BSE telah mengandalkan pada itu sendiri sistem warisan ERP disebut Rigel sejak tahun 1988 untuk mendukung itu proses bisnis corp . Namun Rigel telah dirancang khusus untuk distributor penjualan listrik , dan pada pertengahan 1990-an , sistem yang tidak dapat mendukung BSE dari bisnis dan pertumbuhan yang luas .Pada saat itu manajemen BSE memutuskan untuk menerapkan sistem ERP baru dan memilih perangkat lunak dari SAP AG . Solusi ERP termasuk modul SAP untuk penjualan dan distribusi , manajemen material, keuangan , dan sumber daya pengendalian dan manusia.BSE awalnya menganggarkan 6 juta untuk sistem baru , yang dimulai pada tanggal 1 November 1998 . Manajemen senior bekerja dengan IBM dan konsultasi SAP mengimplementasikan sistem . Meskipun, keterlibatan erat manajemen adalah salah satu kunci dalam sistem kesuksesan dari hari ke hari sementara manajer yang bekerja pada proyek .BSE juga memutuskan untuk mengubah sistem secara ekstensif . Ini membuat perangkat lunak sendiri untuk mengaktifkan sistem ERP untuk antarmuka secara otomatis dengan sistem dari vendor lain , termasuk sistem taxware Inc , Innovis Inc , dan TOPCALL internasional GmbH .Adapun sistem taxware diaktifkan BSE untuk memenuhi ketentuan pajak penjualan dari semua negara bagian dan kota di mana terdapat bisnis . Sistem Innovis didukung oleh elektronik data interchange ( EDI ) sehingga BSE bisa melakukan pertukaran pembelian secara elektronik dan transaksi pembayaran dengan pemasok . Sistem TOPCALL diaktifkan BSE untuk fax pelanggan dan vendor secara langsung dari sistem SAP .Pada saat pelaksanaan ini , BSE tidak memiliki pengalaman dengan perangkat lunak SAP , dan beberapa konsultan mengetahui tentang versi software SAP yang digunakan oleh BSE. Alih-alih untuk mengadopsi praktik terbaik tentang proses bisnis tertanam dalam perangkat lunak SAP , BSE menyewa konsultan untuk lebih mengubah perangkat lunak SAP untuk membuat sistem SAP baru yang terlihat seperti Sistem Rigel lama di daerah tertentu . Misalnya, mencoba untuk membuat faktur pelanggan menyerupai faktur yang dihasilkan oleh Sistem Rigel lama .Dalam penerapan perubahan ini,diperlukan begitu banyak perubahan perangkat lunak SAP dan BSE harus menunda tanggal peluncuran untuk sistem ERP baru sampai dengan 1 Pebruari 1999. Pada saat itu , perubahan ini dilanjutkan dan penyetelan meningkatkan jumlah biaya implementasi menjadi $ 9 juta ( pada kenaikan 50 persen ) .Pengonversian dan pembersihan data dari sistem warisan BSE itu mengambil lebih lama daripada yang telah diantisipasi oleh manajemen. Kelompok pertama " pengguna ahli " telah dilatih sejak dini dalam proyek dan harus dilatih ulang ketika sistem baru akhirnya diaktifkan. BSE tidak pernah menguji secara keseluruhan sistem baru tersebut karena akan digunakan dalam lingkungan produksi yang bagus sebelum sistem benar-benar diaktifkan.Selama lima tahun ke depan , BSE terus menggunakan sistem ERP SAP dan berhasil karena mengakuisisi beberapa perusahaan kecil dan memperluas infrastruktur kantor cabangnya menjadi 24 negara . Sebagai bisnis yang pertumbuhannya berkelanjutan , keuntungan dan perputaran persediaan meningkat . Namun, internet telah membawa tentang perlunya perubahan tambahan , sebagai pelanggan berusaha untuk bertransaksi bisnis dengan BSE melalui toko penjualan secara online . BSE secara otomatis memroses kartu kredit dan perjanjian harga khusus ( SPA ) yang dirancang untuk pelanggan. Sayangnya , perangkat lunak SAP yang ada tidak mendukung perubahan ini , sehingga perusahaan harus memproses ribuan SPA secara manual .Untuk memproses transaksi dengan kartu kredit di kantor cabang , karyawan BSE harus meninggalkan meja kerja mereka , dan berjalan ke sistem pemrosesan kartu kredit khusus di kantor bagian belakang, secara manual memasukkan nomor kartu kredit , menunggu persetujuan transaksi , dan kemudian kembali ke meja kerja mereka untuk terus memproses transaksi penjualan .Pada tahun 2004 , BSE mulai meningkatkan sistem ERP ke versi yang lebih baru dari perangkat lunak SAP . Perangkat lunak ini termasuk dukungan baru untuk tagihan material dan perlengkapan , yang tidak tersedia pada sistem yang lama . Fungsi ini memungkinkan BSE untuk memberikan dukungan yang lebih baik dan berguna untuk pelanggan karena bisa mempersiapkan peralatan yang dapat disampaikan secara langsung ke situs.Kali ini perusahaan terus menjaga perubahan untuk meminimalkan dan menggunakan praktik terbaik SAP untuk distribusi grosir yang tertanam dalam perangkat lunak . Hal ini juga diganti TOPCALL dengan perangkat lunak dari Esker untuk mengefaks dan menge-mailkan faktur dari luar , pengakuan pemesanan, dan pesanan pembelian dan penambahan kemampuan dari Vistex Inc untuk mengotomatisasi proses klaim potongan harga SPA. Proses BSE ini mengklaim lebih dari 360.000 SPA setiap tahunnya , dan perangkat lunak Vistex dapat digunakan BSE untuk mengurangi potongan harga dalam waktu pemenuhan 72 jam dan waktu pemrosesan transaksi sebesar 63 persen . Di masa lalu, butuh waktu 15 sampai 30 hari untuk BSE untuk menerima potongan harga dari vendor .BSE menganggarkan $ 1.600.000 dan 4,5 bulan untuk melaksanakannya , di mana manajemen percaya bahwa waktu tersebut cukup untuk proyek sebesar. Kali ini tidak ada masalah . Sistem baru akan diaktifkan pada data target dan biaya diperkirakan hanya $ 1,4 juta untuk melaksanakan atau - 14 persen di bawah yang dianggarkan .Pada akhir 2006 , BSE mengakuisisi sebuah perusahaan besar yang diantisipasi untuk meningkatkan volume penjualan sebesar 20 persen setiap tahun . Akuisisi ini menambah 19 cabang baru untuk BSE . Cabang baru ini mampu menjalankan software SAP BSE dalam waktu sehari setelah akuisisi selesai . BSE kini memantau 1,5 juta barang-barang unik dengan perangkat lunak.Sejak BSE pertama kali menggunakan perangkat lunak SAP pada tahun 1998 , penjualan telah meningkat 300 persen , laba telah naik lebih dari 500 persen , 60 persen dari rekening transaksi hutang berlangsung secara elektronik dengan menggunakan EDI , dan pengolahan SPA telah berkurang sebesar 63 persen . Perusahaan ini ternyata mengalami peningkatan persediaannya lebih dari empat kali per tahun . Daripada menunggu 15 sampai 20 hari untuk laporan keuangan bulanan , dan hasil keuangan per tahun tersedia dalam satu hari setelah tutup buku . Pekerjaan secara manual untuk penanganan surat elektronik yang masuk , mempersiapkan deposito bank , dan mengambil cek fisik ke bank telah berkurang secara signifikan . Lebih dari 60 persen dari faktur vendor tiba secara elektronik , yang telah mengurangi jumlah staf dalam hutang dan jumlah kesalahan transaksi . Biaya transaksi yang lebih rendah .Jumlah karyawan BSE mengalami peningkata pada bagian sistem informasi untuk mendukung perangkat lunak SAP . BSE awalnya diharapkan memiliki 3 staf TI yang mendukung sistem, tetapi dibutuhkan 8 orang ketika implementasi ERP pertama kali diaktifkan pada tahun 1999 dan 11 pada tahun 2006 untuk mendukung perangkat lunak SAP tambahan dan akuisisi baru . Teknologi informasi biaya teknologi informasi BSE (TI ) naik secara langsung sebesar $ 3 juta per tahun setelah pelaksanaan SAP pertama kali . Namun, penjualan diperluas selama periode yang sama , sehingga peningkatan biaya overhead meningkat untuk sistem produksi yang menghasilkan peningkatan biaya hanya 0,5 persen dari total penjualanManajemen BSE telah menunjukkan bahwa banyak pekerjaan yang otomatis oleh sistem ERP telah ada di departemen akuntansi dan kegiatan yang murni transaksional . Ini telah mengurangi sumber daya untuk menambahkan lebih banyak karyawan yang bekerja secara langsung dengan pelanggan dan berusaha untuk mengurangi biaya dan meningkatkan penjualan.Di masa lalu, BSE telah mempertahankan banyak data di luar sistem perusahaan besar dengan menggunakan PC berbasis Microsoft Acces databese dan perangkat lunak spreadsheet Excel . Manajemen tidak memiliki versi secara keseluruhan data perusahaan karena data yang terpecah kedalam begitu banyak sistem yang berbeda-beda . Sekarang perusahaan telah menstandarkan pada satu platform umum dan informasi selalu tersedia untuk saat ini dan manajemen . Manajemen dapat memperoleh gambaran tentang bagaimana seluruh bisnis tampil di setiap saat dalam waktu . Karena sistem SAP membuat semua perencanaan dan penganggaran Data BSE yang tersedia secara online , manajemen mampu membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat .Pada tahun 2006 , Konsultan Gartner Group melakukan evaluasi independen terhadap implementasi pelaksanaan ERP BSE itu . Gartner mewawancarai eksekutif puncak dan menganalisis data BSE tentang dampak dari sistem ERP biaya proses bisnis BSE , menggunakan biaya sebagai persentase dari penjualan sebagai matrik akhir untuk menilai dampak keuangan dari perangkat lunak SAP . Biaya kategori menganalisis biaya termasuk harga pokok penjualan , biaya overhead dan administrasi , biaya pergudangan , dukungan IT , dan pengiriman .Analisis Gartner menyimpulkan bahwa biaya pelaksanaan perangkat lunak SAP dari tahun 1998-2001 menghabiskan jumlah $ 9.000.000 dan bahwa investasi ini telah terbayar kembali dengan menghemat dari sistem ERP baru dalam waktu 2,5 tahun . Antara 1988 dan 2006 , perangkat lunak SAP yang dilaksanakan oleh BSE menghasilkan penghematan total sebesar $ 30 juta, sekitar sepertiga dari pendapatan kumulatif BSE selama periode yang sama . Sebagai persentase dari ,penjualan , biaya gudang turun 1 persen , biaya pengiriman mengalami penurunan sebesar 0.5 persen , dan jumlah biaya overhead menurun 1,5 persen . Gartner menghitung antara tahun 1998 dan 2006 adalah $ 3.300.000 per tahun , atau 37 persen dari investasi awal .BSE saat ini memfokuskan pada penyediaan lebih banyak dukungan untuk penjualan internet , termasuk pemesanan online, persediaan , status pemesanan , dan review faktur , semua itu terdapat dalam lingkungan perangkat lunak SAP . Perusahaan menerapkan SAP NetWeaver Master Data Management untuk mengelola dan memelihara data katalog dan menyiapkan data untuk publikasi online dan media cetak tradisional . Perusahaan ini menggunakan lingkungan pengembangan Web Dynpro SAP untuk mengaktifkan penyimpanan dan kegiatan manajemen persediaan untuk berinteraksi dengan perangkat lunak SAP . Dan itu menggunakan software SAP NetWeaver Business Intelligence untuk mempelajari lebih lanjut tentang pelanggan , kebiasaan membeli mereka , dan peluang untuk penjualan silang dan tukar tambah produk .Sumber : Border States Industries , " Sistem Operasi - SAP Software , " 2010; Jim Shephered dan Aurelie Cordier , " Grosir Distributor Menggunakan Solusi ERP untuk Bahan Bakar Pertumbuhan Pesat , " AMR Memberdayakan Grosir Distributor , " 2008; www.borderstateselectric.com , diakses Juli 7 , 2009, dan "Negara Perbatasan ( BSE ) , " 2008 ASUG Dampak Award.