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giugno 2009Università degli Studi di PaviaCorso di formazione

Silvana NidasioServizio Catalogo Unico

e-mail: [email protected]

Università degli studi di Pavia - Area Biblioteche

Servizio Catalogo Unico

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Università degli Studi di PaviaCorso di formazionegiugno 2009

La configurazione

Insieme di regole che consentono di applicare alla procedura i regolamenti ed impostare l’organizzazione della biblioteca.

Vanno definiti:

• tipi di operazione (prestito / consultazione)

• durata dei prestiti

• tipi di prestito (prestito breve, prestito lungo, prestito docenti, consultazione, ecc.)

• quantità dei materiali prestati

• materiali da prestare (individuabili per codice di fruizione, tipo materiale, collocazione o serie)

• profili utente insieme delle condizioni applicate ad una categoria di utenti. E’ possibile prevedere più profili utente in ogni biblioteca.

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Accesso alla procedura

Il portale degli operatori Fluxus: http://fluxus.unipv.it/

Accesso alle funzioni di sportello di produzione

Area messaggi per gli operatori

E’ disponibile un’area di test per provare le funzioni sportello e utente

Area utente accessibile anche dal portale:

prestito.unipv.it

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Accesso alla procedura

La prima pagina dopo l’autenticazione:

La funzione per accedere al servizio

Informazioni sulla configurazione e sull’utente

Funzione attiva solo per gli operatori con ruolo di “responsabile locale del servizio di prestito”

Possibilità di variare la password.Operazione da eseguire per legge dopo 180 gg.

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Il menù principale

Le funzioni del menù attivo

Gli orari della biblioteca(visibili anche dal menù utente)

I menù disponibili

L’operatore connesso

La biblioteca Funzione statistica dell’attività odierna attivabile premendo il pulsante

Il menù attivo

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ANAGRAFICA UTENTI

BIBLIOTECABIBLIOTECA

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3


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ISCRIZIONE E CONDIZIONI



L’anagrafica è comune a tutte le biblioteche del sistema. Ogni biblioteca dovrà iscrivere l’utente attribuendogli le condizioni previste dai propri regolamenti

CONTROLLO SULLA DATA DI IMMISSIONE/MODIFICA DELLE INFORMAZIONI ANAGRAFICHE (valore impostato a 60 gg)

Anagrafica e iscrizione utenti

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A

MAGGIO 2008 : MARIO ROSSI SI PRESENTA ALLA BIBLIOTECA “A” SI ISCRIVE E PRENDE UN LIBRO IN PRESTITO


A


B


C

ANAGRAFICA UTENTI


1

La biblioteca A deve:

1) verificare se il nominativo è presente nell’anagrafica Fluxus e se non esiste inserire i dati anagrafici dell’utente

2) iscriverlo alla propria biblioteca

I DATI ANAGRAFICI SARANNO VISIBILI PER TUTTE LE BIBLIOTECHE DEL SISTEMA

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2


C


A


B


C

ANAGRAFICA UTENTI


LUGLIO 2008 : MARIO ROSSI SI PRESENTA ALLA BIBLIOTECA “C” SI ISCRIVE E PRENDE UN LIBRO IN PRESTITO


La biblioteca C deve:

1) verificare se il nominativo è presente nell’anagrafica Fluxus e poi iscriverlo alla propria biblioteca

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C

SETTEMBRE 2008 : MARIO ROSSI SI PRESENTA ALLA BIBLIOTECA “C” E INDICA UN NUOVO NUMERO DI TELEFONO

La biblioteca C deve:

1) Modificare i dati anagrafici

CHE SARANNO VISIBILI PER TUTTE LE BIBLIOTECHE DEL SISTEMA


A


B


C

ANAGRAFICA UTENTI



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Funzione attiva ogni giorno (dati AUTOMATICI)

BIBLIOTECARIO INSERIMENTO

MODIFICA

ELIMINAZIONE

UTENTE PRE INSERIMENTO

INSERIMENTO

AGGIORNAMENTO

ANAGRAFICA ESTERNA ON-LINE

INSERIMENTO IMPORT INIZIALE DA DB ESTERNO

Funzione attualmente disattivata a Pavia

Come viene alimentata l’anagrafica

ANAGRAFICA UTENTI

Funzione mai attivata

Funzione ordinaria (dati OPERATORE)

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I dati anagrafici

Si distinguono tra:

• dati operatore (inseriti dagli operatori addetti al prestito)

• dati automatici (studenti, docenti e personale tecnico universitario)

La procedura colloquia con la base dati del personale universitario e della segreteria studenti ed ogni giorno aggiorna:

• i dati anagrafici

• la scadenza del periodo di collaborazione con l’università

La data di scadenza viene indicata nel motivo:

• per gli studenti la scadenza del motivo segue la regolarità del corso di studi, e si rinnova automaticamente all’iscrizione al nuovo anno accademico, oppure si adegua alla data di laurea.

• per il personale dipendente non viene indicata la data di scadenza. La data compare quando cessa il rapporto di lavoro con l’Università.

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I dati anagrafici di tipo AUTOMATICO

Le modifiche a campi dell’anagrafica di utenti di tipo “automatico” vengono accettate ma la procedura quotidiana di aggiornamento dati “ricopre”, il giorno dopo, le modifiche effettuate.

Unici campi che possono essere modificati:• cellulare• e-mail• indirizzo di tipo “recapito”

I motivi “automatici” (riconoscibili dal nome operatore = “SISTEMA”)

NON possono essere MAI variati

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La ricerca nell’anagrafica

Segnalare SEMPRE a [email protected] eventuali anagrafiche doppie presenti nel database

La ricerca viene effettuata in tutto il sistema (anche tra gli utenti non iscritti alla biblioteca) Può dare un risultato multiplo

Effettuare sempre una o più ricerche prima di inserire una nuova anagrafica

Ricerca diretta risultato univoco

EVITARE DUPLICAZIONI

mailto:[email protected]

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La ricerca nell’anagrafica

ricerca per cognome/nome

Porre particolare attenzione ai nomi contenenti caratteri speciali: (lettere accentate, apostrofi, ecc.) Nel dubbio omettere, nella ricerca, la lettera accentata.

Fluxus esegue una ricerca di ciò che inizia con la stringa indicata.

Per cercare una parola o una parte di parola contenuta nel campo, far precedere % al testo da cercare

es. %vari restituirà: bavaria, stradivari, varigotti, ecc.

es. %braidense restituirà: Biblioteca Braidense, Bib. Braidense, Braidense Biblioteca Nazionale, ecc.

ricerca ENTI per ragione sociale/ufficio

Seguire le indicazioni riportate sul documento:

http://siba.unipv.it/biblioteche/portali/fluxus/Corretto_inserimento_Enti.pdf

http://siba.unipv.it/biblioteche/portali/fluxus/Corretto_inserimento_Enti.pdf

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L’iscrizione utente

RICERCA ANAGRAFICA

nominativo presente

nominativo non presente

iscritto non iscritto

Iscrizione valida

Iscrizione non valida

scaduta bloccata disabilitata

Dopo una ricerca nell’anagrafica si può verificare che:

• l’utente non è presente nell’anagrafica

• l’utente è presente ma non è iscritto

• l’utente è già iscritto con un iscrizione valida

• l’utente è iscritto ma ha un’iscrizione non valida:

• scaduta

• bloccata (causa mancata restituzione del materiale entro i termini stabiliti)

• disabilitata (disattivata dalla biblioteca)

INSERIMENTO

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La funzione iscrizione utente

In ogni anagrafica utente è possibile inserire:

• note utente visibili da tutte le biblioteche Fluxus

• note sull’iscrizione visibili solo dalla biblioteca che le ha inserite

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Nella funzione “Leggi contatti utente” è possibile:

• disattivare l’invio di messaggi informativi (inviati attraverso Fluxus)

• scegliere di non inviare i dati anagrafici utente (nei messaggi inviati tramite e-mail)

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La funzione “Rigenera password provvisoria” consente di:

• rigenerare la password provvisoria (quando la username e password sono state definite dall’utente)

• dopo aver rigenerato la password provvisoria stampare la scheda utente

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Altre funzioni base per operatori di sportello

Le funzioni base per gli operatori di sportello sono illustrate nel documento:

• Richiesta utente

• inserimento manuale di materiale in Fluxus

• la funzione scadenzario

• la restituzione del materiale

• il rinnovo del prestito

http://siba.unipv.it/biblioteche/portali/fluxus/caratteristiche-fluxus_rel-7.1.pdf

http://siba.unipv.it/biblioteche/portali/fluxus/caratteristiche-fluxus_rel-7.1.pdf

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