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Sección 1.1 Presentaciones con diapositivas

Las presentaciones nos permiten comunicar información, ideas y conceptos de una forma atractiva e interesante. Son muchos los ámbitos donde se utilizan presentaciones: en enseñanza, en publicidad, en reuniones de todo tipo o para exponer los resultados de cualquier trabajo o producto.

Podemos incluir una gran variedad de elementos y de efectos: texto, gráficos, imágenes, vídeo, sonido, efectos especiales, etc.

Las diapositivas

El elemento principal de una presentación es la diapositiva. La diapositiva es algo parecido al concepto tradicional de transparencia, que puede incluir texto, gráficos, diagramas, etc. y que se puede "proyectar". El archivo de la presentación contendrá varias diapositivas, pero en el modo de trabajo normal veremos sólo una diapositiva en la parte central de la ventana de la aplicación.

El soporte sobre el que se componen las presentaciones es una secuencia de “diapositivas”, similares en su forma a las transparencias "de toda la vida".

Presentación = Secuencia de diapositivas

Diapositiva = Combinación de textos e ilustraciones

Como se dijo anteriormente, este curso se centra en Microsoft Powerpoint 2013, pero existen otras herramientas para crear presentaciones que tienen funcionalidades muy similares. Las más conocidas son Google Docs (presentaciones), LibreOffice (Impress) y Prezi.

A continuación veremos a grandes rasgos las dos suites más conocidas para el desarrollo de presentaciones y luego mostraremos otras herramientas disponibles.

En este curso nos centraremos en Microsoft Powerpoint, la herramienta para crear presentaciones. En particular, nos centraremos en la versión de Powerpoint 2013.

Entorno Microsoft (PowerPoint 2013)

En la siguiente diapositiva se puede ver la ventana principal en Powerpoint 2013.

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Google Docs

Google pone a tu disposición una suite ofimática que te permite crear documentos de los tipos habituales: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas. Se diferencia de otras suites ofimáticas como Microsoft® Office o OpenOffice/LibreOffice en que se ejecuta en el navegador web, en lugar de instalarse aplicaciones locales. Google Docs trabaja con documentos guardados en Drive.

Entorno Google Docs (Presentaciones)

En la siguiente diapositiva se puede ver la ventana principal del generador de presentaciones de Google Docs (Presentaciones).

Otros entornos: LibreOffice, Prezi

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Entorno OpenOffice-LibreOffice (Impress)

En la siguiente diapositiva se puede ver la ventana principal de la aplicación Impress de LibreOffice.

Entorno Prezi

Prezi es un entorno para desarrollar presentaciones muy diferente a las herramientas descritas anteriormente. Utiliza un enfoque en el que se crea un mapa global de la presentación por el que podemos movernos y desplazarnos creando un guión y haciendo un recorrido por el mapa, deteniéndonos en la parte que nos interesa y ampliando la información y la vista.

Ofrece muchas plantillas prediseñadas y permite crear interesantes presentaciones en 3D. Permite trabajar de forma colaborativa, tiene soporte para móvil, permite trabajar en la nube y muchas otras características interesantes.

Aquí tienes un enlace con una presentación tradicional que contiene consejos para hacer presentaciones.

http://www.slideshare.net/jhaustin/presentation-tips

Y esta es la versión "equivalente" realizada con Prezi. Puedes ir avanzando al pulsar la flecha derecha.

http://prezi.com/mieuoomjhvwr/consejos-para-presentaciones/

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Inicio de PowerPoint 2013

Para iniciar PowerPoint debemos localizar su entrada (aquella en la que ponga Microsoft PowerPoint 2013) en el menú Inicio de Windows (a través del submenú Todos los Programas) y pulsar en ella. También puede que haya un icono en el escritorio o un acceso en la barra de inicio rápido.

Inicia el programa Microsoft PowerPoint 2013.

Es el punto de partida para crear una presentación en blanco o utilizar algún tema ya predefinido con un estilo personalizado. Cuando tenemos una presentación abierta veremos un entorno similar a este:

La interfaz de usuario de PowerPoint 2013 tiene una serie de elementos comunes al resto de aplicaciones de Office. En este curso nos centraremos en los elementos propios de Powerpoint sin detenernos mucho en los que son comunes a otras aplicaciones de Office.

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Sección 1.2 interfaz de usuario: elementos

A continuación vamos a describir muy brevemente los elementos básicos que podemos identificar en la aplicación.

La cinta de opciones

La cinta de opciones contiene ocho pestañas que ofrecen funcionalidades relativas al nombre de cada pestaña. Por ejemplo, en la siguiente ilustración está activada la pestaña Inicio, que incluye opciones genéricas que tienen que ver, entre otras cosas, con el formato o los dibujos.

Para pasar a otra pestaña basta con pulsar sobre su nombre. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en las diapositivas de PowerPoint. Las pestañas que forman la cinta de opciones pueden variar según el elemento con el que se esté trabajando. Las opciones no disponibles se mostrarán semitransparentes.

En cada pestaña hay varios grupos de opciones que reúnen funcionalidades relacionadas (Tablas, Párrafo, Dibujo ...). El nombre del grupo aparece debajo. A su vez, cada opción puede ser un botón o una lista desplegable. Cuando se ve una pequeña punta de flecha junto al botón, se trata de una lista desplegable: pulsando sobre la flecha se muestra una lista de subopciones entre las que elegir.

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En algunos grupos, en la esquina inferior derecha, aparece una flecha que permite acceder al cuadro de diálogo de ese grupo de opciones. Por ejemplo, al cuadro de diálogo Fuente cuando se pulsa la flecha del grupo Fuente.

El menú contextual

PowerPoint ofrece un menú contextual que aparece siempre que se hace clic con el botón derecho del ratón, y recibe su nombre porque su contenido varía dependiendo del contexto (posición de la pantalla en la que se encuentre el puntero al hacer clic).

Acceso rápido con el teclado

Muchas de las tareas que realizamos frecuentemente tienen asignada una combinación de teclas. Por ejemplo, la acción de guardar una presentación tiene asociada la abreviatura de teclado Ctrl+G. La combinación de teclas que se corresponde con cada opción aparece al colocar el puntero del ratón sobre su correspondiente botón de la cinta de opciones.

Practica las abreviaturas de teclado de las operaciones que realices con más frecuencia.

La barra de acceso rápido

Está situada en la esquina superior izquierda de la ventana de PowerPoint y puede personalizarse para mostrar en ella acciones comunes como Imprimir, Nuevo, Abrir, etc. y de este modo tenerlas más a mano. Para personalizar la barra basta con hacer clic en la punta de flecha situada a la derecha de la barra.

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La barra de estado

La barra de estado de PowerPoint se encuentra en la parte inferior de la ventana:

La barra de estado nos muestra el número de la diapositiva en la que nos encontramos, el total de diapositivas, el idioma. En secciones posteriores veremos lo que es un tema.

El panel de diapositivas

Es la parte central de la ventana y contiene la diapositiva de trabajo seleccionada actualmente.

El área de diapositivas

En la parte izquierda de la ventana principal de la aplicación podemos ver distintos modos de visualización de la presentación. En la vista normal veremos las diapositivas en miniatura. Ya veremos más adelante que esta forma de visualización cambia dependiendo del modo de vista seleccionado.

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El área de notas

El área de notas aparece en la parte inferior de la ventana y permite escribir notas aclaratorias o de guía que nos ayudarán en la presentación. No aparecen en la presentación en pantalla pero sí se pueden imprimir.

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Sección 1.3 La primera presentación

Cuando inicias PowerPoint aparece una ventana en la que se puede seleccionar alguna de las plantillas predefinidas que ya incluyen un conjunto de características de colores, fuentes y elementos visuales. Para este primer ejemplo seleccionamos la primera opción que corresponde a una Presentación en blanco:

Primera diapositiva: Título y subtítulo

Las presentaciones en blanco sólo contienen la primera diapositiva de Título y subtítulo, sobre la que vamos a empezar a trabajar. Verás que aparecen dos marcadores o recuadros en el panel. Aquí es donde vamos a introducir el título y el subtítulo de la primera diapositiva. Estos cuadros de bordes punteados se denominan marcadores de posición o marcos.

Las diapositivas pueden tener distintos marcadores de posición para incluir títulos, párrafos de texto normales o incluso ilustraciones, tablas y organigramas. Para introducir el texto de cada párrafo, nos situamos en un marcador de posición (pulsando sobre él) y escribimos directamente el texto utilizando el teclado. PowerPoint cambiará automáticamente de línea cuando sea necesario. Cuando quieras crear un nuevo párrafo basta con que pulses la tecla Intro.

Si cometes errores mientras escribes, puedes pulsar la tecla Retroceso para borrar los caracteres equivocados y volver a escribir los correctos.

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Añadir nueva diapositiva: Título y objetos

En cualquier momento puedes añadir diapositivas detrás de la actual. Puedes utilizar el botón Nueva diapositiva de la pestaña Inicio o hacer clic en el botón derecho del ratón situando éste sobre el área de esquema y seleccionar la opción Nueva diapositiva.

La diapositiva que se añade tendrá un diseño predeterminado de Título y objetos: con un marcador para el título y otro marcador para otros objetos. Más adelante veremos cómo seleccionar nuevos diseños.

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Añade un par de diapositivas como en la imagen para hacer pruebas. En cada una de ellas escribe un título y cualquier texto de prueba. Para saltar de línea o crear un nuevo párrafo basta con pulsar Intro.

Tamaño y posición del marcador de posición

Puedes mover o cambiar de tamaño los marcadores de posición de las diapositivas. Al pulsar sobre un marcador de posición, verás que aparece un "marco" que lo rodea junto con unos pequeños círculos y cuadrados en blanco. Si colocas el cursor en dicho marco, el cursor se transforma en un puntero de cuatro flechas y se puede arrastrar en la dirección deseada, hasta soltar el botón del ratón:

Pero si colocas el cursor sobre alguno de los círculos o cuadrados blancos del marco, el cursor se transforma en un puntero de doble flecha y se puede arrastrar dicho punto para reducir o aumentar el tamaño del marcador de posición:

Guardar cambios

Guarda la presentación. Para hacerlo, pulsa Ctrl+G (o el botón de la barra de herramientas de acceso rápido). PowerPoint muestra en siguiente cuadro:

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Puedes seleccionar el destino donde guardar el archivo, pero de momento lo vamos a guardar en el equipo en el que estamos trabajando (también podrás guardarlo en la nube, OneDrive). Si pulsas sobre Equipo o Examinar aparecerá el explorador de archivos para seleccionar la carpeta donde guardar la presentación. PowerPoint propone el nombre Presentación1 y es el que vamos a utilizar, pero por supuesto siempre podrás elegir el nombre que desees.

Acepta el nombre que te propone el cuadro de diálogo Guardar como. Si tienes una cuenta con Microsoft puedes guardarlo en la nube seleccionando la opción OneDrive:

Crea una presentación en blanco y añade el siguiente texto en la diapositiva de título:

Si estás conectado verás tu carpeta personal en OneDrive:

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Sección 1.4 Vistas de los documentos

Vistas

La presentación actual (activa) se puede ver de diferentes modos o "vistas". Una vista es una representación visual de la presentación. Las distintas vistas se pueden seleccionar mediante opciones de la pestaña Vista o usando los botones de vistas (abajo a la derecha).

De forma predeterminada la presentación se encuentra en la Vista Normal (o en la última vista en la que se vio la presentación actual).

Vista Normal

En el modo Normal podemos ver y modificar el contenido de la diapositiva actual y gestionar el conjunto de diapositivas mediante el área de miniaturas de la parte izquierda. Además, podemos ir escribiendo en el área de notas (parte inferior) todo lo que sea útil como apoyo a la presentación y que nos ayude a adornar o profundizar en los puntos tratados en la diapositiva. Las notas se guardan en una página de notas que se puede imprimir antes de realizar la presentación.

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Si no ves el área de notas puedes pulsar el botón de la cinta de opciones de vistas.

Además, podemos cambiar la visualización de las miniaturas de la izquierda por un modo de Esquema en el que podremos ver un breve resumen de cada diapositiva:

El tamaño de diapositiva que se ve en el panel de diapositivas en esta vista depende del grado de Zoom que esté establecido. Para modificar el grado de Zoom puedes hacerlo mediante el botón Zoom de grupo de opciones Zoom, o mediante el deslizador de la barra inferior.

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El Zoom también se puede modificar mediante acceso rápido pulsando la tecla control (Ctrl) y moviendo el botón de rueda del ratón. Además, el botón Ajustar a la ventana ajusta automáticamente el tamaño de la diapositiva al espacio del panel de diapositivas.

Abre la presentación Presentacion1 y prueba las opciones de zoom.

Vista Clasificador de diapositivas

En la vista Clasificador de diapositivas tenemos una visión global de la presentación, pues aparecen ordenadas las diapositivas en miniatura. De este modo es más fácil gestionar las diapositivas una a una, para copiar y pegar, eliminar, duplicar o modificar diapositivas concretas.

Además, esta vista también permite de una forma sencilla modificar el orden de las diapositivas en la presentación. Para cambiar el orden de una diapositiva, o moverla, basta con arrastrarla hasta un "hueco" entre dos diapositivas, donde aparece una línea vertical parpadeando.

Prueba a cambiar el orden de algunas diapositivas dentro de la presentación y a jugar un poco con las opciones del área de Esquema

Vista Página de notas

En esta vista podemos ver una página tipo documento que contiene la diapositiva y todas las notas asociadas que se crearon en el área de notas. Para activar esta vista tienes que pulsar sobre el botón Página de notas del grupo de opciones Vista de presentación.

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Escribe notas en el área de notas. Activa la vista Página de notas añade más notas a la diapositiva.

Vista de Lectura

Esta vista permite reproducir la presentación en la ventana de PowerPoint sin cambiar a una presentación en pantalla completa. También permite ver transiciones y animaciones que estudiaremos más adelante.

Para iniciar la presentación desde la diapositivas seleccionada, puedes pulsar el botón de la esquina inferior derecha de la ventana Presentación con diapositivas.

Abre la presentación Presentacion1 y prueba todas las vistas utilizando las opciones descritas y también los iconos de la esquina inferior derecha de la ventana. Cambia el orden de las diapositivas de diferentes maneras y prueba a copiar diapositivas en diferentes sitios.

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Sección 1.5 Repaso: edición del texto

En esta lección vamos a repasar las operaciones básicas sobre la inserción de texto en las diapositivas, sobre cómo movernos por el texto y por la presentación en conjunto. Si crees que estos conceptos ya los dominas puedes pasar perfectamente a la siguiente lección.

Ya sabemos que podemos introducir texto en cualquier marcador situando el cursor sobre él y escribiendo el texto directamente. Si queremos crear nuevos párrafos bastará con pulsar Intro:

Para colocar el cursor de texto en un lugar de la diapositiva basta con pulsar con el ratón exactamente sobre ese sitio. El cursor de texto parpadeante que aparece al pulsar en un marcador de posición indica cuál es el lugar donde se realizará la siguiente operación de inserción o eliminación de caracteres.

Desplazamiento del cursor de texto en la diapositiva

Cuando trabajemos con diapositivas de texto, es útil conocer los modos de mover el cursor dentro de los marcadores de posición. A continuación se muestra una tabla que indica cómo desplaza el cursor de texto cada tecla o combinación de teclas:

Desplazamiento por la presentación

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Para desplazarnos por la presentación se utilizan las barras de desplazamiento vertical. Para desplazarnos una diapositiva hacia atrás se utiliza el botón de doble flecha hacia arriba de la barra de desplazamiento. El botón de doble flecha hacia abajo realiza la operación contraria. Se pueden mantener pulsados los botones de flecha para que se desplace la presentación diapositiva a diapositiva de forma continua. Y si se pulsa y arrastra el deslizador sobre la barra de desplazamiento, la presentación se desplaza rápidamente en la dirección correspondiente:

Inserción de caracteres especiales (símbolos)

Si en algún momento necesitas introducir algún carácter que no puedas obtener a través del teclado (por ejemplo, símbolos o letras de idiomas extranjeros), puedes utilizar la opción Símbolo de la pestaña Insertar de la cinta de opciones, manteniendo el cursor de texto en la posición donde quieres colocar el carácter. Aparecerá el cuadro de diálogo Símbolo:

El cuadro de diálogo permite seleccionar símbolos según el tipo de fuente o juego de caracteres seleccionado.

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Inserción de la fecha y la hora

Si quieres insertar la fecha y/o la hora actuales, puedes seleccionar la opción Fecha y hora de la pestaña Insertar de la cinta de opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Fecha y hora:

En el cuadro de lista Formatos disponibles, elige la forma con la que quieres insertar la fecha/hora. Si activas la casilla de verificación Actualizar automáticamente, lo que se insertará cuando pulses Aceptar será una marca de fecha/hora, de forma que cada vez que abras o imprimas la diapositiva se mostrará la fecha/hora actual. Si no activas esa opción, lo que se inserta es la fecha/hora del momento en que la insertaste. La lista Idioma permite, obviamente, seleccionar el idioma.

El botón Predeterminar, presente en muchos cuadros de diálogo, sirve siempre para que las elecciones que hagas se recuerden y sean siempre las que se te propongan por defecto cuando entres en el cuadro de diálogo.

Selección de texto

Las operaciones de selección permiten seleccionar bloques de texto o extender la selección actual (es decir, ampliar o reducir la parte seleccionada, incluyendo o excluyendo una parte de la selección). Lo que se selecciona aparecerá resaltado en vídeo inverso, con los colores del texto y del fondo intercambiados:

Lo más sencillo es pulsar con el ratón en el principio del texto a seleccionar y arrastrar el ratón hasta el final de bloque a seleccionar. Hay muchas técnicas que combinan el uso de la tecla Mayus y las combinaciones de teclas para moverse por el texto de forma ágil.

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Si lo que quieres seleccionar es todo el texto que contiene un marcador de posición, puedes usar la orden Seleccionar todo dentro de la opción Seleccionar de la pestaña Inicio (o Ctrl+E).

También puedes seleccionar texto con la ayuda del ratón. Si lo que quieres seleccionar es una palabra, una frase o algo similar, mira en la tabla que sigue. Si no es así, basta con que coloques el cursor de texto en el punto inicial de lo que quieres seleccionar y luego pulses con el puntero del ratón en el punto final mientras mantienes presionada la tecla Mayúsculas.

Practica las técnicas de selección de la tabla anterior.

Copia y desplazamiento de lo que está seleccionado

Una vez que tienes algo seleccionado en la diapositiva, puedes copiar o trasladar la selección a otro lugar. Para llevar la selección a otro lugar puedes simplemente arrastrarla hasta ese lugar. Mientras arrastras, bajo la flecha del puntero del ratón se ve un recuadro y se va desplazando un cursor vertical por el texto, indicando el lugar exacto donde se insertará la selección al soltar el pulsador del ratón:

Si en lugar de trasladar la selección quieres colocar una copia en el otro lugar, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras. En este caso, el puntero del ratón mostrará también un signo más (+) dentro de un recuadro, indicando que se va a añadir.

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Uso del Portapapeles de Windows

Para copiar y desplazar algo seleccionado es mucho mejor hacer uso del Portapapeles de Windows, a través de las órdenes Cortar, Copiar y Pegar, ya que sus abreviaturas de teclado son de las primeras que aprendemos.

Para desplazar la selección, primero se corta la misma con la orden Cortar (Ctrl+X) para luego colocar el cursor de texto en el destino e insertar la selección con la orden Pegar (Ctrl+V). Para copiar la selección, se sigue el mismo proceso pero en lugar de la orden Cortar se utiliza la orden Copiar (Ctrl+C).

Estas tres órdenes están accesibles también en el grupo de opciones Portapapeles de la pestaña Inicio, y en el menú contextual de la selección.

La orden Repetir

En la barra de herramientas de acceso rápido existe una opción Repetir... que permite volver a realizar la última acción (si no hay nada que repetir estará desactivada). Su abreviatura de teclado es Ctrl+Y.

Búsqueda y reemplazamiento

Para localizar un determinado texto en el documento, pulsa Ctrl+B o usa la opción Buscar del grupo Edición de la pestaña Inicio. Aparecerá este cuadro de diálogo:

El cuadro Buscar permite introducir el texto que quieres que se localice (o seleccionar un texto ya utilizado en una búsqueda anterior en la lista desplegable adjunta a ese cuadro). Al pulsar Ctrl+L o ejecutar la opción Reemplazar del grupo Edición de la pestaña Inicio aparece el siguiente cuadro de diálogo.

En el cuadro Reemplazar con debes indicar el texto con el que quieres que se reemplace el localizado o cualquier otro texto que desees reemplazar. El botón Buscar siguiente funciona igual que en la ficha anterior, localizando el texto buscado y mostrándolo seleccionado (si lo encuentra, claro), pero sin reemplazarlo. Para reemplazarlo, pulsarás el botón Reemplazar, que realiza el reemplazamiento y provoca después la búsqueda de la siguiente aparición. Si no quieres reemplazar ese elemento, puedes usar de nuevo el botón Buscar siguiente o pulsar Cerrar para interrumpir el proceso.