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Sistemas de Información

y Su Impacto en las Organizaciones

¿Cuál es el verdadero efecto de los Sistemas de Información?

Antiguamente factores como falta de información, la escasa competencia influían en

el éxito de las empresas ahora el escenario es totalmente diferente los clientes están cada

vez más informados y son cada vez más exigentes, la competencia es mucho mayor y más

agresiva, los inversionistas tienen miles de alternativas diferentes, los proveedores son cada

día más poderosos por esto y otros muchos factores el desafío al cual se enfrentan las

empresas en el siglo XXI es mucho mayor. El foco de las empresas ya no sólo se centra en

alcanzar objetivos más tradicionales como las utilidades, la productividad o el crecimiento,

sino también en alcanzar objetivos más estratégicos como una imagen corporativa potente,

posicionamiento competitivo, aceptación de la comunidad, satisfacción laboral.

La estructura de la organización puede convertirse en un factor que agrega

complejidad a la organización es por esto que debe estar estructura de tal manera que

facilite y simplifique el accionar de las distintas partes que la componen, en el sentido de

establecer jerarquías, responsabilidades y funciones que sean los suficientemente claras

para el personal, eliminando así las dificultades que ocasiona la imprecisión en la

asignación de responsabilidades. Teniendo en cuenta en todo momento que el éxito en el

logro de los objetivos depende en gran medida de su organización y de la eficacia y

eficiencia de sus Sistemas de Información (SI)

En resumidas cuentas las organizaciones se enfrentan a un escenario complejo,

globalizado y de mucho dinamismo, en donde antes el problema era la falta de información

ahora lo es la abundancia de ésta, entonces surge la pregunta de cómo administrar la

abundancia de información filtrar y obtener aquella que es útil para la toma de decisiones,

en otras palabras, la información se ha vuelto un recurso tan importante para las empresas

que su correcta y eficiente administración es tan importante como cualquier otro recurso de

la organización, es por esto que, tener una comprensión básica de los sistemas de

información es tan necesario como entender cualquier otra área funcional de la empresa.

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En la actualidad existen herramientas que apoyan y ayudan en el desempeño de las

organizaciones, las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) que dan soporte a

los Sistemas de Información se convierten en un factor clave de diferenciación y de

rendimiento de las organizaciones.

Los Sistemas de Información

Comprendamos un poco más acerca de los sistemas de información en las empresas,

los SI en las organizaciones sirven principalmente de respaldo a las operaciones

empresariales y de respaldo a la toma de decisiones gerenciales.

En el apoyo a las operaciones se genera información tanto interna como externa y su

adecuada administración conlleva a que se procesen de manera eficiente las transacciones

comerciales que se dan lugar en la organización tales como; compras, ventas,

remuneraciones, pago a proveedores etc., se toman decisiones rutinarias que controlan los

procesos operacionales, se respaldan la comunicación y colaboración de equipo y de grupo

de trabajo comunicando ideas, compartiendo recursos, reutilizando soluciones a problemas

recurrentes, mediante la utilización de plataformas como internet, intranets, extranets.

Estos programas o software son fáciles de justificar ante la alta gerencia, ya que sus

beneficios son visibles y palpables, con frecuencia son el primer tipo de SI que se

implantan en las organizaciones. Por lo general, el orden lógico es que se comiencen

apoyando las tareas a nivel operativo para posteriormente apoyar las decisiones gerenciales

de la organización.

Por otro lado, los sistemas de apoyos gerenciales se centran en el suministro de

información y respaldo para el proceso de toma de decisiones efectiva de los gerentes, por

lo general son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de Información. Los

sistemas de apoyo a las decisiones permiten ver los posibles efectos de las diversas

decisiones en un modelo, mejorando la eficacia en la toma de decisiones. Se hace énfasis en

que debe usarse un marco de sistemas para organizar los distintos SI de la empresa, esto

significa que todos los SI deben estar interrelacionados e integrados.

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Existen también los denominados Sistema Estratégicos de Información, los cuales

se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del

uso de la tecnología de información. El objetivo principal de este tipo de programas es

obtener ventajas que los competidores no posean, tales como, ofrecer un servicio

diferenciado tanto a clientes como a proveedores, obtener costos más bajos, ejemplos de

estos programas pueden ser los CRM (Customer Relashionship Manager), los SCM

(Supply Chain Management), los ERP (Enterprise Resource Planning), por nombrar los

principales.

Las TIC ofrecen un sinnúmero de oportunidades a los negocios una de las

principales herramientas TIC es el uso de la internet en la actualidad muchas empresas

utilizan esta plataforma para realizar el e-commerce o comercio electrónico el que ofrece

muchas ventajas. Las empresas pueden acceder a este tipo de plataformas adquiriendo

determinados software, los que adquieren distintas formas dependiendo del tipo de licencia

(open-source, freeware, adware, etc.) en la práctica muchas empresas arriendan el

alojamiento de determinados software y externalizan la mantención y el soporte estos, ello

por el alto costo que implica tener un equipo especializado en la mantención de estos

programas.

La Realidad Chilena

Pero qué sucede en la realidad, son los Sistemas de Información tan eficientes como

lo dice la teoría, cómo es la realidad chilena con respecto a la utilización de las TIC. De

acuerdo a la Segunda Encuesta de Acceso y Uso de TIC en empresas, realizado por la

Subsecretaría de Economía, se puede apreciar que hay una relación directa entre el tamaño

de la empresa y la inversión en Tecnología, esto quiere decir que las empresas más grandes

invierten en más tecnología, las empresas valoran las TIC como medio para alcanzar

mejores niveles de eficiencia, pero dicha apreciación no se ve reflejada en los niveles de

inversión. Cada vez son más las empresas que comprenden el valor agregado que produce

tener una página web.

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La encuesta reveló una marcada tendencia de las compañías hacia la utilización de

programas básicos para el desarrollo de sus actividades, los cuales impactan principalmente

en los niveles de productividad individual (actividades rutinarias donde se emplean

programas de uso común como hojas de cálculo, procesadores de texto, navegar por

internet, mensajería). Análogamente se determinó que las empresas utilizan principalmente

el internet para contactarse con los proveedores, clientes, la banca, el Estado. Las empresas

están confiando cada vez más en las transacciones con la banca principalmente en la

realización de transferencias electrónicas y pagos de sus cuentas, aunque los medios de

pago no electrónicos continúan siendo los más utilizados por las empresas para comprar o

vender por Internet.

De acuerdo a los resultados obtenidos del Estudio Nacional sobre Tecnologías de la

Información-ENTI 2009- en la mayoría de las actividades de la cadena de valor el aporte

real de las TI en las empresas sigue en deuda, siendo más notorio en el área de apoyo al

Servicio al Cliente, Marketing y Ventas, más no así en el área de Servicios Administrativos

en donde la contribución real de las TI supera las expectativas, cabe preguntarse entonces

qué es lo que sucede, por qué se produce esta brecha entre el aporte real y el potencial de

las TI, según los resultados obtenidos del ENTI 2009 la escasa capacitación de los Recursos

Humanos en la organización y el déficit de habilidades de gestión de los Gerentes de

Informática nos pueden dar luces de los factores detonantes de esta diferencia, el estudio

indica que gestionar proyectos de innovación para el negocio, pensar y planificar

estratégicamente son las habilidades que el CIO necesita desarrollar más.

El tema de la falta de capacitación o la escasa educación tecnología no es un tema

menor si tomamos en cuenta que la innovación y la tecnología impulsan la productividad de

todos los sectores productivos del país. El gobierno afortunadamente se está dando cuenta

de la importancia de este asunto y está tomando iniciativas van desde el acceso a la

tecnología a temprana edad entregando más de 15 mil computadores a estudiantes de

enseñanza básica, entrega de becas de postítulos, hasta la iniciativa de la CORFO de apoyar

el perfeccionamiento en el idioma inglés, obviamente esto no es suficiente deben unirse

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tantos empresarios como el Gobierno y dar un esfuerzo mucho mayor en capacitar y educar

a la población en materias tecnológicas.

Resumiendo las organizaciones se enfrentan a escenarios complejos al cual se

agregan cada día más y más variables incontrolables, los Sistemas de Información junto con

las TIC se convierten en herramientas críticas en el desempeño de la organización y son tan

necesarios como cualquier otro recurso, el que una empresa pueda acceder a tecnologías no

asegura el éxito, de nada le sirve a una empresa por ejemplo, contar con una página web si

ésta no está alineada con los objetivos y estrategias de la organización, de ahí que sea

necesario entonces gestionar de manera eficaz y eficiente los sistemas de información para

que de esta manera se conviertan en una fuente real de ventajas competitivas. Actualmente

existe un brecha entre el aporte real y el potencial de las TI, esto puede atribuirse entre otras

cosas a la falta de habilidades de gestión de los gerentes informáticos y en las escasas

capacitaciones del personal a cargo de los SI, en consecuencia la formación del capital

humano es clave en la implementación y uso de los sistemas de información, tanto

empresas como el Estado deben unirse e invertir de mejor manera en la educación

tecnológica, los trabajadores por su lado necesitan comprender que la tecnología no

reemplaza a las personas, sino que conlleva a mejorar sus habilidades aportándole a la

organización mayor flexibilidad e interactividad conceptos tan necesarios para ser

competitivamente más fuertes.

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BIBLIOGRAFÍA

Asociación Chilena de Empresas de Tecnología de Información homepage

< http://www.acti.cl/web/index.asp> Accesado 2010 Junio 2.

Centro de Estudios de Tecnologías de Información de la Pontificia Universidad

Católica de Chile, 2009. Enti 2009 estudio de las tecnologías de información y

comunicación <http://www.cetiuc.cl/estudios_cetiuc/estudio-nacional-de-

tecnologias-de-informacion/enti-2009/ > Accesado 2010 Junio 2.

Subsecretaría de Economía, Chile, 2006. Acceso y Uso de las Tecnologías de

Información en las Empresas Chilenas http://www.economia.cl/1540/propertyvalue-

33923.html> Accesado 2010 Junio 3.