sistem informasi manajemen pertemuan...
TRANSCRIPT
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Pertemuan Ke-9Disusun untuk memenuhi tugas kuliah “SISTEM INFORMASI MANAJEMEN”
Dosen Pengampu : Yananto Mihadi Putra, SE, M.Si
Oleh :
Khurotul Iftikha (43217110070)
S1 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS MERCU BUANA
2018
Informasi dalam PraktikManajer sering kali memusatkan perhatian hanya pada beberapa aktivitas penting saja,
yang di sebut sebagai faktor keberhasilan kritis (critical success factor - CSF), yang
memiliki pengaruh sangat besar pada keberhasilan atau kegagalan perusahaan. Sistem
pemrosesan transaksi akan memproses data yang menguraikan operasi perusahaan sehari
- hari. Pemrosesan ini akan menghasilkan suatu basis data yang digunakan oleh sistem -
sisten lain di dalam perusahaan. sistem pemrosesan transaksi sebuah perusahaan yang
bergerak dalam bisnis distribusi.
Sistem informasi lainnya di dalam perusahaan di maksudkan untuk mendukung unit - unit
organisasi. Sebagai contoh, sistem informasi pemasaran, sistem informasi budaya manusia,
sistem informasi manufaktur, dan sitem informasi keuangan dibuat sesuai dengan
kebutuhan informasi dari masing - masing area bisnis tersebut, dan sistem informasi
eksekutif mengakui adanya kebutuhan - kebutuhan informasi yang unik dari pada
pengguna di tingkat atas organisasi.
Meskipun basis data dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem organisasi memiliki
nilai yang tinggi, basis data tersebut tidak akan memberikan manfaat ketika pengguna
menginginkan catatan sejarah yang mendalam dari suatu aktivitas tertentu. Kebutuhan ini
telah menghasilkan suatu aplikasi yang saat ini sedang sangat populer-manajemen
hubungan pelanggan atau costumer relationship management (CRM). Data warehouse
lama-kelamaan terakumulasi, dan data dapat diambil dengan cepat untuk digunakan
dalam pengambilan keputusan.
Sistem Informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang
menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang
sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi
antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini
digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi informasi
dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi
ini dalam mendukung proses bisnis. Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang
berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis
1. Klasifikasi Sistem Informasi
Ada berbagai cara untuk mengelompokkan sistem informasi. Klasifikasi yang umum
dipakai antara lain didasarkan pada :
a. Hirarki
b. level organisasi,
c. area fungsional,
d. dukungan yang diberikan, dan
e. arsitektur sistem informasi.
Beberapa istilah sistem informasi lain juga sering dijumpai dalam literatur, seperti sistem
informasi strategis dan sistem informasi geografi.
2. Hirarki Sistem Informasi
Berdasarkan hirarki, sistem informasi bisa di bagi menjadi :
a. Transaksional Sistem Informasi : merupakan sistem informasi dimana proses di
dalamnya berupa transaksi data(CRUD) secara berulang-ulang ke dalam database.
Biasanya level ini dilakukan oleh staff EDP(Electronik Data Processing)
b. Managerial Sistem Informasi : pada level ini dalam sistem informasi sudah ada fitur
untuk melihat rekapitulasi data berupa pelaporan. Informasi yang dihasilkan SI
pada sistem ini dimanfaatkan oleh staff pada level manager.
c. Ekskutif Sistem Informasi : pada level ini, sistem informasi sudah bisa menjadi
acuan dalam mengambil keputusan(Decision Support System). Fitur SI ini
dimanfaatkan oleh level ekskutif(Direktur Utama)
3. Sistem Informasi Menurut Level Organisasi
Berdasarkan level organisasi, sistem informasi dikelompokkan menjadi:
a. Sistem Informasi Departemen.
b. Sistem Informasi Perusahaan, Dan
c. Sistem Informasi Antarorganisasi.
a. Sistem Informasi Departemen (departmental information system) adalah sistem
informasi yang hanya digunakan dalam sebuah departemen. Sebagai contoh,
departemen SDM (Sumber Daya Manusia) memiliki sejumlah program (aplikasi).
Misalnya, saiah satu aplikasi digunakan untuk memantau kinerja pegawai dan
aplikasi yang lain digunakan untuk menangani peiamar. Kumpulan aplikasi ini
membentuk sebuah sistem yang disebut sistem informasi SDM (human resource
information system atau HRIS).
b. Sistem Informasi Perusahaan (enterprise information system) merupakan sistem
informasi yang tidak terletak pada masing-masing departemen, melainkan berupa
sebuah sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara
bersama-sama. Sebagai contoh, sistem infor¬masi perguruan tinggi
mengintegrasikan bagian-bagian seperti peng-ajaran, keuangan, dan
kemahasiswaan.
c. Sistem Informasi Antarorganisasi (interorganizational information system atau
terkadang disebut IOS / interorganization system) merupakan jenis sistem
informasi yang menghubungkan dua organisasi atau lebih. Sebagai gambaran,
sistem informasi reservasi pesawat terbang adalah contoh sistem informasi yang
memungkinkan biro perjalanan yang menjual tiket dan maskapai penerbangan bisa
berbagi informasi. Contoh yang lain yaitu sistem para pemasok yang dapat
dihubungkan ke sistem infor-masi Wal-Mart (www.walmart.com), retailer
terkemuka di Amerika, yang memungkinkan pihak pemasok dapat segera
mengetahui sediaan yang berada di bawah level minimum sehingga pemasok dapat
segera mengirimkan produk mereka ke Wal-Mart (Ebert dan Griffin, 2003). Pada
awal 1990-an, perusahaan IBM, Apple, dan Motorola membentuk aliansi strategis
yang dimaksudkan untuk mematahkan dominasi Intel ter-hadap pasar CPU (central
processing unit). Ketiga perusahaan ini meng-gunakan IOS sebagai sarana berbagi
informasi dalam pengembangan produk. Chip yang disebut PowerPC merupakan
hasil dari kolaborasi ter-sebut (Haag, 1999). Kini, model seperti ini banyak
diimplementasikan dalam perdagangan elektronis (e-Commerce) yang
menghubungkan pemasok dan penjual, atau yang lebih dikenal dengan sebutan B2B
atau . Business to Business.
Serupa dengan pembagian menurut level organisasi, Kroenke mengklasifikasikan sistem
informasi dalam sebuah organisasi menjadi tiga kelompok:
Sistem Informasi Pribadi,
Sistem Informasi Kelompok Kerja (Workgroup Information System), Dan
Sistem Informasi Perusahaan (Enterprise Information System
Tabel Karakteristik sistem informasi pribadi, grup kerja, dan perusahaan
Jenis Jumlah Pemakai Perspektif
Pribadi 1 Individual
Kelompok kerja
Banyak, umumnya kurang Departemen – Pemakai berbagi
dari 25 orang perspektif yang sama
Perusahaan Banyak, sering kali ratusan
Perusahaan – Pemakai memiliki
banyak perspektif
4. Sistem Informasi Fungsional
Sebagaimana diketahui, sebuah organisasi memiliki sejumlah area fungsional seperti
Akuntansi, Pemasaran, Produksi, dan sebagainya.
Tabel berikut menunjukkan masing-masing area fungsional yang umum terdapat pada
perusahaan.
Tabel. Area fungsional dalam perusahaan
Area Fungsional Tugas
Penjualan dan Pemasaran
Menangani penjualan dan pemasaran produk/jasa yang
dihasilkan perusahaan
Manufaktur (Produksi) Menghasilkan produk
Keuangan Mengelola aset-aset keuangan perusahaan
Akuntansi
Memelihara
rekamnan-
rekaman transaksi keuangan dalam
perusahaan
Berdasarkan area fungsional seperti ini, dikenal sejumlah sistem infor¬masi fungsional.
Jadi, sistem informasi fungsional adalah sistem infor¬masi yang ditujukan untuk
memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam
perusahaan. Beberapa sistem informasi fungsional yang umum adalah sebagai berikut:
Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information System)
1. Sistem Informasi Keuangan (Finance Information System)
2. Sistem Informasi Manufaktur (Manufacturing/Production InforMation System)
3. Sistem Informasi Pemasaran (Marketing Information System Atau MKIS)
4. Sistem Informasi SDM (Human Resources Information System atau HRIS)
Tentu saja, macam-macam sistem informasi fungsional yang tersedia antara satu
perusahaan dengan perusahaan lain berbeda-beda. Sebagai contoh, perusahaan distribusi
tidak memiliki sistem informasi produksi.
Perlu diketahui bahwa sistem-sistem informasi fungsional tidak berciri sendiri secara fisik.
Sistem-sistem informasi ini berbagai sumber daya dalam organisasi. Dalam sistem
informasi perusahaan, sistem-sistem informasi fungsional ini berkedudukan sebagai
subsistem-subsistem.
JENIS-JENIS SISTEM INFORMASI
Transaction Processing System (TPS) berfungsi pada level organisasi; Office Automation
System (OAS) dan pendukung Knowledge Work System (KWS) yang bekerja pada level
knowledge. Sistem-sistem pada level yang lebih tinggi meliputi Sistem Informasi
Manajemen (SIM), dan Decision Support System(DSS). Sistem ahli menerapkan keahlian
pembatasan keputusan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan khusus dan
terstruktur. Pada level manajemen strategis kita menemukan Executive Support System
(ESS), Group Decision Support System (GDSS), dan yang lebih umum dijelaskan sebagai
Computer Supported Collaboration Work Systems (CSCWS) yang membantu para pembuat
keputusan untuk beranekaragaman organisasi tak terstruktur atau semi terstruktur.
1. Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi
yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi
bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS menghapus rasa bosan saat
melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih
harus memasukkan data ke sistem komkputer secara manual.
Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang memungkinkan
organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer melihat data-
data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap menit mengenai
apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting bagi operasi bisnis
dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan lancar dan tanpa
interupsi sama sekali.
2. Office Automation System (OAS) dan Knowledge Work System (KWS)
Office Automation System (OAS) mendukung pekerja data, yang biasanya tidak
menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informsi sedemikian
rupa untuk mentransformasikan data atau untu memanipulasikannya dengan cara-cara
tertentu sebelum membaginya atau menyebarkannya secara keseluruhan, dengan
organisasi dan, kadang-kadang, diluar itu. Aspek-aspek OAS yang sudah kita kenal
seperti word proessing, spreadsheets, destop, publishing, electronic scheduling dan
komunikasi melalui voice mail, email, dan video confrencing.
Knowledge Work System (KWS) mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan,
insinyur, dan doktor dengan membantu mereka menciptakan pengetahuan baru dan
memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3. Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing
Systems; melainkan semua SIM mencakup pengolahan transaksi. SIM adalah sistem
informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja karena adanya interaksi antara
manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia, perangkat lunak (program
komputer) dan perangkat keras (komputer, printer, dan lain-lain) agar berfungsi
dengan baik, SIM mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari
Transaction Processing Systems, termasuk analisis keputusan dan pembuatan
keputusan.
Untuk mengakses informasi, pengguna SIM membagi basis data biasa. Basis data
menyimpan data-data dan model yang membantu pengguna menginterprestasikan dan
menerapkan data-data tersebut. SIM menghasilkan output informasi yang digunakan
untuk membuat keputusan. SIM juga dapat membantu menyatukan beberapa fungsi
informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi, meski tidak berupa suatu struktur
tunggal.
4. Decision Support System (DSS)
Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision
Support System (DSS). DSS hampir sama dengan SIM tradisional kerena keduanya sama-
sama tergantung pada basis data sebagai sumber data. DSS berangkat dari SIM
tradisional kerena menekankan pada fungsi mendukung pembuatan keputusan di
seluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual masih wewenang eklusif pembuat
keputusan. DSS lebih sesuai untuk orang-orang atau kelompok yang menggunakannya
daripada SIM tradisional.
5. Sistem Ahli Dan Kecerdasan Buatan
Kecerdasan Buatan (AI) bisa dianggap bidang yang arsitek tingkat tinggi untuk sistem
ahli. Daya tolak/dorongan umum dari AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-
mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah
memahami bahasa alamiahnya serta menganalisis kemampuannya untuk berpikir
melalui problem sampai ke kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-
pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan permasalahan serta memberikannya
lewat pengguna bisnis (dan lain-lain).
Sistem ahli adalah suatu kelas yang sangat spesial yang dibuat sedemikian rupa
sehingga bisa dipraktikkan untuk digunakan dalam bisnis sebagai akibat dari semakin
banyaknya perangkat keras dan parengkat lunak seperti komputer pribadi (PC) dan
shell sistem ahli. Suatu sistem ahli (juga disebut sebagai knowledge-based system)
secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk
menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Ditegaskan bahwa tidak
seperti DSS, yang meninggalkan keputusan terakhir bgi pembuat keputusan, sistem ahli
menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah atau suatu kelas masalah khusus.
Komponen dasar suatu sistem ahli adalah knowledge base, yakni suatu mesin
interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan
pertanyaan lewat bahasa semacam SQL ( structured query language), dan antarmuka
pengguna. Orang menyebut knowledge engineering manangkap keahlian pakar,
membangun sebuah sistem komputer yang mencakup expert knowledge ini, dan
kemudian mengimplementasikannya. Secara keseluruhan sangat mungkin membangun
dan mengimplementasikan sistem ahli yang akan menjadi pekerjaan para penganalisis
6. Group Decision Support System (GDSS) dan Computer Supported Collaboration
Work Systems (CSCWS)
Bila kelompok perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-
terstruktur dan tak-terstruktur, maka group Decision support System membuat suatu
solusi. Group Decision Support System (GDSS), yang digunakan di ruang khusus yang
dilengkapi dengan sejumlah konfigurasi yang berbeda-beda, memungkinkan anggota
kelompok berinteraksi dengan pendukung elektronik-seringnya dalam bentuk
perangkat lunak khusus-dan suatu fasilitator kelompok khusus. GDSS dimaksudkan
untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi
bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, dan skenario. Perangkat lunak
GDSS dirancang untuk meminimalkan perilaku kelompok negatif tertentu seperti
kurangnya partisipasi berkaitan dengan kekhawatiran atau tindakan balasan untuk
menyatakan bahwa sudut pandang tidak dikenal, domonasi oleh anggota kelompok
vokal, dan pembuatan keputusan ‘group think’. Kadang-kadang GDSS dibahas menurut
istilah yang lebih umum Computer Supported Collaborative Work (CSCW), yang
mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut ‘groupware’ untuk kolaborasi tim
melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7. Executive Support System (ESS)
Bila eksecutive beralih ke komputer, mereka seringnya mencari cara-cara yang bisa
membantu mereka membuat keputusan pada tingkat strategis. Executive Support
System (ESS) membantu para eksekutif mengatur interaksi mereka dengan lingkungan
eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-
tempat yang bisa di akses seperti kantor. Meskipun ESS tergantung pada informasi yang
dihasilkan oleh TPS dan SIM, ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan
yang tidak terstruktur, yang bukan aplikasi khusus, dengan menciptakan lingkungan
yang kondusif untuk memikirkan problem -problem strategis. ESS memperluas dan
mendukung kemampuan eksekutif, memungkinkan mereka membuat lingkungan
tampak masuk akal.
A. Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk
menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah
ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu :
Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama,
permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan
organisasi,
Untuk meraih kesempatan-kesempatan.
Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya
pemerintah).
Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas
kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu
yang lama untuk menyelesaikannya.
B. Peranan Analis Sistem
Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara
mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk
membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem
mempunyai tiga peranan penting, yaitu :
1. Sebagai konsultan
2. Sebagai ahli pendukung
3. Sebagai agen perubahan
C. Tugas Analis Sistem
Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah :
n Mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan
pada sistem yang telah berjalan.
n Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-
kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan
tersebut kepada pemakai sistem.
n Merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru.
n Menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang
baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari
pemakian sistem yang baru tersebut.
n Mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru
tersebut.
D. Informasi Untuk Organisasi
Pihak manajemen sangat membutuhkan informasi yang sangat berguna untuk
mengambil keputusan. Setiap tingkatan manajemen, membutuhkan informasi yang
berbeda-beda. Terdapat 3(tiga) tipe informasi untuk tingkatan manajemen, yaitu :
1. Manajemen Tingkat Atas
Manajemen tingkat atas merupakan manajemen tingkat strategi, informasi
yang dibutuhkan lebih tersaring atau lebih ringkas.
Sebagai contoh : Informasi mengenai grand total penjualan yang terjadi
2. Manajemen Tingkat Menengah
Manajemen menengah merupakan manajemen tingkat taktik, informasi yang
dibutuhkan lebih tersaring untuk mengendalikan manajemen
Sebagai contoh : Informasi mengenai semua total penjualan yang terjadi
untuk tiap-tiap daerah.
3. Manajemen Tingkat Bawah
Manajemen tingkat bawah merupakan manajemen tingkat teknis yang
membutuhkan laporan yang terinci, karena digunakan untuk mengendalikan
operasi.
Sebagai contoh : Informasi mengenai semua penjualan yang terjadi untuk
tiap-tiap daerah.
4. Top Manager (Manajer Tingkat Atas)
Informasi yang didapatkan digunakan sebagai pendukung perencanaan dan
perumusan kebijaksanaan.
5. Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah)
Informasi yang didapatkan sebagai alat bantu perencanaan (planning) dan
pembuatan keputusan (decision maker).
6. Low Manager (Manajer Tingkat Bawah)
Informasi yang didapatkan sebagai pendukung operasi manajemen sehari-hari
didalam organisasi.
7. Staffing (Tingkat Pekerja)
Informasi yang didapatkan digunakan untuk melakukan proses suatu transaksi
Gambar : Tipe Informasi Untuk Tingkat Manajemen
E. TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi informasi merupakan satu dari sekian banyak alat bantu yang
digunakan para manajer untuk menjembatani perubahan.
Perangkat keras komputer menjadi alat fisik yang digunakan untuk aktivitas
input, pemrosesan, dan output pada suatu sistem informasi.
Terdiri dari: komputer yang memproses unit; beragam output, dan perangkat
penyimpanan; dan media fisik untuk menghubungkan semua alat ini.
Peralatan komunikasi dan komputer dapat dihubungkan melalui jaringan untuk
berbagi suara, data, gambar, bunyi, atau bahkan video. Jaringan
menghubungkan dua atau lebih komputer untuk berbagi sumber daya atau data
misalnya printer.
Semua teknologi ini menampilkan sumber-sumber daya yang bisa dibagikan di
keseluruhan organisasi dan dengan demikian ikut membangun infrastruktur
teknologi informasi (TI).
Infrastruktur TI yaitu perangkat keras dan lunak komputer serta teknologi
penyimpanan data, dan jaringan yang menjadi portofolio dari pembagian
sumber daya-sumber daya teknologi informasi untuk organisasi.
Agar suatu sistem informasi dapat berjalan optimal dan mampu beradaptasi
dengan perkembangan teknologi maka diperlukan adanya teknologi informasi.
Teknologi informasi artinya memanfaatkan teknologi untuk memperoleh dan
mengelola informasi
F. Peranan SI dan TI Dalam Organisasi
Sistem teknologi informasi memberikan empat peran utama di dalam organisasi
yaitu untuk meningkatkan:
1) Efisiensi.
Efisiensi artinya menggantikan peran manusia dengan teknologi informasi
sehingga memudahkan pekerjaan dan mempercepat pekerjaan.
2) Efektivitas.
Sistem informasi ini digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan
keputusan yang lebih efektif berdasarkan informasi yang akurat, tepat
waktu, relevan, mudah, murah dan handal.
3) Komunikasi.
Untuk memudahkan komunikasi dan mempercepat pengambilan suatu
keputusan dapat digunakan email atau teleconference.
SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI
Istilah sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi
mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi
informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna terdapat di dalam
maupun di luar perusahaan. Istilah sistem pemrosesan data elektronik (electronic data
processing -EDP) dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini
kurang populer. Informasi yang mengalir ke lingkungan juga memeliki arti penting. Sistem
pemrosesan transaksi adalah satu-satunya sistem informasi yang memiliki tanggung jawab
untuk memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. Sistem pemrosesan transaksi
memiliki tanggung jawab untuk memberikan informasi kepada setiap unsur lingkungan
selain pesaing.
Sebagai contoh, sistem pemrosesan transaksi memberikan faktur dan laporan saldo
kepada pelanggan, pesanan pembelian kepada pemasok, dan data dalam laporan keuangan
tahunan kepada para pemegang saham dan pemilik.
Salah satu contoh yang baik dari sistem pemrosesan transaksi adalah sistem yang
digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi. Perusahaan yang mendistribusikan
produk atau jasa kepada para pelanggannya. Kita akan menyebut sistem seperti ini sebagai
suatu sistem distribusi (distribution system). Sistem distribusi juga dapat ditemukan pada
organisasi - organisasi jasa seperti united way dan rumah sakit serta pada badan - badan
pemerintahan seperti militer dan perpajakan. semua organisasi, dalam satu bentuk dan
lainnya bergerak dalam bidang bisnis distribusi.
Tinjauan Sistem
Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label "Sistem distribusi" yang berada
ditengah. Unsur - unsur lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh
kotak - kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah - panah yang disebut arus data.
Arus data dari sistem distribusi kepada manajemen terdiri atas laporan - laporan
akuntansi standar. Semua kecuali dua arus data seperti gambar di atas terdiri atas sumber
- sumber daya daya maya (virtual).
Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi
1) Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan
· Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke
dalam sistem.
· Sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan.
· Sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan
· Sistem piutang dagang (account receivable system) penagihan uang dari
pelanggan.
2) Sistem yang Memesan Persediaan Pengganti
· Sistem Pembelian (Purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada
pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.
· Sistem Penerimaan (Receiving system) menerima persediaan.
· Sistem Utang Dagang (Account Payable system) melakukan pembayaran
3) Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar
· Sistem Buku Besar (General Ledger System) adalah sistem akuntansi yang
menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk
menyajikan gambaran keuangan perusahaan secara gabungan.
· Buku Besar (General Ledger) adalah file yang memuat data akuntansi yang telah
digabungkan
· Sistem Memperbaharui buku besar (Updated general ledger system)
membukukan catatan-catatan yang mendeskripsikan berbagai tindakan dan
transaksi ke dalam buku besar
· Sistem Pembuatan laporan Manajemen (Prepare Management report system)
menggunakan isi buku besar untuk pembuatan neraca dan laporan laba rugi serta
laporan lainnya.
Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam Perspektif
Sistem ini mengambil bentuk basis data yang mendokumentasikan semua hal yang penting
dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan
lingkungan.
SISTEM INFORMASI ORGANISASI
Area-area bisnis perusahaan keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi,
manufaktur, dan pemasaran menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistem
pemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan
informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan
memecahkan masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis
sistem informasi lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan-sistem
informasi eksekutif.
Semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi
(organizational information systems). Semua sistem informasi tersebut dikembangkan
untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian
tertentu dari organisasi.
Sistem Informasi Pemasaran
Sistem informasi pemasaran (Marketing Information System – MKIS) memberikan
informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan.
Subsistem Output. Setiap subsism output memberikan informasi mengenai unsur-unsur
penting di dalam bauran pemasaran. Bauran Pemasaran (marketing mix) terdiri atas
empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan dengan mendapat keuntungan. Subsistem Produk (product subsystem)
memberikan informasi mengenai produk-produk perusahaan. Subsistem promosi
(promotion subsystem) memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan
pribadi perusahaan. Subsistem Harga (Price subsystem) membantu manajer meengambil
keputusan harga. Selain itu, masih terdapat subsistem kelima, subsistem bauran integrasi
(integrated mix subsystem). Yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi
yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur di atas. Satu contoh dari
informasi yang diberikan oleh subsistem bauran terintegrasi adalah ramalan penjualan,
yang memperhitungkan interaksi dariseluruh unsur.
Masing-masing subsistem output terdiri atas program-program yang terdapat di dalam
koleksi peranti lunak. Program-program ini memungkinkan pengguna mendapatkan
informasi dalam bentuk laporan-laporan berkala dan khusus. Hasil dari simulasi
matematis, komuniksi elektronik, dan saran sistem berbasis pengetahuan. Pengguna
meliputi manajer-manajer perusahaan yang memiliki kepentingan dengan aktivitas
pemasaran perusahaan.
Basis Data : Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data
dipopulasi dengan data yang berasal dari tiga subsistem input.
Subsistem Input : sistem pemrosesan transaksi mengumpulkan data dari sumber-sumber
internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam basis data. Kita telah mengamati
pengumpulan data ini dalam pembahasan mengenai sistem diatribusi. Subsistem riset
pemasaran (marketing research subsystem) juga mengumpulkan data internal dan
lingkungan dengan melakukan studi-studi khusus. Subsistem Inteligensi Pemasaran
(marketing intelligence subsystem) mengumpulkan data lingkungan yang berfungsi untuk
menjaga manajemen tetap terinformasi mengenai aktivitas para pesaing dan pelanggan
perusahaan dan unsur-unsur lain yang dapt mempengaruhi operasi pemasaran.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem-HRIA)
memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan
sumber daya manusia perusahaan. Dengan menggunakan format yang sama seperti MKIA.
Sistem pemrosesan transaksi memberikan data input, sama seperti subsistem riset
sumber daya manusia yang melakukan studi-studi khusus dan subsistem intelegensi
sumber daya manusia yang mengumpulkan data lingkungan yang mengandung
permasalahan-permasalahan SDM.
Masing-masing subsistem output dari HRIA akan menangani aspek-aspek tertentu dari
manajemen SDM: Perencanaan, rekrutmen, penglolaan tenaaga kerja, kompensasi
karyawan, memberikan tunjangan kepada karyawan, dan membuat banyak laporan SDM
yang diminta oleh lingkungan, terutama badan-badan pemerintah. Ini adalah cara
bagaimana subsistem output iklan ditentukan-mereka mencerminkan area-area
kepentingan utama bagi para penggunanya.
Sistem Informasi Manufaktur
Sistem informasi Manufaktur (Manufacturing Information System) memberikan informasi
kepada kepada seluruh manaje perusahaan yang berkaitan dengan operasi manfuaktru
perusahaan. Sebagaimana diilustrasikan sistem informasi manufaktur, dengan
mengunakan format yang sama seperti HRIA dan MKIA. Subsistem rekayasa industry
terdiri atas aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh para tekhnisi industry (industrial
engineering –IE) yang melakukan studi atas operasi manufaktur untuk memastikan
keefesiensiannya. Empat subsistem output memberikan laporan atas subjek-subjek yang
sangat besar kepentingannya dalam manufacturing-produksi, persediaan, mutu, dan biaya.
Sistem Informasi Keuangan
Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System) memeberikan informasi
kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan
perusahaan. Dalam menggunakan format yang sama seperti sistem informasi untuk area-
area bisnis yang lain. subsistem audit internal terdiri atas aktivitas-aktivitas oleh auditor
internal perusahaan untuk menjaga integritas sistem perusahaan. Aktivitas-aktivitas
output sering meliputi peramalan tren perekonomian masa depan, mengelola aliran dana
yang melalui perusahaan, dan mengendalikan keuangan perusahaan.
Sistem Informasi Eksekutif
Sistem informasi eksekutif (executive information system – EIA) adalah suatu sistem yang
memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja
perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif
(executive support system-ESS).
EIA perusahaan biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung
melalui jaringan ke komputer pusat. Konfigurasi stasiun kerja terdiri dari atas sebuah
komuter pribadi dengan unit penyimpanan sekunder yang menyimpan basis data
eksekutif. Basis data ini dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer
pusat perusahaan. Eksekutif akan memasukkan permintaan informasi untuk
mengeluarkan tampilan informasi format awal atau untuk menjalankan pemrosesan dalam
jumlah minimum. Laporan format awal ini bertindak sebagai “dashboard” bagi eksekutif
untuk memonitor faktor-faktor penting penentu keberhasilan organisasi.
Model EIS juga menunjukkan komposisi komputer pusat yang berhubungan dengan EIS.
Data dan informasi dapat dimasukkan ke dalam basis data korporat dari sumber-sumber
eksternal, dan berita-berita penjelasan akan peristiwa-peristiwa terbaru akan dapat
dimasukkan oleh anggota staf dengan mempergunakan stasiun kerja mereka masing-
masing. Selain basis data korporat. EIS meliputi kotak surat elektronik para eksekutif dan
koleksi pranti lunak yang menghasilkan informasi eksekutif.
Meskipus sudah menjadi pendapat umum bahwa para eksekutif lebih menyukai ringkasan
informasi, terdapat beberapa pengecualian. Beberapa eksekutif lebih menyukai detail.
Para perancang EIS membuat sistem secara fleksibel sehingga ia akan dapat memenuhi
keinginan semua eksekutif, apa pun itu. Salah satu pendekatan adalah dengan memberikan
kemampuan drill-down (perincian). Dengan pendekatan ini, eksekutif dapat
mengeluarkan tampilan ringkasan dan kemudian secara berurutan menampilkan detail
dari tingkat yang lebih rendah. Drill-down ini akan terus dilakukan sampai eksekutif
merasa puas bahwa mereka telah mendapatkan jumlah detail sesuai dengan kebutuhan.
MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGAN
Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM) adalah
manajemen hubungan antara perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai
maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka
panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan
pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan
baru. Oleh karena itu perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para
pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan tetap
setia kepada perusahaan.
DATA WAREHOUSING
Karakteristik Data Warehouse
Istilah data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan
data yang memiliki karakteristik sebagai berikut :
Kapasitas penyimpanan sangat besar
Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga
tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan
informasi yang baru
Data dapat diambil dengan mudah
Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam
operasi perusahaan sehari-hari
Membuat suatu data warehouse terdengar seperti sebuah tantangan besar dan memegang
demikian adanya. Bahkan pada kenyataannya, tantangannya begitu besar sehingga
beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana-
mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan
ini, akan digunakan istilah data mart (toko data) untuk menguraikan subjek. Data mart
adalah suatu basis data yang berisi data yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi
perusahaan. Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut
data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.
Sistem Data Warehousing
Data warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke
dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut
kepada para pengguna.
Sumber-sumber data yang utama adalah sistem pemrosesan transaksi, namun tambahan
data dapat diperoleh dari sumber-sumber lain, baik itu internal maupun lingkungan.
Ketika data diidentifikasi memiliki nilai potensial dalam pengambilan keputusan, maka
data tersebut akan ditambahkan ke data warehouse.
Area pengumpulan adalah tempat dimana data menjalani ekstraksi, transformasi, dan
pemuatan. Suatu proses yang sering kali disingkat menjadi ETL, proses ekstraksi
(extraction) menggabungkan data dari berbagai macam sumber; proses transformasi
(transformation) membersihkan data, menempatkannya dalam suatu format terstandar,
dan membuat ringkasan. Data akan disimpan dalam format rinci maupun ringkas guna
memberikan fleksibilitas maksimal dalam memenuhi berbagai kebutuhan informasi dari
para pengguna. Proses pemuatan (loading) melibatkan entri data ke dalam tempat
penyimpanan data warehouse.
Bagaimana Data Disimpan dalam Tempat Penyimpanan Data Warehouse
Dalam suatu basis data, seluruh data mengenai subjek tertentu disimpan bersama dalam
satu lokais, yang biasanya berbentuk sebuah tabel. Data tersebut meliputi data
pengidentifikasi (seperti nomor pelanggan), data deskriptif (seperti nama pelanggan) dan
data kuantitatif (seperti penjualan bulan ini). Dalam tempat penyimpanan data warehouse,
terdapat dua jenis tabel yang disimpan dalm tabel-tabel terpisah. Tabel data akan
digabung untuk menghasil suatu paket informasi.
Tabel Dimensi, data pengidentifikasi dan deskriptif akan disimpan dalam tabel dimensi
(dimension tabels)
Tabel Fakta, tabel-tabel terpisah yang disebut tabel fakta (fact tables) berisi ukuran-
ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek atau aktivitas.
Paket Informasi (information package), mengidentifikasi semua dimensi yang akan
digunakan dalam analisis aktivitas tertentu.
Skema Bintang, karena memiliki kemiripan dengan pola sebuah bintang, maka struktur ini
disebut skema bintang (star schema). Skema bintang ini memungkinkan diperolehnya
informasi seperti ;
Unit penjualan aktual menurut kode pos pada satu bulan tertentu
Perbandingan jumlah komisi penjualan menurut wilayah penjualan selama dua kuartal
terakhir.
Penjualan produk berdasarkan pelanggan untuk tahun berjalan samapai dengan saat ini
PENYAMPAIAN INFORMASI
Untuk terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi,
yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi,
dan menjadikan informasi tersebut bagi para pengguna.
Drill down-proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian
Roll up-memungkinkan pengguna memulai dengan tampilan terinci dan kemudian
meringkas rincian-rincian tersebut menjadi tingkat yang lebih tinggi.
Drill across-dengan cepat bergerak dari satu hirarki data ke hirarki yang lainnya.
Drill through-berangkat dari tingkat ringkasan ke tingkat terendah data yang terinci.
OLAP
On-line analytical processing (OLAP) memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi
dengan data warehouse melalui GUI ataupun antarmuka Web dan dengan cepat
menghasilkan informasi dalam berbagai bentuk termasuk grafik.
Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-line
analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional
standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing) menggunakan suatu
sistem manajemen basis data khusus multidimensional.
DATA MINING
Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui
pengguna. Proses ini sama seperti seorang penambang yang mencari emas di aliran sungai
pegunungan. Data mining membantu pengguna dengan menemukan hubungan dan
menyajikannya dengan cara yang dapat dipahami sehingga hubungan tersebut dapat
menjadi dasar pengambilan keputusan. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data
mining: verifikasi hipotesis (hypothesis verification) dan penemuan pengetahuan
(knowledge discovery).
► Hypothesis verification dimulai dengan hipotesis pengguna mengenai bagaimana data
saling terhubung.
Proses pengambilan akan dipandu sepenuhnya oleh pengguna
Informasi yang terpilih tidak akan dapat lebih baik dari pemahaman pengguna akan data.
Cara tradisional untuk melakukan query atas suatu database.
► Knowledge discovery sistem data warehouse menganalisa tempat penyimpanan data
warehouse, mencari kelompok-kelompok dengan karakteristik yang sama.
KESIMPULAN
Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi
mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi
informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna terdapat di dalam
maupun di luar perusahaan.
Subsistem-subsistem utama dari sistem distribusi, yaitu:
1) Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan
2) Sistem yang memesan persediaan pengganti
3) Sistem yang menjalankan proses buku besar
Sistem informasi sumber daya manusia (human resources information subsystem-HRIA)
memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan
sumber daya manusia perusahaan. Sistem informasi eksekutif (executive information
system – EIA) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di
tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Manajemen hubungan pelanggan (customer relationship management-CRM) adalah
manajemen hubungan antara perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai
maksimum dari hubungan ini. Data warehouse adalah bagian utama dari data
warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi
informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna.
Terdapat dua pendekatan untuk OLAP : ROLAP dan MOLAP. ROLAP (relational on-line
analytical processing) menggunakan suatu sistem manajemen basis data relasional
standar. MOLAP (multidimensional on-line analytical processing) menggunakan suatu
sistem manajemen basis data khusus multidimensional.
Data mining adalah proses menemukan hubungan dalam data yang tidak diketahui
pengguna. Terdapat dua cara dasar dalam melakukan data mining: verifikasi hipotesis
(hypothesis verification) dan penemuan pengetahuan (knowledge discovery).
Daftar Pustaka
Putra, Yananto Mihadi. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen: Implementasi Sistem
Informasi. FEB - Universitas Mercu Buana: Jakarta.)
Suprapto. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen: Implementasi Sistem Informasi. FEB -
Universitas Mercu Buana: Jakarta.)