Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

VISIÓN

Ser líderes dentro de las Instituciones de Educación Superior en Colombia en el manejo del Sistema de Archivo, como instrumento de apoyo a las labores académicas, administrativas e investigativas de la Universidad, dentro del marco de la filosofía y principios Lasallistas.

MISIÓN

Velar por la organización, conservación, consulta y protección del Acervo documental de la Universidad de La Salle, mediante la administración eficiente y eficaz con el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, tecnológicos y financieros, para dar respuesta a las necesidades de los diferentes estamentos de la Universidad y  de la Sociedad.

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

PRINCIPIOS

•Conservación •Calidad del Servicio •Veracidad •Custodia en la Información •Reserva •Integridad •Respeto •Gestión                                     •Honestidad

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Objetivo General del Sistema de Archivo Unisalle

Establecer el sistema de Archivo de la Universidad, organizando el recurso de información archivística, con la finalidad de desarrollar el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Universidad desde su origen hasta el día de hoy

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Objetivos Específicos del Sistema de Archivo Unisalle 

•Establecer y difundir las políticas Archivisticas•Facilitar y promover la utilización de los recursos documentales archivísticos •Garantizar el funcionamiento integral y estructurado del Sistema de Archivo Unisalle•Cultura Organizacional para el manejo del correo electrónico •Modernizar el proceso de correspondencia. •Organizar y estructurar los Archivos Central-Histórico en la Universidad de La Salle. •Normalizar del Archivo •Capacitar a todos los funcionarios de la Universidad

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Archivos de Gestión Se entiende por Archivo de de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia de la Universidad de La Salle, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta. en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia.

La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Organización Documental

El archivo de oficina esta compuesto por los documentos que se producen como resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia. La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido.

Universidad de la La Salle

VRAD

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Cuadro de Clasificación Documental - CDD

Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente. 

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Metodología Practica para la Organización de Archivo de Gestión

2000-2001-2002 2003

Lectura previa de los Manuales de Funciones y Procedimientos del la Dependencia IDEM

Levantamiento de inventarios de documentos naturales NO APLICA

Creación del primer borrador de C.C.D SI

Confrontación del C.C.D contra los Archivos de Gestión Se realiza por parte del funcionario encargado de la dependencia.

Creación de la T.R.D de la Dependencia SI

Revisión de la T.R.D con el jefe del área y aprobación SI

Aplicación de la T.R.DSe realiza por parte del funcionario encargado de la dependencia. Con previa asesoria del Funcionario de Archivo

Transferencia (N.O) al Archivo Central de las Series y Subseries. si

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Archivo Central

En el se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la Universidad, de acuerdo con los tiempos dados en años según la Tabla de Retención Documental, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Tabla de Retención Documental

Es un listado de series y tipos documentales por dependencia donde se asignan los años que determinan el tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital, así como su disposición final una vez terminada la vigencia administrativa, legal o fiscal.

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Base de Datos de Servicios

Pantalla inicial de la Aplicación

Pantalla inicial de la Aplicación

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Base de Datos de Servicios

Formulario Formulario principal de la principal de la base de datos base de datos de Serviciosde Servicios

Formulario Formulario principal de la principal de la base de datos base de datos de Serviciosde Servicios

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Formulario principal de la base de datos de Formulario principal de la base de datos de

correspondenciacorrespondencia Formulario principal de la base de datos de Formulario principal de la base de datos de

correspondenciacorrespondencia

Base de Datos de Correspondencia - SIDECO

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Correspondencia - SIDECO

Planilla generada por la base de datos de Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeroscorrespondencia para los mensajeros Planilla generada por la base de datos de Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeroscorrespondencia para los mensajeros

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT

Pantalla inicial de la Aplicación

Pantalla inicial de la Aplicación

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo - ARCHISOFT

Pantalla de Inventario de la Aplicación Pantalla de Inventario de la Aplicación

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Base de Datos de Historias Clínicas - CLINIHISTORIAS

Pantalla inicial de la Aplicación

Pantalla inicial de la Aplicación

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

• SSe complementaran las normas existentes sobre producción de documentos con la finalidad de apoyar al personal encargado de esta actividad en la elaboración de los mismos.

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Disco Duro C: Directorio RaizNombre de la Dependencia

SubdirectorioNombre de la Serie

CarpetaNombre de la Subserie

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS

Ordenación Cronológica: Ubicación de los documentos electrónicos en el tiempo con

relación a este, los documentos deben ser

colocados en forma ascendente por año

DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS

INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Propiedades del DocumentoPropiedades del Documento

Control de CambiosControl de Cambios

Guardar VersiónGuardar Versión

Distribuir Documentos para su Distribuir Documentos para su RevisiónRevisión

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Microsoft Outlook es un programa de mensajería y

administración de información personal

que le ayuda a administrar los

mensajes, citas, contactos y tareas.

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Administre los documentos del día con la lista de tareas personales y de trabajo de Microsoft Outlook. Puede utilizar Outlook para definir un orden de prioridad para las tareas,

establecer avisos de vencimiento y actualizar su progreso. Outlook también realiza el seguimiento de los documentos que se repiten. También puede utilizar Outlook para

asignar tareas a otros y supervisar su progreso.

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

RAZONES POR LAS QUE SE PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC

¿Por qué se pierde ¿Por qué se pierde

la Informaciónla Información?

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

ALMACENAMIENTO

Si no suele acceder a ellos con demasiada frecuencia, lo más recomendable es comprimirlos todos en un único archivo que identifique la Serie Documental ( con la utilidad de Winzip.). De esa forma podrá ganar el espacio que reduce la compresión

A pesar de que el disco duro de nuestro PC o Servidor, pueda parecer de una capacidad inagotable al principio, debe tenerse en cuenta que, más pronto o más tarde, acabará llenándose. Directamente relacionado con este tema se encuentra el hecho de tener gran cantidad de pequeños archivos en Directorios o Subdirectorios dependiendo de la cantidad de Series y/o Subseries Documentales asignadas a cada una de las dependencias.

Sistema de Archivo e Información Documental - UNISALLESistema de Archivo e Información Documental - UNISALLEProyecto ArchivoCopyright 2003

Presentación SAID

Archivos de Gestión

Archivo Central

Servicios de Archivo

Bases de Datos

Documento Electrónico

Pagina Web

IDENTIFICACION DE LA COPIA DE SEGURIDAD