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Sirmi MF Conference - Milano 22 settembre 2005 Maria Pia Giovannini 1

ConvegnoTecnologie e soluzioni per la gestione e

l’archiviazione documentale

Gestione documentale: la normativa e il caso PA

Dott.ssa Maria Pia GiovanniniDirigente CNIPA

Responsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC


L’AgendaL’Agenda

L’evoluzione della normativa

La gestione documentalegestione documentale

Il caso della PA caso della PA

La La gestione documentalegestione documentale: impatto sul impatto sul mercatomercato


L’evoluzione normativa: dal Regio Decreto ….

Al Codice dell’Amministrazione digitale


La Normativa

Regio decreto 1 gennaio 1806

venivano date le seguenti istruzioni ai vice Prefetti del Regno d’Italia:

“Due oggetti, principalmente, sono indispensabili per regolare l’andamento di qualunque ufficio: Un registro dal quale si possa facilmente ed in ogni momento rilevare l’insinuazione e l’evasione di ogni affare; Un deposito di tutte le carte nel quale, siano custodite con sicurezza e con un ordine tale per cui in ogni occorrenza possano essere prontamente ritrovate”.

“Sono inoltre persuaso che ciascun viceprefetto, conoscerà quanto l’osservanza delle presenti istruzioni debba riuscire opportuna e vantaggiosa per rendere più celere e, insieme, più ordinata l’evasione degli affari”

“Dovrà quindi essere loro cura di esaminare tutto il protocollo e l’indice per riconoscere che non siano lasciate lacune nell’uno e nell’altro caso, inoltre dovrà visitare frequentemente l’archivio ….”

Regio decreto 25 gennaio 1900

Approvazione del regolamento per gli Uffici di registratura e di archivio delle Amministrazioni Centrali


Legge 7 agosto 1990, n. 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai

documenti amministrativi

Legge 15 marzo 1997, n. 59 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali,

per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa. ………………………..

Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione

amministrativa ……………………….. Decreto del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 9 dicembre 2002 Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali ………………………..

Decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell’amministrazione digitale (G.U. n. 112 del 16 maggio 2005) in vigore

dal 1° gennaio 2005

La Normativa


Legge 15 marzo 1997, n. 59 (art. 15)

Atti e documenti digitali

“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici,

sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.”


Dal Testo unico …

Il DPR 445/2000 stabilisce che

dal 1° gennaio 2004

tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e di gestione documentale per l’automazione dei procedimenti amministrativi


Dal Testo unico …

Capo I, Definizioni e ambito di applicazione - Oggetto (art. 2 co. 1)

Le norme del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione; disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la firma digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra privati come previsto dall'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n. 59.

Capo IV, Sistema di gestione informatica dei documenti - attuazione dei sistemi (art. 50 co. 4)

Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.


dalla Delibera n. 11/2004 …

Conservazione sostitutiva di documenti informatici (art. 3)

Il processo di conservazione sostitutiva di documenti

informatici, anche sottoscritti (…) avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.


… al Codice dell'amministrazione digitale

Le PP.AA. (art. 1, comma 2, D. Lgs. 165/2001)

I privati

I gestori di servizi pubblici

Ambito di applicazione



Diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)

Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)

Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)

Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art. 6)

Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)

Diritto alla partecipazione (art. 8)

Diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi e aggiornati (art. 58)

Diritti dei cittadini



La posta elettronica certificata – PEC (art. 6 e art. 51)

La firma digitale (art. 21)

I siti Internet della PA (artt. 56 -57)

Le carte elettroniche (art. 67)

Strumenti della PA digitale



La gestione informatica dei procedimenti (art. 37) Formazione di documenti informatici (art. 40) Procedimento e fascicolo informatico (art. 41) Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche

amministrazioni (art. 42) Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43) Requisiti per la conservazione dei documenti

informatici (art. 44) La trasmissione informatica dei documenti (art. 50 e

segg.)

I documenti informatici:

Strumenti della PA digitale


Tipo di comunicazione

Area organizzativaomogenea A

Amministrazione

Area organizzativaomogenea B

Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea

Cittadini eimprese

Intra-amministrazione

Inter-amministrazione

Semplificazione amministrativa

Extra amministrazione

Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea A

Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea B

Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea C


…….La Visione Condivisa

Il modello a tendere è quello di :

una Pubblica Amministrazione

che pur mantenendo al suo interno le sue autonomie e le sue peculiarità, si presenta all’utente cittadino/impresa come

un sistema unitario capace di offrire i servizi

con adeguato livello di qualità omogeneo in qualunque parte del paese e su qualunque sportello.


La gestione documentale


La Gestione Documentale

La gestione documentale comprende l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante sistemi informativi autorizzati


Il protocollo informatico e la gestione documentale rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal legislatore

Infatti debbono consentire la gestione del documento dal momento in cui questo si origina al momento in cui viene distrutto

“Ciclo di Vita del documento”

La Gestione Documentale


Ciclo di vita del documento

Conservazione

Gestione del documento

Gestione del fascicolo

Sottofascicoli, dossier

Gestione del procedimento

Correlazionedocumenti, fascicoli

e procedimenti

Sistema di protocollo e gestione documentale



Archivio correnteArchivio corrente: raccolta di tutta la documentazione a supporto delle attività correnti.

Archivio di depositoArchivio di deposito: raccolta di quei documenti che non sono più utilizzati per la gestione corrente delle attività, ma mantengono la propria rilevanza a fini legali, giuridici ed operativi per l’arco temporale definito dal massimario di selezione e scarto.

Archivio storicoArchivio storico: raccolta di documenti conservati in funzione del proprio valore storico e che, pur avendo esaurito la rilevanza giuridica o amministrativa risultano o sono ipotizzati utili come possibile supporto alla ricerca, oltre a rappresentare un insostituibile patrimonio informativo e, in alcuni casi, un bene culturale per l’Impresa, per l’Ente o per la Comunità.


Ciclo di Vita del documento

La gestione archivistica : Titolario di Classificazione

Una buona gestione documentale si basa su un titolario di classificazione che può definire per ogni foglia dell’albero le regole di trattamento e conservazione della tipologia di documenti rappresentati

Il Dipartimento degli Archivi del Ministero di Beni Culturali, in collaborazione tra le sovraintendenze locali e gli enti pubblici locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti pubblici

Il Centro di competenza per il protocollo e la gestione documentale del CNIPA ha prodotto il manuale di gestione che, in collaborazione del suddetto Dipartimento, tratta la problematica di conservazione e riporta i titolari citati



Archiviazione sostitutiva ai sensi della delibera CNIPA n. 11 del 19

febbraio 2004 Ai sensi delle norme sulla conservazione dei

documenti emanate dal Dipartimenti degli archivi dei Beni Culturali

I documenti registrati, all’atto del protocollo, possono essere riversati su supporto non riscrivibile


Il caso della PA


le amministrazioni coinvolte

PICCOLIMEDIGRANDI

80%

4%16%

AMMINISTRAZIONI CENTRALI (CON OLTRE 3500

UFFICI PERIFERICI)

LE AMMINISTRAZIONI LOCALI (DECRETO 29/1993)

per un totale di circa

16.000

unità organizzative


Con delibera del dicembre 2002 il Ministro Stanca ha istituito

il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la gestione documentale per la trasparenza amministrativa

Punto Unico di riferimento con funzioni di

Azioni di sensibilizzazione

Rilevazione periodica dello stato di attuazione dei progetti

Supporto alle amministrazioni

Centro di competenzadel protocollo informatico e trasparenza amministrativa


Gli strumenti

Gli strumenti introdotti dal CNIPA:

Sito del protocollo http://www.protocollo.gov.it Indice delle PA http://www.indicepa.gov.it Posta certificata Firma digitale/Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Servizio di protocollo in modalità ASP

https://www.protocolloasp.gov.it

Linee guida e check list Assistenza e consulenza Corsi di formazione Manuale di gestione


Il servizio di Protocollo ASP

www.protocolloasp.gov.it


Il Servizio di Protocollo ASP

Servizi di Protocollo Informatico e Gestione documentale in ASP

RE

PR

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o del Protocollo .

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ST

OR

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–

Service di acquisizione dei

documenti/archiviazione sostitutiva

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Portale Monitoraggio SLA e fatturazione

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Servizi di Protocollo Informatico e Gestione documentale in ASP

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Gestione del documento

Gestione del fascicolo

Sottofascicoli, dossier

Gestione del procedimento

Correlazionedocumenti, fascicoli

e procedimenti



Modalità di erogazione del servizio:

Servizio rivolto alle PA centrali e locali

Le amministrazioni aderiscono al servizio sottoscrivendo un protocollo di adesione con il CNIPA

Le amministrazioni acquisiscono i servizi, per le tipologie e le quantità ritenute adeguate alle proprie esigenze, sottoscrivendo uno o più ordinativi di fornitura direttamente con il fornitore del servizio vincitore della gara bandita dal CNIPA

Il servizio viene utilizzato direttamente, sul proprio Pc, dagli utenti dell’amministrazione senza l’acquisto di sistemi hardware e software attraverso la rete dell’amministrazione


Caratteristiche del servizio:

Basato sul riuso del prodotto sviluppato per una grande amministrazione

Rappresenta una soluzione di veloce attivazione per l’amministrazione che non deve effettuare bandi di gara

Offre caratteristiche di scalabilità e flessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna amministrazione

Richiede investimenti limitati riferiti alle soli aspetti organizzativi e formativi

Ha costi correlati ai consumi effettivi

Non vincola le scelte successive

Il Servizio di Protocollo ASP



N.ro amministrazioni aderenti 33 di cui: - 22 amministrazioni centrali - 11 amministrazioni locali

Servizio Repro Servizio Gedoc

Utenti Doc Utenti Doc

17.500

15.000.000 17.500

19.000.000


Il protocollo nelle PAC

Monitoraggio dello stato di attuazione della normativa

Assessment periodico sulla PAC rapporto 2003 rapporto 2004 pubblicato sul sito rapporto 2005 la rilevazione è stata avviata

ad aprile e il rapporto finale sarà presentato a novembre p.v.



CONTESTO

ATTEN

ZIO

NE

ATT

UAZI

ON

E

PRO

GET

TI

SERVIZ

I

ASP

RISCHIO

MODELLODI

VALUTAZIONE

• Complessità organizzativa

• Livello di Informatizzazione

•Stato avanzamento progetti

• % copertura protocollo

• % copertura archiviazione

• Definizione AOO

• Manuale di gestione

• Progetti operativi

• Formazione

• Rischio organizzativo

• Rischio operativo

• Rischio di progetto

• Rilevanza servizi ASP

• Costi

• Rilevanza dei progetti

• Stato avanzamento

• Costi

Periodo: rilevazione maggio settembre 2005

Campione: 65 PAC 574.849 utenti

Dati provvisori



NON VALUTABILE2%

ATTUAZONE EVOLUTA

18%ATTUAZIONE INADEGUATA

23%

ATTUAZIONE COMPLESSA

35%

ATTUAZIONE ADEGUATA

22%

Distribuzione Posizionamento attuale Dati provvisori



1,5%

58,5%

40,0%

1,5%

41,5%

56,9%

1,5%

26,2%

72,3%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

%

giu-05

dic-05

giu-06

NA INSODDISFACENTE SODDISFACENTE

Proiezione dello stato di attuazioneDati provvisori



NUMERO RILEVAZIONI

:65

1,5%

15,4%

52,3%

3,1%

0,0%

27,7%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%

% AMM.

0 1 2 3 4 5

LIVELLI DI CRITICITA' GENERALE

Distribuzione criticità generale

Dati provvisori



NON DICHIARATO24%

ASP CNIPA17%

ASP DI TERZI4% SISTEMA

DISTRIBUITO9%

SISTEMA CENTRALIZZATO

46%

DISTRIBUZIONE PROGETTI DI PROTOCOLLO INFORMATICO PER TIPO DI SOLUZIONE

Dati provvisori



44,5%

92,0% 88,1%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%70,0%

80,0%

90,0%

100,0%

% AMM.

RAPPORTO AOO/UFF.

PROT. (CENTRO)

RAPPORTO AOO/UFF.

PROT. (PERIF.)

RAPPORTO AOO/UFF.PROT.

(CENTRO+PERIF.)

RAPPORTO AOO ED UFFICI DI PROTOCOLLO Dati provvisori



20,0%

27,7%

10,8%9,2%

13,8%12,3%

10,8%

0,0%

5,0%

10,0%

15,0%

20,0%

25,0%

30,0%

% AMM.

10.000 50.000 100.000 500.000 1.000.000 5.000.000 10.000.000 OLTRE

NUMERO DOCUMENTI

TOT DOCUMENTI PROTOCOLLATI TOT DOCUMENTI ARCHIVIATI

DISTRIBUZIONE NUMERO DOCUMENTI

PER AMMINISTRAZIONE

Dati provvisori



Dati provvisori

Documenti pervenuti da soggetti non istituzionali (cittadini o imprese)

38%

Documenti pervenuti da

soggetti istituzionali

62%

DISTRIBUZIONE DOCUMENTI RICEVUTI IN INGRESSO (54 rilevazioni valide)


Il protocollo nelle PAL

1° Fase di e-gov12 su 22 progetti di protocollo e gestione documentale presentati sono stati finanziati. I finanziamenti erogati ammontano a 8.770.000 Euro e riguardano 8 progetti presentati da Regioni, 2 presentati da Province e 2 presentati da Comuni.

Quote di finanziamento in percentuale

13%

12%

2%

3%8%

1%

3%

8% 8%5%

7%

30%

SCATEL

FDRM

Protocollo.Bas

B-2

INPA

PROTINT

PROPOCERT

RA-RCT

SISDOC

GP&D

PPFPV

PANTA REI



Monitoraggio progetti della 1° fase di e-gov: SAL al 15-9-2005

AOO complessive previste 899 di cui 161 operative

stato di completamento dei progetti

18%



2° Fase di e-gov:

sono in corso di co-finanziamento altri progetti afferenti l’area del protocollo e della gestione documentale 3 progetti nell’ambito dei progetti sul riuso 2 progetti nell’ambito dei progetti infrastrutturali

è stato avviato proprio in questi giorni un nuovo bando per la presentazione di progetti afferenti la costituzione di centri di servizio territoriali CST per un importo complessivo di 15 milioni di euro


L’impatto della gestione documentale sul mercato


[email protected]

http//:protocollo.gov.it

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