sisÄltÖ - lupapiste · ulkoistetut palvelut, tarvittavat laitteistot, ohjelmistot ja tilat...
TRANSCRIPT
1
SISÄLTÖ
Sisältö.................................................................................................................................................................. 1
Ajatuksia digitointityön aloitukseen.................................................................................................................... 2
Digitoinnin askeleet ............................................................................................................................................ 2
Digitoinnin suunnittelu ....................................................................................................................................... 5
Digitointisuunnitelma ..................................................................................................................................... 6
Hankinnat ....................................................................................................................................................... 7
Digitointia palveluna ................................................................................................................................... 8
Lupapisteen digitointityökalu ja aineiston massasiirto ............................................................................. 11
Aineiston järjestely ........................................................................................................................................... 12
Rekisterikorjaukset ....................................................................................................................................... 14
Skannaus ........................................................................................................................................................... 14
Skannauksen valmistelu ................................................................................................................................ 15
Skannaus prosessina ..................................................................................................................................... 16
Digitointi Lupapisteessä .................................................................................................................................... 18
Lupapisteen digitointityökalu ....................................................................................................................... 19
Digitointityökalun käyttö .............................................................................................................................. 19
Aineiston metatiedotus ............................................................................................................................ 21
Aineiston tarkastus ................................................................................................................................... 23
Arkistosiirto............................................................................................................................................... 25
Aineiston jakelu ja myynti ................................................................................................................................. 27
Lupapiste Kauppa ......................................................................................................................................... 27
Lupapiste Arkistopääte ................................................................................................................................. 29
Loppusanat ....................................................................................................................................................... 31
Linkkejä aihepiirin ympärillä ............................................................................................................................. 32
2
AJATUKSIA DIGITOINTITYÖN ALOITUKSEEN
Sähköinen asiointi ja arkistointi on nykyään arkipäivää useimmissa rakennusvalvonnoissa, ja uusiin hakemuksiin liittyvä mappien pyörittely on enää vain muisto entisestä. Sähköistä asiointia on kuitenkin edeltänyt paperi-intensiiviset lupakäsittelyn vuosikymmenet ja paperirumba onkin lukuisissa kunnissa edelleen jokapäiväinen haaste arkiston puolella.
Tämä näkyy rakennusvalvonnoissa työläänä tiedonhakuna ja -jakeluna, kun yhtä asiakirjaa voidaan joutua etsimään jopa useiden päivien ajan. Lisäksi paperinen arkisto vaatii fyysistä läsnäoloa tiedon käsittelyssä ja muodostaa riskin aineiston säilyvyydelle.
Digitointi, eli paperisen aineiston muuttaminen sähköiseen muotoon, on edellä mainituista syistä ajankohtaisempaa kuin ikinä – ympäri Suomen. Tiedon löydettävyys paranee kertarysäyksellä, kun haluttu asiakirja voidaan löytää työläiden etsintäoperaatioiden sijaan muutamalla hiiren klikkauksella ajasta ja paikasta riippumatta.
Lupapisteen digitointityökalu on helppokäyttöinen väline paperilupien digitointiin ja sen myötä kaikille Lupapisteen tiedonhallintaa käyttäville rakennusvalvonnoille avautuu mahdollisuus ottaa jättiloikka eteenpäin tiedon löydettävyyden ja hyödyntämisen suhteen. Uudet aineiston jakelu- ja myyntikanavamme, Lupapiste kauppa sekä Arkistopääte, mahdollistavat sähköisten asiakirjojen selailun ja hankinnan itsepalveluna asiakkaiden toimesta.
Paperilupien digitointia ja digitoidun aineiston hyödyntämistä edeltää kuitenkin joukko eri vaiheita, digitoinnin askeleita, joiden kautta kunta matkaa kohti uutta aikakautta tiedon hyödynnettävyydessä.
Tässä oppaassa kerrotaan tiivistettynä digitointiprojektin eri vaiheista ja tarjotaan tukea projektin käynnistämiseen sekä edistämiseen eri tietolähteiden muodossa. Oppaan lopusta löydät lisäksi linkkimateriaalia aineiston sähköistämisestä ja hyödyntämisestä.
Toivottavasti tästä oppaasta on sinulle yhtä paljon apua ja iloa kuin meille sen kirjottamisesta.
Aurinkoisin kevätterveisin,
Evoltan lupislaiset
DIGITOINNIN ASKELEET
3
Digitointi koostuu muutamasta eri vaiheesta, askeleesta, jotka kulkemalla kunta
pääsee kohti kaivattua lopputulosta: salamannopeaan tiedonhakuun sekä aineiston
tehokkaaseen jakeluun.
KUVA 1 DIGITOINNIN ASKELEET DIGITOINTISUUNNITELMASTA LUVAN ARKISTOINTIIN ASTI
Digitointipolun eri askeleiden tarkoitus on varmistaa, että prosessin tuloksena syntyy
merkityksellistä ja laadukasta aineistoa, joka palvelee rakennusvalvontaa sekä sen
sidosryhmiä ajasta ja paikasta riippumatta. Digitointiprojektin hahmottaminen lähtee
liikkeelle suunnitelmasta, jonka tarkoituksena on ohjata koko digitoinnin prosessia.
Suunnitelmaa seuraa aineiston seulonta rakennusvalvonnan arkistossa. Relevantin
tiedon seulominen epäoleellisesta saattaa merkittävästi pienentää digitoitavan
aineiston määrää. Jos mahdollista, aineiston seulonnan rinnalla voidaan tehdä
rekisteritietojen päivitystä, mikä tukee tiedon parempaa hyödyntämistä
rakennusvalvonnan toiminnassa. Teknisin osa digitointipolkua on aineiston skannaus,
jossa paperinen aineisto muutetaan sähköiseen muotoon tarkoitusta palvelevan
laitteiston avulla.
Kun materiaali on skannattu sähköiseen muotoon esimerkiksi ulkoiselle verkkolevylle,
seuraa skannatun aineiston tuonti Lupapisteeseen palvelumme yhteyteen kehitetyllä
digitointityökalulla. Digitoitu aineisto päätyy lopulta Lupapisteen pysyväisarkistoon
kolmen askeleen kautta:
4
1. Lupapisteessä tapahtuvan aineiston metatiedotuksen yhteydessä
määritellään asiakirjoja kuvaavat tiedot aineiston jatkokäyttöä varten.
2. Metatiedotettu aineisto tulee tämän jälkeen tarkastaa viranomaisen toimesta,
jotta varmistutaan aineiston laadusta sekä tietojen oikeellisuudesta.
3. Tarkastuksen jälkeen aineisto voidaan siirtää Lupapisteen pysyväisarkistoon.
Tulee huomioida, että vasta pysyväisarkistoon siirron jälkeen aineisto on
hyödynnettävissä Lupapisteen dokumenttihaun ja sähköisten jakelukanavien kautta.
Kannattaakin hioa digitointiprosessi alusta lähtien kuntoon siten, että aineiston tie
skannauksesta pysyväisarkistoon on mahdollisimman lyhyt, eikä tieto jää makaamaan
esimerkiksi tarkastusvaiheeseen tai aineisto odota siirtoa arkistoon kohtuuttoman
pitkää aikaa. Tietyissä Lupapiste-kunnissa koko Lupapisteessä tapahtuva digitointityö
onkin vastuutettu pääosin yhdelle henkilölle, mikä vähentää merkittävästi
digitointiprosessin katkonaisuutta. Toisaalta myös useamman henkilön
osallistaminen prosessiin vähentää riskiä tiedon keskittymiselle ja mahdollistaa
esimerkiksi tarvittaessa tuuraamisen sekä ajoittaisen yhteistyön.
5
DIGITOINNIN SUUNNITTELU
”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”, pätee digitointiprojektiin paremmin kuin
hyvin. Tyhjentävä projektisuunnitelma palvelee tekemisen punaisena lankana ja
ohjaa arkiston digitointia oikeiden asioiden äärelle. Suunnitelman avulla
viranomainen voi myös perustella kunnassa digitointia ja sen budjetointia.
Mikäli kunnalla on mahdollisuus käyttää ulkopuolista kumppania digitointiprojektin
tiettyihin osa-alueisiin, kannattaa asiantuntijoihin olla yhteydessä heti digitoinnin
suunnittelun alussa, jotta varsinaisessa suunnittelutyössä osataan kiinnittää
huomiota laadukkaan lopputuloksen kannalta tärkeimpiin asioihin. Kannustamme
myös kysymään kokemuksia muilta kunnilta digitointiprojektin suunnittelun sekä
organisoinnin suhteen – pyörää on tunnetusti turha keksiä uudelleen.
Alla muutamia yhteystietoja digitointia tehneisiin kuntiin. Heiltä voit kysyä
kokemuksia digitointiprojektista – luvan kanssa.
• Mirja Kakkonen, Järvenpää
Tiedonhallinnan suunnittelija, Järvenpään kaupunki
[email protected] | 040 315 2419
• Johanna Aho, Tuusula
Johtava rakennustarkastaja, Tuusulan kunta
[email protected] | 040 314 3592
6
DIGITOINTISUUNNITELMA
KUVA 2. DIGITOINTISUUNNITELMA ENSIMMÄISENÄ ASKELEENA.
Digitointisuunnitelmassa päätetään mm. digitoinnin laajuudesta, etenemistavasta ja
siitä, miten ja kenen toimesta digitointiin liittyvää työtä tehdään. Suunnitelman
yhteydessä kannattaa keskustella muun muassa siitä:
o Mitä digitoidaan: rakennusluvat, toimenpideluvat,
toimenpideilmoitukset jne. - Lupakuvat vs. rakentamisen aikainen
materiaali.
o Missä järjestyksessä: vuosijärjestyksessä, kiinteistöittäin, alueittain,
lupien iän vai kenties Lupapisteen kaupasta tulleiden aineistopyyntöjen
perusteella.
o Millä laajuudella: lähiarkisto vai päätearkisto.
o Kenen toimesta ja millä: digitoijat, arkistohenkilöstö, asiantuntijat,
ulkoistetut palvelut, tarvittavat laitteistot, ohjelmistot ja tilat (skannerit,
työtila aineiston järjestelyyn, Lupapisteen digitoijan työpöytä).
Alla on kuvattu tarkemmin digitointisuunnitelman runkoa etenemisen tueksi.
7
Digitointisuunnitelman sisältöä:
1. Projektin tavoitteet
a. Projektin kuvaus
b. Digitoinnin tavoitteet
c. Digitoinnin vaikutukset
d. Digitoitava aineisto
2. Projektin ositus ja aikataulu
a. Digitointiprosessi
b. Digitoinnin toteutusvaihtoehdot
c. Aikataulu
d. Työsuunnitelma
3. Projektin organisointi
a. Projektin organisaatio
b. Projektin ohjaus
4. Projektin panokset
a. Resurssit
b. Hankinnat
c. Kustannukset
d. Kustannus-Hyöty -analyysi
e. Rahoitus
5. Laadunvarmistus
6. Projektin viestintä
HANKINNAT
Yksi digitointisuunnitelman osa-alue, hankinnat, varmasti puhuttaa kokonaisuutta
8
mietittäessä melkoisesti, joten aihepiiristä muutama sananen. Isoin kustannuserä
digitoinnissa on pääsääntöisesti digitointiin käytettävä työ – on se sitten kunnan
sisäistä työtä tai ostettua digitointiapua. Tämän lisäksi kustannuksia syntyy muun
muassa laitteistosta sekä Lupapisteen digitointityökalun käytöstä. Osaavan
palveluntarjoajan kanssa digitoinnissa osataan keskittyä kuitenkin kalkkiviivoilta
lähtien oikeisiin asioihin ja oikeilla välineillä, mikä voi lyhentää radikaalistikin
digitointiin käytettävää aikaa sekä tarjota laadukkaan lopputuloksen mm. toimittajilla
käytössä olevien kuvanparantamistekniikoiden ansiosta.
Alla olevassa kuvassa kunta ulkoistaa mahdollisimman paljon digitointiprojektin eri
osia. Aineiston seulonta ja Lupapisteessä tapahtuva aineiston tarkastus sekä
arkistosiirto on kuitenkin järkevää pitää kunnan hyppysissä.
KUVA 3. TÄSSÄ MALLISSA KUNTA OSTAA MAHDOLLISIMMAN PALJON APUA PALVELUNA.
DIGITOINTIA PALVELUNA
Ammattitaitoisen palveluntarjoajan hyödyntäminen digitointiprojektissa on järkevää
ajan ja rahan käyttöä. Osaavan digitointikumppanin kanssa koko digitointiprojekti
voidaan suunnitella alusta asti kunnan yksilöllisen tilanteen sekä tarpeiden mukaan,
ja täten projekti saadaan vauhdilla liikkeelle heti alkumetreistä lähtien.
9
Seuraavana on esitelty toimittajia rakennusvalvontojen paperiarkistojen digitointiin:
heiltä rakennusvalvonnat voivat hankkia palveluna digitoinnin eri osa-alueita tai lähes
koko prosessin aina sopivien skannauslaitteiden vertailusta skannaukseen sekä
aineiston metatiedotukseen asti. Varsinainen digitointityön suorittamisen sijainti
voidaan sopia yhdessä asiakkaan kanssa, mutta muun muassa palveluntarjoajien
hyödyntämien digitointikeskusten ansiosta digitointityön nopeus saattaa olla
keskitetyissä yksiköissä omaa luokkaansa.
Palveluntarjoajia rakennusvalvontojen paperiarkistojen digitointiprojekteihin ovat
muun muassa1:
- Analogia Finland Oy
Digitointikeskus on Analogia Finland Oy:n palvelu, joka tarjoaa kaikki digitointiin tarvittavat palvelut
yhdestä paikasta. Digitointikeskus tarjoaa korkealaatuisia skannaus- ja digitointipalveluita
vaativalle asiakaskunnalle.
o Yhteystiedot:
▪ Markus Vihra, Toimitusjohtaja
[email protected] | 044 976 2510
- Canon Oy
Canon kykenee kumppanina toimittamaan kaiken digitointiin tarvittavan osaamisen
perustuen omaan osaamiseen ja teknologiaan: konsultointi, laitteisto, ohjelmistot, digitointi
palveluna sekä projekti saumattomana kokonaisuutena - aina tarpeen mukaan.
Yhteistyötä vauhdittamaan Canon toteuttaa kartoituskäynnin kunnissa/kaupungeissa maksutta,
jonka pohjalta saamme kokonaiskuvan asiakkaan tarpeesta ja voimme tarjota optimaalista
kokonaisuutta digitointiin.
o Yhteystiedot:
▪ Katja Heikkilä, Key Account Manager
[email protected] | 040 163 1600
- DOC – Digital Office Company
1 Luettelon tarkoitus on auttaa eri toimittajien vertailussa. Kunta päättää itsenäisesti palveluntarjoajan valinnasta. Evolta ei ole vastuussa palveluntarjoajien lopputuloksesta.
10
DOC on Suomen suurin skannauspalveluiden tarjoaja. Digitoimme rakennusvalvonnan
materiaalit kustannustehokkaasti, ”avaimet käteen” -periaatteella valmiiksi Lupapiste-
järjestelmään toimitettuna.
o Yhteystiedot:
▪ Teemu Vuorela, Account Manager
[email protected] | 040 678 3387
- Document House Oy
Document House auttaa asiakkaitaan pääsemään eroon papereista. Document House
tekee dokumentinhallinnan käyttäjälle helpoksi ja siten varmistaa että organisaation oikeat
toimintatavat jalkautuvat käytäntöön.
Yhtenä merkittävänä osana dokumenttikokonaisuuden hallinnassa on arkistojen digitointi
sähköisesti käytettävään muotoon ja Document House huolehtii asiakkaiden
digitointiprojektista alusta loppuun.
o Yhteystiedot:
▪ Pekka Huttunen, Key Account Manager [email protected]
| 040 511 1486
▪ Erkki-Jussi Welling, Myyntijohtaja
[email protected] | 0207 888 275
Toimittajia vertailtaessa kannattaa käydä läpi kunnan laatukriteerit aineiston
digitoinnin osalta, tehdä projektisuunnitelma yhdessä toimittajan kanssa ja sopia
aineiston hyväksymismenettelyistä sekä korjausprosessista. On ehdottoman tärkeää
järjestää toimittajalle pääsy aineistoon tutustumiseen, sillä mitä selkeämpi kuva
toimittajalla on rakennusvalvonnan aineistosta, sitä suoraviivaisempaa ja selkeämpää
tarjouksen antaminen on.
Vertailuja tehtäessä hyödyllisiä ovat luonnollisesti referenssit vastaavasta aineistosta,
ja kannattaa myös vaatia tarvittaessa koe-erän toimittamista. Hinta voi määräytyä
muun muassa metreittäin, asiakirjoittain, asiakirjatyypeittäin tai tuntiperusteisesti,
mutta tarkemman hinnan toimittajat pystyvät antamaan tilannekartoituksen jälkeen.
Hankintaa suunniteltaessa tulee kuitenkin huomioida, että hankintalainsäädännön
11
mukainen kilpailutusraja palveluille on 60 000 euroa Tätä pienemmät hankinnat
jäävät kuitenkin hankintalain ulkopuolelle.
Mikäli digitoinnin edistäminen on kunnassanne tärkeää, mutta ette tiedä miten lähteä
liikkeelle, tai asian resursoinnissa on haasteita, ole yhteydessä yllä eriteltyihin
palveluntarjoajiin ja ylläty positiivisesti niistä eri malleista ja hintalapuista, joita
toimittajilla on yhteistyöllenne tarjota.
LUPAPISTEEN DIGITOINTITYÖKALU JA AINEISTON MASSASIIRTO
Lupapisteeseen on kehitetty helppokäyttöinen digitointityökalu, jonka avulla joko
viranomainen tai esimerkiksi yllä eritelty ulkopuolinen digitointikumppani voi
digitoida paperilupia palveluumme sekä hoitaa aineiston metatiedottamista.
Digitointityökalua voi hyödyntää Lupapisteen tiedonhallintaa käyttävä
rakennusvalvontaorganisaatio, eikä sen käyttöönotosta koidu kunnalle kustannuksia.
Digitointityökalu aktivoidaan kunnalle käyttöön ilmoituksella Lupapisteen tukeen
([email protected]) ja tarkempaa tietoa työkalun käytöstä saat täältä sekä jäljempänä
tästä oppaasta.
Jokaisesta digitoijan työkalulla digitoidusta ja Lupapisteen sähköiseen
pysyväisarkistoon viedystä luvasta perimme 5,30 euron toimenpidemaksun. Luvan
yhteyteen tuotavien dokumenttien määrä on kuitenkin vapaa eli yhdellä luvalla
saattaa olla satoja dokumentteja, mutta digitoidun luvan hinta pysyy samana - 5,30
euroa per lupa.
Mikäli kunnalla on jo arkistoitavat dokumentit sähköisessä muodossa tallennettuna
dokumenttien hallintajärjestelmään (esim. Orbit, ProjectWise) tai sähköiseen
kansioon ja aineisto on hyvin metatiedotettua, voidaan digitoidun aineiston siirto
Lupapisteen pysyväisarkistoon tehdä myös massasiirtona Evoltan toimesta. Mikäli
kunnan aineistoa ei ole metatiedotettu vaan ainoastaan skannattu jatkotyöstöä
varten, suosittelemme tällöin lämpimästi Lupapisteen digitointityökalun käyttämistä,
jotta aineiston metatiedottamisessa ei jouduta tekemään tuplatyötä.
12
Evoltan yhteyshenkilönä aineiston massasiirtojen osalta toimii:
Jesse Malkamäki, Projektipäällikkö
[email protected] | 050 551 3541
Lisätietoa aineiston massasiirrosta, hinnoittelusta ja sen vaatimuksista löydät täältä.
AINEISTON JÄRJESTELY
KUVA 4. AINEISTON JÄRJESTELY TOISENA ASKELEENA.
Aineiston järjestelyn ideana on valmistella ja seuloa digitoitava aineisto
skannauskuntoon. Tätä ennen kunnassa kannattaa käydä läpi se, mitä aineistoa on
tarkoitus digitoida, missä järjestyksessä ja miten asiakirjoja tulee säilyttää digitoinnin
13
jälkeen. Järjestelyn tarkoituksena on varmistaa, että kaikki digitoitava, yhteisten
digitoinnin pelisääntöjen mukainen aineisto löytyy ja että se on valmisteltu sovitun
mallin mukaisesti. Aineiston tarkastamisessa kannattaa käyttää listaa digitoitavista
asiakirjoista ja samalla poistaa turhat, ei-säilytettävät paperit.
KUVA 5. DOKUMENTTIEN ORGANISOINTIA DIGITOINTIPISTEELLÄ LOHJALLA.
Luvat sekä asiakirjat kannattaa järjestää selkeään järjestykseen. Aineisto kannattaa
järjestellä luvittain ja luvan mukana tulisi olla allekirjoitettu päätös. Pääluvan
hakemus kannattaa järjestää päällimmäiseksi ja ottaa digitoitavaan aineistoon
lupakansio tai kansilehti käyttöön. Mikäli kunta päivittää samalla rekistereitään, tulisi
varmistaa, löytyvätkö tiedot rekistereistä, ja merkitä ylös, mikäli tietoja puuttuu.
14
KUVA 6. LUVAN DOKUMENTTIEN JAOTTELUA LOHJALLA.
REKISTERIKORJAUKSET
Kunnassa kannattaa keskustella, tehdäänkö arkistoja digitoitaessa ja aineistoa
seulottaessa samalla rekisteritietojen päivitys esimerkiksi puuttuvien rakennusten ja
rakennusten tilavuuksien osalta ja/tai puuttuvien ja puutteellisten lupatietojen
osalta.
Rekisteritietojen korjaus vaatii aikaa, resursseja ja erityisosaamista, minkä vuoksi
työhön kannattaa valita rakennusvalvonnan omaa henkilöstöä. Monessa kunnassa
rekisteritietojen päivitystä on perusteltu rakennustietojen korjauksella ja siitä
saatavilla kiinteistöverotuloilla. Rekisteripäivitysten tekeminen tukee kuitenkin hyvin
digitointiprojektia, jossa tavoitteena on lopulta tiedon parempi hyödyntäminen.
SKANNAUS
15
KUVA 7. AINEISTON SKANNAUS MUODOSTAA DIGITOINTIPOLUN KOLMANNEN ASKELEEN.
Kun digitoitava aineisto on seulottu ja järjestelty, seuraa prosessin teknisin vaihe eli
skannaus. Skannaus on siis se työvaihe, jonka tuloksena paperinen asiakirja muuntuu
sähköiseen muotoon skannauslaitteiston avulla jatkokäyttöä varten.
SKANNAUKSEN VALMISTELU
Skannauksen valmisteluun kuuluu mm. skannattavan luvan tilan tarkistaminen ja
toiminta kunnan laatimien pelisääntöjen mukaan. Digitointityön alussa eteneminen
on hidasta, kun pitää etsiä, mistä mikäkin tieto löytyy ja mitä termit sekä
asiakirjanimet tarkoittavat. Kun oikeat tiedot ja sopiva työjärjestys alkavat löytyä, työ
nopeutuu ja sujuvoituu.
Oikeaa työjärjestystä on vaikea tietää etukäteen, vaan se riippuu tiloista,
laitteistoista, aineistosta, tekijöistä sekä skannauksen syystä. Joskus on tehokkainta
käsitellä yhtä asiakirjaa vain kerran eli skannata ja kirjoittaa luvan tiedot samalla
kerralla, kun lupaan liittyvät asiakirjat ovat käsissä. Tällainen käyttötapaus on
esimerkiksi asiakkaan lähettämä tilauspyyntö tietystä piirustuksesta Lupapisteen
kaupan kautta. Joskus taas on tehokkainta antaa skannerin laulaa, digitoida varastoon
ja lisäillä metatiedot jälkeenpäin.
16
Skannauksen onnistumisen ja lopulta digitoinnin laadun kannalta on tärkeää, että työ
tehdään tarkoitukseen sopivalla laitteistolla ja ohjelmistoilla.
KUVA 8. ESIMERKKI LOHJALTA NÄYTTÖJEN ORGANISOINNISTA DIGITOINNIN YHTEYDESSÄ.
SKANNAUS PROSESSINA
Oikeaa työjärjestystä skannauksen suhteen on vaikea tietää etukäteen, vaan se
riippuu tiloista, laitteistoista, aineistosta, tekijöistä sekä skannauksen syystä. Joskus
on tehokkainta käsitellä yhtä asiakirjaa vain kerran, eli skannata ja kirjoittaa luvan
tiedot samalla kerralla, kun lupaan liittyvät asiakirjat ovat käsissä. Tällainen
käyttötapaus on esimerkiksi asiakkaan lähettämä aineistopyyntö tietystä
piirustuksesta Lupapisteen kaupan kautta. Joskus taas on tehokkainta antaa
skannerin laulaa, digitoida varastoon ja lisäillä metatiedot jälkeenpäin.
17
KUVA 9. SKANNAUKSEN VALMISTELUSTA AINEISTON SKANNAUKSEEN – ESIMERKKIPROSESSI ASIAKKAALTAMME.
Yllä yksi esimerkki kunta-asiakkaaltamme skannausprosessista sekä siihen liittyvistä
työvaiheista. Korostamme kuitenkin prosessin miettimistä kunnan uniikeista
lähtökohdista, resursseista sekä tarpeista käsin.
18
DIGITOINTI LUPAPISTEESSÄ
KUVA 10. DIGITOINNIN KAUTTA AINEISTO PÄÄTYY LOPULTA PYSYVÄISARKISTOON JA JATKOKÄYTTÖÖN.
Digitointi Lupapisteessä muodostuu kolmesta eri vaiheesta:
1) Indeksoinnista eli aineiston metatiedotuksesta.
2) Aineiston tarkastamisesta.
3) Arkistoon siirrosta.
Paperinen lupa tuodaan Lupapisteeseen palvelumme yhteyteen kehitetyllä
digitointityökalulla. Tämän jälkeen digitoidut asiakirjat metatiedotetaan ja aineiston
tiedot tarkistetaan arkistosiirtoa varten. Kun lupa on siirretty Lupapisteen
pysyväisarkistoon, voidaan asiakirjoja hakea dokumenttihausta ja määritellyt
asiakirjat ilmestyvät automaattisesti myyntiin sekä Lupapiste Kauppaan että
selailtavaksi Arkistopäätteeseen. Jäljempänä ohjeistetaan Lupapisteen
digitointityökalun tarkempi käyttö ja avataan näiden uusien jakelukanaviemme
sisältöä.
Keräämme lisäksi Lupapisteessä tehtävään digitointiin liittyviä yleisimpiä kysymyksiä
ylös ”Digitoinnin FAQ” -sivulle, joka päivittyy jatkuvasti erilaisten käyttötapausten
myötä.
19
LUPAPISTEEN DIGITOINTITYÖKALU
Paperilla käsitellyt hankkeet voidaan digitoida talteen Lupapisteen pysyväisarkistoon
Lupapisteen digitointityökalulla. Digitoidut hankkeet löytyvät digitoinnin jälkeen
samasta paikasta kuin sähköisenä alkunsa saaneet hankkeetkin.
Paperilupien digitointi edellyttää, että:
• Rakennusvalvonnalla on käytössä Lupapisteen tiedonhallintakokonaisuus.
• Tiedonhallinnan käyttöönottokoulutus on pidetty.
• Digitointikokonaisuus on suunniteltu.
• Digitointityökalun käyttöohjeeseen (alla) on tutustuttu.
Mikäli yllä olevat ehdot täyttyvät, eikä rakennusvalvonnalla ole digitointityökalua
päällä, tulee asiasta ilmoittaa Lupapisteen tukeen ([email protected]), joka aktivoi
työkalun käyttöön. Tämän jälkeen kunnalla pitäisi näkyä ”Arkistoi paperilupa” -
painike Lupapisteessä. Digitointityökalu aktivoidaan kuitenkin nykyään käyttöön aina
tiedonhallinnan käyttöönottokoulutuksen yhteydessä, joten yllä mainittu koskee
lähinnä tietyssä ”välitilassa” olevia kuntia.
KUVA 11. PAPERILUVAN ARKISTOINTI LUPAPISTEESSÄ ON MAHDOLLISTA, KUN KUNNALLA NÄKYY ”ARKISTOI
PAPERILUPA” -PAINIKE PALVELUSSA.
Oletusarvoisesti painike näkyy vain arkistonhoitajan oikeuksilla, mutta Lupapisteen
pääkäyttäjätilin kautta voidaan määritellä digitoijan oikeudet palveluun. Tällöin
kyseinen henkilö saa näkyvyyden ainoastaan digitoitaviin hankkeisiin. Hän pääsee
avaamaan digitoitavia hankkeita Lupapisteeseen ja muokkaamaan näiden tietoja,
mutta ei arkistoimaan hankkeita. Tämän oikeuden käyttäminen on perusteltua
esimerkiksi silloin, kun ulkopuolinen kumppani digitoi lupia palveluun.
DIGITOINTITYÖKALUN KÄYTTÖ
20
Paperiluvan digitointi aloitetaan Lupapisteessä klikkaamalla “Arkistoi paperilupa” -
painiketta.
KUVA 12. PAPERILUVAN DIGITOINTI ALOITETAAN "ARKISTOI PAPERILUPA" -PAINIKKEEN KAUTTA.
Tämän jälkeen aukeavalle sivulle syötetään valmistuneen paperiluvan
kuntalupatunnus ja valitaan organisaatio, jossa päätös on annettu. Lupa avataan
käsittelyyn klikkaamalla ”Etsi lupa” -painiketta. Jos kuntalupatunnuksella ei löydy
tietoja, yritetään hanketta hakea kartalta kiinteistötunnuksen perusteella. Tällöin
Lupapiste yrittää hakea tietoa kiinteistön rakennustiedoista sijainnin perusteella.
KUVA 13. LUPA TUODAAN PALVELUUN JOKO KUNTALUPATUNNUKSEN TAI SIJAINNIN PERUSTEELLA.
Digitoitava hanke saa otsikokseen “Digitoidun luvan arkistointi”. Hanke saa avatessa
väliaikaisen LX-alkuisen asiointitunnuksen tyypillisen LP-alkuisen asiointitunnuksen
sijaan.
Avatun hankkeen tiedot on jaettu kolmelle välilehdelle. Näiden välilehtien lisäksi
hanke saa Yhteenveto-välilehden. Avatun hankkeen arkistointimenettelyä pääsee
tarvittaessa vaihtamaan kartan oikealta puolelta.
Mikäli hankkeelle aukeaa vääriä tietoja, tulee hanke peruuttaa. Korjaukset hankkeen
tietoihin tulee tehdä taustajärjestelmään, jonka jälkeen hanke avataan uudelleen
Lupapisteeseen digitoitavaksi.
21
KUVA 14. DIGITOITAVALLE LUVALLE TEHDÄÄN TARVITTAVAT LISÄYKSET ERI VÄLILEHDILLÄ.
”Hakemuksen tiedot” -välilehti pitää sisällään selostukset hankkeen toimenpiteistä,
rakennusten pysyvät rakennustunnukset (VTJ-PRT) sekä käyttötarkoitukset. RH-tiedot
eivät siirry digitoinnin myötä Lupapisteeseen. ”Osapuolet”-välilehdellä on tietoja
hankkeen osapuolista.
AINEISTON METATIEDOTUS
22
KUVA 15. DIGITOIDUN AINEISTON METATIEDOTTAMINEN VARMISTAA TIEDON LÖYDETTÄVYYDEN.
Aineiston metatiedotuksen avulla asiakirjat saavat niitä kuvaavat tiedot aineiston
hakuja varten. Metatiedotus tehdään Lupapisteessä sinne digitoidun hankkeen
sisällölle.
Tallennettavat tiedot kannattaa käydä tarkasti läpi silloin, kun syötetään ensimmäistä
kertaa metatietoja liitteille tai uusi henkilö aloittaa aineiston indeksoinnin. Tätä
työvaihetta kannattaa priorisoida, jotta ei synny ”korjausvelkaa”. Mahdollisia
indeksointivirheitä voidaan kyllä korjata Lupapisteen pysyväisarkistossa
arkistonhoitajan toimesta, mutta järkevän ajankäytön kannalta kannattaa panostaa
selkeään ohjeistukseen ja toimintamalliin jo heti aluksi.
Koko Lupapisteessä käytettävän liitelistauksen ja vaihtoehdot asiakirjoille valittaville
liitetyypeille näet täältä.
23
KUVA 16 ASIAKIRJOJEN METATIEDOTTAMINEN TAPAHTUU LIITTEEN LISÄÄMISEN YHTEYDESSÄ
Hankkeelle skannatut liitteet lisätään ”Suunnitelmat ja liitteet” -välilehdelle.
Liitteiden lisäyksen yhteydessä niille määritetään aineiston löydettävyyden kannalta
tärkeät metatiedot. Tämän lisäksi välilehdellä määritetään ne rakennukset, joihin
liitteet liittyvät. Lisättävän liitteen maksimikoko on palvelussa 100 MB. Liitteiden
lisäys tapahtuu Lupapisteen normaalin ohjeistuksen mukaisesti.
Liitteitä lisätessä määritetään liitekohtaisesti liitteen siirtymisestä myyntiin Lupapiste
Kauppaan. Valitsemalla ”Estä myynti”, liite ei siirry myyntiin, vaikka
tiedonohjaussuunnitelmassa kyseinen liitetyyppi olisikin määritetty siirrettäväksi
myytäväksi.
KUVA 17. HANKE JÄTETÄÄN TARKASTETTAVAKSI ”YHTEENVETO”-VÄLILEHDELLÄ.
Digitoitu hanke jätetään arkistonhoitajalle tarkistettavaksi ”Yhteenveto”-välilehdellä
klikkaamalla ”Valmis arkistoitavaksi” -painiketta. Hanke siirtyy ”Tarkastettavana”-
tilaan, ja ohjautuu arkistonhoitajan oikeudet omaavan henkilön työstettäväksi.
AINEISTON TARKASTUS
24
KUVA 18. AINEISTON TARKASTUS VARMISTAA AINEISTON LAADUN.
On erittäin tärkeää, että viranomainen tarkastaa aineiston läpikotaisin ennen
arkistoon siirtoa. Laadunvarmistus ja hyväksymismenettely ovat avainasemassa
laadukkaassa lopputuloksessa. Aineisto palvelee luonnollisesti entiseen tapaan
rakennusvalvonnan asiakkaita, mutta jakelusta on mahdollista tehdä sähköisten
kanavien (mm. Lupapiste Kauppa, Arkistopääte) ansiosta itsepalveluperiaatteella
toimivaa, jolloin on tärkeää, että jaeltavan materiaalin laatuun voidaan luottaa.
Hankkeen tarkastuksesta vastaavalla henkilöllä tulee olla arkistonhoitajan oikeudet
Lupapisteessä. Hän näkee luvan ”Digitoidut luvat” -välilehdellä ”Tarkastettavana”-
tilassa. Tässä tilassa olevat digitoidut luvat tulevat myös arkistonhoitajan omaan
työjonoon ”Arkistoitavat”-välilehdelle.
25
KUVA 19. TARKASTETTAVANA OLEVA DIGITOITU HANKE NÄKYY OMALLA VÄLILEHDELLÄÄN.
Arkistonhoitaja voi vaihtaa hankkeen menettelyn sopivaan, ja tarkistaa hankkeen
tiedot liitteineen kuten muutkin arkistoon vietävät hankkeet.
ARKISTOSIIRTO
KUVA 20. AINEISTON SIIRTO ARKISTOON VIIMEISENÄ DIGITOINNN ASKELEENA.
Lupapisteeseen digitoitu hanke arkistoidaan lopulta täysin samaan tapaan kuin
muutkin Lupapisteen hankkeet. Arkistoitava hanke löytyy tarkastuksen jälkeen
välilehdeltä ”Arkistoitavat”.
26
KUVA 21. TARKASTETTAVANA OLEVA DIGITOITU HANKE NÄKYY OMALLA VÄLILEHDELLÄÄN.
Hanke muuttuu arkistoinnin jälkeen tilaan “Arkistoitu”, ja se poistuu viranomaisten
hankenäkymästä ja siirtyy löydettäväksi Lupapisteen dokumentinhausta. Mikäli
kuitenkin myöhemmin huomataan, että hankkeelle tulee lisätä asiakirjoja arkistoinnin
valmistuttua, tulee prosessi aloittaa alusta klikkaamalla “Arkistoi paperilupa” -
painiketta.
27
AINEISTON JAKELU JA MYYNTI
Kun materiaali on digitoitu Lupapisteeseen ja siirretty arkistoinnin myötä
pysyväisarkistoon, voidaan aineistoa hyödyntää useilla eri tavoilla. Se on jatkossa
löydettävissä muiden hankkeiden tavalla Lupapisteen dokumenttihaun kautta, mutta
uusien palvelujemme, Lupapiste kaupan sekä Arkistopäätteen, avulla sähköisen
aineiston jakelu ja myynti voidaan hoitaa itsepalveluperiaatteella – ilman, että
rakennusvalvontaviranomaisten työaikaa sitoutuu tiedon etsimiseen tai jakeluun.
KUVA 22. SÄHKÖISEN AINEISTON MYYNTI JA JAKELU UUSIEN PALVELUIDEMME AVULLA.
Uusien palveluidemme avulla sähköisestä aineistosta saadaan välitön hyöty irti.
Kaupan ja Arkistopäätteen käyttöönotoista on pyritty tekemään mahdollisimman
mutkattomia. Alla lyhyet kuvaukset kyseisistä jakelukanavista ja samassa yhteydessä
lisätietolinkit palveluiden käyttöönotosta sekä hinnoittelusta.
LUPAPISTE KAUPPA
28
Lupapiste Kauppa on sähköinen jakelutie rakennusvalvonnan dokumenteille. Kaupan
ideana on korvata aiemmin viranomaisen toimesta tehtävä manuaalinen ja työläs
jakelu. Asiakkaat ostavat Kaupasta itsepalveluna tarvitsemansa dokumentit, ja
palveluun sisältyvän aineistopyyntötoiminnon avulla asiakkaat voivat pyytää kunnalta
aineistoa, jota ei vielä palvelusta löydy.
KUVA 23. RAKENNUSVALVONNAN AINEISTON MYYNTI ONNISTUU VAIVATTOMASTI LUPAPISTE KAUPASTA.
Kaupassa voidaan myydä Lupapisteen arkistoon joko sähköisen asioinnin kautta
syntyneet tai sinne digitoinnin kautta tuodut dokumentit. Dokumentteja voivat ostaa
esimerkiksi yritykset, ammattilaiset ja kuntalaiset.
Mikäli rakennusvalvonnalla on Kauppa käytössä, aineisto Lupapiste kauppaan
poimitaan Lupapisteen sähköisestä arkistosta. Arkistoidun dokumentin metatiedot
vaikuttavat siihen, siirtyykö dokumentti myytäväksi Lupapiste kauppaan vai ei.
Dokumentti on mahdollista ostaa kaupasta, jos liitekohtaiset valinnat ovat
seuraavat:
• Myyntipalvelu = sallitaan julkaisu myyntipalvelussa
29
• Näkyvyys = julkinen
• Julkisuusluokka = julkinen (tai salassapitoaika on päättynyt)
• Henkilötiedot = ei sisällä henkilötietoja TAI sisältää henkilötietoja (eli
dokumentti ei sisällä arkaluonteisia henkilötietoja)
Muokkausmahdollisuus metatietoihin on arkistonhoitajan tunnukset omaavalla
henkilöllä. Metatietoja voidaan muokata Onkalo-säilytysjärjestelmässä osoitteessa:
www.lupapiste.fi/onkalo.
▪ Lisätietoa Kaupan käyttöönotosta ja hinnoittelusta saat täältä.
▪ Kaupan käyttöohjeet asiakkaille löytyvät puolestaan täältä.
LUPAPISTE ARKISTOPÄÄTE
Lupapisteen Arkistopääte on sekä sisäiseen käyttöön että asiakaskäyttöön tarkoitettu
itsepalvelupääte rakennusvalvonnan dokumenteille. Arkistopääte korvaa
viranomaisten toimesta tehtävän ja aikaa kuluttavan tiedonhaun sekä aineiston
välityksen. Arkistopäätteen avulla asiakkaat ja viranomaiset voivat itsenäisesti hakea,
30
selata ja katsella Lupapisteen pysyväisarkistossa olevia rakennusvalvonnan
dokumentteja.
KUVA 24. LUPAPISTEEN ARKISTOPÄÄTTEEN KAUTTA AINEISTON HAKU JA SELAILU ONNISTUU NÄPPÄRÄSTI YHDEN
HAKUKENTÄN KAUTTA.
Palvelussa on nähtävillä dokumentit, jotka viranomaiset ovat luokitelleet julkisiksi ja
nähtäviksi Lupapisteen Arkistopäätteellä. Asiakkaiden toimesta aineiston lataaminen
omaan käyttöön ei palvelun kautta onnistu, vaan tavoitteena tietysti on, että
varsinaisista aineistohankinnoista maksetaan kunnalle korvaus esimerkiksi Lupapiste
Kaupan kautta. Sisäiseen käyttöön lataus voidaan mahdollistaa ja näistä
käyttötarpeista keskustellaan kunnan kanssa käyttöönoton yhteydessä.
’
▪ Lisätietoa Arkistopäätteen käyttöönotosta ja hinnoittelusta saat täältä.
31
LOPPUSANAT
Kuten todettua, arkiston digitointi ei ole mikään pikkujuttu, vaan huolellisesti
suunniteltava projekti, joka on hyvä miettiä kokonaisuutena tiedon hallittavuuden ja
hyödyntämisen näkökulmasta. Kun kuitenkin digitoinnin suunnittelu on hyvin tehty ja
vastuutettu, voidaan projektin kanssa edetä päättäväisesti kohti hetkeä, jolloin stressi
relevantin tiedon löytymisestä on eilispäivää ja tiedonhaku on pääosin ulkoistettu
loppukäyttäjille.
Syitä digitointiin on runsaasti kuin myös tukea digitoinnin edistämiseen. Muistakaa,
että me lupislaiset, muut viranomaiset sekä eri palveluntarjoajat digitoinnin saralla
jaamme mielellämme tietoa ja autamme teitä eteenpäin hankkeidenne kanssa.
Toivomme, että saitte muun muassa tämän oppaan kautta lisää ymmärrystä
digitoinnin kokonaisuudesta ja tie kohti paperitonta arkea vaikuttaa entistä
houkuttelevammalta.
Toivotammekin teille koko tiimimme voimin sähköistä tekemisen meininkiä!
32
LINKKEJÄ AIHEPIIRIN YMPÄRILLÄ
Alla kootusti linkkejä digitointiin sekä sähköisen aineiston hyödyntämiseen
linkittyvään materiaaliin. Pääset näkemään kyseisen materiaalin aihetta
klikkaamalla. Linkkilistaa päivitetään jatkuvasti ja otammekin mielellämme vinkkejä
hyvistä tietolähteistä digitointiin liittyen. Linkkivinkit voit lähettää osoitteeseen:
Palveluesitteitä
Aineiston massasiirto Lupapisteeseen – kuvaus palvelusta sekä hinnoittelu
Lupapiste Kauppa – esite, käyttöönotto ja hinnoittelu
Lupapiste Arkistopääte – esite, käyttöönotto ja hinnoittelu
Digitoinnin tarpeisiin
Digitoinnin FAQ
Lupapisteen digitointityökalun käyttö
Lohjan laatima opas – Lupien digitointi Lupapisteeseen arkistosta
Liitteet toimenpiteittäin Lupapisteessä