seminarski rad upravljanje dokumentima

Seminarski rad – Sistemi za upravljanje dokumentima u obrazovanju

Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u BeograduSpecijalističke studije

Smer: Elektronsko poslovanje

Predmet: Internet i obrazovanje

Seminarski rad

Sistemi za upravljanje dokumentima u obrazovanju

Student: Slavica Štrbac, dipl.ingBroj indeksa 39/03


SADRŽAJ

UVOD.........................................................................................................................................31. Potreba i prednosti savremenih rešenja.......................................................................4

1.1 Prednosti savremenih rešenja......................................................................................51.2 Proces prelaska............................................................................................................5

2. EDMS...............................................................................................................................72.1 Karakteristike EDMS..................................................................................................7

2.1.1 Dokumenti i verzije dokumenata............................................................................82.1.2 Metapodaci i životni ciklus dokumenata................................................................92.1.3 Pretraga/Prikaz, Verzioniziranje i Dodela prava..................................................102.1.4 Arhiviranje............................................................................................................112.1.5 Reviziona sigurnost digitalne arhivske dokumentacije.........................................11

2.2 EDMS software.........................................................................................................122.2.1 Učitavanje dokumenata – samoopisujući dokument.............................................122.2.2 Elektronski dokument sa digitalnim potpisom.....................................................132.2.3 Elektronski dokument visokog kvaliteta...............................................................132.2.4 Prepoznavanje dokumenata..................................................................................14

HCR (Handprint Caracter Recongnution)...................................................................................................14OMR (Optical Mark Recognition)..............................................................................................................14MICR (Magnetic Ink Character Recognition)............................................................................................14ICR (Intelligent Caracter Recognition).......................................................................................................14Obrada slike................................................................................................................................................15VR (Voice Recognition).............................................................................................................................15

3. Relacije EDMS sa okolinom.........................................................................................164. Softverske platforme.....................................................................................................19

4.1 eFIRST......................................................................................................................194.2 eOffice......................................................................................................................204.3 Kofax Capture..........................................................................................................214.4 Therefore...................................................................................................................224.5 Microsoft ECM.........................................................................................................23

5. Primer realizacije u okviru visoke škole.....................................................................265.1 Postupak za opis sadržaja rešenja.............................................................................275.2 Definisanje zaštitinih mera.......................................................................................295.3 Predlog rešenja..........................................................................................................30

5.3.1 Eldok Web............................................................................................................305.3.2 Spider.NET...........................................................................................................32

Umesto zaključka....................................................................................................................33Literatura................................................................................................................................35Prilog br 1................................................................................................................................36


UVOD

Savremena poslovanja, koja su neminovnost današnjice podrazumevaju jedan sasvim novi način pristupa, kako funkcionisanju same organizacije, tako i odnosu prema pređašnjim aktivnostima. Tu, pre svega mislim na potrebu „vraćanja“ na pojedine odrađene faze, kao i iskustva koja su prikupljana tokom prethodnih perioda.

Uticaj trenutnih dešavanja, poznatijih kao „svetska ekonomska kriza“, takođe bacaju jedno novo svetlo na poslovanje, namećući neophodnost preispitivanja svake odrađene, trenutno aktuelne, ili buduće faze. Kompletiranje svih oblika i vrsta dokumenata, kao i načina arhiviranja istih postaje savremena potreba svake ozbiljne organizacije. Papirne forme dokumenata se polako prevazilaze, iz poznatih razloga vezanih za probleme skladištenja, a kasnije i za ponovnu (ne)mogućnost upotrebe.

Teško je obezbediti korišćenje elektronskih dokumenata u budućnosti, ako se već u sadašnjosti ne obezbede efektivni i efikasni uslovi za to. Pozitivan ishod se dobija samo ako se obezbedi saradnja više profesija: poslovnih menadžera, arhivista, informatičara, programera, predstavnika IT industrije, pravnika i dr. Saradnja mora biti komplementarna, nikako rivalska.

Sagledavajući potencijalne probleme u oblasti obrazovanja, učinilo mi se veoma ozbiljno pitanje odnosa prema postojećim dokumentima, i pre svega ozbiljnosti pristupa ovom problemu. Iz tog razloga je pokušano u okviru ovog rada da se malo jasnije predstavi mogućnost digitalnog arhiviranja već postojećih dokumenata, kroz sledeća poglavlja:

1. Potreba i prednosti savremenih rešenja - razmatra polazne osnove preimene novog, savremenog rešenja.

2. II poglavlje se odnosi na EDMS (Electronic Document Management System), prikazujući sve karakteristike ovog sistema.

3. III poglavlje se odnosi na relacije sistema za elektronsko upravljanje dokumentima sa okolinom , način funkcionisanja u oblasti obrazovanja.

4. IV poglavlje se odnosi na softverske platforme koje bi bilo moguće primeniti, i pregled nekih ponuđenih rešenja koja se pojavljuju na tržištu.

5. V poglavlje se odnosi na specifičnosti primene u visokoškolskoj ustanovi, raurađeno kroz korake.

6. Zaključak je lično mišljenje o potrebi i mogućnosti primene.

Prilog podrazumeva neka od rešenja, sa originalnim specifikacijama proizvođača.

.


1. Potreba i prednosti savremenih rešenja

Jedna od brojnih mogućnosti unapređenja procesa obrazovanja je povezivanje sa ostalim segmentima društva kroz stalnu primenu savremenih i kvalitetnijih rešenja poslovanja. Uvođenje EDMS (Electronic Document Management System) sistema je jedan od načina bržeg i kvalitetnijeg usaglašavanja novog načina poslovanja sa postojećim.

Tehnološki razvoj u ma kojoj oblasti ljudskog delovanja je u neposrednoj interakciji sa razvojem svih procesa u oblasti obrazovanja. Iz tog razloga, modernizacija ove oblasti podrazumeva da se, kao i ostale uslužne delatnosti, potpuno okrene tržišnim uslovima koji zahtevaju i novi pristup organizaciji. Razvoj informacionih i komunikacionih tehnologija podrazumeva povećanje ekonomskog potencijala a samim tim dovodi do potrebe podizanja nivoa obrazovanja na viši nivo. Implementacija savremenih informatičkih rešenja u sistem obrazovanja predstavlja osnov za napredovanje drugih oblasti poslovanja i temelj modernizaciji kao odgovor na brojne zahteve tržišnog poslovanja. Shodno tome, unapređenje poslovnih procesa zahteva i unapređenje organizacije, što se može postići uvođenjem sistema za upravljanje dokumentima.

Polazni principi koje je potrebno ispuniti prilikom prelaska na novi sistem organizacije, a tiču se podataka i informacija, podrazumevaju upravljanje informacijama, sigurnost informacija i podataka, transparentnost tokova podataka kao i kontrolu podataka i dokumenata.

Dokument kao forma podrazumeva skup međusobno povezanih informacija koje se procesiraju kao celina. Svaka informacija u okviru dokumenta se može izdvojiti i prepoznati kao deo strukture dokumenta. Poslovanje u skladu sa ovakvim polaznim principima između ostalog omogućuje i

tržišnu orjentisanost obrazovnih ustanova, mogućnost kontrole od strane komisija zaduženih za kontrolu kvaliteta, mogućnost kontrole od strane resornog ministarstva,

što je veoma bitno u novim procesima pokrenutim ka osavremenjavanju obrazovne delatnosti.

Sistemi upravljanja dokumentima treba da omoguće unošenje, uređivanje, skladištenje i ponovno pronalaženje dokumenata na pojedinačnim nivoima, ukoliko ih školska ustanova podrazumeva, a samim tim i na nivou celokupne ustanove. Uvođenje ovakvog sistema nije samo tehnički zahtev, već pre svega strateški i organizacioni jer sadržaji i dokumenti predstavljaju strateški resurs koji je potrebno analizirati i vrlo verovatno optimizovati. Iz tog razloga potrebno je u organizaciji poslovanja školske ustanove implementirati nova tehnološka rešenja koja obezbeđuju:

integraciju i upravljanje dokumentima kroz automatizaciju poslovnih procesa, kreiranje i upravljanje sadržajima na Web portalu i digitalizaciju papirnih dokumenata.


1.1 Prednosti savremenih rešenja

Svaka organizacija podrazumeva u svom radu veliki broj dokumenata koji se nalaze u različitim formatima, i vrlo verovatno, prostorno na različitim mestima. Ustanove obrazovanja kao javne institucije imaju zakonsku obavezu vođenja i arhiviranja raznorodnih dokumenata koji su vezani kako za nastavni proces tako i za funkcionisanje same ustanove. Formati koji su najčešće zastupljeni su papirna dokumentacija koju u visokoškolskim ustanovama uglavnom čine dosijei studenata, zatim različiti ugovori, odluke, preporuke, pošta u papirnom obliku, projektna dokumentacija i sl. Osim ovih formata mogu se javiti i elektronski formati različitih dokumenata, kao i zvučni ili video zapisi i sl. Veliki broj dokumenata iz različitih segmenata poslovanja jedne obrazovne ustanove zahteva jasno definisane procese sortiranja dokumenata, njihovo arhiviranje, kao i distribuciju dokumenata u celini ili delimično, a u zavisnosti od trenutnih potreba. U definisanju organizacije dokumenata neophodno je ispoštovati i zakonom definisane rokove u kojima se čuvaju dokumenta.

Veliki broj nesortiranih dokumenata dovodi do veće verovatnoće pojavljivanja grešaka u radu koje su posledica:

utroška vremena na pronalaženju odgovarajućeg dokumenta, mogućnosti rada sa pogrešnom verzijom (ukoliko ih ima više), mogućnosti donošenja pogrešnih odluka (ukoliko nije dostupna odgovarajuća informacija) i sl.

Vrlo često se dešava da dokumentacija koja se skladišti u elektronskom obliku nema odgovarajuće veze sa već postojećim dokumentima, što opet stvara neracionalnu strukturu resursa. Najčešći razlog za ovakvu situaciju je što se od nekog trenutka počinju uvoditi novi, elektronski dokumenti koji nemaju adekvatne veze sa prethodno pohranjenim dokumentima.

Jedan od vodećih razloga implementacije savremenih informatičkih rešenja sadržan je u racionalizaciji fizičkog prostora u kome se skladišti dokumentacija neelektronskog formata. Naime papirna dokumentacija je karakteristična po tome što zahteva određene uslove skladištenja koji podrazumevaju odgovarajuća fizička svojstva prostorije za skladištenje (temperatura, vlažnost, osvetljenje, pristupačnost, i sl). Kvalitetna i efikasna organizacija dokumenata obezbeđuje lako i brzo pronalaženje dokumenta svim učesnicima (u visokoškolskim ustanovama se misli na: studente, administratore, nastavno osoblje, rukovodstvo …) koji imaju potrebu za informacijom u tom dokumentu. Efikasnost, preciznost, ekonomičnost, transparentnost su samo neke od brojnih karakteristika koje će papirnu dokumentaciju zameniti dokumentima u elekronskoj formi [1].

1.2 Proces prelaska

Životni ciklus dokumenata podrazumeva:

kreiranje,

pregled,

obradu,


odobrenje,

publikovanje,

distribuciju,

ariviranje.

U procesu prevođenja dokumenta u elektronski oblik pridružuje mu se tzv. marker (markup). Njegova uloga je opisivanje kodova koji se dodaju elektronski pripremljenom dokumentu u cilju definisanja njegove strukture ili formata u kome treba da se prikaže.

Upravljanje dokumentima podrazumeva niz operacija sa dokumentima koji bi mogli da budu očekivani tokom nekih poslovnih procesa u nekoj organizaciji. Najčešće se očekuje rad kroz sledeće korake:

arhiviranje dokumenata,

kategorizacija – razvrstavanje dokumenata,

traženje i ponovno korišćenje dokumenata,

izmena, kopiranje i provera statusa dokumenata,

zaštita dokumenata u korišćenju,

pretraživanje tekstova u dokumentima,

automatska konverzija dokumenata, i sl.


2. EDMS

2.1 Karakteristike EDMS

Elektronsko poslovanje, elektronski dokumenti i arhive, sistemi elektronskog upravljanja dokumentima su postali naša stvarnost i svakodnevnica.

Osnovna postavka koja vrši iniciranje uvođenja bilo kakvih inovacija u poslovne procese je povećanje produktivnosti i/ili smanjenje troškova. Pretvaranje dokumenata u toku poslovnog procesa u sredstva za rad ubrzava sam proces i olakšava optimizaciju svakog procesa.

Prednosti digitalnog arhiviranja se mogu sažeti u dve tačke: troškovi i sigurnost. Kroz rad sa dokument menadžment sistemima se enormno povećava radna efektivnost i smanjuju materijalni troškovi.

Upravljanje dokumentima u stvari podrazumeva uspostavljanje pravila i procedura za rukovanje dokumentima u toku njihovog životnog ciklusa, koji se sastoji od:

inicijalizacije, pripreme, uspostavljanja (establishment), korišćenja, revizije, povlačenja i uklanjanja.

Uvođenjem EDMS u poslovni proces vrši se unapređenje produktivnosti time što se smanjuje vreme potrebno za obradu a istovremeno se pažnja usmerava na ključne i konkretne poslove; unapređuje se odnos sa klijentima i vrši se unapređenje kvaliteta.

Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima su veoma kompleksni i ponuda hardverskih i softverskih komponenti koje ulaze u njihov sastav je veoma velika, i svakim danom se ova situacija menja. Najbitnije je da pojedinačna funkcionalnost izabranih komponenti i ukupna funkcionalnost sistema ispunjava sve propisane standarde i norme ( tehnološke i zakonske ).

Electronic Document Management System (EDMS) podrazumeva hardver, softver i proceduru rada koji omogućavaju:

prevođenje dokumenata uključenih u poslovne procese u elektronsku formu po potrebi, sigurno skladištenje uz mogućnost pravljenja sigurnosnih kopija, brzo i jednostavno pronalaženje podataka u bazi arhive, laku razmenu među učesnicima u poslovnom procesu, kao i njihovo štampanje po potrebi [1].


2.1.1 Dokumenti i verzije dokumenata

Prilikom nastanka dokumenta u firmi ili njegovim ulaskom, dokument postaje materija koja živi, trpi proces promene/obrade, postaje deo sistema. Svu tu dokumentaciju nazivamo ulazna dokumentacija.

Oblici u kojima se pojavljuje ulazna dokumentacija su prikazana i na slici br.1.

Slika br. 1. Prikaz algoritma puta dokumenata od ulaza do arhive [6]

Ulazni dokument firme je ulazni dokument sistema za upravljanje elektronskom dokumentacijom firme u digitalizovanoj formi.

Funkcionisanje veza između dokumenata je najbitnija relacija u tokovima upravljanja. Za razliku od aktivnih veza koje upućuju jedne dokumente na druge, prilikom upravljanja dokumentom, odnosno verzijom dokumenta, te veze nisu dozvoljene jer bi mogle menjati sadržaj dokumenta koji je pod kontrolom sistema za upravljanje.

Prilikom formiranja nove verzije dokumenta, potrebno je definisati kriterijume. Najčešće se pojavljuju dve vrste izmena:

izmena informacija,

izmena vizuelne promene informacija.


Kod ovih drugih izmena nije potrebna inicijalizacija nove verzije dokumenta.

Verzija dokumenta može biti formirana u različite svrhe.Svaka verzija se deklariše kao važeća od određenog trenutka i u toku određenog vremenskog perioda. Važenje verzija dokumenta može se organizovati kao sekvencijalno ili kao konkurentno. U prvom slučaju, poslednja verzija je jedina operativna, dok kod konkurentnih moguće da istovremeno više verzija budu operativne. Važenje pojedinih verzija se eksplicitno određuje. Na slici 2 je prikazana razlika verzija.

Slika 2. Sekvencijalna i konkurentna organizacija verzija

2.1.2 Metapodaci i životni ciklus dokumenata

Pojedinačni dokument predstavlja elementarni oblik nosioca informacija u sistemima za upravljanje dokumentima, kome se mogu pridružiti dodatni delovi koji opisuju njegov sadržaj ili neke njegove karakteristike tzv. metapodaci. Metapodaci obezbeđuju autentičnost, pouzdanost, upotrebljivost i integritet tokom vremena i omogućavaju upravljanje informacijama i razumevanje, bez obzira da li su fizičke, analogne ili digitalne. I metapodacima treba upravljati, a upravljanje dokumentima uključuje i tu komponentu. Analogno rečenom, složeni dokumenti podrazumevaju kompoziciju više dokumenata različitih tipova. Svaka komponanta može biti rezultat različite softverske aplikacije, a metapodaci složenih dokumenata se ne pridružuju komponentama koje čine dokument, već celini.

Skupovi dokumenta poseduju sopstvene metapodatke, u kojima je opisana svrha dokumenata i skupova dokumenata.


Metapodaci vezani za dokument u okviru sistema za upravljanje dokumentima mogu imati različite izvore:

Životni ciklus dokumenta, Poslovni proces gde se dokument koristi kao nosilac informacije između

pojedinih aktivnosti, Rezultati poslovnog procesa, Opšta baza podataka o organizaciji u kojoj se odvija poslovni proces.

Dokument se može povezati sa velikim brojem metapodataka čiji obim i pojavljivanje zavise od stanja u kome se dokument nalazi u okviru svog životnog ciklusa.

Inicijalizacija dokumenta – predstavlja početnu fazu životnog ciklusa i u kojoj se obezbeđuju podaci potrebni za kasniju pripremu dokumenta. Tu se ne podrazumeva priprema i utvrđivanje sadržaja dokumenta. Sastoji se od identifikacije i klasifikacije dokumenta (indeksiranje).

Pod indeksiranjem se podrazumeva definisanje opisnih kriterijuma jednog dokumenta od čega i zavisi upotrebna vrednost elektronske dokumentacije. Broj opisnih kriterijuma po dokument tipu je neograničen ali iskustvo pokazuje da je elektronska arhiva dobro organizovana ukoliko se ovaj broj po dokumentu kreće od 5 do 10 kriterijuma.

Identifikacija je namenjena jednoznačnom određivanju dokumenta. Jednoznačna identifikacija omogućuje precizno referenciranje na dokument. Potebno je da bude nezavisna od načina prezentacije i fizičke lokacije dokumenta da bi se dokument mogao prikazati kroz različite oblike: štampani primer, ekranski, mikrofilm, ili na različitim jezicima. U zavisnosti od alata obrade dokumenta, sam dokument različitim korisnicima može izgledati različito različitim korisnicima, i ne mora prezentovati sve informacije u svim slučajevima. Dokument dok prezentuje iste informacione sadržaje predstavlja isti dokument.

2.1.3 Pretraga/Prikaz, Verzioniziranje i Dodela prava

Pretraga, odnosno prikaz, predstavljaju proces rada sa/nad dokumentom. Predhodno se definišu prava rada korisnika nad dokumentom. Time su definisani i kriterijumi po kojima se vrši pretraga. Sama pretraga se obavlja u korisničkoj aplikaciji, pri čemu se prikazuje lista dokumenata ili sam dokument.

Shodno dodeljenim pravima, dokument se obrađuje. Svaka promena na dokumentu se beleži, kao i autor koji vrši promene, ukoliko su verzije odobrene. Dokument koji je pretrpio promene, postaje nova verzija “staroga” dokumenta i kao takav ide u arhivu, s tim da je korisniku uvek dostupan pregled verzija, istorija verzija datog dokumenta. Na taj način se sprečava bilo kakva manipulacija rada sa dokumentacijom i osigurava autentičnost dokumenta i njegove verzije.

Prava mogu takođe da budu na nivou jednog dokumenta, bilo da je on složen ili sam.

Shodno sledu koraka dokumentacije u okviru jedne firme, sistem elektronskog upravljanja dokumentima prati njen tok, tako da shodno postojećoj praksi, ulazna dokumenta mogu da stižu do odgovarajućeg nivoa (šefa odeljenja/službe) koji kasnije vrši preraspodelu po radnim jedinica i sl.


Bitno je znati, da korisnik ne mora da bude na svome radnom mestu da bi koristio svoje radno okruženje, već to može da učini logovanjem na bilo kojoj tački sistema. Prednost te funkcionalnosti je izražena u velikim radnim kompleksima, gde odlazak u svoju kancelariju zahteva i napor i vreme, kao i na mestima gde zaposleni tokom radnog vremena ima više različitih uloga.

2.1.4 Arhiviranje

Po završetku obrade i rada sa dokumentacijom, ona se odlaže u arhivu u obrađenom obliku. Dokumenta koja ulaze u sistem nakon indeksiranja su u svom izvornom obliku arhivirana, da bi potom bila ponovo arhivirana ukoliko su pretrpila promene, u obliku nove verzije. Ovim, svaki sledeći korisnik dobija poslednju verziju dokumenta, pozivom istog.

2.1.5 Reviziona sigurnost digitalne arhivske dokumentacije

Kroz fazu odlučivanja o uvođenju ICT tehnologija postoji mnoštvo pitanja koja zahtevaju pojašnjenje pre nego što se i stupi u konkretno planiranje projekta. Informacioni sistemi za digitalizovanje, arhiviranje i rad sa elektronskom dokumentacijom su kompleksni sistemi i njihova najbitnija osobina, kako za same korisnike tako i za službe koje vrše kontrolu poslovanja, je reviziona sigurnost arhivske građe.

Pod tim se podrazumeva nemogućnost manipulacije i promene dokumenta od trenutka njegovog importovanja ( digitalizovanja ) u sistem do momenta arhiviranja i naravno nemogućnost manipulacije već arhiviranim dokumentom. Reviziona sigurnost arhivske građe je moguća samo kroz obezbeđivanje revizione sigurnosti kompletnog procesa, aplikativnog softvera, hardverskih komponenti i medija za skladištenje.

Pored zakonskih regulativa koje postoje ili već ne postoje na nivou države, stručni savezi koji se bave ovom problematikom definisali su deset globalnih normativa koji moraju biti ispunjeni da bi arhiva bila reviziono sigurna i imala svoju pravnu snagu.

Svaki dokument mora da se u nepromenjenom obliku arhivira. Nijedan dokument ne sme da se izgubi na putu u arhivu ili u samoj arhivi. Svaki dokument mora da bude moguće pronaći i prikazati odgovarajućim

tehnikama. Tačno onaj dokument koji je tražen mora da bude i pronađen. Dokument ne sme da bude uništen dok ne istekne njegov predviđeni rok

čuvanja. Dokument mora u istovetnom izgledu i formi kako je arhiviran da bude

prikazan i odštampan. Dokument mora u prihvatljivom vremenskom roku da bude pronađen i

prikazan. Sve akcije u arhivi, koje prouzrukuju promene u organizaciji i strukturi iste,

moraju da se protokoliraju, jer ponovno vraćanje u staro stanje mora da bude moguće.

Elektronske arhive moraju tako da se urede, da bi se obezbedila migracija na nove platforme, medije, aplikativne softverske verzije i druge komponente bez gubitaka informacija.


Sistem mora da omogući korisniku da primeni sve važeće zakonske regulative kao i sve interne odredbe preduzeća o čuvanju, sigurnosti i zaštiti arhivske građe u predviđenom roku čuvanja.

2.2 EDMS software

Osnovne funkcije EDMS softvera su: učitavanje dokumenata (tekstualnih, grafičkih, hipertekstualnih i multimedijalnih); prepoznavanje putem različitih tehnologija kao što su: OCR (Optical Character Recognition), OMR (Optical Mark Recognition), ICR (Intelligent Caracter Recognition), VR (Voice Recognition), prevođenje skeniranih dokumenata u formu pogodnu za dalju digitalnu obradu; markiranje - dodeljivanje markera svakom dokumentu u odabranom sistemu oznaka, na osnovu kojeg može biti jednoznačno identifikovan; pretraživanje - pronalaženje dokumenta ili grupe dokumenata koji odgovaraju postavljenim zahtevima izraženim kroz upite po određenom kriterijumu.

Ove osnovne funkcije mogu biti proširivane u zavisnosti od tokova informacija u samoj ustanovi, ili u zavisnosti od potreba distribuiranja dokumenata unutar/van ustanove ka svojim bivšim, sadašnjim ili potencijalnim korisnicima (npr. potvrde o položenim ispitima i sl.), revizije ili arhiviranja.

2.2.1 Učitavanje dokumenata – samoopisujući dokument

Elektronski dokument je polazna osnova u razumevanju rada sistema elektronskog upravljanja dokumentima i elektronskih arhiva. Standard koji je uveden u svetu je elektronski dokument visokog kvaliteta. Elektronski dokument visokog kvaliteta predstavlja samoopisujući dokument - objekt koji pored stvarnog dokumenta u sebi sadrži kompletne informacije o dokumentu. Kompletan proces nastajanja, memorisanja, skup opisnih kriterijuma i referenci vezanih za dokument, kao i određeni algoritmi koji preko ček suma ispituju nepromenjenost dokumenta smešteni su u header komponenti dokumenta. Ove informacije vezane za dokument garantuju visoki stepen sigurnosti samog dokumenta i isključuju mogućnost manipulacije na samom dokumentu.

Samoopisujući dokumenti se sastoje iz proizvoljne sadržajne komponente (pojedinačnog objekta, container-a, liste itd.) i jedne header komponente povezane sa sadržajnom komponentom popunjenu samoopisujućim atributima. Samoopisujući dokument nosi sa sobom sve važne opisujuće podatke i moguće ga je proveriti na promenu. Header komponenta počinje po pravilu sa neutralnim opisom osobina i atributa koji mogu da se očekuju u njegovom sadržaju. Na ovom opisu se bazira samo objašnjavajući karakter dokumenata.

Podaci koji bi trebalo da se smeste u header dokumenta su:

Broj i redosled atributa, njihovih imena i formata,


Jedinstven broj dokumenta (Unique Identifier), koji sigurno obezbeđuje jedinstvenost i jednoznačnost dokumenta,

Datum i vreme nastanka dokumenta, Autor dokumenta, Pripadajući elektronski arhiv, Dokument tip sa svojim opisujućim kriterijumima, kome dokument pripada, Način izrade i reprodukcije dokumenta, Indeksni kriterijumi, koji identifikuju i opisuju dokument, Checksum, koji obezbeđuje kontrolu promene dokumenta.

Samoopisujući dokumenti mogu i u off-line situaciji da se obrade korektno.

Korišćenjem samoopisujućih dokumenata može da se osigura kreiranje i jedna dugoročna i reviziona sigurnost arhiviranih dokumenata. Samoopisujući dokumenti dozvoljavaju ponovno kreiranje sistema za upravljanje u slučaju problema sa istim.

Za samoopisujuće dokument objekte i arhitekture postoje različiti standardi kao DFR (Document Filing and Reatrieval - ISO 10166), SGML (ISO 8879), ODA (Open Document Architecture - ISO 8613), CORBA - objektni model i DMA – dokument model. Pojedini arhiv sistemi memorišu kompletno okruženje zajedno sa dokumentima i na taj način obezbeđuju samoopisujuću funkcionalnost [6]

2.2.2 Elektronski dokument sa digitalnim potpisom

Upotreba digitalnog potpisa daje elektronskom dokumentu dimenziju originalnosti i zakonom mu obezbeđuje dokazni karakter u pravnom procesu. Digitalni ili elektronski potpis direktno je vezan za vlasnika potpisa i potpisani dokument. On tehnički osigurava formu dokumenta u vidu binarnih znakova ali ne daje preciznu definiciju interpretacije sadrţaja. Tehnika elektronskog potpisa zasniva se na sistemu dvostrukog elektronskog ključa. On je neophodan za razmenu podataka u mreži kada su osobe koje u razmeni učestvuju nepoznate.

Zakon o elektronskom potpisu ne može ili samo delimično može da pokrije arhiviranje celokupne dokumentacije sa pravne strane. Elektronski potpis nije rešenje za elektronsko arhiviranje skenirane dokumentacije, digitalnih faks poruka, ...

2.2.3 Elektronski dokument visokog kvaliteta

Pojam elektronskog dokumenta visokog kvaliteta je uveden iz prepoznatih nedostataka elektronskog potpisa za normalne dokumente. Elektronski dokumenti visokog kvaliteta mogu da sadrže i elekronske dokumente sa digitalnim potpisom. Elektronski dokumenti visokog kvaliteta su samoopisujući dokument objekti, memorisani na WROM („write once read many“) optičkim medijima. Ovi dokumenti pored samog sadržaja nose sve samoopisujuće atribute sa sobom i osigurani su kroz „cheksum” algoritam od svih eventualnih promena. Karakter optičkih medija isključuje takođe mogućnost promene dokumenta. Iz arhive napravljene od elektronskih dokumenata visokog kvaliteta moguće je izvršiti recovery proces sistema za upravljanje arhivom (npr. baze podataka).

2.2.4 Prepoznavanje dokumenata


Tehnologije koje se mogu koristiti za prepoznavanje dokumenata zavise kako od tipa dokumenata, tako i od tržišnih uslova koje diktiraju ponuda i potražnja.

OCR - Optical caracter recognition

Optičko prepoznavanje karaktera je postupak koji skeneru omogućava da prepozna tekst pisan specijalnim oblikom slova. Pomoću optičkog prepoznavanja znakova, skenirani tekst se može izmeniti, formatirati i sačuvati u obliku teksta, a ne slike. Iako program za optičko prepoznavanje ne može da prepozna sve znakove, on ipak prepoznaje većinu, a ostatak markira, kako bi korisnik mogao da ih proveri.

HCR (Handprint Caracter Recongnution)

Ova vrste tehnologije vrši prepoznavanje i očitavanje rukom pisanog teksta.

OMR (Optical Mark Recognition)

Optičko prepoznavanje oznaka se koristi za prepoznavanje oznaka na standardizovanim testovima koji su bar jednom popunjavani. (Obrasci koji se koriste za ove testove se obično nazivaju "mehurasti" zato što korisnici popunjavaju kružiće.) Slični obrasci se koriste i za popunjavanje drugih upitnika i testova, recimo zdravstvenih kartona kod lekara ili korisničkih anketa. Kod OMR tehnologije sistem kod npr. skeniranja čita vrednost ili simbole ili oznake na za to unapred pripremljenom standardizovanom obliku dokumenata (prijave na fakultetama, ankete...). Kod OMR tehnologije prepoznavanje ima samo dve izlazne vrednosti a to su: ili je izabrano ili nije. Unutar konfiguracije radnih modela sistem se može prilagoditi na način, koji omogućava dodatnu analizu podataka (statistika) i ne samo indeksnu vrednost. Uglavnom se OMR upotrebljava za konzistentnu obradu podataka na osnovu standarda ili oblika, koje su usvojene unutar specifične organizacije. Kao primer OMR tehnologije može poslužiti bar kôd koji je najrašireniji oblik prepoznavanja identifikacionih podataka danas u upotrebi.

MICR (Magnetic Ink Character Recognition)

Koriste se u posebne svrhe kod povratnih dokumenata (dokumenata koji se vraćaju pošiljaocu popunjeni dodatnim informacijama) kakvi su na primer čekovi. Prilikom štampanja čekova, za štampanje broja čeka, broja banke, broja računa i iznosa čeka koristi se specijalno magnetno mastilo. Prilikom obrade čekova, ovi podaci se, pomoću specijalnih MICR skenera unose u računar, što uveliko ubrzava i olakšava obradu finansijskih dokumenata.

ICR (Intelligent Caracter Recognition)

ICR tehnologija je još u razvoju ali nudi, uz standardno očitavanje simbola, i očitavanje rukom pisanih tekstova.

Obrada slike

Kod obrade slike je u većini primera zamišljena digitalizacija klasičnog arhiva, kao transformacija iz digitalno-tekstualnog oblika ili zahvate podataka skeniranjem. Razlika je u tome, da je konverzija kod digitalnih podataka racionalnija jer kod


zahvata ulaznih podataka u oblik skeniranja dolazi do mnoštva prostorsko opterećujućih faktora (senke, nepotrebni podaci, rezolucija). Obrada slike jedan je od najraširenijih i najprihvatljivijih formata digitalizacije klasičnog arhiva, ali je zbog sve većih zahteva za boljim kvalitetom i prostorno opterećujuća.

VR (Voice Recognition)

Proteklih nekoliko godina počela se razvijati tehnologija za prepoznavanje govora i time automatizam konverzije iz audio formata u tekstualni oblik. Ovakva rešenja više spadaju u delokrug optimizacije poslovanja ali ne treba zanemariti učinak konverzije iz audio u tekstualni oblik, gde je vidna razlika u iskorišćenju prostora [7].


3. Relacije EDMS sa okolinom

Ako posmatramo sistem za upravljanje dokumentima u nekoj od obrazovnih ustanova ne možemo ga posmatrati bez međusobnog uticaja sa ostalim komponantama kako u sektoru obrazovanja, tako i u delu vezanom za primenu odgovarajućih pravila poslovanja.

Na sl. 3. je prikazan uprošćen sistem relacija okruženja EDMS.

Sektor obrazovanja bi u ovom slučaju predstavljao veze ustanove sa delom obrazovanja koji koristi sisteme za upravljanje dokumentima. Iz ovakvih veza bi mogla da se izvuče višestrana korist po pitanju razmene iskustava i primene npr. odgovarajućih standarada, a i stovremeno bi i pojednostavila procedure koje bi se ticale npr. bodovanja studenata i prelaska iz jedne u drugu ustanovu (što podrazumeva primena Bolonjske deklaracije za visoko-školske ustanove).

Ustanova podrazumeva obrazovnu jedinicu koja koristi EDMS.

Poslovni proces bi podrazumevao definisan model nastavnog procesa u okviru obrazovne jedinice sa svim elementima organizacije i realizacije pomenutog nasta-vnog procesa.

Aktivnosti bi se odnosile na konkretne korake izvršavanja pojedinih faza nastavnog procesa.

Informacije podrazumevaju znanje o objektima koji učestvuju u nastavnom procesu (nastavni i nenastavni kadrovi, studenti, programi, planovi,...).

Dokument predstavlja jedinicu informacije koja se može slati ili primati. Ovde je bitno da sistem može da podrži upravo one oblike dokumenata koji se javljaju u obrazovanju. Naravno, viši stepen obrazovanja će podrazumevati veću lepezu dokumenata, što ne znači da to treba zanemariti kada su u pitanju obrazovne jedinice koje se bave obrazovanjem nižeg stepena (osnovne škole, srednje škole).

Pošiljalac dokumenta bi bila nadležna osoba iz same institucije, ili definisan sistem slanja, s tim da se mora voditi računa o pravnim okvirima u kojima se izvodi ovaj korak.

Primalac dokumenta ima ulogu, osim što treba da evidentira prijem, da potvrdi pošiljaocu i da inicira obradu dokumenta u skladu sa definisanom procedurom. To bi praktično značilo, da ukoliko dokument zahteva neku dalju akciju, npr. izdavanje potvrde o položenim ispitima, nakon upita u bazi potrebno je inicirati odgovor a istovremeno i arhivirati zahtev, zajedno sa odgovorom.

Komunikaciona mreža podrazumeva medijum za komunikaciju koji se koristi za slanje, odnosno prijem dokumenata.

Standard podrazumeva definisani nivo kvaliteta na nacionalnom ili međunarodnom nivou za obavljanje aktivnosti u sistemu za upravljanje dokumentima. Jedan od korišćenih je ISO IEC 15489 standard koji definiše funkcionalne karakteristike EDMS.


Sl. 3. Relacije okruženja EDMS u sektoru obrazovanja [1]

ISO 15489 sastoji se iz 2 dela:


Deo 1: Opšti; Deo 2: Smernice [Tehnički izveštaj]

ISO 15489-1 precizira elemente upravljanja dokumentima i definiše rezultate i ishode koje treba postići. Primenjuje se na upravljanje dokumentima svih formata i na svim medijima nastalih ili primljenih tokom sprovođenja delatnosti javne ili privatne organizacije ili svakog pojedinca koji ima obavezu da stvara i čuva dokumenta.

ISO 15489-2 obezbeđuje metodologiju za primenu, korak po korak,i on je prvi u nizu profesionalnih standarda koji treba sveobuhvatno da regulišu oblast upravljanja dokumentima, kao i da omoguće novu zakonsku regulativu u ovoj oblasti, zasnovanu na novim vrednostima čuvanja i korišćenja dokumenata. Elektronsko okruženje, u kome se većina poslovnih delatnosti i transakcija danas odvija, primoralo je stručnjake iz domena arhivistike i upravljanja dokumentima da preispitaju i promene svoja tradicionalna uporišta u teoriji i praksi, zasnovanoj samo na papiru kao tradicionalnom nosaču informacija. Daje uputstva za utvrđivanje odgovornosti koje organizacije imaju prema dokumentima i politici, postupcima, sistemima i procesima koji se odnose na dokumenta. Daje uputstva za upravljanje dokumentima kao podršku okviru za kvalitet procesa radi usaglašenosti sa ISO 9001 i ISO 14001. Takođe, daje smernice za projektovanje i primenu sistema za upravljanje dokumentima, ali ne obuhvata upravljanje arhivskom građom u arhivskim ustanovama.

Pravni aspekti se odnose na primenu odgovarajućih zakona koji definišu sektor obrazovanja, kao i zakone koji se odnose na digitalno upravljanje dokumentima.


4. Softverske platforme

U zavisnosti od potreba i zahteva samog procesa upravljanja dokumentima zavisi i odabir rešenja za takav proces. Shodno napretku tehnologija rastu i zahtevi koji se odnose na sublimaciju nekih ili svih vrsta formata dokumenta sadržanih u jednom. Takođe se povećava složenost prilikom povezivanja sistema za upravljanje dokumentima sa drugim komponentama poslovnih informacionih sistema.

ECMS (enterprise content management system) je poslovni sistem za upravljanje sadržajima koji podrazumeva tehnologiju za unos (capture), upravljanje (manage), skladištenje (store), čuvanje (preserve) i isporuku (deliver) sadržaja i dokumenata koji su deo procesa u bilo kojoj organizaciji. ECMS sistem se primenjuje u oblastima: upravljanja dokumentima, upravljanja web sadržajima (web content management), upravljanja podacima, arhiviranja i skladištenja podataka (records management), upravljanja poslovnim procesima (workflow, biseness process management).

Kako EDMS funkcioniše u okviru ECMS, a radi što boljeg plasiranja na tržištu, proizvođači često pridružuju funkcije nekih drugih komponenata ECMS-a samom EDMS. Da bi uopšte mogli pričati o uporednoj analizi nekih ponuđenih komercijalnih rešenja, moramo izdvojiti neke bitne karakteristike koje će nam služiti za poređenje. To su pre svega:

unos (cap), arhiviranje (arc), upravljanje životnim ciklusom dokumenata (DMS), saradnja (Coll), skladištenje (Sto).

Osim ovih karakteristika poželjno je da se zadovolje i karakteristike kao što su: upravljanje poslovnim procesima (WF), digitalni potpisi, upravljanje web sadržajima i upravljanje podacima.

Trenutno na tržištu ima jako puno kompanija koje nude rešenja u oblasti EDMS-a kako na našem, tako i na svetskom tržištu. Ovde ćemo pomenuti samo par proizvođača i njihova rešenja koja nude u domenu sistema upravljanja elektronskim dokumentima.

4.1 eFIRST

Američka firma BancTec nudi kompletan sistem za skeniranje, obradu i arhiviranje dokumenata pod nazivom eFIRST capture (prilog br.1). Ovaj sistem nudi programsko rešenje za automatsko prikupljanje, razvrstavanje i distribuciju svih tipova papirnih i elektronskih dokumenata, uz minimalnu intervenciju operatera [8]. Osnovne usluge ovog rešenja su:

prikupljanje papirnih dokumenata, obrazaca, pisama, dopisa itd; upravljanje svim elektronskim podacima, e-mail porukama i slikama; interpretiranje ključnih informacija u svrhu automatskog razvrstavanja dokumenata;


nije potrebno dodatno podešavanje za obradu nestrukturiranih dokumenata ili dokumenata promenljivog izgleda; automatsko usmeravanje dokumenata i podataka u grupe u cilju distribucije.

eFIRST capture razvrstava svaki pojedini tip dokumenta u posebnu celinu prema odgovarajućim pravilima, izrazima i slikama. Nakon toga se izdvajaju svi relevantni podaci sadržani u dokumentu, na osnovu pravila obrade, definisanih za taj tip dokumenta. Gotovo bilo koji tip podatka može biti automatski izdvojen, uključujući mašinski štampan tekst (OCR), ručno pisani tekst (ICR), bar kodove, logotipe, potpise itd.

4.2 eOffice

Firma SRC sistemske integracije d.o.o. nudi sistem za upravljanje dokumentacijom, poznatiji pod komercijalnim imenom „eOffice“ ili kod nas kao „Origami” [9]. Ovaj sistem nudi rešenja koja omogućavaju (slika br. 4):

upravljanje zapisima (COLD – Computer Output to Laser Disk) za elektronsko preuzimanje, indeksiranje i trajno arhiviranje formatiranih računarskih izlaznih dokumenata (štampanih strana u elektronskom obliku); upravljanje dokumentima koje uključuje tehnološka rešenja koja omogućavaju pretraživanje, pristup, bezbednost i upravljanje dokumentima a koja se unose u sistem putem skeniranja elektronskih dokumenata napravljenih u aplikacijama za izradu elektronskih izveštaja; upravljanje radnim tokovima (Workfolow) – automatizaciju protoka dokumenata i informacija kroz radne procese, pri čemu mogu detaljno da se odrede radni postupci u odnosu na njihove učesnike i zadatke, kao i ulazne i izlazne vrednosti. Istovremeno sa automatizacijom procesa je omogućeno i kreiranje poslovnih pravila i strategija, koja uređuju tok rada, kao i nadzor i izveštavanje prilikom izvršavanja radnih zadataka; uobličavanje dokumenata (Imaging) koristi se za unos, čuvanje i upravljanje elektronskih slika do-kumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslati telefaksom ili elektronskom poštom; logička i fizička arhiva se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri čemu su meta-podaci o dokumentima arhivirani u logičkoj arhivi dok su sami dokumenti smešteni u fizičkoj arhivi, i uvek su dostupni u zavisnosti od privilegija koje su dodeljene korisnicima za pristup dokumentima.


Slika 4. Ponuda eOffice (Origami)

4.3 Kofax Capture

Firma Kofax nudi sistem Kofax capture (inicijalno nazvan Ascent Capture) kao potpunu platformu za skeniranje dokumenata i obrazaca, OCR / OMR nad skeniranim dokumentima, verifikaciju i predaju informacija i dokumenata u sastav za digitalno arhiviranje dokumenata (slika br.5). Osnovne karakteristike ovog rešenja bi bile:

pretvaranje papirnate dokumentacije u digitalne slike, zatim njihovo indeksiranje za čuvanje u sastavima za digitalno arhiviranje, upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, tačno izvlačenje teksta i podataka s obrazaca i upisivanje podataka u aplikacije za njihovu dalju obradu, kompatibilnost sa velikim brojem drugih tehničkih rešenja koje nudi ova firma kroz dodatno proširenje na udaljene lokacije koje su povezane s centralnom lokacijom putem Interneta, zatim rešenje za obradu obrazaca, i sl. [10]


Slika 5. Kofax Capture

4.4 Therefore

Firma Canon je jedna od najpoznatijih firmi koje proizvode kancelarijske uređaje, pa je sasvim logično proširenje delatnosti ka povezivanju uređaja iz sopstvene proizvodnje. Softversko rešenje koje ova firma nudi na polju elektronske obrade i arhiviranja dokumenata nosi naziv “Therefore” u cilju omogućavanja korisnicima da obrađuju informacije efikasno, ekonomično i bezbedno u delovima organizacije, ili na nivou organizacije. To znači da korisnici mogu da pristupe i koriste informacije koje su im potrebne za postizanje poslovnih ciljeva [11].

Ovaj softver je namenjen za:

Proces rada s dokumentima, Arhiviranje elektronske pošte, Paketno skeniranje, Bezbednost dokumenata, Automatsko prikupljanje izlaznih dokumenata iz informacionih sistema, Skladištenje na bezbednom mediju u slučaju otkaza sistem.

Velika prednost ovog rešenja se svodi na kompatibilnost sa velikim brojem veoma kvalitetnih kancelarijskih uređaja (skenera, štampača, multifunkcionalnih uređaja, kamera, fotoaparata i sl.), koji mogu olakšati obradu postojeće dokumentacije (slika br. 6).


Slika 6. Ponuda softverskog rešenja firme „Canon”

4.5 Microsoft ECM

Microsoft ECM rešenje obezbeđuje mogućnosti za upravljanje celim životnim ciklusom nestrukturiranog sadržaja, od kreiranja do isteka, na jednoj objedinjenoj platformi. Ove mogućnosti uključuju upravljanje dokumentima, zapisima, Web sadržajem i rešenjima obrazaca [12].Mogućnosti za upravljanje dokumentima u integrisanom ECM rešenju korporacije Microsoft mogu da pomognu organizacijama da usklade različit sadržaj iz više deoba datoteka i ličnih disk jedinica u centralno kontrolisanom spremištu sa usklađenom kategorizacijom. Integrisane mogućnosti pretraživanja mogu da pomognu ljudima da pronađu i dele ove informacije. IT organizacije takođe mogu da zaštite sadržaj u ovom centralno kontrolisanom spremištu od neovlašćenog pristupa.

Integrisane mogućnosti za saradnju kao što je automatizovani tok posla pomažu ljudima da bolje zajednički rade da bi organizovanije kreirali, redigovali i odobravali dokumente. Na taj način više ne moraju da se oslanjaju isključivo na e-poštu da bi delili dokumente. Zaposleni koji su u pokretu takođe mogu da koriste ove dokumente van mreže kada nisu povezani sa mrežom (slika 7).

Softverom Microsoft ECM se vrši upravljanje dokumentima, čime se dobija na: Uštedi vremena i lakoći ponovnog korišćenja informacije. Organizujovanje i

klasifikovanje sadržaja u objedinjenom spremištu dokumenata obezbeđuje dosledan metod za organizovanje, kategorizaciju, kretanje i brzu pretragu u potrazi za odgovarajućim informacijama.

Zaštititi osetljivih informacija. Zaštita dokumente se vrši pomoću integrisanog upravljanja pravima koje prati dokumente svuda. Prava korisničkog pristupa mogu se navesti za pojedinačne timove, a metapodaci se mogu ukloniti iz dokumenata pre konačnog objavljivanja.


Unapređenju kreiranja dokumenata za saradnju. Sa ugrađenim tokovima posla dokumenata može se započeti i pratiti procesi vezane za dokumenta i sarađivati na njima direktno iz programa za stone računare iz sistema Microsoft Office. Važna upozorenja i informacije o zadatku mogu da se prikazuju u dokumentu, osiguravajući da se koraci toka posla pravilno slede.

Slika 7. Ponuda Microsoft ECM softvera

Ovo rešenje nudi i upravljanje zapisima, čime se dobija na: Usaglašenosti sa pravnim propisima i regulativama. Omogućuje primenu

zadržavanja informacija, zaštitu i smernice za nadgledanje na poslovne zapise radi osiguranja zapisa pravilno zadržavaju.

Obezbeđivanje poslovnih i važnih zapise. Spremište sa poboljšanom bezbednošću osigurava da zapisi budu zaključani u konačnom stanju (slika 8).


Slika 8. Izgled zaljučavanja zahteva


5. Primer realizacije u okviru visoke škole

Svaka organizacija ima svojstvenu strukturu, koju treba sagledati veoma detaljno prilikom uvođenja sistema za elektronsko upravljanje dokumentima. Ukoliko pažnju usmerimo na ustanove koje se bave nekim vidom obrazovanje, veoma su velike razlike u pogledu strukture organizacije, koje se bave osnovnim, srednjim ili visokoškolskim nivoom. Ipak, svima je svojstvena osobina da se u procesu rada pojavljuje jako veliki broj karakterističnih dokumenata, koji se odnose na korisnike koji koriste usluge ovih ustanova (đaci, studenti).

Posmatrajući karakteristike dokumenata, veliki broj njih je potrebno samo pravilno pohraniti, kako bi mogli ponovo da se u nekom periodu pogledaju (molbe, žalbe, ugovori, i sl). Međutim, idući u korak sa dešavanjima u ovoj oblasti sasvim je realno očekivati da će se u vrlo skorom periodu zahtevati da se svakom dosijeu polaznika pridruže odgovarajući rezultati, ostvareni tokom školovanja. To se pre svega odnosi na visokoškolske ustanove, gde se može očekivati da u svakom dosijeu stoje ispitni testovi koje je kandidat polagao. To je samo još jedan razlog za aktivnije rešavanje problema pravilnog i optimizovanog upravljanja dokumentima.

Struktura jedne visokoškolske ustanove se sastoji od različitih funkcionalnih celina, sa različitim delokrugom poslova, tipa: studentske službe, pravno-finansijske službe, nastavno-naučnog veća i logističkog dela. Svaki od ovih celina ima karakteristične informacije, koje zahtevaju pravilno „ukrštanje“, radi što efikasnijeg poslovanja (slika 9).

Slika 9. Neke od veza u strukturi visokoobrazovne ustanove

Potrebno je na osnovu ranijih analiza tačno definisati zahteve koje sistem treba da podrži, u kom vremenskom roku, sa kakvim ovlašćenjma i nivoima zaštite, kao i tehničke karakteristike komponenti i sistema. One zavise od primene sistema i obima dokumentacije koja se obrađuje. Ovo je bitno iz razloga jer za istu komponentu sa drugim tehničkim karakteristikama razlika u ceni može biti značajna.


Cilj izrade i implementiranja aplikacije za upravljanje dokumentima u elektronskoj formi, koja podrazumeva uspostavljanje uređene centralne arhive svih dokumenata i upravljanje određenim radnim tokovima – postupcima koji se odnose na upravljanje tokovima finansijske dokumentacije (fakture i ugovori), upravljanje pravnim i kadrovskim postupcima i distribuciju ulazne pošte, koja će omogućiti elektronski obuhvat dokumenata, elektronsku distribuciju, potpuno praćenje definisanih radnih tokova vezanih za korisničke aspekte (studentska pitanja, prijave ispita, realizacija obaveza,...), procese verifikacije i kontrole dokumenata u skladu sa pravima svih učesnika – autorizovanih korisnika sistema, centralno arhiviranje i efikasno pretraživanje arhive dokumenata u elektronskom obliku. Pored toga, potrebno je da se omogući integraciju resursa, informacija, procesa rada i dokumentacije na svim lokacijama u jedinstven dokumentacioni sistem na nivou poslovnog sistema cele ustanove.

5.1 Postupak za opis sadržaja rešenja

Svaki proces se opisuje pomoću niza dokumenata na osnovu kojih je proces potpuno definisan uključujući i veze sa dokumentima ostalih procesa. Opis dokumenata bi mogao izgledati ovako:

1. Naziv dokumenta.2. Slika (nacrt, prikaz) dokumenta.3. Opis dokumenta.4. Potpis odgovornog lica i datum.

Definisanje odnosa postojećih dokumenata, njihovih oblika i načina prevođenja u digitalne funkcionalne oblike je veoma osetljiva tema, u kojoj se mora obratiti velika pažnja na verodostojnost i zaštitu podataka. Naime, u ovoj fazi prevođenja, potrebna je velika ozbiljnost i profesionalsnost, da se dokumenti ne bi pogršno svrstali, ili na neki drugi način obezvredili.

Prva faza realizacije zahteva definisanje sadržaja rešenja, i to kroz sledeće postupke:

Evidentiranje, klasifikacija, definisanje osnovnog registra (baze) dokumenata i predmeta. Pod ovim se podrazumeva uspostavljanje aktivne baze dokumenata iz poslovnog sistema. U bazu se unose dokumenti ili predmeti sa osnovnim skupom atributa koji ih karakterišu. Prilikom unosa osnovnih podataka o dokumentima, po definisanom automatizmu će svaki dokument dobiti identifikacionu oznaku. Aktivna zbirka dokumenata sadrži informacije o svim dokumentima koji se nalaze u sistemu. Informacije o dokumentima se čuvaju do isteka određenog roka (koji se parametarski definiše za svaku klasifikacionu grupu predmeta), a potom se prebacuju u arhivsku zbirku u kojoj se čuvaju određeno vreme (propisano za čuvanje date vrste dokumenata ili trajno). Ovaj korak se odnosi na evidentiranje registra dosijea svih dosadašnjih polaznika (studenata) škole.

Povezivanje dokumenata (u predmete, međusobne veze). Dokumenti mogu biti povezani u predmete ili fascikle. Pri tom se može jedan dokument povezati sa više dokumenata i biti svrstan u više predmeta, ako je to potrebno. Predmeti se posebno definišu i za njih se određuju određena poslovna pravila


koja se kasnije implementiraju na sve dokumente koji su u njih svrstani. Poseban oblik povezivanja dokumenata je i odnos dokument – verzija i dokument ili verzija – kontrolisana kopija. Predmeti (katalozi, dosijei) mogu da se povežu sa objektima iz poslovnog sistema i da se na taj način ostvare katalozi dokumenata koji mogu da se odnose na poslovnog partnera, proizvod, objekat, osnovno sredstvo, projekat ili neki događaj i sl.

Upotreba različitih šifarnika (države, poštanski brojevi, mesta, ključne reči, razni parcijalni šifarnici i sl.). Prilikom unosa osnovnih podataka o svakom pojedinačnom dokumentu, koriste se opšti šifarnici država, poštanskih brojeva naseljenih mesta, kao i ostali šifarnici tipova i vrste dokumenata, ključnih reči i sl.

Signiranje (označavanje) dokumenta/predmeta na određene nosioce saglasno signirnom planu. Signirni plan je skup ovlašćenih internih subjekata (organizacione jedinice, pojedini korisnici) koji su kompetentni za rad sa određenim predmetima/dokumentima. Ukoliko je neki dokument signiran, postavlja se određeni signirni znak i dokument se nalazi u zoni odgovornosti osoba odgovornih za dati signirni znak sve dok se ne kompletira određeni postupak ili predmet dodeli nekom drugom nosiocu. Signirni plan sadrži određene elemente autorizacije, jer dokumentu mogu pristupiti samo onih korisnici koji imaju dati signirni znak.

Modul za definisanje radnih tokova i poslovnih pravila. Implementacija radnih tokova i procedura (već definisanih u procesu standardizacije) – podrazumeva definisanje poslovnih pravila, sprovođenje i nadzor nad dokumentacionim tokovima – radnim procedurama. Ovo je aplikacija kojom se na osnovu definisanih poslovnih pravila uspostavljaju radni tokovi koji podrazumevaju definisanje putanje, faza, statusa u kojima se može naći neki predmet/dokument, zatim definisanje kontrolnih tačaka (verifikacija – ko, šta, kojom akcijom, kada) od početka pa do kraja ţivotnog ciklusa nekog radnog toka. Nakon definisanja radnog toka, projektna rešenja omogućavaju kompletno uspostavljanje tog toka, autorizaciju od strane definisanih korisnika i nadzor nad uspostavljenim tokom. Indeksni sadržaj svakog dokumenta/predmeta koji se definiše na ovaj način je „opšti“, odnosno ne sadrži ni jednu specifičnu veličinu koja se odnosi na poslovnu funkciju koja prati taj radni postupak.

Sistem za pretraživanje dokumenata. Postupak pretraživanja dokumenata u aktivnoj i arhivskoj bazi realizovati primenom mehanizma za postavljanje upita i filtera, kroz određene indeksne kataloge dokumenata, a na osnovu autorizacije korisnika (na bazi signirnog plana, stepena tajnosti dokumenta, korisničkih uloga i korisničkog profila).

Mogućnosti slanja i primanja dokumenata putem e-maila. Predviđeno je da se uvede mogućnost slanja dokumenata iz sistema putem e-maila, kao i prihvat dokumenata pristiglih istim putem i njihovo kontrolisano uključivanje u poslovne procese – predmete sistema.

Podrška u radu (centralne arhive) sa dokumentacijom koja nije u elektronskom obliku – lokacije originalnih dokumenata. Ovaj deo je naprosto neophodan, jer


se još uvek u velikom postotku zahtevaju originali dokumenata u papirnoj verziji.

Praćenje i evidencija događaja koji su se obavljali nad dokumentima (error, exception, event log, audit trail). U posebnoj bazi evidentirati sve događaje nad nekim dokumentom pri čemu se upisuje korisnik, vreme i kratak opis akcije nad dokumentom. Takođe u posebnoj bazi voditi error log u cilju što efikasnijeg utvrđivanja i otklanjanja eventualnih grešaka u radu sistema.

Poslovni partneri i kontakti. Prilikom evidentiranja određenih dokumenata (posebno ulazne pošte) potrebno je uneti i poslovnog partnera koji je poslao dokument, ili kome se šalje neki dokument. Za tu priliku koristiti poseban modul u koji će se unositi podaci o poslovnim partnerima, adresama i kontakt osobama. Potrebno je predvideti da ovaj modul omogućava određene funkcionalnosti pored evidencije poslovnih partnera i kontakata, tj.da bude omogućen i unos značajnih događaja za svaku kontakt osobu koja je zaposlena kod poslovnog partnera. Takođe da se kroz ovaj modul sprovede integracija sa poslovnim sistemom, koja podrazumeva preuzimanje podataka iz tabela poslovnih partnera (sa osnovnim inicijalnim podacima).

Ulazni računi i ugovori. Aplikacija omogućava ostvarivanje kompletne evidencije i praćenja svih ulaznih faktura od trenutka ulaska u sistem preduzeća, što podrazumeva njihovu evidenciju, skeniranje (ako su stigli u papirnom obliku), slanje u proces overe, evidenciju proizvoljnog broja nivoa overe, elektronsku distribuciju dokumenata od korisnika do korisnika saglasno njihovoj autorizaciji, kompletiranje računa sa ostalim dokumentima (dostavnice, zapisnici, knjiţna odobrenja, i sl.), slanje računa u računovodstvo, priprema za knjiženje računa u poslovnom sistemu (određena integracija sa poslovnim sistemom) arhiviranje u centralnoj arhivi. Takođe evidentirati i arhivirati sve ugovore sa poslovnim partnerima (kupcima i dobavljačima), povezivati fakture sa ugovorima i ostalim dokumentima koji su u korelaciji sa navedenim poslovnim procesima. Prilikom evidentiranja faktura i ugovora koristiti šifarnike poslovnih partnera iz poslovnog sistema.

5.2 Definisanje zaštitinih mera

Implementacija EDMS sistema podrazumeva bezbedan rad svih korisnika u skladu sa njihovom autorizacijom i sistemom zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa. Standardna implementacija zaštitne šeme je sledeća:

Svi zaposleni u organizacionoj jedinici mogu da vide sve predmete i dokumente koji su signirani na organizacionu jedinicu.

Nacrt dokumenta mogu da vide samo autori dokumenta. Nacrt dokumenta mogu da vide sve ovlašćene osobe – kad im prava dodeli

autor dokumenta. Svi mogu da ažuriraju samo dokumente čiji su autori ili su dobili posebno

ovlašćenje autora dokumenta. Svaki zaposleni vidi samo svoje dokumente. Svaki zaposleni ažurira samo svoje dokumente. Nadređeni vidi svoje dokumente i dokumente svojih podređenih.


Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente. Pored rukovodioca organizacione jedinice, sve dokumente podređenih mogu

da vide i ovlašćene osobe (koje nisu u signirnom planu – ali su dodatno ovlašćene).

Nadređeni moţe da ažurira svoje dokumente i dokumente svojih podređenih. Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente i ažurira sve

dokumente. Pored rukovodioca organizacione jedinice, dokumente podređenih mogu da

ažuriraju i ovlašćene osobe.

Ovakvom procedurom zaštite se obazbeđuju dokumenti od neovlašćenog menjanja, kao i sprečavanje bilo kakve zloupotrebe. Naime, svakome je prema svojim nadležnostima obezbeđen odgovarajući stepen odgovornosti, tako da ne može da se desi da studenti mogu uticati na pravne odluke, i sl.

Bez obzira na implementaciju modela zaštite, dokument može da se ažurira samo u određenim stanjima, koje zavisi pre svega od njegovog životnog ciklusa, odnosno poslovnih pravila.

5.3 Predlog rešenja

Nakon definisanja svih zahteva u zavisnosti od trenutnog stanja na tržištu softvera iz ove oblasti moguće je i odabrati najrealnije rešenje. Prilikom odabira rešenja mora se voditi računa o kompatibilnosti modula, kao i o mogućim budućim proširenjima sistema.

Najevtinija varijanta ne podrazumeva optimalno rešenja, pa je stoga odabir komponenti veoma bitan, naročito sa stanovišta postojeće opreme.

Vrlo interesantno rešenje, po mišljenju autora predlažu firma EI iz Niša i MFC iz Beograda. Naravno, uvek stoji na raspolaganju opcija „sam svoj majstor”, s obzorom da u većini visokoškolskih ustanova, postoji niz programerski obrazovanih stručnjaka, koji bi mogli predložiti originalno rešenje u skladu sa zahtevima.

5.3.1 Eldok Web

Visoka sigurnost sistema je obezbeđena zaštitom pristupa, tipovima korisnika, definisanjem prava pristupa, izmene ili vlasništva, kako nad pojedinačnim dokumentima, tako i vrstama dokumenata. Samo autorizovani administrator sistema ima pristup opcijama definisanja vrsta dokumenata, dinamičkih šifarnika, korisnika i njihovih prava pristupa sistemu. Prava korisnika se definišu na nivou vrste dokumenta (pristup, izmena, bez prava) i tipa korisnika (administratori i obični korisnici).

Slika 10. Ulazna maska Eldok Web-a

http://www.eierc.com/eieldok.htm#slika01


Podržan je direktan pregled u Web čitaču svih vrsta dokumenata koje on razume (slike svih formata, PDF dokumenti, itd.) i snimanje i otvaranje svih ostalih tipova dokumenata koji se ne mogu direktno interpretirati (Word, Corel, itd.). [13]

Nadogradnju na ovaj modul čine: EldokLite, EldokLite Administrator, i Erc Scan

EldokLite predstavlja Windows klijentsku aplikaciju za pretraživanje dokumentacije i njen pregled. U sebi ima ugrađen Web čitač radi komfornijeg rada.

Ne zahteva nikakvu instalaciju i startuje se direktno sa CD-a narezanog iz EldokLite Administratora.Idealan je za distribuciju dokumentacije na mesta koja nemaju pristup mreži preduzeća ili za dokumentaciju koju moramo poneti sa sobom.

EldokLite Administrator je modul koji omogućava pravljenje izvoda iz baze Eldok Web-a za njeno narezivanje na CD. Omogućava formiranje složenih upita nad bazom, manuelno ili automatski.

Sa serverskom aplikacijom komunicira XML-om, univerzalnim jezikom za saradnju heterogenih sistema, koristeći Internet HTTP protokol. Prenos fajlova se vrši HTTP protokolom preko serverske aplikacije, bez kompromitovanja sigurnosti dokumentacije direktnim pristupom fajlovima.

Svaka izmena se beleži, sa vremenom, datumom i korisnikom koji je načinio. Sistem neograničenog broja fleksibilnih šifarnika, definisanja anotacija posebno za svaku vrstu dokumenta sa tipom svake anotacije (broj, tekst, datum, šifra iz određenog šifarnika) daje neograničene mogu-ćnosti u upotrebi za najrazličitiju dokumentaciju.

Fleksibilno pretraživanje anotacija i postavljanje složenih upita je jednostavno i intuitivno. Sistem pretražuje samo one podatke kojima korisnik ima pristup i dalje selektivno daje pravo izmene ili brisanja, u zavisnosti od eventualnih specijalnih prava definisanih za tog korisnika i taj dokument, koja ne mogu biti u suprotnosti sa pravom nad celom vrstom dokumenta




Za rad sa ovim modulom je neophodna administratorska autentikacija.

Erc ScanModul za masovno skeniranje papirne dokumentacije i njen prenos na server omogućava komforan rad sa skenerom, pregled slika i PDF dokumenata i njihovo masovno prosleđivanje u bazu.

Ne zahteva posebnu instalaciju i uklapa se u osnovni sistem, Web rešenje.

Podrazumeva autentikaciju administratora i prenos fajlova HTTP protokolom, kako se ne bi kompromitovala sigurnost sistema direktnim pristupom.

Komunikacija sa sistemom se odvija XML-om, a klijentska platforma je Windows. [12]

5.3.2 Spider.NET

Firma MFC Mikrokomerc iz Beograda nudi paletu softverskih rešenja, koja takođe mogu naći mesto u sektoru visokog obrazovanja, od čega je Spider.NET Document Management System je rešenje koje se odnosi na digitalizaciju, obradu i čuvanje dokumentacije. Spider.Net DMS se bazira na četiri osnovna segmenta:

Spider.NET e@rhiva-modulu za arhiviranje elektronskih dokumenata; Spider.NET DocFlow-modulu za upravljanje tokom dokumenata u poslovnim

procesima; hardveru iz DIMS programa izuzetno brzih skenera; primeni tehnologije digitalnog potpisivanja i kriptovanja dokumenata;

Ovi segmenti, uz pomoć Spider.Net Workflow Servera-a, su nosioci kompletnog rešenja [14].

Spider.NET e@rhiva je komplementarno rešenje za arhiviranje dokumenata, između ostalog omogućava [14]:

klasifikaciju dokumenata po tipovima uz dodavanje odgovarajućih anotacija; grupisanje dokumenata u predmete; povezivanje tipova dokumenata sa kategorijama registratorskog materijala; brzo i raznovrsno pretraživanje; prava pristupa definisana do nivoa dokumenta; elektronsko potpisivanje dokumenata.


Umesto zaključka

Trenutna situacija u privredi se direktno preslikava i na sektor obrazovanja, očekujući da se upravo u ovom delu naprave konkretni potezi koji bi uslovili napredak. Bitan korak je učinjen početkom reformisanja visokog školstva i obavezom primene Bolonjske deklaracije. Međutim to je samo jedan deo integrisanja obrazovanja u celokupni sistem. Mnogo veći napor se očekuje nakon analize ostvarenih dosadašnjih rezultata u vidu sagledavanja propusta i optimizacije. Osim što je potrebno valjano odreagovati na promene, potrebno je to učiniti i dovoljno brzo.

Poslovne prednosti koje predstavljaju konkretan rezultat uvođenja dokumentacionog sistema u poslovanje neke organizacije su brojne i višestruke. Neke od njih su merljive i možemo izračunati direktne uštede u vremenu rada, smanjenju troškova, povećanju efikasnosti poslovanja i sve to kvantifikovati kroz određene pokazatelje uspešnosti poslovanja. Neke prednosti ne možemo direktno meriti, ali je više nego sigurno da one značajno doprinose koncentraciji i uređenju skupova informacija o poslovanju, podizanju organizacione sposobnosti preduzeća, konkurentske prednosti, nivoa zadovoljstva poslovnih partnera i zaposlenih i uopšte podizanju opšteg imidţa preduzeća.

Samo neke od prednosti koje direktno doprinose povećanju efikasnosti i produktivnosti poslovanja, odnosno smanjenju direktnih troškova poslovanja bi bile:

Veća brzina i pouzdanost distribucije, razmene i dostupa do dokumentacije – nema gubitaka vremena, gubljenja dokumenata, kašnjenja u dostavi dokumenata. Dokumenti su praktično istog trenutka raspoloživi svim onim korisnicima kojima su namenjeni.

Veća preglednost poslovanja – veoma lako se može videti ko radi određena dokumenta i dokle je ko stigao. Takođe je omogućena laka komunikacija među zaposlenima na bazi e-maila, radnog kalendara, standardizovanih šifarnika.

Bolja podela poslova čime se postiže veći učinak u poslovanju – što je direktna posledica doslednog praćenja radne procedure i zauzetosti odgovornih izvršilaca. U potpunosti je podržana hijerarhijska organizaciona struktura i sva prava i odgovornosti svih korisnika, koja proističu iz nje.

Standardizacija poslovanja, implementacija poslovnih pravila, njihovo sprovođenje kroz poslovne procese i nadzor kroz formalizovane dokumentacione tokove – čime se veoma brzo i lako mogu unositi novi ili menjati postojeći radni tokovi, poslovna pravila, tipovi dokumenata bez ikakve intervencije od strane programera.

Transparentna sledljivost dokumentacije, koja se zasniva na povezivanju većeg broja različitih dokumenata koji proističu jedan iz drugog ili se odnose na određenu poslovnu funkciju, određenog poslovnog partnera, određeni proizvod, organizacionu jedinicu, radnika ili bilo koji drugi subjekat ili objekat poslovanja.

Centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor nad dokumentima u skladu sa definisanom autorizacijom korisnika. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima omogućava pouzdano i sigurno čuvanje velikog broja dokumenata u dužem vremenskom periodu i istovremenu apsolutnu raspoloživost kompletne dokumentacije svakom korisniku koji na nju ima


određena prava. Centralna lokacija omogućava primenu svih bezbednosnih mehanizama zaštite dokumentacije.

Koncentracija i dostupnost do informacija u preduzeću, koja je omogućena svim autorizovanim korisnicima uz strogo poštovanje njihove autorizacije i prava. Na ovaj način se može pristupiti centralnoj arhivi svih dokumenata iz bilo koje lokacije u okviru jedinstvenog informacionog sistema preduzeća. Pri tom će svi potrebni dokumenti biti raspoloživi i grupisani uz korišćenje veoma efikasnog i jednostavnog za korišćenje mehanizma za pretraživanje.

Olakšan rad sa poslovnim partnerima i donošenje odluka, koji se bazira na efikasnoj razmeni dokumenata sa poslovnim partnerima, elektronsku overu i verifikaciju od strane odgovornih rukovodilaca sa bilo koje lokacije poslovnog sistema (uključujući i udaljene lokacije, od kuće, sa službenog puta) uz puno poštovanje njihove autorizacije i bezbednosti sistema.

Neki od efekata smanjenje troškova poslovanja bi bili:

Smanjena količina papirnih dokumenata u obradi – smanjenje troškova za štampanjem papirnih dokumenata i troškova distribucije i slanja;

Smanjenje dugotrajnih procesa uređivanja papirne dokumentacije – ušteda u vremenu rada;

Smanjenje troškova za sistem izmena i dopuna, čuvanja i pretraživanja – ušteda u izradi kontrolisanih kopija i njihovom nadzoru;

Smanjenje potrebnog prostora za arhivu i čuvanje papirnih dokumenata – ušteda u radnom prostoru;

Smanjenje troškova za kopiranje i održavanje kopir aparata – ušteda u održavanju.

Pređašnji sistem arhiviranja dokumenata veoma usporava i analize i mogućnost reagovanja. Iz tog razloga je neophodan prelazak na digitalno arhiviranje i, možda još bitnije, mogućnost upravljanja dokumentima koji se javljaju u procesu obrazovanja. Autor je imao u vidu neophodnost ukazivanja na ovaj segment poslovanja u obrazovanju, bez bilo kakve namere sugerisanja rešenja. Jasno je da odluka o sistemu koji bi mogao biti primenjen zavisi od velikog broja faktora, a pre svega od zahteva konkretne obrazovne ustanove. Jedno je sigurno, ovakav način poslovanja postaje standard čija blagovremena primena će usloviti bržu adaptaciju na promene koje se jako brzo dešavaju.


Literatura

1. S.Štrbac, B.Grgurović, G.Milovanović-Braković, “Sistemi za upravljanje

dokumentima u obrazovanju”, IX međunarodna konferencija E-trgovina 2009,

Palić, 2009.

2. ISO IEC 82045-5, Document Management – Part 5: Application of Metadata for

Construction and Facility Management Sector International Organization for

Standardization, 2005.

3. P. Draker, “Upravljanje u novom društvu”, Adižes, Novi Sad, 2005.

4. M. Milovanović, “Sve više podataka – sve manje prostora,” [.pdf] http://www.mfc-

2.si/pdf/miki_sve_vise_podataka_sve_manje_prostora.pdf

5. P.Tumbas, N. Balaban, “Elektronsko upravljanje procesima i upravljanje tokovima

poslova” [.pdf] www.eccf.su.ac.yu/Download/uis/prezentacija04.pdf

6. http://www.dokumenten-management.com/index2.php?

option=com_content&do_pdf=1&id=160

7. M Sekulić, “Upravljanje dokumentacijom” E magazin, Jan. 2000.

8. http :// www . banctec . com / solutions / business - process - management /

9. http://www.src.si/sr/proizvodi/eoffice/

10. http://www.kofax.com/solutions.asp

11. http://www.canon.rs

12. http://office.microsoft.com/sr-latn-cs/sharepointserver/HA101747882074.aspx

13. http://www.eierc.com/index.htm

14. http://www.earhiva.com/proizvodi/spidernet

http://www.eierc.com/index.htm

http://office.microsoft.com/sr-latn-cs/sharepointserver/HA101747882074.aspx

http://www.canon.rs/

http://www.kofax.com/solutions.asp

http://www.src.si/sr/proizvodi/eoffice/

http://www.banctec.com/solutions/business-process-management/

http://www.eccf.su.ac.yu/Download/uis/prezentacija04.pdf


Prilog br 1

eFIRST™ capture

Efikasna obrada dokumenata


eFIRST capture je programsko rješenje za automatsko prikupljanje, razvrstavanje i distribuiranje svih tipova eFIRST™ capture

Efikasna obrada dokumenata

eFIRST capture je programsko rješenje za automatsko prikupljanje, razvrstavanje i distribuiranje svih tipova papirnih i elektroničkih dokumenata, uz minimalnu intervenciju operatera.

eFIRST capture je glavni korak u tehnologijama prepoznavanja dokumenata, nastao iz dugogodišnjeg iskustva tvrtke BancTec, u implementiranju

sofisticiranih sustava za prikupljanje dokumenata i podataka. eFIRST capture automatski prikuplja i obrađuje papirne i elektroničke dokumente izmješanih formata. Ovo je prvi put da jedno rješenje otklanja potrebu za manualnim sortiranjem po vrsti dokumenta. Čak je i nestrukturirane dokumente, kao što su npr. dopisi, moguće klasificirati, a slike, zajedno sa svim relevantnim podacima, distribuirati u skladu s zahtjevanim poslovnim procesom. Ovo je naročito primjenjivo u aplikaciji kao što je obrada pošte, gdje se barata s mnogo različitih transakcija i zahtjeva.

Koristeći najmodernije tehnike prepoznavanja i razvrstavanja dokumenata te izdvajanja podataka, eFIRST capture može obraditi bilo koji tip dokumenta uključujući zamolbe, uplate i isplate, e-mail poruke, pristupnice, pritužbe, pisma, dopise itd.eFIRST capture razvrstava svaki pojedini tip dokumenta u posebnu skupinu prema odgovarajućim pravilima, izrazima i slikama. Nakon toga se izdvajaju svi relevantni podaci sadržani u dokumentu, na osnovu pravila obrade, definiranih za taj tip dokumenta. Gotovo bilo koji tip podatka može biti automatski izdvojen, uključujući strojno tiskani tekst (OCR), ručno pisani tekst (ICR), bar kodove, kvačice, logotipe, potpise itd. Vrijeme koje je operateru potrebno za provjeru dokumenata ili podataka značajno je smanjeno, čime se također značajno povećava produktivnost.

Prikupljanje ogromne količine dokumenataeFIRST capture nudi sučelje za pristup skeneru, koje odjednom može prikupiti puno različitih tipova izmješanih dokumenata bez bilo kakvog manualnog razvrstavanja. Automatski se vrše i poboljšanja slike kao što su poravnanje, rezanje, uklanjanje nečistoća i predložaka, s ciljem dobivanja kvalitetnije slike, a time i većeg postotka prepoznavanja podataka. eFIRST capture je istinska višekanalna aplikacija koja ima mogućnost manipuliranja mješovitim ulazom iz skenera, fax severa i e-maila.

Poslovne prednosti:

Značajno smanjenje troškova obrade velike količine izmješanih dokumenata

Minimalna intervencija operatera pri razvrstavanju i klasificiranju dokumenata

Mogućnost pretraživanja arhive s dokumentima

Poboljšanje kvalitete usluga (efikasno rješavanje upita, zamolbi, narudžbi itd.)

Svojstva proizvoda:

Prikupljanje papirnih dokumenata, obrazaca, pisama, dopisa itd.

Upravljanje svim elektroničkim podacima, e-mail porukama i slikama

Interpretiranje ključnih informacija u svrhu automatskog razvrstavanja dokumenata

Nije potrebno dodatno podešavanje za obradu nestrukturiranih dokumenata ili dokumenata promjenjivog izgleda

Automatsko usmjeravanje dokumenata i podataka u grupe, u svrhu distribucije

Automatsko razvrstavanje dokumenataSvi ulazni dokumenti, strukturirani illi nestrukturirani, automatski se razvrstavaju u odvojene skupine za daljnju obradu. Razvrstavanje se vrši prepoznavanjem ključnih riječi, izraza ili slika unutar svakog dokumenta, bez obzira gdje se pojavljuju. Ovaj kriterij je postavljen pomoću jednostavne strukture stabla za razvrstavanje, kako bi se definirala vrsta i podvrsta dokumenta. Nakon toga se svi prikupljeni dokumenti usmjeravaju u odgovarajuće skupine, direktorije ili e-mail adrese radi daljnje obrade ili arhiviranja. Za iznimne dokumente postoji alat za manualno razvrstavanje.

UpozorenjaRano razvrstavanje daje sustavu mogućnost spremanja zahtjeva za važnim dokumentima koji su hitno potrebni. Korištenjem ključnih riječi kao što su nazivi, vrijednosti i brojevi računa, čim se dokument pojavi, sustav trenutačno informira odgovarajućeg korisnika. Upozorenje je moguće poslati putem e-mail poruke, SMS poruke itd.

Izdvajanje podatakaU svrhu razvrstavanja svakog dokumenta, svi relevantni podaci izdvajaju se prema pravilima obrade, definiranim u sustavu. eFIRST capture ima mogućnost postavljanja najčešće korištenih predložaka strukturiranih obrazaca, kako bi željeni podaci bili automatski izdvojeni. Podaci mogu biti rukom pisani znakovi (ICR), strojno tiskani znakovi (OCR), bar kodovi, slike, kvačice, potpisi itd. Kako bi se osigurala maksimalna pouzdanost podataka, vrši se automatsko popravljanje znakova, izbacivanje kućica i crta koje okružuju podatke. Valjanosti prikupljenih podataka može se dodatno provjeriti u vanjskoj bazi podataka ili pomoću programiranih algoritama. Detalje kao što su adrese i brojevi računa, kao i česta imena i izrazi, moguće je automatski provjeriti i potvrditi.Obrada nestrukturiranih dokumenataeFIRST capture dolazi na svoje pri obradi nestrukturiranih dokumenata. Bilo kakvi dopisi,

prethodno nepoznati dokumenti ili dokumenti promjenjivog izgleda mogu automatski biti razvrstani i obrađeni bez potrebe za manulanom intervencijom ili dodatnim postavkama dokumenta. Pomoći identifikatora ključnih riječi kao što su datumi, poštanski brojevi, brojevi računa i specifični izrazi koji su prethodno podešeni u modulu za administraciju, identificiraju se i lociraju podaci koji moraju biti izdvojeni iz svakog dokumenta. Program za sinonime, zamjenske znakove i višeznačnu logiku sprječava pogreške u prikupljanju podataka, korištenoj terminologiji i pravopisu. Za brzu obradu nestrukturiranih dokumenata, uključena je i sofisticirana provjera valjanosti.

Revizijski trageFIRST capture donosi i potpuni sustav revizijskog traga, koji omogućuje praćenje dolaznih dokumenata, čak i dok je dokument u obradi. Osim toga, uključeni su i statistički podaci te podaci o učinku sustava.

Integriranje drugih aplikacijaeFIRST capture u potpunosti se integrira s ostalim eFIRST programskim paketima koji se koriste za učinkovito upravljanje, workflow i spremanje informacija.

eFIRST proizvodi tvrtke BancTec, mogu se integrirati i s mnogim drugim poslovnim sustavima za upravljanje sadržajima, workflow, arhiviranje i sl. Standardni xml izlazni format omogućuje kompatibilnost s najvećim mogućim brojem sustava za back office.

Protekta d.o.o., Ivana Šibla 9, 10020 ZagrebTel. +385 1 6636 444, Fax +385 1 6636 999

E-mail: [email protected]

seminarski rad upravljanje dokumentima

Documents