sistem akuntansi persediaan pada pt angkasa pura ii cabang bim
DESCRIPTION
Sistem AkuntansiTRANSCRIPT
SISTEM AKUNTANSI ATAS PERSEDIAAN PADA PT ANGKASA PURA
II (PERSERO) CABANG BANDARA INTERNASIONAL
MINANGKABAU
A. LATAR BELAKANG
Sitem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan,dan laporan
yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan. Definisi tersebut menunjukkan bahwa suatu sistem akuntansi
yang tersusun secara baik akan memberikan manfaat yang baik pula bagi
manajemen dalam mengelola usahanya. Dalam sebuah perusahaan dagang
dan manufaktur memiliki persediaan yang harus dikelola dengan baik agar
tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengelolaan tersebut akan
berjalan dengan baik apabila memiliki sistem akuntansi persediaan yang baik
dan semua pihak yang terlibat dapat menjalankan sistem tersebut secara
optimal.
Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap
jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan
sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur
pembelian, dan sistem akuntansi biaya pada perusahaan manufaktur.
Kewajaran penilaian persediaan suatu perusahaan dapat disesuaikan
dengan Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 14 (2008).
Dalam PSAK ini dinyatakan bahwa persediaan adalah aset tersedia dijual
untuk kegiatan usaha biasa, dalam proses produksi untuk penjualan tersebut
atau dalam bentuk bahan atau perlengkapan digunakan dalam pemberian jasa.
Persediaan harus diukur berdasarkan biaya atau nilai realisasi bersih,
mana yang lebih rendah (the lower of cost and net realizable value). Biaya
pembelian persediaan meliputi harga pembelian, bea masuk dan pajak lainnya
(kecuali yang kemudian dapat ditagih kembali oleh perusahaan kepada kantor
pajak), dan biaya pengangkutan, penanganan dan biaya lainnya yang secara
langsung dapat diatribusikan pada perolehan barang jadi, bahan dan jasa.
1
Diskon dagang (trade discount), rabat dan pos lain yang serupa dikurangkan
dalam menentukan biaya pembelian.
Beberapa persediaan dapat dialokasikan ke rekening aktiva lainnya
seperti misalnya persediaan yang digunakan sebagai komponen aktiva tetap
yang dibangun sendiri, pabrik atau peralatan. Persediaan yang dialokasikan ke
aktiva lain dengan cara ini diakui sebagai beban selama masa manfaat aktiva
tersebut.
Perlakuan atas persediaan perlu mendapatkan perhatian yang khusus
mulai dari perencanaan pengadaan sampai dengan pelaporannya pada laporan
persediaan dan laporan keuangan perusahaan. Misalnya, pada tahap
perencanaan pengadaan persediaan perlu dilakukan seleksi dari usulan
pengadaan barang atau jasa yang diminta oleh setiap divisi atau dinas terkait
agar tidak persediaan itu tidak menimbulkan kerugiaan bagi perusahaan.
PT. Angkasa Pura II (Persero) merupakan BUMN didirikan untuk
mengusahakan bandara dan jasa layanan lalu lingtas udara. Sebagai
perusahaan jasa besar tentu memiliki persediaan atau perlengkapan yang
beraneka ragam jenis dan fungsinya untuk kelangsungan operasional
perusahaan. Pastinya persediaan tersebut bernilai material dan membutuhkan
dana yang besar untuk memperolehnya. Melihat peranan persediaan yang
sangat penting dalam keberlangsungan kegiatan operasional perusahaan,
maka pengadaan persediaan tersebut perlu usulan yang tepat dan untuk
mengendalikan pengadaan persediaan tersebut diperlukan pembukuan yang
baik dan benar.
Berdasarkan keadaan diatas, maka penulis tertarik untuk membuat
laporan magang keahlian mengenai persediaan dengan judul “Sistem
Akuntansi atas Persediaan pada PT Angkasa Pura II (Persero) Cabang
Bandara Internasional Minangkabau”.
2
B. MASALAH
Dari latar belakang di atas, maka penulis merumuskan masalah sebagai
berikut :
1. Bagaimana prosedur persediaan PT Angkasa Pura II (Persero)?
2. Bagaimana perlakuan akuntansi pengadaan barang / jasa PT Angkasa
Pura II (Persero)
3. Bagaimana perlakuan akuntansi pengadaan, beban, utang serta
pembukuan PT Angkasa Pura II (Persero) ?
C. KAJIAN TEORI
1. Pengertian persediaan
Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu perusahaan jasa ataupun
perusahaan manufaktur, selalu memerlukan persediaan. Tanpa adanya
persediaan, para pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa
perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan
pelanggannya (Freddy Rangkuti, 1998, hal 1).
Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar
yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah
dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan
kelancaran operasi perusahaan. Persediaan pada umumnya merupakan salah
satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu
perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor
penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan.
Menurut Drs.Hadri Muliya,M.Si (214:2010) Persediaan adalah aktiva
yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal perusahaan, aktiva
dalam proses produksi dan atau dalam bentuk bahan perlengkapan untuk
digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa.
Pengadaan persediaan harus diperhatikan karena berkaitan langsung
dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya
persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan
kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan
perusahaan menanggung resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang
3
tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan
persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses
produksinya. Oleh karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam
pengadaan persediaan sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan
dapat memperlancar jalannya proses produksi (Agus Ristono, 2008, hal 2).
2. Sitem Informasi Akuntansi
Dalam suatu perusahaan telah lama diketahui pentingnya pengelolaan
sumber daya- sumber daya utama seperti manusia dan peralatan. Saat ini
informasipun menempati dirinya sebagai sumber daya yang tak kalah
penting dalam sebuah perusahaan. Bagi para pembuat keputusan, baik pihak
intern (manajemen perusahaan) maupun ekstern perusahaan (kreditur, calon
investor, bank dan lain-lain), memahami bahwa informasi merupakan faktor
kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak intern maupun
ekstern perusahaan, maka disusunlah sistem akuntansi. Sistem Akuntansi ini
disusun oleh perusahaan secara manual atau diproses menggunakan
komputer.
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian
dapat digolongkan menjadi dua: pembelian lokal dan impor. Pembelian
lokal adalah pembelian dalam negeri, sedangkan impor adalah pembelian
pemasok dari luar negeri.
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yaitu :
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggungjawab
untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi
persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang
telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang
langsung pakai (tidak diselanggarakan persediaan di barang digudang),
permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang.
4
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan
barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab
untuk melakukan pemriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas
barang yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung
jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari retur
penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Dalam sistem
akuntansi pembelian, fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian kedalam registrasi bukti kas keluar untuk
menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang
berfungsi sebagai catatan utang. Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga
pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan.
Secara garis besar transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini:
1. Fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi
pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagi pemasok.
3. Fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok
dan melakukan pemilihan pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang
dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menrima barang yang dikirim oleh
pemasok.
5
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi
gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penrimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi
akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar
faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban
yang timbul dari transaksi pembelian.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah:
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan
pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada
fungsi pembelian. Jika barang tidak dimasukkan ke gudang maka,
fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian
langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat
permintaan pembelian.
b. Prosedur Permintaan Dan Penawaran Harga Dan Pemilihan
Pemasok
Fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penaawaran
harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan syarat pembelian yang lain, sistem
akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagi berikut:
1) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Pengadaan Langsung
pemasok dipilih langsung oleh fungsi pembelian, tanpa melalui
penawaran harga.
2) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Penunjukkan Langsung
dalam sistem ini pemilihan pemsok dilakukan oleh fungsi
pembelian, dengan terlebih dahulu dilakukan pengiriman
permintaan penawaran harga kepada paling sedikit tiga
pemasok dan didasarkan pada perimbangan harga penaaran dari
para pemasok tersebut.
6
3) Sistem Akuntansi Pembelian Dengan Lelang
Pemilihan pemasok dilakukan oleh panitia lelang yang
dibentuk melalui lelang yang diikuti oleh pemasok yang
jumlahnya terbatas. Prosedur pemilihan pemasok dengan lelang
ini dilakukan melalui beberapa tahap berikut ini:
a) Pembuatan rerangka acuan (terms of reference), yang
berisi uarian rinci jenis, spesifikasi, dan jumlah barang
yang akan dibeli melalui lelang.
b) Pengiriman rerangka acuan kepada para pemasok untuk
kepentingan pengajuan penawaran harga.
c) Penjelasan kepada para pemasok mengenai rerangka
acuan tersebut.
d) Penerimaan penawaran harga dengan dilampiri berbagi
persyaratan lelang oleh para pemasok dalam amplop
tertutup.
e) Pembukaan amplop penawaran harga oleh panitia
lelangdidepan para pemasok
f) Penetapan pemasok yang dipilih (pemegang lelang)
oelh panitia lelang
c. Prosedur order pembelian
Fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian yang
sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur pernerimaan barang
Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaam mengenai
jenis,kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan
kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
penerimaan dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang
Fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan
7
penrimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan
menyelenggarakna pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai pencatatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari sistem akuntansi
pembelian:
Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali
(reorder ponit):
1. Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
2. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
3. Total saldo utang dagang pada tanggal tertentu
4. Saldo utang dagang kepada pemasok tertentu
5. Tambahan kuntitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan
1. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini erupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang
atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutuseperti
yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini
biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk
fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang
meminta barang.
2. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
8
3. Surat Order Pembelian
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan
fungsi sebagai berikut:
a. Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama
surat order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai
order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
b. Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order
pembelian ini dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda
tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaann
sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian,
serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang
seperti tersebut dalam dokumen tersebut.
c. Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan
kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang
dimintanya telah dipesan.
d. Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini
disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan
barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan
penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah
ditetapkan.
e. Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh
fungsi pembelian menurut nama pemasok sebagi dasar untuk
mencari informasi mengenai pemasok.
f. Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini
dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima
barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya
seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem
penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam
tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang
dicantumkan dalam surat order pembelian tidak terekam dalam
tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini
9
dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan
perhitungan dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
g. Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian
dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu dasar untuk
mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi pembelian.
4. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat order
pembelian.
5. Surat Perubahan Order Pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya diterbitkan. Biasanya perubahan tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan
surat perubahan order pembelian.
6. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus
berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai
maksud pembayaran.
4. Unsur Pengendalian Internal
1. Fungsi Pembelian Harus Terpisah Dari Fungsi Penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan
pengecekan intern dalam pelaksanaan transaksi pembelian.
Pemisahaan kedua fungsi ini akan mengurangi resiko diterimanya
barang yang:
a. Tidak dipesan oleh perusahaan.
b. Jenis, spesifikasi, kuantitas, dan mutu barangnya tidak sesuai
dengan yang dipesan oleh perusahaan.
c. Tidak sesuai saatnya dengan waktu yang ditentukan dalam surat
order pembelian.
10
2. Fungsi Akuntansi Harus Terpisah Dari Fungsi Akuntansi
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Fungsi Penerimaan Harus Terpisah Dari Fungsi Penyimpanan Barang
Pemisahan kedua fungsi tersebut akan mengakibatkan penyerahan
masing-masing kegiatan tersebut ke tangan fungsi yang ahli dalam
bidangnya, sehingga informasi penerimaan barang dan pesediaan
barang yang disimpan ke gudang dijamin ketelitian dan keandalannya.
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan, fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi
pembelian yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi
tersebut.
Setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta internal check yang
mengakibatkan pekerjaan karyawan atau fungsi yang satu dicek
keetelitian dan keandalannya oleh karyawan atau fungsi yang lain.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk
barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang,
untuk barang yang langsung pakai.
2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pemebelian atau pejabat
yang lebih tinggi. Surat order pembelian merupakan awal transaksi
pengadaan barang. Dengan surat order pembelian inilah perusahaan
memulai proses pengadaan barang yang akan berakibat terhadap
diterimanya barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban perusahaan
kepada pihak luar. Dan untuk mengurangi diterimanya barang dan
timbulnya kewajiban yang tidak dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
4. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang
lebih tinggi.
Dalam transaksi pembelian, fungsi akuntansi menerima berbagai
dokumen dari berbagai sumber berikut ini:
11
a. Copy surat order pembelian dari fungsi pembelian yang merupakan
bukti bahwa perusahaan tersebut telah memesan barang dengan
jumlah, jenis spesifikasi, kuantitas dan mutu barang, serta waktu
penyerahan seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Copy laporan penerimaan barang dari fungsi penerimaan yang
merupakan I bahwa barang yang telah dipesan telah diterima dan
sesuai barang yang dipesan dalam surat order pembelian.
c. Faktur dari pemasok yang merupakan bukti timbulnya kewajiban
perusahaan akibat telah dipesannya barang dan telah diterimanya
barang yang dipesan.
5. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang,
dan faktur dari pemasok.
6. Pencatatan kedaalm kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher
register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
Praktik yang sehat
1. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dengan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
Untuk menciptakan praktik yang sehat formulir penting yang
digunakan dalam perusahaan harus bernomor urut cetak dan
penggunaan nomor urut tersebut dipertanggungjawabkann oleh
manajer yang memilki wewenang untuk menggunakan formulir
tersebut.
2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dengan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.
Pemasok harus dipilih berdasarkan perbandingan penawaran harga
bersaing yang diterima dari berbagai pemasok.
3. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
4. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
12
5. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian.
6. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
Agar perusahaan dapat memperoleh barang yang dibeli sesuai dengan
yang dipesan, fungsi penerimaan harus melakukan pemeriksaan
terhadap barang yang diterima dari pemasok denan cara menghitung
dan menginspeksi barang tersebut serta membandingkannya dengan
tembusan surat order pembelian.
7. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses
untuk dibayar.
8. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembentu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar.
Dengan demikian untuk mengecek ketelitian data akuntansi yang
dicatat di rekening kontrol utang dalam buku besar, praktik yang sehat
emngharuska secara periodik diadakan rekonsiliasi antara jumlah utang
menurut arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dengan rekening
kontrol utang dalam buku besar.
9. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh
potongan tunai.
10. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh
fungsi peneluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
13
D. HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Prosedur Persediaan PT Angkasa Pura II (Persero)
Prosedur persediaan pada PT Angkasa Pura II (Persero) Cabang
Bandara Internasional Minangkabau antara lain :
1) Prosedur pencatatan barang yang dibeli
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang
membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat
harga pokok persediaan yang dibeli. Dokumen sumber yang
digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok
persediaan yang dibeli adalah laporan penerimaan barang
dan bukti kas keluar.
Barang yang dibeli akan dibuatkan Berita Acara
Pembayaran, Faktur Pembelian serta barang tersebut di foto
untuk dijadikan bukti bahwa barang tersebut telah dibeli.
Barang yang dibeli harus sesuai dengan SUP (surat usulan
permintaan) dari dinas terkait.
2) Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang
membentuk sistem akuntansi , dicatat dari SUP sampai
dengan nota konfirmasi anggaran. Dokumen sumber yang
digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan
pengeluaran barang. Barang yang dikeluarkan untuk dinas
terkait yang jumlah pemakaianya cukup besar harus di foto
terlebih dahulu sebelum diserahkan untuk dijadikan sebagai
lampiran dokumentasi. Setelah barang diserahkan pada dinas
terkait, bagian perlengkapan melengkapi berita acara dan
dokumentasi barang tersebut, kemudian ditambah dengan
lampiran memo permintaan dinas, dan terakhir juga
dilengkapi faktur pembelian ataupun faktur pajak jika ada.
Seluruh dokumen permintaan barang masing-masing dinas
tersebut disatukan, dan diberikan kepada bagian akuntansi
14
untuk melakukan pencatatn dengan sistem akuntansi
perusahaan.
3) Sistem perhitungan fisik persediaan
Sistem perhitungan fisik persediaan pada umumya
digunakan oleh perusahaan umtuk menghitung secara fisik
persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya
digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian
gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan
pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai
keandalan catatan persediaan yang diselenggarakanya, serta
untuk melakukan penyesuaian (adjusment) terhadap catatan
persediaan di bagian kartu persediaan.
Perhitungan fisik (stock opname)biasa dilakukan perusahaan
per triwulan. Di perusahaan ini bagian perlengkapan yang
mempunyai tanggung jawab menjaga gudang. Apapun jenis
barang yang masuk dan keluar tanggung jawab bagian
perlengkapan. Sehingga pada saat dilakukanya perhitungan
fisik bisa lebih mudah. Pegawainya sudah tau apa saja
barang yang masuk dan keluar.
Dokumen yang digunakan dalam sistem perhitungan fisik
persediaan adalah :
a. Kartu perhitungan fisik
Digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik
persediaan.
b. Daftar hasil perhitungan fisik
Digunakan untuk meringkas data yang telah direkam
dalam bagian kartu persediaan fisik yang diisi oleh
pengecek.
Metode yang digunakan oleh PT Angkasa Pura II (Persero)
untuk Pengeluaran persediaan yaitu dengan menggunakan Metode First in
First Out (FIFO). Dalam metode ini Harga pokok persediaan akan
15
dibebankan sesuai dengan urutan terjadinya. Apabila ada penjualan atau
pemakaian barang-barang maka harga pokok yang dibebankan adalah harga
pokok yang paling terdahulu, disusul yang masuk berikutnya. Persediaan
akhir dibebani harga pokok terakhir.
2. Prosedur Akuntansi Keuangan untuk Pengadaan Barang/Jasa PT
Angkasa Pura II (Persero)
1. Penggunaan kode proyek untuk pengadaan barang/jasa
Setiap kegiatan pengadaan barang/ jasa yang telah disetujui oleh
pejabat yang berwenang dan telah bersifat definitif harus diberi kode
proyek yang bersifat unik. Kode ini diperlukan agar dalam realisasi
proyek dapat dimonitor apakah proyek tersebut melampaui pagu
anggaran atau tidak.
2. Prosedur akuntansi pengadaan barang/ jasa dalam rangka pelaksanaan
belanja eksploitasi
Prosedur akuntansi untuk pengadaan barang/ jasa dapat dilakukan
melalui tiga alternatif cara :
Pembukuan terkomputerisasi dan terintegrasi penuh
Pembukuan terkomputerisasi namun tidak terintegrasi
Pembukuan terkomputerisasi secara semi manual
a) Berdasarkan NKA, Unit Spesifikasi Teknis (UST) atau unit teknis
pelaksana pengadaan barang/jasa melaksanakan proses sdleksi dan
penetapan penyedia jasa :
Dokumen yang dihasilkan dari proses pengadaan antara lain
dokumen penawaran, dokumen evaluasi penawaran, penetapan
perusahaan penyedia barang/jasa(supplier/vendor) dan draft
kontrak pengadaan barang/jasa.
Dokumen di atas dilampiri dengan rincian mata anggaran
(akun-akun) yang akan terbebani oleh kontrak tersebut, baik
akun beban maupun akun aset.
b) Unit Legal menerbitkan dan meregistrasi kontrak
16
Unit Legal mereview draft kontrak dan memberikan
persetujuan ;
Penyedia jasa menandatangani kontrak ;
Direktur Perusahaan, atau pejabat lain yang berwenang
menandatangani kontrak ;
Unit Legal melakukan registrasi kontrak ke dalam registrasi
kontrak setelah dokumen tersebut sah dan mengikat dipandang
dari aspek hukum.
Tembusan dokumen kontrak disampaikan kepada UST atau
unit teknis pelaksana pengadaan. Tembusan dokumen kontrak,
beserta lampiranya (yang mencantumkan rincian yang akan
terbebani), Unit Treasury dan selanjutnya akan diteruskan
kepada Unit Akuntansi.
c) Pencatatan nilai dan akun yang telah diterbitkan kontraknya
Unit teknis pelaksana pengadaan atau UST melakukan
pemutakhiran database anggaran dengan mencatat serta
memastikan bahwa jumlah yang tertera dalam kontrak telah
terekam secara akurat, lengkap dan sesuai dengan akun
semestinya.
Unit Akuntansi dan Treasury mereview database anggaran
untuk memastikan akurasi perekaman kontrak, khususnya
terkait dengan ketetapan akun yang digunakan serta nilainya.
d) Penerbitan Purchase Order / Surat Perintah Kerja.
Unit teknis pelaksana pengadaan atau UST menerbitkan
Purchase Order (PO) atau Surat Perintah Kerja (SPK/work
order/WO) berdasarkan kontrak.
PO/SPK/WO direkam ke dalam database pengadaan ;
e) Penyedia barang/ jasa melaksanakan pekerjaan dan melakukan
pengiriman / penyerahan barang/jasa.
f) Penyerahan barang/ jasa
Barang/ jasa diterima oleh petugas yang berwenang untuk diperiksa
kesesuainya dengan kontrak.
17
Barang yang berupa persediaan perlengkapan diserahkan
kepada unit yang bertugas menatausahakan dan menyimpan
persediaan barang tersebut. Persediaan dicatat dalam register
persediaan perlengkapan oleh unit tersebut. Pada saat ini status
persediaan adalah “received but unposted”. Nilai rupiah yang
dicantumkan masih nol.
Apabila pengadaan barang tersebut terkait dengan perolehan
aset tetap dan aset tidak berwujud yang dikapitalisir, maka unit
Pengelola Aset yang bersangkutan mencatat perolehan aset ke
dalam database aset. Status aset pada tahap ini adalah “received
but unposted”. Nilai rupiah yang dicantumkan masih nol.
Setelah kualitas dan volume barang/jasa yang diterima per
termin telah dipandang sesuai dengan kontrak, maka dibuatkan
berita acara serah terima (BAST).
Tembusan BAST disampaikan kepada unit Treasury sebagai
rujukan pemrosesan pembayaran kepada supplier/ penyedia
barang/jasa, dan kepada Unit Legal untuk dicatat dalamregister
kontrak.
Unit legal merekam BAST ke dalam register / database
kontrak.
g) Pemrosesan pembayaran
Penyedia barang/ jasa meyampaikan tagihan disertai berbagai
dokumen pendukung yang disyaratkan dalam kontrak.
Dokumen tagihan direview oleh unit teknis pelaksana
pengadaan, jika dokumen tagihan dipandang telah memadai
dan sesuai dengan kontrak serta sesuai dengan bukti serah
terima barang/jasa, maka unit teknis ini membuat Voucher
Permintaan Pembayaran dan menandatanganinya. Voucher
harus mencantumkan kode akun yang terkait beserta jumlah
rupiah untuk masing-masing akun.
Voucher beserta dokumen tagihan disampaikan kepada Unit
Akuntansu diverifikasi.
18
Unit Akuntansi melakukan verifikasi. Jika tidak terdapat
kesalahan, voucher ini dilengkapi dengan kode transaksi arus
kas selannjutnya diparaf. Selanjutnya voucher dan dokumen
tagihan disampaikan kepada unit Treasury untuk disiapkan
pembayaranya.
Unit Treasury menyiapkan cek atau nota transfer untuk
dilanjutkan dengan eksekusi pembayaran.
Dokumen pembayaran ini menjadi dasar pencatatan transaksi
pembayaran. Setelah dibukukan, maka status mata anggaran
pengeluarann kas pada NKA terkait menjadi “realized”,
sedangkan status aset menjadi “posted”.
h) Pemakaian/ konsumsi atas persediaan perlengkapan atau jasa ;
Pada saat Unit Pengguna menggunakan barang termaksud,
maka digunakan dokumen pemakaian barang.
Dokumen ini akan menjadi dasar pembukuan realisasi
anggaran eksploitasi yang tercemin dari pembukuan pada akun
beban.
i) Penerimaan aset terjadi pada periode yang berbeda dengan realisasi
pembayaran :
Dalam keadaan tertentu, serah terima barang/ jasa terjadi menjelang
akhir tahun sehingga realisasi pembayaran tagihan terjadi di tahun
berikutnya. Jika hal ini terjadi, maka pada akhir tahun buku dibuat
jurnal penyesuaian untuk membukukan utang dan perolehan aset.
Selanjutnya pada awal tahun berikutnya dibuat jurnal balik (reversing
entry) yang membalik kembali jurnal penyesuaian yang pernah dibuat
19
3. Perlakuan Pengadaan, Beban, Utang dan Pengeluaran Uang PT
Angkasa Pura II (Persero)
Transaksi Pengadaan, Beban, Utang dan Pengeluaran Uang merupakan
transaksi yang lazim terjadi. Perlakuan pembukuanya adalah sebagai
berikut :
1. Transaksi pengadaan secara tunai
a. Pengadaan barang persediaan secara tunai dibukukan sebagai
perolehan aset dan dianggap sebagai realisasi anggaran kas.
b. Pengadaan jasa secara tunai yang langsung digunakan
(dikonsumsi) dibukukan sebagai beban, dianggap sebagai
realisasi anggaran eksploitasi dan realisasi anggaran kas.
c. Pengadaan secara tunai atas aset yang memiliki umur ekonomis
lebih dari satu tahun dan dikapitalisir, akan dibukukan sebagai
perolehan aset, dianggap sebagai realisasi belanja modal dan
realisasi anggaran kas.
2. Transaksi pengadaan secara kredit :
a. Pengadaan barang persediaan secara kredit : dibukukan sebagai
perolehan aset dan belum dianggap sebagai realisasi anggaran.
b. Pengadaan jasa secara kredit yang langsung digunakan
(dikonsumsi) dibukukan sebagai beban dan dianggap sebagai
realisasi anggaran eksploitasi.
c. Pengadaan secara kredit atas aset yang memiliki umur
ekonomis lebih dari satu tahun dan dikapitalisir akan
dibukukan sebagai perolehan aset dan belum dianggap sebagai
realisasi anggaran.
3. Transaksi timbulnya beban:
a. Transaksi yang menimbulkan beban yang dibayar tunai :
dibukukan sebagai beban, dianggap sebagai realisasi anggaran
eksploitasi, dan dianggap sebagai realisasi anggaran kas.
20
b. Transaksi yang menimbulkan beban yang terhutang :
dibukukan sebagai beban dan dianggap sebagai realisasi
anggaran eksploitasi.
c. Transaksi yang menimbulkan beban yang tidak terkait kas :
dibukukan sebagai beban dan dianggap sebagai realisasi
anggaran eklpoitasi.
4. Transasksi utang :
Transaksi terjadinya utang akibat pengadaan barang/jasa :
perlakuanya adalah sesuai dengan transaksi pengadaan barang/jasa
secara kredit.
21
E. KESIMPULAN DAN SARAN
1. KESIMPULAN
Berdasarkan data dan hasil pengamatan yang telah dipaparkan pada
bab sebelumnya mengenai persediaan, maka dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
a. Prosedur persediaan pada PT Angkasa Pura II tidak sesuai
dengan teori, mulai dari permintaan barang yang dibeli,
pencatatan barang yang dibeli, pengeluaran barang gudang
sampai dengan perhitungan fisik persediaan semua kegiatan itu
banyak dilakukan oleh orang yang sama.
b. Pengadaan barang dan jasa PT Angkasa Pura II (Persero) sudah
sesuai dengan buku panduan perusahaan. Tahap awal dari
pengadaan yaitu dengan menggunakan kode proyek atau
biasanya disebutkan dalam takah. Pencatatan nilai akun,
penerbitan PO, penyerahan barang dan jasa sampai dengan
pembayaran dan pemakaian barang tersebut sudah berjalan
dengan prosedur perusahaan dengan baik.
c. Perlakuan pembukuan traksaksi pengadaan barang/ jasa baik
secara tunai, kredit ataupun transaksi timbulnya beban
dilakuukan sesuai dengan aturan perusahaan yang ada pada
buku panduan perusahaan.
2. SARAN
Berdasarkan pembahasan sebelumnya, maka beberapa hal
yang bisa penulis sarankan terhadap perusahaan antara lain:
a. Prosedur persediaan barang hendaknya dilaksanakan sesuai
dengan teori yang ada. Pemisahan tugas untuk masing-masing
fungsi sangat penting, agar dapat menghindari terjadinya
kecurangan pada saat pengadaan persediaan tersebut. Jika
masing masing fungsi dilakukan oleh orang yang berbeda maka
22
akan kecil kemungkinan terjadinya kesalahan, misalnya
kesalahan pencatatan kode akun. Maka perusahaan disarankan
untuk menambah pegawai dibagian persediaan ini agar dapat
menjalankan fungsi tugas dengan baik dan benar. Dalam
penghitungan fisik persediaan, penghitung sebaiknya berasal dari luar
bagian gudang, hal itu untuk menghindari adanya pemalsuan terhadap
data yang ada pada buku gudang, apabila tidak sesuai dengan jumlah
persediaan yang ada digudang sebenarnya.
b. Pengadaan barang dan jasa sudah sesuai dengan prosedur yang
ada, hanya diperlukan penambahan pegawai agar dapat
dilakuakn pemisahan tugas dalam pelaksanaan pengadaan
barang/jasa tersebut.
c. Perlakuan penjurnalan sudah dilakuukan dengan baik, karyawan
dibagian akutansi dituntut ketelitianya dalam memeriksa semua
berkas dan bukti dari setiap transaksi.
23
F. DAFTAR PUSTAKA
Horgen, dkk. 2006. Sistem Akuntansi. (Online). www.google.com di
akses tanggal 25 Agustus 2015
Ikatan Akuntansi Indonesia.2008.Standar Akuntansi Keuangan per 1
September 2007.Jakarta:Salemba Empat.
Mulyadi. (1993). Sistem Akuntansi Edisi 2. Yogyakarta: STIE YKPN.
Kieso, D.E. et. al. 2002. Akuntansi Intermediate. Jakarta : Salemba Empat.
Retno, G. W. (2005, September 25). Sistem Informasi Akuntansi Persediaan.
Retrieved Agustus 24, 2015, from repository.ipb.ac.id.
24