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DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE
SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Servicio de Gestión Económica
ENERO 2007
SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (I)
FASE
I: P
REP
AR
AC
IÓN
AL
CIE
RR
E Y
AP
ERTU
RA
DEL
EJE
RC
ICIO
EC
ON
ÓM
ICO
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Cierre del acceso a operaciones de
caja fija de reposición
Nota1: Según plazo indicado en las instrucciones de cierre presupuestario
Fijar la fecha contable a 30 de
diciembre
Excepto a:Servicios de Gestión Económica, Contratación, Fiscalización y Contabilidad (gastos e ingresos).CTT y CFP (sólo ingresos).Resto: sólo consulta (alta en ejercicio siguiente).
Hasta 30 de diciembredel ejercicio en curso
Traspaso de estructurasSGE01P02
Tratamiento de casos especiales
SGE01P01
Cierre a todas las oficinas gestoras
el acceso a la aplicación
Apertura a las oficinas gestoras
el acceso temporal a la realización de operaciones
Exclusivamente a:Servicios de Gestión Económica, Contratación, Fiscalización y Contabilidad (gastos e ingresos).CTT y CFP (sólo ingresos).
Tratamiento de casos especiales
SGE01P01
Solicitud de confirmación de
que todas las operaciones
están finalizadas
Servicio de Fiscalización
Servicio de Contabilidad
Confirmación de que todas las operaciones
están finalizadas
Elaboración del informe de
cierre presupuestario
Balance
Análisis de la información y
toma de decisiones
Gerencia
Orden de cierre y
apertura
Nota1
Cierre a las oficinas gestoras el acceso a
la realización de operaciones
Fase II
Versión 1 - Enero 2007
SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (II)
FASE
II: C
IER
RE
Y A
PER
TUR
A D
EL E
JER
CIC
IO E
CO
NÓ
MIC
OPROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Recepción de la orden y
PresupuestoPresupuesto
Cierre a todas las oficinas gestoras
el acceso a la aplicación
Cuadre de acumuladores de
proyectos, partidas y
vinculantes
Solicitud de saldos de caja
fija
Servicio de Contabilidad
Listado de saldos de caja
fija
Cálculo de la incorporación de
remanentesSGE01P03
Operaciones de apertura del Presupuesto
AperturaSaldo de las
operaciones del ejercicio anterior
Incorporación de remanentesSGE01P04
Cierre presupuestario
Apertura a todas las oficinas gestoras el acceso a la aplicación
Actualización de los importes de las
partidas y conceptos presupuestarios
conforme al Presupuesto
Cálculo y copia de las resultas de ingresos y
gastos
Foto fija de las resultas del ejercicio
Fase II
A
Versión 1 - Enero 2007
SGE01: CIERRE Y APERTURA DEL EJERCICIO ECONÓMICO (III)
FASE
III:
REG
ULA
RIZ
AC
IÓN
Y L
IQU
IDA
CIÓ
N D
EL P
RES
UP
UES
TOPROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud de la Gerencia
A
Regularización contable
SGE01P05
Hasta la aprobación por parte del Consejo Social de la Liquidación del presupuesto.
- Por el importe del remanente genérico.- Por el importe de los remanentes específicos pendientes conforme a la Liquidación del presupuesto.
Realización de las operaciones
MC_IRCER
Realización de las operaciones
MCI
- Por el importe del remanente genérico.- Por el importe del remanente específico.
Comunicación a la Gerencia
Versión 1 - Enero 2007
SGE01P01: TRATAMIENTO DE CASOS ESPECIALES
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Actividad desarrollada físicamente en el propio Servicio
Cierre a la oficina gestora el acceso temporal a la realización de operaciones
Apertura a la oficina gestora el acceso temporal a la realización de operaciones
Realización de operaciones
¿Se dan casos especiales?
Sí
No
Versión 1 - Enero 2007
SGE01P02: TRASPASO DE ESTRUCTURAS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Copia de estructuras entre años
Dado de alta el ejercicio siguiente en la aplicación
Carga automática:- Clasificación orgánica.- Clasificación funcional.- Clasificación económica de conceptos.- Clasificación económica de partidas.- Clasificación no presupuestaria.- Clasificación de cuentas del PGCP.- Relación entre cuentas del PGCP.- Relación entre conceptos y cuentas del PGCP.- Normas de vinculación.- Conceptos.- Cuentas del PGCP.Carga externa:- Partidas.
Solicitud de tratamiento especial de
seguridad sobre la BBDD
ASICSR
Recepción de la confirmación de que lo solicitado
se ha sido realizado
- Acceso restringido sólo al administrador.- Desactivación del ARCHIVE_LOG.- Desactivar el SHUTDOWN nocturno.
Solicitud de funcionamiento
ordinarioASICSR
Recepción de la confirmación de funcionamiento
ordinario
Versión 1 - Enero 2007
SGE01P03: CÁLCULO DE LA INCORPORACIÓN DE REMANENTES
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Preparación y saldo de ND
Preparación de operaciones
MC_IRCER de saldos
disponibles
Preparación de operaciones
MC_IRCER de saldos A, AD y D
Preparación de operaciones A,
AD y D
CentrosDepartamentosInstitutosActividades art. 83 LOU
Actividades art. 83 LOU
Versión 1 - Enero 2007
SGE01P04: INCORPORACIÓN DE REMANENTES
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
CentrosDepartamentosInstitutosActividades art. 83 LOU
Actividades art. 83 LOU
Incorporación de operaciones
MC_IRCER de saldos A, AD y D
Incorporación de operaciones A y
AD
Incorporación de operaciones ND
Incorporación de operaciones
MC_IRCER de saldos
disponibles
Existen operaciones que se generan automáticamente y otras manualmente
Versión 1 - Enero 2007
SGE01P05: REGULARIZACIÓN CONTABLE
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
1- Comprobación del balance.2- Cierre presupuesto gastos ejercicio corriente.3- Cierre presupuesto ingresos ejercicio corriente.4- Regularización ingresos ejercicio corriente.5- Regularización ingresos ejercicios cerrados.6- Regularización cuentas de control interno.7- Regularización contabilidad.8- Traspaso saldo acumuladores.9- Traspaso saldo de cuentas.10- Cambio al ejercicio corriente.11- Asiento de apertura del ejercicio corriente.
- Acceso restringido sólo al administrador.- Desactivación del ARCHIVE_LOG.- Desactivar el SHUTDOWN nocturno.
Solicitud de funcionamiento
ordinario
Recepción de la confirmación de que lo solicitado
se ha sido realizado
ASICSR
Regularización contable
Recepción de la confirmación de funcionamiento
ordinario
Solicitud de tratamiento especial de
seguridad sobre la BBDD
ASICSR
Versión 1 - Enero 2007
SGE02: GESTIÓN DE GASTOS (I)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud del usuario
Recepción de la documentación justificativa del
pago
Tipo:- Factura.- Indemnización por razón del servicio.- Relación de gastos a imputar a distintas Oficinas gestoras.- Relación de personas por asistencias varias.- Resolución, comunicado, notificación...
¿Correcta?Comprobación
de la documentación
Comunicación al usuarioSubsanación No
¿Tercero dado de alta?
Sí
No
Sí
Tipo
Registro de la factura
Con factura
SER
PIS
Elaboración del documento
contable
Operaciones directas
Remisión de la documentación justificativa
del pago y el correspondiente documento contable firmado
Documentación firmada, sellada y con el Vº Bº del responsable.
Envío del documento
contable a firmaGerencia
Al Servicio de Fiscalización
En caso de factura, y si ésta se encuentra asociada a un expediente de contratación administrativa.
ADOK
OK
SER
PIS
SGE06: VALIDACIÓN DE TERCEROS
A
¿Datos en formato electrónico estándar
SGE?Sí
No
Versión 1 - Enero 2007
SGE02: GESTIÓN DE GASTOS (II)
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
- Cuadre entre la solicitud y los datos aportados en soporte electrónico.- Corrección de los datos.- Suficiencia de crédito.
Sí Sí
No
No
¿Válidos?
A
¿Errores?
Validación de los datos
SGE02P01
Notificación al usuario
Carga externa inicial
Carga externade errores subsanados
SER
PIS
Exportación de los datos
adaptados a archivo de texto
BD
.DAT
Tipo
Adaptación del formato de los datos originales al formato
de carga externa
Carga de operaciones
Versión 1 - Enero 2007
SGE02P01: VALIDACIÓN DE LOS DATOS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
No Sí
Tercero inexistente
Tercero existentecon modificacionesen datos bancarios
Tercero existentesin modificaciones
Sí
No
Sí
- Longitud de los campos: nombre, dirección y teléfono.- Corrección de los datos: NIF, datos bancarios y códigos de dirección postal.
- Suficiencia de crédito.- Existencia de las partidas presupuestarias. - Existencia de los conceptos presupuestarios.- Existencia de operaciones previas.
No
DOC
Modificación de los datos
bancarios de terceros
¿Cuadra?
SER
PIS
Alta de terceros mediante carga
externa
Comprobación de los datos de
los terceros
Cuadre de importes totales: papel vs soporte
electrónico
BD
Comprobación de los requisitos
de Gestión Económica
Notificación al usuario:
datos no válidos
¿Operaciones con datos de
terceros?
SER
PIS
¿Válidos?
SER
PIS
Versión 1 - Enero 2007
SGE03: GARANTÍA DE EXISTENCIA DE CRÉDITO
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud del usuario
¿Existe crédito?
Elaboración de los documentos de Autorización y/o
Disposición del gasto
Sí
Ao
AD
Remisión del documento A o AD al usuario
Notificación al usuario
No
Tipo
BecasCap. IV
y contrataciónadministrativa
Becas yContratos
Art. 83 LOU
Notificación al participante
A: contratación administrativa.
AD: becas Cap. IV, y becas y contratos art. 83 LOU.
¿Gasto distribuido?
No
Sí
AD...
Establecimiento de los criterios de distribución
Generación de los documentos AD
correspondientes a cada
participante
Decrementar el AD inicial con el
importe total distribuido
Consulta BBDD
Serp
is
Versión 1 - Enero 2007
SGE04: VALIDACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE PAGOS E INGRESOS (I)
USUARIO PROPIETARIO PROVEEDORES
Síncrono de cadencia mensual
Listado de propuestas de ingresosRecepción de la documentación
CTTCFP
Rechazo
¿Existe derecho
reconocido?
No
AceptaciónSí
Para cada propuesta de ingreso
¿Existe algún
rechazo?
Solicitud de subsanación
CTTCFP
Sí
NoSolicitud del saldo mensual de las cuentas
Cálculo del saldo
mensual
¿Cuadra “b” con
“a”?
Elaboración del informe de cuadre de ingresos
ab
No
Elaboración de los documentos
contables
Sí
DCRKCK
MC/MCINP
Elaboración de la agrupación de documentos
contables
RELAC_CK
Remisión al usuario
A
Servicio de Contabilidad
Versión 1 - Enero 2007
SGE04: VALIDACIÓN DE LAS PROPUESTAS DE PAGOS E INGRESOS (II)
USUARIO PROPIETARIO PROVEEDORES
Rechazo
Comunicación al Servicio de Recursos Humanos
¿Cumple la normativa vigente?
Existencia de saldo disponible calculado
sobre ingresos reales
No
Aceptación: elaboración de
documento contable
Sí
Para cada propuesta de pago
ADOKRC
A
Servicio de Recursos Humanos
Listado de propuestas de pago(nómina externa)
Recepción de la documentación
c Nómina + cuota patronal
Recepción de la documentación
ASICA
A la espera del detalle de la nómina mensualSolicitud del
importe total de la nómina y
cuota patronal
Cálculo del importe
¿Cuadra “d” con
“c”?
d
No
Elaboración de los documentos
contables
Sí
ADOKOKPT
Elaboración de la agrupación de documentos
contables
AGRUP_KRELAC_PRELAC_T
Remisión al usuario
Análisis y resolución
Informe:cuadre + reintegros
Servicio de Contabilidad
Versión 1 - Enero 2007
SGE05: GESTIÓN ECONÓMICA DE LA ACTIVIDAD I+D+i
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud del usuario
- Solicitud de Documentación a Tramitar normalizada.- Documentación sobre la que realizar el trámite (factura, tickets, etc.)
Sí
No
Gastos Tramitación administrativa
No Sí
Sí
No
No
Sí
¿Documentación completa y correcta?
Registro de entrada
Recepción de la solicitud
Comunicación al usuario
Apoyo en la tramitación
administrativaSGE05P02
Subsanación y envío
RE
GIS
TRO
¿PRA adscrito a EPI correspondiente?
Gestión de gastos
SGE05P01
REG
ISTR
O
Registro de salida SE
RP
ISTipo de gestión
Devolución de la documentación
al usuario
Consulta disponibilidad de
crédito o existencia de crédito para pagos
a personal UPV
Reclamación al usuario
¿Gasto elegible?
¿Existe crédito?
A través del Registro Único de EPIs de la UPV y del Vicerrectorado de Coordinación y Planificación Económica
Comunicación al usuario
Versión 1 - Enero 2007
SGE05P01: GESTIÓN DE GASTOS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
AFJ-CF o Pagos en Divisas
Justificantes de ViajeCursos, seminarios y conferencias
Locomoción pagada con la tarjeta Amex
Pagos a personal UPV
Facturas
A: Solicitud de pago por liquidación a personal extrauniversitarioB: Indemnización por razón del servicioC: Solicitud de pago de locomoción con cargo a la tarjeta American ExpressD: Solicitud de adelanto de fondos a justificarE: Solicitud de pago en divisas
Sí
No
Alta y validación del tercero
Envío a firma del documento
Propuesta
SER
PIS
Tipo de gasto
Preparación del documento
¿Tercero dado de alta?
Registro de factura
Realización documento
contableSER
PIS
Elaboración de la propuesta de
pago Intr
anet
ADOKOK
ADOKFJDFJ
Preparación deldocumento
Firma
A
B
C
- Facturas; Tickets; Viajes; Cursos, cursillos y conferencias: al Servicio de Fiscalización.- Divisas; AFJ: al Servicio de Contabilidad- Propuestas de Pago a personal UPV: al Servicio de Recursos Humanos
Envío de la documentación
al Servicio correspondiente
D
E
Versión 1 - Enero 2007
SGE05P02: APOYO EN LA TRAMITACIÓN ADMINISTRATIVA
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Contratación administrativaContratación laboral
Becas
Hasta resolución de la beca
El candidato debe aportar la documentación que
corresponda según el tipo de beca
Hasta el aporte de la documentación por parte
del candidato
Tipo de tramitación
Intr
anet
Publicación de la convocatoria de
la beca
Firma
Requerimiento al candidato
Preparacióndocumento
Envío a firma del documento
Preparación de la
documentación
Elaboración de la propuesta
Envío a firma del documento
Envío de la resolución de
adjudicación al usuario
Publicación de la resolución de la
beca
Propuesta
Propuesta de contrataciónoPropuesta de contratación nominadaoCarta de renovación
Envío de la documentación al Servicio de
Recursos Humanos
Hasta la adjudicación
AdjudicaciónNueva
Prórroga
Firma
SERVICIO DE CONTRATACIÓNSCO01: CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
Versión 1 - Enero 2007
SGE06: VALIDACIÓN DE TERCEROS
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
A solicitud del usuario
Recepción de la Hoja de solicitud
junto a la documentación
del tercero
- Hoja de solicitud normalizada.- Factura.- DNI, pasaporte, o NIE , según el caso.- Documento que identifique la cuenta bancaria del tercero.
¿Documentación legible? Sí
¿Documentación completa?
En función de la tipificación del tercero.
¿Documentación acreditada?
Reclamación al usuario
No
Sí
Mediante documentos emitidos por entidades que lo prueben o declaración jurada del tercero.
No
¿Documentación correcta?
- Algoritmos SERPIS para DNI y CCC.- Web para VAT y CP.- Libro verde de entidades financieras para código de entidades y sucursales bancarias.
Sí
No
No
Subsanación y envío
SERPIS:Compleción del alta del tercero
Sí
SERPIS:Validación del
alta del tercero
Recepción de la documentación
del tercero reclamada
¿Tercero tipificado?
No
Sí
Tipificación del tercero
SGE06P01
Codificación, fecha y firma de la
documentación recibida
Archivo
SER
PIS
Versión 1 - Enero 2007
SGE06P01: TIPIFICACIÓN DEL TERCERO
PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS
Residenciafiscal
Personafiscal
España Extranjero
Nacionalidad
FísicaJurídica
Española Extranjera
Física
Jurídica
EspañolaExtranjera
Personafiscal
Nacionalidad
Objeto del contrato
Adquisiciónintra-
comunitaria
Adquisiciónno intra-
comunitariaO
Prestaciónde servicio
Cursos,Seminarios,
Conferencias,o similares
Otro
Adquisiciónintra-
comunitariaAdquisición
no intra-comunitaria
OPrestaciónde servicio
Objeto del contrato
A
B C D
E
F
G
H
I
J
Tipificación del tercero
Si A: Persona jurídica con residencia fiscal en España.Si B: Persona física de nacionalidad española con residencia fiscal en España.Si C: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en España.Si D: Persona física de nacionalidad española con residencia fiscal en el extranjero.Si E: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición intracomunitaria.Si F: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición no intracomunitaria o una prestación de servicio.Si G: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se contrata cursos, conferencias, seminarios y similares.Si H: Persona física de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se contrata otro tipo de actividad no contemplada en E, F y G.Si I: Persona jurídica de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición intracomunitaria.Si J: Persona jurídica de nacionalidad extranjera con residencia fiscal en extranjero con el que se realiza una adquisición no intracomunitaria o una prestación de servicio.
Versión 1 - Enero 2007
SGE07: INFORMACIÓN PARA LA DIRECCIÓN
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud del usuario
Análisis de la solicitud y
requerimientos
Consulta a las bases de datos
¿Requiere la elaboración de
un informe?
Comunicación al usuario de la información
solicitada
No
Elaboración del borrador del
informe
Sí
Solicitud de información
adicionalEntidades UPV
En cualquiercaso
Med
iterr
ània
...Se
rpis
Necesidad deproveedores
Recepción de la información
solicitada
Revisión del borrador del
informe
Modificaciones al borrador del
informe y remisión
Bas
es d
e da
tos
Remisión al usuario
¿Modificaciones? Sí
No
Elaboración del informe
definitivo
Remisión al usuario
Definición, análisis y desarrollo
¿Pertinente la integración
en Mediterrània?
No
Sí
Versión 1 - Enero 2007
SGE08: ADMINISTRACIÓN DE LAS APLICACIONES INFORMÁTICAS DE GESTIÓN ECONÓMICA
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud del usuario (propuesta de cambio, nueva funcionalidad, corrección, cambio tecnológico o cambios legislativos), o de oficio.
Empresas de desarrollo/provisión de
software
Estudio de la propuesta
Responsable de dar
respuesta
El propio Servicio
Verificación de los cambios
Otros serviciosde la UPV
Comunicación de la solución al
usuario
Sí
Recepción de la modificación
¿La propuesta está dentro del contrato de
mantenimiento?
Empresas de desarrollo/provisión de
software
No
¿Requiere aceptación del
usuario?
No
Hasta que el usuario está satisfecho
Aceptación de las pruebas
Sí
No
Solicitud de cambio, nueva funcionalidad o
corrección
Solicitud de la modificación
Sí
Pruebas
Implantación en base de datos real o producción
En caso de solicitud de corrección se hace un estudio profundo hasta reproducir y confirmar el error.
Empresa externa
¿Requiere desarrollo?
No
Desarrollo
¿La empresa acepta realizar los cambios?Sí
Implantación
Versión 1 - Enero 2007