sistema de clasificación de archivos
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Sistema de clasificación de archivosTRANSCRIPT
SISTEMA ALFABÉTICO
Oficios recibidos: AlcaldíaBibliotecasCentros ConcejalesDirecciones: Agua potable
Avalúos y CatastrosAuditoria
EJEMPLO SISTEMA NUMÉRICO
El Sistema de Registro y Control de Documentos (Regycon) que utiliza el GADMUR
• A cada trámite que ingresa automáticamente se le asigna una numeración.
SISTEMA GEOGRÁFICO La identificación que le asigna la Dirección de Avalúos y Catastros del GADMUR a cada predio, así:
Zona sector Manzana Predio Propiedad horizontal
05 01 023 02 000
SISTEMA POR ASUNTOSDirección de Educación:Bandas: Juvenil C.E.I.M: 9 Centros
Municipal Plantel Educativo: de 1ro. A 7mo. EB.Bibliotecas: Municipal Padres de Familia
Selva AlegreICEP
SISTEMA DE DÍGITOS TERMINALESDirección Financiera – Partidas Presupuestarias
73.23.09.2 Uniformes73.23.09.3 Pago refrigerios73.23.09.4 Pago instructores
SISTEMA DECIMALDirección Financiera – Control de Bienes
10 01 01 02 10 02 01 02Muebles Escritorio Madera Inmuebles terrenos parques
SISTEMA ALFANUMÉRICO
Bloques de construcción GADMURBloque A: Principal Bloque B: Casa Antigua
A1: Salón de la Ciudad B1: Direc. Control AmbientalA2: Sala de Monitoreo B2: Direc. Seguridad
ARCHIVADORES
Dirección Avalúos y CatastrosVertical: Almacenamiento Fichas catastralesDigital: Almacenaje de información computarizado
EDADES DE LOS DOCUMENTOS
Infancia: documentos que son fruto de la tramitación de los asuntos propios de cada oficina
Archivo documental de cualquier Dirección desde el año 2007 a la fecha. (0 – 5 años).
Madurez: documentos que ya han cumplido su función (documentación sin vigencia administrativa de 5 a 30 años, documentos con vigencia legal o fiscal) – Archivos intermedios.
Aprobación de planos
Vejez: documentos solemnes que sólo valen para el recuerdo de tiempos pasados. (documentos con valor cultural o de investigación, más de 30 años)
Documentos de la creación del Cantón: ActasAcuerdosOrdenanzasResoluciones
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSConjunto de procedimientos mediante los cuales la documentación es remitida de una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo de vida de los documentos.
Básico (= Ayuntamiento) las oficinas envías sus documentos al archivo general.
Envío de la documentación de cada dirección al Archivo General.
Archivo extenso (=comunidades autónomas, Estado) las oficinas transfieren los documentos a sus respectivos archivos administrativos, desde éstos al intermedio y de aquí al histórico.
PONGAMOS EN PRÁCTICA ESTOS
SISTEMAS DE ARCHIVO
Y DE ESTA MANERA ENCONTRAREMOS FÁCILMENTE LOS
DOCUMENTOS
GRACIAS POR SU
ATENCIÓN