sifde y uat

Universidad Metropolitana Recinto de Aguadilla Programa Graduado de Educacin

Proceso de Compras en las Escuelas de la ComunidadSheila Torres Durn Carol Campos Marrero Prof. W. Hernndez EDUC 623 21 de noviembre de 2009

ObjetivoConocer algunos de los Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios del Departamento de Educacin.

Sistema de Informacin Financiera del Departamento de Educacin, SIFDE Unidad Administradora de la Tarjeta, UAT

IntroduccinDurante la pasada administracin surge la implantacin de varios proyectos de tecnologa de tipo administrativo, que tienen como propsito el complementar y apoyar los esfuerzos realizados por el rea acadmica para mejorar el aprovechamiento acadmico de los estudiantes. Actualmente, el proceso de compras en las escuelas tiene como propsito y alcance el establecer y monitorear los pasos por el Requirente, Aprobador y el Receptor para llevar a cabo un proceso de compra adecuado y fcil. Las compras en las escuelas se originan a travs de: SIFDE Tarjeta de Compras

Sistema de Informacin Financiera, SIFDE

ConceptosSIFDE Sistema de Informacin Financiera del Departamento de Educacin. Es mas que un manual. Requisiciones Son las pre-ordenes de compras. Requirente Es quien tramita las requisiciones en el SIFDE. Receptor Es quien recibe e ingresa las compras en el SIFDE.

El sistema anteriormenteCompradores en los diferentes componentes fiscales reciban las solicitudes de compra. Canalizaba el proceso de adquisicin travs de la modalidad de compra que aplicara; Subasta informal Subasta formal Los precios variaban significativamente de compra en compra. El tiempo de espera sola pasar de los tres meses.

El sistema anteriormenteProceso parcialmente mecanizado en varios sistemas; SIFEC Sistema de Compras No exista un catlogo de artculos.

Existan informes de presupuestos actualizados con la realidad presupuestaria de las escuelas pero no incluan nmina y utilidades.

Sistema de pago era manual a travs de una chequera.

SIFDEComenz en julio de 2007. Surge como resultado de la implantacin del nuevo sistema que est encaminado a obtener los siguientes beneficios relacionados al control: Control presupuestario - controlar los gastos

Controles efectivos y procesos fciles - proceso de preintervencin de transacciones de cuentas Gestin efectiva de cobros - Procesos Garnishment Gestin de facturacin Federal - automtica

SIFDE

Manejo de transacciones de compras - dos maneras Con contratos Mercado libre Catlogo de artculos (con contrato) - nivel central y regional Sistema de Registro y Mantenimiento de la Propiedad manejo de cdigos de barra Integracin con el Departamento de Hacienda - contabilidad mensual de transacciones y presupuesto

SIFDE: BeneficiosEn las Escuelas proveer un nivel de automatizacin de procesos que le permitir realizar las siguientes transacciones: Consulta de Presupuesto - acceso a revisar y consultar la informacin relacionado al presupuesto

Requisiciones de Compra contra Contratos - ingresar transacciones de Compra Contra Contrato Requisicin de Compra Mercado Abierto - registrar requisiciones de Mercado Abierto.

SIFDE: Beneficios

Recepciones - una vez los suplidores hagan sus entregas el personal designado (receptor) har el registro de una transaccin de recibo en SIFDE. La transaccin de recibo es importante para procesar los pagos a los suplidores. Transferencia de Propiedad Toda transaccin de transferencia de propiedad deber ser registrada en SIFDE. Se le proveer acceso al Custodio de Propiedad en las escuelas para realizar este tipo de transaccin. A su vez esto nos ayuda a mantener control sobre el inventario de equipos.

SIFDE: Requisiciones de compraContra contratoSon

Mercado abiertolas requisiciones que surgen cuando los artculos seleccionados no estn contratados.Son

las requisiciones de artculos o servicios que fueron previamente negociados y estn incluidos en un contrato. vez la requisicin se genere se crea la orden de entrega.

Una

vez se genere la requisicin es deber de la Oficina Central de Compras efectuar los pasos correspondientes para procesar dicha requisicin.

Una

Requisiciones; Contra ContratosINICIO

RESULTADO

Subastas formales a nivel regional y central

Contrato registrado en el SIFDE Orden de Entrega (Individual) desde la escuela

Papel Material de Oficina Material de Limpieza Computadoras Entre otros

** Hacer referencia al Manual SIFDE pag. 10

Requisiciones; Mercado Abierto

Compras que no estn en las subastas formales

Proceso de cotizacin en mercado abierto a travs de la Oficina Central de Compras y la Regin Educativa

** Hacer referencia al Manual SIFDE pag. 11

Diferencia entre ambos procesosLas requisiciones de Mercado Abierto, a diferencia de las Requisiciones de Compra con Contrato, requerirn aprobacin por parte de un Comprador.

Preparar la requisici n

https://sifde.de.gobierno.pr/psp/PDEPRK/EMPLOYEE/E RP/?cmd=login Usuario y contraseaCustom DOERequisition De requisition Line (lupa) Aparecen los artculos. Seleccionas el artculo. Quantity Indica la cantidad a comprar SAVE Aparecer el # de requisicin. Importante anotar el # de requisicin. Complete requisition aparece un mensaje YES - verificar en: Status: Pending Budget Status: Valid

ProcedimientoResponsable Personal de la escuela Tarea 1. Al surgir la necesidad de adquirir un bien o servicio, se procede a completar el formulario Requisicin de Compra. 2. En el formulario se realiza un desglose de los materiales o servicios a ser adquiridos. Se debe firmar la peticin y la entrega al Requirente de la escuela. Requirente de la Escuela 3. Recibe el formulario Requisicin de Compra y procede a analizar la peticin. Verifique que est acorde con el plan de compras, segn el estudio de necesidades de la Escuela. 4. Procede a crear la Requisicin electrnicamente en el SIFDE.

Solicitud de requisicin de compraEstado Libre Asociado de Puerto Rico DEPARTAMENTO DE EDUCACION OFICINA CENTRAL DE COMPRAS

REQUISICIN DE COMPRAA: Requirente de la Unidad Adquiriente DE: Peticionario Programa, Oficina, Unidad, Escuela, etc. Fecha Solicitud: 7 de agosto de 2007

Requisicin de Compra: Tipo de Compra: LINEA CANTIDAD SOLICITADA UNIDAD

Nueva

Enmienda Equipo Servicios COSTO POR UNIDAD $ $ COSTO TOTAL TOTAL $ -

Materiales y Suministros

DESCRIPCIN

JUSTIFICACIN:

LUGAR DE ENTREGA DETALLE DE PRESUPUESTO CERTIFICACIN DE ASIGNACIN PRESUPUESTARIA FONDOS DISPONIBLES $ CIFRA DE CUENTA OBJETO DE GASTO FONDO AGENCIA PROGRAMA ASIGNACIN AO GRANT AWARD # Requisicin Programa

PARA USO DEL REQUIRENTE EN EL SIFDE Trabajada por: Nmero de Requisicin:

ProcedimientoLa pantalla en el SIFDE se muestra de la siguiente manera:

ProcedimientoResponsable Requirente de la Escuela Tarea 5. Ingresa la informacin de la requisicin segn aparece en el formulario Requisicin de Compra. Nota: Si al efectuar la bsqueda de un artculo, no lo encuentra en el catlogo, deber seleccionar la categora 9999 e ingresar la descripcin del artculo requerido. 6. Una vez finalice la requisicin, se guardan los cambios en el sistema. Si la orden esta completa, el sistema le asignar un nmero de requisicin en este momento.

ProcedimientoResponsable Requirente de la Escuela Tarea 7. Procede a correr el proceso de verificacin de presupuesto. Si no hay presupuesto disponible, el estatus de presupuesto de la requisicin cambiar a Error. Debe comunicarse con la Oficina de Presupuesto para someter una solicitud de transferencia de fondos o para que se le otorgue otra cifra de cuenta vlida para procesar la transaccin. Si la requisicin no procede por falta de fondos se procede a cancelar la misma en el sistema. 8. Si hay presupuesto disponible, el estatus de presupuesto de la requisicin cambiar a Valid. Luego se somete la requisicin para la aprobacin del Director Escolar.

ProcedimientoResponsable Requirente de la Escuela Tarea 9. Una vez finalice la requisicin puede presentarse que los artculos o servicios seleccionados presenten uno de los siguientes escenarios: Contra Contrato Mercado Abierto Nota: Slo recibir comentarios de la Requisicin y la Orden de Entrega si fue reciclada (el estatus de Recycle se le otorga a las requisiciones que necesitan efectuar algn cambio). Si la orden es denegada ser eliminada del sistema. De lo contrario, deber darle seguimiento a la Requisicin y la Orden de Entrega buscndola en el sistema y verificando que su estatus cambie a aprobado

Solicitud de creacin de artculos y serviciosESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO DEPARTAMENTO DE EDUCACION Oficina Central de Compras SOLICITUD DE CREACIN DE ARTCULOS Y SERVICIOS1. Solicitante: 3. Unidad: 2. Fecha: de agosto de 200 4. Solicitud para: Un: 5. Propsito: Aadir Artculo Modificar Servicio Inactivar

6. Otros: Si los artculos o servicios a ser creados son con el fin de registrar un contrato, incluya el nombre del suplidor. Nombre del Suplidor Nmero de Seguro Social Patronal Vigencia del Contrato Informacin de los artculos o servicios: PRODUCTO/SERVICIO DESCRIPCIN OBJETO DE GASTO UNIDAD DE MEDIDA PRECIO APROX. A

Firma del solicitante: Correo electrnico:

Fecha:

PARA USO DE LA UNIDAD DE ESPECIFICACIONES Y CATLOGO Categora asociada: Observaciones: Trabajado por: Fecha: Cdigo:

ProcedimientoResponsable Director de la Escuela (Proceso de Aprobacin) Tarea 10. Recibir la Requisicin en su Lista de Trabajo (Worklist) y proceder a evaluar la misma para efectuar la accin de aprobar, denegar o reciclar la Cifra de Cuentas de la Requisicin. Nota: Para el detalle del procedimiento para la aprobacin de requisiciones, refirase al Manual del Usuario Requisiciones. 11. Previo a denegar o aprobar cualquier Requisicin, deber examinar el estatus del presupuesto. 12. Una vez analice el presupuesto procede a denegar o aprobar la requisicin.

ProcedimientoLa pantalla en el SIFDE se muestra de la siguiente manera:

ProcedimientoResponsable Requirente de la Escuela (Proceso de Archivo) Tarea 13. Una vez completado el proceso de requisicin y recibo debe compilar y archivar los siguientes: Formulario Requisicin de Compra Recibo Electrnico (Receipt Delivery Detail Report) (si aplica) Solicitud de devolucin (Return to Vendor) (si aplica) 14. Debe organizar los archivos por el nmero de Requisicin asignado por SIFDE.

ProcedimientoResponsable Requirente de la Escuela (Proceso de Cancelacin) Tarea 15. De necesitar cancelar una Orden de Entrega debe contactar al personal de compras de la Regin Educativa, ya que stos son los nicos que tienen acceso a las cancelaciones. 16. Slo se podr cancelar en la escuela las requisiciones que no lleguen a Orden de Compra. Una vez las requisiciones se convierten en rdenes de compra, tendrn que ser canceladas por los compradores de la Oficina Central de Compras. Nota: Si es necesario hacer una devolucin debe considerarse los siguientes criterios: Mercanca incorrecta Mercanca

Consideraciones GeneralesCada escuela deber tener identificado: Requirente

Director o Supervisor de la Unidad Adquirente para aprobar las requisiciones Receptor Consejo Escolar constituido y vigente

El nico Aprobador autorizado es el Director o jefe a cargo de la unidad que est solicitando la compra.

Consideraciones GeneralesEl Director notificar toda aprobacin o denegacin de requisiciones al Requirente correspondiente. El Receptor es responsable de recibir todos los bienes adquiridos por la escuela y registrar el recibo. Al momento de iniciar la requisicin, se verificar que se cumpla con el principio de austeridad del gobierno, en el cual se certifique que toda adquisicin sea necesidad y que no implique lujo, capricho, extravagancia o exceso. Es responsabilidad del Requirente dar seguimiento a las requisiciones sometidas y mantener un expediente de los formularios recibidos y procesados para crear las requisiciones.

Unidad Administradora de la Tarjeta,UAT

ConceptosUnidad Administradora de la Tarjeta Unidad encargada del manejo de informacin de la tarjeta Llevan a cabo el monitoreo de actividad transaccional, anlisis de desviaciones, emisiones y cancelaciones de la Tarjeta de Compras, mayormente cada 2 meses. Auxiliar Administrativo (AAE) o persona designada Persona asignada a la escuela y responsable de efectuar los procesos de requisicin, recibo y registro de mercanca, conjunto con la validacin de los Estados de Cuenta Mensuales. Bitcora de Requisiciones Registro completado por el AAE o persona donde se documentan las requisiciones generadas en la escuela. Conciliacin de Estado de Cuenta Proceso de verificacin en el cual el AAE o persona designada utiliza la Bitcora de Requisiciones, los recibos y el Estado de Cuenta de la Tarjeta

UATEs otro proceso de compras en las escuelas de la comunidad, para compras de urgencias que respondan a las necesidades de la escuela y al aprovechamiento acadmico. Es supervisado por la Unidad Fiscal Regional. Compuesto por monitores fiscales que tienen asignados cierta cantidad de escuelas por distritos. El presupuesto asignado proviene de sobrantes, los Fondos Estatales que tena la escuela al cierre del ao fiscal. Para poder otorgar la Tarjeta de Compras la escuela debe cumplir con unos requisitos.

UAT: RequisitosRequisitos para otorgar la Tarjeta de Compras; Tener sobrante en el presupuesto de ao anterior Tener un Consejo Escolar constituido y vigente Tener un director en propiedad Tener un requirente asignado Asista a los talleres de entrenamiento Tener un receptor asignado

UAT

Se le provee al director de escuela una Tarjeta de Crdito (MasterCard) con el balance asignado a cada objeto de gasto. Solo se puede adquirir los objetos de gastos asignados ya que son los de mayor necesidad.

UATObjetos de gastos 2760 - Conservacin y Reparacin de Equipo

4012 - Materiales y Efectos de Oficina 4101 - Materiales y Efectos Sanitarios 4212 - Materiales de Instruccin 4992 - Materiales, Suministros y Piezas No Clasificados 2990 - Servicios Miscelneos

UAT; Objetos de gastos

2760 Conservacin y Reparacin de Equipo de Oficina, por Contratos El costo de reparacin, conservacin, reposicin y alteracin a muebles y equipo de oficina realizados por contratistas particulares.

Incluye el costo de materiales, piezas suministradas y el costo de servicios realizados por el contratista. (Los contratos se refiere a la garanta que ofrece el suplidor por servicio ya sea 30, 60 90 das)


4012 Materiales y Efectos de Oficina El costo de todos los materiales (artculos y substancias) dedicados principalmente para el uso de oficina, usados o consumidos, durante un periodo de tiempo relativamente corto en el curso normal de las actividades de la oficina. Por ejemplo: Zafacones Bolgrafos Papel Bandejas de correspondencia


4101 Materiales y Efectos de Limpieza El costo de todos los artculos y sustancia cuya naturaleza limita su uso, primordial o exclusivamente, a ciertas actividades corrientes domsticas que son comunes en todas las oficinas, salones, comedores y almacenes. 4212 Materiales de Instruccin El costo de todos los artculos, materiales, efectos y sustancias cuya naturaleza indique que son usadas exclusivamente, o principalmente en actividades educativas.


4992 Materiales, Suministros y Piezas No Clasificados El costo de todos los materiales, suministros y piezas consumidos o usados, los cuales no pueden clasificarse bajo ninguna de las anteriores cuentas de materiales, suministros y piezas. Por ejemplo: Candados 2990 Servicios Miscelneos El costo de alquiler de apartado postal, no para sellos postales ni cartas certificadas.

UATSe puede efectuar compras de bienes o servicios hasta un mximo de $ 3,000.00 por transaccin diaria. El limite depende de la cantidad asignada o del balance disponible en el objeto de gasto al cual se adjudicar el desembolso. Solamente se paga un objeto de gasto por transaccin. Es as porque cuando se realice la conciliacin de la Tarjeta de Compra solamente se podr codificar un objeto de gasto por cada transaccin.

UATNo se puede comprar equipo por medio de la Tarjeta de Compras. No es necesario realizar tres (3) cotizaciones. La Tarjeta de Compra debe estar custodiada por el director (todo el tiempo). Si existe la necesidad de realizar cambios en las cantidades asignadas a cualquier objeto de gasto se realiza una enmienda.

UATEnmienda ; Se realiza para trasladar una cantidad de dinero de un objeto de gasto a otro objeto de gasto. Pasos a seguir: Identificar la necesidad y la urgencia en cada objeto de gasto

Identificar la cantidad a trasladar y las respectivas justificaciones Tiene que ser aprobado por el Consejo Escolar. Enviar a la Unidad Fiscal Regional para la aprobacin y transferencia de fondos. Una vez aprobada, registrar las transferencias en el registro de asignaciones y desembolsos de cada objeto de gasto.

UATDocumentos utilizados UAT 01 : Formulario de la Requisicin de Compras o Es la orden de compra por objeto de gasto o UAT 01 Requisicin de Compra.xls UAT 02: Bitcora de Requisiciones o Se registran todas las requisiciones realizadas durante el mes o UAT 02 Bitcora de Requisiciones.xls UAT 03: Registro de Asignaciones y Desembolsos o Se realiza para cada objeto de gasto o UAT 03 Registro de Asignaciones y Desembolsos.xls** Hacer referencia a los Excel adjuntos; Transferencia de Asignaciones e Informe de Balances con Enmienda Aprobada

UAT; Proceso de ComprasUnidad Adquiriente (escuela) Surge la necesidad de adquirir un bien o servicio no personal Completan formulario Requisicin de Compras, UAT-01 Detalle de bienes y servicios a ser adquiridos Justificacin de la compra Entregan formulario al Requirente asignado

Unidad

Requisicin

de

Entregan

Adquiriente

Compra

al Requirente

UAT; Proceso de Compras

UAT; Proceso de ComprasRequirente Asignado Recibe formulario y lo analiza Ingresa informacin en el SIFDE De no estar los artculos o servicios creados en sistema, completa el formulario Solicitud de Creacin de Artculos y Servicios Entrega formulario en Especificaciones y Catlogo para su creacin en el SIFDE

Recibe

y

Ingresa

en

Solicita

analiza

SIFDE

creacin de artculos

Especialista

crea en SIFDE


** Aqu es donde puedo pagar con la tarjeta


Utilizada por el Director Escolar para compras de necesidad inmediata

Permite compras hasta $3,000 Funciona con 25% del presupuesto (estatal, federal y schoolwide) de la escuela

Mecanismo de compra y pago a nivel de escuela

Slo a suplidores autorizados por el Departamento de Educacin

UAT; Proceso de ComprasAdquisicin de: Espejuelos, Excursiones y Transportacin a juegos deportivosen la Oficina Central de ComprasComprador

Comprador

en la Regin Educativa

Adquisicin de: Materiales que no estn contratados o sean adquiridos por la tarjeta de compras o el comprador de la Regin Educativa


Requirente Asignado

Completa Requisicin en sistema una vez los artculos o servicios fueron creados

Para los artculos en contrato - se crea una Orden de Entrega Artculos no contratados se crea una Requisicin de Compra

Efecta validacin de presupuesto De tener presupuesto disponible, la Requisicin se enva a aprobacin del supervisor (Director Escolar)


Director Escolar

Recibe y verifica las requisiciones u ordenes de entrega para aprobacin Aprueba o rechaza las requisiciones en el SIFDE Requisicin - Al aprobarla la enva a la Unidad de Compras Central o Regional Orden de Entrega - al aprobarla, el Requirente la imprime y la enva al suplidor para entrega


Suplidor

Recibe Orden de Entrega y despacha mercanca Entrega factura en localidad correspondiente Recibe mercanca o certifica servicios brindados Ingresa recibo en el SIFDE

Receptor

Proceso de Adquisicin/Distritos

Conclusin

El Departamento de Educacin est desarrollando sistemas y otras innovaciones para proveer servicios ms efectivos, rpidos y de calidad con el fin de contribuir al proceso de enseanza y aprendizaje que repercute en al aprovechamiento acadmico.

Conclusin

El SIFDE Y UAT proyectan ser favorable, aunque con ms responsabilidad, pero esto forma parte de la nueva autonoma que desde hace algn tiempo disfrutamos las escuelas.

Conclusin

Es el director o figura de supervisin a cargo de la Institucin quien tiene el control de adquirir aquellos bienes y servicios que realmente necesita la escuela tomando como prioridad el mejoramiento y aprovechamiento acadmico y cumpliendo con las metas, misin y visn planteadas en el Plan Comprensivo.

Referencias

DE & ORACLE (Febrero, 2009). SIFDE. Manual del Director y del Auxiliar Administrativo. Obtenido el 16 de noviembre de 2009 de https://sifde.de.gobierno.pr/psp/PDEPRK/EMPLOYEE/ERP/?cmd=login DE (Noviembre, 2009). Cmo negociar con el Departamento de Educacin de Puerto Rico? Obtenido el 15 de noviembre de 2009 de www.de.gobierno.pr Carta Circular (27 de junio de 2007) Inventario Fsico Anual. Obtenido 15 de noviembre de 2009 de http://www.de.gobierno.pr/dePortal/Descargas/Memo_Inventario_07272007.pdf Manual de SIFDE (2007) Gua y Documento del SIFDE. Obtenido el 16 de noviembre de 2009 de http://www.de.gobierno.pr/DEPortal/Escuelas/Recursos/sifde.htm

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