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Sistema de Entrega – Recepción de la Administración Pública del Estado de Tabasco
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CONTENIDO Introducción al sistema .............................................................................................................................................3 Selección de anexos que NO APLICAN a la Unidad Administrativa .......................................................................4 Cierre de sesión ........................................................................................................................................................7 Ingreso al sistema .....................................................................................................................................................4 Elementos relevantes de la pantalla principal del sistema .....................................................................................10
1. ........................................................................................................................10 Herramienta de búsqueda2. .....................................................................................10 Elementos de navegación dentro del repositorio3. ......................................................................................................................10 Menú principal de acciones4. ...............................................10 Sección central donde se muestra el contenido de gabinetes y carpetas5. .............................................................................................................10 Controles para la sección central
Generación de los anexos ......................................................................................................................................11 Inicio del Flujo de Trabajo ......................................................................................................................................18
Descripción detallada del flujo .........................................................................................................................18 Aplicación del flujo de trabajo ..........................................................................................................................18
Actividades de Revisión o Rechazo de los Anexos ...............................................................................................22 Eliminación de formas electrónicas ........................................................................................................................33 Elaboración de Actas ..............................................................................................................................................51 Carga Masiva ..........................................................................................................................................................34
Generar archivos de texto con la información a cargar ......................................................................................34 Ingreso al Sistema ..............................................................................................................................................35
Layouts de los archivos de texto ............................................................................................................................37 Ejecución de la Carga .........................................................................................................................................38 Posibles errores ..................................................................................................................................................41 Importando al Sistema ........................................................................................................................................45
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Introducción al sistema
El sistema de entrega-recepción del Estado de Tabasco está desarrollado sobre una plataforma de Administración de Contenido; específicamente, utilizando la herramienta Documentum. Administración de Contenido es la categoría de software que ayuda a administrar toda la información no estructurada (contenido) en las organizaciones. Esta información existe en distintas formas digitales: documentos de texto, dibujos de ingenieria, imágenes fijas, archivos de audio y video, y muchos otros tipos de archivos y formatos. La administración de contenido le ayuda a crear contenido con aplicaciones comunes de escritorio. De igual forma, captura e incorpora contenido existente que proviene de una variedad de fuentes. Los propósitos principales de contar con una herramienta de Administración de Contenido son los siguientes: • Almacenar de forma centralizada el contenido que sea generado por un gran número de autores
pertenecientes a diferentes entidades o dependendencias • Facilitar la administración y el control del contenido • Aplicar reglas de almacenamiento y seguridad al contenido de forma automática • Distribuir el contenido a las personas indicadas y autorizadas para que sean ejecutadas tareas sobre el
contenido generado • Garantizar la seguridad e integridad del contenido
Creación / Captura Administración Distribución / Archivo
• BPM y Workflow
• Seguridad y Auditoría
• Versionamiento
• Servicios
• Indexación y Búsqueda
• Ciclos de vida
• Rendiciones y Transformaciones
• Documentos virtuales
• Soporte para XML
Aplicaciones Office
Aplicaciones XML
Aplicaciones de diseñode páginas web
Imágenes escanéadas
Documentos generadospor computadora (reportes)
E-mail CD-Rom Fax
Imprimir Portales PDA´s
AplicacionesCorporativas
Archivo y almacenamiento
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Ingreso al sistema
• Las interfaces del sistema de entrega-recepción están desarrolladas sobre una plataforma web con el propósito de evitar la instalación de aplicaciones en las terminales de los usuarios finales.
• El acceso al sistema se lleva a cabo utilizando un navegador o browser, especificamente Microsoft Internet Explorer
• Para ingresar al sistema debe capturarse la siguiente dirección en el navegador : http://entrega.secotab.gob.mx
Selección de anexos que NO APLICAN a la Unidad Administrativa
Ésta opción permite a los usuarios seleccionar cuales anexos corresponen a las unidades administrativas, dependiendo del usuario será la Dependencia y Unidad Administrativa a la que se modifiquen estos valores. • En el menú principal que aparece a continuación, seleccionar la opción Carga Masiva
Una vez logueado como Autor en Carga Masiva, dar click sobre el botón Administración del menú de la derecha:
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Aparece la siguiente pantalla.
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Marcar los anexos que NO aplican seleccionando las cajas de texto que corresponden al anexo y de click en el botón aceptar.
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Si desea borrar la selección de click en el botón borrar, las casillas quedarán limpias (NOTA: No se registrará ningun cambio en el sistema, esto es solo para limpiar las casillas de selección de una manera fácil)
Si desea cancelar seleccione el botón Cancelar, será redireccionado a la pantalla principal
Cierre de sesión
Al terminar de trabajar con la aplicación es importante que seleccione el botón salir para asegurarnos que la sesion ha sido cerrada correctamente.
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Iniciando Sesión
En el menú principal que aparece a continuación, seleccionar la opción Entrega – Recepción
A continuación aparecerá la pantalla de ingreso al sistema, si esta aparece en ingles, solo deberá realizar los siguientes pasos: A continuación aparecerá la pantalla de ingreso al sistema, si esta aparece en ingles, solo deberá realizar los siguientes pasos: 1.- Dar click en More Options 1.- Dar click en More Options 2.- En el combo de Language, seleccionar “español(España)” el primero de la lista, en ese momento de actualizara la pagina y aparecerá en español. 2.- En el combo de Language, seleccionar “español(España)” el primero de la lista, en ese momento de actualizara la pagina y aparecerá en español.
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• Continuamos con el ingreso al sistema. 1. En el campo Nombre: debe ingresar el LA CUENTA DE USUARIO AUTOR provisto por el enlace de la
dependencia. Los nombres de usuario distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Siguiendo este orden: NombredelaDependencia_Siglasdelaunidadadministrativa_Identificadordelusuario(Autor ó Revisor)
2. En el campo Contraseña: debe ingresar el password o contraseña. 3. En el campo Repositorio: deberá estar seleccionado el repositorio secotab 4. Hacer click en el botón de Inicio
• Es recomendable no seleccionar la opción Recordar mis credenciales ya que en caso de que comparta la computadora con otros usuarios, su nombre y contraseña serán capturados automáticamente. Cualquier persona que utilice su computadora podría ingresar al sistema utilizando sus credenciales (usuario y contraseña).
• Una vez que ha ingresado al repositorio, se presentará la interfaz principal del sistema. De forma
automática, el sistema le presentará el contenido del folder de almacenamiento asignado a su Unidad Administrativa.
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2.
3.
4.
Su Archivador inicial está direccionado al fólder de almacenamiento designado a la Unidad Administrativa a la que pertenece.
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Elementos relevantes de la pantalla principal del sistema
A continuación se identifican los elementos principales de la pantalla del sistema: :
1. Herramienta de búsqueda 1. Herramienta de búsqueda 2. Elementos de navegación dentro del repositorio 2. Elementos de navegación dentro del repositorio 3. Menú principal de acciones 3. Menú principal de acciones 4. Sección central donde se muestra el contenido de gabinetes y carpetas 4. Sección central donde se muestra el contenido de gabinetes y carpetas 5. Controles para la sección central 5. Controles para la sección central
1.
2.
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4.
5.
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Generación de los anexos Generación de los anexos
Los anexos del Acta de Entrega Recepción serán elaborados a través de formas electrónicas. Para generar los anexos, los usuarios deberán ingresar al sistema de Entrega – Recepción con la cuenta de Autor y realizar los siguientes pasos:
Los anexos del Acta de Entrega Recepción serán elaborados a través de formas electrónicas. Para generar los anexos, los usuarios deberán ingresar al sistema de Entrega – Recepción con la cuenta de Autor y realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar Archivador inicial del menú de navegación 1. Seleccionar Archivador inicial del menú de navegación
2. Seleccionar Archivo Nuevo Formulario del menú principal
3. A continuación se presentará la siguiente pantalla:
a. En el campo Nombre de formulario: deberá capturar el nombre de la forma, debiendo tener la siguiente sintaxis: Clave del formulario_cuenta de usuario restando la palabra Autor ó Revisor
b. De la caja desplegable Plantilla: deberá seleccionar el formato de captura del anexo correspondiente
1.
2.
a. b.
c.
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c. Una vez que haya capturado el nombre del anexo y seleccionado la plantilla, hacer click en el botón Siguiente
4. A continuación deberá ingresar toda la información solicitada. No hay campos obligatorios, con excepción de la fecha de entrega. Existen formas electrónicas que poseen particularidades debido a su naturaleza como son campos numéricos autocalculados y objeto de opciones que son explicados a continuación. NOTA IMPORTANTE: la información solicitada en el formulario que sea tipo fecha debe llevar el formato “DD/MM/AAAA” (ejemplo: 4 de octubre del 2006 se escribiría asi: 04/10/2006); la información solicitada que sea numérica no debe llevar separador de comas ni puntos decimales se anotan únicamente números enteros (ejemplo: 12,243.99 seria un error en el sistema, se debe capturar como 12244).
5. Existen 32 tipos de anexos. Cada anexo tiene su forma electrónica de captura, con campos e instrucciones generales y específicos. Algunos de los objetos especiales que son generales para todas las formas de captura son:
a. Fecha de entrega:
NOTA IMPORTANTE: El campo Fecha de entrega: deberá ser seleccionado de manera obligatoria. En caso de no seleccionar una fecha, la aplicación enviará el siguiente mensaje de error al momento de intentar guardar la forma
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b. Documentos complementarios: Los documentos de soporte o complementarios al anexo que
está generando pueden ser ingresados al repositorio. Para hacerlo debe seleccionar [Agregar] de la sección Documentos complementarios:
• Después de haber seleccionado [Agregar] aparecerá la siguiente ventana, donde deberá seleccionar el botón Agregar archivos
Utilice las barras de desplazamiento para ver todos los campos de la forma electrónica
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• En la caja de selección de archivos podrá buscar localmente en su computadora los
archivos complementarios del anexo. Una vez seleccionados, la caja para Importar presentará los archivos seleccionados. Seleccionar el botón Siguiente
Una vez seleccionados los archivos complementarios, hacer click en el botón Siguiente
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En la siguente pantalla en el Nombre le cambiaremos a uno que se refiera al formulario que estamos haciendo debiendo llevar la misma sintax: Clave del formulario_cuenta de usuario restando la palabra Autor ó Revisor y una descripción del archivo adjunto.Seleccionar el botón Terminar.
La caja de Documentos complementarios de la forma electrónica presentará los archivos seleccionados, como se muestra a continuación:
c. Insertar y eliminar registros La mayor parte de las formas electrónicas requieren la captura de información en forma de tablas. Las formas están diseñadas para poder insertar registros conforme sean requeridos. De la misma forma, podrán eliminarse. Esto a través de los botones Nuevo Registro y Borrar Registro.
d. Botones de Guardar y Cancelar Cada forma electrónica tiene tres botones que se explican a continuación: • Cancelar. Al presionar el botón de cancelar, se cerrará la forma y se perderán los cambios
realizados. • Guardar. Los cambios son guardados sin cerrar la forma electrónica de captura. • Guardar y cerrar. Cierra la forma electrónica y guarda los cambios
Una vez renombrado los archivos complementarios, hacer click en el botón Terminar
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6. Cajas de selección Algunas de las formas electrónicas cuentan con listas de selección. Una vez que se haya seleccionado la opción deseada, es importante marcar el botón de selección.
NOTA IMPORTANTE: después de seleccionar la opción de la lista desplegable, seleccionar el botón de la opción correspondiente
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7. Campos numéricos autocalculados. Algunas de las formas requieren el ingreso de valores numéricos. Estos valores son calculados automáticamente en la forma para facilitar las actividades de captura a los usuarios. Al guardar la forma los campos autocalculados son actualizados de forma automática. También es posible comprobar los cálculos realizados sin guardar los cambios; para realizar esto es necesario seleccionar el botón Calcular.
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Inicio del Flujo de Trabajo
Un flujo de trabajo se compone por una secuencia de actividades que deberán ser ejecutadas, ya sea por un usuario registrado en el repositorio o automáticamente por el servidor de contenido. Mediante el flujo de trabajo podemos distribuir las actividades de contribución, revisión, aprobación, etc. a las personas requeridas. Los flujos de trabajo nos permiten representar los procesos documentales de la dependencia o entidad. Algunos ejemplos de las actividades automáticas que se ejecutan en el flujo de trabajo configurado para los anexos que se elaboran utilizando la aplicación son transformación del formato del anexo, promoción del estado del flujo de trabajo del documento, liberación del documento, etc. Las actividades que deben ser ejecutadas por un usuario son Revisión y Modificar anexo.
Descripción detallada del flujo
No. Nombre de la Actividad
Tipo de Actividad
Descripción
1 Transform Automática Es generado el documento en formato pdf con la información capturada en la forma electrónica. La forma original no es reemplazada.
2 Revision Manual El jefe inmediato del autor debe autorizar el documento. Podrá revisar la información capturada en la forma electrónica y visualizar el documento final en versión pdf
3 Modificar anexo Manual El autor debe realizar las modificaciones solicitadas por su jefe inmediato
8 Promover a Liberado Manual El documento es promovido al estado de Liberado
Aplicación del flujo de trabajo Una vez que se haya terminado de capturar el anexo, será necesario iniciar el flujo de trabajo. Para hacerlo, siga las instrucciones:
1. Una vez generado el anexo, marcar la caja de selección del anexo y seleccionar Herramientas Flujo de trabajo Iniciar anexos
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2. Seleccionar el Flujo de Trabajo Tabasco Anexos WF y oprimir el botón de Aceptar
3. A continuación agregue una Descripción del Flujo de Trabajo, puede utilizar el nombre del documento para identificar de la misma manera al anexo y al flujo asignado. Por ejemplo: MAT04 SECOTAB DGAGP DCAP AT Presione el botón Siguiente
Marcar la caja de selección del anexo
Seleccionar el Flujo Tabasco Anexos WF
Oprimir Aceptar
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4. En caso de que desee agregar un comentario, oprima el botón Agregar y se desplegará la pantalla que se muestra a continuación. Una vez que haya terminado su comentario, oprima el botón Aceptar. Este paso es opcional.
5. A continuación podrá ver su comentario, lo puede modificar con el botón Editar y lo puede eliminar con el botón Quitar. Seleccione el botón Terminar
Agregue una descripción del Flujo de Trabajo
Presione el botón Siguiente
Para introducir comentarios, presione el botón Agregar
Introduzca el comentario
Presione el botón Aceptar
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Presione el botón Terminar
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Actividades de Revisión o Rechazo de los Anexos
Cada usuario registrado en el sistema se encuentra asignado a un perfil específico, como puede ser autor o revisor. Cada usuario recibirá en su buzón de correo (Bandeja de entrada) notificaciones acerca de las tareas que le son requeridas. Las notificaciones están especificadas en el flujo de trabajo. Para realizar las actividades de revisión deben realizarse los siguientes pasos:
1. Una vez que ha ingresado al Sistema de Entrega-Recepción con cuenta de Revisor, seleccionar la opción Bandeja de entrada del menú de navegación ación
2. A continuación se desplegarán las notificaciones de tareas asignadas a usted 2. A continuación se desplegarán las notificaciones de tareas asignadas a usted
3. Para abrir la actividad, sólo es necesario seleccionar la liga. En la columna Desde se muestra el usuario que le está solicitando su VoBo. Una vez que se selecciona la liga, la siguiente pantalla es desplegada:
3. Para abrir la actividad, sólo es necesario seleccionar la liga. En la columna Desde se muestra el usuario que le está solicitando su VoBo. Una vez que se selecciona la liga, la siguiente pantalla es desplegada:
Seleccione la opción Bandeja de entrada
Tarea pendiente, para abrirla, seleccione la liga
Reenviar ó VoBo del contenido y envio de la liberación del documento al autor
Rechazo del documento para su modificación
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4. El propósito de las actividades de revisión y aprobación es que los responsables (Usuarios Revisores) de las áreas y unidades administrativas autoricen el documento generado por el autor. Para verificar la información capturada es posible revisar el anexo en cualquiera de sus dos formatos, ya sea por medio de la forma electrónica de captura o accediendo al reporte en formato pdf que es como será impreso el documento. Para hacerlo marque la opción del documento y seleccione Mostrar Copias
5. En caso de que desee autorizar el documento, lo único que necesita hacer es seleccionar el botón Reenviar. Esto direccionará el documento a la siguiente actividad del flujo de trabajo.
6. En caso de que desee rechazar el documento, deberá especificar la razón por la que rechaza el documento. Para hacer esto, seleccione la pestaña Comentarios, seleccione el botón Agregar, lo cual desplegará la caja de captura del comentario:
Una vez que presione el botón de Aceptar se mostrará el comentario de la siguiente manera:
Capture el comentario correspondiente
Seleccione el botón Aceptar
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Modificar el Anexo Una vez que el revisor rechaza el anexo, le llega al autor a su bandeja de entrada un mail con un subjet que dice Modificar Anexo. 1.- Da un click en el mail Modificar Anexo 2.- Para hacer las correcciones a la forma, solo se le da click a la liga de la forma electrónica.
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3.- Hacer las correcciones solicitadas en la forma electrónica, a la derecha y abajo, hay unas barras de desplazamiento para moverse en toda la forma.
4.- Antes de terminar, debe presionar el botón de guardar para que la forma se modifique. 5.- Una vez que haya guardo las modificaciones, dar click en Terminar. Aparecera el siguiente mensaje “Esta tarea se eliminará automáticamente de la bandeja de entrada”, desaparece al darle click.
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Liberar el Anexo Una vez que el revisor reenvia el anexo aprobándolo le llega al autor a su bandeja de entrada un mail con un subject que dice Liberar. Para terminar con el proceso el autor deberá:
1. Dar un click en el mail de liberar. 2. Darle click en el botón de Terminar. 3. Muestra una pantalla asegurando la opción de terminar darle click en el botón de Aceptar.
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Editar un Anexo Puede llegarse a dar la necesidad de modificar el anexo debido ya sea a cambios necesarios antes de enviar el anexo a revisión, o bien debido a alguna modificación solicitada por el revisor. Pasos:
1. Estar logeado en el link de Entrega-Recepción como Autor. Dando click al Archivador Inicial donde se encuentran todos los anexos realizados.
2. Seleccionar el archivo que necesita editar. 3. Ir al Menú Archivo- Editar.
4. Muestra el anexo y ahí se deben realizar los cambios necesarios. 5. Una vez terminados los cambios dar en Guardar y Cerrar. 6. En este caso se debe aplicar el Flujo de trabajo para que genere los cambios solicitados y se envíe al
revisor para que verifique dichos cambios . NOTA: SI EL ANEXO YA FUE REVISADO Y AUTORIZADO Y SE EDITA Y SE HACEN CAMBIOS ES NECESARIO VOLVER A APLICAR EL FLUJO DE TRABAJO.
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Checar para borrar 2 paginas
Visualización e impresión del documento final o rendición La forma electrónica que es generada por los autores y contribuidores está diseñada para capturar la información. Sin embargo, la forma no debe ser considerada como el formato final del documento, ya que con la información que contiene, se genera el documento o reporte final. • Para revisar el documento en el formato final dentro de la notificación de actividad realice los siguientes
pasos:
1. En caso de que se encuentre ejecutando una de las actividades de aprobación o autorización, podrá tener acceso al documento directamente en la ventana de la actividad.
2. Marque la caja de selección del documento y después seleccione Mostrar Copias
Documento anexo en las pantallas de las actividades de los flujos de trabajo
Marque la caja de selección del documento
Seleccione Mostrar Copias
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3. A continuación serán mostradas las dos versiones del anexo. Seleccione la opción Acrobat PDF y se abrirá el documento para ser revisado.
Seleccione Acrobat PDF
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• Para visualizar el reporte final desde el Archivador inicial:
1. Una vez seleccionado el Archivador inicial, marque el documento que desea consultar y seleccione Mostrar Copias
Para modificar la orientación del reporte y poder imprimir todas las columnas, debe seleccionar lo siguiente: 1. En el Acrobat PDF (software de visualización de documentos) donde se despliega el reporte seleccione
File Print Setup (Archivo Configuración de Impresión)
Marque el documento que desea consultar.
Seleccione Mostrar Copias
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Para imprimir el reporte en forma Horizontal, seleccione Orientation Landscape (Orientación Paisaje). Presione el botón Ok
Impresión del Documento Para imprimir el documento seleccione File Print (Archivo Imprimir)
Seleccione en Orientation (Orientación) Lanscape (Paisaje)
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En la siguiente pantalla, seleccione la opción Fit to paper (Ajustar a los márgenes de la impresora) y active la casilla de verificación Auto-Rotate and Center (Rotar Automáticamente y Centrar)
Finalmente presione OK (Aceptar) para imprimir el documento.
Seleccione Fit to paper (Ajustar a los márgenes de la impresora)
Active Auto-Rotate and Center (Rotar Automáticamente y Centrar
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Eliminación de formas electrónicas
En caso de que se requiera eliminar la forma electrónica deberán realizarse los siguientes pasos:
1. Seleccionar la forma que desea eliminar
2. Seleccionar Archivo Eliminar
3. Hacer click en el botón Aceptar
4.
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Carga Masiva
Generar archivos de texto con la información a cargar La opción de Carga Masiva permitirá a los usuarios generar formatos de formas con la información de un archivo de texto, el archivo de texto se genera a partir de información de una base de datos o un archivo tipo Excel. Antes de ver si un archivo es candidato a ser subido por medio de carga masiva debe tomarse en cuenta lo siguiente: si el archivo que voy a subir tiene menos o igual a 5 registros (renglones, datos) pues se recomienda darlos de alta de manera manual sin dar de alta la carga masiva. Si son más de 5 registros entonces si conviene hacerlo a través de la carga masiva. Las formas que cuentan con la opción de carga masiva son:
I MARCO JURIDICO NRM-01 MARCO JURIDICO-ADMINISTRATIVO Anexo 1- A
IV RECURSOS FINANCIEROS
FIN-06 DEUDORES DIVERSOS Anexo 1- B
FIN-07 CUENTAS POR COBRAR (CRÉDITOS FEDERALES Y ESTATALES) Anexo 1- C
FIN-08 CUENTAS Y RETENCIONES POR PAGAR Anexo 1- D
FIN-12 VALORES Y BIENES EN CUSTODIA Anexo 1- E
V RECURSOS MATERIALES
MAT-03 INVENTARIO DE ALMACÉN Anexo 1- F
MAT-04 RELACIÓN DE ARCHIVOS Anexo 1-G
MAT-02 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES Anexo 1- H
VI SISTEMAS DE INFORMACION
SIS-01 SOFTWARE ADQUIRIDO Anexo 1- I
SIS-02 SOFTWARE DESARROLLADO Anexo 1- J
SIS-03 RESPALDOS DE INFORMACIÓN DE ARCHIVOS O PROGRAMAS EN MEDIOS MAGNÉTICOS
Anexo 1- K
VII OBRAS PÚBLICAS OBR-01 INVENTARIO DE OBRAS EN PROCESO Anexo 1- L
XI INFORMES ESPECIALES INF-01 SEGUROS VIGENTES
Anexo 1- M
El formato de cada uno de los archivos puede verse en el Anexo indicado en la columna derecha de la tabla. NOTA: Es importante mantener este formato para cada uno de los archivos de texto para asegurar que la generación de la forma sea correcta.
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Ingreso al Sistema
• Seleccione CARGA MASIVA de la interfaz principal de la página http://entrega.secotab.gob.mx. • Ingrese la cuenta de Autor y contraseña • Seleccione el botón Enviar
A continuación se mostrará la siguiente pantalla: En caso de que usted sea direccionado a la pantalla inicial, verifique que tanto su usuario como su contraseña sean correctos o contacte al enlace de su dependencia.
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Antes de ejecutar la aplicación de carga masiva es necesario que realice los siguientes pasos:
1. Seleccione la liga CON EL BOTÓN DERECHO DE SU MOUSE de la caja que se muestra en la parte inferior de la pantalla principal
2. Seleccione Save Target As / Guardar Como
3. Seleccione la siguiente ruta C:\Documents and Settings\nombre_de_usuario y posteriormente seleccione All Files de la lista Save as type: Oprima el botón Save
1. Seleccione aquí con el botón derecho
2. Seleccione Save Target As (Guardar Como)
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Layouts de los archivos de texto
Los layouts son como máscaras hechas en Excel que ayudan a que el usuario pueda subir varios registros en un par de pasos sencillos de usar. Los layouts están hechos en Excel a fin de que el usuario solo tenga que copiar y pegar con el fin de lograr hacer un archivo de texto que pueda leer la base de datos. Para realizar los layouts se necesitan seguir los siguientes pasos:
1. Bajar los layouts (archivos en Excel), para poder generar las plantillas. Los layouts se encuentran en la página http://entrega.secotab.gob.mx.
2. La información que se vaya a pegar a los archivos de Excel debe ser revisada previamente por el responsable de la Unidad Adiministrativa.
3. Seleccionar la pestaña del layout del cual se necesita generar la carga masiva. 4. Empezar a vaciar los datos a partir de la COLUMNA B en todos y cada uno de los layouts es igual,
desde el renglón 1. (La parte donde se debe escribir o copiar datos es la que está sombreada) NOTA IMPORTANTE: la información solicitada en el formulario que sea tipo fecha debe llevar el formato “DD/MM/AAAA” (ejemplo: 4 de octubre del 2006 se escribiría asi: 04/10/2006); la información solicitada que sea numérica no debe llevar separador de comas ni puntos decimales se anotan únicamente números enteros (ejemplo: 12,243.99 seria un error en el sistema, se debe capturar como 12244).
1. Seleccione \Documents and Settings\nombre_de_usuario con el que está entrando a Windows.
2. Seleccione All Files (Todos los tipos) de la lista Save as type (Guardar tipo):
3. Oprima el botón Save (Guardar)
4. Si el nombre del archivo llegara a desaparecer debe guardarse como “.java.policy”
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NOTA: NO DEBE UTILIZARSE COLUMNA A PARA TECLEAR INFORMACIÓN. 5. Una vez vaciados los datos del membrete que son los renglones 1,2,3,4, favor de vaciar las columnas
B,C,D,E,F hasta las columnas que la máscara señale (cada layout es distinto, debido a los datos que se requiere en cada uno de ellos).
6. Conforme va llenando las columnas y los renglones la COLUMNA A va arreglando las columnas de acuerdo a como las va necesitando.
7. Si por alguna razón ud. Tiene más datos y en la COLUMNA A la formula no llega hasta el renglón de datos que usted necesita, puede copiar y pegar la formula de la columna hasta el renglón que se necesite.
8. Una vez terminado el vaciado de datos y copiado la formula de la COLUMNA A el paso que sigue sería: copiar la COLUMNA A y pegarla en un editor de texto llamado Bloc de Notas o NotePad (en inglés). Para abrir este editor vaya al inicio de Windows/Programas/Accesorios/Bloc de Notas o Note Pad
9. Una vez copiados los datos que originalemente estaban en la COLUMNA A ahora lo que procede es guardar el archivo con el nombre del anexo asegurandonos que la extensión del archivo que estamos guardando es TXT.
10. Ahora ese archivo con extensión TXT se debe cargar en el módulo de carga masiva que se explica a continuación.
Ejecución de la Carga En el menú de la derecha seleccione Carga Masiva
El primer paso para ejecutar la carga masiva es seleccionar el archivo de texto de la forma que va a generar, dando click sobre el botón que se indica a continuación:
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Se abrirá una ventana en la que debe seleccionar el archivo de texto, la extensión del archivo debe ser: .txt De click sobre el botón abrir, inmediatamente verá que en la caja de texto aparecerá la ruta del archivo que seleccionó.
Oprima el botón que se indica
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Seleccione el nombre de la forma que desea generar, debe dar click sobre el nombre de la forma Después de seleccionarla de click sobre el botón “Aceptar”.
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Posibles errores Durante el proceso de carga los posibles errores son los siguientes:
La extensión del archivo es diferente a txt, debe seleccionar un archivo txt, vuelva a dar click sobre el botón “…” y seleccione el archivo correcto. El botón Aceptar volverá a habilitarse.
La información que contiene el txt no corresponde a la foma que desea generar. Asegurese que el archivo de texto que eligió sea el correcto para la forma que eligió. Ó en su defecto verifique que el archivo de Excel del cual copió la información no contiene caracteres (letras) extraños ni saltos de línea.
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Contacte al Administrador del sistema y reporte el error XSL:Connection Refused. Al terminar la carga de la información se generará un archivo PDF en el escritorio de la computadora con el nombre ReporteTabasco.pdf.
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La carga ha concluido, valide que la forma haya sido generada correctamente, abra el archivo pdf dando doble click sobre él.
Reporte generado por Carga Masiva con el nombre por default ReporteTabasco.pdf
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El siguiente paso es importarlo al sistema de Entrega-Recepción.
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Importando al Sistema El documento que acaba de crear con la aplicación de Carga Masiva deberá importarlo al Sistema de Entrega Recepción. Para hacerlo, siga las siguientes instrucciones: 1. Ingrese al Sistema de Entrega Recepción con cuenta de Autor 2. Seleccione Archivo Importar
3. Seleccione Agregar archivos
Archivo Importar
Agregar archivos
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4. Seleccione el archivo del escritorio de su computadora
5. Seleccione Siguiente
Seleccione Desktop (Escritorio) para localizar su archivo con extensión .pdf
Seleccione Siguiente
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6. Se cambia el nombre del anexo empezando por la clave del mismo siguiendo con su unidad administrativa
y terminando con la dependencia a la que pertenece. Ejemplo: MAT04 SECOTAB DACP ST 7. Siguiendo en la misma pantalla debemos cambiar el Tipo de documento por Documento (tab_td_anexo).
Darle click en Terminar.
8. Se le da click en Terminar. En el archivador Inicial se mostrará como si fuera un archivo en PDF.
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NOTA: SE DEBE APLICAR FLUJO DE TRABAJO A LOS ARCHIVOS DE CARGA MASIVA, EL FLUJO DE TRABAJO NO IMPLICA REVISIONES POR PARTE DEL REVISOR, ES SOLO PARA FINES DE REPORTES DE LA SECOTAB.
Este es el archivo que importamos del escritorio al repositorio inicial de la unidad administrativa, el cual fue hecho en carga masiva.
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Inmediatamente después de haber importado el archivo, deberá aplicar un flujo de trabajo para registrar que el anexo fue realizado, seleccione el archivo en la casilla de la izquierda, como se muestra:
Seleccione Herramientas Flujo de Trabajo Iniciar anexos, la siguiente pantalla se desplegará:
Seleccionar el Flujo XFlujo Carga Masiva
Oprimir Aceptar
Seleccione Herramientas Flujo de trabajo Iniciar anexos
Marcar la caja de selección del pdf
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De click en el botón Aceptar, la siguiente pantalla se presentará. Asigne el nombre al flujo de trabajo, se recomienda darle el mismo nombre del formulario. Dé click en el botón Terminar
Al terminar la pantalla del archivador inicial se desplegará. Para revisar (no es necesario hacerlo) que el flujo de trabajo se haya ejecutado exitosamente, vaya a la Bandeja de entrada y verá el mensaje: XFlujo Carga Masiva El trabajo ha finalizado
El proceso de Carga Masiva ha concluido, usted no necesita realizar más actividades para este flujo.
El flujo de trabajo concluyó
Bandeja de entrada
Presione el botón Terminar
Nombre el flujo de trabajo igual que el formulario
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Elaboración de Actas
Para la generación de las Actas de Entrega – Recepción siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccionar Archivador Inicial y posteriormente seleccionar Archivo Nuevo Documento
2. En la pantalla que se muestra a continuación, capturar el Nombre del documento, este debe llevar la siguiente sintaxis: Nombre de la plantilla_cuenta de usuario restando la palabra Autor ó Revisor, seleccionar la plantilla de acuerdo al tipo de Acta que desea elaborar y oprimir el botón Terminar
Seleccione Archivador Inicial Archivo Nuevo Documento
Capturar el Nombre del documento
Seleccionar la Plantilla adecuada
Oprimir Terminar
Manual de Usuario
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3. La plantilla se abrirá en Microsoft Word. Deberá completarla y al terminar debe guardar el documentos
con otro nombre y en la ubicación que desee, puede ser en un USB, en un CD, etc., en cualquier carpeta de su equipo de computo, para que en cualquier momento lo pueda abrir para su modificación.