sistem informasi tentang administrasi sekolah
TRANSCRIPT
Page 1
SISTEM INFORMASI TENTANG
PENCATATAN ADMINISTRASI SEKOLAH PADA
SMK MUHAMMADIYAH 2 JOGOROTO
JOMBANG
1.1. Latar belakang
Dengan telah terbentuknya dan berjalannya sistem pemrosesan
transaksi, baik spesialis informasi maupun produsen komputer ingin terus
melanjutkan peningkatan dalam aktivitas komputasi, sehingga mereka
mencari area aplikasi yang baru. Tidak dibutuhkan waktu yang lama bagi
mereka untuk menyadari bahwa output informasi dari sistem pemrosesan
transaksi ternyata masih jauh dari sempurna.
Dilihat dari perkembangan informasi dan komunikasi yang saat ini
memberi nuansa baru dalam dunia pendidikan yang menuntut penguasaan
teknologi khususnya di bidang komputer. Berbagai sarana dan prasarana
untuk pendidikan harus benar-benar mampu mengimbangi kemajuan tersebut,
yang mana tujuan akan efisiensi dan efektifitas kinerja dapat terwujud, yang
tentunya membutuhkan sumber daya manusia (SDM) sebagai pemandunya.
Maka dari itu tim penulis mengharapkan semua program yang dibuat ini
dapat membantu, sehingga keefisienan dan kinerja tersebut dapat tercapai.
Sekolah Menengah Kejuruan Muhammadiyah 2 Jogoroto adalah
merupakan sekolah yang berada di kecamatan Jogoroto yang hampir seluruh
aktivitas atau kegiatan sekolahnya menggunakan sistem manual dan
komputerisasi. Mulai dari pengolahan data perpustakaan, pengolahan data
administrasi SPP, pengolahan data nilai dan pengolahan data penjurusan.
Dalam hal ini masih memanfaatkan system komputerisasi dengan
Page 1
menggunakan program Microsoft Excel yang kurang praktis dan efisien.
Maka dari itu untuk lebih menunjang serta untuk mempermudah upaya
aktivitas administrasi SMK Muhammadiyah 2 Jogoroto, maka dibutuhkan
suatu program database yang digunakan untuk mengolah data-data tersebut.
Kegiatan pencatatan adminitrasi sekolah di SMK Muhammadiyah 2
Jogoroto disini masih menggunakan sistem manual yakni masih dilakukan
pencatatan pada buku kemudian baru dilakukan pemindahan data ke
komputer, dan ketika mendekati masa-masa ujian seperti ujian tengah
semester dan ujian akhir semester sering terjadi penumpukan/ kepadatan
pembayaran, yang mengakibatkan antrian pembayaran yang panjang dan
untuk laporan kas harian tidak bisa langsung diperoleh dan harus dilanjutkan
perekapan pada hari berikutnya.
Terkait dengan hal di atas, dan juga mengingat banyaknya manfaat dari
program database dalam pengolahan data suatu sekolah khususnya
Administrasi sekolah, maka tim penulis memberi judul :
“ SISTEM PENCATATAN ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK
MUHAMMADIYAH 2 JOGOTORO DENGAN MENGGUNAKAN
APLIKASI MICROSOFT VISUAL BASIC 6.0 ”
1.2. Alasan Merancang Sistem Ini :
Berdasarkan pada latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang
dapat dikaji dalam sebuah program database oleh penulis adalah : Bagaimana
cara mengaplikasikan atau menerapkan sistem Pencatatan Administrasi
Sekolah Pada SMK Muhammadiyah 2 Jogoroto dengan menggunakan
Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 ?
Dengan adanya sistem-sistem ini maka :
Pengelolaan data dapat dilakukan dengan cepat, hal ini dirasakan lebih
menguntungkan jika dibandingkan dengan sistem manual.
Dapat mengurangi jumlah tenaga kerja
Page 1
Penyimpanan data di dalam media komputer akan lebih hemat dan
aman serta dapat digunakan berkali-kali, isinya juga dapat diperbaharui.
Akan diperoleh informasi yang cepat, tepat, akurat dan handal, sehingga
memudahkan dalam pengambilan keputusan bagi pihak sekolah.
1.3. Rancangan dari Sistem Ini :
SMK muhammadiyah 2 jogoroto merupakan lembaga pendidikan
menengah yang terdiri dari beberapa kompetensi keahlian dimana dalam
setiap kompetensinya terdiri dari banyak siswa. Dalam mengelola
administrasi sekolah tersebut masih menggunakan cara manual yaitu dengan
mencatat setiap pembayaran, baik pencatatan kas masuk dan kas keluar masih
di cacat pada sebuah buku. Hal ini dirasakan sangat tidak efektif karena untuk
penyusunan laporan maupun perhitungan memerlukan waktu yang lama dan
cara yang rumit.
Dengan adanya penggunaan sistem secara terkomputerisasi tepatnya
dengan Rancangan Sistem Informasi Pencatatan Administrasi Sekolah,
masalah-masalah tersebut dapat diatasi dengan baik yaitu dengan
menggunakan metode DFD (Data Flow Diagram) sebagai alat bantu dalam
penggambaran model jalannya sistem, ERD (Entity Relationship Diagram)
untuk pembuatan model jaringan data, struktur-struktur serta relationship
serta Visual Basic 6.0 untuk perancangan sistem.
1.4. Pencatatan Kas Masuk
Sekolah menerima kas masuk dari beberapa jenis pembayaran siswa
diantaranya adalah sebagai berikut :
a) Pembayaran tahunan
Pembayaran Daftar Ulang Siswa diawal tahun pelajaran
Pembayaran Iuran wajib siswa (infaq)
Page 1
b) Pembayaran 3 bulanan
Pembayaran Ujian UTS dan UAS
c) Pembayaran setiap bulan
Pembayaran SPP Rp.50,000,-/siswa bagi siswa kelas X,
Rp.55,000,-/siswa bagi siswa kelas XI, Rp.60,000,-/siswa bagi
siswa kelas XII
d) Pembayaran Sarana Prasarana
Pembayaran iuran peringatan hari besar (baik hari besar islam
maupun nasional)
1.5. Pencatatan Kas Keluar
Pembayaran honorarium tenaga pendidik dan kependidikan
Pembayaran ATK
Pembayaran listrik, telepon dan air
Pembayaran penggandaan dan foto copy
Pembayaran transport perjalanan dinas
Pembayaran kegiatan sekolah
Pembayaran biaya konsumsi harian
Pengadaan peralatan
Dan biaya lain-lain
Page 1
1.6. Permasalah
Saat ini sistem yang digunakan pada kedua bidang usaha masih rumit,
pengorganisasian data masih kurang sederhana dan keamanan data yang
kurang terjaga. Dari keadaan ini menyebabkan penyusunan laporan keuangan
sekolah memerlukan waktu yang cukup lama.
1.7. Perancangan Sistem
Usulan Perbaikan Prosedur Pada Pencatatan Administrasi Sekolah
a. Penggunaan Tehnik Komputerisasi dalam pencatatan, kwitansi
tanda terima pembayaran dan rekap harian/bulanan/tahunan.
b. Pencetakan laporan keuangan
Usulan Perbaikan Prosedur Pada Pencatatan Administrasi Sekolah
a. Penyimpanan data harian dalam media komputer, pembuatan
laporan bulanan secara komputerisasi.
b. Pemanfaatan komputer untuk menginventariskan transaksi harian
dan membuat bukti pembayaran secara langsung
Dengan perbaikan ini diharapkan masalah-masalah yang dipaparkan di
atas dapat diselesaikan, penulis menuangkan usulan perbaikan prosedur
dengan menggunakan FOD
Proses :
1.8. Prosedur Pada Kas Masuk
Pada analisis ini di fokuskan pada pembayar siswa baik pembayaran
rutin tiap bulan maupun pembayaran lainnya . Prosedur Kas Masuk :
1. Siswa menyerahkan form pembayaran dan menyebutkan jenis
pembayaran kepada admin;
2. Admin memasukkan NIS dalam program administrasi;
Page 1
3. Admin menghitung jumlah pembayaran;
4. Admin mencetak bukti pembayaran pada form pembayaran dan
membubuhi tanda tangan dan stempel sebagai tanda telah
membayar.
1.9. Prosedur Pada Kas Keluar
Prosedur Pencatatan Transaksi
1. Kurir/ petugas menyerahkan nota pada admin
2. Admin mencatat nota pembayaran pada komputer.
Prosedur Pembuatan Laporan
1. Setiap hari sebelum tutup kas admin merekap seluruh administrasi
berdasarkan pencatatan pada komputer baik kas masuk dan kas keluar
dan diserahkan pada bendahara sekolah;
2. Setiap akhir bulan dan akhir tahun ajaran bendahara membuat laporan
keuangan berdasarkan nota kas masuk dan kas keluar pada komputer;
3. Laporan diserahkan kepada pimpinan/ kepala sekolah.
Perangkat yang dibutuhkan
Perangkat yang dibutuhkan dalam sistem pencatatan administrasi sekolah
diantaranya :
1. Komputer (min)
Pentiun IV
VGA 128 MB
Memory 256 MB
Hard Disc min 10 GB
Page 1
2. Printer
3. User (Admin) minimal mengenal komputer
Software yang kami pakai dalam pembuatan aplikasi ini antara lain:
1. Microsoft Visual Basic 6.0
Membuat implementasi program dan sorce code program.
2. Microsoft Access.
Sebagai database dalam program ini.
3. Microsoft Excel
Sebagai pembuatan laporan.
1.10. Output (Hasil) :
Output merupakan modul yang menghasilkan seluruh laporan atau
dokumen yang diperlukan sekolah dalam mendapatkan informasi secara utuh
mengenai hasil pengolahan data. Rancangan output ini didesain untuk dapat
ditampilkan pada monitor, printer maupun dalam bentuk file dengan format
laporan yang sama, Berikut merupakan rancangan output dari Sistem
Informasi Pencatatan Administrasi sekolah. Rancangan output tersebut adalah
sebagai berikut :
Page 1
Tampilan menu awal
Form Data Siswa
Page 1
Page 1
FORM PEMBAYARAN
FORM TAMPILAN MENU AWAL
Page 1
Page 1
FORM REKAP
FORM LAPORAN BULANAN
FORM KARTU PEMBAYARAN
Page 1
Page 1
FORM PENGATURAN PEMBAYARAN
Page 1
DATA RELATIONSHIPS
Page 1
FLOWCHART UNTUK KAS MASUK
Siswa Petugas / Admin
Siswa menyerahkah kartu Pembayaran
Data Pembayaran
Mencetak Bukti Pembayaran
Bukti pembayaran/ Kartu Pembayaran
FLOWCHART UNTUK KAS KELUAR
Kartu Pembayaran
Kartu Pembayaran
Kuintansi / kartu pembayaran
Proses Pencatatan Pembayaran
Page 1
Kurir Petugas / Admin
mpinan kurir menyerahkah nota Pencatatan
Pencatatan
FLOWCHART UNTUK LAPORAN KEUANGAN
Nota
Proses Pencatatan Kas Keluar
Proses Pengarsipan Bukti Kas Keluar
Lap. Kas harian
Kartu Pembayaran
Page 1
Admin Bendahara Kepala Sekolah
mpinan
DFD LEVEL 0
Lap. Kas harian
Pembuatan lap. Bulanan dan
tahunan
Laporan
Siswa Kepala Sekolah
Laporan
Kartu Pembayaran
Lap. Harian
Page 1