1

SISTEM INFORMASI SUBBAGRENMIN BID TI POLRI POLDA SUMSELMENGGUNAKAN BORLAND DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008

Sandy SeptianoProgram Studi Sistem InformasiSTMIK PalComTech Palembang

AbstrakAdministrasi secara eksistensialisme adalah pengaturan dan keteraturan yang dilakukan olehindividu-individu. Administrasi memiliki seni merencanakan, seni membiayai, seni mengatur, senimengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan rutin maupun insidental. Telah dilaksanakanpenelitian di Subbagrenmin Bid TI Polri Polda Sumsel yang bertujuan memecahkan masalahadministrasi perkantoran sehari-hari. penelitian yang dilakukan bertujuan untuk memecahkanmasalah yang terjadi dengan merancang suatu Sistem Informasi. Rancangan Sistem InformasiSubbagrenmin ini dibuat dengan menggunakan alat bantu pengembangan Data Flow Diagram yangmerupakan alat bantu yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur,Entity Relationship Diagram yang menggambarkan beberapa file yang digunakan dalam sistemtersebut. Penulis membuat sistem informasi menggunakan Borland Delphi 2007 dan SQL Server2008. Metode Penelitian yang digunakan berupa Metode Waterfall, teknik pengumpulan data yangdigunakan yaitu wawancara dan dokumentasi untuk mendapatkan data yang diperlukan dalampenelitian ini. Dari hasil analisis skripsi ini diperoleh bahwa Perancangan Sistem InformasiSubbagrenmin adalah hal yang sangat diperlukan dengan memperhitungakan efisiensi biaya danefektifitas dari sistem itu sendiri.Keyword : Polda Sumsel, Subbagrnmin, Bid TI Polri, Administrasi.

PENDAHULUAN

Administrasi merupakan hal yang erat sekali kaitannya dengan kegiatan perkantoran.Administrasi ditujukan untuk menciptakan keteraturan. Dengan adanya administrasi hal-hal yangrumit dapat dikerjakan secara terstruktur dan dilakukan secara bersama-sama oleh pihakorganisasi yang terkait. Administrasi dapat diartikan mengurus dan pengurusan atau pengaturanyang diarahkan pada penciptaan keteraturan. BID TI Polri Polda Sumsel adalah singkatan dariBidang Teknologi Informasi Kepolisian Daerah Sumatera Selatan, adalah unsur pengawas danpembantu pimpinan yang berada di bawah Kapolda yang memiliki subbagian yang tidak kalahpenting peranannya yaitu subbagrenmin sebagai badan perencana dan administrasi di lingkunganPolda Sumsel. Subbagrenmin adalah singkatan dari subbagian perencanaan dan administrasi,unsur pelaksana pada Bid TI Polri yang berada di bawah Kabid TI Polri yang dikepalai olehseorang Kasubbagrenmin. Subbagrenmin bertugas mengatur segala hal yang berkaitan denganadministrasi di lingkungan bid TI Polri Polda Sumsel.

Mengingat fungsinya sebagai pelaksana kegiatan administrasi di lingkungan BID TIPolda Sumsel, Subbagrenmin dituntut untuk dapat menyajikan informasi secara cepat dan tepatsebagai penunjang kinerja BID TI Polri Polda Sumsel. Subbagrenmin memiliki tangggung jawabyang besar dalam hal ketertiban administrasi di lingkungan bid TI Polri Polda Sumsel. Semuakegiatan administrasi di lingkungan bid TI Polri dilaksanakan di satuan kerja ini, mulai dari datainventaris, data surat menyurat, data keuangan, data rencana kerja.

Sistem yang berjalan saat ini masih berupa pencatatan di buku-buku. Tidak ada yangsalah dari pencatatan di buku-buku hanya saja penulis tertarik untuk meningkatkan kelancaran

2

dalam hal mekanismenya yang selama ini sudah lancar menjadi lebih lancar dengan bantuansistem yang akan dibuat.

Penulis dapat menarik kesimpulan bahwa subbagrenmin BID TI Polri Polda Sumselmemiliki pendataan yang baik, dan mekanisme yang berjalan saat ini sudah lancar dan tidakbanyak memiliki kendala, hanya saja akan lebih baik untuk lebih memperlancar mekanisme yangsudah berjalan dengan mempersingkat waktu yang digunakan untuk mengolah data secaramanual dikonversikan menjadi terkomputerisasi.

LANDASAN TEORI

Sistem InformasiMenurut Hendrayudi (2008:194), sistem informasi adalah sekumpulan elemen (orang,

data, procedure, mesin dan pemproses data) yang bekerja sama untuk menghasilkan informasiyang berguna dan berarti (relevan), tepat waktu, akurat, lengkap dan memenuhi aturan-aturantertentu).

AdministrasiDefinisi Administrasi menurut Pasolong (2010:3) adalah pekerjaan terencana yang

dilakukan oleh sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan atas dasar efektif,efisien, dan rasional. Dari definisi di atas dapat dipahami bahwa administrasi mempunyai duadimensi yaitu dimensi karakteristik, dan dimensi unsur-unsur yang melekat pada administrasi.

DelphiMenurut Wahana Komputer (2009:2), Delphi adalah salah satu software aplikasi

pemrograman yang menduduki peringkat 50 besar dunia dikarenakan Delphi mempunyai banyakfasilitas dan relative mudah dipelajari dan digunakan.

Program Codegear Delphi adalah sebuah program untuk membuat aplikasi-aplikasiberbasis Windows. Aplikasi berbasis Windows merupakan aplikasi yang dijalankan pada sistemoperasi Microsoft Windows, contohnya program Calculator, Winamp, PowerDVD, MicrosoftWord, aplikasi-aplikasi database dan lain sebagainya.Secara umum lingkungan kerja Delphi terdiri dari 4 buah window (jendela), yaitu:1. Main Window

Main Window adalah window utama Delphi, dari senilai pusat pengaturan program Delphi.Di dalam main window terdapat tiga buah elemen penting, yakni Menu Bar, SpeedBar danComponent Pallete.

2. Form WindowForm Window adalah jendela untuk aplikasi yang akan dibuat.

3. Code EditorCode Editor adalah sebuah tempat untuk mengetikan perintah-perintah aplikasi yang

sedang kita buat. Di bagian atas jendela Code Editor terdapat halaman-halaman untuk andabernavigasi dari satu unit ke unit lainnya, juga untuk navigasi antar project.

4. Object InspectorObject Inspector digunakan untuk mengatur property dan event dari komponen

terpilih. Object inspector memiliki dua halaman, yaitu hamalan Property (untuk mengaturproperty komponen terpilih) dan halaman event (untuk mengatur event komponen terpilih).dibagian paling atas terdapat nama komponen yang sedang terpilih di object inspector. di

3

bagian bawah object inspektor ada dua bagian yang dipisah oleh garis pertikal abu-abu, yaitunama property (di sebelah kiri garis) dan nilai property yang bersangkutan (di sebelah kanangaris).

SQL Server 2008Menurut Nugroho dan SmitDev Community (2009:1) SQL Server 2008 adalah sebuah

RDBMS (Relational Database Management System) yang sangat powerful dan telah terbuktikekuatannya dalam mengolah data. Dalam versi terbarunya ini, SQL Server 2008 memilikibanyak fitur yang bisa dihandalkan untuk meningkatkan performa database .

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Context DiagramContext Diagram atau Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan

sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterimadan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimanadigambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.

Gambar 1. Diagram Konteks

2. Data Flow Diagram Level 0Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusunkeseluruhan sistem.

4

PaminII

Data Surat MasukData Surat KeluarData DisposisiData Ekspedisi

PaminII

Data BarangData InventarisData Mutasi InventarisData PemeliharaanData PermintaanData Barang MasukData Penghapusan

MutasiInventaris

Rec. Data Inventaris

Data Permintaan

KabidTILaporan

Data Inventaris

Surat Masuk

PaminIIData Arsip

ArsipRec. Data Arsip

1.0Proses PengolahanData Surat Menyurat

2.0Proses Pengolahan

Data Inventaris

3.0Proses Pengolahan

Data Arsip

4.0Proses Laporan

Surat Keluar

Disposisi

Ekspedisi

Inventaris

Permintaan

Pemeliharaan

Penghapusan

Barang

Barang Masuk

Rec. Data Surat Masuk

Rec. Data Disposisi

Rec. Data Surat Keluar

Rec. Data Ekspedisi

Rec. Data Barang

Rec. Data Mutasi Inventaris

Rec. Data Permintaan

Rec. Data Barang Masuk

Rec. Data Pemeliharaan

Rec. Data Penghapusan

Data Penghapusan

Data Mutasi Inventaris

Data Pemeliharaan

Data Barang Masuk

Data Inventaris

Data Permintaan

Data Surat Masuk

Data Disposisi

Data Surat Keluar

Data Surat Keluar

Data Surat Masuk

Data Disposisi

Data Barang

Data Inventaris

Data Mutasi Inventaris

Data Barang Masuk

Data Pemeliharaan

Data Penghapusan

Gambar 2. DFD Level 0 Proses Utama yang Diusulkan

3. Data Flow Diagram (DFD) Level 1Data Flow Diagram (DFD) Level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level inimenunjukkan proses – proses internal yang menyusun setiap proses – proses utama dalamlevel 0.DFD Level 1 Proses Surat Menyurat

DFD Level 1 Proses Surat Menyurat menunjukkan proses internal yang menyusunpengolahan data surat menyurat. Proses Surat Menyurat ini terdiri dari data suratmasuk, data disposisi, data surat keluar, data ekspedisi.

5

Gambar 3. DFD Level 1 Proses Surat Menyurat Yang Diusulkan

DFD Level 1 Proses InventarisDFD Level 1 Proses Inventaris menunjukkan proses internal yang menyusunpengolahan data inventaris.

Gambar 4. DFD Level 1 Proses Inventaris Yang Diusulkan

6

DFD Level 1 Proses ArsipDFD Level 1 Proses Arsip menunjukkan proses internal yang menyusun pengolahandata arsip.

Gambar 5. DFD Level 1 Proses Arsip Yang Diusulkan

Data Flow Diagram (DFD) Level 1 Proses LaporanDFD 1 Proses Laporan menunjukkan proses internal yang mengolah laporan. Proseslaporan terdiri dari data-data masukan yang telah diproses sebelumnya.

7

Surat Masuk

Disposisi

Data Surat Masuk

Data Disposisi

Surat Keluar

Data Surat Keluar

InventarisData Inventaris

MutasiInventaris

Data Mutasi Inventaris

Barang Masuk

Data BarangMasuk

PermintaanBarang

Data PermintaanBarang

PemusnahanBarang

Data Pemusnahan Barang

Kabid TI

LaporanSurat Masuk

Laporan Disposisi Surat

Laporan Surat Keluar

Laporan Inventaris

Laporan Mutasi Inventaris

Laporan Barang Masuk

Laporan Permintaan Barang

Laporan Pemusnahan Barang

4.1.PProses Laporan

Surat Masuk

4.2.PProses LaporanDisposisi Surat

4.3.PProses Laporan

Surat Keluar

4.4.PProses Laporan

Inventaris

4.5.PProses LaporanMutasi Inventaris

4.6.PProses LaporanBarang Masuk

4.7.PProses Laporan

Permintaan Barang

4.8.PProses Laporan

Pemusnahan Barang

Gambar 6. DFD Level 1 Proses Laporan Yang Diusulkan

4. Entity Relationship Diagram ( ERD)Entity Relationship Diagram berfungsi sebagai prasyarat. Desain database digambarkan

sebagai model khusus yang disebut skema database. Skema database adalah cetak biru untuksebuah database. Skema ini menggambarkan implementasi teknis dari sebuah model data.

8

Barang

kode_barang nama_barang

Barang Masuk

No_masuk

nama_barang

Jumlah_barang

Tanggal_masuk

Inventaris

no_inventaris

nama_barang

asal_perolehan

No_urutpendaftaran

asal_perolehan

jumlah_barang

kondisi

harga

nama_ruangan

tahun_perolehan

merk

merk

Memiliki

Mutasi

no_mutasi

Lokasi_arsip

ruang_asal

kondisi

no_inventaris

jenis_mutasi

ruang_baru

Permintaan Barang

no_permintaan

nama_barang

jumlah_barang

satker_peminta

asal_permintaan

Penghapusan

no_inventarisno_penghapusan

keterangan

surat_masuk

no_masuk

pengirim

perihal

tanggal_surat

alamat_pengirim

disposisi

tanggal_masuksurat

no_suratmasuk

Tanggal_surat

surat_keluar

no_keluar

tujuan

perihal

tanggal_surat

alamat_tujuan

no_suratmasuk

no_surat

ekspedisinama_ekspedisi

nama_kurir

kode_ekspedisi

Mengalami

Mengalami

Menghasilkan

Mempengaruhi

Memiliki

MemilikiMemiliki

penanggungjawab

Melanjutkan

M 1

1

11

1 1

1

1

1

M

1

1

1

1

1 1tembusan

klasifikasi

lampiran

nomor_rujukansurat

nama_ekspedisi

tanggal_kirim

arsip

jenis_arsip

lokasi

1

Memiliki

Memiliki

no_suratpenghapusan

tanggal_surat

no_suratmutasi

tanggal_surat

perihal

Id_detilmutasi

kode_barangmasuk

no_permintaan

no_suratpermintaan

tanggal_surat

perihal

perihal

1

1

1

1

Memiliki

Memiliki

Memiliki

1

1

1

no_dokumen

tanggal_dokumen

Pemeliharaan

no_inventaris

nama_barang

Id_detilpemeliharaan

nama_ruangan

tahun_perolehan

merk

perbaikan

biaya_perbaikan

Memiliki

1

1

nama_ruangan

Memiliki

no_pemeliharaan

tanggal_pemeliharaan

no_disposisi

harga_barang

kondisi

Id_detilmasuk

Lokasi_arsip

Satuan_kerja

No_suratpermintaan

Tanggal_surat

Lokasi_arsip

No_suratpemeliharaan

Tanggal_surat

perihal

Lokasi_arsip

Taksiran_harga

Id_detilpermintaan

Detil_keteranganId_detilpenghapusan

Lokasi_arsip

Lokasi_arsip

tanggal_masuksurat

Distribusi_disposisi

pengirim

Isi_disposisi

perihal

Lokasi_arsip

Tanggal_suratrujukan

Lokasi_arsip

Gambar 7. Entity Relationship Diagram

Implementasi1. Menu Utama

Desain form menu utama adalah desain yang digunakan untuk menghubungkanform menu utama dengan form-form yang ada pada form menu utama yang terdiri dariform barang, form barang masuk, form surat masuk, form surat keluar, form disposisi,

9

form ekspedisi, form master detil permintaan, form input detil permintaan, formpemeliharaan, form mutasi inventaris, form penghapusan, dan form inventaris. Gambardesain menu utama bisa dilihat pada gambar 8.

Gambar 8. Tampilan Menu Utama

2. Form Surat MasukTampilan form data surat masuk berfungsi untuk menginput data surat masuk ke

dalam database Administrasi di tabel_suratmasuk. Gambar form data surat masuk dapatdilihat pada gambar 9

Gambar 9. Tampilan Form Surat Masuk

3. Form DisposisiTampilan form data disposisi surat berfungsi untuk menginput data disposisi surat

ke dalam database Administrasi di tabel_disposisi. Gambar form data disposisi masukdapat dilihat pada gambar 10

10

Gambar 10. Tampilan Form Disposisi Surat

4. Form Surat KeluarTampilan form data surat keluar berfungsi untuk menginput data surat keluar ke

dalam database Administrasi di tabel_suratkeluar. Gambar form data surat keluar dapatdilihat pada gambar 11

Gambar 11. Tampilan Form Surat Keluar

5. Form Master Detil Permintaan BarangForm master detil permintaan barang berfungsi untuk menginput data master detil

permintaan barang ke dalam database Administrasi di tabel_permintaan dantabel_detilpermintaan. Gambar form master detil permintaan dapat dilihat pada gambar12

11

Gambar 12. Tampilan Form Detil Permintaan Barang

6. Form Master Detil Barang MasukForm master detil barang masuk berfungsi untuk menginput data master dan data

detil barang masuk ke dalam database Administrasi di tabel_barangmasuk dantabel_detilbarangmasuk. Gambar form input data master detil barang masuk dapat dilihatpada gambar 13

Gambar 13. Tampilan Form Master Detil Barang Masuk

7. Form Master Detil Mutasi InventarisForm master detil mutasi inventaris berfungsi untuk menginput data master dan

data detil mutasi inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_mutasi dantabel_detilmutasi. Gambar form master detil mutasi inventaris dapat dilihat pada gambar14

12

Gambar 14. Tampilan Form Master Detil Mutasi Inventaris

8. Form Master Detil PenghapusanForm master detil penghapusan berfungsi untuk menginput data master dan data

detil penghapusan inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_penghapusan dantabel_detilpenghapusan. Gambar form master detil penghapusan dapat dilihat padagambar 15

Gambar 15. Tampilan Form Master Detil Penghapusan

9. Form Master Detil PemeliharaanForm master detil pemeliharaan berfungsi untuk menginput data master dan data

detil pemeliharaan inventaris ke dalam database Administrasi di tabel_pemeliharaan dantabel_detilpemeliharaan. Gambar form master detil pemeliharaan dapat dilihat padagambar 16

13

Gambar 16. Tampilan Form Master Detil Pemeliharaan

10. Form Data BarangForm data barang berfungsi untuk menginput data barang ke dalam database

Administrasi di tabel_barang. Gambar form data barang dapat dilihat pada gambar 17

Gambar 17. Tampilan Form Data Barang11. Form Inventaris

Form inventaris berfungsi untuk menyimpan data inventaris ke dalam databaseAdministrasi di tabel inventaris. Gambar form inventaris dapat dilihat pada gambar 18

14

Gambar 18. Tampilan Form Inventaris

12. Form Pencarian ArsipForm pencarian arsip berfungsi untuk mencari data arsip dari database

Administrasi dengan tujuan memudahkan proses administrasi. Gambar form data barangdapat dilihat pada gambar 19.

Gambar 19. Tampilan Form Pencarian Arsip

PENUTUP

Berdasarkan hasil penelitian dan dan pembahasan dapat disimpulkan bahwa denganadanya sistem yang dirancang dapat membantu proses administrasi perkantoran di lingkunganBid TI Polri Polda Sumsel. Proses pengarsipan yang disimpan ke dalam database sangat penting,selain dapat lebih mengamankan data yang ada, juga lebih memudahkan dalam proses pencariandata. Dari laporan-laporan yang dihasilkan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi

15

perkantoran, sudah dapat memenuhi kebutuhan informasi terutama untuk pelayanan ke dalamlingkungan Bid TI Polri itu sendiri. Pemodelan yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehinggasetiap pengguna yang memiliki hak akses mendapatkan kemudahan dalam mengkses kebutuhaninformasi yang dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung : CV. Yrama Widya.

Nugroho, Aryo. 2009. SQL Server 2008. Jakarta : PT Elex Media Komputindo.

Pasolong, Harbani. 2011. Teori Administrasi Publik. Bandung : ALFABET.

Tim Wahana Komputer. 2010. Delphi 2010 Programming Konsep dan Implementasi:Semarang : CV. ANDI OFFSET