sistem informasi manajemen data flow diagram
TRANSCRIPT
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
1/36
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PRESENTATION:
PRISMAYANTOCITRA ANNISA
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
2/36
SISTEM INFORMASI
PEMBELIAN BAHAN BAKUPABRIK KERTAS
2006
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
3/36
PENDAHULUAN
A.LATAR BELAKANGSeiring dengan berkembangnya dunia industri, maka
setiap organisasi perusahaan harus mampu menjalankanperusahaannya secara efiesien dan efektif dari tiap bagianperusahaan tersebut.
Bagian yang sangat ikut berperan aktif dalamberjalannya suatu kegiataan proses produksi adalahpengadaan bahan baku atau yang sering dikenal sebagaiinventory control.
Planning And Inventory Control mempunyai kegiatanutama sebagai penyediaan dan pengontrol bahan bakuyang dibutuhkan pada proses produksi, dan salah satukegiatannya adalah analisis keputusan terhadap pembelianbahan baku.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
4/36
LATAR BELAKANG (Lanjutan.)
Keputusan pembelian bahan baku selama inimasih masih dianggap kurang efektif, karena pihakperusahaan memesan bahan baku tanpa adanyaperhitungan dan karena hal tersebutlah dalam
gudang kita seringkali menjumpai bahan yangmenumpuk atau terjadi pula kekurangan bahanbaku yang dibutuhkan untuk proses produksi.
Hal ini mungkin disebabkan karena tidakadanya sistem informasi untuk menjelaskan aliraninformasi dan data yang diperlukan mengenaisistem sebuah persediaan dan keputusan
pembelian dari bahan baku.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
5/36
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut,maka perlunya dibuat suatu sistem aliraninformasi dan data pada bagian yang terkaitdengan kegiatan pembelian bahan baku.
Pembuatan aliran informasi dan datamerupakan keseluruhan kegiatan pembelianbahan baku mulai dari permintaan bahan
baku oleh gudang sampai pelunasanpembayaran atas pembelian bahan bakutersebut.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
6/36
Pembatasan Masalah
Agar penyajian laporan ini tidak menyimpang dariperumusan masalah maka pembatasanmasalahnya adalah sebagai berikut ;
Laporan ini hanya membahas mengenai sisteminformasi manajemen tentang pembelian bahanbaku pada perusahaan bubur kertas (pulp) dankertas.
Ruang lingkup aliran informasi dan data hanyadibatasi pada lingkup internal perusahaan saja.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
7/36
Landasan Teori
A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Manajemen adalah proses atau kegiatan yangmenjelaskan apa yang dilakukan pada kegiatan
yang dilakukan, seperti; merencanakan,mengorganisasikan, mengaplikasikan, danmengendalikan operasi yang telah berjalan.
Sistem adalah seperangkat elemen yang
membentuk kegiatan atau suatu prosedur yangmencari suatu tujuan bersama denganmenoperasikan elemen-elemen tersebut.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
8/36
Pengertian Sistem Informasi Manajemen (lanjutan)Informasi adalah suatu hasil pengolahan data
dalam bentuk agregrasi, untuk mejelaskankemampuan dan pengetahuan data yang terolahdan mempunyai arti bagi pemakainya
Sistem Informasi Manajemen adalah suatukelompok orang, seperangkat pedoman danpetunjuk, peralatan dan pengelolahan data(seperangkat elemen) yang kegiatannya memilih,menyimpan, mengolah dan mengambil kembalidata (mengoperasikan data dan barang) pada
pengambilan keputusan dengan menghasilkaninformasi untuk para penguna pada waktu yangpaling efisien.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
9/36
B. Alat (tools) yang digunakan dalam memodelkan SIM
1. Diagram Arus Data (DAD)
2. Entity Relationship Diagram (ER-D)
3. Normalisasi4. Kamus Data
5. Diagram Struktur
6. Pohon keputusan (decision tree) dan TabelKeputusan (decision table)
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
10/36
Perancangan Sistem Informasi Manajemen
Pembelian Bahan Baku Pabrik kertas (Study Kasus)
A. Definisi Perancangan SIM Pembelian Bahan Baku:
Perancangan SIM pembelian bahan baku merujukkepada analisis dan perencanaan sistem pada suatu proses
dalam mengevaluasi hal-hal yang berhubungan dengansistem pembelian bahan baku.
Dalam perancangan hal yang diperhatikan adalahkeseluruhan kegiatan yang dilakukan pada kegiatan
pembelian dalam mengumpulkan dan mengitreprestasikaninformasi dan data, mengdiagnosa permasalahan, danpenggunaan informasi yang cukup untuk membuat sistemyang ideal.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
11/36
B. Manajemen Sistem Pembelian Perusahaan
Pada umumnya perusahaaan ini melakukankegiatan produksinya dalam jumlah yang besar dan
membutuhkan bahan baku yang banyak.
Berdasarkan hal tersebut maka kegiatanpembelian menjadi sebuah kegiatan rutinitas
manajemen perusahaan dalam pemenuhankebutuhan bahan baku yang diperlukan padabagian produksi
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
12/36
Manajemen Sistem Pembelian Perusahaan ( Lanjutan..)
Dalam kegiatan pemenuhan bahan baku terdapat
enam faktor yang menetukan terhadap keputusan
pembelian bahan baku, keenam faktor (Entitas)
tersebut adalah:
Bagian Produksi
Bagian Gudang
Bagian Pembelian
Bagian keuangan
supplier
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
13/36
Prosedur Pembelian Bahan Baku
Perusahaan bubur kertas (pulp) dan kertas PT XXX, mempunyai aliran informasi
dan data dari sistem pembelian bahan baku adalah sebagai berikut: dimulai padabagian produksi yang memerlukan bahan baku dan memintanya pada bagiangudang. Jika bahan baku tersebut tersedia dan mencukupi, maka bagian gudangakan langsung mengirimkan bahan baku sesuai permintaan bagian produksi, dankemudian mengupgrade mengenai keadaan persediaan bahan baku. Namun jikabahan baku tidak mencukupi terhadap permintaan bagian produksi, maka bagiangudang akan membuat laporan kekurangan (ketidaktersediaan) bahan baku dan
dikirimkan pada bagian pembelian. Setelah laporan tersebut dikirimkan, maka bagian pembelian melakukan
pemesanan kepada penyedia (supplier) bahan baku, dan secara langsung supliertersebut mengirimkan barang disertai dengan faktur penagihan. Bahan baku yangdipesan langsung diterima oleh bagian gudang disertai surat jalan, sedangkanfaktur penagihan akan diterima oleh bagian pembelian.
Untuk selanjutnya bagian pembelian membuatkan laporan mengenai pembelianbahan baku yang dilakukan dan disertai dengan kewajiban pelusanan yang harusdilakukan perusahaan kepada supplier. Laporan ini diterima oleh bagiankeuangan, dan dijadikan arsip dalam laporan pembelian. Setelah laporan ituditerima, maka pihak perusahaan melalui bagian keuangan melakukanpembayaran atas pembelian bahan baku tersebut.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
14/36
Pembahasan Perancangan Sistem
Diagram Arus Data Level Nol (Conteks Diagram)
Sistem InformasiPembelian
Bahan Baku
Gudang
Bagian Pembelian
Supplier
Produksi
Keuangan
Meminta bahan baku
Menerima bahan baku
Menerima permintaan bahanbaku
Mengirimkanbahan baku
Laporan kekurangan bahan baku
Menerimabahan baku
Menerima laporankekurangan bahan baku
surat pesanan pembelian
Menerima surat pesanan pembelian bahan baku
Mengirimkan bahan baku
Mengirimkan faktur penagihan pembelian
Menerima faktur
Mengirimkanlaporan
pembelian danpenagihan
Menerima laporan pembelian danpenagihan
Melakukanpembayaran
Menerima pembayaran
Di A D t L l 1
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
15/36
Diagram Arus Data Level 1
Bagian
Produksi
1.
memintabahan baku
BagianGudang
2.mengirimkan
bahan baku
3.
mengirimkanlap
kekurangan
Bagian
Suplier
4.
mengirimkansurat pesanan
BagianPembelian
5.
membuatfaktur & lap
pemesanan
BagianKeuangan
FilePersediaan
Filepemesanan
6.melakukan
pembayaran
Memintabahan baku
Menerima
permintaanbahan baku
Menerimabahan baku
MengirimkanBahan baku
Laporan kekuranganbahan baku
Menerimalaporankekurangan
bahan baku
Surat
pesananpembelian
Menerima
surat pesananpembelian BB
Mengirimkan Bahan
Baku + surat jalan
Menerima bahan
baku + surat jalan
Mengirimkan Faktur
Penagihan pembelian
Menerima Faktur
Mengirimkan laporanpembelian dan
penagihan
Menerima laporan
pembelian danpenagihan
MelakukanPembayaran
Menerima Pembayaran
FilePembayaran
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
16/36
Analisis Diagram Arus Data
Berdasarakan arus Diagram ArusData yag telah dibuat, makamengahasilkan File atau Catatan
dalam kegiatan proses pembelianyaitu:
File Persediaan
File Pemesanan
Fiel Pembayaran
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
17/36
Entity Relationship Diagram (ER-D)
BagianProduksi
MemintaBahan baku
BagianGudang
Melaporkankekurangan
BagianPembelian
Dipesanbahan baku
suplier menerima Pembayaran
Mengupgrade
PersediaanBahan baku
Melakukan
PemesananMenghasilkan
laporan
BagianKeuangan
melakukan
1
1
M
1
M
M 1
1
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
18/36
ER-Diagram Yang Telah Dimodifikasi
BagianProduksi
MemintaBahan baku
BagianGudang
Melaporkankekurangan
BagianPembelian
Dipesanbahan baku
suplier menerima Pembayaran
Mengupgrade
PersediaanBahan baku
Melakukan
PemesananMenghasilkan
laporan
BagianKeuangan
melakukan
1
1
M
1
M
M 1
1
No Item Jenis Item Tanggal
Jumlah Volume Tersedia Jumlah terpakai Sisa Volume
No Pemesanan Tanggal Nama Suplier No Item Jenis Item Jumlah Total Harga Tanggal Akan Dikirim
No Transaksi Tanggal Nama Suplier No Item Jenis Item Harga Per unit Total Harga
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
19/36
Normalisasi
File Produksi
File Gudang
No Item Jenis Item Tanggal Volume Produksi
No Item Jenis Item Tanggal Jumlah Tersedia
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
20/36
Normalisasi (Lanjutan)
File Pembelian
File Keuangan
No pembelian Tanggal Nama supplier Jenin Item Jumlah Harga
No Transaksi Tanggal No Pembelian Tgl Pembelian Tgl Pelunasan Jum
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
21/36
Normalisasi (Lanjutan)
File Suplier
File Persediaan
Nama Supplier Jenis Item Alamat Telephone
No Item Jenis Item Tanggal Jum Vol Tersedia Jml Terpakai Sisa
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
22/36
Normalisasi (Lanjutan)
File Pemesanan
File Pembayaran
No Pemesanan Tgl N. Supplier No Item Jenis Item Jum Totalharga
Tglkirim
No Transaksi Tgl N. Supplier No Item Jenis Item Hargaunit
Totalharga
l d
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
23/36
Normalisasi Kedua
File Produksi
File Produksi yang terkat dengan sistem pembelian adalah fileyang berguna untuk mengetahui kebutuhan akan bahan bakuyang diperlukan untuk proses produksi untuk beberapa periodekedepan.
Pada bagian produksi misalnya bahan baku yeng diperlukan ada5 secara garis besar yaitu; kayu kawalitas 1, kayu kwalitas 2,kayu kwalitas 3, lem dan bahan kimia. Maka:
No Item Jenis Item Tanggal Volume Produksi Voluma Bahan Baku
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
24/36
Normalisasi Kedua (Lanjutan..)
File Bahan Baku
File Produksi
No Item Jenis Item
No Item Tanggal Vol Produksi Vol bahan baku
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
25/36
Normalisasi Kedua (Lanjutan..)
No Pemesanan Tanggal No Item Jenis Item Jumlah Total Harga Tanggal Dikirim
No Transaksi Tanggal No Item Jenis Item Harga perunit Total Harga
No Item Nama Supplier
File Supplier
File Pembayaran
File Pemesanan
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
26/36
Kamus Data
KAMUS ARUS DATA
Kegunaan: Untuk menjelaskan tiap arus data dalam DAD
Nama Arus Data: Meminta Bahan Baku
Penjelasan: Dokumen yang berisikan tentang jumlahPermintaan bahan baku
Dari: Bagian Produksi
Ke: Meminta Bahan Baku
Sruktur Data: Catatan
Catatan: -
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
27/36
Kamus data
ENTRY KAMUS PENYIMPANAN DATA
Kegunaan: Untuk menjelaskan peyimpanan data dlm arus data
Nama Arus: File pemesanan
Penjelasan: Dokumen yg menjelaskan ttg pemesanan yg dilakukan
Stuktur Data: Catatan atau Laporan
Volume: 2 lembar perhari
Keaktifan: 10 satuan perhari
Akses: Bagian pembelian
Catatan:
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
28/36
Kamus data
Entry Struktur Kamus data
Kegunaan: Untuk menjelaskan tiap-tiap stuktur data unik dalam(1) arus data dan (2) penyimpanan data
Nama Struktur: Catatan tentang penyimpanan bahan baku produksi
Penjelasan: Catatan yang berisikan tentang permintaan BB produksi
Elemen: No ItemJenia Item
Jumlah VolumeTanggal
Catatan: -
Kamus data
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
29/36
Kamus dataENTRY KAMUS ELEMEN DATA
Kegunaan: menjelaskan tiap elemen data unik yg terdapat
struktur dataNama elemen data: Jenis Item
Penjelasan: Nama yg mengidentifikasikan jenis bahan baku
Jenis: Alphebeth
Panjang: 20 karakterJum posisi desimal: -
Alias: -
Cakupan nilai: A-Z
Nilai umum: -
Nilai spesifik: -
Rincian Penyuntingan: -
Lain : -
Di St kt
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
30/36
Diagram Struktur
SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU
MEMINTA BAHAN BAKUMENGIRIMKAN
BAHAN BAKU
MEMBUAT DAN
MENGIRIMKAN LAP
KEKURANGAN BB
MENGIRIMKAN
PESANAN BAHAN BAKU
MEMBUAT FAKTUR
DAN LAPORAN
PEMBELIAN
MELAKUKAN
PEMBAYARAN
MEMINTA
BAHAN
BAKU
MENERIMAPERMINTAANBAHANBAK
U
MENGIRIMKAN
BAHAN
BAKU
+
SURAT
JALAN
(PEMESANAN)
MENGIRIMKANBAHANBAKU+
SURATJALAN(PEMESANAN)
LAPORAN
KEKURANGAN
BAHAN
BAKU
MENERIMALAPORAN
KEKURANGAN
BAHAN
BAKU S
URATPESANANPEMBELIAN
MENE
RIMASURATPESANAPEMBELIANBAHANBA
KU
MENGIRMKANLAPORANPEMBELIANDANP
ENAGIHAN
MENGIRIMKANFAKT
URPENAGIHANPEMBELIAN
MENERIMAL
APORANPEMBELIANDANPENAGIHAN
MENERIMAFAKTUR
MELAKUKANPEMBAYARAN
MENERIMAPEMBAYARAN
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
31/36
Decision Tree
I
I
BAHAN
BAKU
TERSEDIA
BAHANBA
KUTIDAKTERSEDIA
PEMERIKSAAN DI GUDANG
BAHAN BAKU
MENCUKUPI
BAHAN BAKU
TIDAK MENCUKUPI
TIDAK PESAN
PESAN
PESAN
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
32/36
Decision table
Kondisi dan Tindakan Alternatif
1 2 3
A. Kondisi
Bahan Baku Tersedia Y Y T
Bahan Baku Mencukupi Y T T
B Tindakan
Pesan Bahan Baku V V
Tidak Pesan V
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
33/36
KESIMPULAN PT XXX merupakan sebuah perusahaan yang memproduksi
bubur kertas (pulp) dan kertas yang bahan bakunya berupa;kayu, lem dan bahan kimia. Terdapat lima entitas yang berhubungan terhadap sistem
pembelian bahan baku yaitu bagian produksi, bagian gudang,bagian keuangan, bagian pembelian dan supplier.
Berdasarkan pemecahan proses dalam DAD, maka kegiatan
proses pembelian terbagi atas enam kegiatan dalamperancangan proses yaitu: proses meminta bahan baku,mengirirmkan permintaan bahan baku, mengirimkan laporankekurangan bahan baku, mengirirmkan surat pesananpembelian, membuat faktur dan mengirimkan laporanpemesanan dan pembelian dan melakukan pembayaran.
Dari enam proses yang terjadi pada perancangan sistem,maka menghasilkan file dalam pencatatab aktifitas yangterjadi pada proses pembelian; Flie Persedaiaan, FilePemesanan, File pembayaran.
K i l l j t
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
34/36
Kesimpulan lanjutan
Identifikasi dan Deskripsi elemen-elemen dari file yang
dihasilkan dalam perancangan sistem informasipembelian bahan baku, dapat memberikankarakteristik khusus terhadap file yang dibutuhkanpada pencacatan aktifitas kegiatan proses pembelianbahan baku.
Aliran informasi dan data dari perancangan sistemtelah tergambarkan dengan jelas pada strukutrdiagram
Proses pengambilan keputusan atas pembelian bahanbaku berdasarkan keputusan bagian gudang yangselanjutnya diteruskan kepada bagian pembelian.
Keputusan pembelian yang diambil oleh bagiangudang berdasarkan ketersediaan bahan baku yangada pada persediaan yang mencukupi atas permintaanbagian produksi.
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
35/36
Saran
Saran penulis dalam perancangan siteminformasi pembelian bahan baku yang kamilaporkan yaitu:Perancangan sistem informasi yang telah dibuatakan berjalan efektif jika tiap entitas yang terkait
dapat saling bekerja sama dan berkoordinasidalam melakukan pekerjaannya.Perancangan sistem informasi yang telah dibuatmemerlukan sumber daya manusia yang handaluntuk mengoperasikan atau melaksanakannya.Tanpa sumber daya manusia yang handal makasecanggih apapun dari sistem dan teknologi yangtelah dibuat maka tidak akan dapat berjalan daritujuan yang diharapkan
-
7/23/2019 Sistem Informasi Manajemen Data Flow Diagram
36/36
ALHAMDULILLAH