sharepoint saturday montreal 2015 #spsmtl - l'importance des métadonnées en entreprise

SharePoint Saturday Montréal

23 mai 2015


L’importance des métadonnées en entrepriseVincent BIRET

A propos de moi

Vincent BIRET

SharePoint MVP

Products Team Tech Lead

Negotium

@baywet

Bit.ly/vincentbiret

http://www.negotium.com/


Remerciements

(surtout à Marie Bourdon)


Objectifs

Pourquoi s’intéresser aux métadonnées?• Améliore la navigation• Améliore la trouvabilité

• (fait de trouver ce qu’on cherche)

• Améliore la découvrabilité• (fait de trouver ce qu’on ne cherche pas)

• Améliore l’expérience utilisateur• Permet la mise en place de gouvernance• Economie/gain important pour la compagnie


Agenda• Théorie• SharePoint• Vision• Graph• Conclusion

Rappels théoriquesRetour sur les bancs de l’école


“Métadonnées” un terme à la mode mais qu’est-ce que c’est au

juste?

Définition, exemples et normes


Que sont les métadonnées?


Les métadonnées se définissent par leur fonction• Faciliter la recherche/découverte d'information

• décrire le contenu et les relations entre les fichiers d'un site,• classer le contenu suivant un public cible,• mieux référencer un site ou une page sur Internet.

• Faciliter l'interopérabilité• partager et échanger des informations.

• Faciliter la gestion et l'archivage• informer sur le cycle de vie des documents,• gérer des collections de ressources,• gérer des archives électroniques.

• Gérer et protéger les droits• les droits de propriété intellectuelle,• les droits d'accès à des pages web (restrictions de consultation).


Les types de métadonnées• Métadonnées bibliographiques, permettant d'accéder au

document (auteur, titre, date de création, date de modification,...)

• Métadonnées administratives, pour la conservation des ressources, et les métadonnées juridiques, qui concernent la gestion d’un document (comme sa durée d'utilité administrative) ou son régime de droit

• Métadonnées techniques, indiquant le format, les techniques de production, le support...

• Métadonnées de description, pour en comprendre le contenu


Dublin CoreLes éléments du Dublin Core

Titre Le nom donné à la ressource

Créateur L’entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource

SujetLe sujet du contenu de la ressource (vocabulaires contrôlés et schémas formels de classification encouragés)

Description Une description du contenu de la ressource (ex. résumé, table des matières, texte libre…)

Éditeur L’entité responsable de la diffusion de la ressource, tels un département universitaire, une entreprise

Contributeur Une entité qui a contribué à la création du contenu de la ressource

Date Une date associée avec un événement dans le cycle de vie de la ressource (format : voir ISO 8601)

TypeNature ou genre (ex. catégories, fonctions, genre généraux… vocabulaire contrôlé recommandé, voir liste Dublin Core)

FormatLa matérialisation physique ou digitale de la ressource (il est recommandé de choisir la valeur du format dans une liste de vocabulaire contrôlé – voir par exemple la liste MIME)

Identifiant Une référence non ambiguë à la ressource dans un contexte donné (exemples : URI, URL, DOI, ISBN)

Source Une référence à une ressource à partir de laquelle la ressource actuelle a été dérivée

Langue La langue du contenu intellectuel de la ressource

Relation Une référence à une autre ressource qui a un rapport avec cette ressource

CouvertureLa portée ou la couverture spatio-temporelle de la ressource (position géographique, période de temps, juridiction)

Droits Information sur les droits sur et au sujet de la ressource (propriété intellectuelle – IPR, Copyright,…)

Eléments de métadonnéesOu comment les définir/structurer


Vocabulaire contrôlé• Un vocabulaire contrôlé est un lexique dont le

but est de rendre possible l'organisation des connaissances afin d'optimiser la recherche d'information

• Les schémas de classification (taxonomie, thésaurus, ontologie) utilisent un vocabulaire contrôlé.


Taxonomie• Relation de subsomption, dite «est-un»• Transitivité:

• si C est un sous-type de B et B un sous-type de A alors C est un sous-type de A.• intention / extension:

• à des intentions incluses i1 ⊂ i2 correspondent des extensions incluses e1 ⊃ e2

Ensemble {voiture} ⊂ Ens {véhicule}Déf (voiture) ⊃ Déf (véhicule)

Véhicules

Véhicule terrestre

Voiture

Camion

Autobus

Véhicule aérien

Avion

Mongolfière

Fusée

Véhicule maritime

Canot

Paquebot


Thésaurus• Elargissement de la taxonomie• Hiérarchie + autres propriétés

Concept ou Terme préférentiel

Automobile

Terme(s) générique(s) [TG]

Véhicule

Terme(s) spécifique(s) [TS]

Domaines véhicule - transport [MT 3330]

Variante(s) régionale(s)

Équivalent(s) anglais car

Terme(s) associé(s) [TA] métier : transport [MT 6005]technique automobile [MT 3510]


Ontologie• Les relations ontologiques partitives :

• Partie-tout (automobile, carrosserie, châssis, roues, moteur) • composant-composé (fer, acier)• contenu-contenant (paquet de cigarettes, cartouche) • membre-collection ( footballeur, équipe).

• Les relations associatives • Relations d’expérience (onde, télédétection)• relations séquentielles de cause-effet (détonateur, explosion)• agent-action-résultat (dessinateur, dessiner, dessin) • producteur-produit (déchetterie, produits recyclés) • outil-outil (vis, tournevis) • procédé-processus (unité de fabrication initiale, unité de

fabrication finale.) • relation topologique situe un objet par rapport à un autre

(molaire, prémolaire).


Représentation ontologique de Véhicule


Folksonomie• « Folksonomie », de "folk" (gens) et

"taxonomies" désigne l’indexation par des mots clés (tags) de façon spontanée, sans classement prédéfini.

• C’est un processus d'indexation collaborative (appelée aussi « social tagging »)


Facettes• Description d’une ressource selon plusieurs axes• Permet recherche à facettes et/ou navigation

par facettes


Concepts• Terme = Dénomination + Concept• Dénomination = expression linguistique• Concept (notion) = signification• Le terme doit être contextualisé pour déduire un

concept• Ex table

Table de concertation?Table de discussion?Table ronde?Table des matières?Table à café?Table basse?


Entités nommées• Les principaux types d’entités:

• noms de personnes,• de lieux, • d’organisations,• de produits • dates, • unités monétaires


Schémas de classificationSchéma de classification

Taxonomie Thésaurus Ontologie Folksonomie Classification à facettes

Organisation

Organisation hiérarchique simple

Relations hiérarchiques (hyponymie, hyperonymie), associatives, d'équivalence

Représentation de concepts avec types, propriétés et relations

Tags librement attribués par des utilisateurs

Système permettant de décrire une ressource selon plusieurs angles (facettes)

Type de relations

« est-un » « est-un »« sorte de »« relatif à »« synonyme »« équivalent »

« contient »« est localisé»« utilise »« produit »« … »

« prix »« produit »« genre »

Contexte Bibliothèque Web 3.0 Web 2.0

Exemple Dewey Rameau Cyc, Wordnet Flickr, YouTube Amazon

Ça va? Toujours là?

SharePointQue sait-il faire?


Dossiers• Une structure de dossiers est une forme de

métadonnées

• Très simple à mettre en place• Complexe à modifier

• Tips• Ne pas utiliser à moins de devoir appliquer de la sécurité


Taxonomie• Avantages:

• Recherche• Filtrage• Contrôle poussé• Consistance

• Inconvénients:• Long à mettre en place

• Tips• Servez vous des requêtes souvent effectuées pour améliorer votre

taxonomie!• Déléguez la gestion de certaines branches• Pour les taxonomies non finalisées, préférez la folksonomie


Enterprise keywords• Avantages:

• Plus faciles et flexibles pour usagers• Prend en compte les mots clefs des documents

• Inconvénients:• Plus difficiles à gérer• Pas de contexte


• « like » de contenu• Tagging (selon les propres termes de l’usager)• Notes• Profil utilisateur

• Navigation filtrée• Raffinement de recherche• Sujets à suivre et champions de sujets• Déprécié sur SharePoint online!!!

Folksonomie


Jeux de documents• « Tel document est lié à tel autre document »• Créer un modèle de jeux de documents• Propriétés communes ou distinctes (au choix)

• Tips:• Peut appliquer de la sécurité (pas sa fonction primaire)• Ne pas hésiter à faire des types de contenu en héritant


Les colonnes et types de contenu• Information sur la nature du contenu (CT)• Ajoute des propriétés (colonnes)

• Permet filtrage, raffinement, recherche….• Permet formulaires de saisie variables (CT)


Navigation par taxonomie• Accélère la navigation• Prépare les usagers à l’utilisation de facettes• Facile à mettre en place

• Peut facilement remplacer structure de dossiers


Wikis• Système d’édition de pages rapide• Permet de lier du contenu web

• Avantages:• Très facile et rapide à mettre en place

• Inconvénients:• Pas de fonctionnalités de publication avancées


Métadonnées dans les pages web• Par défaut SharePoint inclue peut de

métadonnées web

• Publishing + 2013 permet de founir plus de données• Description• Mots clefs• Site map• Auteur• Meilleur titre• …


Facettes• Facilitent la recherche• Sur la gauche dans les résultats de recherche• S’alimentent de métadonnées• Possible d’en ajouter, personnaliser…

• Très efficace pour « trier » les données en grand volume


Document Center• Organiser le contenu en fonction de la

taxonomie• Drop off library

• Appliquer des règles de gouvernance fct taxo


Site metadata Navigation• Possibilité de construire Navigation + url via

taxonomie• Pratique pour le SEO• Pratique pour la sémantique de votre portail

• Structuré en fonction de votre thesaurus


Autres médadonnées• Auteur• Sécurité• Vues• Conteneurs• Type de ressources• Dates (création, modification…)• Statut (approbation…)

Ok on connait les fonctionnalitésMais dans quel but?

VisionC’est la partie où on a un plan


Le cycle des métadonnées

Recherche

Thésaurus

DonnéesNavigation

Gouvernance

Métriques

Décoration

Structuration

Définition

Amélioration


Tout ça pour quoi?

L’idée c’est d’avoir une représentation et

structuration des idées dans la compagnie

Copyright Vincent BIRET ;-)


Oui mais voilà

Les usagers ne font jamais leurs devoirs et ne remplissent jamais les

métadonnées

Solutions:Indexer leur salaire sur le taux de remplissage des

métadonnéesWall of shame du moins bon en métadonnéesAutomatiser cette portion!

Graph? Delve?Des buzz words?


Le Graph• Avant tout modèle mathématique

• Points, vecteurs et par transitivité « routes »

• Ensuite modèle de données• Idée que toutes les données sont liées ensembles

• Microsoft propose un graph pour les entreprises• Acteurs, signaux, objets• Le schema de ces éléments contient des métadonnées et est

extensible


Delve

Simplement une des nombreuses utilisations/interfaces possibles


Portail delve

Demo


C’est quoi l’idée?• Avoir quelque chose de pro-actif

• Ne plus avoir à chercher le contenu• Voir même proposer du contenu qu’on n’aurait pas vu avant

• Si on doit chercher quand même, que ce soit beaucoup plus efficace

• Faire gagner temps et efficacité

Conclusion


Conclusion• On a amélioré la navigation• On a amélioré la trouvabilité• On a amélioré la découvrabilité• On a amélioré l’expérience usager• Tout le monde gagne du temps• La compagnie sauve de l’argent


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tine

Or

Arg

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