SISTEM INFORMASI SISTEM INFORMASI MANAJEMENMANAJEMEN

Modul ke-7Modul ke-7

Pendekatan SistemPendekatan Sistem

PEMECAHAN MASALAH - 1PEMECAHAN MASALAH - 1 Istilah pemecahan masalah mengingatkan Istilah pemecahan masalah mengingatkan

pada perbaikan hal-hal yang salah. pada perbaikan hal-hal yang salah. Para manajer akan memberi respons yang Para manajer akan memberi respons yang

cepat pada pengaruh-pengaruh yang cepat pada pengaruh-pengaruh yang merugikan, untuk mencegah atau merugikan, untuk mencegah atau meminimumkan kerusakan. meminimumkan kerusakan.

Namun, para manajer juga merespons pada Namun, para manajer juga merespons pada hal-hal yang lebih baik dari perkiraan hal-hal yang lebih baik dari perkiraan sebelumnya. sebelumnya.

MasalahMasalah sebagai suatu kondisi yang sebagai suatu kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian atau menghasilkan keuntungan kerugian atau menghasilkan keuntungan yang diluar kebiasaan. Jadi yang diluar kebiasaan. Jadi

Penyelesaian masalahPenyelesaian masalah ( (problem solvingproblem solving) ) berarti tindakan memberi respons/reaksi berarti tindakan memberi respons/reaksi terhadap permasalahan dengan terhadap permasalahan dengan meminimalkan dampak buruknya dan meminimalkan dampak buruknya dan memaksimalkan dampak baiknya. memaksimalkan dampak baiknya.

PEMECAHAN MASALAH - 2PEMECAHAN MASALAH - 2

PEMECAHAN MASALAH - 3PEMECAHAN MASALAH - 3 Pentingnya penyelesaian masalah bukan Pentingnya penyelesaian masalah bukan

didasarkan pada jumlah waktu yang didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.

Serangkaian keputusan untuk Serangkaian keputusan untuk menyelesaikan suatu masalah mungkin menyelesaikan suatu masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit waktu namun hanya membutuhkan sedikit waktu namun dapat mempengaruhi kinerja organisasi atau dapat mempengaruhi kinerja organisasi atau laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan laba perusahaan hingga ribuan atau jutaan dolar. dolar.

PEMECAHAN MASALAH - 4PEMECAHAN MASALAH - 4 Menyelesaikan masalah Menyelesaikan masalah membuat keputusan. membuat keputusan. KeputusanKeputusan adalah suatu aksi atau strategi yang adalah suatu aksi atau strategi yang

dipilih. dipilih. Pengambilan keputusanPengambilan keputusan adalah tindakan dalam adalah tindakan dalam

menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan menentukan aksi atau strategi yang dipilih dan diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap diyakini akan memberikan solusi terbaik terhadap masalah yang dihadapi.masalah yang dihadapi.

Perlu diperhatikan bahwa salah satu kunci Perlu diperhatikan bahwa salah satu kunci penyelesaian masalah adalah mampu penyelesaian masalah adalah mampu mengidentifkasi berbagai alternatif keputusan. mengidentifkasi berbagai alternatif keputusan.

ELEMEN PEMECAHAN MASALAHELEMEN PEMECAHAN MASALAH

Masalah

Standar

Informasi

Pemecah Masalah

(Manajer)

Berbagai solusi

alternatif

Kendala

Solusi

Keadaan yang diinginkan

Keadaan saat ini

Elemen-elemen Sistem Konseptual

ELEMEN PEMECAHAN MASALAHELEMEN PEMECAHAN MASALAH

Bentuk standar, menggambarkan Bentuk standar, menggambarkan keadaan yang diharapkan, atau apa keadaan yang diharapkan, atau apa yang harus dicapai oleh system. yang harus dicapai oleh system.

Sedangkan informasi yang tersedia Sedangkan informasi yang tersedia menggambarkan keadaan saat ini, menggambarkan keadaan saat ini, atau apa yang sedang dicapai oleh atau apa yang sedang dicapai oleh system. system.

ELEMEN PEMECAHAN MASALAHELEMEN PEMECAHAN MASALAH Jika kedaan saat ini dan keadaan yang Jika kedaan saat ini dan keadaan yang

diharapkan sama, maka berarti tidak terdapat diharapkan sama, maka berarti tidak terdapat masalah dan manajer tidak mengambil masalah dan manajer tidak mengambil tindakan. tindakan.

Namun, jika keadaan tersebut saling berbeda, Namun, jika keadaan tersebut saling berbeda, maka berarti ada sejumlah masalah yang maka berarti ada sejumlah masalah yang merupakan penyebabnya dan manajer harus merupakan penyebabnya dan manajer harus segera memecahkannya.segera memecahkannya.

Contoh Contoh

Jika standar menetapkan tingkat kecelakaan Jika standar menetapkan tingkat kecelakaan lalulintas pada tahun ini adalah 2 kejadian per lalulintas pada tahun ini adalah 2 kejadian per hari, dan rata-rata tingkat kecelakaan saat ini hari, dan rata-rata tingkat kecelakaan saat ini adalah 10 kejadian per hari. adalah 10 kejadian per hari.

Maka solusi dari masalah tersebut adalah Maka solusi dari masalah tersebut adalah menurunkan tingkat kecelakaan perhari menurunkan tingkat kecelakaan perhari sedikitnya 8 kejadian. 8 kejadian kecelakaan sedikitnya 8 kejadian. 8 kejadian kecelakaan tersebut merupakan criteria solusi. tersebut merupakan criteria solusi.

STRUKTUR MASALAHSTRUKTUR MASALAH

Bedakan antara Bedakan antara masalahmasalah dan dan gejalagejala ((symthomssymthoms).).

Gejala adalah kondisi yang dihasilkan Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah.oleh masalah.

Secara umum karakteristik gejala yaitu :Secara umum karakteristik gejala yaitu :

– Menggambarkan masalah secara parsialMenggambarkan masalah secara parsial

– Mengikuti kaidah gunung esMengikuti kaidah gunung es

STRUKTUR MASALAHSTRUKTUR MASALAH

Dengan demikian manajer harus melihat Dengan demikian manajer harus melihat di balik gejala untuk menemukan di balik gejala untuk menemukan penyebab masalah yang sesungguhnya.penyebab masalah yang sesungguhnya.

Ada baiknya untuk berpikir bahwa Ada baiknya untuk berpikir bahwa masalah adalah penyebab dari masalah adalah penyebab dari persoalan, atau penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu peluangpeluang..

Penyelesaian Berdasarkan Penyelesaian Berdasarkan Struktur MasalahStruktur Masalah

DSSDSSSolusi

DenganKomputer

SolusiOleh

Manajer

Terstruktur Semi Terstruktur

TidakTerstruktur

TAHAPANTAHAPAN

Tahap I: Usaha PersiapanStep 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistemStep 2. Mengenali sistem lingkunganStep 3. Mengidentifikasi subsistem perusahaan

Tahap II: Usaha DefinisStep 4. Proses bergerak dari tingkat sistem ke subsistemStep 5. Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu

Tahap III: Usaha SolusiStep 6. Mengidentifikasi solusi alternatifStep 7. Mengevaluasi solusi alternatifStep 8. Memilih solusi terbaikStep 9. Menerapkan solusi terbaikStep 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan solusi tersebut efektif

TAHAPAN RINCITAHAPAN RINCI

Tahap persiapanTahap persiapan①① Pandang, suatu organisasi sebagai suatu Pandang, suatu organisasi sebagai suatu

sistemsistem

Kenali, lingkungan dari organisasi tersebutKenali, lingkungan dari organisasi tersebut

Identifikasi, subsistem-subsistem yang ada Identifikasi, subsistem-subsistem yang ada

dalam organisasi tersebut antara lain dalam organisasi tersebut antara lain mengenai :mengenai :

Identifikasi Identifikasi Area-area fungsionalArea-area fungsional (lihat Gambar 7.4), (lihat Gambar 7.4),

masing-masing dapat dilihat sebagai suatu masing-masing dapat dilihat sebagai suatu system tersendiri.system tersendiri.

Tingkatan manajemen yang adaTingkatan manajemen yang ada (lihat (lihat Gambar 7.5), subsistem memiliki hubungan Gambar 7.5), subsistem memiliki hubungan atasan-bawahan dan dihubungkan oleh atasan-bawahan dan dihubungkan oleh informasi maupun arus keputusan. informasi maupun arus keputusan.

Arus sumber dayaArus sumber daya, sebagai dasar pembagian , sebagai dasar pembagian perusahaan atas subsistem-subsistem. perusahaan atas subsistem-subsistem.

Subsistem Pemasaran Subsistem Manufaktur Subsistem Keuangan

DirekturUtama

Subsistem SumberdayaManusia

SubsistemJasa Informasi

Subsistem Pemasaran Subsistem Manufaktur Subsistem Keuangan

DirekturUtama

Subsistem SumberdayaManusia

SubsistemJasa Informasi

TAHAPAN RINCITAHAPAN RINCI

Tahap pendefinisianTahap pendefinisian (identifikasi (identifikasi masalah) :masalah) :

Analisa seluruh sistem, setiap Analisa seluruh sistem, setiap tingkat dari sistem ke subsistem:tingkat dari sistem ke subsistem:Analisis top-down untuk mengidentifikasi Analisis top-down untuk mengidentifikasi

pemicu masalah (pemicu masalah (problem triggerproblem trigger) pada ) pada setiap tingkatan.setiap tingkatan.

Tahap PendefinisianTahap Pendefinisian

Analisa bagian sistem tersebut dengan Analisa bagian sistem tersebut dengan urutan tertentu :urutan tertentu :

Evaluasi standar yang digunakan; standar Evaluasi standar yang digunakan; standar harus sah, realistis, dimengerti dan terukurharus sah, realistis, dimengerti dan terukur

Bandingkan output sistem dengan standar Bandingkan output sistem dengan standar yang digunakan; bila tidak sesuai evaluasi yang digunakan; bila tidak sesuai evaluasi lagi standar yang digunakan.lagi standar yang digunakan.

Evaluasi manajemen; analisis sistem Evaluasi manajemen; analisis sistem manajemen dan struktur organisasi.manajemen dan struktur organisasi.

Analisis SistemAnalisis Sistem

Evaluasi pengolah informasi; analisis sistem Evaluasi pengolah informasi; analisis sistem informasi yg ada.informasi yg ada.

Evaluasi input sistem dan input Evaluasi input sistem dan input sumberdaya; analisis sistem fisik dan dari sumberdaya; analisis sistem fisik dan dari lingkungan.lingkungan.

Evaluasi proses transformasi; analisis Evaluasi proses transformasi; analisis sistem dan prosedur, sistem dan alat yang sistem dan prosedur, sistem dan alat yang digunakan.digunakan.

Evaluasi sumberdaya output; analisis Evaluasi sumberdaya output; analisis sumberdaya fisik pada output sumberdaya fisik pada output

1.1.StandarStandar

3.3.ManajemenManajemen

4.4.PengolahPengolahInformasiInformasi

5.5. SumberdayaSumberdayaInputInput

6.6.ProsesProses

TransformasiTransformasi

7.7.SumberdayaSumberdayaOutputOutput

2.2.OutputOutput++InputInput

TAHAPAN RINCITAHAPAN RINCI

Tahap SolusiTahap Solusi

⑥⑥ Identifikasi berbagai alternatif solusi, Identifikasi berbagai alternatif solusi,

dengan :dengan : Tukar pikiran dalam tim Tukar pikiran dalam tim Perancangan bersamaPerancangan bersama

Evaluasi alternatif solusi yang telah Evaluasi alternatif solusi yang telah diidentifikasi diidentifikasi

TAHAP SOLUSITAHAP SOLUSI

Pilih solusi yang terbaikPilih solusi yang terbaik

ada tiga cara yang dilakukan manajer dalam ada tiga cara yang dilakukan manajer dalam

memilih alternatif terbaik :memilih alternatif terbaik :– AnalisisAnalisis; evaluasi sistematis atas pilihan yang ; evaluasi sistematis atas pilihan yang

ada dengan mempertimbangkan keonsekuansi ada dengan mempertimbangkan keonsekuansi pilihan tersebut pada tujuan organisasi.pilihan tersebut pada tujuan organisasi.

– PenilaianPenilaian; merupakan proses mental dari seorang ; merupakan proses mental dari seorang manajer.manajer.

– Tawar menawarTawar menawar; negosiasi antara beberapa ; negosiasi antara beberapa manajer.manajer.

TAHAP SOLUSITAHAP SOLUSI

Terapkan solusi yang dipilih.Terapkan solusi yang dipilih.

Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi yang terbaik. Solusinya perlu memilih solusi yang terbaik. Solusinya perlu diterapkan.diterapkan.

Tindak lanjut memastikan solusinya efektif.Tindak lanjut memastikan solusinya efektif.

Jika solusi kurang, maka tahapan penyelesaian Jika solusi kurang, maka tahapan penyelesaian masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Ulangi apa yang salah. Lalu dicoba sekali lagi. Ulangi lagi hingga manajer puas bahwa masalahnya lagi hingga manajer puas bahwa masalahnya telah terpecahkan. telah terpecahkan.

Usaha Definisi :4. Bergerak dari sistem

ke subsistem5. Menganalisis bagian

sistem sesuai urutan tertentu

Usaha Solusi :6. Identifikasi solusi

alternatif7. Evaluasi solusi

Alternatif8. Pilih solusi terbaik

9. Terapkan solusi10. Buat tindaklanjut

solusi efektif

1. Pandang perusahaan sbg. sistem

2. Mengenali Sistem lingkungan 3. Id

entifikasi

subs

istem

peru

saha

an

FAKTOR-FAKTOR PRIBADIFAKTOR-FAKTOR PRIBADI

Setiap manajer memiliki gaya Setiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. pemecahan masalah yang unik.

Gaya (Gaya (stylestyle) pribadi mereka ) pribadi mereka mempengaruhi bagaimana mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam terlibat dalam merasakan masalah, merasakan masalah, mengumpulkan informasi, mengumpulkan informasi, dandan menggunakan informasimenggunakan informasi..

Sensitifitas pada permasalahan Sensitifitas pada permasalahan ((problem-sensing styleproblem-sensing style))

Penghindar masalah (Penghindar masalah (problem avoiderproblem avoider))» Melihat masalah sebagai bukan masalahMelihat masalah sebagai bukan masalah» Berusaha sedemikian rupa sehingga masalah tidak Berusaha sedemikian rupa sehingga masalah tidak

timbultimbul

Penyelesai masalah (Penyelesai masalah (problem solverproblem solver))» Tidak mencari masalah dan tidak menghalanginyaTidak mencari masalah dan tidak menghalanginya» Jika ada masalah maka mereka pecahkanJika ada masalah maka mereka pecahkan

Pencari masalah (Pencari masalah (problem seekerproblem seeker))» Sering menyelesaikan masalah dan selalu mencari Sering menyelesaikan masalah dan selalu mencari

masalah masalah

Mengumpulkan informasi Mengumpulkan informasi ((information-gathering styleinformation-gathering style))

Perceptive style Perceptive style (gaya teratur)(gaya teratur)»Hanya menerima informasi yang berkaitan Hanya menerima informasi yang berkaitan

dengan area fungsional yang dengan area fungsional yang dikendalikannya.dikendalikannya.

»Umumnya menggunakan Umumnya menggunakan management by management by exceptionexception..

Receptive styleReceptive style (gaya menerima) (gaya menerima)»Mengumpulkan semua informasi yang ada, Mengumpulkan semua informasi yang ada,

kemudian melakukan seleksi. kemudian melakukan seleksi.

Menggunakan informasi Menggunakan informasi ((information-using styleinformation-using style))

Systematic styleSystematic style (gaya sistematis) (gaya sistematis)

»Mengacu pada metode-metode yang Mengacu pada metode-metode yang baku yang dianggap sistematisbaku yang dianggap sistematis

»Sering kali kurang fleksibelSering kali kurang fleksibel

Intuitive styleIntuitive style (gaya intuitif) (gaya intuitif)

»Memodifikasi metode-metode yang Memodifikasi metode-metode yang baku disesuaikan dengan situasi dan baku disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang dihadapi. kondisi yang dihadapi.

SEKIAN & TERIMA KASIHSEKIAN & TERIMA KASIH

SILAHKAN PELAJARI LAGI SILAHKAN PELAJARI LAGI DENGAN SUNGGUH-SUNGGUH !DENGAN SUNGGUH-SUNGGUH !

SEMOGA DAPAT MENJAWAB SEMOGA DAPAT MENJAWAB SEMUA SOAL DI UTS SEMUA SOAL DI UTS

MENDATANG….MENDATANG….