sistem kearsipan dinamis.pptx
TRANSCRIPT
SELAMAT DATANG PESERTA
PEMBINAAN TATA NASKAH PERSURATAN
DI LINGKUNGAN DINAS PENDIDIKANPROVINSI DKI JAKARTA
TAHUN 2015
SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS
DI LINGKUNGAN PEMERINTAHPROVINSI DKI JAKARTA
DISUSUN OLEHDina Anggia M, S.Sos.
BIRO UMUM SETDAPROV DKI JAKARTA2015
SISTEM PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS
1. PENGORGANISASIAN
2. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT
3. TATA NASKAH DINAS
4. KLASIFIKASI DAN TATA SIMPAN
5. PENYUSUTAN ARSIP
6. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
7. KOMPUTERISASI
8. MIKROFILMISASI
1. ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS
( KEP GUBERNUR NO 45 / 2003 )
ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS PADA SKPD DAN UKPDA. DISEBUT SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL ( SATMINKAL ).
B. SATMINKAL ADALAH SATUAN KERJA ATAU UNIT KERJA YANG MEMILIKI KEWENANGAN PANGKAL DALAM MENGELOLA KEARSIPAN DINAMISNYA ( DAPAT DILIHAT PADA BAGAN SUSUNAN ORGANISASI SERTA TUGAS DAN FUNGSINYA ).
C. SATMINKAL TERDIRI DARI TIGA SEGMEN:• PIMPINAN SATMINKAL• INDUK TATA USAHA ( ITU )• CABANG TATA USAHA ( CTU ) ATAU UNIT PENGOLAH
D. PIMPINAN SATMINKAL, ITU DAN CTU MEMPUNYAI TUGAS, WEWENANG DAN TANGGUNG JAWAB MASING – MASING.
E. CIRI-CIRI 1.ADA JABATAN STRUKTURAL YANG MENANGANI KESEKRETARIATAN /
KETATAUSAHAAN 2. KOP SURAT 3. STEMPEL 4. PENOMORAN SURAT KELUAR
TUGAS DAN WEWENANG MASING – MASING SEGMEN DALAM SATMINKAL
NOA.
B.
C.
SEGMENPIMPINAN SATMINKAL
INDUK TATA USAHA
CABANG TATA USAHA
TUGAS DAN WEWENANG1. MENDISPOSISI PERTAMA
SURAT MASUK
2. MENANDATANGANI NASKAH DINAS
3. MEMFASILITASI PENGOLAHAN NASKAH DINAS
4. MENGELOLA ARSIP SATMINKAL
MENGOLAH (MENGONSEP) NASKAH DINAS
KETERANGANDAPAT DILIMPAHKAN
DAPAT DILIMPAHKAN
BERPERAN SEBAGAI TERMINAL DAN SENTRAL
PENGORGANISASIAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS DI SATMINKAL
NOA.
B.
C.
ASPEKPENYUSUNAN BAGAN SUSUNAN ORGANISASI
PENETAPAN PETUGAS
EFEKTIVITAS ORGANISASI
KETERANGAN1. LENGKAP DAN SESUAI KETENTUAN2. KEPUTUSAN PIMPINAN SATMINKAL BERISI:
3. LENGKAP DAN BENAR4. KEPUTUSAN PIMPINAN SATMINKAL
5. PROTAP, PEDOMAN TEKNIS6. FUNGSIONALISASI7. KOORDINASI8. PROFESIONALISME PETUGAS
• SUSUNAN ORGANISASI• URAIAN TUGAS
Bagan Susunan Organisasi Kearsipan Dinamis
Pusat Administrasi Daerah
PIMPINAN PUSAT ADMINISTRASIDAERAH
INDUK TATA USAHA DAERAH PEMBINA TEKNIS ADMINISTRASI DAERAH
Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS
PUSAT ADMINISTRASI KOTA / KABUPATEN ADMINISTRASI
PIMPINAN PUSAT ADMINISTRASIKOTA / KABUPATEN ADM
INDUK TATA USAHAKOTA / KABUPATEN ADM
PEMBINA TEKNIS ADMINISTRASIKOTA / KABUPATEN ADM
Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003
BAGAN SUSUNAN ORGANISASIKEARSIPAN DINAMIS
SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL
PIMPINAN SATUAN ADMINISTRASI PANGKAL
INDUK TATA USAHA
CABANG TATA USAHA
Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS INDUK TATA USAHAPIMPINAN INDUK
TATA USAHA
PELAKSANA SEHARI – HARI INDUK TATA USAHA
PENCATATSURAT
PENGENDALISURAT
PENATA SURAT
PENGIRIMSURAT
PENGARAHSURAT
PENERIMASURAT
KETERANGAN:1. PELAKSANA SEHARI – HARI INDUK TATA USAHA HANYA TERDAPAT PADA SATMINKAL
DARI UNIT ORGANISASI YANG SUSUNAN ORGANISASI STRUKTURALNYA TERDIRI DARI 3 TINGKATAN KEWENANGAN.
2. PENERIMA DAN PENCATAT DAPAT DIGABUNG.3. PENGENDALI DAN PENATA DAPAT DIGABUNG.
Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI KEARSIPAN DINAMIS CABANG TATA USAHA
Sumber : SK Gubernur No 45 TAHUN 2003
SEKRETARIS PENGOLAH
PENGOLAH PENGOLAH
PIMPINAN CABANG TATA USAHA
PENGOLAH
PERBEDAAN KEWENANGAN SATUAN/UNIT KERJA SELAKU SATMINKAL DAN BUKAN SATMINKAL
NO1.
2.
3.
ASPEKKEWENANGAN PIMPINAN DALAM PENANDATANGAN NASKAH DINAS INTERN
KEWENANGAN PIMPINAN DALAM PENANDATANGAN NASKAH DINAS EKSTERN
KEWENANGAN PENGGUNAN STEMPEL INSTANSI
SATMINKALYA
YA
YA
BUKAN SATMINKALYA
TIDAK( KECUALI MEMPEROLEH
PELIMPAHAN )
TIDAK
2. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT
( KEP GUBERNUR NO 211 TAHUN 2009 )
PROSEDUR PENGELOLAAN SURATA.Prosedur Pengelolaan Surat Meliputi1. Pengelolaan Surat Masuk.2. Pembuatan Naskah Dinas.3. Pengendalian Surat Keluar
B.Prinsip – Prinsip Prosedur Pengelolaan Surat4. Semua Surat Masuk Ke Satminkal Atau Surat Keluar Dari Satminkal Melalui Satu Pintu Yaitu
Induk Tata Usaha.5. Surat Masuk Diterima, Diarahkan, Dicatat, Didistribusikan, Dan Dikendalikan Oleh Induk Tata
Usaha.6. Surat Masuk Diolah Oleh Cabang Tata Usaha.7. Naskah Dinas Yang Akan Ditandatangani Pimpinan Satminkal Dikonsep Oleh Cabang Tata
Usaha.8. Sebelum Ditandatangani Oleh Pejabat Penandatangan,redaksi Dan Format Konsep Naskah
Dinas Dikoreksi Oleh Induk Tata Usaha.9. Konsep Naskah Dinas Penting Dituangkan Dalam Perbal.10. Cabang Tata Usaha Bertanggung Jawab Atas Substansi Sedangkan Induk Tata Usaha
Bertanggung Jawab Kebenaran Pengetikan Net.11. Naskah Dinas Diberikan Tanggal Dan Nomor Serta Stempel Oleh Induk Tata Usaha.12. Induk Tata Usaha Bertanggung Jawab Atas Pengiriman Naskah Dinas.13. Surat Keluar Dikendalikan Oleh Induk Tata Usaha.14. Perbal, Surat Masuk Dan Surat Keluar Pertinggal Disimpan Oleh Induk Tata Usaha
PIMPINAN SATMINKAL
CTU PENGOLAHITU
KETERANGAN :SURAT MASUK YANG PERLU JAWABAN DIKENDALIKAN DENGAN KARTU KENDALI SURAT MASUK
1.
2.3.
4.
Sumber : KEP Gubernur No 211 TAHUN 2009
PRINSIP PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK
PRINSIP PROSEDUR PEMBUATAN NASKAH DINAS
KETERANGAN:1. Konsep Naskah Dinas penting dituangkan dalam perbal.2. Sebelum ditandatangani pejabat penanda tangan, net rangkap kedua harus diparaf oleh Pimpinan
CTU Pengosep dan Pimpinan ITU, masing-masing pada sisi kiri dan sisi kanan nama jabatan penanda tangan.
ITU
KOORDINASI
PEJABATPENANDA TANGAN
CTU PENGOLAH
CTU TERKAIT3.
1.
2.
Sumber : Kep Gubernur No 211 tahun 2009
TEKNIS PENGISIAN PERBAL NASKAH DINAS
• HALAMAN PERTAMA BERISI DATA PROSES PENYELESAIAN NASKAH DINAS, DATA KEPALA SURAT DAN DATA KAKI SURAT.
• HALAMAN KEDUA DAN KETIGA BERISI TUBUH SURAT, BILA TIDAK CUKUP, ALINEA PEMBUKA DAN ALINEA PENUTUP DIKETIK PADA HALAMAN 2 DAN 3, SELEBIHNYA DIKETIK DI KERTAS LAIN.
• HALAMAN KEEMPAT DIKOSONGKAN.
• SETIAP PEMARAFAN PERBAL HARUS DICANTUMKAN TANGGAL PARAF.
• PENCANTUMAN TANGGAL PARAF HARUS RASIONAL, DALAM ARTI MAMPU MENGGAMBARKAN SECARA BENAR KRONOLOGIS PROSES PEMBUATAN NASKAH DINAS.
• PENCORETAN SEBUAH KATA ATAU KALIMAT TIDAK BOLEH MENGAKIBATKAN KATA ATAU KALIMAT SEBELUMNYA TIDAK TERBACA.
PRINSIP PROSEDUR PENGENDALIAN SURAT KELUAR
ITU (NDP + SM + PERBAL )
CTUPENGONSEP
PEJABATPENANDA TANGAN
1.
2. 3.
KETERANGAN:1. NASKAH DINAS PALING SEDIKIT DIBUAT RANGKAP DUA.2. NDA : NASKAH DINAS ASLI.3. NDP : NASKAH DINAS PERTINGGAL.4. NDT : NASKAH DINAS TEMBUSAN.5. SM : SURAT MASUK6. PENGIRIMAN SURAT KELUAR HARUS DIKENDALIKAN DENGAN KARTU KENDALI SURAT KELUAR.
( NDA ) ( NDT )
Sumber : KEP Gubernur No 211 TAHUN 2009
3. TATA NASKAH DINAS
( PER. GUBERNUR NO 194 TAHUN 2012)
TATA NASKAH DINAS Adalah pengelolaan informasi tertulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengelolaan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
NASKAH DINAS Adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
ASAS TATA NASKAH
• DAYA GUNA DAN HASIL GUNA• PEMBAKUAN
• PERTANGGUNGJAWABAN/AKUNTABILITAS• KETERKAITAN
• KECEPATAN DAN KETEPATAN• KEAMANAN
ASPEK – ASPEK PENTING NASKAH DINAS• PENYELENGGARAAN• BENTUK DAN SUSUNAN• JENIS• PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA• FORMAT• PENGETIKAN• PENANDATANGANAN• PENOMORAN• KOP, STEMPEL, DAN SAMPUL
4. KLASIFIKASI DAN TATA SIMPAN
( KEP GUBERNUR NO 352 / 2004 )
TUJUAN KLASIFIKASI ARSIP
Untuk mendapatkan sistem penyimpanan arsip yang tepat dan akurat.
KLASIFIKASI ARSIP1. KLASIFIKASI ADALAH PENGELOMPOKAN SURAT ATAU ARSIP BERDASARKAN MASALAH,
DITINJAU DARI SEGI FUNGSI DAN TUJUAN.
2. KODE KLASIFIKASI ADALAH TANDA-TANDA PENGENAL PADA SURAT ATAU ARSIP YANG TERDIRI DARI ANGKA NOTASI.
3. KLASIFIKASI ARSIP MENGANUT POLA UDC ( UNIVERSAL DECIMAL CLASSIFICATION ).
4. PENGGOLONGAN NASKAH DINAS BERDASARKAN MASALAH DAN MERUPAKAN PEDOMAN UNTUK PENGATURAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
5. SETIAP MASALAH MEMPUNYAI NOMOR KODE KLASIFIKASI TERTENTU.
6. DIJADIKAN DASAR DALAM PENYIMPANAN ARSIP.
7. PENENTUAN DIGIT / ANGKA KODE KLASIFIKASI HARUS SEDERHANA NAMUN LENGKAP ( MENAMPUNG KEBUTUHAN AKAN PENJABARAN MASALAH KE DALAM SUB MASALAH, SUB MASALAH KE DALAM SUB – SUB MASALAH, DST ).
TATA SIMPAN ARSIPNO1.
2.
3.
4.
JENIS YANG DISIMPANARSIP
KARTU KENDALI
LEMBAR PENGANTAR
LEMBAR DISPOSISI
DASAR PENYIMPANANKODE KLASIFIKASI
KODE KLASIFIKASI
INDEKS
KRONOLOGIS WAKTU (TANGGAL, BULAN, TAHUN )
KETERANGAN:UNTUK MEMPERCEPAT PENEMUAN KEMBALI ARSIP, PADA KARTU KENDALI DICANTUMKAN KODE LOKASI PENYIMPANAN.
5. PENYUSUTAN ARSIP
( KEP GUBERNUR NO 1379 / 2004 )
PENYUSUTAN ARSIPI. TUJUAN : MENGURANGI JUMLAH ARSIP.
II. MANFAAT : - EFISIENSI PENGGUNAAN RUANG KANTOR.- MENINGKATKAN KEINDAHAN DAN - KETERTIBAN RUANG KANTOR.- MENINGKATKAN KENYAMANAN KERJA.- MEMPERMUDAH PENEMUAN KEMBALI ARSIP.
III. PEDOMAN/LANDASAN : - DAFTAR JADWAL RETENSI.OPERASIONAL - KEBUTUHAN ORGANISASI
IV. PERTIMBANGAN : - PENINGKATAN VOLUME ARSIP
- PENTINGNYA DAYA GUNA, TEPAT GUNA ARSIP
- MENJAMIN KESELAMATAN BAHAN PERTANGGUNGJAWABAN DINAS - KETERBATASAN RUANG DAN TEMPAT PENYIMPANAN
PENTAHAPAN PENYUSUTAN
1. PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS DI CABANG TATA USAHA.
2. PEMINDAHAN ARSIP DINAMIS DARI CTU KE ITU.
3. PEMILAHAN ARSIP DINAMIS DI ITU.
4. PEMUSNAHAN ARSIP DI SATMINKAL.
5. TRANSFER ARSIP IN AKTIF KE BPAD.
6. PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN
( PERATURAN GUBERNUR NO 74 TAHUN 2008 )
SARANA PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS
SARANAPENGELOLAAN
SARANAPENYIMPANAN
SARANAPENCATATAN
LEMBAR DISPOSISI
LEMBAR PENGANTAR
KARTU KENDALI
BLANKO PERBAL
LEMBAR PEMINJAMAN
LEMBAR TEGURAN
NOMORATOR SURAT MASUK
BUKU NOMOR SURAT KELUAR
SARANA PENYIMPANAN ARSIP
SARANA PENYIMPANAN KARTU DAN LEMBAR PENCATATAN
ALAT BANTU (GUIDE, CAPTION)