Saksbehandling 2.0?

Hvordan vil nye måter å kommunisere, med lesebrett,

mobile enheter og nye samhandlingsarenaer, påvirke

måten vi arbeider?

Eksempler fra Oppland fylkeskommune

Petter Kolstad, IKT-leder

Oppland fylkeskommune

SI brukerforum 2011

1. Definisjon, hva er saksbehandling 2.0

2. Nye samhandlings- og samarbeidsformer

3. IKT-strategi i Oppland fylkeskommune

4. Nye verktøy gir nye muligheter, eksempler

5. Oppsummering og anbefalinger

SI brukerforum 2011

Hvordan vil nye måter å kommunisere, med lesebrett, mobile

enheter og nye samhandlingsarenaer, påvirke måten vi arbeider?

SI brukerforum 2011

Noen av de mest kjente og brukte sosiale mediene er:

Twitter, utveksler budskap med maksimalt 140 tegn

Facebook, til formidling av innhold av sosial karakter

Wikipedia, er verdens største brukerskapte leksikon

YouTube, er kanal for utveksling av filmsnutter

Flickr er kanal for utveksling av bilder

SlideShare er kanal for å utveksle og dele Power Point-presentasjoner

Sosiale medier, noen eksempler

58 % av kommunene tatt

sosiale medier i bruk

96 % av disse er til stede på

Facebook

71 % av kommunene vil ha

tatt sosiale medier i bruk

innen 2011

41 % vil ha strategi for bruk

av sosial medier innen 2011

Kilde: KS BETA.COM, juni 2011

Kommuner på Sosiale medier

Kilde: KS BETA.COM, juni 2011

Kommuner på Sosiale medier

Kilde: KS BETA.COM, juni 2011

Kommuner på Sosiale medier

Kilde: KS BETA.COM, juni 2011

Kongsvinger kommune Sosiale medier

Regjeringen.no Blogger

OFK Community

Nettsamfunn Community

Et virtuelt samfunn, e-samfunn

eller nettsamfunn er en gruppe

mennesker som i første rekke

samhandler via et

kommunikasjonsmedium som

nyhetsbrev, telefon, epost, sosial

nettjeneste eller meldingstjeneste i

stedet for å møtes ansikt til ansikt.

Samhandlingen kan foregå for

sosiale-, profesjonelle-,

opplærings- eller andre formål.

Dersom kommunikasjonen foregår

ved hjelp av et datanett kalles

dette for et nettsamfunn. Slike

samfunn har også blitt en

utfyllende form for kommunikasjon

mellom mennesker som kjenner

hverandre og omgås i andre

sammenhenger.

Saksbehandling 2.0…….?

Hva er det?

Saksbehandling 2.0

Fagnettverk for neste generasjons saksbehandlingsløsninger der

brukerne gis rike og fleksible arbeidsflater, som understøtter

prosessene i virksomheten.

SI brukerforum 2011

Hva er Saksbehandling

Med saksbehandling mener vi:

• En prosess som utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og

som leder fram til en autorisert beslutning.

• Prosessen kan bestå av følgende aktiviteter: mottak og klargjøring av en

sak, innsamling av informasjon, vurdering, avgjørelse/vedtak,

ekspedering av vedtaksdokumenter.

• Saksbehandling er også å behandle informasjon og fakta, bruke lover og

regler, følge prosedyrer, kommunisere med aktører som saken gjelder,

og å treffe beslutninger.

• Saksbehandling kan gi andre resultater enn et vedtak, for eksempel

utredninger, uttalelser, prosjektplaner og nye regelverk.

Ref: Difi, SGK nov. 1997

Hva er Web 2.0

Web 2.0

Wikipedia

Web 2.0 er en populærbetegnelse på den nye situasjonen på World Wide Web

med deltagerdrevne, interaktive nettjenester.

TNS Gallup:

”En paraplybetegnelse for en rekke tjenester og aktiviteter på nett som har det

til felles at de legger til rette for interaksjon mellom brukerne. Det vil si at

innholdet er generert av brukerne, mens selve tjenesten kun er en tilrettelegger

for interaksjonen mellom medlemmene eller tilfeldige brukere.”

Saksbehandling 2.0

Saksbehandling 2.0 = Saksbehandling + Web 2.0

ELLER sagt på en annen måte…….

Saksbehandling 2.0?

Jo, det er neste generasjon saksbehandlingssystem OFK: Øystein Windingstad 2011

2. Nye samhandlings- og samarbeidsformer i OFK

SI brukerforum 2011

Oppland fylke

Nord-Gudbrandsdal

Valdres

Midt-Gudbrandsdal

Sør-Gudbrandsdal

Gjøvik - Land - Toten

Hadeland

Oppland fylke:

Areal: ca 25.000 km2

Innbyggere: ca 180.000

Antall kommuner: 26

Regioner: 6

Byer: 4

Lillehammer

Oppland fylkeskommune har ansvar for:

• Samferdsel og vei

• Videregående opplæring

• Regional utvikling

• Tannhelsetjeneste

• Kultur

• Kulturminne

• Fylkesbibliotek

• Fylkesarkiv

25.192 km2 (kun 5.109 km2 er under 600 meters over havflaten)

Oppland fylkeskommune

Sammenheng regional planstrategi og regionalt handlingsprogram

Partnerskap og arenaer

Miljønettverk

Regionteam

Storregionteam

Internasjonalt team

Informasjonsnettverk

Læringsteam

Adm. utviklingsorganisasjon

Rådmannsledelsen

Rasmus Virgrestad FR

Terje Kind

Inge Myklebust

Hjalmar Solbjør

Anne Bostad

Stig Helge Hagrup

Fagenheter A

rkiv

(se

ntra

lad

m.)

Fylk

es

ark

ive

t

Fylk

es

bib

liote

ke

t

IKT

Inn

kjø

p o

g e

ien

do

m

Ku

ltur o

g id

rett

Ku

lturv

ern

Reg

ion

al u

tvik

ling

Pe

rso

nal o

g lø

nn

Sa

mfe

rdse

l

Se

rvic

es

en

ter

Ta

nn

hels

etje

nes

ten

Vid

ere

gåe

nd

e

op

plæ

ring

Øk

on

om

i

FR rådgivning • Beredskap

• Eierskap

• Energi

• Informasjon

• Internasjonalt arbeid

• Juridisk

• Kompetanse

• Organisasjonsutvikling

• Politisk sekretariat

Regionale knutepunkt •Hadeland •Gjøvik •Valdres •Midt-Gudbrandsdal •Lillehammer •Nord-Gudbrandsdal

Opplandstrafikk

Tannklinikker (36)

Team/Nettverk

Kommuner/Regioner

Fylkesmann

NAV

Innovasjon Norge

SIVA

VOX

Høgskolen i Lillehammer

Høgskolen i Gjøvik

Partn

ers

kap

sfo

rum

Videregående skoler (14 stk) Fagopplæring OPUS (7 stk) Karrieresenter

SI Annual conference 2011

Ombygging med muligheter – føringer og innspill IKT

Mål for arbeidsplassutvikling/ombygging i

sentraladministrasjonen:

Det sikres flere og mer fleksible arbeidsplasser i

sentraladministrasjonen. Skal gi rom for flere interne og

eksterne medarbeidere i framtida, samt oppnå en bedre

arealutnyttelse totalt sett.

Arbeidsplassene utformes slik at de sikrer bedre vilkår

for nye arbeidsformer, samhandling, kunnskaps- og

erfaringsdeling og kommunikasjon i den løpende

oppgaveløsningen

Ombygging med muligheter – føringer og innspill

Mer fleksible arbeidsplasser, hva betyr det for IKT?

• Økt mobilitet på arbeidsplassen, mindre bruk av fast kontorplass?

• Mer teambasert arbeidsform i og utenfor fagenheten

• Vi deltar i flere team, på flere samarbeidsarenaer

• Flere arbeidsoppgaver utføres utenfor egen fagenhet og kontorplass

• Økende bruk av egne ”stillerom”, møterom og prosjektrom

• Flere medarbeidere ute på tjenestereiser

• Økende fleksibilitet i arbeidslivet, mer bruk av avtaler om hjemmekontor

• Mer arbeidsoppgaver utføres uavhengig av sted og tid

Ombygging med muligheter – føringer og innspill

Nye arbeidsformer, samhandling, kunnskaps- og erfaringsdeling og

kommunikasjon i den løpende oppgaveløsningen, hva betyr det for IKT?

• Økende bruk av bærbar enheter - PC, mobiltelefoner og lesebrett

• Mer bruk av trådløse nettverk

• Behov for tilgang til bedriftens informasjonssystemer uavhengig av kontorplass

• Behov for å knytte seg til bedriftens informasjonssystemer på tjenestereise

• Økende bruk av IKT for elektronisk samarbeid og informasjonsdeling

• Nye IKT løsninger for elektroniske tjenester og effektivisering

• Nye tjenester for samhandling tas i bruk; videokonferanser, prosjektrom

Ombygging med muligheter – føringer og innspill IKT

Medarbeider konsekvenser, fleksible arbeidsplasser:

• Økende omfang og bruk av IKT løsninger

• Kompleksiteten øker ved mer bruk av bærbar PC og nye IKT løsninger

• Kravet til IKT-kompetanse og -forståelse økende

• Behov for IKT-opplæring og støtte til IKT økende

• Må ta hensyn til stråling, sikkerhet og arbeidsmiljø

3. IKT-strategi i Oppland fylkeskommune

SI brukerforum 2011

Litt om vår IKT-strategi

Ny IKT-strategi for Oppland fylkeskommune

2011-2014

Hva er FK opptatt av nå?

I St.meld. nr. 17 (2006-2007) Eit informasjonsamfunn for alle

beskrives en helhetlig og overordnet IT-arkitektur for offentlig sektor.

Standarder som er anbefalte eller

obligatoriske for offentlig sektor

Viktigste for FK:

2. Tjenester på nett

9. Elektronisk handel

10. Arkivering og saksbehandling

11. Informasjonssikkerhet

13. IKT-arkitektur

16. Integrasjon av IKT-systemer

OFK IKT-strategi 2001 - 2012

2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012

I-nett

Arkitektur og e-Samhandling

eKommune/Digital forvaltning

Infrastruktur

Fellesløsninger

Bredbånd

IKT er en viktig faktor for utvikling av virksomheten i OFK

OFK mål og strategier 2011-2012, eksempler

• En enklere hverdag

• Elektronisk samhandling

• Åpen forvaltning

• Full-elektronisk arkiv

• Integrasjon – for eksempel ”Rett i mappa”

• Brukertilpasset skrivebord

• I-nett og sosiale medier

• IKT opplæring

4. Nye verktøy gir nye muligheter, eksempler

SI brukerforum 2011

Nye verktøy i OFK

”Nye verktøy skal forenkle hverdagen”

1.MS Office, ”alle” produkter

2.Videokonferanser og Microsoft Unified Communication/LYNC

3.Mobilitet og nye verktøy

1. Mobilt kontor og fleksibelt arbeidssted

2. Mobiltelefon og e-post synkronisering

3. IP-telefoni i OFK

4.MS Sharepoint for informasjonsdeling

5.Papirløst fylkesting/ fylkesutvalg

6.Sosiale medier og egen Community

• Samhandling mellom kommunikasjonsverktøy

• Integrasjon mellom produkter som:

– Video

– Tale

– E-post

– Klientbasert løsninger for lynmeldinger

– Mobile Løsninger

• Summen av dette = Unified Communication

Hva er Unified Communication (UC)

Prosessforbedrende elementer

• Ved å åpne for at

samarbeidspartnere kan

registreres i Communicator

(Federation), muliggjør man en

åpen og enkel måte og

kommunisere på disse med, på lik

linje med interne brukere.

• En UC løsning leverer avanserte

presence muligheter, på

gruppenivå og gir muligheten å se

tilgjengeligheten på deltakerne i

gruppen.

In-house konferanser – kostnadsbesparende elementer

Live Meeting – kostnadsbesparende elementer

OCS = tilgjengelig og samhandling over alt

Noen eksempler:

• Outlook integrasjon OCS

• 360 4.1 integrasjon OCS

• MS Sharepoint integrasjon OCS

• Syscom Solution Point integrasjon OCS

• iPhone integrasjon OCS

Outlook integrasjon OCS

iPhone integrasjon OCS

Syscom Support Point

Sosiale medier i MS Outlook

5. Oppsummering og anbefalinger

Oppsummering

OFK bruk av sosiale medier

Ansattes bruk av sosiale medier 1. E-postadressen navn@oppland.org skal ikke benyttes på noen sosiale medier

2. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner. Opptre på samme måte som du ville gjort ellers i hverdagen. Bruk sunn fornuft.

3. Vær bevisst på rollen din som ansatt i OFK.

4. Vurder om du skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende i sosiale medier som for eksempel Facebook eller MSN. I så fall, tenk på hvordan du opptrer.

5. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene.

6. Vær åpen om hvor du jobber.

7. Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av OFK.

8. Henvendelser direkte til OFK besvares av administratorer på de forskjellige kontoene.

9. Husk at Internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt.

10. Er du i tvil, send en e-post til infoteam@oppland.org Ref: Trondheim kommune, m.fl.

OFK bruk av sosiale medier

OFKs offisielle kontoer på Facebook / Twitter 1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer OFK

2. Svar alltid ved faktafeil eller på spørsmål om kommunens tjenester og tilbud

3. Svar på positive kommentarer, si takk

4. Det er ikke nødvendig å svare på nøytrale kommentarer, men det er lov å gjøre det.

5. Forsøk også å svare på negative kommentarer

6. Tilpass svaret ut i fra avsender, form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell?

7. På generelle spørsmål svarer du som OFK, med fornavn navn/tittel

8. Ved svar på faglige spørsmål, bruk fullt navn og tittel (eks enhetsleder og enhet)

9. På spørsmål som krever saksbehandling/arkivering må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse.

10. Politiske henvendelser skal alltid henvises til politisk nivå

Ref: Trondheim kommune, m.fl.

OFK bruk av sosiale medier

OFK eksempler: Klimapark 2469 http://www.youtube.com/watch?v=XSGFM38IpUQ http://www.facebook.com/pages/Klimapark-2469/125728314132927 eDialog 24 http://www.oppland.no/Kontakt-oss/eDialog/ Politiker blogger http://www.oppland.no/Politikk/Blogg/ Community http://www.oppland.no/no/Fag-og-tjenester/Regionalenheten/Landbruk/Grupper/Startside-Klubber/?clubId=3 OFK på mobil http://www.oppland.no/no/Fag-og-tjenester/Informasjonsnettverket1/Nyheter/Oppland-pa-mobil/