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SISTEMA DE GESTÃO DA MANUTENÇÃO, DE EQUIPAMENTOS E INSTALAÇÕES TÉCNICAS
Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros
MIEEC - AutomaçãoJulho 2012
Enquadramento
Projeto desenvolvido no âmbito da disciplina de dissertação do MIEEC da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP).
Toma como caso de estudo o Serviço de Electromedicina e Equipamentos (SEE) do Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho (CHVNG/E).
Pretende a análise e desenvolvimento de um sistema de gestão da manutenção de apoio ao serviço referido.
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP
Estrutura da Apresentação
1. Introdução Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia Serviço de Electromedicina e Equipamentos Necessidade Objetivos Metodologia
2. Conceitos 3. Análise de Processos
Identificação de Processos (AS IS) Redesenho dos Processos (TO BE)
4. Análise do Domínio 5. Especificação das Interfaces da Aplicação 6. Conclusões
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Introdução
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
História
Antigo Sanatório (início séc. XX);
Reconvertido dos anos 70 a hospital geral de vocação pneumológica;
Fusão em 2007 com o Hospital da Nossa Senhora da Ajuda de Espinho.
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Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
Estrutura
Unidade I: Hospital Santos Silva
Unidade II: Hospital Comendador Manuel Moreira de Barros
Unidade III: Hospital Nossa Senhora da Ajuda
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Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
Cobertura Vila Nova de Gaia Espinho Entre Douro e Vouga
Assistência População de 700 mil
habitantes Mais de 2000 utentes diários
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP Viana do
CasteloBraga
Porto
Vila Real Braganç
a
Aveiro
Viseu
Guarda
Coimbra
Castelo Branco
Leiria
Lisboa
Santarém Portaleg
re
Évora
Setúbal
Beja
Faro
Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho
Organização
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Serviço de Electromedicina e Equipamentos
Missão
Assegurar a manutenção e monitorização dos equipamentos do centro hospitalar;
Assegurar o funcionamento dos equipamentos de acordo com as normas, regulamentos e legislação em vigor;
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Serviço de Electromedicina e Equipamentos
Estrutura
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Serviço de Electromedicina e Equipamentos
Volume de Ordens de Trabalho
Aproximadamente 12 mil ordens de trabalho anuais;
Média de 1030 ordens mensais.
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Ano Jan. Fev. Mar. Abr.Mai
.Jun. Jul.
Ago
.Set.
Out
.Nov.
Dez
.Total
Médi
a
2008 1592 1030 927 1181 1013 1049 1387 1039 1332 1421 1362 951 14284 1190
2009 1275 1160 1409 955 890 886 1213 756 847 940 878 744 11953 996
2010 1228 970 919 861 895 712 777 838 930 999 877 907 10913 909
2011 1103 1001 1119 840 1112 868 956 1054 1121 981 1222 930 12307 1026
Necessidade
Sistema de gestão capaz de:
Criar e gerir ordens de trabalho; Controlar o estado de cada OT a cada
momento; Manter um histórico das ordens de trabalho; Manter uma base de dados de equipamentos; Interagir com os serviços ou fornecedores; Realizar gestão documental;
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Objetivos
Foi então proposto a realização do projeto no âmbito de tese de mestrado na FEUP com os principais objetivos:
Estudo dos conceitos associados à gestão da manutenção e gestão por processos;
Análise dos processos de trabalho, dos seus fluxos e documentação associada;
Conceção e desenvolvimento de um sistema de gestão da manutenção adequado às necessidades do caso de estudo;
Implementação e teste da aplicação.
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MetodologiaSistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações Técnicas
FEUP
Conceitos
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Conceitos
Processo de Negócio Conjunto de atividades que transformam
entradas em saídas.
A forma como são transformadas as entradas em saídas depende das características do trabalho a realizar.
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Conceitos
Especificidade do Processo
Processos de Workflow
Processos Semi-Estruturados
Processos Colaborativos
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Muito Específico
Pouco Específico
Conceitos
Processo de Workflow Atividades bem identificadas e definidas; Ordem de execução bem definida.
Sistemas de informação rígidos, que controlam todas as etapas do processo.
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Conceitos
Processos Colaborativos Pouca informação sobre as atividades; Pouco sistematizado, sem ordem de atividades
aparente.
Sistemas de informação para partilha de informação, ficheiros, etc., sem controlo predefinido do processo.
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Conceitos
Processos Semiestruturados Identificadas algumas das atividades ou sequências de
execução; Flexível e adaptável a várias soluções para o mesmo
processo.
Sistemas de informação baseados no conhecimento e poder de decisão do utilizador. Permitem o controlo de algumas atividades do processo sem lhe conferir rigidez de execução.
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Análise de Processos
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Identificação de Processos (AS IS)
O SEE atua sobre duas grandes áreas de trabalho: Gestão da Manutenção Gestão de Equipamentos
Ambas as áreas são suportadas pela gestão de ordens de trabalho. As ordens de trabalho terão como
finalidade registar e controlar o trabalho efetuado.
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Identificação de Processos (AS IS)
Foram identificados os seguintes processos de trabalho, divididos por área funcional:
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Identificação de Processos (AS IS) Processo “Tratar Requisição Interna” (AS IS)
Objetivo: Atendimento, triagem e priorização de pedidos de intervenção efetuados
pelos serviços do CHVNG/E ou departamentos do SEE.
Entradas Pedidos de Manutenção Manutenções Programadas Pedidos de Aquisição de Equipamentos Pedidos de Cedência de Equipamentos Pedidos de Abate de Equipamentos
Saídas Ordens de Trabalho Requisições concluídas;
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Meio de contacto?
Cria OT
Detecção de Necessidade
Elaboração de Requisição Interna
Pedido de Esclarecimento
Contacto Telefónico
Recepção no software conforme?
Priorização OT
Manutenção coberta por
CAT?
Executar OT com CAT
Executar OT sem CAT
Sim Não
Telefone Software
Atendimento no Helpdesk
Não
Sim
Requisição Reencaminhada
Serviço Requisitante Helpdesk Outros Serviços
Pedido da responsabilidade
do SEE?Não
Sim
Informação Adicional
Pedido Reencaminhado
Ordem de Trabalho Encaminhada
Modelo do Processo:
Identificação de Processos (AS IS)
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Processo de workflow, com sequência de atividades bem definida.
Analisando o processo, foram identificadas algumas ineficiências do mesmo.
Meio de contacto?
Cria OT
Detecção de Necessidade
Elaboração de Requisição Interna
Pedido de Esclarecimento
Contacto Telefónico
Recepção no software conforme?
Priorização OT
Manutenção coberta por
CAT?
Executar OT com CAT
Executar OT sem CAT
Sim Não
Telefone Software
Atendimento no Helpdesk
Não
Sim
Requisição Reencaminhada
Serviço Requisitante Helpdesk Outros Serviços
Pedido da responsabilidade
do SEE?Não
Sim
Informação Adicional
Pedido Reencaminhado
Ordem de Trabalho Encaminhada
Modelo do Processo:
Pedido por software é registado automaticamente;Pedido por telefone é mais demorado, e obriga a registo posterior do helpdesk no sistema.
Técnicos dos Serviços de Saúde sem conhecimentos para avaliar necessidades de manutenção.
Avaliação não suportada pelo sistema informático atual
Redesenho de Processos (TO BE)
Para o desenvolvimento do sistema de gestão da manutenção, foi proposto o redesenho do processo de trabalho.
Com base na interação com uma aplicação informática de suporte.
Abordagem semiestruturada do processo, para maior flexibilidade.
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Redesenho de Processos (TO BE)
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Processo “Tratar Requisição Interna” (TO BE)
1) Criar Requisiçã
o
2) Receber e
Avaliar Requisiçã
o
3) Realizar
Diagnóstico
4) Receber e
Avaliar Diagnósti
co
5) Encerrar Requisiçã
o
6) Criar Ordem de Trabalho
serviços helpdesk Técnico interno
helpdesk helpdesk
helpdesk
7) Criar Manutenção Periódica
sistema
8)Confirmar Ordem
de Trabalho
Preventivahelpdesk
Plano de Manutenção
Necessidade de
Manutenção
Executar Ordem
de Trabalho
Redesenho de Processos (TO BE)
Identificadas as grandes atividades do processo: Execução de cada atividade depende da
decisão do executante.
Fluxo das atividades pode variar: Diferentes soluções possíveis para o
processo.
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Redesenho de Processos (TO BE)
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Processo “Tratar Requisição Interna” (TO BE)
1) Criar Requisiçã
o
2) Receber e
Avaliar Requisiçã
o
3) Realizar
Diagnóstico
4) Receber e
Avaliar Diagnósti
co
5) Encerrar Requisiçã
o
6) Criar Ordem de Trabalho
serviços helpdesk Técnico interno
helpdesk helpdesk
helpdesk
7) Criar Manutenção Periódica
sistema
8)Confirmar Ordem
de Trabalho
Preventivahelpdesk
Plano de Manutenção
Necessidade de
Manutenção
Executar Ordem
de Trabalho
Identificação de Processos (TO BE)
Da mesma forma, foram redesenhados os restantes processos de trabalho.
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Análise do Domínio
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Análise do Domínio
Complementar à análise dos processos
Objetivos: Identificar as entidades envolvidas; Identificar as relações entre as entidades; Elaborar o modelo de dados do sistema de
gestão da manutenção.
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Modelo Concetual do Domínio
Principais Entidades
Principais Interações
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Serviço
Centro de Custo Local
UGI
Equipamento OT
Requisição
OrçamentaçãoContrato Fornecedor
Aquisição
Técnico Interno
Modelo de Dados
Evolução do modelo conceptual.
Identifica os dados envolvidos, os seus atributos e a cardinalidade das suas relações.
Fundamento da Base de Dados da aplicação.
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Modelo de Dados
Equipamento
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Nº InventárioNº Série
Equipamento
Nome
Marca
Nome
Modelo
Nome
Tipo Equipamento
Nome
Família de Equip.1 N
1
N1 N
1
N
N
N
Exemplo: Um computador (tipo) da marca ACER, modelo ASPIRE, com o número de série 123 pertencerá à família da “Informática”.Esse computador terá como atributos únicos o número de série atribuído pelo fabricante e o número de inventário para identificação no centro hospitalar.
Modelo de Dados
Serviço
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Nº InventárioNº Série
Equipamento
Cod Serviço
Serviço1N
Cod UGI
UGI
1
N
Cod CC
Centro de CustoN 1
N
N
Cod Piso
Piso
Cod Edifício
Edifício
Cod Unidade
Unidade
N
11N
Cod Sala
Sala
N
1N 1
Especificação de Interfaces
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Especificação de Interfaces
Com base nos processos identificados e no modelo de dados elaborado, foram especificadas as interfaces do sistema de gestão da manutenção.
Correspondência aos processos propostos Tratar Requisição Interna (TO BE). Orçamentar Intervenção (TO BE).
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Conclusões
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Conclusões
Os objetivos deste trabalho foram cumpridos com exceção da implementação da aplicação.
Sistema de Gestão da Manutenção totalmente especificado, podendo futuramente ser implementado pelo serviço.
Procurou-se uma abordagem por processos semiestruturados: Diversidade de soluções para cada processo. Helpdesk como gestor central da maioria dos processos. Constante reestruturação administrativa.
A aplicação permite a execução dos processos de trabalho do SEE, de forma flexível a diferentes situações, tendo como base o conhecimento dos atores envolvidos.
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Referências
1. José Manuel Torres Farinha, “Uma Abordagem Terológica da Manutenção dos Equipamentos Hospitalares”, 1994.
2. Mário Brito, “Manual Pedagógico PRONACI Manutenção”, 2003.3. John Moubray, "Reliability – Centered Maintenance”, 1997.4. NP 4483, “Sistemas de Gestão da Manutenção, Requisitos”, 2008.5. José Paulo Saraiva Cabral, “Gestão da Manutenção de Equipamentos, Instalações e Edifícios”, 2009.6. INAC, “Technical Information Document – Maintenance Management Systems”, 2000.7. NP EN 13306, “Terminologia da Manutenção”, 2007.8. Centro de Formação Profissional Nansen Araújo, “Gerenciamento da Manutenção”, 2005.9. Michael Hammer, “The Agenda: What Every Business Must Do to Dominate the Decade”, 2001.10. Tomas Andersson, “State-Flow Technique for Business Process Analysis: Case Studies”, 2002.11. Michael Hammer, James Champy, “Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution”,
1994.12. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho. Disponível em http://www.chvng.pt. Acesso em Fevereiro
2012.13. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Relatório e Contas 2010”, 2011.14. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Organograma”, 2011.15. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Regulamento Interno do Serviço de Electromedicina e
Equipamentos”, 2011.16. Centro Hospitalar de Vila Nova de Gaia e Espinho, “Manual de Gestão da Qualidade do Serviço de
Electromedicina e Equipamentos”, 2011.17. Serviço de Electromedicina e Equipamentos, Disponível na aplicação CPC de suporte à gestão de Ordens
de Trabalho. Acesso em Fevereiro 2012.
Sistema de Gestão da Manutenção, de Equipamentos e Instalações TécnicasFEUP
DISCUSSÃO E QUESTÕES
Tiago Jorge Gadelho Tavares Barreiros
MIEEC - AutomaçãoJulho 2012