Préparer une mission de Préparer une mission de prospectionprospection

Service du Commerce ExtérieurMardi 31 mai 2011

Le voyage professionnel est considéré aujourd'hui comme l'un des outils les plus efficaces de la prospection export. Le voyage d'affaires représente un investissement dont le coût est élevé; c'est pourquoi il faut préparer les déplacements de manière rigoureuse, afin d'éviter

les frais inutiles.

Une bonne préparation peut conditionner le succès de la mission. Il permet à l'entreprise de s'ouvrir sur des marchés extérieurs, de

rechercher des nouveaux partenaires commerciaux et d'établir des contrats avec des entreprises étrangères.

L'organisation d'un voyage professionnel s'oriente en trois phases essentielles : la préparation du départ, l'organisation sur place et le

suivi de la mission.

Préparation de la mission

Rétro planning – Exécution

Actions sur place

Retour de mission – Bilan

Avant tout

Diagnostiquer ses capacités à l’exportationVérifier sa trésorerieAvoir minimum 3 mois pour la préparation de la mission

Valider ses objectifs

Vous aider à maîtriser les conditions de succès d’une mission de prospection : être plus rentable, atténuer certaines incertitudes et vous aider à prévoir certains risques liés aux voyages internationaux

Préparation de la missionPréparation de la mission

a) La logistique

- La réservation de votre billet d'avion doit se faire le plus rapidement possible, afin d’obtenir les meilleurs tarifs. Dans certains cas, il faut prévoir d'arriver un à deux jours àl'avance (pendant le week-end par exemple), afin de pouvoir se remettre du décalage horaire et de préparer ses rendez-vous.

- L'hébergement est aussi important que le voyage. En effet, la réservation de l'hôtel doit, elle aussi s'effectuer àl'avance. Il faut savoir que pendant la période des salons ou des foires commerciales, les hôtels sont souvent complets. Le choix de l'hôtel n'est pas une décision à prendre à la légère. Il faut vérifier s'il y a une possibilité d'organiser des réunions, de recevoir des fax, si l'emplacement est appropriépar rapport aux rendez-vous, particulièrement dans les grandes villes.

b) Déterminer son marché-cible en fonction :

- de ses objectifs commerciaux :ce que vous souhaitez accomplir en vous rendant sur ce marché ( ex : action de communication, trouver un importateur, rechercher un

partenaire, …)

- de ses ressources financières :ce que vous allez dépenser et le CA minimum (commandes, contrat

car pas de vente directe) à réaliser et aussi les sources d’aides que vous pouvez solliciter

Il s’agit de déterminer son marché-cible en fonction :

- d’une étude de marché et de la concurrence via des ouvrages spécialisés, de la veille sur internet, des études ( Missions économiques, CCI, associations de professionnels, … ), …

Profitez de l’expérience des sociétés polynésiennes et étrangères qui ont réussi sur le marché ciblé

c) Déterminer son type de mission :

- soit une mission de prospection personnalisée organisée par les missions économiques ou des chambres de commerce franco-étrangères ou préparé soi-même ( identification des prospects, prise de RDV en direct, … )

- soit une mission de prospection collective organisée par la CCISM ou le SCE

c) Établir une liste de prospects :

- soit des clients directs ( ex : Grossistes, Distributeurs, Détaillants, … )

- soit des partenaires en fonction de critères que vous aurez établis ( ex : Agent, franchisé, filiale, … )

Vous pouvez faire appel à des organismes spécialisés Vous pouvez faire appel à des organismes spécialisés comme les missions économiques permettant de comme les missions économiques permettant de

cibler les prospects selon vos objectifs, leur cibler les prospects selon vos objectifs, leur sérieux ou solvabilité.sérieux ou solvabilité.

d ) L’argumentaire commercial

Il suppose une réflexion sur :les points forts de l’entreprise et des produits ex : avantage naturel ou aspect « bio », créativité, qualité des matières premières, pérennité de la société, renommée des clients, … = Différenciez votre offreDifférenciez votre offre

=>=> Le marchLe marchéé nn’’attend personne, personne nattend personne, personne n’’a besoin de rien. Il faut a besoin de rien. Il faut que vous proposiez une offre diffque vous proposiez une offre difféérente de vos concurrents et rente de vos concurrents et interpelliez linterpelliez l’’interlocuteur sur ce point, sans trop vous interlocuteur sur ce point, sans trop vous éétaler. taler. LL’’offre soffre s’’entend de manientend de manièère globale : pensez au produit mais re globale : pensez au produit mais

aussi au aussi au ««plusplus--produitproduit»» (proximit(proximitéé ggééographique avec la ographique avec la clientclientèèle, SAVle, SAV……).).

Il suppose une réflexion sur :les besoins du clientbesoins du client du marché-cible et ses

critères de décision De quoi a-t-il besoin ? Quelles sont les tendances ? Le

produit est-il adapté ?Que cherchera-t-il à négocier ? Quels sont les

facteurs les plus importants (prix, quantité, livraison, SAV,…) ?

L’argumentaire, les pratiques commerciales diffèrent selon les cultures et le client

appréciera les efforts que vous ferez pour vous renseigner sur son pays et sa culture

d ) L’argumentaire commercial

Il suppose une réflexion sur :les réponses aux objections que l’on pourrait

vous faire ( produits, conditions, disponibilité, …)

l’évaluation d’un changement de position (coût d’une baisse des prix, modalités de paiement modifiés, délais de livraison révisés,…)

d ) L’argumentaire commercial

Il suppose une réflexion sur :

Ce que vous allez dire, comment,dans quel ordre vous allez dérouler vos arguments et les réactions de vos clients

Préparez votre négociation et répétez-laFaîtes attention aux erreurs d’interprétationFaîtes des phrases courtes, utilisez des mots

simples et revalidez fréquemmentÉvitez de vouloir tout présenter, privilégiez les

nouveautés et maîtrisez leurs arguments

e) Adapter vos outils de communication en fonction des prospects

- Carte de visite traduite - une documentation traduite par des

professionnels- un catalogue – brochure – CD ROM- les conditions générales de vente, liste de

prix- les supports de communication : échantillons,

pin’s, stylos, petits cadeaux

L’image de l’entreprise passe par la qualité des L’image de l’entreprise passe par la qualité des documents présentés. documents présentés.

Une identité visuelle claire laisse une bonne Une identité visuelle claire laisse une bonne impression.impression.

f) L’aspect financier :

Les aides financièresLes aides financières1. Le soutien de la Polynésie française à

l’exportation du Service du commerce extérieur ( Procédure de 4 à 6 mois - www.tahiti-export.pf )

2. L’Assurance prospection de la Coface 3. ( www.coface.fr )

Le budget prévisionnel : Coûts d’exportationLe budget prévisionnel : Coûts d’exportationVoir la fiche n°5 : Mission de prospection

II. RETROPLANNING II. RETROPLANNING

--> 3 mois de préparation pour un maximum d’efficacité !> 3 mois de préparation pour un maximum d’efficacité !

-12 semaines• constituer un dossier sur l’entreprise • établir un projet de voyage, définir vos objectifs • contacter les organismes susceptibles de fournir des informations sur le marché considéré (SCE, CCISM, ME, …) et/ou d’établir pourvous un programme de rendez-vous (formuler votre demande le plus clairement possible sinon vous risquez des RDV pas assez ciblés et une perte de temps et d’argent)

-8 semaines• décider du voyage à la suite des avis recueillis • repérer les jours fériés, fêtes nationales, vacances, …• examiner les éventuels marchés dans la même zone géographique • contacter plusieurs agences de voyage, les mettre en concurrence • élaborer un budget avec vos premiers devis• collecter des informations pratiques sur la destination• demander une aide à la prospection (SCE et Coface)

-6 semaines

Prise de contact avec les prospects :Prise de contact avec les prospects :• Prise de rendez-vous en direct : Contact téléphonique, Mailing• OU Demande de prise de RDV par un organisme spécialisé ( M.E. ) moyennant finance. Communiquer des informations sur l’entreprise, les produits. Préciser vos objectifs, les circuits de distribution souhaité, etc. => liste de prospects communiqué avec un planning de RDV.

1er contact avec les prospects en direct :1er contact avec les prospects en direct :Il a en général lieu par écrit (courrier, fax, e-mail), soignez votre texte, « vendez » l’intérêt que le client aura à vous recevoir.

Objectif : obtenir un rendez-vous sur place avec les agents, les clients, le responsable commercial ou des achats, ...

Conseils :Par téléphone : attention aux langues étrangères !Préparer son argumentaire de venteBien connaître les caractéristiques des produits vendus (+/-) afin de contrer les objections ( cf. argumentaire )

Démarche : Appel téléphonique + envoi de documentation + relance téléphonique

Cette combinaison permet de limiter les envois de documentation aux prospects sensibles à votre offre. 1. Commencez par téléphoner. Posez 2 ou 3 questions pour sonder le potentiel du futur client, puis demandez-lui son consentement pour lui envoyer de la documentation. 2. Envoyer une documentation complète sur votre entreprise, vos produits 3. Fixer ou confirmer le RDV

Phrases types :-Préférez « Bonjour, je suis Monsieur Untel, spécialisé dans la vente de bijoux etc.. » à « bonjour, j’ai créé une petite entreprise il n’y a pas longtemps … »- écoutez et cernez le potentiel et les attentes de votre client puis dîtes plutôt « ce que j’ai c’est…qui permettra de répondre à vos besoin de…, je vous propose de se rencontrer pour en discuter », s’il dit non, dîtes « je vous propose tout de même de vous envoyer de la documentation » puis relancer « suite à la documentation que je vous ai envoyée… »

-6 semaines

actualiser les tarifs des produits actualiser les tarifs des produits ( liste de prix, conditions ( liste de prix, conditions dégressives, … )dégressives, … )

vérifier la validité du passeportvérifier la validité du passeport ( demande de visa si nécessaire )( demande de visa si nécessaire )

-5 semaines• demander les réservations à l’agence de voyages

(avion, hôtels, autres) • demander à la banque les allocations de devises et

un peu de monnaie du pays pour l’arrivée • se procurer un permis de conduire international • souscrire une assurance

II. RETROPLANNING - EXECUTION

-4 semaines• acheter un dictionnaire et un manuel pour apprendre le

cas échéant quelques mots et phrases dans la langue du pays prospecté

• vérifier les vaccinations et la validité des cartes de crédit

• préparer une éventuelle opération de relations publiques • établir un contrat de représentation dans les 2 langues

-3 semaines

• établir une check-list détaillée des questions à résoudre

II. RETROPLANNING – EXECUTION

-1 semaine• passer les consignes à la personne assurant l’intérim • établir une liste des bagages à emporter • réunir la documentation à emporter: dossier de

l’entreprise, lettres de recommandation, articles de presse, copies de courriers, contrat de représentation, informations sur le pays, fiches client...

• Retirer et remplir le carnet ATA pour l’importation d’échantillons (si marché cible est un des pays signataire)

• collecter le petit matériel de bureau utile • rassembler les documents personnels (visas, certificat de

vaccination, passeport, permis de conduire, planning du déplacement, billets et réservations, travellers chèques, cartes de crédit, monnaie locale, cartes de visite...)

Prévoir du temps libre pour glisser des RDV imprévus, du repérage ou démarchage supplémentaire

Évaluer le temps nécessaire de déplacement entre 2 RDV

Chaque soir, faites un récapitulatif des RDV de la journée en notant les informations concrètes recueillies, vos impressions pour les communiquer plus tard à vos partenaires

III. ACTIONS SUR PLACEIII. ACTIONS SUR PLACE

III. ACTIONS SUR PLACE

1. Agir !Si le travail en amont est bien préparé, il sera beaucoup plus facile de trouver la motivation de prospecter (confiance en soi) donc oser y aller !

2. Se fixer des objectifs réalistesSi vous foncez tête baissée dans la prospection avec comme seule idée en tête de vendre, votre prospect se sent comme agressé et n’a plus aucune envie de vous écouter. Sachez écouter votre client (besoins, contraintes, …)

3. Le rendez-vousLa mise en scène de vos produits (échantillons) : Attention à«l’effet quincaillerie»: VOUS NE POUVEZ PAS TOUT MONTRER !!! Privilégiez les nouveautésAdapter votre argumentaire de vente de base à votre prospects ( selon ses besoins, son profil, … )Pensez aux réponses « types » face aux objections

Lors du RDV, faire remplir une fiche contact, échanger des cartes de visite, prenez le temps de la réflexion avant de signer un contrat-type. Un visiteur se souvient mieux de vous si vous lui offrez un cadeau (symbole de votre culture, argument de l’offre globale = Tahiti)

4. Bilan d’étapeChaque soir, effectuer un bilan d’étape avec les points positifs et négatifs de vos entretiens, les intuitions et impressions => Adapter votre argumentaire et votre proposition commerciale dans la limite du possible.Soyez réactif et professionnel en traitant rapidement les demandes complémentaires des clients rencontrés afin de démontrer votre sérieux et votre volonté de travailler avec eux.Prenez des initiatives : contacter les organismes locaux pour rencontrer de nouveaux prospects => Osez !=> Osez !

IV. RETOUR DE MISSION IV. RETOUR DE MISSION BILANBILAN

C’est une erreur de considérer le retour du voyage comme la fin de la mission, c’est là au contraire que commence les choses sérieuses !

Rédigez à chaud une synthèse du voyage : vous devez être capable d’élaborer une stratégie de commercialisation (profils des clients, préférences, façon dont les décisions sont prises, etc) en fonction des informations obtenues

Faîtes un bilan : remettez en question vos compétences sur le marché, vérifiez votre gamme de produits et le besoin de les adapter.

Comptabilisez vos fiches clients, vos contrats et bons de commande afin de calculer votre retour sur investissement

Effectuez un bilan chiffrébilan chiffré, même si la rentabilité d’une prospection n’est pas toujours mesurable immédiatement.

Vous pouvez vérifier si votre participation est amortie selon les 3 ratios suivants :

1. Coût total de la missionnombre de contacts utiles= Coût du contact utile

2. Ventes + Contrats + Montant des devisCoût total de la mission

= Le retour sur investissement de chaque franc dépensé

3. montant des ventes conclues *Coût total

= la rentabilité* ( 6 mois à 1 an après la mission )

Dans les meilleurs délais :

1. Réalisez un mailing aux prospects intéressés en les remerciant de leur accueil et leur indiquant qu’ils recevront le complément d’information désirédans quelques jours.

2. Envoyez vos échantillons, vos tarifs et études sur mesure 3. Envoyez un courrier à ceux qui ont pris le temps de vous recevoir, même

ceux avec qui vous ne pensez pas travailler !4. Si vous avez travaillé avec un organisme (ME, CCI ), informez votre contact

de vos résultats et faites le point avec lui.

Afin de montrer que vous êtes réactif et professionnel, traitez rapidement traitez rapidement les demandesles demandes (au-delà de 2 à 3 semaines, votre démarche commerciale et le sérieux de votre entreprise seront remis en cause ).

N’oubliez pas que votre retour de voyage n’est que le début N’oubliez pas que votre retour de voyage n’est que le début d’une relation équilibrée et durable avec les prospects d’une relation équilibrée et durable avec les prospects

rencontrésrencontrés

Contacts utilesContacts utiles

Mission économique : www.missioneco.orgCCI de Paris : www.infomediatheque.ccip.frUnion des CCI françaises à l'étranger : www.uccife.orgAnnuaires d'entreprises à l'étranger

• Europages : www.europages.com• Kompass : www.kompass.fr• France export : www.francexport.com