secretaria de educacion informe definitivo de...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUB CONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL

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SECRETARIA DE EDUCACION

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000228 16 Diciembre 2014 )

REPRESENTANTE LEGAL LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ

VIGENCIA 2013

BUCARAMANGA, DICIEMBRE DE 2014




INFORME DEFINITIVO


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SECRETARIA DE EDUCACIÓN

EQUIPO DIRECTIVO

ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ

Sub Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

MARISOL PINZON SIERRA Profesional Especializado

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL Auditor Fiscal

RODRIGO OSORIO TRUJILLO Profesional Universitario

MARGARITA CARDENAS PINZON Profesional Universitario

JENNY MOSCOSO BRAVO Profesional Especializado

TABLA DE CONTENIDO




INFORME DEFINITIVO


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Pág.

1 INTRODUCCION 5

2 RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 5

2.1 Control De Gestión 5

2.1.1 Factores Evaluados 5

2.1.1.1 Ejecución Contractual 5

2.1.1.2 Legalidad 50

2.1.1.3 Plan de Mejoramiento 51

2.1.1.4 Control Fiscal Interno 54

2.1.1.5 Línea de las Tecnologías de la Información 55

2.1.1.6 Control de Resultados 57

2.1.1.6.1 Cumplimiento de Planes Programas y Proyectos 57

2.1.1.7 Seguimiento Controles de Advertencia 69

2.2 Control Financiero y Presupuestal 75

2.2.1 Opinión Sobre Los Estados Financieros 77

2.2.2 Gestión Presupuestal 92

2.3 Calificación de Evaluación a la Gestión 109

2.4 Cuadro Resumen de observaciones 110

2.5 Cuadro Numérico de observaciones 110




INFORME DEFINITIVO


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INTRODUCCION La Contraloría General de Santander, en cumplimiento de las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política y en cumplimiento de las Resoluciones 0617 de 27 de Septiembre de 2010 y 463 de mayo 28 de 2013, practicó auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la Secretaria de Educación sobre la vigencia 2013, la cual se efectuó aplicando los controles establecidos en la Ley 42 de 1993 y las políticas, normas y metodologías establecidas por este ente de control para los procesos de control fiscal, concordantes con normas de auditoría generalmente aceptadas, los criterios y conocimientos profesionales del equipo auditor; para ello se utilizaron pruebas selectivas y documentos e información que sustentan la gestión de la entidad. El desarrollo del proceso auditor se centró en evaluar la gestión fiscal y administrativa mediante un examen a los procesos ejecutados por la alcaldía del Municipio de Matanza en la vigencia 2013, con el propósito de establecer los criterios con que se han utilizado los recursos que tiene la entidad para el cumplimiento de sus objetivos. La Contraloría General de Santander espera que este informe contribuya al mejoramiento continuo de la entidad y con ello a una eficiente administración de los recursos públicos, lo cual redunda en el mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos. La valoración, los estudios y análisis de las áreas evaluadas en la presente auditoría se encuentran debidamente soportados mediante papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría General de Santander.

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA




INFORME DEFINITIVO


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2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, se evaluaron de los siguientes factores: 2.1.1 FACTORES EVALUADOS

2.1.1.1 Ejecución Contractual En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación: LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL, suscribió 297 Contratos durante la vigencia 2013, por un valor total de OCHENTA MIL CUATROCIENTOS VEINTISIETE MILLONES CIENTO SESENTA Y TRES MIL CUATROCIENTOS SESENTA Y SEIS PESOS MCTE ($80.427.163.466) distribuidos en las siguientes modalidades de contratación, así:

CLASE DE CONTRATO NUMERO VALOR

LICITACIÓN PÚBLICA 3 12.982.312.05

SELECCIÓN ABREVIADA 14 2.780.200.456

DIRECTA 262 55.199.282.110

MÍNIMA CUANTÍA 15 8.532.523.805

CONCURSO DE MERITOS 3 932.845.000 Fuente: Aplicativo SIA- Vigencia 2013

La modalidad de contratación con mayor participación es Contratación Directa con una participación del 88% del total de los contratos y un valor $55.199.282.110

El tipo de contrato con mayor participación en la vigencia 2013 fue la Convenios Interadministrativos, con 194 convenios ejecutados, es decir con el 39,6%, de la contratación directa y el 68,6% de la totalidad de la contratación; seguido por la modalidad de mínima cuantía con una participación del 10.6%.

Del total de los contratos, se tomó una muestra de 36 contratos de la vigencia 2013, por valor de VEINTITRES MIL QUINIENTOS SETENTA Y TRES MILLONES

Series1, LICITACIÓN

PÚBLICA, 3, 1%

Series1, SELECCIÓN

ABREVIADA, 14, 5%

Series1, DIRECTA, 262,

88%

Series1, MÍNIMA

CUANTÍA, 15, 5%

Series1, CONCURSO DE MERITOS, 3, 1%

CONTRATACIÓN VIGENCIA 2013 LICITACIÓN PÚBLICA SELECCIÓN ABREVIADA

DIRECTA MÍNIMA CUANTÍA

CONCURSO DE MERITOS




INFORME DEFINITIVO


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SETECIENTOS NUEVE MIL SETECIENTOS CINCO PESOS ($23.573.709.705) correspondiente aproximadamente al 29.31% del valor total de la contratación de la vigencia, seleccionados según la clase, la cuantía y la fecha de suscripción, así:

MUESTRA CONTRACTUAL

TIPO DE CONTRATO

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE

DEL RECURSO

PLAZO ANTICIPO

SUMINISTRO No. 2670 del 22 de febrero de 2013

UNION TEMPORAL PARTICIPACION

CIUDADANA

MARIA TRINIDAD AVELLANEDA

MONTERO

DOTACION DE MATERIAL EN ESTIMULACION SENSORIAL PARA LAS INSTITUCIONES

EDUCATIVAS QUE PRESTAN ANTENCION A LA PRIMERA

INFANCIA EN LOS MUNICIPIOS NO

CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER

713,300,000 SGP 1 MES NO

SUMINISTRO No. 4310 DEL 24 de

septiembre de 2013

RAFAEL BEJARANO GUALDRON


MONTERO

DOTACION DE MOBILIARIO ESCOLAR PARA CENTROS

EDUCATIVOS DE LOS MUNICIPIOS NO

CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER

$2.919.201.596 SGP 2 MESES 15 DIAS

NO

SUMINISTRO No. 4343 del 27 de

septiembre de 2013



MONTERO

DOTACION DE EQUIPO AUDIOVISUAL PARA

CENTROS EDUCATIVOS DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER Y FORTALECIMIENTO EN EL

MANEJO DE HERRAMIENTAS INFORMATICAS PARA NIÑOS. ADOLESCENTES Y JOVENES

DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$2.318.322.312 SGP 2 MESES 15 DIAS

NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3055

DEL

CONGREGACION DE HERMANAS TERCIARIAS

CAPUCHINAS DE LA SAGRADA FAMILIA

PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE MONTIEL

MARIA ESPERANZA MARTINEZ FIGUEROA

ADMINISTRAR. DIRIGIR Y COORDINAR EL SERVICIO

EDUCATIVO DE LA ESCUELA NORMAL SUPERIOR ANTONIA SANTOS DEL MUNICIPIO DE

PUENTE NACIONAL. AÑO LECTIVO 2013

363,270,526 SGP 8 MESES NO


del 12 de abril de 2013

CONGREGACIÓN DE HERMANAS DE LA

CARIDAD DE SANTA ANA

VICTOR MANUEL TOSCANO

ADMINISTRAR DIRIGIR Y COORDINAR EL SERVICIO

EDUCATIVO ESCUELA NORMAL SUPERIOR MARIA

AUXILIADORA DEL MUNICIPIO DE SAN ANDRES AÑO

LECTIVO 2013

251.348.384 SGP HASTA EL 30 DE DICIEMBRE DE

2013 2013 NO


del 12 de abril de 2013

PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DEL

ROSARIO HERMANAS DOMINICANAS DE SANTA CATALINA



EDUCATIVO EN EL COLEGIO NUESTRA SEÑOARA DEL

ROSARIO DEL MUNICIPIO DE MALAGA


2013 NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3175 DEL 7 DE MAYO DE

2013

SOCIEDAD SALESIANA INSPECTORÍA DE

BOGOTA WILSON PICO


EDUCATIVO EN EL INSTITUTO TECNICO INDUSTRIAL SAN

JUAN BOSCO DEL MUNICIPIO DE CONTRACIÓN, AÑO

LECTIVO 2013


2013 NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3058 DEL 12 DE abril DE

2013

COMUNIDAD DE LAS HIJAS DE MARIA

AUXILIADORA DE LA PROVINCIA DE

NUESTRA SEÑORA DE CHIQUINQUIRA

WILSON PICO

ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO

ESCUELA NORMAL SUPERIOR MARIA AUXILIADORA DEL

MUNICIPIO DE GUADALUPE


2013

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3047 DEL 11 DE abril DE

2013

FUNDACIÓN INSTITUTO CRISTIANO

DE PROMOCIÓN CAMPESINA ICPROC

LUZ SMITH PILONIETA PICO

PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO CON METOLOGIA

DEL SISTEMA DE APRENDIZAJE TUTORIAL SAT

POR CICLOS LECTIVOS ESPECIALES INTEGRADOS

CLEI, A 691 ESTUDIANTES DE LA PROVICNIA DE MARES Y

SOTO

532.070.000 SGP 8 MESES 15 DIAS NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3046 DEL 11 DE ABRIL DE

2013

FUNDACIÓN COMUNIDAD EL

CAMINO

JOSE ANTONIO SUAREZ GALEANO

PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO

CORRESPONDIENTE AL AÑO ESCOLAR 2013. CON

METODOLOGIA DE SISTEMA DE APRENDIZAJE TUTORIAL

SAT. POR CICLOS ESPECIALES INTEGRADOS. CLEI. A 1075 ESTUDIANTES

DE SECUNDARIA Y MEDIA EN BIENESTAR RURAL DE LA PROVINCIA DE VELEZ Y

CARARE

827.750.000 SGP 8 MESES 15 DIAS

NO


DEL

INSTITUTO TÉCNICO PARA EL

DESARROLLO RURAL



CORRESPONDIENTE AL AÑO 1,913.450.000 SGP

8 MESES 15 dias

NO




INFORME DEFINITIVO


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IDEAR ESCOLAR 2013. CON METODOLOGIA DE SISTEMA DE APRENDIZAJE TUTORIAL

SAT. POR CICLOS ESPECIALES INTEGRADOS. CLEI. A 2485 ESTUDIANTES

DE SECUNDARIA Y MEDIA EN BIENESTAR RURAL DE LA

PROVINCIA DE GUANENTA Y COMUNERA


DEL 11 de abril de 2013

DIOCESIS DE MALAGA SOATA



CORRESPONDIENTE AL AÑO ESCOLAR 2013. CON

METODOLOGIA DE SISTEMA DE APRENDIZAJE TUTORIAL

SAT. POR CICLOS ESPECIALES INTEGRADOS. CLEI. A ESTUDIANTES DE SECUNDARIA Y MEDIA EN BIENESTAR RURAL DE LA

PROVINCIA DE GARCIA ROVIRA (1.334 ALUMNOS)

1,017,180,000 SGP 8 MESES 15 DIAS

NO

CONTRATACION DIRECTA Nro. 2086

FIMADO EL DIA 3 DE ENERO DEL 2013

JAIRO RIVERA ARCINIEGAS


AUNAR ESFUERZOS CON EL MUNICIPIO DE SABANA DE

TORRES EN O REFERENTE AL SUBSISFIO PARA

TRANSPORTE ESCOLAR RURAL EN TODO EL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER

100.000.000 FODO DE

COMPENSACION REGIONAL

DOS MESES 0

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NUMERO 02089, FRIMADO EL DIA 3

DE ENERO DEL 2013

RICARDO BERNAL TORRES

LUZ EMITH PILONIETA PICO

AUNAR ESFUERZOS CON EL MUNICIPIO DE LANZDAZURI

EN O REFERENTE AL SUBSISFIO PARA

TRANSPORTE ESCOLAR RURAL EN TODO EL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER

89.994.240 FONDO DE


SEIS (6) MESES 0

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NUMERO 02798 FRIMADO EL DIA 6

DE MARZO DEL 2013

NELSON CADENA ACUÑA

CARMEN ELISA GONZALEZ

AUNAR ESFUERZOS CON EL MUNICIPIO DE CHIMA EN LO REFERENTE AL SUBSISFIO

PARA TRANSPORTE ESCOLAR RURAL EN TODO

EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

27.799.240 FONDO DE


SEIS (6) MESES 0

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NUMERO 3743 FIRMADO EL DIA 26 DE JULIO DEL 2013

MUNICIPIO DE CHARALA


MONTERO

AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER Y ELMUNICIPIO DE CHARALA PARA EL

FORTALECICMEITNO DE LA PERMANENCIA ESCOLAR DE LSO ESTUDIANTES EN LOS

MUNICIPIO NO CERTIFICADOS EN EL

DEPARTAMENTO.

62.222.400 ASIGNACIONES

DIRECTAS (SGR)

CINCO (5 ) MESES 0

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NUMERO 3717 FIRMADO EL DIA 24 DE JULIO DEL 2013

MUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSE


MONTERO


SANTANDER Y ELMUNICIPIO DE VALLE DE SAN JOSE

PARA EL FORTALECICMEITNO DE LA PERMANENCIA

ESCOLAR DE LSO ESTUDIANTES EN LOS


DEPARTAMENTO.


DIRECTAS (SGR)

CINCO (5) MESES 0

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NUMERO 5103 FIRMADO EL DIA 7

DE NOVIEMBRE DEL 2013

MUNICIPIO DE BOLIVAR


MONTERO


SANTANDER Y ELMUNICIPIO DE BOLIVAR PARA EL



DEPARTAMENTO.


DIRECTAS (SGR)

DIEZ (10) MESES 0

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO NUMERO 3991 FIRMADO EL DIA 29

DE AGOSTO DE 2013

MUNCIIPIO DE ARATOCA


MONTERO


SANTANDER Y ELMUNICIPIO DE ARATOCA PARA EL



DEPARTAMENTO.


DIRECTAS (SGR)

CINCO (5) MESES 0

LICITACION PUBLICA

CONTRATO DE OBRA NUMERO

05636 FRIMADO EL 18 DE DICIEMBRE

DEL 2013

CONSORCIO COLEGIO FACUNDO NAVAS

LUIS FRANCISCO LOPEZ MUÑOZ. INTERVENTOR: JUAN CARLOS

OSORIO

CONSTRUCCION Y ADECUACION AULAS Y BATERIAS SANITARIAS

COLEGIO FACUNDO NAVAS MANTILLA SEDE D FASE I, MUNICIPIO SAN JUAN DE

GRION

868.400.419 FODO DE


DIEZ (10) MESES 347.360.184

CONTRATO DE INTERVENTORIA

DE MINIMA CUANTIA NUMERO 5654

CONSORCIO COLEGIO FACUNDO NAVAS

LUIS FRANCISCO LOPEZ MUÑOZ.

INTERVENTORIA PARA LA CONSTRUCCION SIETE (7) AULAS Y UNA (1) BATERIA

SANITARIA EN EL COLEGIO INTEGRADO DEL CARARE

DEL MUNICIPIO DE CIMITARRA

33.216.600 FODO DE


DIEZ (10) MESES 347.360.184

CONTRATO DE INTERVENTORIA

DE MINIMA CUANTIA

UNION TEMPORAL INTERVEENTORIA

VILLANUEVA

LUIS FRANCISCO LOPEZ MUÑOZ

INTERVENTORIA A LA CONSTUCCION DE AULAS

COLEGIO DEPARTAMENTAL 37.470.900

PRODE SARROLLO

25% SEIS (6) MESES 14.988.360




INFORME DEFINITIVO


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NUMERO 5635 ELISEO PINILLA RUEA DEL MUNICIPIO DE VILLANUECA

FASE I

INFRAESTRUCTURA

EDUCATIVA.

SUMINISTRO No. 05646 de 19 de DICIEMBRE de 2013

UNION TEMPORAL NUTRISALUD

MARIA XIMENA VALDERRAMA JAIMES

SUMINISTRO DIARIO DE UNA PORCION DE ALIMENTO QUE APORTA 350 KCAL A CADA UNO DE LOS TREINTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS (32.400) ESCOLARES DE 11 A 15 AÑOS BENEFICIADOS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER DENTRO DEL MARCO DEL PROYECTO IMPLEMENTACION PROGRAMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL PARA ESCOLARES DE 5 A 16 AÑOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DPTAMENTO DE SANTANDER.

$223.592.000

SGR

8 MESES

NO

SUMINISTRO No.5638 DEL 18 DE DICIEMBRE de 2013

EMPRESA COOPERATIVA DE SERVICIOS NACIONALES

MARIA TRINIDAD AVELLANEDA MONTERO

SUMINISTRO DIARIO DE UNA PORCION DE ALIMENTO QUE APORTA 350 KCAL A CADA UNO DE LOS TREINTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS (32.400) ESCOLARES DE 11 A 15 AÑOS BENEFICIADOS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER DENTRO DEL MARCO DEL PROYECTO IMPLEMENTACION PROGRAMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL PARA ESCOLARES DE 5 A 16 AÑOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DPTAMENTO DE SANTANDER

$4.704.779.376

SGR

8 MESES

NO

SUMINISTRO No.2700 DEL 27 DE FEBRERO de 2013

AERODELICIAS LTDA

ANIBAL GONZALEZ SANCHEZ

SUMINISTRO DIARIO DE UNA PORCION DE ALIMENTO QUE APORTA 250 KCAL A CADA UNO DE LOS CIEN MIL ( 100.000) ESCOLARES DE 5 A 16 AÑOS BENEFICIADOS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER ENMARCADO DENTRO DEL PROYECTO IMPLEMENTACION PROGRAMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL PARA ESCOLARES DE 5 A 16 AÑOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DPTAMENTO DE SANTANDER

$3.159.800.000

SGR REC BCE

4 MESES

30%

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No.3265

MUNICIPIO DE SAN GIL


CONSTRUCCIÓN CUBIERTA CANCHA MULTIFUNCIONAL PARA EL COLEGIO SAN CARLOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL

$200.000.000

SGP

6 MESES

50%


MUNICIPIO DE GUAVATA


MANTENIMIENTO INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO SEDE A DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

$284.683.253

PRO DESARROLLO

6 MESES

50%


INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CREACIÓN Y DEPORTES DE SANTANDER.

GLADYS ESTELLA QUINTERO BARRAGAN

APOYO A EQUIPOS PROFESIONALES PARA LA PARTICIPACIÓN EN EVENTOS DEPORTIVOS EN REPRESENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER.

$40.000.000

ICLD

3 MESES

50%


MUNICIPIO DE LEBRIJA


CONSTRUCCIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA VANEGAS ESCUELA RURAL VANEGAS SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER.

$239.194.197

RECURSOS DEL CREDITO

6 MESES

50%


MUNICIPIO DE PUERTO PARRA


CONSTRUCCIÓN DEL RESTAURANTE ESCOLAR DEL COLEGIO INTEGRADO PUERTO PARRA DEL MUNICIPIO DE PUERTO PARRA.

$160.000.000

SGP

5 MESES

50%

CONTRATO DE

UNION TEMPORAL

LUIS FRANCISCO

CONSTRUCCION DE




INFORME DEFINITIVO


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OBRA No. 4427 – 2013

CUBIERTAS DE SANTANDER

LOPEZ MUÑOZ CUBIERTA DE LA CANCHA MULTIPLE DEL COLEGIO INTEGRADO ROEL Y VELASCO DEL MUNICIPIO DE AGUADA – SANTANDER

$189.092.632

PRO DESARROLLO

2 MESES 40%

CONTRATO DE OBRA No. 5359 - 2013

CONSORCIO MATANZA 2013


EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON EL DEPARTAMENTO A EJECUTAR A PRECIOS UNITARIOS SIN FORMULA DE REAJUSTE Y CON PLAZO FIJO LAS OBRAS RELACIONADAS CON EL MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS ESCUELAS DE JABONCILLO Y LA CAPILLA DEL MUNICIPIO DE MATANZA DEPARTAMENTO DE SANTANDER.

$175.250.029

PRO DESARROLLO

3 MESES

40%


UNION TEMPORAL ELISEO PINILLA RUEDA


CONSTRUCCION DE AULAS COLEGIO DEPARTAMENTAL ELISEO PINILLA RUEDA DEL MUNICIPIO DE VILLANUEVA – I FASE

$749.207.306

PRO DESARROLLO

6 MESES

40%

CONTRATO DE

INTERVENTORÍA No. 4340 - 2013

UNION TEMPORAL

INTER-AGRO C& C

LUIS FRANCISCO

LOPEZ MUÑOZ

INTERVENTORÍA AL

MANTENIMIENTO INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO SEDE A DEL MUNICIPIO DE

GUAVATÁ – SANTANDER

$14.720.400

PRO DESARROLLO

2 MESES

NO

CONTRATO DE INTERVENTORÍA No.4282 – 2013

MUNICIPIO DE MOGOTES


INTERVENTORÍA AL MEJORAMIENTO DE LA PLANTA FISICA DE LAS ESCUELAS GAITAL. VEREDA GAITAL Y EL ORATORIO VEREDA CUCHIQUIRA DEL MUNICIPIO DE MOGOTES. SANTANDER E INTERVENTORÍA A LA CONSTRUCCIÓN CUBIERTA CANCHA POLIDEPORTIVO Y BATERÍA SANITARIA DEL INSTITUTO TECNICO ISAIAS ARDILA DIAZ PLANTA III Y PLANTA II DEL MUNICIPIO DE MOGOTES –SANTANDER.

$24.267.780

PRO DESARROLLO

3 MESES

NO

HALLAZGO No. 01 DEFICIENCIAS EN PUBLICIDAD CONTRACTUAL DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO:

El equipo auditor realizó un análisis de los procesos contractuales suscritos en la vigencia 2013, adelantados por la Secretaría de Educación Departamental, los cuales deben ser publicados en la página del Secop; sin embargo al realizar la correspondiente verificación de la totalidad de los procesos contractuales, se evidenció que no se publicaron en la plataforma del Secop los contratos de prestación de servicios educativos y en algunos no la totalidad de la actuaciones contractuales como las actas de cierre y audiencias y en su gran mayoría se publican de manera extemporánea, como lo señala la norma. De igual manera, en la página WEB de la entidad, sobre la vigencia 2013 se encuentran publicados un número diferente de contratos y/o convenios a los certificados por la Secretaría de Educación Departamental; es importante resaltar que el presente hallazgo fue evidenciado también en la auditoría realizada por este organismo de control a la vigencia 2012; no obstante el plan de mejoramiento suscrito por la entidad, se suscribió en el mes de enero de 2014, por lo cual en la vigencia 2013 se continúo con la falencia.

Ahora bien, la oficina jurídica de la Gobernación de Santander, es la encargada de publicar en el Secop la información que le remita la oficina gestora; no obstante el Jefe de la oficina gestora es “el responsable de verificar el cumplimiento de términos y

condiciones de uso”, circunstancia ésta que se evidenció parcialmente en la Secretaría de Educación Departamental.

Es así que para el equipo auditor, se configura un hallazgo administrativo a fin de que se corrija este tipo de actuaciones.




INFORME DEFINITIVO


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TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ

Secretario de Educación Departamental RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

“Frente a esta observación es de aclarar que todos los contratos se encuentran debidamente publicados en el portal Secop. Como prueba de ello se envía el código de publicación, con el fin de que sean ubicados en dicho portal… Respecto a lo anterior la Secretaría de educación solicitó el día 06 de Mayo de 2014 realizar la corrección de informe presentado vigencia 2013, toda vez que por error involuntario no se incluyeron ciertos contratos. Se anexan 6 folios donde se puede verificar que se incluyeron los contratos omitidos involuntariamente. Finalmente es de recordar que el hallazgo fue incluido en el plan de mejoramiento en el mes de enero de 2014, por lo cual en la vigencia 2013 se continuó con la falencia. Por lo anterior la Secretaría de Educación continúa efectuando el cruce de información con lo reportado en la ejecución presupuestal a fin de que el formato contenga la información requerida. En cuanto a la publicación de los documentos publicados en el SEOP, la oficina encargada de dicho trámite es la Oficina Jurídica, sin embargo el Secretario (a) de la Oficina Gestora se encargará de hacerle mayor seguimiento a los documentos que son enviados, para q se publiquen dentro del término estipulado por la ley. Por lo anterior se solicita quitar el hallazgo administrativo”.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Teniendo en cuenta los documentos aportados y la respuesta dada por el sujeto de control y teniendo en cuenta que la acción correctiva ya se está implementando mediante el plan de mejoramiento, el presente hallazgo se DESVIRTUA. HALLAZGO No. 02 CONTRATOS DE SUMINISTRO

TIPO DE CONTRATO

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE DEL

RECURSO

PLAZO ANTICIPO

SUMINISTRO No. 2670 del 22 de febrero de 2013

UNION TEMPORAL PARTICIPACION CIUDADANA


DOTACION DE MATERIAL EN ESTIMULACION SENSORIAL PARA LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS QUE PRESTAN ANTENCION A LA PRIMERA INFANCIA EN LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

713,300,000 SGP 1 MES NO

SUMINISTRO No. 4310 DEL 24 de septiembre de 2013



DOTACION DE MOBILIARIO ESCOLAR PARA CENTROS EDUCATIVOS DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$2.919.201.596 SGP 2 MESES 15 DIAS

NO

SUMINISTRO No. 4343 del 27 de septiembre de 2013



DOTACION DE EQUIPO AUDIOVISUAL PARA CENTROS EDUCATIVOS DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER Y FORTALECIMIENTO EN EL MANEJO DE HERRAMIENTAS INFORMATICAS PARA NIÑOS. ADOLESCENTES Y JOVENES DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$2.318.322.312 SGP 2 MESES 15 DIAS

NO




INFORME DEFINITIVO


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DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO:

Los contratos acá relacionados, son producto de procesos por subasta inversa, pero en los estudios previos de cada uno de ellos, no se establece cuales son las instituciones educativas beneficiadas y tampoco la cantidad de material educativo que le corresponde a cada una. En el estudio previo del segundo contrato (4310) y del tercer contrato (4343), se establece que “la consulta de los precios de mercado esta

soportada en el respectivo proyecto viabilizado por la oficina gestora” los cuales no se encuentran en los expedientes contractuales, circunstancia que entorpece la labor fiscal, toda vez que los proyectos se encuentran radicados y viabilizados en la Secretaría de Planeación Departamental, además es importante recordarle al sujeto de control que en el estudio previo se debe señalar claramente los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podría demandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando las cantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., que se pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas o contempladas para el efecto. Ahora bien, en los tres procesos contractuales las actas de cierre y en los dos últimos procesos, las audiencias de tipificación y asignación de riesgos y la de alcance de aclaración de pliegos, fueron adelantadas y suscritas por los abogados externos de la oficina jurídica. En el primer contrato (2670) el acta de recibo final se suscribió el 19 de abril y el acta de liquidación el 23 de abril de 2013 pero no se evidenció en el expediente contractual el recibido de cada uno de los elementos por las instituciones educativas beneficiadas; no obstante en la página WEB de la entidad, si se publicaron, confirmando una vez más que los soportes de cada expediente contractual son diferentes a los publicados en la página WEB de la Entidad. Es así que para el equipo auditor se evidencia un hallazgo de connotación administrativa a fin de que se corrijan estas falencias contractuales. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTOS RESPONSABLES: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ

Secretario de Educación Departamental

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Si bien es cierto que el listado de Instituciones Educativas no se publicaron en los estudios previos, los oferente tenían conocimiento que los bienes objeto a contratar se debían entregar en los 87 Municipios del Departamento de Santander. Igualmente en el momento de la auditoría se entregó al ente de Control el consolidado de solicitudes de Dotaciones escolares firmadas por los Rectores de los Colegios donde se registran los requerimientos de cada Colegio, documentos que pueden ser consultados en el archivo que reposa en la oficina de almacén. En cuanto a las audiencias se acepta la observación y la Secretaría de Educación incluirá dentro del Plan de Mejoramiento que las actas de tipificación y asignación de riesgos y la de alcance de pliegos sea dirigida por el Secretario de Educación Departamental, el cual levantará acta de lo sucedido en la audiencia y se tomará asistencia de los participantes tal y como lo establece el Manual de Contratación de la Entidad. Las actas de entrega de los bienes objeto del Contrato se encuentran anexas en los contratos 4310 y 4343 de 2013, tal como lo pudo verificar la Contraloría en la página de la entidad. Referente al contrato 2670 de 2016, se ofició a la Oficina Jurídica, con el fin de anexar los




INFORME DEFINITIVO


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folios del expediente de la pagina 642 a la 788, lo cual lo puede constatar el Ente de Control en el mencionado Contrato”.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Respecto a la primera parte que compone el hallazgo, no se comparte lo señalado por el sujeto de control, toda vez que una vez hecha la solicitud por la Institución educativa no significa necesariamente que sea la beneficiaria del proyecto, por lo cual se debe dejar claro en los estudios previos los favorecidos del proceso contractual. Así como lo establece el sujeto de control, los listados se encuentran en la página web y no en el expediente, por lo cual esta falencia contractual se debe corregir. Así las cosas, el presente hallazgo se MANTIENE. SISTEMA EDUCATIVO GOBERNACIÓN DE SANTANDER HALLAZGO No. 03: ESTUDIANTES MAL REPORTADOS EN EL SIMAT DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO:

En la vigencia del 2013, el Departamento de Santander contó con 7980 docentes de planta aprobados por el MEN, de los cuales hubo 14 docentes amenazados y 736 docentes con enfermedad (17 por accidente de trabajo, 679 por enfermedad no profesional y 40 por enfermedad profesional) y 944 funcionarios administrativos. Ahora bien, el régimen salarial de los docentes y directivos docentes se rige por los decretos de salarios que anualmente expide el gobierno nacional, para quienes se rigen por el estatuto docente establecido en los decretos ley 2277 de 1979 y 1278 de 2002. Los docentes y directivos docentes no devengan incremento por antigüedad, ni prima técnica, ni prima de servicios hasta el 30 de diciembre de 2013. A partir del año 2014 se le cancela a los docentes y directivos docentes una prima de servicios creada por el decreto 1545 de 2013, equivalente a 7 días de salario devengado a 30 de junio de 2014. De los docentes y directivos docentes, 770 de ellos recibieron por concepto de prima extraordinaria la suma de $1.123.774.423. Del personal administrativo, 245 de ellos recibieron en la vigencia 2013 prima técnica por un total de $185.058.073; 40 administrativos recibieron $2.234.266 prima de antigüedad y 956 administrativos recibieron $856.875.307 por concepto de prima de servicios Por otra parte, el Departamento de Santander en la vigencia 2013 contó en los 82 municipios no certificados (los municipios certificados son: Bucaramanga, Piedecuesta, Girón, Barrancabermeja, Floridablanca) con un total de 169.127 de niños, niñas, jóvenes y adultos estudiantes distribuidos en 436 Instituciones educativas Oficiales, Instituciones privadas y servicios contratados, en los grados así:

Prescolar Primaria Basicasec Media Adultos Institu

13496 72425 49946 17408 15852 436

Ahora bien, en los 82 Municipios del Departamento de Santander no certificados, en la vigencia 2013, se contó con 154.255 estudiantes en el sector oficial en 279 instituciones educativas, distribuidos así:




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MUNICIPIO Prescolar Primaria Basicasec Media Adultos Institu

AGUADA 23 143 115 35 0 1

ALBANIA 58 318 250 95 0 3

ARATOCA 142 791 619 254 101 3

BARBOSA 372 2072 1552 571 123 2

BARICHARA 101 553 459 165 61 3

BETULIA 111 608 412 112 55 3

BOLÍVAR 206 1204 751 209 129 7

CABRERA 23 155 114 39 0 1

CALIFORNIA 29 151 92 37 0 1

CAPITANEJO 71 490 400 137 96 2

CARCASÍ 55 441 242 72 0 3

CEPITÁ 30 205 116 42 0 2

CERRITO 102 551 357 165 105 2

CHARALÁ 225 1068 927 430 190 7

CHARTA 39 199 192 64 0 1

CHIMA 38 271 158 52 0 1

CHIPATÁ 65 375 294 81 9 2

CIMITARRA 635 3901 2093 613 1002 13

CONCEPCIÓN 84 473 280 80 71 2

CONFINES 35 234 133 43 22 1

CONTRATACIÓN 53 338 291 126 0 1

COROMORO 90 537 313 88 34 3

CURITÍ 157 1027 693 277 0 3

EL CARMEN DE CHUCURÍ 279 1760 923 230 238 7

EL GUACAMAYO 21 207 117 37 0 2

EL PEÑÓN 85 545 357 101 101 3

EL PLAYÓN 245 1515 1004 277 198 5

ENCINO 30 240 158 31 23 1

ENCISO 50 324 274 117 44 2

FLORIÁN 85 639 434 138 0 3

GALÁN 44 234 192 52 59 2

GAMBITA 91 455 215 44 10 3

GUACA 83 611 313 65 22 3

GUADALUPE 77 476 367 200 46 2

GUAPOTÁ 27 201 139 41 0 2

GUAVATÁ 54 298 198 75 54 2

GÜEPSA 65 395 349 105 0 1

HATO 39 234 111 32 26 1

JESÚS MARÍA 55 295 285 103 0 2

JORDÁN 22 137 97 34 0 1

LA BELLEZA 93 683 440 127 369 3

LA PAZ 52 409 313 106 36 4

LANDÁZURI 215 1370 831 253 58 4

LEBRÍJA 565 3295 2246 658 353 6

LOS SANTOS 185 1211 847 263 294 4

MACARAVITA 22 211 163 74 20 1




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MATANZA 100 556 355 118 52 3

MOGOTES 206 1142 744 194 129 6

MOLAGAVITA 59 418 318 88 0 3

MÁLAGA 263 1663 1777 780 476 6

OCAMONTE 96 509 213 104 21 2

OIBA 147 910 798 365 50 4

ONZAGA 61 383 277 86 29 3

PALMAR 21 134 111 68 21 1

PALMAS DEL SOCORRO 42 208 153 49 0 2

PINCHOTE 60 308 252 115 0 1

PUENTE NACIONAL 162 1247 1543 785 0 7

PUERTO PARRA 145 786 426 120 80 3

PUERTO WILCHES 706 4023 2286 631 818 8

PÁRAMO 67 384 315 96 63 2

RIONEGRO 502 2868 1730 529 168 10

SABANA DE TORRES 525 3042 1799 555 790 4

SAN ANDRÉS 116 733 688 320 170 4

SAN BENITO 40 241 160 61 0 2

SAN GIL 611 3543 3165 1272 157 9

SAN JOAQUÍN 28 242 136 31 47 2

SAN JOSÉ DE MIRANDA 71 357 250 57 0 3

SAN MIGUEL 31 221 206 64 21 1

SAN VICENTE DE CHUCURÍ 532 3225 2049 729 648 12

SANTA BÁRBARA 35 238 155 50 17 1

SANTA HELENA DEL OPÓN 72 488 231 50 0 3

SIMACOTA 157 884 498 136 69 7

SOCORRO 352 2006 1867 756 276 8

SUAITA 173 896 671 233 0 4

SUCRE 135 801 541 185 291 6

SURATÁ 53 338 206 77 44 3

TONA 74 623 400 118 45 2

VALLE DE SAN JOSÉ 87 441 361 138 24 3

VETAS 23 148 109 39 14 1

VILLANUEVA 97 548 376 127 80 1

VÉLEZ 252 1602 1352 560 263 7

ZAPATOCA 154 756 610 163 45 4

11483 68762 48354 16799 8857 279

Así mismo, en 22 Municipios del Departamento de Santander se tuvo un total de 9.491 niños, niñas, jóvenes y adultos en el sector privado, distribuidos así:

Municipio Prescolar Primaria Basicasec Media Adultos Institu

ARATOCA 0 0 0 0 1 1

BARBOSA 314 628 368 138 211 11

BARICHARA 49 91 0 0 0 2

CAPITANEJO 0 0 0 0 10 1

CIMITARRA 63 190 100 27 44 3




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CURITÍ 0 0 0 0 1 1

LEBRÍJA 208 464 147 46 301 6

MATANZA 0 15 0 0 0 1

MOLAGAVITA 0 0 0 0 81 1

MÁLAGA 40 5 0 0 78 4

RIONEGRO 0 0 0 0 1 1

SABANA DE TORRES 201 357 174 45 95 5

SAN GIL 659 882 341 150 625 20



SIMACOTA 5 3 0 0 3 2

SOCORRO 315 555 184 103 171 11

TONA 6 29 0 0 0 1

VALLE DE SAN JOSÉ 25 50 20 0 0 1

VILLANUEVA 14 30 0 0 0 1

VÉLEZ 67 169 111 42 129 5

ZAPATOCA 36 90 79 32 1 2

2012 3619 1524 583 1753 82

Se debe resaltar que la Secretaría de Educación Departamental certificó a este organismo de control, que fueron atendidos 10.065 niños, niñas, jóvenes y adultos a través de con tratos de prestación de servicios educativos, los cuales se relacionan a continuación:

Nro CONTRATO

OBJETO Inicio del contrato

Fin del contrato

Contratista NIT

contratista

Valor del contrato (en

Pesos)

Número de estudiantes a atender según

el contrato (prestacion del

servicio)

Nº de estudiantes en

contrato a atender por

docentes oficiales (Admón

del servicio)

Tipo de Población a atender según

contrato

PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO A POBLACIONJOVENES Y

ADULTA

3044

CONTRATO DE PRESTACION DE

SERVICIOS EDUCATIVOS

12-04-2013

26-12-2013

DIOCESIS DE

MALAGA-SOATA

800028503-7

1,027,180,000 1334 0 JOVENES Y ADULTOS

3045



12-04-2013

26-12-2013

INSTITUTO TECNICO PARA EL

DESARROLLO RURAL

"IDEAR"

800127759-1

1,913,450,000 2485 0 JOVENES Y ADULTOS

3046



12-04-2013

26-12-2013

FUNDACION

COMUNIDAD EL

CAMINO

890207355-9

827,750,000 1075 0 JOVENES Y ADULTOS

3047



12-04-2013

26-12-2013

INSTITUTO CRISTIANO

DE PROMOCIO

N CAMPESIN

A "ICPROC"

890270908-9

532,070,000 691 0 JOVENES Y ADULTOS




INFORME DEFINITIVO


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ADMINISTRACION DEL SERVICIO EDUCATIVO CON COMUNIDADES

RELIGIOSAS

3051

ADMINISTRAR DIRIGIR Y

COORDINAR EL SERVICIO

EDUCATIVO ESCUELA NORMAL

SUPERIOR MARIA

AUXILIADORA DEL MUNICIPIO

DE SAN ANDRES, AÑO LECTIVO 2013

17-04-2013

30-12-2013

CONGREGACION DE HERMANA

S DE LA CARIDAD DE SANTA

ANA

860020658-1

251,348,384 799 799 REGULAR

3053



EDUCATIVO COLEGIO NUESTRA

SEÑORA DEL ROSARIO DEL MUNICIPIO DE MALAGA, AÑO LECTIVO 2013

16-04-2013

30-12-2013

CONGREGACION

DOMINICAS SANTA

CATALINA DE SENA

891800399-9

349,092,613 975 975 REGULAR

3058




SUPERIOR MARIA

AUXILIADORA DEL MUNICIPIO

DE GUADALUPE, AÑO LECTIVO

2013

16-04-2013

30-12-2013

COMUNIDAD DE LAS HIJAS DE

MARIA AUXILIADO

RA PROVINCIA NUESTRA SEÑORA

DE CHIQUINQ

UIRA

860006657-6

227,255,888 678 678 REGULAR

3055




SUPERIOR ANTONIA

SANTOS DEL MUNICIPIO DE

PUENTE NACIONAL, AÑO LECTIVO 2013

16-04-2013

30-12-2013

CONGREGACION DE HERMANA

S TERCIARIA

S CAPUCHINAS DE LA SAGRADA FAMILIA

8605064229-9

363,270,526 1216 1216 REGULAR

3175



EDUCATIVO INSTITUTO TECNICO

INDUSTRIAL SAN JUAN BOSCO

DEL MUNICIPIO DE

CONTRATACION, AÑO LECTIVO

2013

15-05-2013

30-12-2013

SOCIEDAD SALESIANA INSPECTO

RIA BOGOTA

860008010-0

372,998,681 812 812 REGULAR

10065 4480

Fuente Secretaría de Educación

No obstante mediante el aplicativo SIMAT se reporta que el Departamento de Santander contrató con 75 Instituciones privadas en 74 Municipios del Departamento el servicio escolar para 5.381 niños, niñas, jóvenes y adultos, como se relaciona a continuación: ANO

SECTOR NOM_SEC

CODI_MUN MUNICIPI

PRESCOLAR

PRIMARIA

BASICASEC

MEDIA

ADULTOS

INSTITU

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 013 AGUADA 0 0 0 0 8 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 020 ALBANIA 0 0 0 0 20 1




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2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 051 ARATOCA 0 0 0 0 19 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 077 BARBOSA 0 0 0 0 69 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 079 BARICHARA 0 0 0 0 51 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 101 BOLÍVAR 0 0 0 0 110 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 121 CABRERA 0 0 0 0 34 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 132 CALIFORNIA 0 0 0 0 65 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 147 CAPITANEJO 0 0 0 0 91 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 152 CARCASÍ 0 0 0 0 132 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 160 CEPITÁ 0 0 0 0 79 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 162 CERRITO 0 0 0 0 64 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 167 CHARALÁ 0 0 0 0 21 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 176 CHIMA 0 0 0 0 28 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 179 CHIPATÁ 0 0 0 0 5 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 190 CIMITARRA 0 0 0 0 145 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 207 CONCEPCIÓN 0 0 0 0 131 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 209 CONFINES 0 0 0 0 32 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 211 CONTRATACIÓN 0 0 0 0 125 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 217 COROMORO 0 0 0 0 57 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 229 CURITÍ 0 0 0 0 198 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 235

EL CARMEN DE CHUCURÍ 0 0 0 0 174 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 250 EL PEÑÓN 0 0 0 0 55 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 255 EL PLAYÓN 0 0 0 0 27 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 264 ENCINO 0 0 0 0 41 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 266 ENCISO 0 0 0 0 89 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 271 FLORIÁN 0 0 0 0 30 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 296 GALÁN 0 0 0 0 27 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 298 GAMBITA 0 0 0 0 36 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 318 GUACA 0 0 0 0 164 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 320 GUADALUPE 0 0 0 0 33 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 322 GUAPOTÁ 0 0 0 0 18 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 324 GUAVATÁ 0 0 0 0 19 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 327 GÜEPSA 0 0 0 0 21 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 344 HATO 0 0 0 0 26 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 368 JESÚS MARÍA 0 0 0 0 5 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 370 JORDÁN 0 0 0 0 27 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 377 LA BELLEZA 0 0 0 0 42 1




INFORME DEFINITIVO


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2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 397 LA PAZ 0 0 0 0 24 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 385 LANDÁZURI 0 0 0 0 134 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 406 LEBRÍJA 1 44 68 26 56 2

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 418 LOS SANTOS 0 0 0 0 25 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 425 MACARAVITA 0 0 0 0 88 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 444 MATANZA 0 0 0 0 34 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 464 MOGOTES 0 0 0 0 67 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 468 MOLAGAVITA 0 0 0 0 80 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 432 MÁLAGA 0 0 0 0 163 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 498 OCAMONTE 0 0 0 0 33 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 500 OIBA 0 0 0 0 71 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 502 ONZAGA 0 0 0 0 99 1

2013 S2


PALMAS DEL SOCORRO 0 0 0 0 27 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 549 PINCHOTE 0 0 0 0 55 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 572 PUENTE NACIONAL 0 0 0 0 6 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 573 PUERTO PARRA 0 0 0 0 29 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 575 PUERTO WILCHES 0 0 0 0 73 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 615 RIONEGRO 0 0 0 0 50 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 669 SAN ANDRÉS 0 0 0 0 123 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 673 SAN BENITO 0 0 0 0 19 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 679 SAN GIL 0 0 0 0 247 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 682 SAN JOAQUÍN 0 0 0 0 63 1

2013 S2



2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 686 SAN MIGUEL 0 0 0 0 70 1

2013 S2



2013 S2


SANTA HELENA DEL OPÓN 0 0 0 0 88 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 745 SIMACOTA 0 0 0 0 286 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 755 SOCORRO 0 0 0 0 213 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 770 SUAITA 0 0 0 0 106 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 773 SUCRE 0 0 0 0 48 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 820 TONA 0 0 0 0 36 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 855 VALLE DE SAN JOSÉ 0 0 0 0 33 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 867 VETAS 0 0 0 0 37 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 872 VILLANUEVA 0 0 0 0 65 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 861 VÉLEZ 0 0 0 0 88 1

2013 S2

PRIVADO CONTRATADO 895 ZAPATOCA 0 0 0 0 137 1




INFORME DEFINITIVO


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1 44 68 26 5242 75

Es así que se evidencia una diferencia del número total de niños, niñas, jóvenes y adultos reportados en el SIMAT; por lo cual se debe realizar un mejor control y seguimiento a la información reportada en el SIMAT, a fin de obtener una información más exacta, veraz y confiable. En este orden de ideas, para el equipo auditor se constituye un hallazgo administrativo a fin de que se corrijan este tipo de situaciones. . TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTOS RESPONSABLES: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ


RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Los estudiantes certificados en el Sistema de matrícula SIMAT, y marcados como contratados para el año 2013, por prestación del servicio educativo son los atendidos por contrato No. 3044 Diócesis de Málaga Soata por 1334 estudiantes, contrato No. 3045 Instituto Técnico para el Desarrollo IDEAR por 2485 estudiantes, Contrato 3046 Fundación Comunidad el Camino por 1075 estudiantes, Contrato 3047 Instituto Cristiano de Promoción Campesina ICPROC, por 691 estudiantes… Para el caso de los estudiantes que son atendidos bajo la modalidad de administración, donde no se pueda aplicar el principio general porque una parte de los docentes sea de la planta oficial y otra parte sea vinculada por el contratista, debe reportarse la matrícula de manera proporcional a la vinculación de los docentes así: Si, por ejemplo, el 60% de los docentes de una sede son vinculados por el contratista, el mismo porcentaje, es decir, el 60% de la matrícula cubierta por el contrato debe reportarse como matrícula CONTRATADA y el porcentaje restante, 40%, debe reportarse como matrícula NO CONTRATADA. Para el año 2013, con corte a 30 de junio de 2013 se caracterizaron en el SIMAT 75 estudiantes de acuerdo a la canasta educativa

establecida en los contratos de administración”. RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Los argumentos expuestos por el sujeto de control, no aclaran la situación encontrada en la Secretaría de Educación, por cuanto como ya se dijo la información debe ser exacta, veraz y confiable, por lo cual el hallazgo se MANTIENE, a fin de que sea corregida a través del Plan de Mejoramiento. HALLAZGO No. 04 DESACTUALIZACIÓN BANCO DE OFERENTES DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO:

El banco de oferentes es un procedimiento administrativo, previo e independiente del proceso de contratación, como herramienta administrativa, transparente y eficiente permite evaluar y calificar la experiencia e idoneidad de las entidades para prestar el servicio educativo, así como establecer su capacidad para poder suscribir contratos de prestación del servicio educativo con una Secretaría de Educación. Se busca con el banco de oferentes establecer un registro o listado de entidades sin ánimo de lucro estatales o entidades educativas particulares, que señala la ley y de reconocida trayectoria e idoneidad en la prestación del servicio de educación formal, a quienes




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se acude cuando la entidad territorial certificada a raíz de la insuficiencia o de las limitaciones en el sector educativo oficial, deba acudir a la contratación bajo la modalidad de prestación del servicio educativo. Ahora bien, la contratación de la prestación del servicio educativo es por un año lectivo para un determinado número de estudiantes y podrá efectuarse con contratistas que sin ser propietarios de los establecimientos educativos, cuentan con un PEI o PEC aprobado por la respectiva secretaría de educación. En la Gobernación de Santander mediante la Resolución No. 02938 del 4 del marzo de 2005 se conformó el banco de oferentes para la contratación de la prestación del servicio educativo en los municipios no certificados del Departamento de Santander, sin que a la fecha se haya actualizado, con el fin de seleccionar otras entidades idóneas que puedan celebrar contratos de prestación de servicios educativos. Para el equipo auditor se estaría frente a un hallazgo administrativo, a fin de que la administración departamental actualice el correspondiente banco de oferentes. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTOS RESPONSABLES: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ


RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “Con relación a la presente observación, debo informarles que el Banco de Oferentes para la contratación de la prestación del servicio educativo en los municipios no certificados del Departamento de Santander se conformó mediante la Resolución No.02938 del 4 de marzo de 2005, y éste ha sido actualizado en dos (2) oportunidades mediante los siguientes actos administrativos, de los cuales adjunto copia:

Resolución No.001584 del 12 de febrero de 2010, mediante la cual se registra en el Banco de Oferentes a la FUNDACIÓN INSTITUTO CRISTIANO DE PROMOCIÓN CAMPESINA “ICPROC” …

Resolución No.08130 del 30 de abril de 2013, mediante la cual se registra en el Banco de Oferentes a la FUNDACIÓN PARA EL SERVICIO SOCIAL Y EMPRESARIAL DEL CARIBE –SERVIMAS …

Por lo expuesto no se configura hallazgo administrativo dentro de la observación hecha a la Secretaría de Educación”.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL:

Como lo señala el sujeto de control, el banco de oferentes ha sido actualizado mediante resolución, en dos (2) oportunidades para la inclusión de dos entidades, no obstante no se ha realizado desde el 2005, el proceso administrativo correspondiente, previo e independiente del proceso de contratación, como herramienta administrativa, transparente y eficiente permite evaluar y calificar la experiencia e idoneidad de las entidades para prestar el servicio educativo, por lo cual el hallazgo se MANTIENE.

HALLAZGO No. 05 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS- ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO




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TIPO DE CONTRATO


RECURSO

PLAZO ANTICIPO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3055 DEL

CONGREGACION DE HERMANAS TERCIARIAS CAPUCHINAS DE LA SAGRADA FAMILIA PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DE MONTIEL

MARIA ESPERANZA MARTINEZ FIGUEROA

ADMINISTRAR. DIRIGIR Y COORDINAR EL SERVICIO EDUCATIVO DE LA ESCUELA NORMAL SUPERIOR ANTONIA SANTOS DEL MUNICIPIO DE PUENTE NACIONAL. AÑO LECTIVO 2013

363,270,526 SGP 8 MESES NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3051 del 12 de abril de

2013

CONGREGACIÓN DE HERMANAS DE LA CARIDAD DE SANTA ANA


ADMINISTRAR DIRIGIR Y COORDINAR EL SERVICIO EDUCATIVO

ESCUELA NORMAL SUPERIOR MARIA AUXILIADORA DEL MUNICIPIO DE SAN ANDRES AÑO LECTIVO 2013

251.348.384 SGP HASTA EL 30 DE DICIEMBRE DE 2013 2013

NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3053 del 12 de abril de 2013

PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO HERMANAS DOMINICANAS DE SANTA CATALINA


ADMINISTRAR DIRIGIR Y COORDINAR EL SERVICIO EDUCATIVO EN EL COLEGIO NUESTRA SEÑOARA DEL ROSARIO DEL MUNICIPIO DE MALAGA

349.092.613 SGP HASTA EL 30 DE DICIEMBRE DE 2013

NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3175 DEL 7 DE MAYO DE 2013

SOCIEDAD SALESIANA INSPECTORÍA DE BOGOTA

WILSON PICO ADMINISTRAR DIRIGIR Y COORDINAR EL SERVICIO EDUCATIVO EN EL INSTITUTO TECNICO INDUSTRIAL SAN JUAN BOSCO DEL MUNICIPIO DE CONTRACIÓN, AÑO LECTIVO 2013


NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3058 DEL 12 DE abril DE 2013

COMUNIDAD DE LAS HIJAS DE MARIA AUXILIADORA DE LA PROVINCIA DE NUESTRA SEÑORA DE CHIQUINQUIRA

WILSON PICO ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO ESCUELA NORMAL SUPERIOR MARIA AUXILIADORA DEL MUNICIPIO DE GUADALUPE



El Ministerio de Educación reglamentó la contratación del servicio público educativo a través de la expedición del Decreto 2355 del 2009, por el cual se reglamenta la contratación del servicio público educativo por las entidades territoriales certificadas, el cual se encuentra vigente y es el fundamento legal y técnico del proceso de conformación del banco de oferentes. A su vez el artículo 27 de la ley 715 de 2001, modificado por el artículo a1 de la ley 1294 de 2009 establece que “solamente donde

se demuestre insuficiencia o limitaciones en instituciones educativas del sistema educativo oficial podrá contratarse la prestación del servicio educativo con entidades sin ánimo de

lucro, estatales o entidades educativas”; en consecuencia, para la vigencia 2013 le fue aprobado a la Gobernación de Santander, el estudio insuficiencia presentado ante el Ministerio de Educación a fin de ampliar cobertura educativa en los Municipios no certificados. Así mismo, de conformidad con el decreto 4313 de 2004 en su artículo 13 se señala “En esta contratación, la entidad territorial podrá aportar su infraestructura física, docente y

administrativa o alguna de ellas y el contratista por su parte, su capacidad de administración, dirección, coordinación y organización del servicio educativo, brindando la correspondiente orientación pedagógica. En desarrollo de este contrato, el contratista suministrará los




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componentes que la entidad territorial no aporte y que sean necesarios para la prestación del servicio. El contratista podrá prestar el servicio de administración a través de una sola

persona o de un equipo de personas”, propuesta económica que se presenta mediante la canasta educativa, donde se incluye cada uno de los componentes que ofrece a la entidad territorial. Ahora bien, en la Secretaría de Educación Departamental, en los contratos que nos ocupan de la vigencia 2013, no se evidenció en ninguno de ellos la obligación que le asiste a la entidad territorial de verificar que el establecimiento educativo no estuviera en régimen controlado, o que la licencia de funcionamiento estuviera suspendida ni cancelada, circunstancias que impedían contratar con el Estado. Tampoco se evidenció en cada uno de ellos el proyecto educativo institucional o proyecto educativo comunitario o no tener ninguna sanción vigente, como lo señala el artículo 8 del decreto 2355 de 2009. Tampoco se evidenció lo señalado en el artículo 17 del mismo decreto 2355 de 2009 que establece “El rector, quien en desarrollo de los

contratos de que trata el presente artículo será designado y vinculado por el contratista para ejercer la administración, dirección y orientación pedagógica, impartirá las instrucciones a

que haya lugar para el adecuado funcionamiento del establecimiento educativo” ya que en las propuestas presentadas no se evidenció la asignación del rector ni las calidades de éste, siendo esta labor fundamental en el cumplimiento del contrato. También se debe resaltar, que el valor propuesto por estos servicios en la canasta educativa, no es el mismo valor del ingreso base de cotización, en el pago de seguridad social integral, como lo señala el artículo 50 de la ley 789 de 2002. De igual manera con el valor de los honorarios propuestos en la canasta educativa para el demás personal. Igualmente, tampoco evidenció que en cada uno de éstos contratos se cumpliera con lo relacionado con el literal c del artículo 8 del decreto 2355 de 2009 que señala “Establecer oportunamente el listado de los niños, niñas y jóvenes que serán atendidos en desarrollo de cada contrato. La relación de estos estudiantes deberá ser remitida a cada contratista debidamente firmada por el secretario de educación de la respectiva entidad

territorial certificada y hará parte integral del contrato que se suscriba.”, toda vez que los listados no fueron suscrito por el secretario de educación. Así mismo no se establece los grados de primaria o secundaria, la edad y la identificación de cada uno de los niños y niñas. En el primer contrato relacionado (3055), se le remite al contratista un listado de 1.221 niños para ser atendidos; no obstante se cancela por un total de 1206 niños y niñas a razón de $301.219 cada niño, no hay razón o justificación alguna en el expediente contractual. De conformidad con la canasta educativa propuesta por el contratista y pagada por el Departamento de Santander, se canceló la suma de $60.000.000 por reparaciones y mantenimiento de la institución educativa que es de propiedad del contratista y no de la Gobernación de Santander. De igual manera se pagó la suma de $42.962.045 por concepto de piscinero (se debe recordar que de conformidad con el artículo 13 del decreto 2355 de 2009 en el servicio de educación “el contratista aportará, su capacidad de administración, dirección, coordinación y

organización del servicio educativo”) luego para el equipo auditor el valor pagado por este concepto no tiene relación con lo señalado en el decreto. Así mismo el Departamento pagó también la suma de $77.514.000 por concepto de gratuidad, valor éste que no debía pagarse, como lo certifica la directora administrativa y financiera de la Secretaría de Educación Departamental “el prestador del servicio

educativo con comunidades religiosas para el año 2013 en cualquiera de las tres modalidades establecidas en el mencionado decreto, no tenían derecho a recursos de gratuidad. Si por alguna eventualidad le fueron asignados y girados recursos por este




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concepto, directamente los establecimientos comprometidos devolvieron directamente estos

recursos al MEN”, recursos éstos que fueron devueltos por la institución educativa; es así que para el equipo auditor hay un presunto detrimento patrimonial por estos conceptos, por un valor total de $102.962.045 De igual manera en la canasta educativa, se reconoce y paga el Departamento la suma de $12.000.000 por concepto de capacitación de docentes, ítem que es viable de conformidad con el decreto mencionado, no obstante no se evidenció en el expediente contractual listados, registros fotográficos o soporte alguno sobre la ejecución de este concepto. Tampoco se evidenció informes o seguimiento alguno sobre el cumplimiento del contrato que es la atención de un número determinado de niños y niñas, toda vez que no se informó mes a mes lo referente a las deserciones escolares y más aún cuando el Departamento pagó por niño atendido; lo que para el equipo auditor se convierte en falta de seguimiento y control en la ejecución del contrato por parte del supervisor. Al contrato se le realiza un acta modificatoria en cuanto al plazo, ya que al celebrar el contrato no se tuvo en cuenta la fecha de terminación del año lectivo. Se suscribe acta de recibo y acta de liquidación el 10 de diciembre de 2013. En el segundo contrato relacionado (3051), en los estudios previos no se establece el número de niños y niñas a atender, tan solo se establece que es a razón de $321.323 por estudiante atendido, se le remite al contratista un listado de 794 niños para ser atendidos; no obstante se cancela por un total de 792 niños, no hay razón o justificación alguna en el expediente contractual. Así mismo el Departamento pagó también la suma de $46.593.000 por concepto de gratuidad, valor éste que no debía pagarse, como lo certifica la directora administrativa y financiera de la Secretaría de Educación Departamental “el prestador del servicio educativo con comunidades religiosas

para el año 2013 en cualquiera de las tres modalidades establecidas en el mencionado decreto, no tenían derecho a recursos de gratuidad. Si por alguna eventualidad le fueron asignados y girados recursos por este concepto, directamente los establecimientos

comprometidos devolvieron directamente estos recursos al MEN”, recursos éstos que no fueron devueltos como se evidenció en el expediente contractual; es así que para el equipo auditor hay un presunto detrimento patrimonial por este concepto, por un valor total de $46.593.000 De conformidad, con el artículo 21 del decreto 2355 de 2009 se establece “los bienes

que sean adquiridos con los recursos públicos con los que se financien los contratos de administración del servicio educativo, serán de propiedad del ente territorial respectivo. Para tal efecto, las partes deberán realizar un inventario en el que se incluya la totalidad de tales bienes a más tardar en los dos (2) primeros meses de cada año calendario, manteniéndolo

permanentemente actualizado” en el expediente contractual no se evidenció lo correspondiente. Tampoco se evidenció informes o seguimiento alguno sobre el cumplimiento del contrato que es la atención de un número determinado de niños y niñas, toda vez que no se informó mes a mes lo referente a las deserciones escolares y más aún cuando el Departamento pagó por niño atendido; lo que para el equipo auditor se convierte en falta de seguimiento y control en la ejecución del contrato por parte del supervisor.

Al contrato se le realiza un acta modificatoria en cuanto al plazo, ya que al celebrar el contrato no se tuvo en cuenta la fecha de terminación del año lectivo. Se suscribe acta de recibo y acta de liquidación el 9 de diciembre de 2013.




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En el tercer CONTRATO (3053), en los estudios previos se establece que el número de niños y niñas a atender son 1.000; no obstante el listado que se remite es de 980 niños y niñas a razón de $349.093 y los actas de pago siguieron siendo por los 1.000, es decir se pagaron 20 cupos demás, como se evidencia en el numeral 2 del alcance del objeto estableciendo “prestar y garantizar el servicio educativo a los 1000

niños estudiantes matriculados” al respecto no hay pronunciamiento del supervisor, lo que para el equipo auditor se constituye un detrimento patrimonial, por valor de $6.981.860, siendo éste el valor de los cupos pagados de más, tampoco se evidenció informes o seguimiento alguno sobre el cumplimiento del contrato que es la atención de un número determinado de niños y niñas, toda vez que no se informó mes a mes lo referente a las deserciones escolares y más aún cuando el Departamento pagó por niño atendido y llama la atención que durante la ejecución del contrato no hubo ni una sola deserción escolar, toda vez que se pago la totalidad de los 1.000 niños atendidos; lo que para el equipo auditor se convierte en falta de seguimiento y control en la ejecución del contrato por parte del supervisor. De igual manera se pagó la suma de la suma de $66.585.000 por concepto de gratuidad, valor éste que no debía pagarse, como lo certifica la directora administrativa y financiera de la Secretaría de Educación Departamental “el prestador

del servicio educativo con comunidades religiosas para el año 2013 en cualquiera de las tres modalidades establecidas en el mencionado decreto, no tenían derecho a recursos de gratuidad. Si por alguna eventualidad le fueron asignados y girados recursos por este concepto, directamente los establecimientos comprometidos devolvieron directamente estos

recursos al MEN”, recursos éstos que no fueron devueltos por la institución educativa; es así que para el equipo auditor hay un presunto detrimento patrimonial por estos conceptos, por un valor total de $73.566.860. En el cuarto contrato (3175), en la canasta educativa se estableció un ítem de “capacitación de docentes” por valor de $5.182.361 por concepto de capacitación de docentes, ítem que es viable de conformidad con el decreto mencionado, no obstante no se evidenció en el expediente contractual listados, registros fotográficos o soporte alguno sobre la ejecución de este concepto. De igual manera, se establece en el contrato que el número de niños y niñas a atender son 821; no obstante el listado que se remite es de 819 niños y niñas a razón de $454.322, es decir se pagó de más dos (2) cupos más, es decir se constituye un detrimento patrimonial de $908.644 En el segundo informe del supervisor se establece que la atención fue de 814 alumnos, pero tampoco se descuenta el valor, es decir la suma de $2.271.610 En el tercer informe se establece que fueron atendidos 779 alumnos, pero tampoco se descuenta la diferencia del valor de éstos cupos, es decir la suma de $15.901.270 Es importante resaltar que a pesar de las deserciones el Departamento pagó la totalidad del contrato; lo que para el equipo auditor se convierte en falta de seguimiento y control en la ejecución del contrato por parte del supervisor. De igual manera en la canasta educativa, se reconoce y paga el Departamento la suma de $23.675.610 por reparaciones y mantenimiento de la institución educativa que es de propiedad del contratista y no de la Gobernación de Santander; es así que para el equipo auditor hay un presunto detrimento patrimonial por estos conceptos, por un valor total de $47.939.495 El quinto contrato (3058) establece que es para la atención de 671 estudiantes, no obstante el listado remitido es para 672 niños y niñas. En la canasta educativa se estableció el ítem de “capacitación de docentes” por valor de $10.000.000 por concepto de capacitación de docentes, ítem que es viable de conformidad con el decreto mencionado, no obstante no se evidenció en el expediente contractual listados,




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registros fotográficos o soporte alguno sobre la ejecución de este concepto, por lo cual se podría constituir en un detrimento patrimonial. Para el equipo auditor se estaría frente a una presunta falta de connotación disciplinaria por faltara a los deberes como ordenador del gasto y de supervisor, por lo cual se dará traslado al organismo competente para que realice las averiguaciones y tome las decisiones a que haya lugar; hallazgo fiscal por presunto detrimento patrimonial y un hallazgo administrativo a fin de que se corrijan estas falencias contractuales. TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIO, FISCAL Y

ADMINISTRATIVO PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 31 del art. 48 de la Ley 734 de

2002, artículo 209 de la Constitución Política, ART. 6 LEY 610 DE 2001

PRESUNTOS RESPONSABLES: Administrativa: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ

Secretario de Educación Departamental Disciplinaria y Fiscal:

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ Secretario de Educación Departamental

MARÍA ESPERANZA MARTÍNEZ FIGUEROA, VICTOR MANUEL TOSCANO Y WILSON PICO

Supervisores PRESUNTO DAÑO FISCAL $281.061.400

RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “En efecto el Ministerio de Educación Nacional reglamento la contratación de servicios educativos y diferenció las modalidades de contratación de acuerdo al carácter oficial o privado de cada institución, así: … El régimen controlado es un régimen de excepción, transitorio, aplicado a los colegios PRIVADOS que no alcanzan a ofrecer un servicio educativo de nivel satisfactorio….En el entendido que las cinco las instituciones educativas objeto de contratos de administración del servicio educativo con comunidades religiosas son de carácter oficial, la entidad territorial, no debía verificar el régimen controlado para el cobro de matrícula, porque este régimen no rige para ellos… Por lo anteriormente expuesto queda claro para este despacho que el Departamento no giro recursos por gratuidad a los colegios oficiales donde se contrata la administración con comunidades religiosas, lo girado no corresponde a gratuidad, contrario a lo que afirma la comisión auditora, sino a los “costos complementarios” que reemplazan la gratuidad, por cuanto son estudiantes oficiales y a los mismos no se les puede cobrar por el servicio recibido, los valores por “costos complementarios” se incluyeron en las canastas educativas conforme los establece el parágrafo 2 del artículo 8 del decreto 4807 de 2011. En el siguiente cuadro comparativo se resume lo concerniente al valor asignado a los colegios oficiales, por concepto de costos complementarios por parte del Departamento y lo concerniente a gratuidad girado por el Ministerio y devuelto por los rectores… CONTRATO 3055 PUENTE NACIONAL: Una institución educativa de carácter oficial, tenía la obligación de atender cuantos estudiantes estén matriculados así no se hubiese legalizado durante el año por razones de sistemas. Al término de la vigencia atendió efectivamente 1239 estudiantes, sin adicional al contrato…Por ser establecimiento educativo de carácter oficial de propiedad del Departamento cedido por la Nación al Departamento en




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el marco del proceso de descentralización administrativa de la educación según la ley 60 de 1993, tal como se puede verificar en el certificado de libertad y tradición. En la canasta educativa se le asignaron $60.000.000. Millones de pesos, para el mantenimiento de la institución, más aún cuando la propiedad es tan grande, pues tiene un área de 9 hectáreas 148 metros cuadrados. Esta construcción fue declarada Monumento Nacional, además de contar con internado la Institución cuenta con una piscina de propiedad del Departamento y es utilizada por las estudiantes oficiales. Revisada la planta de cargos de administrativos el Departamento no cuenta con un cargo ni funcionario que ostente este cargo, por lo tanto los $42.000.000 fueron asignados para disponer de un piscinero, en cumplimiento de lo establecido en la ley 1209 de 2008 que establece en su artículo 8 Responsable. La persona o las personas, tanto naturales como jurídicas, o comunidades, tengan o no personería jurídica, que ostenten la titularidad en propiedad o en cualquier relación jurídica que pueda comportar la tenencia o explotación de la piscina será responsable del cumplimiento de esta ley y se someterá a las sanciones que la misma establece por su incumplimiento. CONTRATO 3051 SAN ANDRES: con una matrícula según registro del SIMAT de 792 estudiantes de fecha 20 de marzo de 2013, posteriormente a la fecha de emitir el listado anexo del contrato este cuenta con dos estudiantes más, los cuales de igual forma fueron atendidos. De otra parte, en la canasta educativa se contempla el ítem “costos complementarios” por valor de $46.553.000, que reemplaza la gratuidad, pues como anota la comisión auditora no pueden recibir recursos de gratuidad, porque esos recursos deben hacer parte del valor total del contrato, si se tiene en cuenta que son estudiantes oficiales. CONTRATO 3053 ROSARIO MALAGA: En efecto se asignaron $66.585.000 millones con destino a cubrir los “costos complementarios” que hacen parte del valor del contrato, los cuales reemplazan la gratuidad de acuerdo al parágrafo 2 del artículo 2 del decreto 4807. En cuanto al valor de $6.981.860 relacionado con los estudiantes no atendidos serán reintegrados, por cuanto si bien realmente fueron atendidos, no se aclaró en el proceso contractual que eran 20 estudiantes más. CONTRATO 3175 SALESIANOS CONTRATACION: Se asignaron recursos por el concepto “Capacitación docente” por valor de $5.182.361 en efecto en el sistema de contratación no se subieron los comprobantes de egreso y los registros pero los mismos si existieron, se anexan soportes por valor asignado. Con relación al valor por estudiantes no atendidos es pertinente aceptar que no fueron descontados, recursos que serán reintegrados por el contratista por valor de $19.081.524 pesos. En cuanto al numeral de “reparaciones y mantenimiento” por valor de $23.675.610 jurídicamente si es viable asignarlos en razón a que el instituto cuenta con once (11) sedes, de las cuales solo dos sedes, son de propiedad privada y nueve (9) sedes son de propiedad del estado.

CONTRATO 3058 DE 2013 GUADALUPE: Los soportes de la ejecución de recursos por

concepto de capacitación docente no fueron subidos al sistema de contratación, se anexan

soportes por valor de $ 10.000.000”


Teniendo en cuenta cada uno de los documentos y los argumentos expuestos de manera clara y debidamente sustentados por la Entidad, el presente hallazgo se desvirtúa en materia disciplinaria y fiscal; no obstante el hallazgo administrativo se mantiene por cuanto este organismo de control realizará seguimiento a través del




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plan de mejoramiento correspondiente, en cuanto a los recursos pendientes por girar de las Instituciones Educativas por concepto de reintegro de estudiantes. De igual manera con la aceptación de las falencias contractuales reconocidas como es la dejar “explícito en los próximos contratos el carácter oficial de la institución y la existencia

del proyecto educativo institucional, como lo recomienda la comisión auditora” y respecto a las hojas de vida de los rectores y pago de seguridad social y el correspondiente visado de los listados de alumnos expedido por el SIMAT que deben coincidir con lo contratado.

HALLAZGO No. 06 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS- SAT TIPO DE CONTRATO

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE DEL RECURSO

PLAZO ANTICIPO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3047 DEL 11 DE abril DE 2013

FUNDACIÓN INSTITUTO CRISTIANO DE PROMOCIÓN CAMPESINA ICPROC


PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO CON METOLOGIA DEL SISTEMA DE APRENDIZAJE TUTORIAL SAT POR CICLOS LECTIVOS ESPECIALES INTEGRADOS CLEI, A 691 ESTUDIANTES DE LA PROVICNIA DE MARES Y SOTO

532.070.000 SGP 8 MESES 15 DIAS

NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3046 DEL 11 DE ABRIL DE 2013

FUNDACIÓN COMUNIDAD EL CAMINO


PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO CORRESPONDIENTE AL AÑO ESCOLAR 2013. CON METODOLOGIA DE SISTEMA DE APRENDIZAJE TUTORIAL SAT. POR CICLOS ESPECIALES INTEGRADOS. CLEI. A 1075 ESTUDIANTES DE SECUNDARIA Y MEDIA EN BIENESTAR RURAL DE LA PROVINCIA DE VELEZ Y CARARE

827.750.000 SGP 8 MESES 15 DIAS

NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3045 DEL

INSTITUTO TÉCNICO PARA EL DESARROLLO RURAL IDEAR


PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO CORRESPONDIENTE AL AÑO ESCOLAR 2013. CON METODOLOGIA DE SISTEMA DE APRENDIZAJE TUTORIAL SAT. POR CICLOS ESPECIALES INTEGRADOS. CLEI. A 2485 ESTUDIANTES DE SECUNDARIA Y MEDIA EN BIENESTAR RURAL DE LA PROVINCIA DE GUANENTA Y COMUNERA

1,913.450.000 SGP 8 MESES 15 dias

NO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS No. 3044 DEL 11 de abril de 2013

DIOCESIS DE MALAGA SOATA


PRESTACION DEL SERVICIO EDUCATIVO CORRESPONDIENTE AL AÑO ESCOLAR 2013. CON METODOLOGIA DE SISTEMA DE APRENDIZAJE TUTORIAL SAT. POR CICLOS ESPECIALES INTEGRADOS. CLEI. A ESTUDIANTES DE SECUNDARIA Y MEDIA EN BIENESTAR RURAL DE LA PROVINCIA DE GARCIA ROVIRA (1.334 ALUMNOS)

1,017,180,000 SGP 8 MESES 15 DIAS

NO


Los listados de jóvenes y adultos de los contratos de prestación de servicios acá relacionados, no señalan el ciclo que se requiere ni la edad de cada uno de los estudiantes, siendo éste un requisito de estricto cumplimiento a fin de verificar el ciclo que debe cursar, así para el ciclo 3, debe tener mínimo 15 años, ciclo 4 deben




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tener mínimo 16 años y ciclo 5, 18 años, toda vez que de conformidad con el CONPES 159 de 2013 la tipología se distribuye así:

GRUPO

ENTIDAD

URBANA RURAL

Ciclo 2 Ciclos 3 a

6 Transición Primaria Secundaria Media

Transición

Primaria Secundaria Media

7

ANTIOQUIA; APARTADO; BOLIVAR; BOYACÁ; BUENAVENTURA; CALDAS; FLORENCIA; HUILA; IPIALES; JAMUNDÍ; META; NORTE DE SANTANDER; RIOHACHA; RISARALDA; SANTANDER; TOLIMA; VALLE

1,327,000

1,258,000 1,635,000

1,734,000

1,515,000

1,409,000

1,888,000

1,943,000

509,000

770,000

No obstante todos los ciclos en todos los contratos se realizó a razón de $770.000 cada estudiante, situación que se debe corregir. De igual manera, en todos los expedientes contractuales se adjuntaron las licencias de funcionamiento, pero no se evidenció si estas están vigentes, suspendidas o canceladas por cuanto las resoluciones tienen fechas muy anteriores a las celebraciones de los contratos. En el primer contrato (3047), la Secretaría de Educación cancela la suma de $15.962.100 por concepto de seminarios; la suma de $5.320.700 para reuniones personal especializado y $ 37.244.900 por el concepto del 50% de textos guía por un total de $58.527.700; no obstante ni en los informes ni en el expediente contractual se evidenció soporte alguno sobre la ejecución del contratista por concepto de estos ítem de la canasta educativa, lo que para el equipo auditor se podría constituir en detrimento patrimonial y en una verdadera falta de seguimiento y control sobre la ejecución del contrato. Ahora bien, de acuerdo al acta parcial 1 solo iniciaron 301 de los 390 contratados, pero fueron reemplazados 301; de igual manera del informe del 13 de mayo al 12 de agosto de 2013 se descuenta $12.772.000, por deserción. Con corte a 12 de agosto hay 661 estudiantes reportados y se reporta 77 estudiantes retirados. Según el último informe, es decir del 13 de octubre al 26 de diciembre de 2013 solo se encuentran listados de 531 estudiantes, es decir los estudiantes que desertaron durante la ejecución del contrato arroja la suma de $22.556.433, pero tan solo se descontó la suma de $12.772.000, quedando una diferencia a favor del Departamento por la suma de $9.784.453, suma ésta que no se reflejó en el acta de liquidación de fecha 26 de diciembre de 2013, por lo cual se estaría frente a un presunto detrimento patrimonial por la misma suma, es decir $9.784.453 de igual manera se evidenció una verdadera supervisión y control de ejecución del contrato. En el segundo contrato (3046), la Secretaría de Educación cancela la suma de $24.832.500 por concepto de seminarios y $57.942.500 por el concepto del 50% de textos guía, por un total de $82.775.000; no obstante ni en los informes ni en el expediente contractual se evidenció soporte alguno sobre la ejecución del contratista por concepto de estos ítem de la canasta educativa, lo que para el equipo auditor se podría constituir en detrimento patrimonial y en una verdadera falta de seguimiento y control sobre la ejecución del contrato.




INFORME DEFINITIVO


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En el acta de recibo final se descuenta la suma de $40.686.196 por concepto de deserción de estudiantes, pero no se señala cuantos, fechas y de que ciclos. En el tercer contrato (3045) los estudios previos señalan que es para la atención de 2.193 estudiantes, por lo cual vale el contrato $1.473.696.000, pero la propuesta señala que vale $1.916.450.000 y no establece el número de estudiantes a atender. La Secretaría de Educación cancela la suma de $57.403.500 por concepto de un seminario y $133.941.500 por el concepto del 50% de textos guía, por un total de $191.345.000; no obstante ni en los informes ni en el expediente contractual se evidenció soporte alguno sobre la ejecución del contratista por concepto de estos ítem de la canasta educativa, lo que para el equipo auditor se podría constituir en detrimento patrimonial y en una verdadera falta de seguimiento y control sobre la ejecución del contrato. . En el cuarto contrato (3044), la convocatoria a los veedores establecen que el contrato vale la suma de $1.027.180.000; en los estudios previos señalan que es para la atención de 1.149 estudiantes, pero en números se señala que es para 1334 a razón de $672.000 osea para un total de $896.448.000 y en la invitación señalan que es por la suma de $1.027.180.000 sin establecer el número de estudiantes a atender ni el valor a pagar por cada uno. El reporte expedido por la Secretaría de educación sobre los jóvenes y adultos no está firmado, no establece el ciclo y la edad de cada estudiantes, luego se presunta este organismo de control, cómo se determinó el valor del contrato? La Secretaría de Educación cancela la suma de $30.815.400 por concepto de capacitación docente; no obstante ni en los informes ni en el expediente contractual se evidenció soporte alguno sobre la ejecución del contratista por concepto de este ítem de la canasta educativa. En este orden de ideas, para el equipo auditor se estaría frente a una presunta falta de connotación disciplinaria por faltara a los deberes como ordenador del gasto y de supervisor, por lo cual se dará traslado al organismo competente para que realice las averiguaciones y tome las decisiones a que haya lugar; observación fiscal por presunto detrimento patrimonial y un hallazgo administrativo a fin de que se corrijan estas falencias contractuales. TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIO, FISCAL Y

ADMINISTRATIVO PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 31 del art. 48 de la Ley 734 de

2002, artículo 209 de la Constitución Política, ART. 6 LEY 610 DE 2001


Secretario de Educación Departamental Disciplinaria y Fiscal:

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ Secretario de Educación Departamental

LUZ SMITH PILONIETA PICO Y JOSÉ ANTONIO SUÁREZ GALEANO Supervisores

PRESUNTO DAÑO FISCAL $304.935.400




INFORME DEFINITIVO


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RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “La información relacionada con estudiantes en cuanto a edad, ciclos, promoción está registrada en el Sistema de Información de Matricula SIMAT de la Secretaría de Educación Departamental, la cual se encuentra disponible y puede ser consultada por la Contraloría en dicho Sistema. El valor ejecutado por estudiante fue de $770.000 para el año 2013, valor que corresponde a lo especificado en el contrato y en el CONPES para el mismo año. Las licencias de funcionamiento dadas a los establecimientos educativos de naturaleza privada son definitivas, tal y como se establece en el ARTICULO CUARTO de cada Resolución: “La licencia de funcionamiento que se concede en la modalidad de DEFINITIVA perderá vigencia si es suspendida o cancelada por acto administrativo motivado… Por lo expuesto las Licencias de funcionamiento se encontraban vigentes. CONTRATO 3047 DE 2013: Se anexan los informes y soportes donde se evidencia la inversión de las sumas por concepto de seminarios; para reuniones personal especializado y por el concepto de textos guía. En cuanto a los estudiantes desertados se anexan las siguientes actas: Actas de Recibo Parcial 02 donde se evidencia el valor de $12.772.000 por concepto de deserción; Acta Parcial No. 3 donde se evidencia un valor de $43.437.059 por concepto de deserción; Acta de Liquidación por mutuo acuerdo donde se señala un valor de $56.209.059, suma total correspondiente a deserción.

CONTRATO 3046 DE 2013: Se anexa copia de las Licencias de Funcionamiento del INSTITUTO DE EDUCACIÓN RURAL SANTA MARÍA DEL CAMINO, las cuales se encuentran vigentes y se relacionan a continuación… Relación de pagos por concepto de textos contrato… Relación de pagos por concepto de seminarios y capacitación contrato… Para un total de $86’469.310,49. Vale la pena aclarar que del rubro destinado para la Administración del contrato se disminuyó en la suma de $3’694.310,49 con el fin de cubrir los costos totales de pagos de textos y seminarios de capacitación. Con respecto a la suma de $40’686.196 por concepto de deserción en el acta Final; no se refiere a que se haya descontado ese valor en el recibo final, es la suma de la deserción descontada durante el periodo del contrato 3046. Para lo cual se anexa copia de las actas parciales donde se evidencia los valores descontados. CONTRATO 3045 DE 2013: En cuanto a los estudiantes por atender en la prestación de servicio educativo SAT se cometió un error involuntario en los estudios previos al establecer un número de 2.193 estudiantes. El número real es de 2.485 estudiantes, cifra dada por la Secretaría de Educación en el Reporte de alumnos matriculados por municipios año 2013 (SIMAT) y avalado por el Ministerio de Educación Nacional. Dicho reporte se encuentra publicado dentro del proceso contractual del folio 141 al 262. Conforme al presupuesto anterior la cantidad de estudiantes (2.485) multiplicada por el valor parcial ($770.000) dan como resultado ($1.913.450.00) valor total que se encuentra correcto. Se anexan los informes y soportes donde se evidencia la inversión de las sumas por concepto de seminarios; para reuniones personal especializado y por el concepto de textos guía. CONTRATO 3044 DE 2013: Se anexa listado de estudiantes donde se registra municipio- CLEI, nombre y edad con un total de 1.334 estudiantes (49 folios). En lo relacionado con el rubro de capacitación por un valor de $30.815.400, en el informe académico y financiero presentado para cada desembolso se adjuntaron los soportes correspondientes…”


Teniendo en cuenta cada uno de los documentos y los argumentos expuestos de manera clara y debidamente sustentados por la Entidad, el presente hallazgo se desvirtúa en materia disciplinaria y fiscal; no obstante el hallazgo administrativo se mantiene por cuanto este organismo de control realizará seguimiento a través del




INFORME DEFINITIVO


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plan de mejoramiento correspondiente, en cuanto a que los listados de estudiantes sean los más completos posibles, al igual que en los estudios previos señalen lo propio sobre las licencias de funcionamiento de las Instituciones Educativas y que los expedientes contractuales cuenten con todos los soportes de ejecución.

HALLAZGO No. 07: RIESGO EN LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO: Teniendo en cuenta que en todo contrato donde se comprometan recursos públicos, estos deben ser objeto de supervisión; siendo la persona “responsable de verificar el

cumplimiento de las especificaciones técnicas del contrato y de las obligaciones del

contratista”; es así que se puede evidenciar que en la Secretaría de Educación Departamental, ésta función se encuentra recargada especialmente en dos (2) funcionarios con la delegación de estas funciones y responsabilidades en la supervisión de los contratos, como se puede evidenciar en la relación que se describe a continuación: NÚMERO DE CONTRATOS QUE SUPERVISA NOMBRE DEL SUPERVISOR VALOR DE CONTRATOS SUPERVISADOS

148 MARIA TRINIDAD AVELLANEDA $20.939.470.074

101 LUIS FRANCISCO LÓPEZ MUÑOZ $35.491.035.745

Fuente: Aplicativo SIA- Vigencia 2013

Por la gran cantidad de contratos que supervisa cada uno de estos funcionarios y especialmente por el valor total de los contratos que es considerable, más la carga laboral de sus respectivas funciones, no se cuenta con el tiempo y la dedicación requerida para ejercer el control y seguimiento permanente de cada contrato, ocasionando un riesgo en el cumplimiento de la función de acompañamiento, vigilancia y control en la ejecución contractual; aspecto que podría incidir en la ocurrencia de daños al patrimonio público, por lo cual se hace necesario que se analice y se reevalúe la asignación de las funciones de supervisión.

Ahora bien, de los contratos de obra el 52,4% del total de los contratos se encuentran en trámite de liquidación, el 15,8% contratos en ejecución y el resto de contratos ya se encuentran liquidados. Por lo cual se exhorta a la Secretaría de Educación Departamental para que a la mayor brevedad posible se liquide el estado de los contratos, toda vez que pertenecen a la vigencia anterior.

Por otra parte, es importante resaltar que el presente hallazgo fue evidenciado también en la auditoría realizada por este organismo de control en la vigencia 2012; no obstante el plan de mejoramiento presentado por la entidad, se suscribió en el mes de enero de 2014, por lo cual en la vigencia 2013 se continúo con la falencia.

Es así que se configura un hallazgo administrativo para incluir dentro del plan de mejoramiento que suscriba la Entidad. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ


RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “La Secretaría de Educación Departamental actualmente cuenta con dos supervisores de planta: Ing. LUIS FRANCISCO LOPEZ MUNOZ y el Ing. JUAN CARLOS QUINTERO.




INFORME DEFINITIVO


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Adicionalmente se ha asignado personal de apoyo, a través de contratos de prestación de servicios para las respectivas supervisiones. En cuanto a los contratos que se encontraban en trámite de liquidación, la Secretaría de Educación a través del respectivo supervisor de la obra ha venido depurando dichas liquidaciones, tal y como se evidencia en el cuadro anexo OBRAS SECRETARIA DE EDUCACIÓN 2012-2013 (08 Folios). En cuanto a los Convenios de Transporte escolar la Secretaria de Educación ha designado para segundo semestre de 2014, a dos Profesionales más para el acompañamiento a estos procesos. Finalmente se solicita quitar el presente hallazgo ya que éste fue incluido en el plan de mejoramiento en el mes de enero del presente año, razón por la cual se reflejó nuevamente la falencia en la

auditoría 2013”.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Teniendo en cuenta los documentos aportados y la respuesta dada por el sujeto de control y teniendo en cuenta que la acción correctiva ya se está implementando mediante el plan de mejoramiento, el presente hallazgo se DESVIRTUA. OBSERVACIÓN No. 08: TRANSPORTE ESCOLAR

TIPO DE

CONTRATO


RECURSO

PLAZO ANTICIPO

CONTRATACION DIRECTA Nro. 2086 FIMADO EL DIA 3 DE ENERO DEL 2013

JAIRO RIVERA

ARCINIEGAS

LUZ SMITH

PILONIETA PICO

AUNAR ESFUERZOS CON EL MUNICIPIO DE SABANA DE TORRES EN O REFERENTE AL SUBSISFIO PARA TRANSPORTE ESCOLAR RURAL EN TODO EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

100.000.000 FODO DE

COMPENSACION

REGIONAL

DOS MESES 0

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN:

El contrato se ejecuto teniendo en cuenta que existe el proyecto denominado SUBSIDIO PARA TRANSPORTE ESCOLAR EN TODO EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. El contrato cuenta con certificado de disponibilidad presupuestal de fecha 31 de octubre del 2012; según el análisis de conveniencia y oportunidad el apoyo al transporte escolar es una estrategia para prevenir la deserción y fortalecer la disminución de brechas en acceso y permanencia en el sector educativo. Se pudo verificar que después de firmado el contrato el mismo duro dos (2) meses suspendido para finalmente No ejecutarse el contrato y el municipio de Sabana de Torres devolver el dinero. En la liquidación de mutuo acuerdo del convenio en sus considerandos se plantea textualmente lo siguiente:




INFORME DEFINITIVO


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Se hace necesario que la Gobernación de Santander revise este tipo de actuaciones toda vez que un convenio que fue firmado en el mes de enero y liquidado en el mes de septiembre sin que se haya ejecutado el dinero pese a ser girado, demuestra una falta de planeación y concertación de actividades y necesidades del municipio de Sabana de Torres, por tanto se solicita se incluya dentro de un plan de mejoramiento para que se tomen las acciones correctivas. En cuanto a la devolución del dinero y el rendimiento financiero se pudo verificar que se devolvió a la Gobernación el dinero así :

TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ

Secretario de Educación Departamental RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: “La Secretaria de Educación se permite manifestar lo siguiente: Respecto de la justificación dada por el Municipio de Sabana de Torres en cuanto no ejecutar el contrato de transporte escolar por haberle girado el Departamento un valor diferente al contratado, la entidad se permite allegar Aclaratorio No. 1 donde se señala que el valor del Convenio será por $99.983.520. Por parte del Departamento si existe una debida planeación y concertación de actividades y necesidades de la prestación del servicio de transporte escolar en el municipio de Sabana de Torres, lo cual se puede evidenciar en el Proyecto denominado SUBSIDIO PARA EL TRANSPORTE ESCOLAR RURAL EN TODO EL DEPARTAMENTO SANTANDER CENTRO ORIENTE, Número BPIN 20120046880030, el cual puede ser consultado por la Contraloría General de Santander en la Secretaría Técnica OCAD Departamental. Una vez se establece la necesidad del servicio en cuanto a número de niños, rutas y días subsidiados, se procede a incluir el municipio en el respectivo Proyecto y finalmente a realizar el Convenio Interadministrativo con el Departamento. Finalmente se considera que no se constituye el hallazgo administrativo por cuanto la minuta del Convenio establece en su CLAUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES: A. DEL MUNICIPIO. 2) Destinar rigurosamente los dineros aportados por el Departamento de Santander para los fines en el objeto del Convenio. 3) Realizar la contratación y ejecución objeto del convenio dentro del plazo convenido. Por lo tanto, EL MUNICIPIO, será el único responsable de la contratación de los alcances previstos. Con relación a los Convenios Interadministrativos de Transporte escolar se acepta la

observación respecto de la FUNCION DE ADVERTENCIA, informando al ente de Control

que en los Convenios suscritos para la vigencia de 2014, fue incluido el estudio Técnico,

mecánicos de Gases y de Operación.




INFORME DEFINITIVO


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Igualmente la Supervisora del Contrato se desplazo a varios Municipio a Revisar la

prestación del Servicio Constando que los vehículos cumplieran con todos los documentos

de ley, revisión tecno mecánica, seguros, pólizas contractuales y extracontractuales etc.

Igualmente por tratarse de convenio de Transporte escolar cada Municipio nombra un

Supervisor o Interventor, quien es el encargado de revisar el sitio la prestación del Servicio

y el Cumplimiento de las normas tanto de las condiciones de los vehículos y documentos de

cada empresa.

Por lo expuesto el único responsable de ejecutar el dinero aportado por el Departamento y realizar la debida contratación del servicio de transporte escolar es el MUNICIPIO. Por lo anterior expuesto solicitamos al Ente Control no considerar el Hallazgo Administrativo.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Teniendo en cuenta los documentos aportados y la respuesta dada por el sujeto de control, el presente hallazgo se DESVIRTUA. CONTRATOS DE TRANSPORTE ESCOLAR

TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE DEL

RECURSO

PLAZO ANTICIPO

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 02089,

FRIMADO EL DIA 3 DE

ENERO DEL 2013

RICARDO

BERNAL

TORRES

LUZ EMITH

PILONIETA

PICO

AUNAR ESFUERZOS CON EL

MUNICIPIO DE LANZDAZURI

EN O REFERENTE AL

SUBSISFIO PARA

TRANSPORTE ESCOLAR

RURAL EN TODO EL

DEPARTAMENTO DE

SANTANDER

89.994.240 FONDO DE

COMPENSACION

REGIONAL

SEIS (6)

MESES

0

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 02798

FRIMADO EL DIA 6 DE

MARZO DEL 2013

NELSON

CADENA ACUÑA

CARMEN ELISA

GONZALEZ

AUNAR ESFUERZOS CON EL

MUNICIPIO DE CHIMA EN LO

REFERENTE AL SUBSISFIO

PARA TRANSPORTE

ESCOLAR RURAL EN TODO

EL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER

27.799.240 FONDO DE

COMPENSACION

REGIONAL

SEIS (6)

MESES

0

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 3743

FIRMADO EL DIA 26 DE

JULIO DEL 2013

MUNICIPIO DE

CHARALA

MARIA

TRINIDAD

AVELLANEDA

MONTERO

AUNAR ESFUERZOS ENTRE

EL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER Y ELMUNICIPIO

DE CHARALA PARA EL

FORTALECIMIENTO DE LA

PERMANENCIA ESCOLAR DE


DIRECTAS (SGR)

CINCO (5 )

MESES

0




INFORME DEFINITIVO


Página 35 de 113

LSO ESTUDIANTES EN LOS

MUNICIPIO NO

CERTIFICADOS EN EL

DEPARTAMENTO.

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 3717


JULIO DEL 2013

MUNICIPIO DE

VALLE DE SAN

JOSE

MARIA

TRINIDAD

AVELLANEDA

MONTERO


EL DEPARTAMENTO DE


DE VALLE DE SAN JOSE

PARA EL FORTALECIMIENTO

DE LA PERMANENCIA

ESCOLAR DE LSO

ESTUDIANTES EN LOS

MUNICIPIO NO

CERTIFICADOS EN EL

DEPARTAMENTO.


DIRECTAS (SGR)

CINCO (5)

MESES

0

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 5103

FIRMADO EL DIA 7 DE

NOVIEMBRE DEL 2013

MUNICIPIO DE

BOLIVAR

MARIA

TRINIDAD

AVELLANEDA

MONTERO


EL DEPARTAMENTO DE


DE BOLIVAR PARA EL

FORTALECICMEITNO DE LA



MUNICIPIO NO

CERTIFICADOS EN EL

DEPARTAMENTO.


DIRECTAS (SGR)

DIEZ (10)

MESES

0

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 3717


JULIO DEL 2013

MUNICIPIO DE

VALLE DE SAN

JOSE

MARIA

TRINIDAD

AVELLANEDA

MONTERO


EL DEPARTAMENTO DE



PARA EL




MUNICIPIO NO

CERTIFICADOS EN EL

DEPARTAMENTO.


DIRECTAS (SGR)

CINCO (5)

MESES

0

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 3717


MUNICIPIO DE

VALLE DE SAN

JOSE

MARIA

TRINIDAD

AVELLANEDA

MONTERO


EL DEPARTAMENTO DE



PARA EL


DIRECTAS (SGR)

CINCO (5)

MESES

0




INFORME DEFINITIVO


Página 36 de 113

JULIO DEL 2013




MUNICIPIO NO

CERTIFICADOS EN EL

DEPARTAMENTO.

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 5103

FIRMADO EL DIA 7 DE

NOVIEMBRE DEL 2013

MUNICIPIO DE

BOLIVAR

MARIA

TRINIDAD

AVELLANEDA

MONTERO


EL DEPARTAMENTO DE


DE BOLIVAR PARA EL




MUNICIPIO NO

CERTIFICADOS EN EL

DEPARTAMENTO.


DIRECTAS (SGR)

DIEZ (10)

MESES

0

CONVENIO

INTERADMINISTRATIVO

NUMERO 3991


AGOSTO DE 2013

MUNCIIPIO DE

ARATOCA

MARIA

TRINIDAD

AVELLANEDA

MONTERO


EL DEPARTAMENTO DE


DE ARATOCA PARA EL




MUNICIPIO NO

CERTIFICADOS EN EL

DEPARTAMENTO.


DIRECTAS (SGR)

CINCO (5)

MESES

0

DESCRIPCIÓN DE LA CONTRATACION

La ejecución de la muestra de los nueve (9) contratos relacionados anteriormente hacen referencia a la estrategia implementada por el departamento para prevenir la deserción y fortalecer la disminución de brechas en los establecimientos escolares. Al revisar la etapa precontractual se pudo constatar que cuentan con:

Certificado de SSEPI

Certificado de Disponibilidad presupuestal

Aviso a convocatoria publica

Informe de estudios previos

Presupuesto del contrato de obra

Proyecto de pliego de condiciones

Resolución de apretura

Pliego de condiciones definitivos

Designación del supervisor minuta del contrato




INFORME DEFINITIVO


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Minuta del convenio Pese a que se pudo verificar que los contratos relacionados dan cumplimiento en la etapa contractual en cuanto a los requisitos legales, se pudo verificar que en la etapa de ejecución los supervisores se están limitando a la verificación de legalidad para certificar el cumplimiento del objeto, si bien es cierto la supervisión avala el cumplimiento del contrato del transporte escolar de los Municipios en cuanto a su legalidad, la Contraloría General de Santander considera pertinente hacer uso de la FUNCION DE ADVERTENCIA para advertir a los Supervisores y alcaldes de todos los Municipios de Santander y a los diferentes supervisores del Departamento Respecto de lo siguiente:

Los accidentes de tránsito en Colombia, que se han registrado en los últimos años y en los cuales en un buen porcentaje se han visto involucrados vehículos de transporte escolar, nos ponen a pensar sobre la magnitud de la tragedia a la que se está llegando y si las normas tendientes a proteger a los estudiantes son las suficientes para amparar la vida de estos niños y jóvenes que diariamente se tiene que desplazar de sus hogares a sus sitios de estudio y viceversa.

Por tanto la Contraloría General de Santander considera necesario que la supervisión de los contratos que se realicen respecto de la contratación del transporte escolar establezcan además de los requisitos legales el tipo de vehículos en los cuales se está desplazando a los estudiantes, verificar si cuentan con las especificaciones contempladas en la Ley 769 del 2002 – Código Nacional de Transito que dice lo siguiente: ARTÍCULO 28. CONDICIONES TÉCNICO-

MECÁNICA, DE GASES Y DE OPERACIÓN “Para que un vehículo pueda transitar por

el territorio nacional, debe garantizar como mínimo el perfecto funcionamiento de frenos, del sistema de dirección, del sistema de suspensión, del sistema de señales visuales y audibles permitidas y del sistema de escape de gases; y demostrar un estado adecuado de llantas, del conjunto de vidrios de seguridad y de los espejos y cumplir con las normas de emisión de

gases que establezcan las autoridades ambientales”. Verificación que debe ir con el acompañamiento de la supervisión del Departamento y del Municipio para que se pueda garantiza que el vehículo contratando (transporte escolar) cuenta con las especificaciones mínimas de seguridad como son: Los nniveles de emisión de gases y elementos contaminantes acordes con la legislación vigente sobre la materia, que exista el buen funcionamiento del sistema mecánico, funcionamiento adecuado del sistema eléctrico y del conjunto óptico, Eficiencia del sistema de combustión interno, eelementos de seguridad, Buen estado del sistema de frenos y verificar las llantas del vehículo, tal y como lo reglamenta el ARTÍCULO 51..

Por tanto se considera pertinente que la supervisión del Departamento además de los documentos de legalidad de ejecución del contrato requiera al municipio un informe técnico del estado en que se encuentran los vehículos, documentos que deberán reposar en sus archivos, para ser revisados en cualquier momento por la Secretaria de Educación. Contrato de Obra Pública

TIPO DE

CONTRATO


RECURSO

PLAZO ANTICIPO




INFORME DEFINITIVO


Página 38 de 113

LICITACION

PUBLICA

CONTRATO DE

OBRA NUMERO

05636 FRIMADO

EL 18 DE

DICIEMBRE DEL

2013

CONSORCIO

COLEGIO

FACUNDO

NAVAS

LUIS

FRANCISCO

LOPEZ MUÑOZ.

INTERVENTOR:

JUAN CARLOS

OSORIO

CONSTRUCCION Y

ADECUACION AULAS Y

BATERIAS SANITARIAS

COLEGIO FACUNDO NAVAS

MANTILLA SEDE D FASE I,

MUNICIPIO SAN JUAN DE

GIRON

868.400.419 FONDO DE

COMPENSACION

REGIONAL

DIEZ (10)

MESES

347.360.184

DESCRIPCIÓN DEL CONTRATO:

El contrato cuenta con certificado de disponibilidad presupuestal expedido el día 7 de octubre del 2013. La necesidad de la contratación se basa en que las aulas existentes acumulan altas temperaturas debido a que la altura de la cubierta es muy poca y el material de cubierta es de teja tipo canaleta, que los salones presentan fisuras en los muros los cuales colocaban en riesgo los miembros de la comunidad educativa, las baterías sanitarias, las instalaciones eléctricas, los jardines, las zonas verdes, se encontraban totalmente deterioradas, motivo por el cual el departamento ejecuto este contrato de obra. El día 13 de diciembre se designa como supervisor al ingeniero francisco López muños profesional universitario. El soporte financiero de este contrato es por el rubro de vigencias futuras generado con un crédito con la banca comercial financiado con el proyecto permanencia en el sistema educativo. Así las cosas se puede concluir que el contrato de obra en su etapa precontractual cuenta con los siguientes documentos:

Certificado de SSEPI nro. 523 de fecha 2 de octubre del 2013

Certificado de Disponibilidad presupuestal número 896

Certificación de vigencias futuras numera 0170 – 2013







Acta de recibo de propuestas

Acta de cierre (sin firma del secretario de educación)

Propuesta adjudicada

Informe de verificación de requisitos habilitantes

Audiencia de adjudicación

Resolución de adjudicación

Designación del supervisor minuta del contrato




INFORME DEFINITIVO


Página 39 de 113

HALLAZGO ADMINISTRATIVA NUMERO 9 En el proceso contractual el acta de cierre las audiencias de tipificación y asignación de riesgos y la de alcance de aclaración de pliegos, fueron adelantadas y suscritas por los abogados externos de la oficina jurídica y de la secretaría de educación departamental y no por el Secretario de Despacho, como los señala el artículo 12 del manual de contratación (Resolución 1228 de junio de 2013).

TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVA PRESUNTOS RESPONSABLES: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ


RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: “Se acepta la observación y la Secretaría de Educación incluirá dentro del Plan de

Mejoramiento que las actas de tipificación y asignación de riesgos y la de alcance de pliegos sea dirigida por el Secretario de Educación Departamental, el cual levantará acta de lo sucedido en la audiencia y se tomará asistencia de los participantes tal y como lo establece el Manual de Contratación de la Entidad. “

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Teniendo en cuenta que el sujeto de control no presenta objeción alguna a la observación se confirma administrativamente.

CONTRATO DE OBRA PUBLICA

TIPO DE

CONTRATO


RECURSO

PLAZO ANTICIPO

LICITACION

PUBLICA

CONTRATO DE

OBRA NUMERO

05636 FRIMADO

EL 18 DE

DICIEMBRE DEL

2013

CONSORCIO

COLEGIO

FACUNDO

NAVAS

LUIS

FRANCISCO

LOPEZ MUÑOZ.

INTERVENTOR:

JUAN CARLOS

OSORIO

CONSTRUCCION Y

ADECUACION AULAS Y

BATERIAS SANITARIAS

COLEGIO FACUNDO NAVAS

MANTILLA SEDE D FASE I,

MUNICIPIO SAN JUAN DE

GRION

868.400.419 FODO DE

COMPENSACION

REGIONAL

DIEZ (10)

MESES

347.360.184


El contrato se realizó con el fin de apoyar los municipio siendo una estrategia para prevenir la deserción y fortalecer la disminución de brechas en acceso y permanencia en el sector educativo. Así las cosas se puede concluir que el contrato de obra en su etapa precontractual cuenta con los siguientes documentos:




INFORME DEFINITIVO


Página 40 de 113

Certificado de SSEPI

Certificado de Disponibilidad presupuestal







Acta de recibo de propuestas

Acta de cierre

Propuesta adjudicada

Informe de verificación de requisitos habilitantes

Audiencia de adjudicación

Resolución de adjudicación

Designación del supervisor minuta del contrato En cuanto a la etapa de ejecución se puede determinar según el informe de supervisión e interventoría que se está ejecutando conforme a lo estipulado en el cronograma toda vez que a la fecha de auditoría aun se encuentra en etapa de ejecución. CONTRATO DE INTERVENTORIA

TIPO DE

CONTRATO


RECURSO

PLAZO ANTICIPO

CONTRATO DE

INTERVENTORIA

DE MINIMA

CUANTIA

NUMERO 5654

CONSORCIO

COLEGIO

FACUNDO

NAVAS

LUIS

FRANCISCO

LOPEZ MUÑOZ.

INTERVENTORIA PARA LA

CONSTRUCCION SIETE (7)

AULAS Y UNA (1) BATERIA

SANITARIA EN EL COLEGIO

INTEGRADO DEL CARARE DEL

MUNICIPIO DE CIMITARRA

33.216.600 FONDO DE

COMPENSACION

REGIONAL

DIEZ (10)

MESES

347.360.184


Este contrato se basa en la necesidad de contratar labores de interventoría para el contrato de obra de la construcción de 7 aulas y una batería sanitaria en el municipio de cimitarra. HALLAZGO ADMINISTRATIVA NRO. 10 En el contrato de interventoría se presentan las siguientes observaciones:

forma de pago estipulado en los estudios previos en el ítem 1.4 FORMA DE PAGO “El valor del contrato ser cancelado por el Departamento así: un anticipo

equivalente al 40% del valor del contrato”.

Este tipo de anticipo no es procedente para este tipo de contrato siendo además de un contrato de mínima cuantía, un objeto que no implica sufragar de gastos para su ejecución.




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El acta ce cierre y apertura del sobre original no esta firmado por el secretario de educación.

Así las cosas se configura una observación de tipo administrativo para que sea incluida dentro de un plan de mejoramiento y se tomen las acciones correctivas.

TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ



Frente a este hallazgo la entidad se permite manifestar que no es cierto que el anticipo no aplique para los contratos de interventoría.

En el parágrafo del artículo 40 de la Ley 80 de 1993, está regulado lo correspondiente al anticipo y al pago anticipado en los siguientes términos: “PARAGRAFO—En los contratos que celebren las entidades estatales se podrá pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, pero su monto no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.” De igual manera la ley tan sólo señala los casos en que se debe constituir una fiducia para el manejo del anticipo en los contratos estatales tal y como reza el artículo 91 de la Ley 1474 de 2011: “En los contratos de obra, concesión, salud, o los que se realicen por licitación pública, el contratista deberá constituir una fiducia o un patrimonio autónomo irrevocable para el manejo de los recursos que reciba a título de anticipo, con el fin de garantizar que dichos recursos se apliquen exclusivamente a la ejecución del contrato correspondiente, salvo que el contrato sea de menor o mínima cuantía”. Para los demás contratos, distintos a los señalados en la norma, los de menor y de mínima cuantía, no hay regulación expresa sobre la prohibición de pactar anticipo, lo cual no quiere decir que la entidad no pueda da anticipo en los contratos de interventoría, el cual debe estar vigilado por la entidad cuando así se disponga. Bajo estas condiciones se exige que el mismo sea amparado con una garantía consistente en una póliza de seguro correspondiente al 100% de su valor, tal y como quedo establecido en la cláusula GARANTIAS (DE BUEN MANEJO Y CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO) de la carta de aceptación No. 5654 de 2013, como también que se amortice durante la ejecución del contrato. Por las razones expuestas la Secretaría de Educación solicita al ente de control quitar el presente hallazgo administrativo.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Teniendo en cuenta los documentos aportados y la respuesta dada por el sujeto de control, el presente hallazgo se DESVIRTUA. CONTRATO DE INTERVENTORIA

TIPO DE

CONTRATO


RECURSO

PLAZO ANTICIPO




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CONTRATO DE

INTERVENTORIA

DE MINIMA

CUANTIA

NUMERO 5635

UNION

TEMPORAL

INTERVEENTORIA

VILLANUEVA

LUIS

FRANCISCO

LOPEZ MUÑOZ

INTERVENTORIA A LA

CONSTUCCION DE AULAS

COLEGIO DEPARTAMENTAL

ELISEO PINILLA RUEA DEL

MUNICIPIO DE VILLANUECA

FASE I

37.470.900 PRODE SARROLLO

25%

INFRAESTRUCTURA

EDUCATIVA.

SEIS (6)

MESES

14.988.360


Este contrato se realiza con la finalidad de realizar la interventoría al contrato de obra realizado en el colegio departamental Eliseo pinilla rueda del municipio de Villanueva, para garantizar la adecuada ejecución de la obra contratada. HALLAZGO ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA NRO. 11 Dentro del expediente se encontraron las siguientes observaciones:

El acta de cierre de propuestas no se encuentra firmada por el secretario de educación.

forma de pago estipulado en los estudios previos en el iten 1.4 FORMA DE PAGO “El valor del contrato ser cancelado por el Departamento así: un anticipo

equivalente al 40% del valor del contrato”.

Este tipo de anticipo no es procedente para este tipo de contrato siendo además de un contrato de mínima cuantía, un objeto que no implica sufragar de gastos para su ejecución

En los estudios previos en el numeral 2.4 PERSONAL PROFESIONAL MINIMO QUE REQUIERE LA INTERVENTORIA dice lo siguiente: “ La entidad teniendo en cuenta el objeto a contratar, el valor estimado del contrato, el alcance de la interventoría, metodología para la ejecución, plan y cargas de trabajo y el grado de complejidad del objeto a ejecutar ha determinado que el personal mínimo que se requiere para la ejecución es el que se relacionara a continuación:”

1 director de interventoría 1 residente de interventoría 1 residente electricista 1 ingeniero ambiental 1 secretaria

De las personas anteriormente mencionadas no se encontró evidencia de sus hojas de vida, por tanto no se pudo determinar quienes cumplieron las funciones de electricista, ingeniero ambiental y las otras cargas de trabajo. De estas cinco (5) se pudo tener evidencia del cumplimiento de sus labores y del pago de seguridad social los señores Julián Fernando Diaz, Luis Ariel Sanchez Ortiz. Asi las cosas, se puede determinar que no se cumplió con lo exigido en lo exigido en los estudios previos en el numeral 2.4 PERSONAL PFORESIONAL MINIMO QUE

REQUIERE LA INTERVENTORIA .

TIPO DE HALLAZGO: DISCIPLINARIA Y ADMINISTRATIVA




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PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 31 del art. 48 de la Ley 734 de 2002,


Secretario de Educación Departamental Disciplinaria RESPUESTA DADA POR EL ENTE DE CONTROL “En cuanto al acta de cierre el manual de contratación de la entidad sólo establece: el acta

de cierre será elaborada por la Oficina gestora, una vez se cumpla el término establecido en

el cronograma de actividades para la entrega de propuestas. A lo anterior se dió

cumplimiento dentro de los términos establecidos y fue elaborada y firmada por dos

profesionales de la oficina gestora tal y como consta en el Acta de Cierre, la cual se anexa.

El acta de cierre es un acto de trámite, el cual no requiere que sea suscrito por el Secretario

por cuanto en esta actuación no se toman decisiones.

Los únicos actos que requieren ser firmados por el Secretario son el acto administrativo de

apertura y la Resolución de adjudicación de acuerdo a la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de

2007.

En cuanto al anticipo establecido en la forma de pago se dió respuesta al mismo en el

hallazgo No. 10.

Se anexan las hojas de vida del PERSONAL MINIMO REQUERIDO en la Interventoría

donde se menciona que no se encontró evidencia de sus hojas de vida (Anexo 108 folios).

Frente al cumplimiento del pago de seguridad social se hace claridad que los soportes de

dicho pago no figuran siempre en el sistema de la página de la entidad, ya que dichos

soportes en la mayoría de los casos sólo son enviados a la oficina de contabilidad, la cual es

la encargada de verificar los pagos y posteriormente expedir la obligación contraída para el

pago correspondiente. Los pagos de seguridad social reposan en la oficina de contabilidad

del Departamento, archivo que puede ser consultado por la Contraloría Departamental.

Por lo expuesto se solicita al ente de control no configurar la observación como hallazgo

disciplinario y administrativo.”

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Teniendo en cuenta los documentos aportados y la respuesta dada por el sujeto de control, el presente hallazgo se DESVIRTUA.

CONTRATOS DE SUMINISTRO

TIPO DE CONTRATO


RECURSO

PLAZO ANTICIPO

SUMINISTRO DIARIO DE UNA PORCION DE ALIMENTO QUE APORTA 350 KCAL A CADA UNO DE LOS TREINTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS (32.400) ESCOLARES DE 11 A 15 AÑOS BENEFICIADOS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS




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SUMINISTRO No. 05646 de 19 de DICIEMBRE de 2013

UNION TEMPORAL NUTRISALUD

MARIA XIMENA VALDERRAMA JAIMES

OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER DENTRO DEL MARCO DEL PROYECTO IMPLEMENTACION PROGRAMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL PARA ESCOLARES DE 5 A 16 AÑOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER.

$223.592.000

SGR

8

MESES

NO

SUMINISTRO No.5638 DEL 18 DE DICIEMBRE de 2013

EMPRESA COOPERATIVA DE SERVICIOS NACIONALES


SUMINISTRO DIARIO DE UNA PORCION DE ALIMENTO QUE APORTA 350 KCAL A CADA UNO DE LOS TREINTA Y DOS MIL CUATROCIENTOS (32.400) ESCOLARES DE 11 A 15 AÑOS BENEFICIADOS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER DENTRO DEL MARCO DEL PROYECTO IMPLEMENTACION PROGRAMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL PARA ESCOLARES DE 5 A 16 AÑOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$4.704.779.376

SGR

8 MESES

NO

SUMINISTRO No.2700 DEL 27 DE FEBRERO de 2013

AERODELICIAS LTDA

ANIBAL GONZALEZ SANCHEZ

SUMINISTRO DIARIO DE UNA PORCION DE ALIMENTO QUE APORTA 250 KCAL A CADA UNO DE LOS CIEN MIL ( 100.000) ESCOLARES DE 5 A 16 AÑOS BENEFICIADOS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER ENMARCADO DENTRO DEL PROYECTO IMPLEMENTACION PROGRAMA DE SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL PARA ESCOLARES DE 5 A 16 AÑOS DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DE LOS 82 MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$3.159.800.000

SGR REC BCE

4 MESES

30%

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN No. 12:

En los procesos contractuales de los suministros señalados en el cuadro anterior evidencian que solo un oferente participó en la formulación de oferta en cada proceso, lo que impide cotejar ofertas, para eventualmente, mejorar el suministro, y a la vez, generar un posible ahorro a la administración. Según los datos o registros que lleva el supervisor de los contratos, se evidencia malestar en algunas municipalidades, en cuanto a las minutas o raciones, contenido, tamaño, volumen, periodicidad, cantidad, calidad y oportunidad como el caso del rector de Aratoca, La Belleza, Charalá, San Gil, Albania, El Playón, Capitanejo sin que la interventoría se pronuncie oportunamente para hacer los correctivos. Es necesario que la administración departamental asuma con más rigor la formulación, selección y control a este tipo de contratos, que de no hacerlo, le podría originar consecuencias adversas a su buena imagen institucional. Por lo anterior se eleva a observación administrativa para que se corrija en oportunidad todas las reclamaciones hechas por la comunidad educativa: los estudiantes, padres de familia y rectores y disminuir porcentualmente las reclamaciones evidenciándolo en los informes del supervisor. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTOS RESPONSABLES: Julio Cesar Villate Jessen y/o Luis Alberto Chávez Suárez RESPUESTA DE LA ENTIDAD: “En los procesos contractuales de los suministros señalados en el cuadro se evidencian que

solo un oferente participó en la formulación de oferta en cada proceso, lo que impide cotejar




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ofertas, para eventualmente, mejorar el suministro, y a la vez, generar un posible ahorro a la

administración.

En relación a lo anterior la Entidad se permite manifestar que no es del todo cierto la no

existencia de pluralidad de oferentes dentro de los procesos contractuales relacionados,

toda vez que revisados los mismos en el portal de contratación

(www.colombiacompra.gov.co), se pudo visualizar las respectivas actas de cierre de cada

uno de ellos, en los cuales se decanta la existencia de dos proponentes; demostrando ello la

libre concurrencia y presentación de ofertas que se desplegaron en cada proceso

contractual. Adjunto actas de cierre en 3 folios a la presente replica.

“Según los datos o registros que lleva el supervisor de los contratos, se evidencia

malestar en algunas municipalidades, en cuanto a las minutas o raciones, contenido,

tamaño, volumen, periodicidad, cantidad, calidad y oportunidad como el caso del

rector de Aratoca, La Belleza, Charalá, San Gil, Albania, El Playón, Capitanejo sin que

la interventoría se pronuncie oportunamente para hacer los correctivos”.

En atención a ello, la Entidad por medio de la respectiva interventoría debidamente

contratada, ha solventado dentro de la mayor brevedad posible cada una de las quejas

presentadas por las diferentes municipalidades, estudiantes, padres de familia y rectores, en

relación a la ejecución del programa de alimentación escolar (PAE) en el Departamento de

Santander. Lo cual puede visualizarse dentro de cada informe de ejecución del contrato de

interventoría, en el acápite de derechos de petición y quejas resueltas, lo cual se puede

encontrar dentro de la página de la Entidad en su link contratación y adicionalmente están

disponibles físicamente en la oficina del Programa de Alimentación Escolar (PAE) del

Departamento.

Por las razones expuestas se solicita a la Contraloría General de Santander quitar el

hallazgo administrativo. “

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Una vez analizada la respuesta enviada por la entidad auditada, el equipo auditor concluye que su respuesta no es de recibo, por lo tanto el Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO se CONFIRMA, toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia 2013, lo que debe ser plasmada las correcciones en un plan de mejoramiento el cual se llevará a cabo el respectivo seguimiento y evaluación.

CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS

TIPO DE CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE DEL RECURSO

PLAZO ANTICIPO


MUNICIPIO DE SAN GIL


CONSTRUCCIÓN CUBIERTA CANCHA MULTIFUNCIONAL PARA EL COLEGIO SAN CARLOS DEL MUNICIPIO DE SAN GIL

$200.000.000

SGP

6 MESES

50%

http://www.colombiacompra.gov.co/




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MUNICIPIO DE GUAVATA


MANTENIMIENTO INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO SEDE A DEL MUNICIPIO DE GUAVATA

$284.683.253

PRO

DESARROLLO

6

MESES

50%


MUNICIPIO DE ARATOCA


MANTENIMIENTO ESCUELAS RURALES DEL MUNICIPIO DE ARATOCA – SANTANDER.

$184.403.113

SGP

6 MESES

50%


INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CREACIÓN Y DEPORTES DE SANTANDER.

GLADYS ESTELLA QUINTERO BARRAGAN

APOYO A EQUIPOS PROFESIONALES PARA LA PARTICIPACIÓN EN EVENTOS DEPORTIVOS EN REPRESENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER.

$40.000.000

ICLD

3 MESES

50%


MUNICIPIO DE LEBRIJA


CONSTRUCCIÓN INSTITUCIÓN EDUCATIVA VANEGAS ESCUELA RURAL VANEGAS SEDE A DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER.

$239.194.197

RECURSOS DEL CREDITO

6 MESES

50%


MUNICIPIO DE PUERTO PARRA


CONSTRUCCIÓN DEL RESTAURANTE ESCOLAR DEL COLEGIO INTEGRADO PUERTO PARRA DEL MUNICIPIO DE PUERTO PARRA.

$160.000.000

SGP

5 MESES

50%

Los convenios referidos atrás, cumplen con los requisitos en la etapa de planeación o precontractual, por su naturaleza son celebrados con entidades públicas, entre otros, contempla los aspectos jurídicos y técnicos requeridos para esta clase de convenios, se observa con rigor los soportes que los respaldan y se pueden verificar en el expediente contractual, que lleva la gobernación tanto en su página en la sección de contratos; como en la página de colombia compra eficiente, dando publicidad según lo ordenado en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia.

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN No. 13

Vale la pena señalar que en el convenio 3347, celebrado con el municipio de Guavatá, en sus costos contempla el 5% como valor de imprevistos ($10.543.824.20). El proyecto consiste en realizar una adecuación y mantenimiento del Instituto Técnico Agropecuario Sede A del Municipio de Guavatá-Santander, en donde se ejecutarán actividades como demolición y construcción de piso, desmonte y suministro de cubierta, pintura y estuco de muros, arreglo y pintura de cerramiento en malla eslabonada, pintura de techos, ventanería, actividades frecuentes y normales en este tipo de contratos, por lo que contabilizar en su costo y en esta dimensión, este concepto, denota que no cuenta con la suficiente planeación del proyecto, se sobreentiende que, debe tener un alto grado de certeza de lo que se pretende realizar (cantidades de obra y valores actuales), no de otra manera, se señala en los estudios previos el costo del proyecto junto con los análisis de precios unitarios (apu), insumo que debe tener en cuenta el oferente cuando presenta propuesta para competir, y para que se le pueda asignar el futuro contrato. Por lo anterior se eleva a observación administrativa a fin de que se corrijan esta falencia, junto con la de la interventoría, agente externo de la gobernación, quién debió pronunciarse en la ejecución, sin embargo, lo que hizo fue aceptar una adición para completar el valor del convenio, diferencia que surge entre la oferta aceptada y el valor del convenio, sin decir nada sobre imprevistos, que de paso, no debieron pagarse si no se demostraron.

TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTOS RESPONSABLES: Julio Cesar Villate Jessen y/o Luis

Alberto Chávez Suárez




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RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Vale la pena señalar que en el convenio 3347, celebrado con el municipio de Guavatá, en sus costos contempla el 5% como valor de imprevistos ($10.543.824.20). El proyecto consiste en realizar una adecuación y mantenimiento del Instituto Técnico Agropecuario Sede A del Municipio de Guavatá -Santander, en donde se ejecutarán actividades como demolición y construcción de piso, desmonte y suministro de cubierta, pintura y estuco de muros, arreglo y pintura de cerramiento en malla eslabonada, pintura de techos, ventanería, actividades frecuentes y normales en este tipo de contratos, por lo que contabilizar en su costo y en esta dimensión, este concepto, denota que no cuenta con la suficiente planeación del proyecto, se sobreentiende que, debe tener un alto grado de certeza de lo que se pretende realizar (cantidades de obra y valores actuales), no de otra manera, se señala en los estudios previos el costo del proyecto junto con los análisis de precios unitarios (Apu), insumo que debe tener en cuenta el oferente cuando presenta propuesta para competir, y para que se le pueda asignar el futuro contrato. Por lo anterior se eleva a observación administrativa a fin de que se corrijan esta falencia, junto con la de la interventoría, agente externo de la gobernación, quién debió pronunciarse en la ejecución, sin embargo, lo que hizo fue aceptar una adición para completar el valor del convenio, diferencia que surge entre la oferta aceptada y el valor del convenio, sin decir nada sobre imprevistos, que de paso, no debieron pagarse si no se demostraron. En cuanto al pago de los imprevistos se anexa Justificación de los Imprevistos del Contrato No. AMG-199, por un valor de $10.543.824, firmado por el Contratista JORGE ALBERTO ROJAS PARRA, Representante Legal Consorcio 2013 y el Interventor FERNANDO MEZA MORALES Representante Legal U.T. Inter-Agro CYC. (10 Folios). Respecto del adicional de la interventoría, el supervisor del convenio se permite manifestar que la propuesta presentada al Municipio de Guavatá respecto de la firma ganadora, tenía un valor inferior al del convenio aproximadamente $10.000.000,oo. Al realizar una medición de las cantidades de obra reales (Balance del contrato) se pudo constatar unas mayores cantidades de obra en algunos ítems. Así mismo fue necesario crear precios no previstos de algunos ítems que fueron indispensables involucrar para darle funcionalidad a la obra que estaba en ejecución. Lo anterior obligó al municipio dar un adicional en valor al contrato, recursos que se dieron con el sobrante entre valor inicial contrato y el valor Convenio. Por las razones expuestas no se configura el hallazgo administrativo.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Una vez analizada la respuesta enviada por la entidad auditada , el equipo auditor concluye que su respuesta no es de recibo por lo tanto el Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO se CONFIRMA, toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia 2013, lo que debe ser plasmada las correcciones en un plan de mejoramiento el cual se llevará a cabo el respectivo seguimiento y evaluación.

CONTRATOS DE OBRA

TIPO DE CONTRATO

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE DEL RECURSO

PLAZO ANTICIPO


UNION TEMPORAL CUBIERTAS DE SANTANDER


CONSTRUCCION DE CUBIERTA DE LA CANCHA MULTIPLE DEL COLEGIO INTEGRADO ROEL Y VELASCO DEL MUNICIPIO DE AGUADA - SANTANDER

$189.092.632

PRO DESARROLLO

2 MESES

40%




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CONSORCIO MATANZA 2013


EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON EL DEPARTAMENTO A EJECUTAR A PRECIOS UNITARIOS SIN FORMULA DE REAJUSTE Y CON PLAZO FIJO LAS OBRAS RELACIONADAS CON EL MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LAS ESCUELAS DE JABONCILLO Y LA CAPILLA DEL MUNICIPIO DE MATANZA DEPARTAMENTO DE SANTANDER.

$175.250.029

PRO DESARROLLO

3 MESES

40%


UNION TEMPORAL ELISEO PINILLA RUEDA


CONSTRUCCION DE AULAS COLEGIO DEPARTAMENTAL ELISEO PINILLA RUEDA DEL MUNICIPIO DE VILLANUEVA – I FASE

$749.207.306

PRO DESARROLLO

6

MESES

40%

Los contratos señalados en el cuadro anterior, registran dentro de sus expedientes los soportes que los respaldan, esta auditoría no encontró observación que amerite señalarse, toda vez, que cuenta con los procedimientos señalados en la ley y el reglamento para este tipo de contratos.

CONTRATOS DE INTERVENTORIA

TIPO DE

CONTRATO

CONTRATISTA

SUPERVISOR

OBJETO

VALOR

FUENTE DEL

RECURSO

PLAZO

ANTICIPO

CONTRATO DE

INTERVENTORÍA No. 4340 - 2013

UNION

TEMPORAL INTER-AGRO

C& C

LUIS

FRANCISCO LOPEZ MUÑOZ

INTERVENTORÍA AL MANTENIMIENTO INSTITUTO TECNICO AGROPECUARIO SEDE A DEL MUNICIPIO DE GUAVATÁ

– SANTANDER

$14.720.400

PRO DESARROLLO

2 MESES

NO

CONTRATO DE INTERVENTORÍA No.4282 - 2013

MUNICIPIO DE MOGOTES


INTERVENTORÍA AL MEJORAMIENTO DE LA PLANTA FISICA DE LAS ESCUELAS GAITAL. VEREDA GAITAL Y EL ORATORIO VEREDA CUCHIQUIRA DEL MUNICIPIO DE MOGOTES. SANTANDER E INTERVENTORÍA A LA CONSTRUCCIÓN CUBIERTA CANCHA POLIDEPORTIVO Y BATERÍA SANITARIA DEL INSTITUTO TECNICO ISAIAS ARDILA DIAZ PLANTA III Y PLANTA II DEL MUNICIPIO DE MOGOTES –SANTANDER.

$24.267.780

PRO DESARROLLO

3 MESES

NO

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN No. 14 En estos contratos, pese a ser de menor cuantía y que sus valores son relativamente bajos, se evidencia que desde los estudios previos sin ningún criterio que guarde racionalidad y proporcionalidad, se exigen requisitos que ninguna persona natural puede cumplir, por lo que, obliga a la presentación de personas plurales, trayendo consigo el gravamen del iva que no necesariamente es costo si lo presentara una persona natural del régimen simplificado, lo que disminuiría el costo del servicio, en el caso particular de la interventoría del contrato 4340, pide un ingeniero ambiental con unos requisitos sobredimensionados, pues, en el informe de interventoría el componente ambiental resulto ser: “2.3.4. ACTIVIDADES

AMBIENTALES: Esta interventoría realizó las siguientes actividades enmarcadas en los aspectos ambientales: • Señalización preventiva en la obra • Cuidado de los sitios de arrojo de desechos y su correcta subutilización.

Evitar la tala de árboles y velar por replantación de los árboles caídos”, función que hubiese podido ejercer cualquier profesional de la ingeniería civil, sin embargo, en los estudios exigen contar con un ingeniero ambiental que acredite experiencia general de 4 años y de 3 de experiencia específica, sumada a la del ingeniero civil que es de 6 y 4 años respectivamente, no obstante, esta experiencia se puede suplir al consignar equivalencias de doctorado, para el ingeniero ambiental abarcaría la experiencia general pero no cumpliría con la específica, por cuanto el doctorado solo le da 2 años de experiencia específica y la requerida es 3, cuanto más para cumplir con las exigencias de el ingeniero civil, sin embargo, mirando con detenimiento los estudios, alcance del proyecto e informe de interventoría, el objeto del contrato de




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mantenimiento del colegio consiste en “realizar adecuación y mantenimiento del Instituto

Técnico Agropecuario Sede A del Municipio de Guavatá-Santander, en donde se ejecutarán actividades como demolición y construcción de piso, desmonte y suministro de cubierta, pintura y estuco de muros, arreglo y pintura de cerramiento en malla eslabonada, pintura de

techos, ventanería”, actividades que para evidenciar el control que le compete a la gobernación a través de un tercero llamado interventor, no demanda conocimientos ni experiencia más allá de tener tarjeta de profesional de la ingeniería civil, las exigencias de los estudios repelen la participación de los ingenieros civiles, aumenta los costos al obligar a presentarse a través de personas plurales o jurídicas, exige amparo de seriedad de la oferta, sin argumentos en sus estudios, exige haber hecho interventorías en establecimientos educativos, criterios que imposibilitan la participación abierta o concurrencia de participantes, por otro lado en la ejecución del contrato, se observa que el contratista seleccionado no cotiza seguridad social sobre los valores y número de cargos ofertados, sobre el tiempo realmente empleado, empezó el 7 de octubre de 2013 y terminó el 6 de enero de 2014, tal como lo señalan las actas, por lo que debió cotizar por el tiempo empleado en su labor, en su informe dice que empleó ingeniero director, residente y ambiental, sin embargo, no cotiza sobre ellos y en su propuesta manifestó que emplearía una secretaria, la que tampoco aparece en su informe, no entiende esta auditoría, que el 10 de diciembre de 2013 se realizó la entrega de la obra por parte del contratista a la supervisión y por esas calendas, hace adicionales, las actas tienen fechas incoherentes, respecto a acta de inicio, terminación, supervisión, liquidación, sin que el supervisor del contrato exija aclararlas. Por lo anterior, se eleva a observación administrativa, para que por un lado, se consigne en los estudios previos requisitos racionales y proporcionales que permitan la participación de personas naturales, no se restrinja la concurrencia en la participación contractual, y por otro, se revise con detenimiento los documentos contractuales para que sean coherentes en su cronología, contenido y alcance. Su inobservancia, a futuro, podría acarrear hallazgos de tipo disciplinario y fiscal. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTOS RESPONSABLES: Luis Alberto Chávez Suárez

RESPUESTA DE LA ENTIDAD:

“Pese a ser de menor cuantía y que sus valores son relativamente bajos, se evidencia

que desde los estudios previos sin ningún criterio que guarde racionalidad y

proporcionalidad, se exigen requisitos que ninguna persona natural puede cumplir,

por lo que, obliga a la presentación de personas plurales, trayendo consigo el

gravamen del iva que no necesariamente es costo si lo presentara una persona natural

del régimen simplificado, lo que disminuiría el costo del servicio

La entidad publicó el proceso contractual de acuerdo a las reglas aplicables a la modalidad

de selección de mínima cuantía consagradas en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150

de 2007, modificado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y no agregó requisitos,

procedimientos o formalidades adicionales.

La Secretaría de Educación Departamental se permite manifestar lo siguiente:




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Durante el acta de cierre se dió oportunidad a los diferentes proponentes a presentar sus

propuestas y un plazo igualmente para presentar observaciones, término dentro del cual no

hubo ninguna objeción.

La Entidad Estatal aceptó la oferta del único oferente UNION TEMPORAL INTERVENTORIA CO-AMBIENTAL el cual cumplió con los requisitos establecidos en la invitación y el precio, siendo este el más favorable para la entidad. “Lo anterior en cumplimiento del artículo 3.5.4 del Decreto 734 de 2012 el cual señala: La entidad podrá adjudicar el contrato cuando sólo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitación pública.

En relación al profesional de Ingeniería Ambiental se hizo necesario contratarlo en la

interventoría para ejercer el Cuidado de los sitios de arrojo de desechos y su correcta

subutilización el cual se requería en la construcción de la batería sanitaria establecida en el

objeto contractual. En la obra dicha función se ve reflejada en el arrojo de los desechos

sólidos de las baterías sanitarias y los puntos de disposición final de las redes

hidrosanitarias, función que sólo puede ser ejercida por un Ingeniero Ambiental, por su perfil

profesional.

Finalmente no es cierto que se le haya exigido al ingeniero ambiental 4 años de experiencia

general y 3 años de experiencia específica. Se anexa 1 folio de la invitación pública del

proceso contractual donde se evidencia que se exigió como experiencia general 3 años y

como experiencia específica 2 años.

Por las razones expuestas se solicita quitar el hallazgo administrativo”.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: Una vez analizada la respuesta enviada por la entidad auditada, el equipo auditor concluye que su respuesta no es de recibo, por lo tanto el Hallazgo de tipo ADMINISTRATIVO se CONFIRMA, toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia 2013, lo que debe ser plasmada las correcciones en un plan de mejoramiento el cual se llevará a cabo el respectivo seguimiento y evaluación.

2.1.1.2 LEGALIDAD El presupuesto de la Secretaria de Educación Departamental, se rige por el Decreto 111 de 1996 - estatuto orgánico de presupuesto ord.041 de dic 22 de 2006. Decreto 406 de 2012, Ley 715 de 2001 y 1176 de 2007, Ley 819 de 2013 2.1.1.3 PLAN DE MEJORAMIENTO Seguimiento al Plan de Mejoramiento Vigencia 2012 A la fecha, la Secretaria de Educación de Santander tiene suscrito Plan de Mejoramiento con la Contraloría General de Santander, por cuanto este ente de control formuló (27) veintisiete hallazgos administrativos en el informe definitivo de




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Auditoría Gubernamental con enfoque Integral en la Modalidad Regular No. 00001 del 13 de enero de 2014, realizada a la vigencia 2012. Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento. En cumplimiento de lo establecido en la Resolución No 309 de la Contraloría General de Santander, la metodología para la evaluación de los planes de mejoramiento en el caso de la Secretaria de Educación Departamental será determinado por el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas, cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de evaluación. Para efectos de la evaluación del Plan de Mejoramiento se realizará un análisis cuantitativo. En este tipo de análisis, se utilizaron los factores como: acción de mejoramiento, estado actual del plan y fecha de vencimiento del plazo, los cuales se considerarán para obtener la medición del grado de cumplimiento. La metodología para el diseño de los indicadores se realiza tomando los siguientes criterios:

La metodología utilizada para establecer estos criterios tuvo como base el hecho de considerar el cumplimiento de las acciones de mejoramiento cuyo plazo de ejecución se encuentre cumplido a la fecha de la evaluación, con un valor máximo de dos (2) puntos si cumplió la acción de mejoramiento y de cero (0) puntos si no la cumplió. Porcentaje de cumplimiento: El porcentaje de cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la entidad, se calculará tomando como referencia las categorías anteriores en los papeles de trabajo de la auditoria y se obtiene de la siguiente manera: Porcentaje de cumplimiento = Puntuación total de las acciones de mejoramiento / Número total de acciones de mejoramiento Cumplimiento del Plan de Mejoramiento: Si el resultado oscila entre 1.6 y 2 “Cumplido” y si se encuentra entre 0 y 1.59 “No Cumplido”. HALLAZGO ADMINISTRATIVA NRO. 15 Explicada la forma de evaluación del Plan de Mejoramiento, y teniendo como base los documentos revisados durante el trascurso de la Auditoría, se comprobó que la Secretaría de Educación Departamental de las 27 acciones de mejoramiento suscritas para la vigencia 2012, obtuvo una calificación de 44 puntos, que al aplicar la fórmula del porcentaje de Cumplimiento arroja un resultado de 1.62, lo cual indica




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que el Plan de Mejoramiento suscrito para subsanar los hallazgos detectados en la vigencia 2012 se encuentra como CUMPLIDO, la Gobernación de Santander, por intermedio de la Secretaria de Educación, debe continuar las acciones correctivas, hasta el cumplimiento del 100% las cuales se identifican con los hallazgos 18,19,20,21,23,24,Y 28 y en los términos establecidos. No obstante lo anterior, advierte la Contraloría General de Santander, que el hecho de no adelantar las acciones orientadas a subsanar las deficiencias señaladas, es causal de apertura de proceso administrativo sancionatorio, conforme a lo señalado en la Resolución No. 000291 de abril 26 de 2004.

TIPO HALLAZGO ADMINISTRATIVA

RESPONSABLES

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ Secretario de educacion




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RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se acoge la observación y dentro del nuevo plan de mejoramiento se incluirá el cumplimiento de estas acciones.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL Una vez evaluada la respuesta por el grupo Auditor el Hallazgo Administrativo se confirma. La Contraloría General de Santander hará seguimiento a las acciones correctivas en los términos que suscriba la entidad, a fin de verificar el cumplimiento de las metas propuestas.

2.1.1.4 Control Fiscal Interno

Mediante acta 001 de febrero 14 de 2013, el Comité Coordinador de Control Interno y los profesionales de la Oficina de Control Interno programaron el cronograma Anual de Auditorias para la vigencia 2013, estableciéndose en total nueve (09) actividades, correspondiendo una de ellas a la Secretaria de Educación de Santander, relacionada con el Proceso Gestión Educativo, con fecha de iniciación de junio de 2013 y con fecha de terminación a septiembre de 2013. Según avance de Plan de Mejoramiento por procesos: Proceso Gestión Educativo, la Secretaria de Educación, el día 27 de diciembre de 2013, suscribió el Plan de Mejoramiento, a la fecha de la auditoria quedan pendientes por ejecutar las siguientes actividades:




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La Oficina de Control interno de la Gobernación en cumplimiento de las acciones de competencia, hará el respectivo seguimiento por cuanto el termino límite para el cumplimiento de metas se encuentra vencido. HALLAZGO ADMINISTRATIVA NRO. 16 Teniendo en cuenta que el objetivo primordial de los planes de mejoramiento es promover que los procesos internos de la Gobernación de Santander se desarrollen de forma eficiente y transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones preventivas y/o correctivas y la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo, se recomienda a la Oficina de Control interno se solicite la formulación y suscripción dentro de los términos los soportes de los avances logrados con los planes de mejoramiento por procesos suscritos, en cumplimiento del Decreto Departamental No 221 del 06 de Agosto de 2012, por cuanto seis de las metas programadas no se cumplieron dentro de los términos establecidos en el plan de mejoramiento, Dado lo anterior se configura una observación de incidencia administrativa para la actual administración quien debe implementar la acción correctiva.

TIPO HALLAZGO ADMINISTRATIVA

RESPONSABLES

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ Secretario de educación

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Se acepta la observación y se continuará entregando los informes de avance a la Oficina de

Control Interno con los soportes respectivos del cumplimiento de las actividades

programadas en el Plan de Mejoramiento por procesos, con corte al 30 de Diciembre de

2014.

CONCLUSION ENTE DE CONTROL La entidad admite las falencias detectadas por el equipo auditor y se compromete a continuar entregando los informes de avance a la Oficina de Control Interno con los soportes del cumplimiento de las actividades en el Plan de Mejoramiento por proceso, en aras de promover que los procesos internos de la Gobernación de Santander se desarrollen de forma eficiente y transparente, por lo cual se CONFIRMA el presente hallazgo 2.1.1.5 LÍNEA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. TIC

La Gobernación de Santander, cuenta con una página web institucional en aplicación de las políticas de Gobierno en Línea, www.santander.gov.co En cumplimiento de la Ley 1341 de julio 30 de 2009, norma que establece la aplicación y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones, todas las entidades públicas deberán contemplar en su funcionamiento administrativo la instalación, actualización y mantenimiento de las infraestructuras indicadas y necesarias, para mantener integrada y actualizada con la información completa a la comunidad por intermedio de los medios y los instrumentos

http://www.santander.gov.co/




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tecnológicos al acceso de la Información y a la generación de conocimiento, enmarcada en la exploración de nuevas formas de comunicarse, de trabajar colectivamente y de acceder a servicios básicos claves. Entre los servicios tecnológicos, de comunicación e interacción, que aplica la entidad a favor de la comunidad son: Dirección: Calle 37 No. 10-30 Palacio Amarillo. Bucaramanga, Santander, Ventanilla Única - Correspondencia: Cr 11 entre Calles 37 y 41 C.P. 680006 Línea Gratuita Nacional: 0180000950020, se direcciona a las diferentes Secretarías de la Gobernación de Santander. Fax (577) 6339889 Horario: Lunes a Viernes de 8.00 a.m a 12 m de 2.00p.m a 6.00 p.m Notificaciones judiciales: [email protected] El equipo auditor, verificó el cumplimiento de la norma relacionada con la TIC´s, pudiendo comprobar que en lo competente a esta área, la entidad gestionó las siguientes actividades en la Oficina de la Secretaria de Santander:

Administración de usuarios, modificación tablas maestras de datos básicos y seguridad en el sistema de recursos humanos del Ministerio de Educación Nacional.

Cargue y validación de los archivos planos remitidos por las diferentes dependencias de la Secretaria de Educación de Santander en el sistema de Gestión y Control Financiero.

Supervisión técnica, administrativa y financiera de los contratos relacionados con Software, Sistemas de información, Hardware para la Secretaria de Educación, según las directrices institucionales.

Realización de cargues de anexos de la Planta y nomina mensual en el sistema de Información Nacional de Educación Básica y Media – SINEB y exportación de datos del sistema interactivo de Infraestructura Educativa.

2.1.1.6 CONTROL DE RESULTADOS 2.1.1.6.1 CUMPLIMIENTO DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS

La Secretaría de Educación en su Plan de Desarrollo “Santander en Serio Gobierno de la Gente”, contempló ejes temáticos, programas sectoriales y en metas de resultado su intervención en el cuatrenio se plasma así:

% PARTICIPACIÓN TOTAL PROGRAMAS

EJES PROGRAMAS PLAN DE DESARROLLO

DEPARTAMENTAL

PROGRAMAS PLAN DE DESARROLLO

SECTORIAL (EDUCACION)

% PARTICIPACIÓN TOTAL PROGRAMAS

METAS PLAN DE DESARROLLO

SECTORIAL (EDUCACION)

HUMANO Y SOCIAL 20 5 25% 51

SANTANDER SUSTENTABLE 8 1 13% 2

TOTAL METAS EDUCACION 53




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El Plan de Desarrollo Departamental cuenta con 20 programas en la línea estratégica SANTANDER HUMANO Y SOCIAL y 8 en SANTANDER SUSTENTABLE, de los cuales el 25% y 13%, respectivamente, corresponde a la participación de la Secretaría de Educación con un total de 53 metas.

% PARTICIPACIÓN TOTAL METAS

PROGRAMAS METAS POR PROGRAMA % PARTICIPACIÓN TOTAL

METAS

1. DISMINUCIÓN DE BRECHAS EN ACCESO Y PERMANENCIA 19 35,85%

2. CALIDAD Y PERTINENCIA EDUCATIVA 18 33,96%

3. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL SECTOR EDUCATIVO 10 18,87%

4. APOYO Y ARTICULACIÓN A LA EDUCACIÓN SUPERIOR 2 3,77% 5. COMUNICACIÓN DEL GOBIERNO CON LA COMUNIDAD 2 3,77%

6. GESTION ESCOLAR DEL RIESGO 2 3,77%

TOTALES 53 100%

Los programas Disminución de Brechas en Acceso y Permanencia y Calidad y Pertinencia Educativa cuentan con la mayor participación de metas del total de los 6 programas con que cuenta la Secretaría de Educación, es decir, 19 y 18 metas, respectivamente, equivalentes al 35,85% y 33,96%.

35,85%

33,96%

18,87%

3,77%

3,77%3,77%

% PARTICIPACIÓN TOTAL METAS

1. DISMINUCIÓN DE BRECHAS EN ACCESO Y PERMANENCIA

2. CALIDAD Y PERTINENCIA EDUCATIVA

3. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL SECTOR EDUCATIVO

4. APOYO Y ARTICULACIÓN A LA EDUCACIÓN SUPERIOR

5. COMUNICACIÓN DEL GOBIERNO CON LA COMUNIDAD

6. GESTION ESCOLAR DEL RIESGO




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Le sigue en orden de participación el programa Fortalecimiento de la Gestión del Sector Educativo con 10 metas equivalente al 18,87%.

PROGRAMAS % AVANCE POR PROGRAMA

VIGENCIA 2013

% AVANCE POR PROGRAMA CUATRIENIO

1. DISMINUCIÓN DE BRECHAS EN ACCESO Y PERMANENCIA 80% 65%

2. CALIDAD Y PERTINENCIA EDUCATIVA 84% 69%

3. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL SECTOR EDUCATIVO 90% 69%

4. APOYO Y ARTICULACIÓN A LA EDUCACIÓN SUPERIOR 100% 38%

5. COMUNICACIÓN DEL GOBIERNO CON LA COMUNIDAD - -

6. GESTION ESCOLAR DEL RIESGO - -

TOTALES 85% 61%

% AVANCE VIGENCIA 2013 Y CUATRIENIO

Durante la vigencia 2013, el programa Disminución de Brechas en Acceso y Permanencia con 19 metas presentó un avance del 80% de ejecución y del 65% de avance en el cuatrienio. El programa Calidad y Pertinencia Educativa con 18 metas presentó un avance del 84% de ejecución y del 69% de avance en el cuatrienio. El programa Fortalecimiento de la Gestión del Sector Educativo con 10 metas presentó un avance del 90% de ejecución y del 69% de avance en el cuatrienio. El programa Apoyo y Articulación a la Educación Superior con 2 metas presentó un avance del 100% de ejecución y del 38% de avance en el cuatrienio. Los programas Comunicación del Gobierno con la Comunidad y Gestión Escolar del Riesgo, cada uno con 2 metas, no fueron gestionados durante los años 2012 y

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

1. DISMINUCIÓN DE BRECHAS EN

ACCESO Y

PERMANENCIA

2. CALIDAD Y PERTINENCIA EDUCATIVA

3. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN DEL

SECTOR EDUCATIVO

4. APOYO Y ARTICULACIÓN A LA

EDUCACIÓN

SUPERIOR

5. COMUNICACIÓN DEL GOBIERNO CON

LA COMUNIDAD

6. GESTION ESCOLAR DEL

RIESGO

TOTALES

80%84%

90%

100%

0% 0%

85%

65%69% 69%

38%

0% 0%

61%

% AVANCE POR PROGRAMA VIGENCIA 2013 % AVANCE POR PROGRAMA/CUATRIENIO




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2013 por cuanto no hubo claridad sobre la secretaría responsable de su ejecución, a pesar de que el Plan de Desarrollo responsabiliza a las Secretarias de Educación y del Interior, en el Plan Indicativo no fueron programadas las metas. No obstante se reprogramaron para las vigencias 2014 y 2015, así:

ANALISIS METAS EN ROJO VIGENCIA 2013 -

SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTANDER

EJE PROGRAMA

META DE PRODUCTO META PROGRAMADA

2013

META CONTRA

TADA 2013

% AVANCE

2013

INVERSION

PROGRAMADA

INVERSION

EJECUTADA

ANALISIS

SA

NT

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DE

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NC

IA

Incrementar la matrícula de preescolar en 1.000 cupos escolares en el cuatrienio.

250 0 0% 0,00 0,00 La meta de incrementar la matrícula se cumplió en el año 2012 para el cuatrienio, por la aplicación de una sentencia donde orienta que los niños a matricular en el nivel de Preescolar pueden ingresar, así cumplan los cinco años de edad el 31 de diciembre. No obstante, se reprogramó nuevamente para el año 2013 sin ser necesario pues ya se tenía el 100% de cumplimiento y en la vigencia 2013 no se alcanzó a incrementar la matrícula en los 250 alumnos programados.

Mantener la matrícula de 78.093 estudiantes en básica primaria, en el cuatrienio.

78093 73568 0% 0,00 0,00 Con corte a 30 de junio de 2013, la matrícula registrada en el SIMAT es de 73.568 estudiantes de Primaria. Con relación al año 2012, incrementamos 643 alumnos, pero con relación a la meta del Plan de Desarrollo, se redujo en 4525 alumnos.

Incrementar la matrícula de educación básica secundaria en 1.000 cupos escolares, en el cuatrienio.

0 0 0% 0,00 0,00 Con corte a 30 de junio de 2013, la matrícula registrada en el SIMAT es de 52.205 estudiantes de secundaria. Con relación al año 2012, incrementamos en 820 alumnos, pero con relación a la meta del Plan de Desarrollo no se logró aumentar la cobertura, razón por la cual fueron modificadas las metas programadas para cada una de las vigencias 2012 y 2013 y se trasladaron para los años 2014 y 2015,




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Incrementar la matrícula en educación media en 2.000 cupos escolares en el cuatrienio.

0 0 0% 0,00 0,00 Con corte a 30 de junio, la matrícula registrada en el SIMAT es de 17.686 estudiantes de media. Con relación al año 2012 hemos bajado en 220 alumnos de la Media y con respecto a la meta del cuatrienio no se ha logrado aumentar la cobertura, razón por la cual fueron modificadas las metas programadas para cada una de las vigencias 2012 y 2013 y se trasladaron para los años 2014 y 2015

Incrementar la matrícula de población vulnerable, víctima y diversa en 800 estudiantes, en el cuatrienio.

142 0 0% 0,00 0,00 Con corte a 30 de junio de 2013, la matrícula registrada en el SIMAT es de 142 estudiantes de población vulnerable. Con relación al Plan de Desarrollo, no se logró la cobertura esperada de 200 para el 2012 y 200 para el 2013, razón por la cual fueron modificadas las metas programadas para cada una de las vigencias 2012 y 2013 y se trasladaron para los años 2014 y 2015.

CA

LID

AD

Y

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IA

ED

UC

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IVA

Apoyar a 278 establecimientos educativos en acciones de mejoramiento de la gestión académica enmarcadas en el PMI y en el Plan de Apoyo al Mejoramiento Educativo (PAM).

278 126 45% 0,00 0,00 A mediados de mayo del 2013, se inició la capacitación del registro del PMI y PAM (Plan de Mejoramiento Institucional y Plan de apoyo al Mejoramiento) a la herramienta del SIGCE (Sistema Institucional de Gestión de la Calidad Educativa) por parte del MEN, siendo citados 126 IE.

Asesorar y acompañar 100 prácticas innovadoras o experiencias significativas registradas en el Sistema Nacional de Experiencias Significativas.

25 11 44% 0,00 0,00 Los establecimientos educativos presentaron 15 experiencias significativas, pero registradas en el Sistema Nacional de Experiencias Significativas, solamente 11.

Formar y acompañar a 516 docentes para el desarrollo de competencias ciudadanas, pedagógicas y la construcción de ambientes democráticos.

172 0 0% 0,00 0,00 La Secretaría de Educación contempló esta temática en el Plan de formación docente para el año 2014,

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IVO

Formular e implementar en un 100% la política pública educativa en Santander.

25% 0 0% 0,00 0,00 A partir del año 2014 se están haciendo mesas de trabajo para implementar la política pública educativa.

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Brindar complementos educativos al 100% de los estudiantes víctimas del conflicto, matriculados en los establecimientos educativos públicos

0 0 0% 0,00 0,00

No hubo claridad sobre la secretaría responsable de su ejecución; a pesar de que el Plan de Desarrollo responsabiliza a las Secretarias de Educación y del Interior, en el Plan Indicativo no fueron programadas las metas. No obstante, para ya se reprogramaron las vigencias 2014 y 2015

Sensibilizar y formar a 600 profesores y directivos docentes de municipios priorizados en Santander en pedagogía de DDHH, reconciliación, prevención de reclutamiento forzado y atención de niños y jóvenes víctimas del conflicto.

0 0 0% 0,00 0,00




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Incorporar en los planes de estudio de las 278 instituciones y centros educativos oficiales, los Proyectos Ambientales Escolares (PRAES) con aplicación en los proyectos pedagógicos.

0 0 0% 0,00 0,00

No hubo claridad sobre la secretaría responsable de su ejecución; a pesar de que el Plan de Desarrollo responsabiliza a las Secretarias de Educación y del Interior, en el Plan Indicativo no fueron programadas las metas. No obstante, para ya se reprogramaron las vigencias 2014 y 2015

Elaborar y ejecutar en 40 establecimientos educativos, ubicados en municipios de alto riesgo por la ola invernal, planes de educación en emergencia.

0 0 0% 0,00 0,00

ANÁLISIS META ALIMENTACIÓN ESCOLAR VIGENCIA 2013

Meta Programada 2013 Meta Contratada 2013 INVERSION PROGRAMADA INVERSION EJECUTADA

75.000 207.705 7.198.597.890,00 7.126.769.260,65

Para la vigencia 2013, se programó beneficiar a 75.000 estudiantes con algún servicio complementario de la canasta escolar (alimentación y transporte escolar). En el caso de alimentación, se desarrollaron 5 proyectos que beneficiaron a 207.705 estudiantes de los 82 municipios no certificados de Santander, La inversión programada registrada en el POAI fue de $7.198.597.890 de la cual se ejecutó un valor de $7.126.769.260,65, equivalente al 99%.

Meta Programada 2013 Meta Contratada 2013

75.000

207.705

alumnos beneficiados

con

alimentación

META PROGRAMADA VS META CONTRATADA




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PROYECTO Meta Contratada en la vigencia (2013)

RP

INVERSION PROGRAMADA

INVERSION EJECUTADA

Implementación programa de seguridad alimentaria y nutricional para escolares de 5 a 16 años de las instituciones educativas oficiales de los 82 municipios no certificados del Departamento de Santander.

100000 1.071.108.006,00 1.070.908.001,00

Mejoramiento y permanencia de la cobertura y calidad educativa mediante alimentación escolar a estudiantes SISBEN 1 y 2 de las Instituciones Educativas del municipio de Sabana de Torres Santander.

1920 483.175.820,00 483.175.820,00

Suministro de raciones de complemento nutricional en las instituciones educativas oficiales rurales y urbanas del municipio de Puerto Wilches (Santander)

3966 175.753.417,00 175.753.417,00

Apoyo al programa de alimentación escolar para Estudiantes de instituciones Educativas Nuestra Señora de La Paz y Camilo torres del municipio de San Vicente de Chucurí Santander

1819 468.560.647,00 468.560.647,00

Implementación programa de seguridad alimentaria y nutricional para escolares para escolares de 5 a 16 años de instituciones educativas oficiales de los 82 municipios no certificados del Departamento de Santander.

100000 5.000.000.000,00 4.928.371.375,65

INFORME GRADO DE CUMPLIMIENTO 2012 - 2013

TABLERO DE CONTROL SECRETARIA DE EDUCACION

EJE PROGRAMA

META DE PRODUCTO META CUATRIEN

IO

META PROGRAMADA 2012

PI

EJECUTADO 2012

% AVANCE

2012

META PROGRAMADA 2013 PI

EJECUTADO 2013

% AVANCE

2013

% AVANCE CUATRIE

NIO

LÍNEA ESTRATÉGICA HUMANO Y SOCIAL

DISMINUCION DE BRECHAS EN ACCESO Y PERMANENCIA

Identificar en 278 establecimientos educativos los principales problemas que afectan el acceso y la permanencia de los estudiantes.

278 50 278 100% 76 76 100% 100%


1000 250 13543 100% 250 0 0% 100%


78093 78093 71056 0% 78093 73568 0% 0%


1000 250 0 0% 0 0 0% 0%


2000 500 0 0% 0 0 0% 0%


800 200 139 70% 142 0 0% 17%

Incrementar la matrícula de la población joven y adulta en 1.000 estudiantes, en el cuatrienio.

1000 250 250 100% 250 250 100% 50%

Alfabetizar 7.000 personas iletradas, en el cuatrienio.

7000 1750 1250 71% 1950 2467 100% 53%

Beneficiar con enfoque diferencial a 150.000 estudiantes de los grados 0º a 11º, con algún servicio complementario de la canasta escolar, (alimentación y transporte escolar) durante el cuatrienio.

150000 37500 0 0% 75000 151626 100% 100%

Elaborar el mapa de factores de riesgo de la infraestructura escolar y los planes de educación en emergencia en 66 municipios.

66 15 15 100% 17 20 100% 53%




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Apoyar 128 establecimientos educativos con dotaciones: laboratorios, material didáctico interactivo, equipos de apoyo pedagógico innovador, material de lectura y consulta, mobiliario y computadores para los niveles de preescolar a media.

128 32 72 100% 32 101 100% 100%

Beneficiar a 178 establecimientos educativos con proyectos de construcción, remodelación, ampliación y adecuación de la infraestructura física.

178 9 3 33% 56 92 100% 53%

Acompañar 82 municipios en la realización de jornadas de ubicación, identificación y registro de población escolar por fuera del sistema educativo, proyección de cupos y definición de estrategias para la ampliación o continuidad de la oferta.

82 20 20 100% 21 82 100% 100%

Apoyar 20 establecimientos educativos que reporten estudiantes con discapacidad con recursos humanos, técnicos, pedagógicos y tecnológicos para fortalecer los procesos de inclusión educativa.

20 5 41 100% 5 60 100% 100%

Apoyar 150 experiencias de modelos educativos flexibles con dotación, formación docente, mejoramiento de infraestructura en el marco del Proyecto de Educación Rural.

150 0 0 0% 50 51 100% 34%

Identificar y registrar el 100% de niños atendidos en Primera Infancia y asegurar su tránsito al preescolar.

100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%

Gestionar ante el Ministerio de Educación Nacional (MEN) la construcción de 6 ambientes educativos especializados para la atención integral de Primera Infancia.

6 0 0 0% 2 5 100% 83%

Vincular 7 escuelas normales superiores a la construcción de lineamientos pedagógicos de educación inicial y a la implementación de programas de formación de agentes educativos y diseños, validación y pilotaje del sistema de aseguramiento

7 0 7 N/A 7 7 100% 100%

Articular en 82 municipios no certificados las experiencias de atención de Primera Infancia con el nivel preescolar.

82 82 82 100% 82 46 56% 100%

CALIDAD Y PERTINENCIA EDUCATIVA

Vincular a 1.682 docentes, directivos, docentes y maestros tutores a la Estrategia de Formación Situada e incorporarlos en las Estrategias Pedagógicas en el Aula.

1682 182 409 100% 500 664 100% 64%

Acompañar y mejorar los ambientes de aprendizaje en 50 establecimientos educativos de bajo logro, según resultados de las Pruebas Saber 5º, 9º y 11.

50 0 50 N/A 17 73 100% 100%

Mejorar resultados en un 25% de los estudiantes evaluados en Pruebas Saber 2012, comparados con los resultados de las Pruebas Saber 3º y 5º, en la aplicación 2014.

25% 0% 25% N/A 0 25% - 0%

Vincular 151.000 estudiantes y docentes a la implementación del Plan Nacional de Lectura y Escritura, al Concurso Nacional de Cuento y/o a las estrategias adoptadas por la Secretaría de Educación para el fortalecimiento de la competencia comunicativa.

151000 20000 20000 100% 41000 125000 100% 96%

Resignificar en 45 establecimientos educativos el (PEI) para la atención educativa pertinente a población diversa (étnicos, afrocolombianos, indígenas, discapacitados, población vulnerable y víctimas del conflicto armado).

45 0 12 N/A 11 18 100% 67%

Reactivar y fortalecer la Comisión Pedagógica Departamental de Asuntos Étnicos al Departamento de Santander.

1 0 0 0% 1 0,7 70% 70%

Orientar y asistir 278 establecimientos educativos en la ejecución y evaluación de las rutas de mejoramiento institucional y en el desarrollo de trabajo con padres de familia.

278 50 50 100% 76 278 100% 100%




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Apoyar a 50 establecimientos educativos en la implementación de estrategias de uso pedagógico del tiempo escolar (jornadas complementarias y extendidas).

50 5 55 1100% 50 54 100% 100%

Capacitar 1.556 directivos docentes y docentes en la formulación de Planes de Mejoramiento Institucional (PMI) y de aula, así como en el diseño de pruebas de evaluación del aprendizaje por competencias para el mejoramiento de la calidad.

1556 0 1556 N/A 1556 1556 100% 100%


278 50 278 100% 278 126 45% 36%


100 0 31 N/A 25 11 44% 42%

Realizar 332 foros y asambleas educativas a nivel municipal, provincial y departamental, durante el cuatrienio.

332 83 50 60% 94 70 74% 36%

Apoyar 228 equipos institucionales y mesas intersectoriales en la implementación de los proyectos pedagógicos transversales.

228 50 110 100% 60 110 100% 96%

Formar y acompañar a 516 docentes para el desarrollo de competencias ciudadanas, pedagógicas y la construcción de ambientes democráticos.

516 0 129 N/A 172 0 0% 25%

Formular, concertar e implementar al 100% el Plan Departamental de Formación Docente que incluya programas que respondan a necesidades del contexto escolar, con enfoque diferencial y étnico cultural, criterios de calidad y mayores posibilidades de acceso al personal docente.

100% 25% 0% 0% 25% 50% 100% 50%

Vincular a 1.260 docentes de preescolar, educación básica y media a programas de formación presencial o virtual para el desarrollo de competencias y estrategias pedagógicas para el dominio del idioma inglés.

1260 0 0 0% 500 750 100% 60%

Vincular a 30.000 estudiantes de preescolar, básica y media en procesos de desarrollo de competencia en idioma inglés, con apoyo de medios y tecnologías de información y comunicación.

30000 0 0 0% 10000 47000 100% 100%

Orientar y acompañar 252 instituciones de educación media en la resignificación del PEI para la articulación de la oferta con la educación superior, el SENA, educación para el trabajo y desarrollo humano e implementación de proyectos productivos o experiencias de emprendimiento.

252 25 112 100% 76 120 100% 92%

FORTALECIMIENTO DE LA GESTION DEL SECTOR EDUCATIVO

Diseñar, adoptar e implementar al 100% una estructura organizacional adecuada para el desarrollo de 7 procesos con sus respectivos subprocesos.

100% 25% 25% 100% 25% 25% 100% 50%


100% 25% 0% 0% 25% 0 0% 0%

Diseñar e implementar al 100% el Programa de Bienestar y Seguridad Social, de acuerdo con la retroalimentación efectuada por el MEN.

1 0,25 25% 100% 25% 25% 100% 50%

Gestionar 5 convenios o alianzas de cooperación con gremios, cajas de compensación, universidades, ONG y/o otras entidades, para el mejoramiento de la cobertura, la calidad y la gestión educativa.

5 1 1 100% 2 6 100% 100%

Ejercer, en 278 establecimientos educativos, control focalizado a procesos de la gestión escolar, relacionados con la calidad, cobertura y eficiencia, durante el cuatrienio.

278 50 80 100% 76 80 100% 58%




INFORME DEFINITIVO


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Atender, legalizar y registrar el 100% de solicitudes de modificación de la oferta y novedades de los establecimientos educativos oficiales, no oficiales, formales y de educación para el trabajo y el desarrollo humano; así como las quejas y reclamos en la prestación del servicio educativo.

100% 25% 25% 100% 25% 50% 100% 75%

Realizar, en 278 establecimientos educativos, seguimiento y control sobre el subproceso saneamiento contable.

278 50 50 100% 76 114 100% 59%

Apoyar, en 278 establecimientos educativos, la oferta educativa organizada, el estudio técnico de cálculo de la planta docente y directivo docente, y el registro y la actualización en el sistema humano.

278 278 278 100% 278 278 100% 100%

Realizar, en 278 establecimientos educativos, seguimiento y control al cumplimiento de la jornada laboral, de la jornada escolar, a la asignación académica, y al proceso de evaluación de desempeño e ingreso de los resultados en los sistemas de información previstos.

278 278 278 100% 278 278 100% 100%

Asistir, capacitar y hacer seguimiento, con apoyo del MEN, a 278 establecimientos educativos en gestión y administración de los Fondos de Servicios Educativos y rendición de cuentas.

278 50 40 80% 79 278 100% 100%

APOYO Y ARTICULACION A LA EDUCACION SUPERIOR

Apoyar al 100% de los Centros Regionales de Educación Superior (CERES) en sus procesos de articulación de la Educación Media con la Educación Superior.

100% 25% 0% 0% 25% 25% 100% 25%

Sostener el aporte financiero a la UIS y UNIPAZ e incluir a las UTS con un aporte financiero de 3.500 SMLV a partir del año 2012, y cofinanciar a las tres universidades oficiales que funcionan en el departamento

3 3 3 100% 3 8 100% 50%

COMUNICACIÓN DEL GOBIERNO CON LA COMUNIDAD


100% 0% 0 0% 0 0 0% 0%


600 0 0 0% 0 0 0% 0%

LÍNEA

ESTRATÉGICA

SUSTENTABLE

GESTION ESCOLAR DEL RIESGO


278 0 0 0% 0 0 0% 0%


40 0 0 0% 0 0 0% 0%

Líneas

estrategicas: 2

Programas: 6

Metas: 53 METAS X CUMPLIR Metas Ejecutadas 2012: 41 Metas Programadas

PI: 46

Metas a Diciembre 31 - 2013:

41

% Metas Contratada

s 2013: 89,1%

% Metas Avance

cuatrienio: 93,9%

% METAS 2013

% EJECUCION CUATRIENI

O

84,56% 61,22%

En lo que va corrido del periodo de gobierno años 2012 y 2013 que equivale al 50% del tiempo, se han alcanzado metas por el 61.22%, índice favorable en un 11.22%. CUMPLIMIENTO METAS E INVERSIÓN 2013




INFORME DEFINITIVO


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CUMPLIMIENTO METAS E INVERSION VIGENCIA 2013

EJE PROGRAMA META DE PRODUCTO META PROGRAMADA

2013

META CONTRATADA

2013

% AVANCE

2013

INVERSION PROGRAMADA

INVERSION EJECUTADA

% CUMPLIMIENTO INVERSI

ÓN

ANALISIS

HUMANO Y SOCIAL

DISMINUCION DE BRECHAS EN ACCESO Y PERMANENCIA

Identificar en 278 establecimientos educativos los principales problemas que afectan el acceso y la permanencia de los estudiantes.

76 76 100% 325.734.618.897,00 325.733.494.743,00 100%


250 0 0% 0,00 0,00 La meta de incrementar la matrícula se cumplió en el año 2012 para el cuatrienio, por la aplicación de una sentencia donde orienta que los niños a matricular en el nivel de Preescolar pueden ingresar, así cumplan los cinco años de edad el 31 de diciembre. No obstante, se reprogramó nuevamente para el año 2013 sin ser necesario pues ya se tenía el 100% de cumplimiento y en la vigencia 2013 no se alcanzó a incrementar la matrícula en los 250 alumnos programados.


78093 73568 0% 0,00 0,00 El incremento de la matrícula de Primaria, Secundaria y Media no se cumplió, porque la tendencia de la matrícula es el descenso por la geografía dispersa, de mucho conflicto.


0 0 0% 0,00 0,00


0 0 0% 0,00 0,00


142 0 0% 0,00 0,00

Incrementar la matrícula de la población joven y adulta en 1.000 estudiantes, en el cuatrienio.

250 250 100% 0,00 0,00

Alfabetizar 7.000 personas iletradas, en el cuatrienio.

1950 2467 100% 0,00 0,00

Beneficiar con enfoque diferencial a 150.000 estudiantes de los grados 0º a 11º, con algún servicio complementario de la canasta escolar, (alimentación y transporte escolar) durante el cuatrienio.

75000 151626 100% 16.138.653.354,00 15.097.879.644,65 94%

Elaborar el mapa de factores de riesgo de la infraestructura escolar y los planes de educación en emergencia en 66 municipios.

17 20 100% 0,00 0,00

Apoyar 128 establecimientos educativos con dotaciones: laboratorios, material didáctico interactivo, equipos de apoyo pedagógico innovador, material de lectura y consulta, mobiliario y computadores para los niveles de preescolar a media.

32 101 100% 8.297.059.000,00 8.270.407.014,43 100%

Beneficiar a 178 establecimientos educativos con proyectos de construcción, remodelación, ampliación y adecuación de la infraestructura física.

56 76 100% 36.201.949.433,05 35.629.545.519,15 98%

Acompañar 82 municipios en la realización de jornadas de ubicación, identificación y registro de población escolar por fuera del sistema educativo, proyección de cupos y definición de estrategias para la ampliación o continuidad de la oferta.

21 82 100% 0,00 0,00

Apoyar 20 establecimientos educativos que reporten estudiantes con discapacidad con recursos humanos, técnicos, pedagógicos y tecnológicos para fortalecer los procesos de inclusión educativa.

5 60 100% 802.292.000,00 802.292.000,00 100%

Apoyar 150 experiencias de modelos educativos flexibles con dotación, formación docente, mejoramiento de infraestructura en el marco del

50 51 100% 0,00 0,00




INFORME DEFINITIVO


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Proyecto de Educación Rural.

Identificar y registrar el 100% de niños atendidos en Primera Infancia y asegurar su tránsito al preescolar.

100% 100% 100% 0,00 0,00

Gestionar ante el Ministerio de Educación Nacional (MEN) la construcción de 6 ambientes educativos especializados para la atención integral de Primera Infancia.

2 5 100% 0,00 0,00

Vincular 7 escuelas normales superiores a la construcción de lineamientos pedagógicos de educación inicial y a la implementación de programas de formación de agentes educativos y diseños, validación y pilotaje del sistema de aseguramiento

7 7 100% 0,00 0,00

Articular en 82 municipios no certificados las experiencias de atención de Primera Infancia con el nivel preescolar.

82 46 56% 0,00 0,00

CALIDAD Y PERTINENCIA EDUCATIVA

Vincular a 1.682 docentes, directivos, docentes y maestros tutores a la Estrategia de Formación Situada e incorporarlos en las Estrategias Pedagógicas en el Aula.

500 664 100% 0,00 0,00

Acompañar y mejorar los ambientes de aprendizaje en 50 establecimientos educativos de bajo logro, según resultados de las Pruebas Saber 5º, 9º y 11.

17 73 100% 0,00 0,00

Mejorar resultados en un 25% de los estudiantes evaluados en Pruebas Saber 2012, comparados con los resultados de las Pruebas Saber 3º y 5º, en la aplicación 2014.

0 25% 100% 0,00 0,00

Vincular 151.000 estudiantes y docentes a la implementación del Plan Nacional de Lectura y Escritura, al Concurso Nacional de Cuento y/o a las estrategias adoptadas por la Secretaría de Educación para el fortalecimiento de la competencia comunicativa.

41000 125000 100% 54.320.000,00 54.320.000,00 100%

Resignificar en 45 establecimientos educativos el (PEI) para la atención educativa pertinente a población diversa (étnicos, afrocolombianos, indígenas, discapacitados, población vulnerable y víctimas del conflicto armado).

11 18 100% 0,00 0,00

Reactivar y fortalecer la Comisión Pedagógica Departamental de Asuntos Étnicos al Departamento de Santander.

1 0,7 70% 0,00 0,00

Orientar y asistir 278 establecimientos educativos en la ejecución y evaluación de las rutas de mejoramiento institucional y en el desarrollo de trabajo con padres de familia.

76 278 100% 0,00 0,00

Apoyar a 50 establecimientos educativos en la implementación de estrategias de uso pedagógico del tiempo escolar (jornadas complementarias y extendidas).

50 54 100% 0,00 0,00

Capacitar 1.556 directivos docentes y docentes en la formulación de Planes de Mejoramiento Institucional (PMI) y de aula, así como en el diseño de pruebas de evaluación del aprendizaje por competencias para el mejoramiento de la calidad.

1556 1556 100% 0,00 0,00


278 126 45% 0,00 0,00


25 11 44% 0,00 0,00

Realizar 332 foros y asambleas educativas a nivel municipal, provincial y departamental, durante el cuatrienio.

94 70 74% 0,00 0,00

Apoyar 228 equipos institucionales y mesas intersectoriales en la implementación de los proyectos pedagógicos transversales.

60 110 100% 0,00 0,00

Formar y acompañar a 516 docentes para el desarrollo de competencias ciudadanas, pedagógicas y la construcción de ambientes

172 0 0% 0,00 0,00




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democráticos.

Formular, concertar e implementar al 100% el Plan Departamental de Formación Docente que incluya programas que respondan a necesidades del contexto escolar, con enfoque diferencial y étnico cultural, criterios de calidad y mayores posibilidades de acceso al personal docente.

25% 50% 100% 0,00 0,00

Vincular a 1.260 docentes de preescolar, educación básica y media a programas de formación presencial o virtual para el desarrollo de competencias y estrategias pedagógicas para el dominio del idioma inglés.

500 750 100% 0,00 0,00

Vincular a 30.000 estudiantes de preescolar, básica y media en procesos de desarrollo de competencia en idioma inglés, con apoyo de medios y tecnologías de información y comunicación.

10000 47000 100% 8.648.527.600,00 8.406.936.786,00 97%

Orientar y acompañar 252 instituciones de educación media en la resignificación del PEI para la articulación de la oferta con la educación superior, el SENA, educación para el trabajo y desarrollo humano e implementación de proyectos productivos o experiencias de emprendimiento.

76 120 100% 500.000.000,00 500.000.000,00 100%

FORTALECIMIENTO DE LA GESTION DEL SECTOR EDUCATIVO

Diseñar, adoptar e implementar al 100% una estructura organizacional adecuada para el desarrollo de 7 procesos con sus respectivos subprocesos.

25% 25% 100% 0,00 0,00


25% 0 0% 0,00 0,00 A partir del año 2014 se están haciendo mesas de trabajo para implementar la política pública educativa.

Diseñar e implementar al 100% el Programa de Bienestar y Seguridad Social, de acuerdo con la retroalimentación efectuada por el MEN.

25% 25% 100% 0,00 0,00

Gestionar 5 convenios o alianzas de cooperación con gremios, cajas de compensación, universidades, ONG y/o otras entidades, para el mejoramiento de la cobertura, la calidad y la gestión educativa.

2 6 100% 0,00 0,00

Ejercer, en 278 establecimientos educativos, control focalizado a procesos de la gestión escolar, relacionados con la calidad, cobertura y eficiencia, durante el cuatrienio.

76 80 100% 0,00 0,00

Atender, legalizar y registrar el 100% de solicitudes de modificación de la oferta y novedades de los establecimientos educativos oficiales, no oficiales, formales y de educación para el trabajo y el desarrollo humano; así como las quejas y reclamos en la prestación del servicio educativo.

25% 50% 100% 0,00 0,00

Realizar, en 278 establecimientos educativos, seguimiento y control sobre el subproceso saneamiento contable.

76 114 100% 56.549.060,00 56.548.900,00 100%

Apoyar, en 278 establecimientos educativos, la oferta educativa organizada, el estudio técnico de cálculo de la planta docente y directivo docente, y el registro y la actualización en el sistema humano.

278 278 100% 0,00 0,00

Realizar, en 278 establecimientos educativos, seguimiento y control al cumplimiento de la jornada laboral, de la jornada escolar, a la asignación académica, y al proceso de evaluación de desempeño e ingreso de los resultados en los sistemas de información previstos.

278 278 100% 0,00 0,00

Asistir, capacitar y hacer seguimiento, con apoyo del MEN, a 278 establecimientos educativos en gestión y administración de los Fondos de Servicios Educativos y rendición de cuentas.

79 278 100% 0,00 0,00




INFORME DEFINITIVO


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APOYO Y ARTICULACION A LA EDUCACION SUPERIOR

Apoyar al 100% de los Centros Regionales de Educación Superior (CERES) en sus procesos de articulación de la Educación Media con la Educación Superior.

25% 25% 100% 0,00 0,00

Sostener el aporte financiero a la UIS y UNIPAZ e incluir a las UTS con un aporte financiero de 3.500 SMLV a partir del año 2012, y cofinanciar a las tres universidades oficiales que funcionan en el departamento

3 8 100% 16.211.250.000,00 16.199.490.000,00 100%

COMUNICACIÓN DEL GOBIERNO CON LA COMUNIDAD


0 0 0% 0,00 0,00 Estas metas no fueron incorporadas en el Plan Indicativo de la Sec de Educ en el año 2013.


0 0 0% 0,00 0,00

SUSTENTABLE

GESTION ESCOLAR DEL RIESGO


0 0 0% 0,00 0,00 Estas metas se comparten con la Secretaría del Interior.


0 0 0% 0,00 0,00

TOTALES 412.645.219.344,05 410.750.914.607,23

Líneas

estrategicas: 2

Programas: 6 Metas: 53 Metas Programadas PI: 46

Metas a Diciembre 31 -

2013: 41

% Metas

Contratadas 2013: 89,1%

% METAS 2013 85%

Los resultados obtenidos son de resaltar, aunque hay metas que aún faltan trabajar, en términos generales su cumplimiento es muy bueno y en prospectiva se alcanzar incluso se superan algunas. 2.1.1.7 SEGUIMIENTO A CONTROLES DE ADVERTENCIA

SEGUIMIENTO A FUNCION CONTROLES DE ADVERTENCIA Revisada las vigencias anteriores y la página Web de la Contraloría General de Santander, se evidenció por parte del equipo auditor que para la Secretaria de Educación de Santander, durante la vigencia 2013 se emitió un Control de Advertencia de carácter específico y dos Controles de Advertencia a la Gobernación de Santander de carácter general, de la siguiente manera: C.A- 023-2013 Diciembre 09 de 2013: Dirigido LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ

Secretario de Educación Departamental, MARÍA TRINIDAD AVELLANEDA MIONTERO, Supervisora del contrato, CONSORCIO DOTACIONES SANTANDER ,

Contratista, en virtud de la situación excepcional generada en desarrollo del Contrato No 4428 del 9 de octubre de 2013, celebrado entre la Secretaria de Educación y el Consorcio Dotaciones de Santander, cuyo objeto es DOTACION DE VESTUARIO Y CALZADO PARA PERSONAL DOCENTE Y/O DIRECTIVO DOCENTE DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER,” por valor de $1.191.768.282, dada su importancia social y económica a la población beneficiada, se impone como mecanismo preventivo ADVERTIR al Dr. LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación Departamental, a la Dra. MARÍA TRINIDAD AVELLANEDA MONTERO, Supervisora del Contrato y a CONSORCIO DOTACIONES SANTANDER, Contratista.




INFORME DEFINITIVO


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De lo anterior la Entidad dio respuesta, anexando informe de visita a las instalaciones

del Consorcio Dotaciones de Santander ubicado en la Calle 50 No 28-24 de Bucaramanga, donde se realizo inspección ocular a las prendas calzado y ropa de labor que se están entregando según contrato O4428 de 2013, celebrado entre la Secretaria de Educación de Santander y el Consorcio Dotaciones de Santander, teniendo en cuenta el control de advertencia promulgado por la Contraloría General de Santander, donde se tuvieron en cuenta las recomendaciones de solución. La supervisora del contrato, verifico cada una de las prendas, calzado y ropa de labor, al igual que la cantidad y calidad, precios y acabado de los mismos, prendas de acuerdo a las especificaciones técnicas del contrato. Se anexa registro fotográfico:




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En desarrollo al Control de Advertencia, y en acatamiento a la normatividad exigida para el cumplimiento del contrato para suministrar la dotación de vestuario y calzado para docentes y/o directivos docentes y personal administrativo de las instituciones Educativas Oficiales de los municipios no certificados en el Departamento de Santander, celebrado entre la Secretaria de Educación Departamental y del Consorcio Dotaciones de Santander, se dio aplicabilidad a la Ley Marco 70 de 1988 por la cual se dispones el suministro de calzado y vestido de labor para los empleados del sector público, al Decreto 1978 de 1989, y oficio No 505046 suscrito por el Secretario de Educación de Santander. Con acta de liquidación por mutuo acuerdo, de fecha 30 de diciembre de 2013 se liquido el contrato No 04423 de 2013, celebrado entre la Secretaria de Educación de Santander y el Consorcio Dotaciones Santander, cuyo objeto era la “DOTACION DE VESTUARIO Y CALZADO PARA PERSONAL DOCENTE Y/O DIRECTIVO DOCENTE DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DE LOS MUNICIPIOS NO CERTIFICADOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER”. El equipo auditor considera que la Secretaria de Educación dio cumplimiento a las obligaciones legales que contiene este control de advertencia. C.A- 032-2013 Dirigido RICHARD ALFONSO AGUILAR VILLA, Gobernador de Santander. HUMBERTO MANRIQUE GODOY Alcalde municipal de Macaravita. en virtud de la situación excepcional generada por el aporte de trescientos veinte millones quinientos noventa y ocho mil quinientos cincuenta y cuatro pesos ($320.598.554) para la Construcción Cubierta y Gradería Polideportivo Colegio Juan XXIII Sede 0 – Vereda La Bricha del Municipio de Macaravita, dada su importancia social y económica a la población beneficiada.

De lo anterior la Entidad dio respuesta: En atención al requerimiento 006 emanado Auditoria

Gubernamental con enfoque Integral Modalidad Regular que se viene practicando a la Secretaria de Educación Departamental, es preciso señalar que las acciones realizadas por este despacho, de acuerdo a las recomendaciones dadas por el CONTROL DE ADVERTENCIA No 0033 del 20 de Diciembre de 2013, se efectuaron durante el primer semestre de la presente vigencia, considerando lo siguiente:

1. Que se suscribió ACTA DE LIQUIDACION POR MUTUO ACUERDO DEL CONVENIO No 1031 DE 2011 el día veinte (20) del mes de noviembre de 2013, entre el Secretario de Educación Departamental, el Alcalde de Macaravita (contratista) supervisor e interventor (se anexa copia acta de liquidación. Folios 4).

2. Que en consecuencia al CONTROL DE ADVERTENCIA No 003 del 20 de Diciembre de 2013 emitido por la Contraloría General de Santander, se oficio el día ocho (8) de Mayo del presente según radicado 20140073425, al Alcalde de Macaravita, doctor HUMBERTO MANRIQUE GODOY, para que adelantara las diligencias pertinentes con el contratista a fin de atender el requerimiento de la Contraloría. (Se anexa copia del oficio).

3. Así mismo, se oficio el día ocho (8) de Mayo del presente radicado 20140073447, al

representante legal del Consorcio Interventorías Macaravita Bricha, señor ABEDULIO ALEXANDER NIÑO VARGAS, para que como interventor de la obra, adelantara las gestiones necesarias para que el contratista realizara las reparaciones evidenciadas en la visita técnica por parte del funcionarios de la Contraloría de Santander y plasmadas en el INFORME DE SEGUIMIENTO OBRAS VARIAS DEPARTAMENTO DE SANTANDER, (Se anexa copia del oficio y copia del informe de seguimiento de Obras Contraloría).




INFORME DEFINITIVO


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A la fecha no se ha recibido ninguna respuesta por parte del Alcalde de Macaravita ni del Interventor.

Con oficio de fecha agosto 12 de 2014, la Administración del municipio de Macaravita dio respuesta así: En atención a los oficios radicados de fechas 11 de Marzo y 16 de Mayo de 2014 y al control

de advertencia No. 0032 de 20 de Diciembre de 2013 del contrato a continuación

referenciado:

DESCRIPCIÓN DEL OBJETO: CONSTRUCCIÓN CUBIERTA Y GRADERÍA POLIDEPORTIVO COLEGIO JUAN XIII SEDE O – VEREDA LA BRICHA DEL MUNICIPIO DE MACARAVITA

CONTRATANTE DEPARTAMENTO DE SANTANDER

CONTRATISTA MUNICIPIO DE MACARAVITA

VALOR TOTAL $ 320.598.554

PLAZO TOTAL 14 MESES

ESTADO ACTUAL TERMINADO

El día 11 de julio de 2014 nos desplazamos al sector la Bricha del municipio de Macaravita el

Doctor Cesar Augusto Rojas Leal, Personero Municipal y el Ingeniero Edgar Fernando Niño

Solano, Secretario de Obras Publicas y Planeación Municipal con el fin de realizar visita de

inspección del estado de la obra anteriormente enunciada y así mismo evidenciar “los daños

y falencias mencionadas en el control de advertencia No. 032 emanado de la Contraloría

General de Santander”.

La malla de cerramiento cortada por la comunidad fue reparada así como lo evidencian las

siguientes fotografías:

A la fecha la tarima no ha sido terminada, ni tampoco se ha mejorado el drenaje alrededor

del polideportivo ya que estas actividades no se incluyeron en el contrato por presupuesto,

pero para entender las implicaciones que conllevaron al mal drenaje en el sitio de la obra

realizada es necesario citar que el lugar por su topografía está situado en un espacio donde

concurren las aguas provenientes de la vía y del lado opuesto donde se encuentran

edificados una microempresa y la iglesia.

Por tal razón se plantea la construcción de obras de drenaje alrededor de todo el

polideportivo durante la vigencia fiscal 2015. El planteamiento funcional y rentable para el




INFORME DEFINITIVO


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municipio de Macaravita consiste en el dren francés, que es la obra tendiente a mejorar el

espacio deportivo.

El dren francés es una alternativa a la instalación de barreras de seguridad.

El cubrimiento de la cuneta con grava, una vez instalado el tubo drenante en la parte inferior,

y cubiertas las paredes con un geotextil, convierte lo que antes era una zona inundable en

una zona de protección, recolección y drenaje que garantizara el cuidado del polideportivo.

Para que el dren funcione como lecho de frenado, el geotextil sólo recubre tres de las cuatro

caras, quedando la superior de grava descubierta y sin recubrimiento de ningún tipo, así

como lo muestran las siguientes figuras:

Dicho planteamiento también incluye la construcción del tramo que llevaría las aguas recolectadas a un sitio donde se puedan disponer sin que haya ninguna afectación, la mejor opción de disposición de estas aguas se sitúa a la parte occidental donde existe una zona con presencia de árboles. Los problemas con los canales de recolección de aguas lluvias provenientes del techo y las fisuras en la gradería se les dará el debido trámite a través de las pólizas ya que estas contemplan la estabilidad y calidad de la obra.

Por lo anterior, el gupor auditor contempla que el control de advertencia se encuentra terminado al haberse dado cumplimiento al mismo, en el sentido que se corrigieron las HALLAZGOes planteadas en este.

C- 015-2013 ALCALDES, GERENTES ESES, ESP. FECHA 17 DE SEPTIEMBRE DE 2013.Dirigido al Gobernador de Santander, alcaldes y representantes legales de entidades objeto de control de la CGS, sobre aseguramiento y legalización de bienes. De lo anterior la Entidad dio respuesta: En cumplimiento de lo solicitado por la Contraloría General de Santander en el Control de Advertencia 0015 de la referencia; me permito solicitar informe actualizado de la situación de los Seguros de Bienes que garanticen la ocurrencia de siniestros, respecto al cumplimiento en los numerales 1 y 2 de la advertencia. Esta información se requiere… en la eventualidad que existan bienes que no estén asurados, titularizados y contabilizados a nombre de la gobernación; deberá proyectar un Plan de Ajuste a seguir

indicando fechas y responsables para la ejecución de las acciones propuestas.




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La Secretaria General de la Gobernación en cumplimiento de lo solicitado por la oficina de Control Interno, envió la relación general de los bienes inmuebles asegurados junto con sus riesgos amparados, coberturas adicionales, pólizas de manejo global oficial, pólizas de responsabilidad civil extracontractual, junto con sus valores y sus respectivas coberturas, y mediante proceso de Licitación Pública-04-2012, se adjudico a los diferentes proponentes así:

Las pólizas que integran el programa de seguros correspondientes a aseguramientos de bienes del Departamento, vencieron el 28 de octubre de 2013. Para la vigencia 29 de octubre de 2013 hasta el 29 de octubre de 2014, se realizo proceso de Licitación Pública SG-LP 13-03, adjudicado a SEGUROS COLPATRIA S.A.

En relación al saneamiento de los inmuebles pendientes de legalizar, la Gobernación de Santander presenta relación de los bienes a nombre de Hospitales liquidados y por los cuales a la fecha se está adelantando las gestiones para su respectiva legalización de entrega al Departamento y las nuevas ESES, así:




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De esta manera considera el grupo auditor, que la Gobernación de Santander, en lo relacionado a la vigencia 2013, dio cumplimiento a las obligaciones legales que contiene esta función de Advertencia 2.2 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL Con base en la información contable al cierre de la vigencia 2013, el análisis financiero de la SECRETARIA DE EDUCACION DEPARTAMENTAL presenta el siguiente comportamiento: ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Atendiendo la información contable de la vigencia 2013, el análisis financiero de la Secretaria de Educación Departamental, refleja una disminución significativa de los Activos, Pasivos y Patrimonio, como consecuencia del cumplimiento del plan de mejoramiento en lo relacionado con los hallazgos sobre la depuración de las cifras contenidas en los estados financieros. Estas acciones de mejora son positivas para la entidad toda vez que la información financiera es más confiable.




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BALANCE GENERAL (Cifras en Miles de Pesos). El Balance General a diciembre 31 del 2013, refleja unos Activos Totales de $27.352.859 (cifras en miles de pesos), incrementados en 17.58%, respecto del año inmediatamente anterior. Pasivos Totales en cuantía de $12.129.345 (cifras en miles de pesos), incrementados en el 16.82%, con respecto al año 2013 y un Patrimonio de $15.223.514, con una variación porcentual positiva del 18.19%, respecto del año 2013, conforme se indica a continuación:

BALANCE GENERAL (Cifras en Miles de Pesos)

CUENTA 2013 2012 2011 2010 PORC PART

ACTIVO CORRIENTE 24,767,256 19,970,581 16,975,316 120,771,266 19.37 90.55

ACTIVO NO CORRIENTE 2,585,603 2,572,594 2,633,284 3,395,523 0.50 9.45

TOTAL ACTIVOS 27,352,859 22,543,175 19,608,600 124,166,789 17.58 100

PASIVO 12,129,345 10,089,030 12,504,511 21,878,543 16.82 44.34

PATRIMONIO 15,223,514 12,454,145 7,104,089 102,288,246 18.19 55.66

PASIVO + PATRIMONIO 27,352,859 22,543,175 19,608,600 124,166,789 17.58 100

ACTIVOS TOTALES

(Cifras en Miles de Pesos)

2013 2012 2011 2010

Efectivo 13,430,976 19,190,733 16,096,564 109,455,923

Deudores 11,336,280 779,848 878,752 11,315,343

Propiedad Planta y Equipo 1,710,601 1,247,623 1,308,314 1,369,099

Otros Activos 875,002 1,324,971 1,324,970 2,026,424

El Activo Corriente, está conformado por las cuentas de Efectivo y Deudores, con una participación dentro del Activo Total del 90.55% y 9.45% respectivamente.

El Activo No Corriente, está conformado por la Propiedad Planta y Equipo cuya participación dentro de este es del 6.25% del Total de los Activos. Esta cuenta refleja un incremento del 27.07%, frente al año inmediatamente anterior. En su orden se encuentra Otros Activos con una participación del 3.20% del total del

ACTIVOS TOTALES

Efectivo

Deudores

Propiedad Planta y Equipo

Otros Activos




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activo y una disminución del 51.42% frente año 2013. ACTIVO CORRIENTE El Activo Disponible. Lo conforman los recursos depositados en instituciones financieras. En el proceso de Auditoría llevado a cabo para la vigencia de 2013, se hizo seguimiento a las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y de ahorro de la entidad y se detectaron partidas conciliatorias no justificadas que afectan tanto cifras de los Estados Financieros, como la indicación de ausencia de control de procedimientos de Control interno que amenazan el buen uso de los recursos públicos, manejados en esta dependencia de la Gobernación así:

1- CUENTAS CON PARTIDAS NO DEPURADS SALDO EN

LIBROS NC

PENDIENTES REGISTRO

DESDE 2004

NOMINAS NO COBRADAS 2003 A 2008

Bogota No 184 - 016536 – 3 621,903 116,000

BBVA 509 - 200083 – 2 777,757,487 2,236,693 NOMINA DIC 2010

BanColombia No 020 - 044652 – 72 725,410,178 1,912,555 11,599,828

BBVA 509 - 200083 – 2 777,757,487 2,236,693 NOMINA DIC 2010

sBBVA No 509 – 001228 659,649,258 122,122

6,624,063 11,599,828

2. CUENTAS INACTIVAS

CUENTAS INACTIVAS ESTADO

BanColombia No 3001 - 16085 – 6 INACTIVA

Helmbank cta 401-03540-8 IINACTIVA

Occidente No. 650-83928-5 INACTIVA

Helm Bank No. 401-03920-3 Propgrama alimentación escolar 2013 INACTIVA

HALLAZGO ADMINISTRATIVO NRO. 17 Al verificar las conciliaciones bancarias a Diciembre 31 de 2013, se encontraron notas crédito pendientes de registro desde el año 2004 en cuantía de $6.624.063 y valores de nóminas de docentes no cobradas del 2003 a 2008, que ascienden a $11.599.828, sobre los cuales deben llevarse a cabo acciones administrativas y jurídicas que conduzcan al registro, pago o ajuste contable adecuado, Configurándose un Hallazgo de tipo administrativo, e incluirse nuevamente en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Administración actual.

TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación.

ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera

YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho

MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad GENNY GOMEZ GUERRERO Tesorera




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RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Las conciliaciones bancarias han tenido un proceso de depuración significativo, como se evidencia en los estados financieros e informes de conciliación. De la cuenta del Banco Bogotá 184-016536-3 ya se recaudó en la presente vigencia el dinero descontado por el banco que ascendía a la suma de $ 116.000, el cual se refleja como cifra pendiente a 2013. A la fecha ya se encuentra esta cuenta cancelada. La cifra por conciliar de $122.122 de la cuenta del BBVA 509-001228 no es cierta por cuanto a diciembre 31 de 2013 el valor en libros y bancos era el mismo como se evidencia en conciliación adjunta. Las cuentas inactivas señaladas en el hallazgo por su estado de inactivas se cancelaron en la vigencia de 2013, así:

CUENTA FECHA DE CANCELACION

Bancolombia 3001-16085-6 Marzo 22 de 2013

Helmbank 401-03540-8 Marzo 22 de 2013

Occidente 650-83928-5 Diciembre 30 de 2013

Helmbank 401-03920-3 Marzo 22 de 2013

Como evidencia de este proceso se allega copia de boletín diario de bancos a noviembre 24 de 2014.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL: El Hallazgo se confirma toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia de 2013, deben ser sometidas a plan de mejoramiento y se llevara a cabo el respectivo seguimiento y evaluación. DEUDORES

DEUDORES

TRANSFERENCIAS POR COBRAR

7,199,444,612

Otras transferencias

4,516,154,532

Convenio Interadmin. 543/2013 de Coop. para programa de Alimentación escolar – PAE

1,775,149,095

Convenio Interadm. 727/2013 Rec Ley 21/82 Mejoramiento Infraest y Móvil Establec Educación del Dpto.

2,741,005,437

SGP - PARTICIPACION PARA EDUCACION

2,683,290,080

Prestación del servicio Población atendida

2,683,290,080

AVANCES Y ANTICIPOS ENTREGADOS

2,741,769,923

Anticipo para adquisición de bienes y se

2,741,769,923

OTROS DEUDORES

1,398,152,388

Otros deudores

1,398,152,388




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Otros deudores

421,971,045

Fiduprevisora-Transferencias Sin Sit. de Fondos

976,181,343

PROVISION PARA DEUDORES (CR)

(3,086,242)

Otros deudores

(3,086,242)

HALLAZGO ADMINISTRATIVO NRO. 18 La cuenta de deudores para el año 2013 se incrementa en el 1.353.65%, respecto del año 2012 en razón que a 31 de diciembre de 2013 quedaron pendientes de transferir $7.199.444.612, correspondiente a recursos para los programas de Alimentación Escolar PAE, Convenio Interadministrativo No 543/2013 en cuantía de $1.775.149 y el convenio interadministrativo 727/2013 Mejoramiento Infraestructura Establecimientos Educativos del departamento en cuantía de $2.741.005.437, que se ejecutan en la vigencia de 2014, al igual que la transferencia de una doceava parte de los recursos del sistema general de participaciones de $2.683.290.080 y $2.741.769.923 relacionado con el anticipo para la ejecución del contrato para mejoramiento de infraestructura educativa. En cuanto a la cuenta de otros deudores, correspondiente a pagos adeudados por los docentes por mayores valores cancelados en nomina, si bien es cierto durante la vigencia de 2013, la entidad hizo grandes esfuerzos para recuperar parte de esa cuentas, aun quedan $421.971.045 pendientes. Verificado el estado de las cuentas se determina que la cifra pendiente por recaudar, no se encuentra detallada, es decir no identifica la fecha en que fue registrada contablemente, no posee soporte, ni tampoco ubicación de residencia o de trabajo, del docente, como tampoco se conoce fecha ni documento que generó la creación de la cuenta por cobrar, ni en tesorería ni en contabilidad, concluyendo, que la situación se genera por la ausencia de procedimientos de control interno administrativo, en el proceso de nomina. Es importante señalar que la causa de esta situación ha sido la ausencia de controles a los procesos de nómina (novedades, conciliación de pagos y cumplimiento de reglamentos de los docentes en los municipios del departamento). Se destaca el interés actual y aporte de los funcionarios del área financiera en la gestión mediante la cual se logró recuperar recursos de los docentes por este concepto, pero debe continuarse con la depuración y con las acciones de mejora, en los procesos y procedimientos relacionados y actualizar los manuales tanto de funciones como de procesos y procedimientos correspondientes, y recuperar los recursos pendientes, por lo cual deben incluirse en el plan de mejoramiento resultante en esta auditoría, acciones de corto plazo que subsanen los inconvenientes y someterlas a verificación. HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación. ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad




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GENNY GOMEZ GUERRERO Tesorera CECILIA TARAZONA ARIZA Jefe Nomina RESPUESTA DE LA ENTIDAD Las transferencias por cobrar efectivamente corresponden a recursos asignados mediante convenios 543/2013 y 727/2013 suscritos con el MEN, los cuales debían ser incorporados al presupuesto sin que necesariamente la entidad recibiera los recursos en el mismo periodo y ser registrados en los estados financieros en cumplimiento del principio de causación. Sin embargo el giro de los recursos es discrecional de la planeación y programación del Ministerio de Educación Nacional, dineros que fueron recibidos por la Secretaría en el mes de enero y febrero de la presente vigencia así: Convenio 543/2013 PAE $1.775.149.095 registrado el 13 de febrero/2014 según Comprobante de ingreso CI-14E00014 Convenio 727/2013 Mejoramiento infraestructura IE $2.741.005.437 registrado el

27 de enero según comprobante de ingreso CI-14E00048

Transferencia ultima doceava $2.683.290.080 registrado el 7 de enero de

2014 según comprobante de ingreso CI-14E00003

En la cuenta otros deudores se continúa con el proceso de depuración, gestión de

cobro y adopción de estrategias administrativas con el fin de disminuir el registro de

novedades que causan incremento en la deuda por cobrar.


El Hallazgo se confirma toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia de 2013, deben ser sometidas a plan de mejoramiento y se llevara a cabo el respectivo seguimiento y evaluación.

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. HALLAZGO ADMINISTRATIVO NRO. 19 La cuenta de Propiedad Planta y Equipo, representa los bienes adquiridos para el funcionamiento de la Secretaría de Educación; verificada la información correspondiente a los activos, subida a la página SIA, a diciembre 31 FORMATO 201314-F05 AAGR-ANEXO RELACION DE ACTIVOS, no es consistente con la información contable, en lo que corresponde a código, nombre de cuenta y cuantía, toda vez que en algunos casos toma cuentas mayores, en otras cuentas auxiliares y en otras subcuentas, reflejando cifras diferentes a las registradas, como se indica en el cuadro siguiente:




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BALANCE A 31 DIC/13 SIA

163503

MUBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA

79,595,793.97 210,000

163504

EQUIPO DE COMUNICACION Y COMPUTACION

1,039,530,916.06 15,404,309

16350402

Equipo de Computacion

999,333,073.63 499,991,606

165511

HERRAMIENTAS ACCESORIOS

3,476,341.93 91,872

166501

MUEBLES Y ENSERES

522,946,411.93 222,706,566

166502

EQUIPO Y MAQUINA DE OFICINA

151,953,894.68 7,404,067

166590

OTROS MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

65,535,806.52

420,000

16659001 Muebles enseres y equipo

65,535,806.52 31,196,139

1670

EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION

805,371,665.22 3,719,322

167001

EQUIPO DE COMUNICACIÓN

26,563,876.64 39,672

16700101

Equipo comunicación

26,563,876.64

167002

EQUIPO DE COMPUTACION

702,606,115.89 177,936,153

168002

EQUIPO DE RESTAURANTE Y CAFETERIA

744,822.57 342,200

197007

LICENCIAS

12,650,000

4,489,758,402.20 972,111,906

Por lo anterior se determina una observación administrativa, que se debe incluir en el plan de mejoramiento, para que la información subida a la página de la rendición de cuenta se realice, con el debido cuidado, de tal suerte que ésta corresponda con la información contenida en los estados contables. HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ

Secretario de Educación. ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad TRINIDAD AVELLANEDA MONTERO Almacén e Inventarios GLADYS BARRAGAN Coord. Sistemas RESPUESTA DE LA ENTIDAD Como es de conocimiento de la Contraloría General de Santander, las cifras reflejadas en estados financieros correspondientes a propiedad planta y equipo, no corresponden a la información manejada por el área de almacén desde hace aproximadamente 12 años, dado que en esas vigencias anteriores no se llevó un adecuado manejo de inventarios ni conciliación con contabilidad; situación que ha estado plasmada en planes de mejoramiento suscritos con ese ente de control en vigencias anteriores sin que se registrara un avance significativo como se puede observar en los balances de prueba de las vigencias 2007 al 2012, los cuales anexo. En el año 2013, se inició la labor de depuración y conciliación de




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saldos logrando determinar movimientos de activos fijos de años anteriores sin contabilizar en cuantía de $615.619.185,40 correspondiente a elementos entregados a colegios a los cuales se les hizo el acta de entrega respectiva pero no se tramitó ante la Secretaría General la resolución de baja administrativa de acuerdo con el manual de procedimientos para el manejo de activos Decreto 0273 de diciembre de 2009; registros que fueron realizados en la vigencia 2014, como se observa en las notas contables NC 14E00065 Y NC 14E00050 de 2014 anexas. En la actualidad está en trámite ante la Secretaría General las resoluciones de baja administrativa de dos contratos identificados desde noviembre de 2013 por valor de $162,898,922 las cuales una vez sean aprobadas se realizará el registro contable correspondiente. Así mismo en la presente vigencia, se realizó por parte del área de almacén la captura de información en el sistema financiero Guane, del inventario físico actualizado y correspondiente a activos fijos de la Secretaría de Educación, información que ha iniciado a generar reporte de amortización individual, como lo exige la norma; además se está realizando una revisión de los códigos contables de acuerdo con los elementos existentes con el fin de hacer las reclasificaciones correspondientes de acuerdo con el manual de procedimientos de la Contaduría General de la Nación. (se anexan informes de activos fijos) ya que las requeridas por el equipo de contabilidad en diciembre de 2013, no fueron realizadas en el sistema de inventarios a ese corte. Se espera continuar con el proceso de depuración de las diferencias restantes, labor que no es fácil dado la falencia de recurso humano y limitaciones en cuanto al acceso de información, ya que de las vigencias 2006 y anteriores, no se ha podido acceder a la información contenida en los respectivos software y en los archivos físicos que se generaron en esas vigencias no reposan los soportes necesarios para determinar los ajustes que se requieren, por lo cual dicha actividad corresponde a una labor a mediano plazo donde se espera con metas anuales de depuración lograr reflejar cifras reales en estados financieros. Anexo veinte (20) folios. La Tesorería de la Secretaría de Educación se permite manifestar que respecto de este hallazgo no le compete lo relacionado a la Propiedad de planta y equipo, en razón a que no hace parte de las funciones del grupo de trabajo. Esta apreciación obedece a la información plasmada en el cuadro resumen de HALLAZGOes del informe preliminar allegado.


El Hallazgo se confirma toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia de 2013, deben ser sometidas a plan de mejoramiento, por las dependencias administrativas y financieras encargadas del manejo y control de la propiedad planta y equipo y si es el caso conjuntamente con las mismas de la gobernación, y esta entidad llevara a cabo el respectivo seguimiento y evaluación. HALLAZGO ADMINISTRATIVO NRO. 20 A diciembre 31 de 2013, las cifras registradas en las cuentas del balance general Correspondiente a los bienes propiedad de la secretaria de educación para su funcionamiento, no han sido sometidas en su totalidad al proceso de sostenibilidad contable, pese a las HALLAZGOes presentadas en los informes de auditoría de vigencias anteriores y contenidas en los planes de mejoramiento, observándose desde la alta dirección, poco apoyo a las aéreas responsables como son almacén y




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contabilidad. Las cifras registradas en libros contables, corresponden a valores globales, que impiden la identificación cada uno de los bienes, afectando de esta forma verificar el estado de las depreciaciones, establecer su vida útil y por ende el estado de las depreciaciones correspondientes. No existe conciliación entre los saldos reflejados en los estados contables ni las cifras manejadas en el sistema de inventarios de la dependencia de Almacén, pues como se aprecia en el cuadro siguiente, se manejan tres tipos de datos (Contabilidad, Sia, Almacen).

COD CUENTA BALANCE A 31

DIC/14 SIA ALMACEN

163503 MUBLES, ENSERES Y EQUIPO DE OFICINA 79,595,794 210,000 420,000

163504 EQUIPO DE COMUNICACION Y COMPUTACION 1,039,530,916 15,404,309

16350402 Equipo de Computación 999,333,074 499,991,606

165511 HERRAMIENTAS ACCESORIOS 3,476,342 91,872 91,872

166501 MUEBLES Y ENSERES 522,946,412 222,706,566 224,531,216

166502 EQUIPO Y MAQUINA DE OFICINA 151,953,895 7,404,067 9,071,919

166590 OTROS MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

65,535,807 420,000 57,778,578

16659001 Muebles enseres y equipo 65,535,807 31,196,139 420,000

1670 EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION 805,371,665 3,719,322

167001 EQUIPO DE COMUNICACIÓN 26,563,877 39,672 6,075,217

16700101 Equipo comunicación 26,563,877

167002 EQUIPO DE COMPUTACION 702,606,116 177,936,153 323,111,611

168002 EQUIPO DE RESTAURANTE Y CAFETERIA 744,823 342,200 342,200

197007 LICENCIAS 12,650,000 43,970,000

4,489,758,402 972,111,906 665,812,613

Tomando los saldos de las cuentas mayores del balance, que son los siguientes:

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1,147,570,830

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 4,521,930

1660 EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 37,709,814

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 740,436,113

1670 EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION 805,371,665

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 36,914,263

1680 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 744,822

DEPRECIACION ACUMULADA (CR) (1,062,970,303)

SALDO S/BALANCE 1,710,299,134

Se obtiene una diferencia entre las cifras del almacén y el balance general de $1.044.486.521, cifra que debe ser sometida al proceso de sostenibilidad contable, que incluya los bienes inservibles por daño natural, obsolescencia o perdida, someterlos al proceso de bajas y así los estados financieros reflejaran cifras razonables en lo relacionado con la propiedad planta y equipo Por lo anterior se configura una Observación de tipo administrativo, para incluirse en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Administración actual, con metas de corto plazo, para llevar a cabo los procesos de práctica de inventarios físicos actualizado, identificación, ubicación, restado, responsable, depuración y ajustes, integración en el sistema de inventarios con la gobernación y el sistema contable, donde deben comprometerse especialmente área de Almacén para que el área contable pueda registrar los ajustes resultantes de este proceso y así presentar en el balance cifras razonables.




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TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ

Secretario de Educación. ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad TRINIDAD AVELLANEDA MONTERO Almacén e Inventarios GLADYS BARRAGAN Coord. Sistemas RESPUESTA DE LA ENTIDAD: Las cuentas 19 Otros Activos y 290590 recaudos a favor de terceros, se encuentran en revisión y depuración, ya que presentan cifras de vigencias anteriores que no fueron depuradas y sobre las cuales se está realizando búsqueda de soportes origen de los valores reflejados con el fin de hacer la trazabilidad requerida y determinar los ajustes a realizar; sin embargo, al igual que sucede con la cuenta 16 activos fijos, esta labor que no es fácil dado la falencia de recurso humano y limitaciones en cuanto al acceso de información, ya que de las vigencias 2006 y anteriores, no se ha podido acceder a la información contenida en los respectivos software y en los archivos físicos que se generaron en esas vigencias no reposan los soportes necesarios para determinar los ajustes que se requieren, por lo cual dicha actividad corresponde a una labor a mediano plazo donde se espera con metas anuales de depuración lograr reflejar cifras reales en estados financieros. La Coordinación de Contabilidad y Almacén han venido depurando los balances de la Secretaria de Educación mediante un proceso constante y eficaz, buscando soportes con el fin de determinar las inconsistencias y registros que desde antes de año 2000 fueron incluidos en el balance y a la fecha no ha sido posible su depuración. Con la implementación del sistema Guane a partir del mes de Enero de 2014, se están revisando los inventarios y a su vez ajustando las cuentas contables de algunos bienes para la reclasificación, bienes que fueron incluidos inicialmente en cuentas distintas a las cuales se debían registrar desde la creación del proceso. Así mismo se ha venido generando la depreciación acumulada de los bienes de manera individual, para posteriormente realizar los ajustes contables. Se anexa circular enviada a cada uno de los funcionarios con el fin que rindan los inventarios individuales, para luego depurar y darle sostenibilidad a la base de datos La Tesorería de la Secretaría de Educación se permite manifestar que respecto de este hallazgo no le compete lo relacionado al SIA, en razón a que no hace parte de las funciones del grupo de trabajo. Esta apreciación obedece a la información plasmada en el cuadro resumen de HALLAZGOes del informe preliminar allegado.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL El Hallazgo se confirma toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia de 2013, deben ser sometidas a plan de mejoramiento, por las dependencias administrativas y financieras encargadas del




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manejo y control de la información y esta entidad llevara a cabo el respectivo seguimiento y evaluación. OTROS ACTIVOS: HALLAZGO ADMINISTRATIVO NRO. 21 La cuenta Otros Activos refleja $875.003.445,(cifras en miles de pesos), está conformada por bienes y servicios pagados por anticipado, cargos diferidos e intangibles, cifra que no ha sido sometida al proceso de depuración contable y presenta saldos con antigüedad no identificados. 19 OTROS ACTIVOS 875,003,445

1905 BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO 206,194,648

1910 CARGOS DIFERIDOS 668,808,797

1970 INTANGIBLES 52,084,222

1975 AMORTIZACION ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR) (52,084,222)

Por lo anterior se configura una Observación de tipo administrativo, para incluirse en el Plan de Mejoramiento que suscriba la Administración actual, con metas de corto plazo, para llevar a cabo los procesos de práctica de depuración actualización, identificación y ajuste, donde deben comprometerse especialmente área de Almacén para que el área contable pueda registrar los ajustes resultantes de este proceso y así presentar en el balance cifras razonables, meta que estaba en plan de mejoramiento y aun no ha sido cumplida. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ

Secretario de Educación. ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad TRINIDAD AVELLANEDA MONTERO Almacén e Inventarios

RESPUESTA DE LA ENTIDAD Las cuentas 19 Otros Activos y 290590 recaudos a favor de terceros, se encuentran en revisión y depuración, ya que presentan cifras de vigencias anteriores que no fueron depuradas y sobre las cuales se está realizando búsqueda de soportes origen de los valores reflejados con el fin de hacer la trazabilidad requerida y determinar los ajustes a realizar. En la vigencia 2013 se logró determinar ajustes de movimientos sin registrar contablemente de la vigencia 2005,2006 y 2008 por valor de $507.767.062,93 de la cuenta 19100401 dotación a trabajadores, al igual que la baja de elementos inservibles que se encontraban registrados en la cuenta 19700501 líneas telefónicas por $6.081.531, 19700701 licencias Ms Ofice por $26.180.000, 19700709 LICENCIAS WINDOWS XP HOME por $5.800.000 (se anexan notas contables 352 y 73 de 2013).




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En cuanto a depuración de la cuenta 290590 recaudos a favor de terceros, se ha logrado identificar un registro errado de mayo de 2012 que generó saldo en el pasivo 29059024 MEN dirección del tesorero nacional, el cual fue ajustado con nota de contabilidad NC 14E00112 de octubre 31 de 2014, la cual se anexa. Como se puede observar, la cuenta 19 y 29 si ha sido revisada y se ha realizado las depuraciones que se han podido determinar, sin embargo, al igual que sucede con la cuenta 16 activos fijos, esta labor que no es fácil dado la falencia de recurso humano y limitaciones en cuanto al acceso de información, ya que de las vigencias 2006 y anteriores, no se ha podido acceder a la información contenida en los respectivos software y en los archivos físicos que se generaron en esas vigencias no reposan los soportes necesarios para determinar los ajustes que se requieren, por lo cual dicha actividad corresponde a una labor a mediano plazo donde se espera con metas anuales de depuración lograr reflejar cifras reales en estados financieros. Anexo cinco (05) Folios. La Tesorería de la Secretaría de Educación se permite manifestar que respecto del hallazgo 20 no le compete lo relacionado con otros activos, en razón a que no hace parte de las funciones del grupo de trabajo. Esta apreciación obedece a la información plasmada en el cuadro resumen de HALLAZGOes del informe preliminar allegado.

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL

El Hallazgo se confirma toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia de 2013, deben ser sometidas a plan de mejoramiento, por las dependencias administrativas y financieras encargadas del manejo y control de la información y esta entidad llevara a cabo el respectivo seguimiento y evaluación.

PASIVO Y PATRIMONIO

CUENTA 2011 2010 PART 2013 2012

PASIVO CORRIENTE 12,504,510 21,878,543 100 12,129,345 10,089,030

CUENTAS POR PAGAR 2,052,530 5,737,386 36.06 4,373,804 1,930,994

OBLIGACIONES LABORALES 2,390,130 6,969,359 9,398,604 14,783,065 19.71

PASIVOS ESTIMADOS 3,792,465 70,932

31.27

OTROS PASIVOS 1,572,427 1,117,745 1,053,376 1,358,092 12.96

PATRIMONIO 7,104,090 102,288,246 100 15,223,513 12,454,145

HACIENDA PUBLICA 15,223,514 12,454,145 7,178,451 102,288,246 100.00

CAPITAL 12,454,144 7,104,089 102,232,122 16,217,169 81.81

RESULTADO EJERCICIO 2,806,386 -60,690 -74,361 -83,610 18.43

PROVISONES (37,017) 5,410,746 -95,053,671 86,154,687 -0.24

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO

19,608,600 124,166,789 100 27,352,858 22,543,175 Fuente SIA 2013




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El pasivo está conformado por las cuentas por pagar, las obligaciones laborales, pasivos estimados y otros pasivos, así:

PASIVO CORRIENTE

SALDO A DIC/12

12,129,345

CUENTAS POR PAGAR 4,373,804

OBLIGACIONES LABORALES 2,390,130

PASIVOS ESTIMADOS 3,792,465

OTROS PASIVOS 1,572,427

El pasivo corriente a diciembre 31 de 2013, corresponde a las obligaciones causadas por loa aportes al sistema de seguridad social y parafiscales del personal docente y administrativo de la secretaria de educación, la retención en la fuente que deben declarar y pagar ante la DIAN, aplicada a los pagos sometidos a retención en la fuentes, en aplicación a las normas tributarias vigentes. También se encuentran las obligaciones laborales del personal docente y administrativo, con y sin situación de fondos, la causación de las prestaciones sociales y cesantías consolidadas, bonificaciones, prima técnica, prima de alimentación, homologación, ascensos de vigencias expiradas. El pasivo representa el 44.34% del total pasivo mas patrimonio, incrementado en el 16.82%, con respecto al año 2012. RECAUDOS A FAVOR DE TRERCEROS

RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS (Cifras em Miles de pesos)

CODIGO CUENTA SALDO DIC/2012 SALDO DIC/2013

29059003

Población Vulnerable

(81,489,145.98)

(81,489,145.98)

29059004

Aportes Ley 21 de 1982

(78,432,502.00)

(78,432,502.00)

29059005

Incamater

(242,065,849.00)

(242,065,849.00)

29059006

Fiduciaria la Previsora

(236,526,490.00)

(236,526,490.00)

29059008

MEN Dirección del Tesoro Nacional

(20,419,299.00)

(20,419,299.00)

29059010

Intereses Tesorería Departamento

(11,949,792.00)

(11,949,792.00)

29059017

Proyecto Ampliación de Cobertura SAT

(403,033,795.00)

(403,033,795.00)

TOTAL (1,073,916,872.98) (1,073,916,872.98)

HALLAZGO ADMINISTRATIVO NRO. 22 La cuenta recaudos a favor de terceros asciende a $1.073.916.872, cuenta que es sometida al proceso de análisis y se establece que esta no ha sido sometida al procesos de sostenibilidad contable, dichas cifras reflejadas en el balance, que no

PASIVO - PATRIMONIO

PASIVOS CORRIENTES PATRIMONIO




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tuvieron han tenido movimiento alguno hace varios años, y tampoco han sido sometidas al proceso de sostenibilidad contable, por lo que debe incluirse en el plan de mejoramiento para que se determine la existencia real de esos pasivos. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ

Secretario de Educación. ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad RESPUESTA DE LA ENTIDAD La respuesta a este hallazgo esta contenida en la del hallazgo 21

RESPUESTA DEL ENTE DE CONTROL El Hallazgo se confirma toda vez que los hechos fueron detectados durante la etapa de ejecución de la auditoria a la vigencia de 2013, deben ser sometidas a plan de mejoramiento, por las dependencias administrativas y financieras encargadas del manejo y control de la información y esta entidad llevara a cabo el respectivo seguimiento y evaluación. PATRIMONIO El Patrimonio se incrementó en el 18.43% con respecto al año anterior, pero presenta una disminución del resultado del ejercicio del 48.13%, con respecto al año 2012, comportamiento justificado en el estado de resultados, producto de la causación de gastos por obligaciones laborales del personal docente. ESTADO DE ACTIVIDAD ECONOMICA, FINANCIERA Y SOCIAL (Cifras en Miles de Pesos)

CUENTA

2011 2010 2013 2012

INGRESOS OPERACIONALES

264,153,445 328,023,168 333.319.5986 308.748.742

TRANFERENCIAS SISTEMA GENERAL DE PATICIPACIONES 277,532,542

260,661,832

GASTOS OPERACIONALES 330,929,284 305,300,965 406,648,511 281,364,983

PROVIISON Y AGOTAMIENTO

70,932

GASTO SOCIAL PUBLICO SOCIAL 280,807,212 266,990,516 357,607,619 242,350,384

Educación 280,807,212 266,990,516 357,607,619 242,350,384

OPERACIONES INTERINISTITUCIONALES 50,122,072 45,840,018 49,040,892 39,014,599

OTRAS TRANSFERENCIAS 5,664,985 2,246,892 49,040,892 39,014,599

OPERACIONES INTERINISTITUCIONALES 49,555,470 38,239,517 36,488,227 24,077,723




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OTRAS TRANSFERENCIAS

3,518,709 36,488,227 24,077,723

OTROS INGRESOS 2,914,168 2,769,628 1,013,851 981,495

Financieros 819,888 1,163,490 761,451 527,642

Extraordinarios 2,088,956 147,668 252,809 453,853

Ajuste Ejercicios Anteriores 5,324 1,458,470 -409

OTROS GASTOS 3,064,698 806,659 2,613,348 499,592

Comisiones 240,953 269,951 267,189 278,536

Ajuste Ejercicios Anteriores 2,823,745 536,708 2,346,159 221,056

RESULTADO DELEJERCICIO 2,806,386 5,410,746 -95,053,671 86,154,687

La secretaria de Educación de Santander a 31 de diciembre de 2013, recibió transferencias Sistema General de Participaciones del Ministerio de Educación en cuantía de $ 333.319.598 (cifras en miles de pesos) y representan el 98% de los ingresos de la vigencia. La destinación de estos recursos es el sostenimiento de los gastos de nomina del personal docente y administrativo del departamento. También recibe otros ingresos adicionales representativos en cuantía de $2.914.168 (cifras en miles de pesos), generados de rendimientos financieros, recuperación de cuentas deudoras por salarios y otros conceptos laborales pagados a docentes en vigencia actual y anterior y ajustes contables de ejercicios anteriores a los cuales se les aplican gastos por comisiones bancarias y ajuste a provisiones, bajas de bienes inservibles El estado de Actividad Económica del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2013, arroja un resultado positivo de $2.806.386, disminuido en el 48.13%, respecto del año anterior y representa el 0.84% del total de los ingresos del periodo. SITUACION FISCAL (Cifras en Miles de Pesos)

2013 2012 VAR %

ACTIVO CORRIENTE 24,767,256 19,970,581 4,796,675 24.02

PASIVO CORRIENTE 12,129,345 10,089,030 2,040,315 16.82

DISPONIBILIDADES 12,637,911 9,881,551 2,756,360 27.89

Fuente Balance Comparativo 2011 -2010

SITUACION FISCAL

2013

2012




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Las disponibilidades de la Secretaria de Educación para cubrir sus obligaciones corrientes, tuvieron una variación en el 2013 con respecto al 2012, por un valor de $2.756.360, equivalente al 27.89%; Para el 2013 la situación de liquidez financiera fue de $12.637.911 y para la vigencia de 2012 de $9.881.551. La entidad registra incremento en nivel de liquidez en el 2013, del 27.89% dado principalmente por que los deudores se incrementaron en el 93.12%. La razón de liquidez es de 204, lo cual indica que por cada 100 pesos que la entidad adeuda a terceros en el corto plazo, posee 204, de respaldo, para sus compromisos de corto plazo. ESTADOS FINANCIEROS SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTANDER PERIODO CONTABLE 2013. La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267- 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993 la Resolución Interna 294 de 2009, y el Plan General de Auditorias practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTANDER por la vigencia 2013 a través del examen al Balance General al 31 de Diciembre de 2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social por el año terminado en la misma fecha. La información verificada corresponde a la Secretaria de Educación. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración y reflejan su gestión. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados, la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de la información reportada en la página SIA y los documentos soportes que fueron entregados por la administración departamental en el desarrollo del trabajo de campo en ejecución de la auditoría, dando cumplimiento a los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la observancia de las normas de Auditoria Gubernamental Aplicables al sector publico en Colombia, y la certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2.013, según concepto rendido por el Contador Público MARIA MARGARITA CARDENAS PINZON, con tarjeta profesional No.34723-T, el cual expresa: Opinión con salvedades: Excepto, las SALVEDADES expresadas por el Contador Público, los Estados Contables de LA SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTANDER, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el Año terminado a 31 de Diciembre de 2013, y los resultados del ejercicio económico ( del 1 de enero al 31 de diciembre), de la misma fecha, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad generalmente aceptados y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Existe limitación en cuanto a que los estados financieros de la Secretaria de Educación del Departamento de Santander, a diciembre 31 de 2013, presentan incertidumbre en algunas cuentas de Efectivo, Deudores, Propiedad Planta y Equipo y Acreedores, afectando la razonabilidad de los mismos, producto de las




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subestimaciones y sobreestimaciones de algunas partidas contables, que ascienden a $1.279.144, valor que representa el 4.68% del activo total de la entidad, lo cual se refleja en los siguientes rubros:

1. EFECTIVO Al verificar las conciliaciones bancarias a Diciembre 31 de 2013, se encontraron notas crédito pendientes de registro desde el año 2004 en cuantía de $6.624.063 y nóminas de docentes no cobradas del 2003 a 2008, que ascienden a $11.599.828, sobre los cuales deben llevarse a cabo acciones administrativas y jurídicas que conduzcan al registro, pago o ajustes contables adecuados.

2. DEUDORES En cuanto a la cuenta de otros deudores, correspondiente a pagos adeudados por los docentes por mayores valores cancelados en nomina, si bien es cierto durante la vigencia de 2013, la entidad hizo grandes esfuerzos para recuperar parte de esa cuentas, aun quedan $421.971.04, que verificado el estado de las cuentas, se determina que la cifra pendiente por recaudar, no se encuentra detallada, es decir no identifica la fecha en que fue registrada contablemente, no posee soporte, ni tampoco ubicación de residencia o de trabajo, como tampoco se conoce fecha ni documento que generó la creación de la cuenta por cobrar, ni en tesorería ni en contabilidad, concluyendo que la situación se genera en la ausencia de procedimientos de control interno administrativo. Es importante señalar que la causa de esta situación ha sido la ausencia de controles a los procesos de nómina (novedades, conciliación de pagos y cumplimiento de reglamentos de los docentes en los municipios del departamento. Se destaca el interés y aporte de los funcionarios del área financiera en la gestión mediante la cual se logró recuperar recursos de los docentes por este concepto, pero debe continuarse con la depuración y con las acciones de mejora, en los procesos y procedimientos relacionados y actualizar los manuales tanto de funciones como de procesos y procedimientos correspondientes, y recuperar los recursos pendientes.

3. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

A diciembre 31 de 2012, las cifras registradas en las cuentas del balance general Correspondiente a los bienes propiedad de la secretaria de educación para su funcionamiento, los cuales no han sido sometidas en su totalidad al proceso de sostenibilidad contable, pese a las HALLAZGOes presentadas en los informes de auditoría vigencias anteriores y contenidas en los planes de mejoramiento, observándose poco apoyo a las aéreas responsables como son almacén y contabilidad. Las cifras registrados en libros contables, corresponden a valores globales, que impiden la identificación de cada uno de los bienes, afectando de esta forma verificar el estado de las depreciaciones, establecer su vida útil y por ende el estado de las depreciaciones correspondientes. No existe conciliación entre los saldos reflejados en los estados contables ni las cifras manejadas en el sistema de inventarios de la dependencia de Almacén, que tomando los saldos de las cuentas mayores del balance, como lo demuestra el anexo siguiente:

1635 BIENES MUEBLES EN BODEGA 1,147,570,830

1655 MAQUINARIA Y EQUIPO 4,521,930

1660 EQUIPO MEDICO Y CIENTIFICO 37,709,814

1665 MUEBLES, ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 740,436,113




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1670 EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION 805,371,665

1675 EQUIPO DE TRANSPORTE, TRACCION Y ELEVACION 36,914,263

1680 EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y HOTELERIA 744,822

DEPRECIACION ACUMULADA (CR) (1,062,970,303)

SALDO S/BALANCE 1,710,299,134

Se obtiene una diferencia entre las cifras del almacén y el balance general de $1.044.486.521. La cuenta Otros Activos refleja $875.003.445,(cifras en miles de pesos), está conformada por bienes y servicios pagados por anticipado, cargos diferidos e intangibles, cifra que no ha sido sometida al proceso de depuración contable y presenta saldos con antigüedad no identificados. 19 OTROS ACTIVOS 875,003,445

1905 BIENES Y SERVICIOS PAGADOS POR ANTICIPADO 206,194,648

1910 CARGOS DIFERIDOS 668,808,797

1970 INTANGIBLES 52,084,222

975 AMORTIZACION ACUMULADA DE INTANGIBLES (CR) (52,084,222)

PASIVOS La cuenta recaudos a favor de terceros asciende a $1.073.916.872, a la que se realiza proceso de análisis y se establece que esta no ha sido sometida al procesos de sostenibilidad contable, pues son cifras reflejadas en el balance, que no tuvieron movimiento alguno durante el año 2013, 2.2.2 GESTION PRESUPUESTAL Que la asamblea de Santander aprobó la Ordenanza No. 050 del 11 de 2012, por el cual se fija presupuesto general de ingresos y gastos para la vigencia fiscal de 2013, para la SECRETARIA DE EDUCACIÓN del Departamento de Santander y con Decreto 0406 de diciembre 28 de 2012, se liquidó en la suma de $324.370.851.323 Con decreto 055 de Marzo 13 de 2013, se aplaza el presupuesto en la suma de $90.053.658.054, de acuerdo al Conpes 158 - 159 Con Decreto 146 de Junio 23 se libera $6.729.790.600 Con Decreto 246 de Septiembre 26 se libera $63.156.825.653 – Conpes 164 Con Decreto 403 de Diciembre 03 se libera $20.167.041.801 – Conpes 165

Con Decreto 444 de 23 de diciembre se reduce en $392.143.462 FONDO EDUCATIVO

Ingresos

El presupuesto inicial se fijó en la suma de $324.370.851.323, adicionó en $21.728.629.039, redujo la suma de $392.143.462 y efectuó traslados por $47.919.922.522 para un presupuesto definitivo de $345.707.336.900, así:




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Con ordenanza No. 074 de marzo de 2013 se adiciona el presupuesto en la suma de $8.742.154.087, los cuales se presupuestaron $7.227.397.594 para deudas por prestación de servicios educativo, administrativos, docentes y directivos docentes.

RECAUDOS En la vigencia de 2013, recaudó el 99.11% ($342.627.292.961,01), del presupuesto definitivo ($345.707.336.900), con una participación del 94.85% ($324.971.323.101) del sistema general de participaciones para la educación ($8.285.050.168.46), del 0.34% ($1.148.830.238) en otras transferencias y del 4.82% ($16.504.579.149,01), recursos de capital.

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES Por el SGP – Prestación de servicios, recaudó el 100% ($324.971.323.101) de lo presupuestado y corresponde al 94.85% del total recaudado.

Nombre Ppto Inicial Adiciones Créditos Reducciones Contra Créditos Ppto Definitivo

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y TESORERIA 324.370.851.323 21.728.629.039 47.919.922.522 392.143.462 47.919.922.522 345.707.336.900

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 0 2.560.473 0 0 0 2.560.473

TRANSFERENCIAS Y APORTES 323.370.851.323 7.284.451.110 47.919.922.522 18.994.563 47.919.922.522 330.636.307.870

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES PARA

LA EDUCACION323.370.851.323 1.600.471.777 47.919.922.522 0 47.919.922.522 324.971.323.100

OTRAS TRANSFERENCIA NACIONALES 0 5.683.979.333 0 18.994.563 0 5.664.984.770

RECURSOS DE CAPITAL 1.000.000.000 14.441.617.456 0 373.148.899 0 15.068.468.557

INGRESOS 2013


Nombre Ppto Definitivo Recaudado Ing Por Recaudar % Rec % Par

PRESUPUESTO DE INGRESOS Y TESORERIA 345.707.336.900 342.627.292.961 3.080.043.938,99 -99,11 100

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 2.560.473 2.560.473 0,00 -100,00 0,001

TRANSFERENCIAS Y APORTES 330.636.307.870 326.120.153.339 4.516.154.531,00 -98,63 95,18

SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES PARA

LA EDUCACION

324.971.323.100 324.971.323.100 0,00 -100,00 94,85

OTRAS TRANSFERENCIA NACIONALES 5.664.984.770 1.148.830.238 4.516.154.532,00 -20,28 0,34

RECURSOS DE CAPITAL 15.068.468.557 16.504.579.149 0,00 -109,53 4,82


RECAUDOS 2013

SISTEMA GENERAL DE

PARTICIPACIONES 95%

OTRAS TRANSFERENCIA NACIONALES

0%

RECURSOS DE CAPITAL

5%

RECAUDOS




INFORME DEFINITIVO


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Los rubros más importantes fueron: la Población Atendida, con un recaudo del 100% ($185.612257.364) y corresponde al 54.17% del total recaudado y Complemento a la asignación por población atendida, que recaudó 100% ($84.924.339.231) y corresponde al 24.79% del total recaudado. OTRAS TRASFERENCIAS NACIONALES Por otras transferencias nacionales, adicionó la suma de $5.664.984.770, siendo éste el presupuesto definitivo. Recaudó el 20.28% ($1.148.830.238) de lo presupuestado y corresponde al 0.34% del total recaudado.

RECURSOS DE CAPITAL Por Recursos de capital, adicionó la suma de $14.441.617.para un presupuesto definitivo de $15.068.468.557. Recaudó el 109.53% ($16.504.579.149.01) de lo presupuestado y corresponde al 4.82% del total recaudado

Rubro Nombre Recurso Ppto Definitivo Recaudo % Rec % Par

02040201 Prestacion de Servicios 324,971,323,100 324,971,323,101 100 94.85

0204020101 Prestación de Servicios con situación de fondos 274,849,250,750 274,849,250,751 100 80.22

020402010101 Recursos para gastos administrativos S.G.P. 2,373,050,886 2,373,050,886 100 0.69

020402010102 Población atendida S.G.P. 185,612,257,364 185,612,257,364 100 54.17

020402010103 Ascensos en el escalafón población atendida S.G.P. 0 0 #¡DIV/0! 0.00

020402010105 Asignación S.G.P. con destinación específica S.G.P. 1,939,603,269 1,939,603,269 100 0.57

020402010106 Complemento a la asignación por población atendida S.G.P. 84,924,339,231 84,924,339,232 100 24.79

0204020102 Prestación de Servicios sin situación de fondos 50,122,072,350 50,122,072,350 100 14.63

020402010201 Aportes patronales del personal docente S.G.P. 34,705,386,722 34,705,386,722 100 10.13

020402010202 Descuentos del docente S.G.P. 15,416,685,628 15,416,685,628 100 4.50


RECAUDOS- PRESTACION DE SERVICIOS SGP 2013

Nombre Ppto Definitivo Recaudado Ing Por Recaudar % Rec % Par

OTRAS TRANSFERENCIA NACIONALES 5,664,984,770 1,148,830,238 4,516,154,532.00 20.28 0.34

Recursos cofinanciacion de cobertura entidades

educativas productoras

1,148,830,238 1,148,830,238 0.00 100 0.34

CONVENIO INTERADMIN. DE COOPERAC

PROGRAMA ALIMENTAC. ESCOLAR

1,775,149,095 0 1,775,149,095.00 0 0.00

Aportes Ley 21 del 1982 2,741,005,437 0 2,741,005,437.00 0 0.00


RECAUDOS- OTRAS TRANSFERECIAS NLES 2013

Nombre Ppto Definitivo Ppto Recaudado % Rec % Par

RECURSOS DE CAPITAL 15,068,468,557 16,504,579,149 109.53 4.82

OTROS RECURSOS DE CAPITAL 15,068,468,557 16,504,579,149 109.53 4.82

Rendimientos Financieros Vigencia actual 626,851,101 704,478,596 112.38 0.21

Rendimientos Financieros Vigencia actual 0 90,928,785 #¡DIV/0! 0.03

Rendimientos Financieros Vigencia actual 0 23,627,454 #¡DIV/0! 0.01

Rendimientos Financieros Vigencia actual 0 419,219 #¡DIV/0! 0.00


RECAUDOS DE CAPITAL

RECURSOS DEL BALANCE 14,284,070,810 15,527,144,362 108.70 4.53

rendimientos operaciones financieras sgp vigencias

anteriores

297,825,453 297,825,453 100.00 0.09

Sistema General de Participaciones para Educación 11,739,353,363 11,739,353,363 100.00 3.43

Otras Transferencias de la Nación 2,246,891,994 2,246,891,994 100.00 0.66

Reintegros de Vigencias Anteriores 0 1,243,073,552 #¡DIV/0! 0.36

Otros Ingresos No Tributarios 89,445,844 89,445,844 100.00 0.03

Otros Ingresos No Tributarios 68,100,802 68,534,887 100.64 0.02




INFORME DEFINITIVO


Página 95 de 113

Comparativo de Ingresos Los ingresos se incrementaron en 6.07% de pasar de $323.176.220.462 en el 2012 a $342.627.292.961.

En los ingresos se observa el rubro de reintegros de vigencias anteriores de nómina que pasó de $129.197.041 en el 2012 a $1.243.073.552, situación que se profundizó en la parte Financiera – Deudores. GASTOS 2013 En la vigencia de 2013, el presupuesto inicial de gastos de la Secretaria, ascendió a la suma de $324.370.851.323, efectuó adiciones por la suma de $21.728.629.039, reducciones por $392.143.462 y créditos y contracréditos por $13.275.006.547, para un presupuesto definitivo de $ 345.707.336.900.

EJECUCION

DEFINITIVO Recuado DEFINITIVO Recuado DEFINITIVO Recuado

INGRESOS CORRIENTES-NO

TRIBUTARIOS 305,766,687,012 308,482,764,162 308,748,741,637 308,748,741,637 330,638,868,343 326,122,713,812

Fondo de formación y capacitación

Docente 2,560,473 2,560,473

TRANSFERENCIAS SGP 305,766,687,012 308,482,764,162 308,748,741,637 308,748,741,637 330,636,307,870 326,120,153,339

Prestación de servicios 305,766,687,012 308,482,764,162 306,501,849,643 306,501,849,643 324,971,323,100 324,971,323,100

Acuerdo pago Homologación 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Otras transferencias nacionales - - 2,246,891,994 2,246,891,994 5,664,984,770.00 1,148,830,238.00

CONCEPTO

2011 2012


COMPARATIVO DE INGRESOS 2013

2013

INGRESOS DE CAPITAL 92,801,531,165 93,123,399,678 14,034,789,899 14,427,478,825 15,068,468,557 16,504,579,149.00

RECURSOS DEL BALANCE 1,327,499,084 1,327,499,084 1,438,438,120 1,438,438,120 - -

SGP Vigencia 2010 - - - -

SGP Vigencia 2009 - - - -

Reservas ptales vig. Anteriores 1,327,499,084 1,327,499,084 1,438,438,120 1,438,438,120 - -

OTROS INGRESOS DE CAPITAL 91,474,032,081 91,795,900,594 12,596,351,779 12,989,040,705 15,068,468,557 16,504,145,064

Rendimientos Financieros 700,000,000 761,451,745 900,000,000 1,163,489,885 626,851,101.00 819,454,055.54

Recursos del Balance 88,967,632 349,357,166 850,419,377 979,618,418 297,825,453 297,825,453

Prestación de Servicios 10,377,930,152 10,377,930,152 10,777,831,600 10,777,831,600 11,739,353,363 11,739,353,363

otros Ingresos No Tributarios 68,100,802 68,100,802 68,100,802 68,100,802 157,546,646 157,546,646

Recursos Ley 21 de 1982 80,239,033,495 80,239,033,495 - -

Reintegros Vigencias Anteriores Nómina - 129,197,041 0 1,243,073,552

Otras transferencias nacionales 2,246,891,994.00 2,246,891,994.00

Devolución gastos Financieros - 27,234

TOTAL INGRESOS 398,568,218,177 401,606,163,840 322,783,531,536 323,176,220,462 345,707,336,900 342,627,292,961

Rubro Nombre Ppto Inicial Adiciones Reducciones Creditos Contra Creditos Ppto Definitivo

0 CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 324.370.851.323 21.728.629.039 392.143.462 13.275.006.547 13.275.006.547 345.707.336.900

03 PRESUPUESTO DE GASTOS DE

FUNCIONAMIENTO

0 68.100.802 0 0 0 68.100.802


INVERSION APROBADOS

324.370.851.323 21.660.528.237 392.143.462 13.275.006.547 13.275.006.547 345.639.236.098

053601 CONSTRUCCION INFRAESTRUTURA

PROPIA DEL SECTOR

0 2.760.000.000 18.994.563 0 0 2.741.005.437

053607 ADQUISICION Y/O PRODUCCION DE

EQUIPOS MATERIALES SUMINISTROS Y

SERVICIOS PROPIOS DEL SECTOR

3.353.728.055 2.583.059.600 373.148.899 2.329.745.599 1.516.235.657 6.377.148.698


EQUIPOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

55.000.000 0 0 0 15.034.102 39.965.898

053617 ASISTENCIA TECNICA, DIVULGACION Y

CAPACITACION A FUNCIONARIOS DEL

ESTADO PARA APOYO A LA ADM DEL

ESTADO

5.000.000 297.825.453 0 210.000.000 302.825.453 210.000.000

053625 PAGOS SUELDOS, SALARIOS Y

CONTRIBUCIONES PARAFISCALES

309.877.913.862 8.350.809.821 0 8.638.582.754 5.177.731.023 321.689.575.414

053626 Alimentación Escolar 0 5.170.871.327 0 0 0 5.170.871.327

053627 Contratos para prestación de servicios 8.368.512.500 0 0 78.716.777 3.799.357.708 4.647.871.569

053690 OTROS PROGRAMAS DE INVERSION 2.710.696.906 2.497.962.036 0 2.017.961.417 2.463.822.604 4.762.797.755


GASTOS 2013




INFORME DEFINITIVO


Página 96 de 113

La Secretaria de Educación del Departamento de Santander, durante la vigencia de 2013, comprometió el 97.21% ($336.062.835.738,21) del presupuesto definitivo ($345.707.336.900) y pagó el 98.90% ($332.3655.85873.81), quedando obligaciones por $3.697.249.864, así:

Distribución de los Gastos.

COMPARATIVO DE GASTOS POR VIGENCIAS La composición de la distribución de los gastos, se realiza de acuerdo a las competencias establecidas en la Ley 715 de 2001 y 1176 de 2007 y sus normas reglamentarias. La estructura corresponde a la fijada por el Ministerio de Educación Nacional, de la planta de personal Administrativo de la administración Central Departamental Secretaria de Educación y del personal administrativo docente y directivo docente de los 82 municipios no certificados de la planta de personal viabilizada por el MEN. De igual forma se incluyen los gastos generales y los contratos de prestación de servicios autorizados. La Secretaría de Educación incrementó sus compromisos en un 8.85% del 2012 a 2013.

Rubro Nombre Ppto Definitivo EG Acumulado Ppto Ejecutado Saldos x pagar % Ejec % Part % Pagos

0 CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 345.707.336.900 332.365.585.874 336.062.835.738 3.697.249.864 97,21 100 98,90


FUNCIONAMIENTO

68.100.802 0 33.100.000 33.100.000 48,60 0,010 0,00


INVERSION APROBADOS

345.639.236.098 332.365.585.874 336.029.735.738 3.664.149.864 97,22 99,99 98,91

053601 CONSTRUCCION INFRAESTRUTURA

PROPIA DEL SECTOR

2.741.005.437 0 2.741.005.437 2.741.005.437 100,00 0,82 0,00




6.377.148.698 6.029.128.245 6.099.895.752 70.767.507 95,65 1,82 98,84


EQUIPOS, MATERIALES, SUMINISTROS Y

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

39.965.898 39.965.898 39.965.898 0 100,00 0,01 100,00

053617 ASISTENCIA TECNICA, DIVULGACION Y

CAPACITACION A FUNCIONARIOS DEL

ESTADOPARA APOYO A LA ADM DEL

ESTADO

210.000.000 56.548.900 56.548.900 0 26,93 0,02 100,00

053625 PAGOS SUELDOS, SALARIOS Y

CONTRIBUCIONES PARAFISCALES

321.689.575.414 315.755.585.022 316.383.272.743 627.687.721 98,35 94,14 99,80

053626 Alimentación Escolar 5.170.871.327 3.031.846.590 3.256.535.790 224.689.199 62,98 0,97 93,10

053627 Contratos para prestación de servicios 4.647.871.569 4.376.932.405 4.376.932.405 0 94,17 1,30 100,00

053690 OTROS PROGRAMAS DE INVERSION 4.762.797.755 3.075.578.813 3.075.578.813 0 64,58 0,92 100,00


EJECUCION DE GASTOS 2013

PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIE

NTO 0%

CONSTRUCCION

INFRAESTRUTURA PROPIA DEL

SECTOR …

ADQUISICION Y/O

PRODUCCION DE EQUIPOS

MATERIALES …

ADQUISICION Y/O

PRODUCCION DE EQUIPOS,

MATERIALES, …

ASISTENCIA TECNICA,

DIVULGACION Y

CAPACITACIO…

PAGOS SUELDOS,

SALARIOS Y CONTRIBUCIO

NES …

Alimentación Escolar

1%

Contratos para prestación de

servicios 1%

OTROS PROGRAMAS

DE INVERSION 1%

gastos




INFORME DEFINITIVO


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SITUACION PRESUPUESTAL

La Situación Presupuestal tiene como objetivo, establecer los factores determinantes del déficit o superávit presupuestal, generado de la diferencia entre los ingresos efectivamente recaudados y los gastos comprometidos con cargo a la respectiva vigencia.

SITUACION PRESUPUESTAL

SITUACION PRESUPUESTAL 2013

RECAUDO 342.627.292.961

COMPROMETIDO 336.062.835.738

SALDO 6.564.457.223

Al cierre de la vigencia 2013, la Secretaria de Educación presenta como resultado Superávit presupuestal, originado por un recaudo del 99.11% y unos compromisos de 97.21%, no obstante se debe procurar la ejecución total de los recursos asignados para programas y subprogramas de inversión a fin de satisfacer las necesidades educativas del Departamento y además dar cumplimiento a las metas propuestas en el Plan de Desarrollo. Ejecución. La Secretaria de Educación ejecutó el 94.14% ($316.383.272.743) del presupuesto definitivo en pagos sueldos, salarios y contribuciones parafiscales, el 1.82% ($6.099.895.752,44) en adquisición y/o producción de equipos materiales suministros y servicios propios del sector, el 1.30% ($4.376.932.404.92) en Contratos para prestación de servicios y el 0.97% ($3.256.535.789.85) en alimentación escolar. -. Rubro. 05360190020102 - CONSTRUCCION INFRAESTRUTURA PROPIA DEL SECTOR - Permanencia en el Sistema Educativo Por este rubro ejecutó el 100% ($2.741.005.437) de lo presupuestado y no efectuó pagos, Se firmó el contrato No. 5665 del 23 de Diciembre de 2013, para el mejoramiento de la infraestructura de las instituciones educativas de los municipios no certificados del

DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS

PRESUPUESTO DE GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 68,100,802 - - 68,100,802 - - 68,100,802 33,100,000 -

GASTOS GENERALES 68,100,802 - - 68,100,802 68,100,802 33,100,000 0

PRESUPUESTO DE GASTOS DE INVERSION 397,172,618,291 388,738,511,348 386,943,209,274 321,276,992,614 307,330,942,639 305,853,896,921 345,639,236,098 336,029,735,738 332,365,585,874

SECTOR EDUCACION 397,172,618,291 388,738,511,348 386,943,209,274 321,276,992,614 307,330,942,639 305,853,896,921 345,639,236,098 336,029,735,738 332,365,585,874

CONSTRUCCION INFRAESTRUCTURA PROPIA DEL

SECTOR - - - 30,000,000 - - 2,741,005,437 2,741,005,437 0

ADQUISICIÓN Y/0 PRODUCCION DE EQUIPOS,

MATERIALES,SUMINISTROS, Y SERVICIOS

PROPIOS DEL SECTOR 1,994,607,384 1,503,157,529 949,886,066 4,627,768,885 1,220,558,289 1,216,102,339 6,377,148,698 6,099,895,752 6,029,128,245.44

ADQUISICION Y/O PRODUCCION DE EQUIPO,

MATERIALES, SUMINISTROS Y SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS 35,632,200 28,786,989 28,786,989 52,000,000 41,868,176 41,868,176 39,965,898 39,965,898 39,965,898.00

ASISTENCIA TECNICA,DIVULGACION Y

CAPACITACION A FUNCIONARIOS DEL ESTADO

PARA APOYO A LA ADMIN DEL ESTADO 200,000,000 - - 64,451,745 650,000 650,000 210,000,000 56,548,900 56,548,900.00

2012 2013


COMPARATIVO GASTOS

CONCEPTO

2011

ADMINISTRACION,ATENCION,CONTROL Y

ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL PARA LA

GESTION DEL ESTADO 200,000,000 - - - - -

PAGOS, SUELDOS,SALARIOS Y CONTRIBUCIONES

PARAFISCALES 378,837,002,213 372,750,940,802 372,441,410,311 303,812,732,465 297,734,316,789 296,261,727,021 321,689,575,414 316,383,272,743 315,755,585,022

PERMANENCIA EN EL SECTOR EDUCATIVO - - - 2,246,891,994 - - 5,170,871,327 3,256,535,790 3,031,846,590.45

CONTRATOS PARA PRESTACION DE SERVICIOS 8,461,060,396 7,447,692,917 7,447,692,917 7,811,372,956 7,630,670,985 7,630,670,985 4,647,871,569 4,376,932,405 4,376,932,404.92

OTROS PROGRAMAS DE INVERSION 7,444,316,098 7,007,933,111 6,075,432,991 2,631,774,569 702,878,400 702,878,400 4,762,797,755 3,075,578,813 3,075,578,813.00

RESERVAS PRESUPUESTALES 1,327,499,084 1,214,938,156 1,214,938,156 1,438,438,120 1,419,966,069 1,419,966,069 - - 0

TOTAL GASTOS 398,568,218,177 389,953,449,504 388,158,147,430 322,783,531,536 308,750,908,708 307,273,862,990 345,707,336,900 336,062,835,738 332,365,585,874




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departamento, por valor de $9.147.923.047, con el CONSORCIO COLEGIOS SANTANDER 2013. Para este contrato por la Secretaría de Educación dio disponibilidad de $2.741.005.437.

Rubro 053607 - ADQUISICION Y/O PRODUCCION DE EQUIPOS MATERIALES SUMINISTROS Y SERVICIOS PROPIOS DEL SECTOR. Por este rubro ejecutó el 95.65% ($6.099.895.752.44) y corresponde al 1,82% del total ejecutado. Pagó el 98.84% ($6.0291.28245.44).

Se desarrollaron los siguientes programas. - DISMINUCIÓN DE BRECHAS EN ACCESO Y PERMANENCIA. -. ACCESO AL SISTEMA EDUCATIVO. - INSTITUCIONES EDUCATIVAS, ejecutó la suma de $2.076.836.351, distribuidos en contratos de administración del servicio educativo $1.563.966.092 y gastos generales $420.799.541. Por Contratos de Administración del servicio educativo ejecutó la suma de $1.563.966.092, entre otros programas así: -. Con la CONGREGACION DE HERMANAS DE LA CARIDAD DE SANTA ANA, para administrar, dirigir y coordinar el Servicio Educativo en la Escuela Normal Superior María Auxiliadora del municipio de San Andrés año lectivo 2013. Por valor de $251.348.384. -. Con la PROVINCIA NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO DE LA CONGREGACION DOMINICAS SANTA CATALINA DE SENA, se dio disponibilidad, para administrar, dirigir y coordinar el Servicio Educativo en el Colegio Nuestra Señora del Rosario del municipio de Málaga año lectivo 2013, por $349.092.613. Por Gastos generales ejecutó la suma de $420.799.541, entre otros programas .- Gastos de funcionamiento - instituciones educativas por la suma de $374.871.950. Con la FUNDACION SANTO TOMAS DE AQUINO, se dio disponibilidad para cancelar el arrendamiento del Inmueble ubicado en la carrera 6a. y 8a. y calles 19 y 20 con entrada principal por la carrera 8 No.14-34 del perímetro urbano del municipio de ZAPATOCA, para el funcionamiento del Colegio INSTITUTO TECNICO SANTO TOMAS, por la suma de $187.915.181.

Nombre Ppto Definitivo EG Acumulado Ppto Ejecutado Saldos x

Ejecutar

% Ejec % Part % Pagos

ADQUISICION Y/O PRODUCCION DE



6,377,148,698 6,029,128,245 6,099,895,752 277,252,946 95.65 1.82 98.84

Acceso al sistema educativo 3,079,412,544 2,914,221,231 2,984,988,738 94,423,806 96.93 0.89 97.63

INSTITUCIONES EDUCATIVAS 2,084,570,507 2,076,836,351 2,076,836,351 7,734,156 99.63 0.62 100.00

PERSONAL DOCENTE 912,452,780 763,793,269 834,560,776 77,892,004 91.46 0.25 91.52

PERSONAL DIRECTIVO DOCENTE 82,389,257 73,591,611 73,591,611 8,797,646 89.32 0.02 100.00

OTROS RECURSOS 3,297,736,154 3,114,907,014 3,114,907,014 182,829,140 94.46 0.93 100.00

Permanencia en el sistema educativo 3,297,736,154 3,114,907,014 3,114,907,014 182,829,140 94.46 0.93 100.00


ADQUISICION Y/O PRODUCCION DE EQUIPOS MATERIALES SUMINISTROS Y SERVICIOS PROPIOS DEL SECTOR




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Con el INSTITUTO HIJAS SAGRADOS CORAZONES PROVINCIA CORAZON DE JESUS, se dio disponibilidad para Cancelar Arrendamiento del Inmueble ubicado en la carrera 1a. No.4-85 del perímetro urbano del municipio de CONTRATACION, para el funcionamiento del Colegio INSTITUTO TECNICO INDUSTRIAL SAN JUAN BOSCO SEDE B, vigencia 2013, por la suma de $62.829.889. -. ACCESO AL SISTEMA EDUCATIVO - PERSONAL DOCENTE La secretaría Educación ejecutó la suma de $834.560.776.01, distribuidos en gastos generales, así: -. Por DOTACION LEY 70/88 ejecutó la suma $580.372.272 Para la dotación de Vestuario y Calzado para Personal Docente de las Instituciones Educativas de los municipios No Certificados del Departamento de Santander, con el CONSORCIO DOTACIONES SANTANDER, en octubre 16 de 2013 -. Por COMISIONES BANCARIAS, ejecutó la suma de $192.234.276.01 Para el Pago Comisiones Bancarias Personal Docente de los 82 municipios No Certificados del Departamento de Santander, al BANCO AGRARIO. HALLAZGO ADMINISTRATIVA NRO. 23 La entidad está pagando comisiones bancarias cercanas a los $200.000.000 por el personal docente de los 82 municipios, al BANCO AGRARIO, entidad del Estado, recursos que son de destinación específica, en tanto que la Secretaría de Educación debería tratar este tema a nivel nacional, para que se busque el instrumento adecuado, para que ésta gravosa comisión se disminuya y se puedan liberar recursos y así incrementar el acceso y permanencia al sistema educativo, tipificándose una observación administrativa TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE(S): LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ –

Secretario de Educación Departamental Respuesta sujeto de control “Los salarios de los docentes y personal administrativo son cancelados con cargo a los

recursos del Sistema General de Participaciones, los cuales deben ser cancelados de manera oportuna, segura y eficiente. De estas transferencias de la nación, el departamento de Santander, a través de la Secretaría de Educación, administra los recursos de los 82 municipios no certificados en el sector del ente gubernamental con sus respectivas sedes rurales y urbanas. Algunos de estos, están ubicados en regiones apartadas de las cabeceras municipales o en localidades donde se carece de alternativas múltiples de acceso bancario. Razón por la cual se requiere que los salarios sean cancelados en entidades cercanas, de fácil acceso, garantía y seguridad para el manejo de sus recursos. Aunado a estos factores se requiere la permanencia de los docentes en sus instituciones, disminuyendo las razones de ausentismo laboral por causa justificada como es el cobro de salario, si se realizara en lugar distante al sitio de trabajo.




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De otra parte es preciso resaltar que es responsabilidad de la administración departamental ofrecer las mejores alternativas a sus empleados para efectuar el cobro de salario en las condiciones más oportunas y confiables. Tampoco se puede desligar del costo que representaría para el empleado trasladarse a municipios donde existan entidades bancarias en las cuales no le cobren al departamento por el abono en cuenta de los recursos a sus empleados. Así mismo, se manifestó a la auditoría que las entidades bancarias que cobran comisiones por el abono de los salarios a sus clientes, lo hacen por las condiciones extraordinarias que deben afrontar para realizar físicamente esta operación, como son entre otras, la de pagar a corresponsales bancarios ubicados a lo largo de la provincia de García Rovira, como es el caso de Bancolombia o contratar helicópteros para llevar dineros de nómina a municipios como Onzaga o Jesús María , entre otros , ya que la capacidad de captación de estas agencias no es suficiente para provisionar el costo de los salarios de la región respectiva, como es el del Banco Agrario. Así las cosas es responsabilidad de la administración no afectar la capacidad adquisitiva del empleado, la cual podría involucrar su mínimo vital, como derecho fundamental constitucional, al tener que trasladarse a sitios apartados en distancia y condiciones difíciles ambientales, geográficas y de acceso de su lugar de trabajo para llevar a cabo el cobro de los emolumentos salariales. Con el fin de mitigar el impacto de este gasto en el presupuesto, estos dineros se giran desde dos cuentas de ahorro que generan rendimientos financieros, en las cuales se ha generado un recaudo que asciende a la suma de $ 27.000.000 aproximadamente en la presente vigencia. Para concluir, se hace necesario allegar convenio de prestación de servicios para el pago de Nómina suscrito con el Banco Agrario desde el año 2005 en el cual se establece la comisión, descrita por el costo bancario ya mencionado. En virtud de lo expuesto, esta observación no debe configurarse como hallazgo administrativo.

CONCLUSION GRUPO AUDITOR Una vez analizada la réplica por el ente auditado, en donde Secretaría de Educación, administra los recursos de los 82 municipios no certificados en el sector del ente gubernamental con sus respectivas sedes rurales y urbanas y algunos de estos, están ubicados en regiones apartadas de las cabeceras municipales o en localidades donde se carece de alternativas múltiples de acceso bancario. Razón por la cual se requiere que los salarios sean cancelados en entidades cercanas, de fácil acceso, garantía y seguridad para el manejo de sus recursos. Por tal motivo se hace necesario contratar helicópteros para llevar dineros de nómina a municipios. De lo anterior se desvirtúa la observación administrativa. -. Rubro 05360790 - OTROS RECURSOS. Por este rubro ejecutó el 94.46% ($3.114.907.014.43) y corresponde al 0.93% del total ejecutado y pagó el 100%. -. Por Permanencia en el sistema educativo – recursos capital, ejecutó la suma de $557.791.606. Para la dotación de equipo audiovisual para Centros Educativos de los municipios No Certificados del Departamento de Santander y fortalecimiento en el manejo de




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herramientas informáticas para niños adolescentes y jóvenes del Departamento de Santander por $499.991.606, con RAFAEL BEJARANO GUALDRON. -. Por Permanencia en el sistema educativo – recursos de balance, ejecutó la suma de $2.557.115.408.43. Para la adquisición de equipos de apoyo pedagógico Innovado para los Centros Educativos de los 82 municipios No Certificados del Departamento de Santander, con MUNDO CIENTIFICO SAS.

Rubro 053625 - PAGOS SUELDOS, SALARIOS Y CONTRIBUCIONES PARAFISCALES

Por este rubro ejecutó el 98.35% ($316.383.272.743) de lo presupuestado y corresponde al 94.14% del total ejecutado y pagó el 99.80%, así: -.Rubro 05362503020101 Acceso al sistema educativo -. Rubro 053625030201010101 - GASTOS DE PERSONAL ASOCIADOS A LA NOMINA – NIVEL CENTRAL. Por este rubro ejecutó el 99.70% ($2.684.253.309) de lo presupuestado y corresponde al 0.80% del total ejecutado y pagó el 100%. Los rubros más significativos fueron:

-. Rubro 0536250302010102 - INSTITUCIONES EDUCATIVAS - GASTOS DE PERSONAL ASOCIADOS A LA NOMINA

Por este rubro ejecutó el 99.96% ($31.464.445.021) de lo presupuestado y corresponde al 9.36% del total ejecutado y pagó el 100%.

Nombre Ppto Definitivo Ppto Ejecutado EG Acumulado % Ejec % Part %

Pagos

GASTOS DE PERSONAL ASOCIADOS A LA

NOMINA - ADMINISTRACION CENTRAL

2,692,474,974 2,684,253,309 2,684,253,309 99.69 0.80 100.00

SUELDOS 1,456,447,893 1,452,106,728 1,452,106,728 99.70 0.43 100.00

PRIMA TECNICA 212,759,904 212,759,904 212,759,904 100.00 0.06 100.00

PRIMA DE NAVIDAD 128,254,974 128,254,974 128,254,974 100.00 0.04 100.00

CESANTIAS 145,420,729 145,420,729 145,420,729 100.00 0.04 100.00

SALUD 127,561,600 127,561,600 127,561,600 100.00 0.04 100.00

PENSION 179,714,000 179,714,000 179,714,000 100.00 0.05 100.00


GASTOS DE PERSONAL ASOCIADOS A LA NOMINA - ADMINISTRACION CENTRAL




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-. Rubro 053625030201010301 – PERSONAL DOCENTE. Por este rubro ejecutó el 99.80% ($253.551.517.279) de lo presupuestado y corresponde al 75.45% del total ejecutado y pagó el 99.80%.

-. Rubro 0536250302010104 - PERSONAL DIRECTIVO DOCENTE Por este rubro ejecutó el 99.63% ($26.140.551.082) de lo presupuestado y corresponde al 7.78% del total ejecutado y pagó el 99.81%.

Rubro 053626 ALIMENTACIÓN ESCOLAR

Por este rubro ejecutó el 62.98% ($3.256.535.789.85) de lo presupuestado y corresponde al 0.97% del total ejecutado y pagó el 93.10% ($3.031.846.590.45). -. Se dio disponibilidad para la Implementación Programa de Seguridad Alimentaria y Nutricional para Escolares de 5 a 16 años de edad en Instituciones Educativas Oficiales de los 82 municipios por valor de $2.246.891.994 con AERODELICIAS LTDA.

Nombre Ppto Definitivo Ppto Ejecutado EG Acumulado % Ejec % Part %

Pago

INSTITUCIONES EDUCATIVAS 31,478,345,938 31,464,445,021 31,464,445,021 99.96 9.36 100

GASTOS DE PERSONAL

ASOCIADOS A LA NOMINA

31,478,345,938 31,464,445,021 31,464,445,021 99.96 9.36 100

SUELDOS 17,585,612,471 17,571,761,154 17,571,761,154 99.92 5.23 100

PRIMA TECNICA 2,251,938,178 2,251,938,178 2,251,938,178 100 0.67 100

PRIMA DE VACACIONES 781,493,315 781,493,315 781,493,315 100 0.23 100

PRIMA DE NAVIDAD 1,612,711,554 1,612,711,554 1,612,711,554 100 0.48 100

CAJA DE COMPENSACION 1,001,986,400 1,001,986,400 1,001,986,400 100 0.30 100

CESANTIAS 1,777,434,643 1,777,434,643 1,777,434,643 100 0.53 100

SALUD 1,536,823,611 1,536,823,611 1,536,823,611 100 0.46 100

PENSION 2,168,845,875 2,168,845,875 2,168,845,875 100 0.65 100


INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Nombre Ppto Definitivo Ppto Ejecutado EG Acumulado % Ejec % Part % Pagos

PERSONAL DOCENTE 254,054,377,066 253,551,517,279 253,044,186,619 99.80 75.45 99.80

SUELDOS 170,076,911,915 169,881,222,162 169,554,779,708 99.88 50.55 99.81

HORAS EXTRAS Y DIAS FESTIVOS 1,779,802,484 1,777,673,560 1,777,673,560 99.88 0.53 100.00

PRIMA DE VACACIONES 6,637,545,022 6,636,120,323 6,596,542,020 99.98 1.97 99.40

PRIMA DE NAVIDAD 14,811,689,991 14,811,136,815 14,728,682,055 100.00 4.41 99.44

OTRAS PRIMAS DEL ORDEN

NACIONAL

1,025,287,895 1,025,287,775 1,025,287,775 100.00 0.31 100.00

Zonas de Dificil (Dec 1171 de 2004) 9,241,753,020 9,240,821,160 9,218,800,456 99.99 2.75 99.76

APORTES PATRONALES SIN

SITUACION DE FONDOS

31,427,197,233 31,128,184,447 31,128,184,447 99.05 9.26 100.00


PERSONAL DOCENTE


PERSONAL DIRECTIVO DOCENTE 26,236,979,842 26,140,551,082 26,089,668,423 99.63 7.78 99.81

Sueldos 14,111,143,733 14,040,933,933 14,013,756,727 99.50 4.18 99.81

Sueldos con situación de fondos 12,607,125,797 12,606,231,317 12,579,054,111 99.99 3.75 99.78

Sueldos sin situación de fondos 1,504,017,936 1,434,702,616 1,434,702,616 95.39 0.43 100.00

Sobresueldos 3,864,243,320 3,864,243,320 3,857,126,161 100.00 1.15 99.82

Prima de Navidad 1,588,878,066 1,588,878,066 1,581,203,706 100.00 0.47 99.52

Zonas de Dificil (Dec 1171 de 2004) 708,585,070 708,585,070 707,156,003 100.00 0.21 99.80

APORTES PATRONALES SIN

SITUACION DE FONDOS

3,278,189,489 3,252,078,750 3,252,078,750 99.20 0.97 100.00

Deudas Personal Administrativo,

Docente y Directivo Docente

7,227,397,594 2,542,506,052 2,473,031,650 35.18 0.76 97.27


PERSONAL DIRECTIVO DOCENTE




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-. Apoyo al Programa de Alimentación Escolar para estudiantes de Instituciones Educativas Nuestra Señora de La Paz y Camilo Torre del municipio de San Vicente de Chucuri Santander, por valor de $468.560.647, con el MUNICIPIO SAN VICENTE CHUCURI. -. Mejoramiento y Permanencia de la Cobertura y Calidad Educativa mediante Alimentación Escolar a estudiantes Sisben 1 y 2 de las Instituciones Educativas del municipio de Sabana de Torres, por valor de $483.175.820, con el MUNICIPIO SABANA DE TORRES.

Rubro 053627 CONTRATOS PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS Por este rubro ejecutó el 94.17% ($4.376.932.404.92) de lo presupuestado y corresponde al 1.30% del total ejecutado y pagó el 100%.

-. Rubro Honorarios. Por este rubro ejecutó el 99.92% ($169.566.666) de lo presupuestado y corresponde al 0.05% del total ejecutado y pagó el 100% y se imputó en: Prestar Servicios Profesionales como Arquitecto en la Secretaría de Educación dentro del marco del proyecto Prestación del Servicio Educativo en los 82 municipios No Certificados para el Sostenimiento de la Cobertura Educativa, por valor de $49.500.000, con JUAN CARLOS NAVARRO NORIEGA. Prestar Servicios Profesionales como Ingeniero de Sistemas a la Secretaria de Educación Departamental para la Asesoría y Seguimiento al Proceso de Matricula y las Actividades propias de los subprocesos acceso y permanencia, por valor de $53.200.000, con MANUEL CASTELLANOS HERNANDEZ. Prestar los Servicios Profesionales de Asesoría a la Secretaría de Educación, relacionados con la gestión del Talento Humano - Administrativo de la Planta de Personal Docente y Directivo Docente y su incidencia en la Financiación anual del Servicio Educativo, por valor de $45.000.000, con MARIA DEL CARMEN ACOSTA MORA. -. Rubro Contratos de Prestación de Servicios Educativos. Por este rubro ejecutó el 100% ($4.101.181.735.92) de lo presupuestado y corresponde al 1.22% del total ejecutado y pagó el 100% y se imputó en:


Contratos para prestación de

servicios

4,647,871,569 4,376,932,405 4,376,932,405 94.17 1.30 100.00

GASTOS ADMINISTRATIVOS NIVEL

CENTRAL

186,465,416 183,176,966 183,176,966 98.24 0.05 100.00

HONORARIOS 169,700,000 169,566,666 169,566,666 99.92 0.05 100.00

SUPERNUMERARIOS 16,765,416 13,610,300 13,610,300 81.18 0.00 100.00

INSTITUCIONES EDUCATIVAS 149,907,579 92,573,703 92,573,703 61.75 0.03 100.00

SUPERNUMERARIOS 149,907,579 92,573,703 92,573,703 61.75 0.03 100.00

Ampliacion de Cobertura Población

Vulnerable

210,316,828 0 0 0.00 0.00 0.00

Contratos de Prestaciòn de Servicios

Educativos

4,101,181,746 4,101,181,736 4,101,181,736 100.00 1.22 100.00


Contratos para prestación de servicios




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Prestación del Servicio Educativo correspondiente al año Escolar 2013, con Metodología del Sistema de Aprendizaje Tutorial (SAT), por Ciclos Lectivos especiales integrados, CLEI a 1.334 estudiantes de Secundaria y Media en Bienestar Rural de la Provincia, por valor de $1.027.180.000, con DIOCESIS MALAGA Y SOATA. Prestación del Servicio Educativo correspondiente al año Escolar 2013, con Metodología del Sistema de Aprendizaje Tutorial (SAT), por Ciclos Lectivos especiales integrados, CELI a 2.485 estudiantes de Secundaria y Media en Bienestar Rural de las Provincia, por valor de $1.913.450.000, con INSTITUTO TECNICO PARA EL DESARROLLO RURAL IDEAR. Prestación del Servicio Educativo correspondiente al año Escolar 2013, con Metodología del Sistema de Aprendizaje Tutorial (SAT), por Ciclos Lectivos especiales integrados, CELI a 1.075 estudiantes de Secundaria y Media en Bienestar Rural de las provincias, por valor de $827.750.000, con FUNDACION COMUNIDAD DEL CAMINO.

Rubro 053690 OTROS PROGRAMAS DE INVERSION Por este rubro ejecutó el 64.58% ($3.075.578.813) de lo presupuestado y corresponde al 0.92% del total ejecutado y pagó el 100%.

-. Rubro 0536900302010105 - Apoyo población con necesidades educativas especiales Por este rubro ejecutó el 100% ($802.292.000) de lo presupuestado y corresponde al 0.24% del total ejecutado y pagó el 100% y se imputó en: Apoyo Pedagógico a la Permanencia e Inclusión Educativa con Calidad para Estudiantes con Necesidades Especiales Educativas de Establecimientos Educativos de municipios No Certificados de Santander, por valor de $802.292.000, con FUNDACION SOCIAL EDUCATIVA PARA EL PROGRESO Y DESARROLLO HUMANO. .- Rubro 5369003030106 - Conectividad Establecimientos Educativos- Recursos SGP. Por este rubro ejecutó el 17.82% ($345.673.801) de lo presupuestado y corresponde al 0.10% del total ejecutado y pagó el 100% y se imputó en:


OTROS PROGRAMAS DE

INVERSION

4,762,797,755 3,075,578,813 3,075,578,813 64.58 0.92 100.00

OTROS RECURSOS - SGP 2,741,895,269 1,147,965,801 1,147,965,801 41.87 0.34 100.00

Apoyo poblacion con necesidades

educativas especiales

802,292,000 802,292,000 802,292,000 100.00 0.24 100.00

Conectividad Establecimientos

Educativos

1,939,603,269 345,673,801 345,673,801 17.82 0.10 100.00


OTROS PROGRAMAS DE INVERSION

OTROS RECURSOS - REC. B/CE 2,020,902,486 1,927,613,012 1,927,613,012 95.38 0.57 100.00

CONECTIVIDAD ESTABLECIMIENTOS

EDUCATIVOS

1,928,896,169 1,927,613,012 1,927,613,012 99.93 0.57 100.00

Educacion para el Trabajo y Desarrollo

Humano

92,006,317 0 0 0.00 0.00 0.00




INFORME DEFINITIVO


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Adicional en plazo (3 meses) y valor del Contrato de Prestación de Servicios No.2323 de 2013 suscrito con la Unión Temporal Santander Conectado por $345.673.801. -. Rubro 0536909002010206 - conectividad establecimientos educativos- Recursos de capital Por este rubro ejecutó el 99.93% ($1.927.613.012) de lo presupuestado y corresponde al 0.57% del total ejecutado y pagó el 100% y se imputó en: Implementación de la red digital para las Instituciones Educativas Públicas de los municipios No Certificados del Departamento de Santander, por valor de $1.927.613.012, con UNION TEMPORAL SANTANDER CONECTADO RECURSOS SECTOR EDUCATIVO – ADMINISTRACIÓN CENTRAL. Con recursos de la Administración Central ejecutó el 69.88% ($55.690.540.000.51) de lo presupuestado ($79.691.026.957.6), pagó el 75.62% ($42.111.120.051.33), quedando obligaciones por $13.579.419.949.

Ejecución -. Rubro 053690020102 - Permanencia en el Sistema Educativo. Por este rubro ejecutó el 60.64% ($28.527.390.000.51) de lo presupuestado ($47.042.927.521.6) y corresponde al 51.52% del total ejecutado y pagó el 53.41% y se imputó entre otros: Construcción, cerramiento y obras complementarias para la puesta en marcha de la ciudadela educativa bicentenario, municipio de Piedecuesta, por valor de $3.574.121.537.90 a UNION TEMPORAL BICENTENARIO PIEDECUESTA. Dotación de mobiliario escolar para centros educativos de los municipios no certificados del departamento, por valor de $2.919.201.596.000 a RAFAEL BEJARANO GUALDRON. Dotación de equipo audiovisual para centros educativos de los municipios no certificados del departamento, por valor de $1.580.798.404 a RAFAEL BEJARANO

Rubro Nombre Ppto Definitivo Ppto Ejecutado EG Acumulado Saldos x Ejecutar % Ejec % part % pag

0536 SECTOR EDUCACION 79,691,026,958 55,690,540,001 42,111,120,051 24,000,486,957 69.88 100 75.62

053690 Otros programas de inversión 79,691,026,958 55,690,540,001 42,111,120,051 24,000,486,957 69.88 100 75.62

05369002 LINEA ESTRATEGICA HUMANO Y SOCIAL 79,691,026,958 55,690,540,001 42,111,120,051 24,000,486,957 69.88 100 75.62

0536900201 Disminucion de brechas en acceso y permanencia 47,246,927,522 28,677,390,001 15,386,502,051 18,569,537,521 60.70 51.494 53.65

53690020102 Permanencia en el Sistema Educativo 47,042,927,522 28,527,390,001 15,236,502,051 18,515,537,521 60.64 51.225 53.41

053690020104 Educacion inicial de calidad para la primera infancia 204,000,000 150,000,000 150,000,000 54,000,000.00 73.53 0.2693 100


RECURSOS SECTOR EDUCACION ADMINISTRACION CENTRAL

0536900202 Calidad y pertinencia educativa 2,285,349,436 968,660,000 680,128,000 1,316,689,436 42.39 1.7394 70.21

053690020201 Transformacion para la calidad educativa 124,449,436 58,000,000 - 66,449,436 46.61 0.1041 0.00

053690020202 Calidad para la equidad 257,600,000 39,540,000 0 218,060,000 15.35 0.071 0.00

053690020203 Aseguramiento de la calidad 127,300,000 - - 127,300,000 0.00 0 0.00

053690020204 Formacion para la ciudadania 0 0 0 0 0.00 0 0.00

053690020205 Formacion Docentes 59,000,000 54,320,000 21,728,000 4,680,000 92.07 0.0975 40.00

053690020206 Bilinguismo 317,000,000 316,800,000 158,400,000 200,000 99.94 0.5689 50.00

53690020207 Articulacion de la educacion media 1,400,000,000 500,000,000 500,000,000 900,000,000 35.71 0.8978 100.00

0536900203 Fortalecimiento de la gestion del sector educativo 0 0 0 0 0.00 0 0.00

536900204 Apoyo y articulacion a la educacion superior 30,158,750,000 26,044,490,000 26,044,490,000 4,114,260,000 86.36 46.766 100




INFORME DEFINITIVO


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GUALDRON. Mejoramiento y adecuación talleres, administración, biblioteca, aulas, portería y urbanismo del instituto técnico industrial monseñor Carlos Ardila García Itis del municipio del Socorro, por valor de $1.951.938.993, a la UNION TEMPORAL ITIS SOCORRO. Mejoramiento de la infraestructura de las instituciones educativas de los municipios no certificados del departamento por valor de $918.236.823.20 a CONSORCIO COLEGIOS 2013. -. Rubro 053690020207 Articulación de la educación media

Por este rubro ejecutó el 35.71% ($500.000.000) de lo presupuestado ($1.400.000.000) y corresponde al 0.89% del total ejecutado y pagó el 100% y se imputó entre otros: Convenio de asociación y cooperación interinstitucional del año 2013 - identificación del potencial vocacional de los estudiantes de educación media de las instituciones educativas de los municipios no certificados en el departamento, Por valor de $500.000.000, con FUNDACION SOCIAL EDUCATIVA PARA EL PROGRESO Y DESARROLLO HUMANO. -. Rubro 0536900204 Apoyo y articulación a la educación superior Por este rubro ejecutó el 86.36% ($26.044.490.000) de lo presupuestado ($30.158.750.000) y corresponde al 46.77% del total ejecutado y pagó el 100% y se imputó entre otros: Apoyo para el fortalecimiento de la educación superior en el instituto universitario de la paz Unipaz del municipio de Barrancabermeja Santander (correspondiente al 80% de los 9000 smmlv en pagos de servicios docentes según la ordenanza 040-2012 para la vigencia 2013.) resolución no 6088 del 3 de abril de 2013, por valor de $4.202.640.000. Giro correspondiente e a los 5000 smlmv para subsidio educativo y servicios en las sedes regionales de la Universidad Industrial de Santander, según lo contemplado en la ordenanza 016 del 27 de agosto de 2008 y el decreto 0106 de 2009 para la ejecución del proyecto denominado "apoyo a la educación superior y disminución de su deserción estudiantil en las sedes regionales de la Universidad Industrial de Santander", resolución no 8843 del 10 de mayo de 2013.' Por valor de $2.947.500.000. Adquisición, suministro e instalación de equipos para el mejoramiento de la infraestructura tecnológica de la Universidad Industrial de Santander fase 1 Bucaramanga (corresponde a los 10.000 smmlv para inversión en los campus del área metropolitana de Bucaramanga, según la ordenanza 016 de 2008 pendientes de la vigencia 2012 adicionados a través dl la ordenanza 074 de 2013). Resolución 14270 de 2013, por valor de $5.667.000.000. Adquisición, suministro e instalación de equipos para el mejoramiento de la infraestructura tecnológica de la Universidad Industrial de Santander fase 1 Bucaramanga (corresponde a los 10.000 smmlv para inversión en los campus del




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área metropolitana de Bucaramanga según la ordenanza 016 de 2008. para la vigencia 2013. resolución 14274 de 2013, por valor de $5.893.680.000. Construcción ampliación y modernización de la planta física de la sede uis socorro fase ii campus bicentenario carrera 8 no 6-04 (corresponde a los 5.000 smmlv para investigación y/o infraestructura de las sedes regionales según la ordenanza 016 de 2008 dejados de ejecutar en el 2012 adicionados en la presente vigencia con la ordenanza 074 de 2013, por valor de $2.678.000.000.

RESEVAS PRESUPUESTALES.

En cierre de la vigencia de 2013, la Secretaría de Educación, no constituyó reservas presupuestales. VIGENCIAS FUTURAS

El Consejo Departamental de Política Fiscal CONFIS, en reunión del día 26 del mes julio de 2013, según acta No. 012 Y 013 de agosto 8 de 2013, aprobó la autorización al Señor Gobernador para solicitar ante la Honorable Asamblea Departamental autorización para comprometer vigencias futuras ordinarias de compromisos que deban ejecutarse o recibirse en el año 2014. Con Ordenanza No. 111 de Septiembre 2 de 2013, en cual autoriza al Gobernador de Santander, para que constituya vigencias futuras ordinarias por $20.008.047.104.49. De estos recursos, se constituyó por parte del Sector de Educación – línea estratégica humano y social - programa Disminución de Brechas en Acceso y permanencia – rubro 3053690020102, la suma de $913.415.040.10, con recursos de Pro-desarrollo inversión 25%, así: Construcción aula máxima y batería sanitaria del Colegio Integrado agropecuarios de Santa Rita del Opón sede A del municipio de Guacamayo – Santander, por valor de $106.013.548.30. Construcción de ocho aulas colegio departamental Eliseo Pinilla Rueda del 1municipio de Villanueva Fase I, por valor de $479.990.942.40 Construcción 1ra fase Colegio Integrado Alfonso Gómez sede 2, escuela urbana José Antonio Galán, municipio de Galán, por valor de $327.410.549.40 Con Ordenanza No. 118 de Septiembre 6 de 2013, en cual autoriza al Gobernador de Santander, para que constituya vigencias futuras ordinarias por $57.170.563.809.79. De estos recursos, se constituyó por parte del Sector de Educación – línea estratégica humano y social - programa Disminución de Brechas en Acceso y permanencia – rubro 3053690020102, la suma de $16.717.816.118.72, que apalancan 57 proyectos. Entre otros: -. Construcción siete aulas y una batería sanitaria para el Colegio Integrado del Carare municipio de Cimitarra por valor de $480.258.298.20.




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-. Mejoramiento del Instituto Técnico José Rueda del Municipio de palmar por valor de $509.996.468.29. -. Mejoramiento y obras complementarias en el Auditorio del Colegio San José de Guanentá del municipio de San Gil por $721.242.339. -. Construcción y adecuación aulas y baterías sanitarias colegio Facundo Navas sede D municipio de Girón por valor de $565.793.674.80. -. Construcción Colegio Camilo Torres del municipio del Playón por la suma de $1.020.000.000. -. Mejoramiento planta física Colegio Fray José de las Casas del municipio de San Andrés, por la suma de $434.586.762. -. Mejoramiento de la infraestructura de las instituciones educativas de los municipios no certificados del Departamento por la suma de $5.914.800.000. Con Ordenanza No. 131 de Octubre 31 de 2013, en cual autoriza al Gobernador de Santander, para que constituya vigencias futuras ordinarias por $14.103.091.919. para el contrato de suministro diario de una ración alimentaria a los escolares de los 82 municipios no certificados del Departamento, Convenio Interadministrativo No. 543 de Junio 28 de 2013, con el Ministerio de Educación, ejecutados por el rubro 0312.053690020102 Permanencia en el Sistema Educativo- sector educación. Con Ordenanza No. 135 de Noviembre 8 de 2013, en cual autoriza al Gobernador de Santander, para que constituya vigencias futuras ordinarias por $572.046.938.36, que apalancan 7 proyectos. Entre otros:

-. Mejoramiento de las instalaciones educativas: Escuela Normal Superior sede A y Colegio Nuestra Señora de Rosario sede A, municipio de Charalá por la suma de $105.147.053.09. -. Mantenimiento general de las escuelas del municipio de Cabrera por la suma de $91.880.566. -. Construcción aula de clase y batería sanitaria de la escuela rural monte de los olivos del municipio el Carmen de Chucuri, por valor de $78.869.585.50 -. Construcción de un aula y batería sanitaria para la escuela rural la laguna sede k del Instituto Técnico Agropecuario itah municipio Hato, por valor de $65.069.733.77 -. Diseño e implementación del programa intereduca para el buen trato la convivencia y un ambiente escolar equilibrado con toda la comunidad de las instituciones educativas de municipios no certificados del Departamento de Santander, por valor $158.160.000. Con Ordenanza No. 160 de Diciembre 16 de 2013, en cual autoriza al Gobernador de Santander, para que constituya vigencias futuras ordinarias por $500.000.000.




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-. Identificación del potencial vocacional de los estudiantes de educación media de las instituciones educativas de los municipios no certificados, por valor de $500.000.000. 2.3 CALIFICACION DE EVALUACION A LA GESTION DICTAMEN PRESUPUESTO La Secretaria de Educación ejecutó el 94.14% ($316.383.272.743) del presupuesto definitivo en pagos sueldos, salarios y contribuciones parafiscales, el 1.82% ($6.099.895.752,44) en adquisición y/o producción de equipos materiales suministros y servicios propios del sector, el 1.30% ($4.376.932.404.92) en Contratos para prestación de servicios y el 0.97% ($3.256.535.789.85) en alimentación escolar. Para la revisión de la ejecución, se tomó selectivamente algunos rubros, verificando que los recursos fueran destinados conforme para lo que fueron programados, no encontrándose que éstos fueran ejecutados de forma incorrecta OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTANDER PERIODO CONTABLE 2013. La Contraloría General de Santander con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267- 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993 la Resolución Interna 294 de 2009, y el Plan General de Auditorias practicó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la SECRETARIA DE EDUCACION DE SANTANDER por la vigencia 2013 a través del examen al Balance General al 31 de Diciembre de 2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social por el año terminado en la misma fecha. La información verificada corresponde a la Secretaria de Educación. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración y reflejan su gestión. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados, la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de la información reportada en la página SIA y los documentos soportes que fueron entregados por la administración departamental en el desarrollo del trabajo de campo en ejecución de la auditoría, dando cumplimiento a los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la observancia de las normas de Auditoria Gubernamental Aplicables al sector publico en Colombia, y la certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2.013, según concepto rendido por el Contador Público MARIA MARGARITA CARDENAS PINZON, con tarjeta profesional No.34723-T, el cual expresa: Opinión con salvedades 2.4 CUADRO RESUMEN DE HALLAZGO

#

TIPO DE OBSERVACIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTÍA

PÁGINA DEL INFOR

ME A D P F S

1

DESVIRTUADO 9




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Página 110 de 113

2 X

PRECIOS DE MERCADO SE ENCUENTRAN EN EL PROYECTO VIABILIZADO, PERO NO EN LOS

ESTUDIOS PREVIOS, ENTRE OTROS

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUÁREZ- Secretario de Educación Departamental- Administrativa

10

3 X

ESTUDIANTES MAL REPORTADOS EN EL SIMAT


12

4 X

DESACTUALIZACIÓN DEL BANCO DE OFERENTES


19

5 X

SE REALIZARÁ SEGUIMIENTO A TRAVÉS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CORRESPONDIENTE, EN CUANTO A LOS RECURSOS PENDIENTES POR GIRAR DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS POR CONCEPTO DE REINTEGRO DE ESTUDIANTES, ENTRE OTROS.


21

6 X

SE REALIZARÁ SEGUIMIENTO A TRAVÉS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO CORRESPONDIENTE, EN CUANTO A QUE LOS LISTADOS DE ESTUDIANTES SEAN LOS MÁS COMPLETOS POSIBLES, AL IGUAL QUE EN LOS ESTUDIOS PREVIOS SEÑALEN LO PROPIO SOBRE LAS LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y QUE LOS EXPEDIENTES CONTRACTUALES CUENTEN CON TODOS LOS SOPORTES DE EJECUCIÓN.


27

7

DESVIRTUADO

31

8 X

DESVIRUTADO

32

9 X

En el proceso contractual el acta de cierre las audiencias de tipificación y asignación de riesgos y la de alcance de aclaración de pliegos, fueron adelantadas y suscritas por los abogados externos de la oficina jurídica y de la secretaría de educación departamental y no por el Secretario de Despacho, como los señala el artículo 12 del manual de contratación (Resolución 1228 de junio de 2013), siendo éstas actuaciones propias únicamente del Secretario de Despacho, siendo además únicamente el delegado como ordenador del gasto


39

10

DESVIRTUADO. 41

11

DESVIRTUADO

42

12 X

Es necesario que la administración departamental asuma con más rigor la formulación, selección y control a este tipo de contratos, que de no hacerlo, le podría originar consecuencias adversas a su buena imagen institucional. Por lo anterior se eleva a hallazgo administrativo para que se corrija en oportunidad todas las reclamaciones hechas por la comunidad educativa: los estudiantes, padres de familia y rectores y disminuir porcentualmente las reclamaciones evidenciándolo en los informes del supervisor

Julio Cesar Villate Jessen y/o Luis Alberto Chávez Suárez Administrativo 44

13 X

La interventoría, agente externo de la gobernación, debió pronunciarse en la ejecución, sin embargo, lo que hizo fue aceptar una adición para completar el valor que resultó entre la oferta aceptada y el valor del convenio, sin decir nada sobre imprevistos, que de paso no debieron pagarse si no se demostraron

Julio Cesar Villate Jessen y/o Luis Alberto Chávez Suárez Administrativo 46

14 X

se consigne en los estudios previos requisitos racionales y proporcionales que permitan la participación de personas naturales, no se restrinja la concurrencia en la participación contractual, se revise con detenimiento los documentos

Julio Cesar Villate Jessen y/o Luis Alberto Chávez Suárez Administrativo

48




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contractuales para que sean lo más coherentes en su cronología, contenido y alcance

15 X

debe continuar las acciones correctivas, hasta el cumplimiento del 100% las cuales se identifican con los hallazgos 18,19,20,21,23,24,Y 28 y en los términos establecidos

Alberto Chávez Suárez Administrativo 52

16 X

se solicite la formulación y suscripción dentro de los términos los soportes de los avances logrados con los planes de mejoramiento por procesos suscritos, en cumplimiento del Decreto Departamental No 221 del 06 de Agosto de 2012, por cuanto seis de las metas programadas no se cumplieron dentro de los términos establecidos en el plan de mejoramiento

Alberto Chávez Suárez Administrativo 55

17

X

BANCOS : Al verificar las conciliaciones bancarias a Diciembre 31 de 2013, se encontraron notas crédito pendientes de registro desde el año 2004 en cuantía de $6.624.063 y valores de nóminas de docentes no cobradas del 2003 a 2008, que ascienden a $11.599.828

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación. ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad GENNY GOMEZ GUERRERO Tesorera

77

18

X

DEUDORES La cuenta de deudores para el año 2013 se incrementa en el 1.353.65%, respecto del año 2012 en razón que a 31 de diciembre de 2013 quedaron pendientes de transferir $7.199.444.612, correspondiente a recursos para los programas de Alimentación Escolar PAE, Convenio Interadministrativo No 543/2013 en cuantía de $1.775.149 y el convenio interadministrativo 727/2013 Mejoramiento Infraestructura Establecimientos Educativos del departamento en cuantía de $2.741.005.437, que se ejecutan en la vigencia de 2014, al igual que la transferencia de una doceava parte de los recursos del sistema general de participaciones de $2.683.290.080 y $2.741.769.923 relacionado con el anticipo para la ejecución del contrato para mejoramiento de infraestructura educativa. En cuanto a la cuenta de otros deudores, correspondiente a pagos adeudados por los docentes por mayores valores cancelados en nomina, si bien es cierto durante la vigencia de 2013, la entidad hizo grandes esfuerzos para recuperar parte de esa cuentas, aun quedan $421.971.045 pendientes.

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera. YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad GENNY GOMEZ GUERRERO Tesorera CECILIA TARAZONA ARIZA Jefe Nomina

79

19

X

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO A diciembre 31 de 2013, las cifras registradas en las cuentas del balance general Correspondiente a los bienes propiedad de la secretaria de educación para su funcionamiento, no han sido sometidas en su totalidad al proceso de sostenibilidad contable, pese a las HALLAZGOes presentadas en los informes de auditoría de vigencias anteriores y contenidas en los planes de mejoramiento, observándose desde la alta dirección, poco apoyo a las aéreas responsables como son almacén y

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera. YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad GENNY GOMEZ GUERRERO Tesorera

80




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contabilidad. Las cifras registradas en libros contables, corresponden a valores globales, que impiden la identificación cada uno de los bienes, afectando de esta forma verificar el estado de las depreciaciones, establecer su vida útil y por ende el estado de las depreciaciones correspondientes. No existe conciliación entre los saldos reflejados en los estados contables ni las cifras manejadas en el sistema de inventarios de la dependencia de Almacén. se obtiene una diferencia entre las cifras del almacén y el balance general de $1.044.486.521, cifra que debe ser sometida al proceso de sostenibilidad contable, que incluya los bienes inservibles por daño natural, obsolescencia o perdida, someterlos al proceso de bajas y así los estados financieros reflejaran cifras razonables en lo relacionado con la propiedad planta equipo

TRINIDAD AVELLANEDA MONTERO Almacén e Inventarios GLADYS BARRAGAN Coord. Sistemas

20

X

SIA La cuenta de Propiedad Planta y Equipo, representa los bienes adquiridos para el funcionamiento de la Secretaría de Educación; verificada la información correspondiente a los activos, subida a la página SIA, a diciembre 31 FORMATO 201314-F05 AAGR-ANEXO RELACION DE ACTIVOS, no es consistente con la información contable, en lo que corresponde a código, nombre de cuenta y cuantía, toda vez que en algunos casos toma cuentas mayores, en otras cuentas auxiliares y en otras subcuentas, reflejando cifras diferentes a las registradas

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera. YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad GENNY GOMEZ GUERRERO Tesorera GLADYS BARRAGAN Coord. Sistemas

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OTROS ACTIVOS La cuenta Otros Activos refleja $875.003.445,(cifras en miles de pesos), está conformada por bienes y servicios pagados por anticipado, cargos diferidos e intangibles, cifra que no ha sido sometida al proceso de depuración contable y presenta saldos con antigüedad no identificados.

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera. YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad GENNY GOMEZ GUERRERO Tesorera

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RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS La cuenta recaudos a favor de terceros asciende a $1.073.916.872, cuenta que es sometida al proceso de análisis y se establece que esta no ha sido sometida al procesos de sostenibilidad contable, dichas cifras reflejadas en el balance, que no tuvieron han tenido movimiento alguno hace varios años, y tampoco han sido sometidas al proceso de sostenibilidad contable

LUIS ALBERTO CHAVEZ SUAREZ Secretario de Educación ADELA SILVA ARDILA Jefe Financiera. YANETH ALONSO OJEDA Control Interno y Calidad Despacho MARIA ROSA BLANCO DIAZ Coord. Contabilidad

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23 DESVIRTUADO 9




INFORME DEFINITIVO


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2.5 CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 18

DISCIPLINARIOS 0

PENALES 0

FISCALES 0

SANCIONATORIOS 0

TOTAL HALLAZGOS 18

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MARISOL PINZON SIERRA LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL Profesional Especializado Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

RODRIGO OSORIO TRUJILLO MARGARITA CARDENAS PINZON Profesional Universitario Profesional Universitario

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

JENNY MOSCOSO BRAVO SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Profesional Especializado Subcontralora Delegada Control Fiscal

secretaria de educacion informe definitivo de...

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