dkmann baland nesnenin numaras (rnek: Proje kodu)

Balant ekli:

Drad~dokar = draw~dokar Drad~doknr = draw~doknr Drad~dokvr = draw~dokvr Drad~doktl = draw~doktl Drad~dokob = [ilgili nesne tipi] Drad~objky = [ilgili nesne kodu]

AUSP Karakteristik deerlerini saklar. nemli alanlar:

OBJEK: Nesne anahtar ATINN: Karakteristik kodu

Balant ekli:

Ausp~objek = [draw~doknr + draw~dokvr + draw~doktl] Ausp~atinn = [karakteristik kodu]

CABN Karakteristik metinlerini saklar. nemli alanlar:

ATNAM: Karakteristik metni

Balant ekli:

Cabn~atinn = ausp~atinn

Yetkilendirme DMS standartlar gerei, dosyalarn belirlenen bir dosya sunucusu zerinde saklanmas gerekecektir. Bu sunucudaki dizinlerin (Windows / Active Directory) yetkilendirmesinin yaplmas zaten gerekmektedir. Bu erevede, hangi Active Directory kullancsnn hangi dizin zerinde okuma / yazma yetkisi olduu bellidir ve gerekli izinler bu erevede dzenlenmitir.

Basit bir DMS konfigrasyonunda; Windows seviyesinde mevcut olan bu yetkilendirmenin tesinde, SAP tarafnda DMS iin herhangi bir ek yetkilendirme ilemine gerek yoktur. Zira DMS, dosyalar SAP araclyla okuyup yazma ilevine sahip deildir. DMSin ilevi; belli bir dizinde yl halde duran dosyalar etiketlemek, (sipari, proje esi gibi) belli nesneler ile balantlar salamak ve eriim, versiyonlama gibi ilevleri dzenlemektir.

DMS araclyla Open Document komutu verildiinde SAP araclyla herhangi bir ilem yrtlmez. Bunun yerine, Windows seviyesinde ShellExecute tarz bir ilem yrtlr ve sz konusu dosya Windows seviyesinde arlr. Bu yzden; dkman eriim yetkileri, Windows ortamndaki dosya yetkilendirmesine baldr.

Bir dizin zerinde hibir yetkisi olmayan bir kullanc, SAP ortamnda da sz konusu dizinde yeni bir dosya (dolaysyla dkman) yaratamaz / dizindeki dosyalar (dolaysyla dkmanlar) okuyamaz. Sadece okuma yetkisi olan bir kullanc, SAP araclyla dizindeki dosyalar okuyabilir ama yeni dosya yaratamaz. Hem okuma hem de yazma yetkisi olan biri ise, SAP araclyla da dosyalar hem okuyabilir hem de yazabilir.

Sonu olarak; ortak dosya dizinleri zerinde Windows seviyesinde yetkilendirme ilemleri (zaten) yaplmtr. Bunun tesinde bir yetkilendirme ilemine gerek yoktur.

Yardmc Fonksiyonlar DMS sistemindeki dosyalarn kullancnn bilgisayarna, sunucuya veya bir Internal Tablea indirilmesi sz konusu olduunda, CV120_DOC_CHECKOUT_TO_* fonksiyonlar kullanlabilir.

CV120_DOC_CHECKOUT_TO_CLIENT : Dosyay kullancnn bilgisayarna indirir CV120_DOC_CHECKOUT_TO_SERVER : Dosyay uygulama sunucusundaki bir dizine indirir CV120_DOC_CHECKOUT_TO_TABLE : Dosyay Internal Tablea indirir (Binary)

Hatalar ve zmler

Function Module /BEV3/CHDVS_BW_USER_EXIT does not exist CV01N ilem kodunda yeni bir dkman eklemek istediinizde aadaki mesaj alabilirsiniz:

Dokman eklerken lk halini a butonu yerine lk halini yarat butonunu kullanrsanz bu sorun ortadan kalkacaktr.