Fahmi Hakam, S.KM.

Sistem Indexing Dokumen Rekam Medis

INDEKS

Pengertian umum : Merupakan alat bantu untukmenentukan suatu tempat.

Pengertian Perpustakaan : Merupakan katalogisasi untukidentifikasi buku, deskripsi isi, judul, masalah, kode ataunonor klasifikasi untuk menyusun katalog dan untukmenyusun buku pada tempatnya.

Pengertian kearsipan : Petunjuk atau tanda pengenaluntuk memudahkan menentukan tempat penyimpanandan penemuan arsip.

Indexing, Menurut Pedoman RM : Membuat tabulasisesuai dengan kode yang sudah dibuat ke dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks ataukomputerisasi.

THE NUMBER INDEX = Indeks Nomor RM

Index nomor rekam medis penting sebagai alat controlpemakaian nomor RM.

Sangat berguna bagi fasilitas pelayanan kes. yang belumkomputerisasi.

Mencegah terjadinya loncatan (skipping) nomor RM ataupernberian nomor RM yang sama pada dua pasien.

Index nomor RM sebaiknya selalu dimonitor agar terjaminkelengkapan dan keakuratannya.

JENIS INDEKS:

1. Indeks Utama Pasien

2. Indeks Penyakit (Diagnosis)

3. Indeks Operasi

4. Indeks Dokter

5. Indeks Kematian

6. Indeks Wilayah/alamat

7. Indeks Nomor

8. Indeks Obat

Indeks yg sering dilakukan dalam

Pelayanan RM

Indeks Utama Pasien atau disebut Master Patient Index(MPI), yaitu indeks yang berisi data pokok mengenaiidentitas pasien dan bertujuan untuk mengidentifikasisemua pasien yang pernah berobat. Indeks ini, seringberbentuk kartu indenks utama pasien (KIUP) .

KIUP diindeks secara alfabetik (abjad) berdasarkan nama,dengan cara menulis 3 huruf pertama nama pasien padapojok kanan KIUP. Serta KIUP disimpan di dalam kotakindeks.

1. Indeks Utama Pasien

Data Identitas Pasien, meliputi:

1. Nomor Rekam Medis

2. Nama Pasien

3. Nama Orang tua/ Wali

4. Jenis Kelamin

5. Tempat, Tanggal Lahir/ Umur

6. Alamat

7. Tanggal Terakhir Berobat

Manfaat

Untuk memudahkan mencari data identitas pasien

terutama no. RM. Bila pasien lama yang datang berobat

kembali, namun tidak membawa “Kartu identitas

berobat” (KIB).

Untuk memudahkan mencari kembali identitas pasien,

yang akan digunakan untuk keperluan retensi

(penyusutan) DRM.

Untuk alat bantu penyusunan laporan kunjungan pasien.

8

2. Indeks Penyakit (Diagnosis)

Indeks Penyakit disusun berdasarkan sistem klasifikasi

(koding) penyakit yang digunakan (ICD-l0).

Pada umumnya indeks peyakit dan tindakan dapat

memberikan rincian guna melengkapi keperluan LAPORAN

MEDIS DAN STATISTIK.

Indeks penyakit ada 2 macam: indeks penyakit rawat jalan

dan rawat inap.

9

Kegunaan Indeks Penyakit

1. Untuk menelaah kasus-kasus terdahulu tentang penyakit, dalamrangka persiapan riset, dll.

2. Untuk menyediakan data penggunaan fasilitas rumah sakit danmenetapkan kebutuhan tasilitas terhadap peralatan baru, IT,dll.

3. Untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang diberikan rumahsakit

4. Untuk mengarahkan studi epidemiogy

5. Untuk mengakumulasikan data manajemen beresiko, sepertiinsiden komplikasi medis dan bedah.

6. Untuk menyusun data morbiditas.

7. Untuk sumber data dan menyusun statistik RS.

10

Data rutin yang dimasukkan dalam Indeks Penyakit,

meliputi:

1. No. Rekam Medis

2. Jenis kelamin

3. Umur

4. Suku

5. Nama dokter yang merawat

6. Kelas perawatan

7. Hasil perawatan {pulang, meninggal (autopsy, tidak)}

8. Tanggal masuk dan keluar

9. Length of stay (LOS)

10. Biaya perawatan

11. Kode penyakit dan tindakan

3. Indeks Operasi

Merupakan indeks tindakan/ prosedur medis yang telahdilakukan oleh dokter. Indeks operasi dibagi menjadi 2, yaituoperasi RJ dan RI.

Setiap jenis operasi menggunakan kartu yang sama (1 kartuuntuk 1 jenis operasi).

Setiap nama operasi diikuti dengan penulisan kode ICOPIM(International Classification Of Procedures In Medicine)

Berguna untuk menyusun laporan jenis operasi, dokter ygmenangani dan pelayanan yg diberikan.

Untuk laporan pada komite medik.

Penyimpanan Indeks Penyakit dan

Indeks Operasi

Penyimpanan secara sederhana: yaitu penyimpanan berdasarkan kodejenis tindakan utama dengan berpatokan pada pengurutan abjad/kodenya.

Contoh: Diagnosis utama Typhoid Abdominalis, meskipun ada komplikasiPerforasi Usus. Indeks yg disimpan hanyalah Typhoid Abdominalis.

Penyimpanan secara silang: pada kartu utamanya diberikan catatan ygmenunjuk pada diagnosis ke 2 dan komplikasi/ operasi lainnya padapasien yg sama.

Contoh: Pada indeks Typhoid Abdominalis, diberikan catatan pada kolomdiagnosis komplikasi, ada komplikasi Perforasi Usus. Kemudian diagnosisPerforasi Usus dicatat pada Indeks dan diberikan catatan sebagaikomplikasi Typhoid Abdominalis.

*Dengan demikian dalam 1 pasien, dapat memiliki lebih dari 1 indeks,apabila dijumpai beberapa diagnosis.

4. Indeks Dokter

- Indeks dokter menyediakan catatan tentang pasien yangtelah ditangani.

- Indeks dokter merupakan catatan yang bersifat rahasia(confidential record).

- Informasi pada indeks dokter tersedia hanya bagi thegoverning board, chief executive officer dan committees ofthe medical staff yang ditugaskan untuk menelaah kerjadokter.

- Kadang-kadang informasi pada Indeks dokter dapatdigunakan pada kasus-kasus malpraktek atau investigasipajak penghasilan.

- Indeks dokter dibuat dengan KODE DOKTER, Kode doktersebaiknya dibedakan antara dokter yang satu dengan yanglainnya.

Ketentuan Penulisan Indeks Dokter

1. Setiap nama dokter, menggunakan kartu yang sama

(1 kartu untuk 1 jenis operasi).

2. Setiap nama dokter diikuti dengan penulisan kode dokter

yang ditetapkan oleh institusi pelayanan kesehatan yang

bersangkutan.

Penyimpanan Indeks DokterPenyimpanan indeks dokter didasarkan pada nama dokter

dan nomor kodenya diurutkan secara alfabetik.

Data yang perlu ada pada Indeks Dokter adalah:

1. Nama Pasien

2. Nomor Rekam Medis

3. length of stay (LOS)

4. Biaya Pengobatan dan perawatan

5. Hasil perawatan (pulang, meninggal) yang diperlukan

5. Indeks Kematian KEGUNAAN :

- Untuk audit kematian

- Untuk menyusun laporan sebab kematian (mortalitas)

DATA DALAM INDEKS KEMATIAN :

- Nama Pasien

- No. RM

- Jenis Kelamin

- Alamat

- Umur

- Kematian (< 48 jam atau > 48 jam

- Lama Dirawat

- Penyebab Kematian

- Dokter yang merawat

Ketentuan penulisan indeks kematian

1. Setiap sebab kematian, diikuti dengan penulisan

kode yang dirujuk pada ICD 10.

2. Penyimpanan bekas kematian didasarkan pada

nama sebab kematian dan diurutkan secara

alfabetik.

SELESAI