SERV IÇ OS ESPEC IALIZADOS EM DIGITALIZAÇ ÃO, DIGITAÇ ÃO E INDEXAÇÃO DE DOC UMENTOS C ARTORIAIS

121/08/2020

PARCERIAS:

Missão da DigiCert®

221/08/2020

O foco da atuação da DigiCert® é prestação de serviços especializados às Serventias Extrajudiciais, nas atividades de

digitação e indexação de documentos, tais como: Assentos, Escrituras, Contratos, Matrículas, Cartões de Firma, etc.

Portanto, nosso principal objetivo é proporcionar a nossos clientes a oportunidade de dispor de todo o seu acervo em formato

digital editável e, ainda, totalmente indexado, possibilitando a conexão e acesso aos dados e informações contidos no

mesmo, de maneira organizada e segura.

Assim, trabalhamos para que as Serventias tenham mais tempo para dedicar ao atendimento dos clientes e, que não precisem

mais desperdiçar energia e sair do seu foco de atuação para procurar informações em documentos físicos.

Mantendo o olhar sempre voltado às novidades tecnológicas, que melhoram o desempenho na

gestão de documentos, a DigiCert® pauta sua atuação nos seguintes princípios:

Sigilo absoluto com os documentos dos clientes

Ética

Transparência

Comprometimento

Gestão sustentável e ecologicamente correta

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Já há quase uma década o Conselho Nacional de Justiça – CNJ emitiu a

Recomendação nº 09 (07/03/2013), da qual consta que:

Além disso, O rumo da tecnologia que está sendo direcionado pelo CNJ aos

cartórios é o de mudança de um ambiente em papel para o digital, o que, diga-se, já

é cobrado ao Registro Civil (CNJ PROV 46), Notas (CNJ PROV 18), RI (CNJ PROV

89), em relação a diversos períodos pregressos.

E isso não será alcançado pela mera cópia da imagem de documentos em um

sistema informatizado.

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DIGITALIZAÇÃO = Escaneamento

O processo de digitalização consiste na conversão das informações disponíveis em papel (= livros do

Acervo) em arquivos digitais, o qual pode ser feito diretamente pelas próprias Serventias, caso disponham de

scanner ou algum tipo de software ou aplicativo especializado (ex: CamScanner, iScanner, Scan Master,

Adobe Scan, etc.) ou, ainda, se for necessário, tal processo também poderá ser feito pela DigiCert®.oficial)

https://youtu.be/9_F5PlOrs4Ahttps://www.camscanner.com/ (site oficial)

DIGITALIZAÇÃO X DIGITAÇÃO

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• Para as Serventias adequarem-se à essa Nova Era, não basta “escanear” seus

documentos e transformá-los em imagens. Isto é, não adianta apenas digitalizá-los.

• Portanto, necessário se faz que o conteúdo das imagens possa ser reconhecido pelo

computador. Ou melhor, é imprescindível que as palavras e números (= dados) que

identificam atos e pessoas sejam reconhecíveis por um Sistema Informatizado de

Armazenamento e Tratamento de Dados.

• Esse reconhecimento é o passo antecedente à formação da INFORMAÇÃO

ESTRUTURADA, onde o Sistema pode distinguir e qualificar dados (alfa-)

numéricos como, por exemplo, um CPF, um RG, uma Matrícula, etc. e, para

tanto, tais dados devem ser inseridos no mesmo (= inputs), preferencialmente

de forma automática, por exemplo, através do “download” de um determinado

arquivo ou, via processo de digitação.

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DIGITAÇÃO = Conversão de Imagem em Texto

O processo de digitação consiste em transformar as informações

digitalizadas (as imagens obtidas com scanner, a partir de documentos

em papel), em arquivos digitais totalmente editáveis. Tal processo é

“quase artesanal”.

O serviço de digitação de documentos é um passo adiante ao serviço de

reconhecimento de caracteres e palavras, tornando-se fundamental à

formação de um Sistema de Informações Estruturadas.

O mesmo requer, por exemplo, que cada assento, escritura ou matrícula tenha praticamente a totalidade de seu

conteúdo digitado manualmente ou, na melhor das hipóteses, que o mesmo seja formatado de acordo com padrões

previamente definidos, que cada palavra seja verificada, de modo a reproduzir fielmente a sua transcrição, tal e qual se

encontra no Livro em papel, inclusive respeitando eventuais erros ortográficos, como é o caso de Certidões de Registro

Civil em Inteiro Teor (“verbum ad verbum”).

Sistema Informatizado de Armazenamento e Tratamento de Dados

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• O atual desenvolvimento da Ciência da Computação, onde a internet e os sistemas

eletrônicos de gestão de dados já conformam nosso dia-a-dia, deram além da

velocidade das trocas de informações uma nova perspectiva de olhar os dados

acumulados e devidamente estruturados.

• Para aquilo que era necessário o trabalho manual de extração de várias certidões, com

inúmeras informações, inclusive com muitas delas além do que o pretendido, hoje está

à disposição de um click em um botão.

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• Essa tecnologia possibilita que acervos volumosos de documentos,

armazenados em um ambiente seguro, em formato digital editável,

sejam facilmente acessíveis e rapidamente identificados em um

computador, através da utilização de palavras-chave pertinentes (=

índices), como por exemplo: números de RG, CPF ou CNPJ, números

de Registro de Imóvel, nomes de Pessoas Físicas ou Jurídicas,

endereços, etc.

• Isso resulta nas seguintes vantagens: redução significativa dos

tempos requeridos para as buscas de documentos (= redução de

custos, pois, afinal, “tempo é dinheiro!”) e, como consequência, o

considerável aumento na produtividade das Serventias.

DE DOCUMENTOS

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Agilidade na emissão das certidões, de modo a facilitar o cumprimento dos prazos de

entrega das solicitações para os clientes antes do vencimento dos prazos legais

estabelecidos pelo Código de Normas;

Mais simplicidade na inserção de averbações, que poderão ser digitadas diretamente no

próprio sistema, gerando uma etiqueta ajustável para anexar à margem do termo,

evitando assim rasuras e dificuldade de leitura, além de estar, desta forma, visível no

sistema a qualquer escrevente que atender o cliente sobre o assento em questão, não

tendo que recorrer ao arquivo físico;

As vantagens para a Serventia ao dispor de seu Acervo em arquivos digitais totalmente editáveis são muitas,

como por exemplo:

Maior praticidade na transposição e/ou restauração de registros, haja vista que a mera

transposição de uma anotação ou averbação para o livro atual não resolve o problema da

deterioração do assento. Portanto, muitas vezes, se faz necessária a emissão de uma folha

de transposição do mesmo com todos os seus dados originais para o novo livro, antes que

se percam dados por deterioração física do livro original, evitando dessa forma, a

necessidade de recorrer ao Ministério Público ou à Vara de Registros Públicos, para obter a

devida autorização de lavratura de novo assento, com base no termo anterior, etc.

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Pelas Serventias:

1. Preparação -

Os documentos devem passar por um procedimento para tornarem-se aptos à

digitalização. Nessa etapa são realizadas tarefas como higienização, retirada de todos os

clipes, grampos e recuperação de páginas rasgadas. Facilitando assim o acesso do

documento pelo scanner.

2. Digitalização* -

O documento físico é colocado no scanner, que o transforma em documento digital, de

preferência em formato PDF editável, de maneira tal que o mesmo possa ser enviado à

DigiCert® via e-mail.

* em caso de necessidade, também pela DigiCert®.

Os processos de digitação e indexação de documentos consistem no sequenciamento das seguintes etapas:

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2. Digitação de Documentos

Os documentos já convertidos em arquivos editáveis recebem a formatação específica

que lhes são pertinentes e, os eventuais caracteres e palavras que não puderam ser

devidamente reconhecidas e convertidas pelo software especializado supracitado são

manualmente identificadas e corrigidas por nossos digitadores.

No caso de termos antigos, que foram lavrados à mão, os mesmos têm seus respectivos

conteúdos completamente digitados (= processo manual), caractere a caractere.

Pela DigiCert®:

Para garantir a qualidade em todo processo, a DigiCert® realiza as seguintes etapas

controladas:

1. Conversão de Arquivos

Os arquivos digitalizados recebidos das Serventias são convertidos em arquivos editáveis,

através da utilização de software especializado no reconhecimento de caracteres.

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4. Indexação de Documentos

Os documentos que foram digitados em formato editável são

devidamente indexados, ganhando assim uma “identidade”

por meio de índices e agrupamento em um sistema lógico, de

modo que seja possível acessá-lo de forma precisa e rápida.

3. Controle de Qualidade

Por amostragem, os arquivos editáveis gerados a partir do processo de digitação são

revisados para verificar se estão de acordo com as especificações determinadas para

cada tipo de documento.

Para os Cartórios de Registro Civil e Tabelionato de Notas, a DigiCert®, firmou

parceria com a DRD Sistemas, para tornar ágil e prática a inserção dos dados da

indexação via arquivo xml para cada Serventia, e para os Cartórios de Registros

de Imóveis, firmamos parceria com a INOVE, com o mesmo objetivo.

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Benefícios dos serviços prestados pela DigiCert®

A DigiCert® apresenta uma solução completa para a digitação e indexação de documentos, proporcionando

assim às Serventias:

Redução do desgaste físico dos documentos em papel.

Baixo custo de conversão e identificação de documentos;

Redução no tempo de busca e custos na recuperação das informações;

Aumento da produtividade e acesso imediato à informação pelos usuários;

Facilidade para impressão do documento em papel no formato específico de cada um deles;

Segurança garantida dos dados e informações que nos sãos confiados;

Possibilidade de envio dos documentos via e-mail;

Disponibilização de Cópias de segurança*.

* Mantemos arquivos dos registros por um prazo de até 03 (três) meses, à disposição das Serventias, contado a partir da data de envio dos mesmo em formato digital.

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