seminarie hos frontit "lyckas med ditt systeminförande"
DESCRIPTION
Seminarie hos Frontit "Lyckas med ditt systeminförande"TRANSCRIPT
Varför är dagens ämne viktigt?
Varför byta system?
Källa: Herbert Nathan & Co
Vad innehåller ett systeminförande?
• Förstudie (Nuläge -> Börläge)
• Kravspecifikation
• Upphandling
• Projektmål
• Effektmål
• Projekt omfattning
• Projektplan
• Implementeringsplan
• Business case
• Projektorganisation
• Resursallokering
• …
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Förberedelser Genomförande Användning
• Business Blueprint (system arkitektur)
• Konfigurering / Utveckling
• Integrationer
• Migrering
• Systemdokumentation
• Användardokumentation
• Systemtester
• Acceptanstester
• Projektledning – ledarskap
• Projektadministration
• Projektorganisation
• …
• Utbildning
• Användarsupport
• Förändringsarbete
• Utvärdering
• Stabilisering
• Analys
• Realisering av nyttan
• Effekthemtagning
• Förvaltning – organisation
• Vidareutveckling – Förändra
• …
Projektmodeller; Kommunikation; Motivation; Ledarskap; …
Vad vi kommer prata om idag
• Varför?
• Vilka?
• Hur?
• Projektorganisation och beroenden
• Projektuppstart
• Effekthemtagning
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Förberedelser Genomförande Användning
Agenda
• Förberedelser
– Varför?
– Vilka?
– Hur?
• Genomförande
– Projektorganisation och beroenden
– Projektuppstart
• Användning
– Effekthemtagning
• Sammanfattning
FÖRBEREDELSERVarför, Vilka, Hur?
Varför, Vilka, Hur?
• Varför?
• Vilka?
• Hur?
• Projektorganisation och beroenden
• Projektuppstart
• Effekthemtagning
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Förberedelser Genomförande Användning
Varför?
• Varför – Vad vill vi uppnå?
Global organisation –Globala direktiv
Lagar och förordningar
VD
Juridik
Kommunikation
IT
Division 1 Division 2 Division 3 Försäljning
Finans
HR
Varför är det viktigt att svara på Varför?
Svaren styr i mångt och mycket formuleringen av• Effektmål
Vilka?
Effektmål
• Varför?
Målgrupper
• Vilka kan realisera effektmålen?
Användningsmål
• Vad ska målgrupperna uppnå för resultat?
Varför är det viktigt att svara på Hur?
Svaren styr i mångt och mycket formuleringen av• Projektmål
• Projektdirektiv
Hur?
Några viktiga frågeställningar:
• Standardsystem eller egenutvecklat?
• IT avdelning kontra verksamhet – Vems syn styr?
• Tid/Kostnad/Kvalitet – Vad har högst prioritet?
• Hur mycket ska systemet integreras med andra system?
• Hur komplext är systemet?
• Pilot eller direkt implementation av slutprodukten?
• Hur ska införandet ske – breddimplementation eller succesivt införande?
Projektmål – Effektmål
ProjektEffekt
Fokus: leverera ett nytt system Fokus: ta hem effekterna av systemet
Investering/Kostnad Nytta
Möjliggörare… för att nå ökad kvalitet, minskad kostnad i verksamheten
Projektdirektiv
Vad bör ett projektdirektiv innehålla?
• Uppdragsgivare
• Syfte och mål
• Omfattning
• Beräknad tidsåtgång
• Resurser
Ge underlag och förutsättningar för start av projektet samt ange styrande ramar för förberedelsearbetet.
Vikten av bra Effektmål, Projektmål och Projektdirektiv
• Effektmål
• Projektmål� Business Case
• Projektdirektivet
� Behov av projektförberedelser
Business Case
Vad bör ett business case innehålla?
• Varför, Värde, Kostnad, Leverans, Ansvarsområden, Kontrollmekanismer
• Tala om verksamhetsnyttan, inte om teknik
• Förklara risken med att inte göra något
• Rådfråga organisationen som påverkas
• Fokusera på de mätbara fördelarna
Att ha en förståelse för vad det är som gör affären framgångsrik och göra en vinnande presentation är nyckeln som kan öppna låsta dörrar.
Projektförberedelser
Några viktiga ingredienser:
• Sätt förväntningarna
• Förbered förändringsarbete
• Planering av projektorganisation
• Utse och meddela framtida mottagare av systemet
Sammanfattning
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Förberedelser Genomförande Användning
• Varför?
• Vilka?
• Hur?
Projektmål
Planerade Effektmål
Uppfyllda Effektmål
Användningsmål
GENOMFÖRANDEProjektorganisation och beroendenProjektuppstart
Projektorganisation och beroenden
• Varför?
• Hur?
• Projektorganisation och beroenden
• Projektuppstart
• Effekthemtagning
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Förberedelser Genomförande Användning
Projektorganisation
Projekt sponsor
Styrgrupp
Projekt-ledare
Projekt-grupp
Referens-grupp
Förändrings-ledare
Varför?
Hur?
Vilka?
Projektorganisation och beroenden
Projekt sponsor
Styrgrupp
Projekt-ledare
Projekt-grupp
Referens-grupp
Förändrings-ledare
Projektkontor• Prioritering
Resurser från linjen• Projektrum• Projektplats online
Systemleverantör• PL från leverantören• Roller och ansvar
Drift- & Förvaltningsorganisation• Roller och ansvar• Överlämning
Projektuppstart
• Projektuppstarten lägger grunden för systeminförandet – Låt det få ta tid!
• Projektmognad?
• Vana av systeminförande?
� Behov av att utbilda projektorganisationen
• Förändringar kommer ske under projektets gång – Säkerställ att det finns en etablerad ändringshantering!
Roller och ansvar i projektorganisationen
Projekt sponsor
Styrgrupp
Projekt-ledare
Projekt-grupp
Referens-grupp
Förändrings-ledare
Varför?
Hur?
Vilka?
Sammanfattning
• Skapa en gemensam helhetssyn i projektorganisation och mottagarorganisation för att säkerställa att nyttan med systemet uppnås!
ANVÄNDNINGEffekthemtagning
Användning
• Varför?
• Vilka?
• Hur?
• Projektorganisation och beroenden
• Projektuppstart
• Effekthemtagning
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Förberedelser Genomförande Användning
Effekthemtagning
• Effektmål - VARFÖR
• Användningsmål - VILKA
• Projektmål - HUR
Effekt
Tid
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Effekthemtagning
Projektmål
Effektmål
Effekten ligger i användandet
Effekthemtagningen beroende av:• Hur snabbt man är igång och nyttjar resultatet• Hur många som faktiskt är igång• Hur väl det används
Viktigt att projektets resultat nyttjas så
användningsmålen kan uppnås
Effekthemtagning och förändringsarbete
Effekt
Tid
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Effekthemtagning Plan
Utfall
Förberedelser Genomförande Användning
Projektmål
Effektmål
Livet efter
Beslut att starta projekt Beslut projektavslut
Förberedelser Genomförande Användning
Stabilisera Analysera Förändra
Livet efter, praktiska tips
Stabilisera
• Hantera restlista
• Resurser
• Utbilda
Analysera
• Översyn av användande, funktion och process
• Effekthemtagning –uppföljning
• Identifiera effektiviserings-områden
Förändra
• Genomför identifierade förändringar/förbättringar
• Identifiera förbättrings-områden
• Ändra arbetssätt
• Fokusera och prioritera
• Se över helheten
SAMMANFATTNING
Några viktiga framgångsfaktorer
• Varför? Vilka? Hur? – Samtliga måste besvaras!
• Låt förberedelser och projektuppstart få ta sin tid - här läggs grunden för systeminförandet!
• Skapa en gemensam helhetssyn för att säkerställa att nyttan med systemet uppnås!
• Projektet levererar verktyget, effekterna uppstår i användandet.
• Framgångsrik förändring kräver människor som förstår och är motiverade.
