seminarski rad komunikacija

Visoka škola za ekonomiju i infomatiku

Seminarski rad iz predmeta: Odnosi s javnošćuTema seminarskog rada: Informacija i komunikacija

Profesor : Dr. Emin Mešić Student: Nermin Mulalić Broj indeksa: 93/10

Prijedor, juni 2013

Sadržaj:

1. UVOD.....................................................................................................................................3

2. POJAM KOMUNIKACIJA.................................................................................................4

2.1. Proces komunikacije........................................................................................................5

2.2. Vrste komunikacije..........................................................................................................7

2.2.1 Kanali komuniciranja.............................................................................................7

2.2.2 Smjer komunikacija u organizacijama..................................................................7

2.2.3 Formalnost komunikacija u organizacijama........................................................8

2.2.4 Struktura komunikacija........................................................................................9

2.3 Prepreke pri komuniciranju i način njihova prevladavanja............................................10

4. ZAKLJUČAK......................................................................................................................12

LITERATURA........................................................................................................................13

2

Informacija i komunikacija________________________________________________________

1. Uvod

Seminarski rad na temu komunikacija odabrao sam iz razloga da se pobliže upoznamo sa

pojmom komunikacije te njenim važnostima koji u teoriji djeluju sasvim jednostavno ali nam

ipak mogu zadati znatne poteškoće u slučaju ako ih ne znamo primijeniti u praksi.

Cilj seminarskog rada je predočiti važnosti komunikacije u poslovanju, što će nas još bolje

upoznati sa temom, također ćemo saznati nedostatke i vrline komunikacije.

Na samom početku ćemo definirati pojam komunikacije, njezine vrste te proces

komunikacije, prepreke pri komuniciranju. Na samom kraju seminarskog rada ukratko ćemo

rezimirati seminarski rad kako bi mogli doći do zaključka te na osnovu njega iznijeti svoja

vlastita mišljenja.

Ako je 20 st. bilo stoljeće informatizacije 21.je zasigurno stoljeće komunikacije. No, kako

uspješno komunicirati? Želimo da nas drugi razumiju, a također želimo razumjeti druge.

Komunikacija se odvija svuda: u obitelji, s partnerom, s djecom, s prijateljima, kolegama,

poslovnim partnerima, klijentima, kupcima i dr.

Sve poslovne namjere i potencijale moguće je realizirati isključivo komunikacijom.

Učinkovita i pravovaljana komunikacija efikasno rješava probleme. Slaba komunikacija je

izvor međuljudskih sukoba.

Komunikacija mora uključivati prijenos i razumijevanje značenja, mora se razumjeti, nije

samo puko davanje značenja. Savršena komunikacijska misao ili ideja prenesena na način da

je svjesna slika koju je primatelj percipirao istovjetna slici koju je zamislio.

3


2. Pojam komunikacija

„Komunikacija kao prijenos informacija, ideja, stavova ili emocija od jedne osobe ili grupe

drugoj osobi ili grupi, svakodnevnica je u ljudskom životu. “1

Nema djelatnosti u današnjem poslovnom svijetu gdje komunikacija nije potrebna, i nije

važna. Pomoću komunikacije pojedinac utječe na sugovornika tj. primatelja informacije a to

su npr. obitelj, poznanik, poslovni partner i td.

„ Komunikacija ( communicare lat. učiniti općim ) je najjednostavnije rečeno razmijena

informacija, ideja i osjećaja verbalnim i neverbalnim sredstvima, prilagođena društvenoj

prirodi situacije, tj. situacijskom kontekstu. ( Hymes 1972 ) “ 2

Komunikacija je izuzetno važna u današnjem svijetu, pomoću nje prenosimo informacije sa

jedne osobe na drugu. Osnovni cilj komunikacije je da primatelj razumije danu informaciju.

Tko ima informaciju ima moć, moć nam predstavlja određeni kapital, kapital stvara moć te

mogućnost kupovanja novih informacija.

Komunikacija je svima potrebna, tako menadžerima pomoću nje oni mogu kvalitetno

obavljati svoju ulogu u poslovnom ciklusu, surađivati sa nadređenima i podređenima

kolegama i ljudima izvan organizacije. Menadžerska uloga je dolaziti do određenih

informacija na vrijeme da bi stekao određenu konkurentsku prednost, i da uz pomoć stečenih

informacija donosi odluke. Svoje odluke menadžer treba na vrijeme donositi i na vrijeme

druge o tome obavještavati da bi organizacija bila uspješna.

Planiranje je jedna od funkcija menadžere koja je nezamisliva bez komunikacije ( tj. bez

nedostatka informacija ) to znaći da je komunikacija neposredno povezana sa osnovnim

menadžerskim funkcijama, također i kontrola je nekvalitetna ako ne uključuje davanje

povratne informacije.

Uspješnost menadžera je nezamisliva bez komunikacije, no kako bi ona pridonijela uspjehu

organizacije ona mora biti efikasna i efektivna.

11 Bahtijarević-Šiber,F.,Sikavica, P; Leksikon menadžmenta, Zagreb Masmedia 2001 godina. Str:21822 Fox, R.; Poslovna komunikacija, Hrvatska sveučilišna naknada, Zagreb,2001 godine, str:13

4


Tablica broj 1.: efikasna i efektivna komunikacija

efikasna

komunikacija

Komunikacija koja troši manje vremena i resursa.

efektivna

komunikacija

To je komunikacija kod koje je primljena informacija ili poruka

identična ili vrlo slična odaslanoj.

Izvor podataka; Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska

knjiga, Zagreb, 2008. str; 573.

Efikasna i efektivna komunikacija nije isto, u oba slučaja dolazi do prijenosa komunikacije ali ipak

možemo reći da ako je komunikacija efektivna ne mora značiti da je ujedno i efikasna.

Pod efektivnom komunikacijom smatramo da je informacija samo prenesena identično ili vrlo slično,

dok efikasna podrazumijeva prijenos komunikacije sa najmanje utrošenog vremena ili resursa.

Prilikom komunikacije odnosno prijenosa informacije jako je bitno da informacija bude potpuna,

pravovremena i pouzdana što smatramo da zadovoljava efikasna a ne efektivna komunikacija.

„Neefikasne su komunikacije one koje stoje više nego što donose koristi, a neefektivne one

koje dovode do nerazumijevanja i pomutnje u organizacijama. “3

Kada se informacija prenese u vremenu koji ne ispunjava uvijete ili sa više utrošenim

resursima nego što je predviđeno govorimo o neefikasnoj komunikaciji.

Dok neefektivna komunikacija podrazumijeva prijenos informacije koja je nerazumljiva

osobama koji je trebaju izvršiti i sa tim izazivaju smetnje u komunikacijskim kanalima.

Te se postavljeni ciljevi i zadaci ne izvršavaju ili se pak izvrše nepotpuno.

2.1 Proces komunikacije

Proces komunikacije čini pet elemenata i pet procesa. Elementi komunikacijskog procesa su

pošiljatelj poruke, primatelj poruke, sama poruka, kanal komuniciranja i buke, odnosno

barijere pri komuniciranju, dok su procesi pri komuniciranju kodiranje, odašiljanje, primanje i

dekodiranje poruke te povratna veza kao što prikazuje slika 1;

3 Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska knjiga, Zagreb, 2008. str;

573.

5


slika 1; Proces komunikacije

Izvor slike; Sikavica, P., Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska knjiga,

Zagreb, 2008. str; 575.

Proces komunikacije počinje kada pošiljatelj želi prenijeti određenu informaciju (poruku,

ideju ili mišljenje) drugoj osobi to jest primatelju te informacije. Da bi se informacija

(poruka) mogla prenijeti pošiljatelju potrebno je prvo kodirati, dakle koju primatelj može

primiti i razumjeti te je potrebno uobličavanje u riječi (izraz lica, gesta, slike, simboli, znakovi

itd.). Nakon kodiranja slijedi odašiljanje te informacije kroz različite komunikacijske kanale

odnosno kroz medije (npr. fiksni telefon, elektronična pošta, mobilni telefon, pisma, sastanci

ili komunikacija licem u lice itd.). Kada primatelj primi informaciju mora je prvo dekodirat

(znači razumjeti) u onu formu koja je za nju smislena. Povratna veza je izuzetno bitna za

kanal komunikacije jer ona je dokaz da je primatelj razumio dobivenu poruku. U kanalu

komunikacije postoje smetnje (prepreke) iz okoline, u ovom slučaju to predstavlja buka. Ona

nastoji proces komunikacije ometati u svim njegovim elementima i procesima (npr. to su

fizičke smetnje poput iznenadnog telefonskog poziva ili poziva, buka sa ulice, izgubljene

pošte, prekida telefonske veze ili elektronička pošta zaražena virusom itd.).

pošiljatelj

kanal komunikacije

kodiranjeodašiljanje

primanjedekodiranje

primateljporuka

Buka

6


2.2. Vrste komunikacije

Komunikaciju možemo podijeliti s obzirom na kanale kojim se prenose, smjer komunikacije,

njihovu formalnost te strukturu.

2.2.1. Kanali komuniciranja

Njih dijelimo na usmenu komunikaciju, neverbalnu i pisanu. Usmena komunikacija je

komunikacija u kojoj se rabe riječi (prezentacije, govori, razgovori, diskusije, razgovor licem

u lice, sastanci, telefonski i mobilni razgovori i slično). Neke od prednosti je to da su brze,

fleksibilne, omogućuju uspješno komuniciranje i onima koji nisu vješti u pisanom izričaju, ne

zahtijevaju veliku pripremu te ih se ne može ignorirati. Kao nedostatke izdvajamo to da buka

remeti komunikaciju i da nemaju trajnog zapisa. Također postoje suvremeni oblici

komunikacije, to su npr. glasovna pošta tj. glasovne poruke (slanje i primanje elektroničkih

poruka putem telefonskih veza).

Neverbalna komunikacija je komunikacija u kojoj se ne rabe riječi, ona uključuje boju glasa,

govor tijela (izraz lica, kontakt očima, fizički kontakt, držanje i geste).

Kod pisane komunikacije se rabe pisane riječi kao što su pisma, izvještaji i organizacijska

glasila. Prednosti su mogućnost odašiljanja poruke većem broju primatelja, preciznije

informacije te imaju manje nesporazuma. Jedan od nedostataka pisane komunikacije da

iziskuje mnogo vremena pri sastavljanju te informacije.

2.2.2. Smjer komunikacija u organizacijama

S obzirom na smjer, komunikaciju u organizaciji dijelimo na vertikalne, horizontalne i

dijagonalne.

Vertikalne komunikacije su one koje se rabe između podređenih i nadređenih te se dijele na

komunikaciju prema gore koja se odvija od podređenih ka nadređenima te obično uključuje

sugestije, ideje, upite, zamolbe, pritužbe i slično. Ona ovisi o organizacijskoj kulturi, nju

karakterizira povjerenje, poštivanje participativno odlučivanje i ovlašćivanja. Te imamo

komunikaciju prema dolje koja se kreće od nadređenih ka podređenim. Njihova se uspješnost

ogleda u povratnoj informaciji koja pokazuje uspješnost provedene komunikacije.

Horizontalna komunikacija se još naziva i lateralna. To su komunikacije koje se odvijaju

između kolega i suradnika na istoj organizacijskoj razini.

Dijagonalne komunikacije su komunikacije između zaposlenika različitih organizacijskih

razina i područja rada.

7


2.2.3. Formalnost komunikacija u organizacijama

Kao što imamo podjelu komunikacije prema kanalu i smjeru tako imamo i podjelu prema

formalnosti što ćemo obraditi u nastavku. Karakteristike formalne i neformalne komunikacije

prikazane su u tablici broj 2.

Tablica broj 2: Karakteristike formalnih i neformalnih komunikacijskih kanala4

Formalni komunikacijski kanali Neformalni komunikacijski kanali

- autorizirani, planirani i regulirani od

stane organizacije

- odražavaju formalnu organizacijsku

strukturu

- određuju tko je odgovoran za širenje

informacija i tko su odgovarajući

primatelji informacija vezanih uz

posao

- može ih preinačiti organizacija

- umjerene do znatne posljedice u

slučaju njihova ignoriranja

- razvijaju se kroz interpersonalne

aktivnosti članova organizacije

- ne određuje ih organizacija

- mogu biti kratkoročni i dugoročni

- češće su lateralni nego vertikalni

- informacije mogu kolati jako brzo

- koristi se i za odašiljanje informacija

vezanih uz posao i onih koje nisu

povezane s poslom


Zagreb, 2008. str; 582.

Formalne komunikacije vezane su uz ostvarivanje organizacijskih ciljeva te se najčešće

prikazuju organigramima da bi jasno bili prikazani formalni putovi kojima kolaju informacije.

Neformalne komunikacije se šire cijelom organizacijom te za razliku od formalnih one ne

slijede organizacijske strukture već privatne odnose između pripadnika organizacije.

Najčešće se koriste kada nismo dovoljno opskrbljeni informacijama kroz formalnu

organizacijski komunikaciju.

4 Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska knjiga, Zagreb, 2008. str; 582.

8


2.2.4 Struktura komunikacija

Može se nazvati još i mrežom komuniciranja ( commmunication network ) smatramo je

strukturom putem kojeg pojedinci odnosno članovi grupa komuniciraju. Postoji pet osnovnih

vrsta komunikacijskih mreža koje ćemo pokazati u slici broj 2.

Slika broj 2: Vrste struktura komuniciranja


Zagreb, 2008. str; 583.

Iz slike vidimo da imamo 5 vrsta komuniciranja s obzirom na strukturu. Prva je struktura

kotača koju smatramo najcentraliziranijom komunikacijskom strukturom jer sve informacije

šalje i prima jedna, središnja osoba a to je najčešće vođa grupe. Zatim slijedi struktura slova y,

koja je manje centralizirana jer su u sredini dvije osobe, sljedeća je struktura lanca u kojoj

komunikacija slijedi formalni lanac naređivanja koji omogućuje ravnomjerniji protok

informacija, no i dalje osobe na krajevima struktura komuniciraju samo sa jednom osobom.

Četvrta po redu je struktura kruga u kojoj informacije kolaju ravnomjerno te svaka osoba

komunicira sa svije osobe. Zadnja je struktura zvijezde koja je za razliku od strukture kotača

najdecentraliziranija i omogućuje slobodan protok informacija među svim članovima

komunikacijske strukture. Kod takve strukture vođa nema veću informacijsku moć od ostalih

njezinih članova.

3

54

2

1

4

1

5

3

2

54321

5

1

4

3

2 2

31

45

kotač y lanac

krug zvijezda

9


2.3 Prepreke pri komuniciranju i način njihova prevladavanja

Prepreke u komuniciranju su mikro prepreke odnosno prepreke na razini pojedinca, te makro

prepreke koje se još nazivaju prepreke na razini organizacije.

„Mikro prepreke posljedica su individualnih karakteristika i ponašanja pojedinaca u

situacijama u kojim se nalazi. “ 5

Mikro prepreke možemo podijeliti na prepreke od strane pojedinca, i prepreke od strane

organizacije.

„Neke od vrsta prepreka na razini pojedinca su;

- loše strukturirana poruka,

- nekonzistentnost odaslane poruke,

- nedostatak vjerodostojnosti,

- filtriranje informacija loše vještine slušanja,

- semantički problemi,

- emocije, predrasude, i

- različite percepcije. “ 6

Do prepreka na razini pojedinca može doći zbog lošeg sadržaja poruke, neusklađenost nekih

dijelova poruke, u slučaju kada primatelj nema povjerenja u pošiljatelja poruke zbog sumnje

na neistinu informacije i nepouzdanost pošiljatelja, te u slučaju kada pošiljatelj ne želi

podijeliti saznanje te neke informacije sa primateljem, zbog previše pričanja ili neaktivnog

slušanja.

„Prepreke na razini organizacije su;

- efektivnost komunikacijskih kanala,

- preopterećenost informacija,

- razlike u statusu i moći pojedinca koji komuniciraju,

- stalna potreba za novim i sve kompleksnijim znanjima i informacijama,

- buka pri komuniciranju,

- jezične i kulturne razlike. “7

5 Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska knjiga, Zagreb, 2008. str: 585. 6 Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska knjiga, Zagreb, 2008. str: 585.

7 Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska knjiga, Zagreb, 2008. str: 586.

10


Do prepreka na razini organizacije može doći zbog npr. lošeg odabira kanala, u slučaju kada

primatelj primi više informacija nego što vremenski može procesuirati, u slučaju kada

nadređeni nisu otvoreni na sugestije podređeni, nemogućnost zaposlenika da otvoreno

pristupe o svojim idejama menadžerima viših razina i slično.

Da bi se prevladale navedene prepreke pojedinci organizacije imaju niz načina koje mogu

poduzeti koje dijelimo na individualnoj razini te na organizacijskoj razini.

„Na individualnoj razini tu su;

- vještina slušanja,

- svjesnost da riječ imaju različito značenje za različite ljude odnosno

pojednostavljivanje jezika poruke.

- poticanje dvosmjerne komunikacije odnosno korištenje povratne komunikacije,

- usporedno slanje poruka putem više kanala komuniciranja,

- uzimanje u obzir pošiljateljeva odnosno primateljeva gledanja na stvari. “8

„Rješavanje prepreka na organizacijskoj razini kroz;

- poticanje otvorenoga komuniciranja i povjerenja pri komuniciranju

- stalno praćenje za primanja i razumijevanja odaslanih informacija, odnosno traženje

povratnih informacija tj. poticanje povratne veze

- reguliranje toka, odnosno količine poslanih / primljenih informacija

- razvijanje raznoliki formalnih kanala komuniciranja,

- poznavanje prigodnosti pojedinih kanala komuniciranja.“ 9

8 Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska knjiga, Zagreb, 2008. str: 587. 9 Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska knjiga, Zagreb, 2008. str: 588.

11


3. Zaključak

Prilikom izrade ovoga seminarskoga rada došli smo do zaključka da komunikacija izuzetno

bitna za poduzeće, za njegovu uspješnost, konkurentsku prednost te za cjelokupno poslovanje

poduzeća.

Uspješnost današnjih poduzeća se temelji prvenstveno na dobroj komunikaciji svih članova u

poduzeću.

Menadžer je zadužen da stvori pozitivnu radnu atmosferu u poduzeću za inovacije i

motiviranost zaposlenika.

Komunikaciju čine skupine ljudi koje rade na zajedničkim projektima ciljevima vizijama, te

ih teže ostvariti, tako što rade zajedno u skupinama, npr. formalnim grupama ili neformalnim

grupama.

Komunikacija je usko povezana sa organizacijom jer je organizacijsko poslovanje temeljeno

na međusobnoj komunikaciji svih članova, a također i svih vanjskih suradnika koji su

direktno ili indirektno povezani sa izvršavanjem cilja određene organizacije.

Uspješno provedena komunikacija i organizacija u poduzeću stvara dobru radnu atmosferu,

uspješnost u ispunjenu određenih zadataka također i ciljeva, stvara konkurentsku prednost i

dobit. 70% radnih sati provodimo komunicirajući.

12


Literatura:

Knjige;

1. Dr. Emin Mešić; Odnosi s javnošću -script u Prijedoru 2011.

2. Sikavica, P.,Bahtijarević-Šiber, F., Pološki Vokić, N.: Temelji menadžmenta, školska

knjiga, Zagreb, 2008.

3. Fox, R.; Poslovna komunikacija, Hrvatska sveučilišna naknada, Zagreb, 2001

4. Internet stranice Internet stranice.

13

seminarski rad komunikacija

Documents