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DOCUMENTOS

Contenido

1. Carta del Procedimiento.

2. Objetivo.

3. Alcance.

4. Referencias.

5. Responsabilidades.

6. Indicador de desempeño (Opcional).

7. Definiciones.

8. Descripción de actividades.

9. Registros.

10. Anexos

11.- Historial de cambios

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1. Carta del Procedimiento:

Nombre del Procedimiento: Elaboración y Control de Documentos.Dueño del Procedimiento: Coordinador de Gestión de la Calidad

2. Objetivo:

Establecer la metodología para elaborar y controlar los documentos del SGC de AYV, con el fin de asegurar su disponibilidad en el punto de uso, uniformidad en la documentación utilizada y evitar el uso inadvertido de documentos obsoletos, así como identificar los documentos de origen externo y controlar su distribución.

3. Alcance:

Este procedimiento aplica a todos los documentos internos y externos que forman parte del SGC de AYV, y para cada ocasión en la cual se elabore, controle o actualice algún documento que integra el Sistema.

4. Referencias:

4.1 La Norma ISO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-2008): Sistema de Gestión de la Calidad –Requisitos, 4.2.3, Control de documentos.

4.2 El Manual de Gestión de la Calidad de la empresa Avalúos y Valuaciones, S.A. de C.V.

5. Responsabilidades:

5.1 De todo el personal de la empresa Avalúos y Valuaciones, S.A. de C.V.a. Apegarse a lo establecido en este Procedimiento, durante su uso.b. Informar a su jefe inmediato o al Coordinador de Gestión de Calidad cualquier error o desviación

que detecte en los documentos utilizados, para proceder a su revisión y corrección.c. Utilizar únicamente los documentos internos y externos del SGC de AYV autorizados y

disponibles en los puntos de uso. d. Registrar la información en los formatos requeridos por este Procedimiento.e. Elaborar los documentos requeridos y/o realizar las modificaciones o actualizaciones de

acuerdo al presente Procedimiento.

5.2 Del Coordinador de Gestión de Calidad:

a. Mantener actualizados los documentos que elabora para el SGC, verificando su empleamiento.b. Resguardar, en papel y/o archivo electrónico, todos los documentos que soportan el SGC.c. Vigilar la aplicación de este procedimiento por las personas de las áreas involucradas en el

SGC.

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d. Elaborar en conjunto con los usuarios y empleados involucrados, cualquier documento requerido para el funcionamiento de la empresa.

.

6. Definiciones (Glosario):

Documento: Información y su medio de soporte.

Documento Interno: Información contenida en un medio de soporte que forma parte del SGC de AYV de acuerdo a la norma ISO 9001:2008 y es elaborado por personal de la organización.

Documento Externo: Aquella información que es elaborada por instancias externas a la organización y que de alguna manera nos obliga a cumplir. Ej. Leyes y normas del sector, políticas y reglamentos de clientes, etc.

Documento Controlado: Es el documento que está sujeto en su emisión, aprobación, distribución, cambios y conservación, a las disposiciones de este procedimiento.

Documento Original: Es el documento que contiene firmas de elaborado, revisado /autorizado.

Documento Obsoleto: Es el documento que resulta afectado por la modificación o actualización del contenido con fecha mas reciente.

7. Descripción de Actividades

Para llevar a cabo la elaboración y control de los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad se llevan a cabo los siguientes pasos:

7.1 Elaboración de Documentos

7.1.1 El personal de los procesos:a. identifica la necesidad de documentar una actividad o actualizar un documento ya

elaborado.b. determina el tipo de documento a elaborar o actualizar.c. recopila información necesaria para la elaboración o actualización.

7.1.2 Elaborar o actualizar el documento correspondienteEl personal se responsabiliza de elaborar o actualizar el documento correspondiente. El documento a elaborarse toma en cuenta las siguientes características:

EncabezadoA todos los documentos se les coloca en el encabezado el logotipo de la empresa.

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Pie de páginaA cualquier documento se le coloca el siguiente pie de página:

Código del Formato:(Clave asignada)

Fecha de elaboración(Opcional)

Numero de Revisión:(Obligatoria)

Fecha de Revisión(Obligatoria)

Documento de Referencia

(Si aplicase)

(1) Es el Código del Formato (si lo hubiera) que se está utilizando.(2) Número de revisión del documento.(3) Domicilio, teléfono y correo electrónico de la empresa.

Portada del documento Contiene los siguientes datos:

Código del Formato: (clave asignada)

Logotipo de la Empresa.

Nombre de la Empresa.

Nombre del documento.

Código del documento (Opcional)

Sección de firmas de aprobación:o Elaboró: Nombre, Puesto y Firma de quién elaboró.o Revisó /Aprobó: Nombre, Puesto y Firma de quién revisó.

Sección de datos de controlo Estado de revisión.o Fecha de emisión.o Número de copia controlada distribuida (Opcional)o Codigo del documento (Opcional)

Hojas siguientes del documento (De la segunda hoja en adelante)

Orientación: vertical u horizontal.El formato del encabezado será de la siguiente manera:

Logotipo de la empresa (1)

Nombre del Documento (2)Código de documento (3)

Estado de Revisión: (4)

Página x de x (5)

(3)

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(3) Código de Documento El asignado de acuerdo a la nomenclatura especificada según el tipo de documento utilizado.

(4) Estado de Revisión Indica el número de revisión iniciando con el 0 (cero) y posteriormente las revisiones 1, 2, 3, etc.

(5) Página x de x Se anota el número de página y el total de páginas del documento.

8.1.3 Revisión del Documento.

El dueño del documento revisa que la información incluida sea completa, lógica y estén referenciados todos los documentos involucrados. Cuando sea necesario, someterlo a revisión de otros involucrados.

8.1.4 Revisión del Documento para su Control

El Coordinador de Gestión de Calidad revisa que el documento cumpla con los lineamientos especificados en este procedimiento, incluyendo su codificación (cuando aplique); además verifica que cubra la necesidad o propósito planeado.

Verifica el estado de revisión actual del documento, el número de control, el nombre del documento y las áreas a las que debe ser distribuido.

8.2 Control de Documentos

8.2.1 Registro de Documentos.Una vez autorizado el documento, el Coordinador de Gestión de Calidad lo registra en la “Lista Maestra de Documentos Internos (una copia impresa en resguardo físico).

El cada responsable de área / proceso debe entregar al Coordinador de Gestión de la Calidad la “Lista de documentos externos” conteniendo los documentos externos que utilizan y que están bajo su resguardo (archivo digital).

La “Lista Maestra de Documentos Internos” y la “Lista de Documentos Externos”, se conserva en medio electrónico y se imprime (un tanto en reguardo físico y una carpeta de consulta digital en servidor).

8.2.2 Firmas de autorización de DocumentosEl personal de los procesos remite el documento a la autoridad correspondiente para su revisión y aprobación. Las firmas necesarias son de acuerdo a lo siguiente:

Elaboró. Revisó / Aprobó según sea el caso.

8.2.3 Control de copias del Documento

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El dueño del documento:a. Reproduce y entrega las copias necesarias de los documentos y controla su distribución. b. Cuando se trata de una actualización, recupera la copia anterior del documento en cuestión.c. Entrega el original del documento al Coordinador de Gestión de Calidad.

El Coordinador de Gestión de Calidad destruye las copias de los documentos que han sido actualizados. Salvo que hubiere alguna excepción

Los Documentos Externos se conservan en papel indefinidamente.

8.2.4 Documentos Obsoletos

En caso de que se requiera por cualquier razón, mantener copia del Documento Obsoleto, éste será identificado como tal con la leyenda de “Documento Obsoleto”, evitando así su uso no intencionado.

Los Documentos Obsoletos se conservan en papel o en archivo electrónico.

8.3 Control de Cambios a los Documentos

El personal a cargo de cada proceso debe mantener actualizado el “Historial de Cambios”, descrito en la sección 11 de cada documento e informar de manera inmediata al Coordinador de SGC, las modificaciones aplicadas al mismo para el remplazo de la versión antecedente y su registro en la lista de control de documentos.

8.4 Difusión del Documento

El Coordinador de Gestión de Calidad y el “Dueño del documento” dan a conocer el contenido del documento al personal involucrado y resuelve cualquier duda, asegurando que el personal comprende el contenido del documento actualizado. Se aseguran que sea aplicado inmediatamente.

8.5 Conservación de los Documentos

El Coordinador de Gestión de Calidad resguarda, en original y en archivo electrónico (impresión física, servidor o/ disco duro), todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, identificando la clave(particular de cada documento), el nombre y el estado de revisión.

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8. Registros

NO. FORMATO (CÓDIGO) RESPONSABLE DE CUSTODIA TIEMPO DE RETENCIÓN/DISPOSICIÓN

1 Lista Maestra de Documentos InternosCoordinador de Gestión de la

Calidad (COGC)

Hasta su actualización / guardar en

archivo electrónico

2 Lista de Control de Documentos ExternosCoordinador de Gestión de la

Calidad (COGC)

Hasta actualización / guardar en

archivo electrónico

3 Lista Maestra de FormatosCoordinador de Gestión de la

Calidad (COGC)

Hasta su actualización / guardar en

archivo electrónico

9. Anexos

NO. DOCUMENTO CÓDIGO

1 Formato de portada para elaborar documentos del SGC. No aplica

2 Formato de la hoja dos en adelante para elaborar documentos del SGC. No aplica

10. Historial de CambiosREVISIÓN

No.PÁGINAS

AFECTADAS DESCRIPCIÓN DEL MOTIVO DEL CAMBIO FECHA DE APROBACIÓN

0 Creación del documento. 14/05/20071 1 a la 21 El cambio realizado se encuentra marcado en color azul. 15/01/20102 Todas Actualización y mejora del documento 23-Dic-15