scribed procedura intocmirea planului calitatii ver 1 finala

Intocmirea, Aprobarea si Implementarea Planului Calitatii

1.Generalitati

1.1 Scop

Prezenta procedura stabileste modul de intocmire, aprobare si implementare a unui Plan al Calitatii pentru un caz specific .

1.2 Domeniu de aplicare

Procedura se aplica pentru urmatoarele cazuri specifice:-Proiecte;-Procese;-Servicii/Produse;-Contracte;

2.Decriere

In scopul intocmirii,aprobarii si implementarii unui Plan al Calitatii pentru un caz specific urmatoarele etape sunt necesare a fi parcurse:

2.1 Primirea Temei pentru cazul specific;2.2 Stabilirea necesitatii unui Plan al Calitatii si domeniul de aplicare;2.3 Formarea echipei care participa la intocmirea Planului Calitatii;2.4 Alegerea continutului si a formei Planului Calitatii;2.5 Desemnarea responsabilului cu intocmirea si emiterea Planului Calitatii;2.6 Intocmirea Planului Calitatii;2.7 Verificarea si Aprobarea Planului Calitatii;2.8 Implementarea si Monitorizarea Planului Calitatii

2.1 Primirea temei pentru cazul specific In urma aprobarii si lansarii temei pentru cazul specific conform procedurii ……. Directorul General aloca un Program Manager/Project Manager in functie de complexitatea temei.Program Managerul/Project Managerul stabileste organigrama cu disciplinele necesare pentru realizarea temei si aloca resurse pe aceste discipline ( HR, Administrativ, Project Controlling, Engineering, QHSE,etc.)

2.2 Stabilirea necesitatii unui Plan al calitatii si domeniul de aplicare

Verificati Lista Master si asigurati-va ca aceasta este versiunea corecta a documentului,inainte de utilizare

Aprobat : Verificat : Intocmit :

http://excellencemoss.rompetrol.org/rominserv/shared_services/qhse/Documente%20RISQHSE/Project%20Management/Proceduri/RIS%20%5B6.11%5D%20Managementul%20Proiectelor%20Rev4.pdf

Intocmirea, Aprobarea si Implementarea Planului Calitatii 2.2.1 PrM/PM impreuna cu Managerul QHSE (numit ptr cazul specific) stabileste

necesitatea unui Plan al Calitatii luand in considerare urmatoarele aspecte, dar fara a se limita doar la acestea:

- nevoia de a demonstra capabilitatea de a indeplini cerintele clientului, legale sau reglementate- pentru a arata cum se aplica SMC-ul organizatiei unui caz specific;- pentru a demonstra intern/extern cum se vor indeplini cerintele calitatii;- pentru a optimiza utilizarea resurselor în îndeplinirea obiectivelor calităţii;- pentru a minimiza riscul de a nu îndeplini cerinţele calităţii;- pentru a fi utilizat ca bază pentru monitorizarea şi evaluarea conformităţii cu cerinţele calităţii;

Pot fi cazuri in care intocmirea si emiterea unui Plan al Calitatii este o cerinta a temei cazului specific.

Directorul General aproba Planul Calitatii in calitatea lui de ultim garant al calitatii produsului livrat de …...

2.2.2 Domeniul de aplicare al planului calităţii este stabilit de PrM/PM si Managerul QHSE si va depinde de anumiti factori, inclusiv următoarele:

- procesele şi caracteristicile calităţii care sunt particulare cazului specific şi care, drept urmare, necesită să fie incluse;

- cerinţele clienţilor sau ale altor părţi interesate (interne sau externe) pentru includerea proceselor care nu sunt particulare cazului specific, dar le sunt necesare pentru a avea încredere că cerinţele lor vor fi îndeplinite;

- măsura în care planul calităţii este susţinut de un sistem de management al calităţii documentat.

Atunci când anumite proceduri de management al calităţii nu au fost stabilite, poate fi necesar să fie dezvoltate pentru a susţine planul calităţii.

2.3 Formarea echipei care participa la intocmirea Planului Calitatii

2.3.1 Daca s-a stabilit ca este necesar un Plan al Calitatii , PM formeaza echipa de intocmire a Planului Calitatii pentru cazul specific.Echipa va contine cate un reprezentant al fiecarei discipline implicate in cazul specific.

2.3.2 Pentru stabilirea echipei PM trebuie sa tina cont de urmatoarele elemente de intrare ale Planului Calitatii dar fara a se limita doar la acestea:

- cerinţele cazului specific;- cerinţele planului calităţii, inclusiv acelea din specificaţiile clientului, cele legale,

reglementate şi ale industriei;- cerinţele sistemului de management al calităţii al organizaţiei;- evaluări de risc referitoare la cazul specific;- cerinţele pentru resurse şi disponibilitatea acestora;- informaţii cu privire la necesităţile celor implicaţi în efectuarea activităţilor

cuprinse în planul calităţii;- informaţii cu privire la necesităţile altor părţi interesate care vor utiliza planul

calităţii;

2.4 Alegerea continutului si a formei Planului Calitatii

2.4.1 Formatul in care va fi emis Planul Calitatii este ales de catre echipa desemnata de PM si poate avea oricare din urmatoarele forme:



Intocmirea, Aprobarea si Implementarea Planului Calitatii - o descriere sub formă de text ,- un tabel,- un document matrice,- o hartă a procesului,- o diagramă a fluxului de activităţi- un manual.

Oricare dintre acestea poate fi prezentată în format electronic sau pe hârtie.2.4.2 In functie de natura cazului specific (industrie, natura proiectului,

componente sau zonelor carora se adreseaza) Planul Calitatii poate varia in continut. Cu toate acestea sunt anumite componente care se gasesc in orice tip de Plan al Calitatii:

1. Domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare trebuie să fie clar declarat in Plan si trebuie sa includă :- o simplă declarare a scopului şi a rezultatului aşteptat în cazul specific;- aspectele cazului specific căruia îi va fi aplicat, inclusiv limitările particulare ale

aplicabilităţii acestuia;- condiţiile validităţii sale (de exemplu dimensiuni, domeniu de temperatură,

condiţii de piaţă, disponibilitatea resurselor sau statutul certificării sistemelor de management al calităţii).

2. Obiectivele CalitatiiPlanul Calităţii trebuie să declare clar obiectivele calităţii pentru cazul specific şi modul în care acestea vor fi realizate. Obiectivele calităţii trebuiec sa fie masurabile si pot fi stabilite prin raportare la:

- caracteristicile calităţii pentru cazul specific;- aspecte importante pentru satisfacţia clientului sau a altor părţi interesate, şi- oportunităţi pentru îmbunătăţirea practicilor de lucru.3. Definitii si Acronime

Vor fi definiţi termenii care:- reprezintă un element de noutate;- sunt folosiţi cu frecvenţă mare şi necesită comentarii suplimentare;- pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora;- dacă este cazul, trebuie precizat şi actul public care defineşte termenulîn cauză;

Abrevierile şi acronimele:- se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. PrM= Program

Manager, QA= Quality Assurance etc .)Se recomandă ca atât definiţiile, cât şi abrevierile şi acronimele să fie consemnate în ordine alfabetică.

4. Responsabilitatile ManagementuluiPlanul Calităţii trebuie să descrie felul in care managementul isi asuma raspunderea pentru indeplinirea obiectivelor calitatii precum si pentru urmatoarele aspecte:

- să se asigure că activităţile cerute de sistemul de management al calităţii sau de contract sunt planificate, implementate şi controlate, iar progresul lor este monitorizat;



Intocmirea, Aprobarea si Implementarea Planului Calitatii - să determine succesiunea şi interacţiunea dintre procesele aplicabile cazului

specific;- să comunice cerinţele către toate departamentele şi funcţiile afectate,

subcontractanţilor şi clienţilor, şi să soluţioneze probleme care apar la interfeţele dintre astfel de grupuri;

- să analizeze rezultatele oricăror audituri efectuate;- să autorizeze solicitările de exceptare de la cerinţele sistemului de management

al calităţii al organizaţiei;- să controleze acţiunile corective şi preventive;- să analizeze şi să autorizeze modificările sau abaterile, de la planul calităţii.

Liniile de raportare ale celor implicaţi în implementarea planului calităţii pot fi prezentate sub forma unei diagrame flux.

5. Controlul documentelor si datelorPentru documente şi date aplicabile cazului specific, Planul Calităţii trebuie să prevadă:

- cum vor fi identificate documentele şi datele;- de către cine vor fi analizate şi aprobate documentele şi datele;- către cine vor fi distribuite documentele sau notificată disponibilitatea lor si in ce mod se va face distributia acestora;- cum poate fi obţinut accesul la documente şi date.6. Controlul inregistrarilor

Planul Calităţii trebuie să stabileasca ce înregistrări vor fi şi cum se vor menţine acestea. Asemenea înregistrări ar putea include înregistrări ale analizei proiectării, înregistrări din inspecţii şi încercari, măsurări ale proceselor, ordine de lucru, desene, minute ale întrunirilor. Aspectele ce trebuie luate în considerare includ următoarele:

- cum, unde, in ce format şi pentru cât timp vor fi păstrate înregistrările;- care sunt cerinţele contractuale, legale şi reglementate şi cum vor fi respectate- cum vor fi definite şi îndeplinite cerinţele de lizibilitate, păstrare, regăsire,

disponibilitate, confidenţialitate si eliminare ;- ce metode vor fi folosite pentru a se asigura că înregistrările sunt disponibile

atunci când sunt cerute;- ce înregistrări vor fi trimise clientului, când şi prin ce mijloace;- în ce limbă vor fi furnizate înregistrările7. Resurse

Planul Calităţii trebuie să definească tipul şi cantitatea de resurse necesare pentru realizarea lui cu succes. Aceste resurse pot include materiale, resurse umane, infrastructură şi mediu de lucru.Pentru fiecare categorie de resurse trebuiesc incluse urmatoarele:

Materiale – caracteristici specifice;standarde si specificatiiResurse umane – competente specifice cerute, nevoi de personal si training (metode)Infrastructura si mediul de lucru – Cerinte particulare pentru toate componentele antrenate in realizarea cazului specific. ( Echipamente,Tehnologii,Transport, etc.)8. Comunicarea cu clientul

Planul Calităţii trebuie să stabilească următoarele:- caile si mijloacele utilizate pentru comunicarea cu clientul;



Intocmirea, Aprobarea si Implementarea Planului Calitatii - înregistrările ce vor fi păstrate referitor la comunicarea cu clientul;- procesul care trebuie urmat când este primită o reclamaţie din partea unui client;- cine este responsabil de comunicarea cu clientul în cazuri particulare;9. Aprovizionare

Planul Calităţii trebuie sa cuprinda urmatoarele aspecte referitoare la procesul de aprovizionare din cadrul cazului specific:

- metodele ce trebuie utilizate pentru evaluarea, selectarea şi controlul furnizorilor;- metodele ce trebuie utilizate pentru a satisface cerinţele relevante de asigurarea

calităţii, inclusiv cerinţele legale şi reglementate, care se aplică produselor aprovizionate;

- cum intenţionează organizaţia să verifice conformitatea produsului aprovizionat faţă de cerinţe specificate;

10.Productie si furnizare de serviciiIn functie de cazul specific Planul Calitatii trebuie sa includa sau sa faca referire la urmatoarele aspecte fara a se limita doar la acestea :

- etapele procesului;- proceduri documentate şi instrucţiuni de lucru relevante;- instrumentele, tehnicile, echipamentul şi metodele ce vor fi utilizate pentru

îndeplinirea cerinţelor specificate, inclusiv detalii ale oricăror certificări necesare de material, produs sau proces de certificare necesare;

- condiţii controlate cerute pentru îndeplinirea acordurilor planificate;- mecanisme pentru stabilirea conformităţii cu astfel de condiţii, inclusiv orice

controale statistice sau alte controale de proces specificate;- detalii referitoare la orice calificare sau/şi certificare a personalului necesare;- criterii de execuţie sau de furnizare de servicii;- cerinţele legale şi reglementate aplicabile;- coduri şi practici industriale.- competenta personalului, inclusiv a celor în curs de instruire- disponibilitatea suportului tehnic iniţial şi continuu pe durata perioadei convenite

11.Controlul Produsului neconformPlanul Calităţii trebuie să definească modul în care produsul neconform va fi identificat şi controlat pentru a preveni utilizarea greşită, până ce se finalizează eliminarea adecvată sau acceptarea prin derogare.

12.Monitorizare si masurareProcesele de monitorizare şi măsurare asigură mijloacele prin care se vor obţine dovezi obiective ale conformităţii. Planul Calităţii trebuie să definească următoarele:

- monitorizare şi măsurări ale procesului şi produsului care vor fi aplicate;- etapele în care acestea ar trebui aplicate;- caracte.....ticile referitoare la calitate care să fie monitorizate şi măsurate în

fiecare etapă;- procedurile şi criteriile de acceptare care vor fi utilizate;- orice proceduri de control statistic al procesului care vor fi aplicate;- atunci când sunt cerute inspecţii sau încercări care să fie asistate sau efectuate

de către autorităţile de reglementare şi/sau clienţi;Verificati Lista Master si asigurati-va ca aceasta este versiunea corecta a documentului,

inainte de utilizareAprobat : Verificat : Intocmit :

Intocmirea, Aprobarea si Implementarea Planului Calitatii - daca organizatia intentioneaza sau ii este impus de catre client, autoritati legale

sau de reglementare ,să utilizeze terţe părţi pentru efectuare de inspecţii sau încercări;

13.Audituri

Planul Calităţii trebuie să identifice auditurile ce trebuie efectuate pentru cazul specific, natura şi amploarea unor astfel de audituri şi modul în care ar trebui utilizate rezultatele auditurilor.

14.Politici si Proceduri aplicabileSe vor mentiona toate politicile si procedurile aplicabile pentru cazul specific si acestea se pot categorisi dupa cum urmeaza:

- Politici ale calitatii .....- Proceduri aplicabile pe grup- Proceduri aplicabile .....- Proceduri aplicabile cazului specific

2.4.3 Daca unele aspecte din componentele prezentate mai sus sunt stabilite prin alte documente acceptate intre partile implicate in cazul specific, se vor face trimiteri catre acele documente cu minim de descriere, fara a se mai detalia in Planul Calitatii.

Ex: Proceduri pentru : Identificarea Documentelor; Analiza si aprobarea documentelor; Controlul inregistrarilor, Matrice de comunicare, Aprovizionare, Controlul Produsului neconform etc.

2.4.4 Persoana responsabila cu intocmirea Planului Calitatii nu este limitata doar la cele 14 capitole prezentate mai sus. In functie de cazul specific poate adauga mai multe aspecte si le poate grupa in asa fel incat sa faciliteze intelegerea cat mai usoara a documentului si implicit a intentiilor organizatiei referitoare la indeplinirea asteptarilor si cerintelor de calitate pentru cazul specific.

2.5 Desemnarea responsabilului cu intocmirea si emiterea Planului Calitatii;

2.5.1PM, in momentul in care alege echipa ce va participa la intocmirea planului calitatii, trebuie sa desemneze si responsabilul de coordonare si emitere a planului. Alegerea responsabilului se va face in urma evaluarii competentelor si atributiilor avute in cadrul proiectului.

2.5.2 Pe langa atributiile si responsabilitatile din organigrama cazului specific acesta (responsabilul desemnat) are si urmatoarele activitati legate de planul calitatii:

- Coordoneaza echipa stabilita pentru Planul Calitatii- Aduna informatiile si le centralizeaza- Intocmeste Planul Calitatii - Revizuieste Planul Calitatii si anunta persoanele afectate de revizia respectiva- Participa in monitorizarea conformitatii activitatilor cu Planul Calitatii

2.6 Intocmirea Planului CalitatiiResponsabilul desemnat intocmeste si emite Planul Calitatii folosind urmatoarele documente:

- Prevederile Cap.3 subcapitolul 3.4 din procedura curenta- Contractul semnat intre ..... si Client- SOW



Intocmirea, Aprobarea si Implementarea Planului Calitatii - Alte documente aplicabile cazului specific (proceduri, instructiuni, prevederi

legale, etc.)2.7 Verificarea si Aprobarea Planului calitatii;

In momentul finalizarii Planului Calitatii echipa verifica daca datele si responsabilitatile cuprinse in document sunt corecte si realizabile. Dupa verificare documentul este transmis catre PrM/PM si DrG pentru aprobare.Ultimul pas in validarea Planului Calitatii il reprezinta aprobarea lui de catre client.In momentul in care documentul este acceptat de catre client devine document de lucru si este lansat oficial.

2.8 Implementarea si Monitorizarea Planului Calitatii2.8.1 Implementarea Planului Calitatii se face la nivelul fiecarei discipline

participante in cazul specific. Responsabil cu implementarea planului este PrM/PM-ul. Implementarea Planului Calitatii se face in doi pasi:

- Difuzarea Planului Calitatii catre toate persoanele implicate in cazul specific- Instruirea persoanelor implicate in cazul specific cu privire la aplicarea corecta a

Planului Calitatii 2.8.2 Monitorizarea conformitatii cu Planul Calitatii este realizata de catre

responsabilul desemnat cu intocmirea si emitrea planului. Monitorizarea se poate face prin:

- supravegherea operationala a acordurilor planificate- analize ale obiectivelor intermediare- audituri

3.Inregistrari- Planul Calitatii

4.Documente de referinta si conexe

SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calitatii – CerinteSR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calitatii – Principii fundamentale si vocabularSR EN ISO 10005:2007- Sisteme de management al calitatii – Linii directoare pentru planurile calitatii.....[06.11] – Managementul ProiectelorInstructiunea …….

5.Anexe

Anexa 1- Planul Calitatii Diagrama Flux




6.Definitii,abrevieri

Planul Calitatii = document care specifică ce procese, proceduri şi resurse asociate vor fi aplicate, de cine şi când, pentru a îndeplini cerinţele unui proiect, produs, proces sau contract. (SR EN ISO 10005-2007)PrM = Program ManagerPM = Project ManagerDrG = Director General QP = Quality PlanQHSE = Quality, Health & Safety, EnvironmentSOW = Scope of Work

ANEXA 1



scribed procedura intocmirea planului calitatii ver 1 finala

Documents