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Schüleraustausch: Zertifizierung durch RI Inhalt - 1 -. Zertifizierung – Warum? Status Zertifizierung Grundlagen Organisation Grundlegende Anforderungen von RI Haftpflichtversicherung Körperschaft öffentlichen Rechts: Rotary Jugenddienst e.V Schutz der Programmteilnehmer. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RI
Inhalt - 1 -
• Zertifizierung – Warum?• Status Zertifizierung• Grundlagen• Organisation• Grundlegende Anforderungen von RI
Haftpflichtversicherung Körperschaft öffentlichen Rechts: Rotary Jugenddienst e.V Schutz der Programmteilnehmer
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RI
Inhalt - 2 -
• Pflichten des Clubs Überblick Auswahl der Beteiligten Ausbildung und Qualifikation Sonstige Pflichten Dokumentation – die Austauschtabelle
• Pflichten des Distrikts• Rotary International
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Wir sind dabei, weil es Sinn macht.
• Arbeitserleichterung• Qualitätssicherung• Standardisierung• Imagefaktor
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIWarum?
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Papier ist geduldig. Zertifizierung leben! Streben nach Qualität ist ein stetiger Prozess.1. Handeln2. Kontrollieren3. Verbessern4. Besser und bewußter Handeln…Das Bewusstsein aller Beteiligtenist entscheidend für die Qualität.
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIWarum?
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454 Distrikte sind zertifiziert76 Distrikte sind nicht zertifiziert
Alle deutschen Distrikte sind zertifiziert. Nicht zertifizierte Distrikte und Clubsscheiden aus dem Austausch aus.
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIStatus weltweit
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• Seit 30.Juni 2006 ist Distrikt 1900 zertifiziert.• 62 (von 77) Clubs im Distrikt 1900 sind zertifiziert.• Die Zertifizierung jedes Clubs erlischt automatisch am
31.10 jeden Jahres, wenn sie nicht zuvor erneuert wurde.
• nicht zertifizierte Clubs verlieren den Zugang zur Datenbank von RJD
• Zugang mit Identifikation + Passwort ist Eintrittskarte zum Erstellen von Bewerbungen
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIStatus Distrikt 1900
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Grundlagen:YEX Handbook 746 EN
(Herausgeber: Rotary International = RI)Deutsches Programmhandbuch YEX
(Herausgeber: Rotary Jugenddienst Deutschland)
Siehewww.rotary1900.de/schueleraustausch
Info für - Jugenddienst - Programmhandbuch
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIGrundlagen
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Deutscher Multidistrikt
RotaryJugenddienstDeutschland
e.V. =RJD
RI
Sponsor-Club
Sponsor-Distrikt
Bewerber
Ausländischer Multidistrikt
Gast-Distrikt
Gast-Club
AusländischerTrägerverein
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIOrganisation
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• Haftpflichtversicherung muss alle Aktiven schützen
• Körperschaft öffentlichen Rechts muss Austauschprogramme durchführen
• Rotary Codes of Policies 2.110 und 41.080 zum Schutz der Programmteilnehmer
müssen installiert sein Programm-Handbuch A, Anlage 1
Schüleraustausch:Zertifizierung durch RIGrundlegende Anforderungen
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Grundlegende Anforderungen von RI
Haftpflichtversicherung von RJDfür alle Amtsträger
• Umfang und Bedingungen siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für – Jugenddienst – Versicherung – Versicherung für Amtsträger und
Versicherungsschein LVM• Knackpunkt: Die Versicherung schützt nur, wenn
der betroffene Verantwortliche die Regeln eingehalten hat.
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Grundlegende Anforderungen von RI
Unsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:
Rotary Jugenddienst e.V.
Vereinszweck:• Durchführung aller
Austauschprogramme• Versicherung der Amtsträger• Öffentlichkeitsarbeit auf
nationaler Ebene• Programme, Richtlinien,
Handbücher ausarbeiten und verteilen
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Vorstand: 3 PersonenAmtszeit 3 Jahre Wiederwahl max. 1 mal Beirat: 3 Personen Aus dem GovernorratMitgliederversammlung:Stimmrecht hat Clubpräsident (übertragbar)
Grundlegende Anforderungen von RI
Unsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:
Rotary Jugenddienst e.V.Struktur
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Gesamtvorstand:1 Vorsitzender + 1 Stellvertreter1 Schatzmeister14 Distrikt-Jugenddienstbeauftragte1 Beauftragter des Deutschen Governorrates für Jugenddienst18 Personen
Grundlegende Anforderungen von RI
Unsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:
Rotary Jugenddienst e.V.Struktur
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Mitglieder werden auf Wunsch durch Beitritt: • jeder Rotary Club in
Deutschland• Jeder deutsche Rotarier
Grundlegende Anforderungen von RI
Unsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:
Rotary Jugenddienst e.V.Mitglieder
• Beitrittsformulare hier oder siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch/06_infos/FormBeitrittVereinJD.pdf
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Der Verein ist alleiniger Austauschträger.Gehen Sie voran.
Machen Sie mit alsPersönliches Mitglied!
Grundlegende Anforderungen von RI
Unsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:
Rotary Jugenddienst e.V.Mitglieder
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Ihre Beitritterklärung heute: Ein PIN Rotary D1900 für Sie!
Grundlegende Anforderungen von RI
Unsere Körperschaft des öffentlichen Rechts ist:
Rotary Jugenddienst e.V.Mitglieder
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Folgende Ansprechpartner müssen jederzeit telefonisch erreichbar sein:• Counselor• Jugenddienst• Clubpräsident• Distrikt-Inboundbeauftragter und• Mindestens 1 weiblicher und 1 männlicher Berater
außerhalb von Rotary
Programm-Handbuch A, Anlage 1
Grundlegende Anforderungen von RI
Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds
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Jeder Verantwortliche (Counselor, Jugenddienst, Club-präsident, Distrikt-Inboundbeauftragter) muss kennen:
• Organisationsstruktur• Risikomanagement• Notfallprozeduren• Verantwortlichkeiten• Zuständigkeiten• Kommunikationsregeln• Termine
Programm-Handbuch A, Anlage 3
Grundlegende Anforderungen von RI
Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds
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Jeder Inbound braucht exklusiv für sich1 eigenen qualifizierten Counselor.• Der Counselor darf für seinen Inbound zu keiner Zeit
eine der folgenden Funktionen ausüben: Gastvater/Gastmutter, Jugenddienstleiter, Präsident oder Lehrer
• Jeder Counselor muss vor Beginn seiner Tätigkeit ein Counselor-Seminar des Distrikts besucht haben. Das Zertifikat erlischt 3 Jahre nach Besuch des Seminars, wenn es nicht zuvor erneuert wurde.
Grundlegende Anforderungen von RI
Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
Genügend Counselors• Jeder Club kann maximal nur so viele Outbounds
nominieren, wie er über Counselors verfügt.• Deren Zertifikate müssen bis zur Abreise des Ihnen
anvertrauten Inbound gültig sein.• Eine Kopie des zugehörigen Counselor-Zertifikates ist
jeder Bewerbung beizufügen.• Mehr Info siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für -
Counselor Leitfaden Counselor Inboundbetreuung und
Risikomanagement
Grundlegende Anforderungen von RI
Schutz der ProgrammteilnehmerInbounds
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• www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für Jugenddienst – Bewerbungsverfahren – „Verpflichtungserklärung Rotary Clubs D1900“
• Komplett ausgefüllt und unterschrieben von 4 Vertretern des Clubs ist sie Bestandteil jeder Bewerbung
Pflichten des Clubs
ÜberblickVerpflichtungserklärungRotary Clubs D1900
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Pflichten des Clubs
Überblick Rolle des Clubjugenddienstes
Clubjugenddienst
Inbound 1
Gast-familie 1
Gast-familie 2
Gast-familie 3Inbound 2
Inbound 3
Counselor 1
Counselor 2
Counselor 3
SchuleDirektor
KlassenlehrerPatenschlüler
ClubPräsident
SchatzmeisterVortragswart
Kranken-versicherung
Distrikt Rotex 1900
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• Sorgfältige Auswahl der Outbounds • Intensive Interviews der Gastfamilien mit allen
Familienangehörigen durch zwei Rotarier• Betreuung und Vernetzung der Inbounds mit
Club, Schule, Gastfamilien und Counselors• Melden von schwerem Unfall, Abbruch oder
sexuellem Missbrauch sofort an Distrikt. • Meldung muss nach 72 Stunden bei RI sein.
Pflichten des Clubs
Überblick Grundsätzliches
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Die Clubsekretäre sollen ihre neuen Amtsträger bis Januar dem Distrikt über ROCAS mitgeteilt haben, damit der Distrikt Einladungen zustellen kann.Außerplanmäßige Wechsel von Jugenddienst,Counselors oder Gastfamilien sind sofortdem Distrikt mitzuteilen.Alle Anforderungen zur Qualifizierung gelten füreingesprungene Aktive uneingeschränkt.
Pflichten des Clubs
Auswahl der BeteiligtenKommunikation mit den Distrikt
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Jeder Inbound braucht 3 Gastfamilien • 2 Rotarier besuchen jede Gastfamilie in deren Wohnung
und sprechen mit allen Mitgliedern der Familie • für jede Gastfamilie werden der Fragebogen Gastfamilie
und die daraus erstellten Interview-Protokolle bereits mit der Bewerbung des Outbound im Oktober eingereicht,
• ebenso die von den Gasteltern erstellten Informationsbogen Gasteltern = Seite 15 + 16 der Bewerbung
Pflichten des Clubs
Auswahl der BeteiligtenGastfamilien
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
Mit der Nominierung eines Outbound sendet der Club dem Distrikt bis 31. Oktober zeitgleich die Bewerbung mit
• 3 Gastfamilienbögen + Interviewprotokollen• Verpflichtungserklärung auf Zertifizierung (=
„Verpflichtungserklärung Rotary Club“)• Komplette Austauschtabelle (siehe unten)
Unvollständige Bewerbungen können vom Distrikt nicht bearbeitet werden.
Pflichten des Clubs
Auswahl der BeteiligtenDokumentation
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Pflichten des Clubs
Ausbildung der BeteiligtenJugenddienst
Jeder neue Jugenddienstleiter muss vor Beginn seiner Tätigkeit am 1. Juli an einem Seminar für neue Jugenddienstleiter teilnehmen.Diese finden stets im Frühjahr statt. Siehewww.rotary1900.de/schueleraustausch - TermineDie Dauer beträgt mindestens 6 Stunden.Eine Vertretung durch andere ist für neue Jugenddienstleiter nicht möglich.
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Alternative Erfüllung der Präsenzpflichtfür erfahrene Jugenddienstleiter:Der Jugenddienstleiter kann sich beimJugenddienst-Seminar von einem/rFreund/in aus dem eigenen Club vertretenLassen, wenn er bereits länger als 3 Jahre amtiert.
Pflichten des Clubs
Ausbildung der BeteiligtenJugenddienst
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1 Seminar in jedem Kalenderjahr für alle Aktiven vor dem 31.10. ist Pflicht für:•Distriktbeauftragte• alle Club -Jugenddienstleiter• alle Gasteltern• alle Rotex-Mitglieder• alle Betreuer
(Ersatztermin in anderem Distrikt ist möglich)
Pflichten des Clubs
Ausbildung der BeteiligtenAlle Beteiligten
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4 für Outbounds3 für Jugenddienst2 für Counselors 1 für Inbounds
10 Seminare jährlich – ein reiches Angebot An vielen Orten im Distrikt siehe
www.rotary1900.de/schueleraustausch - Termine
Pflichten des Clubs
Ausbildung der BeteiligtenAlle Beteiligten
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• Aufnahmegarantie der Schule für den Inbound (= Schulvereinbarung) wird schon im Oktober Bestandteil der Bewerbung des Outbound
• 85,- € / Monat Taschengeld garantiert der Club• jedem Inbound• Archivieren der Unterlagen mindestens 5 Jahre nach
Austauschende (z.B. Bewerbungen, Interview-Protokolle, Austauschtabellen, Schriftverkehr)
• PR mit Distrikt abstimmen
Pflichten des Clubs
Sonstige Pflichten
Rotary Distrikt 1900 - Jugenddienst
Anwendungen• Orientierung für den Inbound• Clubinterne Organisation• Kommunikation Club-Distrikt• Distriktarbeit• Dokumentation• Archiv - 5 Jahre nach Ende des Austauschs
aufbewahren
Pflichten des Clubs
DokumentationDie Austauschtabelle
Rotary Distrikt 1900 - Jugenddienst
Pflichten des Clubs
DokumentationDie Austauschtabelle
Rotary Distrikt 1900 - Jugenddienst
Technische Voraussetzungen• Software MS Excel: • E-Mail-Programm• Speichern als EXCEL 2003 Dokument“
mit Clubname, Austauschjahr undDateiendung .xls z.B. „Hamm-2011-12.xls“
Pflichten des Clubs
DokumentationDie Austauschtabelle
Rotary Distrikt 1900 - Jugenddienst
• Nachweis, dass Ihr Club die Aufnahme und Betreuung des/der Inbounds im Voraus umfassend organisiert hat und damit die Anforderungen der Zertifizierung erfüllt
• Vorbedingung dafür, dass Bewerbungen von Outbounds bearbeitet werden können.
• Basis der neuen Austauschtabelle des Folgejahres, da viele Angaben unverändert bleiben werden
Pflichten des Clubs
DokumentationDie AustauschtabelleZiele 1
Rotary Distrikt 1900 - Jugenddienst
• Die effektive Kommunikationsplattform für alle Beteiligten im Austausch
• Ihr Adressbuch• Ihr Telefonregister• Ihr E-Mail-Verteiler für die Kommunikation
innerhalb des Clubs• Über die Homepages Anbindung der
Inbounds an Club, Distrikt und Rotex
Pflichten des Clubs
DokumentationDie AustauschtabelleZiele 2
Rotary Distrikt 1900 - Jugenddienst
• Hilfe bei der PR-und Pressearbeit • Organisationsplan für die perfekte Betreuung
Ihrer Inbounds• Umzugs- bzw. Belegungsplan für Ihre
Gastfamilien und • Nachweis der vorgeschriebenen
Ansprechpartner innerhalb und außerhalb von Rotary
Pflichten des Clubs
DokumentationDie AustauschtabelleZiele 3
Rotary Distrikt 1900 - Jugenddienst
Pflichten des Clubs
DokumentationDie Austauschtabelle
verwaltet der Jugenddienstleiter• Sofort verfügbar auf dem Desktop seines PC,
Laptop und/oder Smartphone• bei Änderungen stets aktualisiert• verteilt aktualisierte Fassungen umgehend per
Rundmail mittels der Adressen aus der Austauschtabelle selbst an alle in Club und Distrikt als E-Mail-Anhang
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
• Vorstellung der Programme in Clubs• Koordination der Öffentlichkeitsarbeit• Unterstützung der Clubs• Anforderungen von RI in Clubs umsetzen• Organisation der Seminare• Berichte an RI: Statistik einmal jährlich• Abbrüche und Missbrauch sofort melden
Pflichten des Distrikts
Umsetzung der Anforderungen der Zertifizierung in den Clubs
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
• Jährlicher Nachweis der Voraussetzungen• Jährlich neuer Antrag des Distriktes an RI mit
Unterschriften des Governors und des YEX-Chairman siehe www.rotary1900.de/schueleraustausch - Info für - Jugenddienst – Zertifizierung – Zertifizierungsantrag…
Pflichten des Distrikts
Erneuerungsantrag für Zertifizierung
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
Unser Weg:Eigenverantwortung undEigeninitiative der Clubs
Selbstauskunft GastfamilienbogenInterne Zertifizierungmit Eigenanalyse
Bei uns nicht üblich: Zentralistische
Organisation
KontrollePol.
FührungszeugnisExterne Zertifizierung
mit Auditierung
Pflichten des Distrikts
Leitlinien der Organisationim Distrikt 1900
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
• Zentrale Datenerfassung• Information aller Distrikte (Preconvention,
Rundschreiben, Adressverzeichnisse usw.)
• Richtlinienkompetenz (z.B. Bewerbungsformulare, Regelwerke, Handbücher)
• Überwachung der Aktivitäten der Distrikte• Zertifizierung
Rotary International
Funktionen
Referent: Martin EggertJugenddienst D1900: Vortragsthema
• RI verbietet Austausch mit nicht zertifizierten Distrikten
• Zuwiderhandlung wird von RI durch Entzug der Zertifizierung geahndet.
• Analoges gilt für Clubs.
Rotary International
Sanktionen