secretarÍas y unidades administrativas trabajos de mejora del sgc 2º semestre 2007
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SECRETARÍASY
UNIDADES ADMINISTRATIVAS
TRABAJOS DE MEJORA DEL SGC 2º SEMESTRE 2007
Instrucciones
SUB-COMISIÓN TÉCNICA
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Orden del día
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Bienvenida
Acuerdos de la Comisión Técnica
Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia
Mantenimiento y mejora del SGC
Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica
Programa de trabajo de Secretarías y Unidades Administrativas
Comentarios
Acuerdos de la Comisión Técnica
SEGUIMIENTO A ESTUDIOS DE CASO
MEJORA DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
FOROS DE INTERCAMBIO DE MEJORES PRÁCTICAS ADMINISTRATIVAS
MEJORAR EL CONTROL DE PROCESOS EXTERNOS
IMPLEMENTACIÓN DEL SIIE
GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL EQUIPO DE COMPUTO
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Acuerdos de la Comisión Técnica
Objetivo: Mejorar el SGC mediante los estudios de caso desarrolladosen el diplomado en Sistemas de Gestión de la Calidad de la
Administración Universitaria
Mejorar los formatos de servicios generales
Mejorar la aplicación de acciones correctivas, preventivas y
seguimiento del servicio no conforme
Implementar mejoras en el método de la revisión por la dirección específica
Fortalecimiento de la comunicación con el usuario,
incluyendo sus quejas
Implementar mejoras para el fortalecimiento
del ambiente laboralMejorar la integración de expedientes
SEGUIMIENTO A ESTUDIOS DE CASO
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Acuerdos de la Comisión Técnica
Objetivo: Mejorar los servicios Administrativos
DECLARAR LOS SERVICIOS QUE SE OTORGAN EN CADA UNA DE LAS 132 SECRETARÍAS
Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA UNAM Y DETERMINAR REQUISITOS; TOMANDO COMO
REFERENCIA LA NORMATIVIDAD UNAM,NECESIDADES DE USUARIOS Y DISPONIBILIDAD DE RECURSOS DE LA ENTIDAD O DEPENDENCIA
MEJORA DE IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Acuerdos de la Comisión Técnica
Objetivo: Actualización de procedimientos de acuerdo a lo definido en los
documentos del SGC.
Se trabajará en equipos constituidos por personal responsable de los procesos básicos, tomando en consideración los comentarios que hagan
llegar al Representante de la Dirección
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Acuerdos de la Comisión Técnica
Objetivo: Intercambiar las mejores prácticas administrativas de las 132
Secretarías y Unidades Administrativas
Se realizarán foros de los temas en los que la administración de las 132 Secretarías y Unidades
Administrativas tienen mayor oportunidad de mejora
FOROS DE INTERCAMBIO DE MEJORES PRACTICAS ADMINISTRATIVAS
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Acuerdos de la Comisión Técnica
Objetivo: Fortalecer al SGC con la ayuda de los procesos externos
Se están realizando diagnósticos a las centralizadoras, con el propósito de conocer cuales son los vínculos
directos con el SGC y establecer acuerdos de operación, tomando como referencia la
normatividad UNAM
MEJORAR EL CONTROL DE PROCESOS EXTERNOS
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Acuerdos de la Comisión Técnica
Objetivo: Implementar el Sistema Integral de Ingresos Extraordinarios
en las Entidades y Dependencias que lo requieren pero que carecen del mismo.
Por medio del levantamiento de inventario de Hardware y Software en las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM, se podrá
conocer que Entidades y Dependencias no tienen el SIIE y se establecerá un programa de
Implementación del sistema
IMPLEMENTACIÓN DEL SIIE
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Acuerdos de la Comisión Técnica
Objetivo: Gestionar por parte de las Secretarías y Unidades Administrativas el equipo de computo necesario para satisfacer a los Usuarios tomando
como herramienta el SGC.
Por medio del levantamiento de inventario de Hardware y Software en las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM se podrá conocer que equipo de computo requieren las
Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM, estableciendo un programa de gestión de los equipos
GESTIÓN DE LA RENOVACIÓN DEL EQUIPO DE COMPUTO
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia
Oportunidades de Mejora
1. Control de circulares2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna4. Forma de evidenciar la competencia del personal5. Evidencia del impacto de la capacitación6. Medidas de seguridad en almacenes7. Percepción del cliente8. Aplicación de formatos9. Analizar indicador de SG10. Determinación de no conformidades
DIRECCIÓN DE TEATRO
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURÍA
CENTRO DE CIENCIAS APLICADAS Y DESARROLLO TECNOLÓGICO (CCADET)
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ANTROPOLÓGICAS
Cero No Conformidades
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia
Oportunidades de Mejora
1. Control de circulares2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna4. Forma de evidenciar la competencia del personal5. Evidencia del impacto de la capacitación6. Medidas de seguridad en almacenes7. Percepción del cliente8. Aplicación de formatos9. Analizar indicador de SG10. Determinación de no conformidades
FACULTAD DE CIENCIAS
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES JURIDICAS
DGDC
ENP 9 “PEDRO DE ALBA”
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES BIOMEDICAS
Cero No Conformidades
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia
Oportunidades de Mejora
1. Control de circulares2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna4. Forma de evidenciar la competencia del personal5. Evidencia del impacto de la capacitación6. Medidas de seguridad en almacenes7. Percepción del cliente8. Aplicación de formatos9. Analizar indicador de SG10. Determinación de no conformidades
DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS
ENAP
ENP 6 “ANTONIO CASO”
ENP 8 “MIGUEL E. SCHULTZ”
SECRETARIA DE SERVICIOS A LA COMUNIDAD
Cero No Conformidades
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia
Oportunidades de Mejora
1. Control de circulares2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna4. Forma de evidenciar la competencia del personal5. Evidencia del impacto de la capacitación6. Medidas de seguridad en almacenes7. Percepción del cliente8. Aplicación de formatos9. Analizar indicador de SG10. Determinación de no conformidades
CENTRO DE CIENCIAS DE LA ATMOSFERA
ENP 1 “GABINO BARREDA”
DGAPA
DEFENSORÍA DE LOS DERECHOS UNIVERSITARIOS
FACULTAD DE INGENIERÍA
Cero No Conformidades
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Resultados de la 3ª Auditoría de vigilancia
Oportunidades de Mejora
1. Control de circulares2. Clarificar las acciones de mejora 3. Comunicación Interna4. Forma de evidenciar la competencia del personal5. Evidencia del impacto de la capacitación6. Medidas de seguridad en almacenes7. Percepción del cliente8. Aplicación de formatos9. Analizar indicador de SG10. Determinación de no conformidades
INSTITUTO DE BIOLOGÍA
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS
INSTITUTO DE MÁTEMÁTICAS
INSTITUTO DE INVESTIGACIONES ESTÉTICAS
Cero No Conformidades
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC
Acuerdos con la Comisión Técnica
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC
Acuerdos con la Comisión Técnica
Propuestas del RD
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC
Acuerdos con la Comisión Técnica
Propuestas del RD
Trabajos deSub-Comisión
Técnica
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGC
Acuerdos con la Comisión Técnica
Propuestas del RD
Trabajos deSub-Comisión
Técnica
Aportaciónde todo el
Personal del SGC
Aportaciónde todo el
Personal del SGC
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica
CONFORMACIÓN DE EQUIPOS
1.Coordinación de equipos de trabajo para actualización de Procedimientos Operativos
1
2.Revisión de casos de estudio2
2.Revisión de casos de estudio3.Revisión del MC-01 y otros asuntos del SGC
3
4.Análisis de mejoras propuestas por Secretarías y Unidades Administrativas auditadas en 3ª vigilancia
4
8 integrantes
15 integrantes
3 integrantes
10 integrantes
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1.- Solicitud de comentarios de los procedimientos operativos2.- Revisión de los comentarios por el proceso de Gestión de la Calidad3.- Agrupación de comentarios por tipo de asunto4.- Conformación de equipos de trabajo
Preparación de información
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Fase I
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1.- Sesionar los comentarios2.- Analizar comentarios3.- Adecuar comentarios4.- Enviar adecuaciones a las 132 Secretarías y Unidades Administrativas 5.- Recibo de comentarios de adecuaciones6.- Sesionar nuevamente los comentarios
Inicio de actualización
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Fase I Fase II
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
1.- Aprobación de adecuaciones
2.- Entrega de adecuaciones al Representante de la Dirección
Aprobación de actualizaciones
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
ACTUALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Fase I Fase II Fase III
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
1.- Establecimiento de equipos2.- Definición de caso de estudio3.- Recolección de datos4.- Utilización de técnicas estadísticas5.- Análisis de la información6.- Entrega de resultados del caso de estudio
Equipos de trabajo
Revisión de casos de estudio
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Revisión de casos de estudio
Generación del Caso de estudio
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Generación del Caso de estudio
Revisión de casos de estudio
Adecuación y pilotaje del
Caso de estudio
Adecuación y pilotaje del
Caso de estudio
de estudio
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Generación del Caso de estudio
Adecuación y pilotaje del
Caso de estudio
Aprobación Sub-Comisión
Técnica
Revisión de casos de estudio
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc
1.- Propuestas de modificación del personal de Proceso de Gestión de la Calidad2.- Propuestas de personal de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas3.- Agrupación de propuestas4.- Entrega a la Sub-Comisión Técnica las propuestas.
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc
1.- Revisión y análisis de las propuestas de modificación2.- Modificaciones a los documentos3.- Envío de modificación a los documentos a las 132 Secretarías y Unidades Administrativas de la UNAM4.- Recepción de comentarios de las 132 Secretarías y Unidades Administrativas5.- Elaboración de cambios en documentos6.- Entrega al Representante de la Dirección los documentos realizados.
Fase I
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Revisión del MC-01 y otros asuntos del sgc
Fase I Fase II
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Análisis de mejoras
1.- Recepción de la información generada por las Secretarías y Unidades Administrativas que propusieron mejoras.
2.- Análisis de las propuestas
3.- Adecuaciones, si es necesario
4.- Visto bueno y entrega de propuestas al Representante de la Dirección para ser implementadas
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Programa de trabajo de Sub-Comisión Técnica
1
2
3
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J VSEMANA 3 SEMANA 4
SEPTIEMBRESEMANA 1 SEMANA 2
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J VSEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4
OCTUBRE
1
34
2007
1 2 3 4
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas
2007
1
2
3
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J VSEMANA 3 SEMANA 4
SEPTIEMBRESEMANA 1 SEMANA 2
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J VSEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4
OCTUBRE
1
34
1 2 3 4
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Mejora de Identificación de requisitos.Actualización de procedimientos operativos.Comentarios de MC-01 y procedimientos normativos y generales.
Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas
2007
1
2
3
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J VSEMANA 3 SEMANA 4
SEPTIEMBRESEMANA 1 SEMANA 2
L M M J V L M M J V L M M J V L M M J VSEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4
OCTUBRE
1
34
1 2 3 4
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Implementación del SIIEGestión de la renovación de equipo de computo
Foros
Foros
Declaración de requisitos de servicios 1.- Declarar el servicio otorgado.2.- Desglosar los requisitos para prestar el servicio siempre y cuando ya estén determinados por la Normatividad UNAM.3.- Desglosar los requisitos para prestar el servicio declarando los tiempos y forma, de acuerdo a la capacidad de cumplimiento de la Secretaría o Unidad Administrativa.4.- Sugerir la forma en que deberían estar declarados con la intención de que sean manejables para los usuarios y para quienes prestan los servicios.
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Declaración de requisitos de servicios
5.- Para los servicios en los que el usuario establezca los requisitos, como es el caso de servicios generales y bienes y suministros; se debe ser claro con el usuario y declarar cuales son las capacidades de prestación de los servicios.
6.- Cada Secretaría y Unidad Administrativa debe entregar su listado de servicios y requisitos de los mismos al Representante de la Dirección.
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas
2007
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas
2007
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas
2007
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
4ªAuditoría
deVigilancia
CUARTA DE VIGILANCIACentro de Investigaciones sobre América del Norte
Instituto de Investigaciones FilológicasInstituto de Ingeniería
Facultad de Contaduría y AdministraciónDirección General de Servicios Médicos
Dirección General de PersonalCCH Plantel “Naucalpan”
Centro Universitario de Estudios CinematográficosDirección General de Atención a la Comunidad
UniversitariaInstituto de Investigaciones Sociales
Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas
2007
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
4ªAuditoría
deVigilancia
CUARTA DE VIGILANCIACoordinación del Consejo Académico del
BachilleratoENP Plantel 2 “Erasmo Castellanos Quinto”
Oficina del Secretario GeneralInstituto de Investigaciones Históricas
Instituto de AstronomíaInstituto de Ciencias del Mar y Limnología
Facultad de QuímicaCentro de Enseñanza de Lenguas Extranjeras
Programa de trabajo de Secretarías y Unidades dministrativas
2007
SECRETARÍAS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS
4ªAuditoría
deVigilancia
CUARTA DE VIGILANCIA
Dirección General de Actividades CinematográficasDirección General de la Escuela Nacional
Preparatoria Instituto de Geofísica
Instituto de Fisiología CelularCentro Universitario de Teatro
Oficina del Secretario Administrativo
COMENTARIOS
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