SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

DefinisiSistem Informasi Eksekutif (SIE) adalah Sistem yang dibuat hanya untuk digunakan para Eksekutif atau Top Level Management dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dimana dalam sistem ini hanya menampilkan grafik dan laporan dari seluruh proses bisnis pada organisasi atau perusahaan tersebut.

Gambar 1. Sistem informasi eksekutifElemen Sistem Informasi Eksekutif1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen:

(1) Input data masukkan alat ( Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi dan perbaharui data dengan seketika.(2) Unit pusat proses(CPU) ( Pengontrol komponen mesin komputer yang lain.(3) File Penyimpanan Data ( Eksekutif dapat mempergunakan ini terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah.(4) Output device.2. Perangkat Lunak (Software)

Memilih sesuai perangkat lunak penting untuk mendisain satu `EIS` yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar diperlukan untuk sutau `EIS` meliputi empat komponen:

1. Teks mendasari perangkat lunak.

2. Database

3. Dasar grafis yang digunakan ( Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visual untuk eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, sebar diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan dan perbandingan mengorientasi graf.4. Dasar model ( `EIS` memodelkan mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa kuantitatif lain.3. Pengguna Interface

`EIS` membutuhkan efisiensi untuk mendapatkan kembali data relevan untuk pembuat keputusan, sehingga interface pemakai adalah sangat penting. Beberapa jenis pertemuan dapat tersedia di struktur `EIS`, seperti laporan terjadwal, soal atau jawab, pandu menu, bahasa perintah, bahasa alami dan input atau output.4. Telekomunikasi

Sebagai desentralisasi sedang menjadi kecenderungan saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan bermain satu peran sangat penting di dalam terhubung jaringan sistem informasi. Mengirimkan data dari satu tempat ke tempat lain. Sebagai tambahan, telekomunikasi di dalam suatu EIS dapat mempercepat kebutuhan akan akses ke distribusi data. 5. Aplikasi

`EIS` perbolehkan eksekutif untuk menemukan suatu data sesuai dengan kriteria yang didefinisikan oleh penggunanya untuk meningkatkan keterangan yang mendasari pengertian yang mendalam serta meningkatan pemahaman.

6. Pabrikasi

Untuk menghasilkan managerial yang penuh arti dan keterangan operasional untuk mengontrol operasi pabrikasi, eksekutif harus membuat perubahan pada keputusan berjalan. EIS menyediakan evaluasi dari Vendor dan pembeli, evaluasi dari membeli materi dan bagian, dan analisa dengan area pembelian kritis. Kelebihan dan Kekurangan SIEKelebihan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), yaitu:

Mempermudah para eksekutif untuk menggunakan pengalamannya dalam dunia komputer.

Menyediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan.

Keterangan yang disediakan semakin mudah dimengerti.

Biasanya menawarkan efisiensi untuk membuat keputusan.

Melakukan penyaringan data untuk manajemen.

Meningkatkan pemeriksaan keterangan.

Kekurangan Sistem Informasi Eksekutif (SIE), yaitu:

Memiliki fungsi yang terbatas, tidak dapat melakukan perhitungan kompleks.

Pada perusahaan kecil mungkin membutuhkan biaya lebih untuk membuat implementasi.

Karena sistemnya besar, sehingga sulit untuk mengaturnya.

Pembuatannya harus dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi eksekutif senior.

Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat untuk membuat keterangannya.

Proses Bisnis yang Dipengaruhi oleh SIE1. Organisasi Data dan Akses

Sistem informasi eksekutif disusun dari banyak sumber data dalam bentuk summary yang dipergunakan oleh pihak manajemen senior untuk melakukan monitor performance terhadap critical data, assessment dan pengembangan strategi bisnis. Data-data yang terdapat di SIE haruslah merupakan data yang dapat digunakan langsung oleh eksekutif tanpa perantara. Data-data yang terdapat di SIE juga haruslah bersifat user friendly. Format data yang disediakan oleh EIS harus memenuhi kebutuhan pihak eksekutif. Berikut adalah karakteristik data yang harus didukung oleh EIS:

1) Highly summarized data.2) Drill down dan drill up.3) Integrasi data dari basis data yang berbeda beda.4) Trend jangka panjang.5) Dapat mengakses data eksternal.6) Informasi yang disampaikan dalam bentuk faktor penentu kesuksesan.2. Sistem Pelaporan ManajemenDengan menggunakan bantuan SIE, sistem pelaporan manajemen dapat ditingkatkan. Menurut Thierauf SIE harus mampu menyajikan beberapa sarana sbb :

a. Menyajikan data rutin dan merinci suatu informasi (Drill Down)

Menampilkan ringkasan informasi yang paling detil ke bawah secara rinci dan interaktif lansung di monitor dengan menggabungka dua teknologi informasi yaitu database terpusat dan menu pilihan yang dimanis. Dalam implementasi Sistem Informasi Eksekutif lansung memasuki pelaporan global, tapi jika seorang eksekutif menginginkan informasi yang lebih rinci, maka drill down ini dapat dimanfaatkan.b. Pemantauan kecenderungan (Trend Monitoring)Memberikan informasi tentang perbedaan informasi yang perlu diperhatikan dan tidak. Dengan trend monitoring eksekutif dapat melihat informasi yang paling berkaitan dan berurutan sesuai waktunya (kronologis) sehingga eksekutif mampu mengikuti perkembangan trend yang berlaku. c. Laporan pengecualian (Exception Report)Menyajikan informasi tentang penyimpangan standar yang telah terjadi. Laporan ini dibuat secara dinamis dengan menggunakan model yang ada dibentuk parameter-parameter yang dapat secara fleksibel bergerak sesuai parameter yang diinginkan. Laporan ini membantu eksekutif secara otomatis untuk mengarahkan masalah yang dihadapi dan menganalisa semua masalah dan penyimpangan yang ada. Eksekutif tidak perlu menelusuri sendiri setiap detil laporan untuk mengetahui adanya suatu penyimpangan. d. Mutimedia analisaAnalisa ini mempermudah pembacaan informasi dan pengambilan keputusan dengan berbagai sudut pandang.3. Pengembangan software perusahaanKonfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu komputer PC. Dalam perusahaan besar, komputer PC tersebut dihubungkan dengan komputer yang mempunyai kapasitas memory dan data besar dan kelengkapan akses secara cepat, seperti yang tampak pada gambar. Komputer eksekutif itu secara langsung berfungsi sebagai executive worstation dan dilengkapi dengan media penyimpanan sekunder dalam bentuk harddisk yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif ini menyimpan data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan.

Seorang eksekutif bisa memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. Sistem ini juga memungkinkan pemakai menggunakan sistem pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan (informasi eksternal). Dan disini dibutuhkan personil pendukung EIS yang memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

4. Software dan hardware pendukungJenis software yang digunakan dalam EIS ada tiga :

a. Software pengembangan aplikasi ( cenderung lebih murah, namun sulit digunakan. Contohnya : DBMS, Spreadsheet electronic, paket grafik, sistem manajemen proyek.

b. Software EIS tertulis ( memungkinkan perusahaan untuk membangun sistem dan menjalankan sistem tersebut beberapa bulan, staf pelayanan informasi tidak akan mendapatkan hambatan, training tidak lebih dari 15 menit dan tidak diperlukan instruksi tertulis. Contoh EIS tertulis : Command Center dari Pilot Executive Software, Commander EIS dari Camshare, Executive Edge dari Execucom.

c. Software EIS custom ( diciptakan dan dikembangkan sendiri oleh perusahaan. Contohnya : Manajemen Information and Decision Support (MIDS).

5. Computer system downsizing dan rightsizingDownsizing adalah transfer berbagai aplikasi berbasis komputer perusahaan dari konfigurasi peralatan besar, seperti mainframe ke platform yang lebih kecil seperti komputer mini. Sedangkan rightsizing adalah memindahkan aplikasi ke platform yang cocok untuk suatu pekerjaan.