FACULTAD DE INGENIERAESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERA DE SISTEMAS

TESIS

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INGENIERO DE SISTEMAS

Diseo e Implementacin de un Sistema web para la gestin de tramite documentario para la atencin de los usuarios de la Municipalidad del Centro Poblado de Andrs Araujo Moran, Tumbes 2015

Elaborado por:Clever Jhonathan Sosa Carrillo

Asesora:Ing. Karla Neyra AlemnTumbes-Per2014

CAPITULO IIMARCO TERICO

2. Antecedentes de la investigacin.2.1 proyectos de investigacin. Ttulo: Tesis sistema web para la gestin de tramite documentario en la municipalidad provincial de Sullana [footnoteRef:1] [1: Medina Sandoval, Carlos Andrs. Sistema web para la gestin de trmite documentario en la municipalidad provincial de Sullana. Tesis (obtener Ttulo Profesional de Ingeniero de Sistemas) Piura, Per: UNIVERSIDAD CSAR VALLEJO, Facultad de Ingeniera Escuela de Ingeniera de Sistemas, 2007.]

Autor: Medina Sandoval, Carlos Andrs.Lugar: UNIVERSIDAD CSAR VALLEJO PIURA (2007)Relacin: esta tesis nos explica el desarrollo de un sistema web para la gestin de trmite documentario a travs de un de un sistema web el cual pone especial nfasis en las consultas realizadas antes y durante la tramitacin de documentos de importancia presentado por los usuarios. Ttulo: Gestin de documentos: El caso del Consorcio SMS [footnoteRef:2] [2: LANDA MOLINA, Luz Mercedes. Gestin de Documentos: El caso del Consorcio SMS. Tesis (Licenciada en Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin) Lima, Per: Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad de Letras y Ciencias Humanas, 2002. 118 h ]

Autor: Landa Molina, Luz Mercedes Lugar: Universidad Nacional Mayor de San Marcos (Ao 2002) Relacin: esta tesis nos explica varios aspectos referentes a la documentacin y el proceso de los mismos en la organizacin, permitindonos comprender y distinguir algunos temas para nuestra investigacin.

Ttulo: Implementacin de un sistema de gestin documentaria basado en tecnologa Web para mejorar la gestin de documentos en el Gobierno Regional - Lambayeque. 1[footnoteRef:3] [3: GUEVARA ALCALDE, Luis Alberto. Implementacin de un Sistema de Gestin Documentaria basado en Tecnologa Web para mejorar la gestin de documentos en el Gobierno Regional Lambayeque. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Chiclayo, Per: Universidad Seor de Sipn, Facultad de Ingeniera, Arquitectura y Urbanismo, 2007. 225 h. ]

Autor: Guevara Alcalde, Luis Alberto Lugar: Universidad Seor de Sipn (Ao 2007) Relacin: esta investigacin emplea a la tecnologa Web como alternativa para la realizacin de la aplicacin, adems existe semejanza en algunos procesos del negocio. Ttulo: Desarrollo de un Sistema de Control documentario para el apoyo a la gestin de la Municipalidad Provincial de Ferreafe [footnoteRef:4] [4: OROZCO SIGEAS, Juan Carlos. Desarrollo de un Sistema de Control Documentaria para el apoyo a la gestin de la Municipalidad Provincial de Ferreafe. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Lambayeque, Per: Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo, Facultad de Ingeniera Civil, de Sistemas y Arquitectura, 2005. ]

Autor: Orozco Sigeas, Juan Carlos Lugar: Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo (2005) Relacin: Esta investigacin expone una serie de procesos similares a los nuestros, adems compartimos una mismo objetivo: promover servicios pblicos de calidad, lograr la participacin y concertacin de los vecinos y de la sociedad civil, y de mejorar efectivamente el control y la organizacin de los documentos.

Ttulo: Sistema de Informacin y el Plan de Tecnologa de clasificacin y bsqueda de expedientes del Archivo Regional de Lambayeque [footnoteRef:5] [5: DAZ C. Mario, SUCLUPE A. Danny. Sistema de Informacin y el Plan de Tecnologa de clasificacin y bsqueda de expedientes del Archivo Regional de Lambayeque. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Chiclayo, Per: Universidad Catlica Santo Toribio de Mogrovejo, Facultad de Ingeniera, 2004 ]

Autor: Daz Castillo, Mario y Sclupe Alamas, Danny Lugar: Universidad Catlica Santo Toribio de Mogrovejo (2004) Relacin: Busca mejorar el desempeo del usuario interno en el manejo y ubicacin de expedientes. Ttulo: Diseo de un modelo para la implantacin de un sistema de gestin documental en reas u organizaciones jurdicas.2[footnoteRef:6] [6: CONTRERAS H. Felipe, FORERO G. Felipe. Diseo de un modelo para la implantacin de un sistema de gestin documental en reas u organizaciones jurdicas. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Bogot, Colombia: Pontificia Universidad Javeriana. Facultad de Ingeniera. 2005 ]

Autor: Contreras Henao, Felipe Andrs Forero Guzmn, Felipe Lugar: Pontifica Universidad Javeriana (Ao 2005) Relacin: esta investigacin define varios conceptos los cuales son de suma importancia para nuestro proyecto, contribuyendo adicionalmente con ideas que permitiran la innovacin de la aplicacin.

2.2 MARCO CONCEPTUAL

2.2.1 Sistema de Gestin Documentaria vs. Sistema de Trmite Documentario Sistema de Gestin Documentaria [footnoteRef:7] [7: MARTN F. Julio. Gestin Documental y procesos en las Administraciones Pblicas. 2004 [Disponible en PDF: http://www.csi.map.es/csi/tecnimap/tecnimap_2004/comunicaciones/tema_03/3_004.pdf ] [Consulta: 12 de junio 2015 ]

La gestin documentaria a si entendida, supone una atencin y tratamiento continuado a los documentos que no se interrumpe, ni se diferencia esencialmente al entrar en el estado de la conservacin permanente. De alguna manera, lo que defendemos es que, a partir de la sucesin de actuaciones archivsticas, estas nos permiten dinamizar el servicio de los documentos a lo largo de todas sus edades y conducir, sin problemas, los documentos corrientes de hoy hasta configurar los fondos histricos del maana.

Sus caractersticas ms importantes son: Proceso ms independiente de las personas: El resultado de las acciones o tareas realizadas durante el proceso administrativo es ms autnomo de las personas concretas que lo realizan. Archivo digital: Los registros generados en todos los procesos se guardan en archivos digitales que ahorran espacio fsico y permiten una mayor seguridad fsica de los mismos. No se mueven los papeles: desde el principio los datos se incorporan directamente o de existir documentos en soporte de papel estos son digitalizados y posteriormente archivados. Seguimiento automtico del proceso: En todo momento se conoce el estado de un expediente, que trmites han sido hechos y cules estn pendientes de realizacin, as como los responsables correspondientes; el tiempo que se ha tardado y las desviaciones, si las hubiera, respecto al tiempo previsto de ejecucin. Esto permite adems el acceso inmediato a la situacin de cualquier expediente Los beneficios que se obtendra al implantar un sistema de gestin documental serian: Acceder inmediatamente a la informacin por un conjunto de personas a la vez y desde cualquier posicin. Reducir la circulacin fsica de documentos, y por tanto eliminar su perdida. Racionalizacin y automatizacin los procesos de relacin, permitiendo realizar tareas por excepcin. Incrementar la eficiencia de los recursos humanos y medios materiales empleados en la realizacin de los procedimientos, facilitando una reduccin del tiempo de ejecucin de los mismos. Facilitar la toma de decisiones en cualquiera de las fases de un procedimiento, ya que la informacin disponible ser la adecuada para la persona solicitante.

Mejorar sensiblemente los plazos de ejecucin o respuesta a peticiones de terceros. En paralelo reduccin o eliminacin de los tiempos de espera para el ciudadano. Facilitar la adecuacin a los cambios procedimentales que puedan surgir de la modificacin del entorno normativo. Disponer de mayores posibilidades para el anlisis e informacin en general. Se elimina trabajo manual de reparto, firma, registro y archivo de documentos.

Sistema de Trmite Documentario [footnoteRef:8] [8: DSM GROUP SAC. Sistema Integrado Documentario. 2006. [Disponible en URL: http://www.dsmgroupsac.com/business/WebDSM/DSMWeb.nsf/d89006e5d37dc7ef05256a71006908fc/c6c1f04b583591820625712d0062bcaa?OpenDocument] [Consulta: 13 de junio 2015] ]

La implementacin de este tipo de aplicacin permitira a las organizaciones tener el control de la ubicacin fsica actual y pasado de la documentacin que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar el detalle del proceso que permitan analizar los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro de la organizacin.

La organizacin se ve beneficiada: Al disminuir el tiempo promedio en el trmite o atencin de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados y se generan avisos y mensajes. Al ubicar rpidamente un documento ya sea que se encuentre este en trmite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de bsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos fsicos para ubicar un determinado documento. 2.2.2 Los sistemas de informacin y su importancia para las organizaciones y empresas[footnoteRef:9] [9: SANCHEZ B, RODRIGUEZ J. La Informacin como recurso en el desarrollo de las organizaciones de Administracin Pblica. 2000. [Disponible en PDF: http://www.um.es/fccd/anales/ad03/AD10-2000.PDF] [Consulta: 13 de junio 2015] ]

Los cambios profundos que se vienen manifestando desde hace algunos aos en el mbito mundial han generado transformaciones radicales en las sociedades. La presencia de estos ha trado como consecuencia cambios igualmente significativos en las organizaciones, las cuales han debido modificar o readecuar sus propias modalidades de gestin. En este contexto la informacin se ha transformado en un recurso cada vez ms indispensable para el xito de cualquier organizacin y ha sido adems el recurso para el desarrollo de las naciones y de su integracin regional y mundial. La valoracin de cualquier administracin o sociedad puede realizarse identificando el tratamiento que recibe la informacin. El mantenimiento o cambio del mismo constituye una condicin bsica de reproduccin de las situaciones sociales y poltico administrativas. A su vez, la informacin es un bien necesario para la toma de decisiones, el avance de los conocimientos, el control de actividades y el desarrollo econmico, cultural y social. El manejo de esta es una caracterstica y una necesidad de las Administraciones Pblicas, y en este contexto la informacin significa datos de utilidad.

2.2.3 Aplicacin Web Antes de puntualizar las herramientas, definamos el trmino de aplicacin web. En la mayora de los casos una aplicacin web no sustituye a los sistemas informticos que ya tiene la empresa, por el contrario, es el envoltorio que los transforma en servicio. Cuando pensamos por primera vez en el concepto aplicacin web lo identificamos automticamente con pginas web. Las pginas web han sido concebidas para publicar informacin a toda la comunidad Internet de forma sencilla. Segn Rafael Morant Guillen[footnoteRef:10] define a las aplicaciones web como: el conjunto de pginas web que interactan con el usuario ofrecindole la informacin solicitada y recogiendo datos del mismo. Adems indica que, aunque el grupo de desarrollo de la aplicacin tenga clara las necesidades y los servicios que ofrecer a sus posibles clientes, deben ser los usuarios los que indiquen que y como quieren consumir ese servicio. [10: MORANT GUILLEN, Rafael. La Aplicacin Web empresarial - El interfase del usuario a los servicios de la empresa. 2003. [Disponible en PDF: http://www.gestorweb.com/docu/webapps_arti.pdf] [Consulta: 13 de junio 2015] ]

Siguiendo esta lnea, Macromedia [footnoteRef:11][footnoteRef:12] define a las aplicaciones web como: un sitio web de contenido parcial o total, dado que el contenido final se determina slo cuando un visitante solicita una pgina del servidor web. Cada pgina vara de una peticin a otra en funcin de las acciones del visitante, por ello se les denomina pgina dinmica. [11: MACROMEDIA. Utilizacin de Dreamweaver 8, Aspectos Bsicos de las Aplicaciones Web. 2005. [Disponible en URL: http://livedocs.adobe.com/dreamweaver/8_es/using/gs_12_un.htm] [Consulta: 13 de junio 2015] ] [12: ]

Tomando en cuenta estas definiciones podemos concluir en la siguiente definicin: son aquellas aplicaciones que los usuarios pueden utilizar accediendo a un servidor web a travs de Internet o de una intranet mediante un navegador, permitiendo al usuario hacer uso de la informacin, como cualquier aplicacin tradicional. Es importante mencionar que una pgina web puede contener elementos que permiten una comunicacin activa entre el usuario y la informacin. Esto permite que el usuario acceda a los datos de forma interactiva. Alegsa.com23 resalta de las aplicaciones web las siguientes caractersticas:

El cliente puede acceder fcilmente a estas aplicaciones empleando un navegador web o similar. Si es por Internet, el cliente puede entrar desde cualquier lugar del mundo donde tenga un acceso a Internet. Pueden existir miles de clientes pero una nica aplicacin instalada en un servidor, por lo tanto se puede actualizar y mantener una nica aplicacin y todos sus clientes vern los resultados inmediatamente. Adems, el avance aportado por el Web 2.0 y AJAX permite extender las posibilidades de visualizacin e interactividad de las aplicaciones. El navegador es pues una potente plataforma comn a todas las aplicaciones web.

2.2.4 Herramientas Empleadas En La Aplicacin Web Servidor php [footnoteRef:13] [13: Foundation Apache. The Apache Software Foundation. [En lnea] 2008. [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en: ]

Es un software servidor HTTP de cdigo abierto para plataformas Unix (BSD, GNU/Linux, etc.), Windows, Macintosh y otras, que implementa el protocolo HTTP/1.1 y la nocin de sitio virtual. Cuando comenz su desarrollo en 1995 se bas inicialmente en cdigo del popular NCSA HTTPd 1.3, pero ms tarde fue reescrito por completo. Su nombre se debe a que Behelendorf eligi ese nombre porque quera que tuviese la connotacin de algo que es firme y enrgico pero no agresivo, y la tribu Apache fue la ltima en rendirse al que pronto se convertira en gobierno de EEUU. Apache presenta caractersticas como mensajes de error altamente configurables, bases de datos de autenticacin y negociado de contenido, modular, Open Source, multiplataforma, extensible, popular y sobre todo gratuito; pero fue criticado por la falta de una interfaz grfica que ayude en su configuracin Apache tiene amplia aceptacin en la red: desde 1996, Apache, es el servidor HTTP ms usado. Alcanz su mxima cuota de mercado en 2005 siendo el servidor empleado en el 70% de los sitios web en el mundo.

Lenguaje de programacin PHP[footnoteRef:14] [14: The PHP Group. PHP. [En lnea] 2008. [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en: ]

PHP es un acrnimo recursivo que significa Hypertext Pre-Processor (inicialmente PHP Tools, o, Personal Home Page Tools). PHP es un lenguaje interpretado de propsito general ampliamente usado y que est diseado especialmente para desarrollo web y puede ser embebido dentro de cdigo HTML. Generalmente se ejecuta en un servidor web, tomando el cdigo en PHP como su entrada y creando pginas web como salida. Puede ser desplegado en la mayora de los servidores web y en casi todos los sistemas operativos y plataformas sin costo alguno. Sus caractersticas son las siguientes: Es un lenguaje multiplataforma. Capacidad de conexin con la mayora de los manejadores de base de datos que se utilizan en la actualidad, destaca su conectividad con MySQL Capacidad de expandir su potencial utilizando la enorme cantidad de mdulos. Posee una amplia documentacin en su pgina oficial Es libre, por lo que se presenta como una alternativa de fcil acceso para todos. Permite las tcnicas de Programacin Orientada a Objetos. Biblioteca nativa de funciones sumamente amplia e incluida. No requiere definicin de tipos de variables. Tiene manejo de excepciones (desde php5).

Manejador de base de datos MySQL26 El software MySQL proporciona un servidor de base de datos SQL muy rpido, multi-threaded, multiusuario y robusto. El servidor MySQL est diseado para entornos de produccin crticos, con alta carga de trabajo as como para integrarse en software para ser distribuido. MySQL es una marca registrada de Oracle. El software MySQL tiene una doble licencia. Los usuarios pueden elegir entre usar el software MySQL como un producto Open Source bajo los trminos de la licencia GNU General Public License o pueden adquirir una licencia comercial Standard de Oracle.

Administrador de MySQL phpMyAdmin[footnoteRef:15] [15: phpMyAdmin Devel Team. The phpMyAdmin Project. [En lnea] 2008 [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en: ]

Es un instrumento escrito en PHP que tiene la intencin de manipular la administracin de MySQL sobre Web. Ciertamente esto puede crear, eliminar y alterar las bases de datos, crear/eliminar/alterar tablas, borrar/actualizar/agregar campos, ejecutar cualquier sentencia SQL, administrar llaves sobre campos, administrar privilegios, exportar datos en varios formatos y est disponible en 55 lenguajes bajo la licencia GPL. En otros trminos phpMyAdmin es un programa de libre distribucin en PHP, creado por una comunidad sin nimo de lucro. Es una herramienta muy completa que permite acceder a todas las funciones tpicas de la base de datos MySQL a travs de una interfaz Web muy intuitiva.

2.2.5 Metodologas para el Desarrollo de Software Las metodologas de desarrollo de software son un instrumento til para la sistematizacin de las actividades que dan soporte al ciclo de vida del software, actualmente existen diferentes propuestas metodolgicas que inciden en las diversas etapas de este ciclo de vida lo cual permite alcanzar los siguientes objetivos: Proporcionar o definir Sistemas de Informacin requeridos que ayuden a conseguir los fines de la Institucin y que promuevan la participacin activa del usuario. Dotar a la Institucin de productos de software que satisfagan las necesidades de los usuarios. Mejorar la productividad de las Unidades de Informticas, permitiendo una mayor capacidad de adaptacin a los cambios y teniendo en cuenta la reutilizacin de software en la medida de lo posible. Facilitar la comunicacin y entendimiento entre los distintos participantes en la produccin de software a lo largo del ciclo de vida del proyecto, teniendo en cuenta su papel y responsabilidad, as como las necesidades de todos y cada uno de ellos. Facilitar la operacin, mantenimiento y uso de los productos de software obtenidos

RUP (Rational Unified Process) Es un proceso de desarrollo de software y junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la metodologa estndar ms utilizada para el anlisis, implementacin y documentacin de sistemas orientados a objetos, adems es un marco de trabajo genrico que puede especializarse para una variedad de tipos de sistemas, diferentes reas de aplicacin, tipos de organizaciones y diferentes tamaos de proyectos. Se caracteriza por ser iterativo e incremental, estar centrado en la arquitectura y guiado por los casos de uso. Incluye artefactos (que son los productos tangibles del proceso como por ejemplo, el modelo de casos de uso, el cdigo fuente, etc.) y roles (papel que desempea una persona en un determinado momento, una persona puede desempear distintos roles a lo largo del proceso). El Proceso Unificado de Rational (Rational Unified Process) es un proceso de Ingeniera de Software. Proporciona una aproximacin disciplinada para asignar tareas y responsabilidades dentro de una organizacin de desarrollo. Su meta es asegurar la produccin de software de alta calidad que llene los estndares de los usuarios finales, dentro de un horario y presupuesto predecible. El Proceso Unificado captura muchas de las mejores prcticas en el desarrollo de software moderno en una forma que es adaptable para un amplio rango de proyectos y organizaciones. A pesar, de nuestro uso del Proceso Unificado, es importante recordar que el UML es independiente del proceso; es decir, con cualquier proceso que se use, puede usar el UML para grabar las decisiones resultantes del anlisis y el diseo.

Principios de desarrollo El RUP est basado en 5 principios clave que son: Adaptar el proceso

El proceso deber adaptarse a las caractersticas propias del proyecto u organizacin. El tamao del mismo, as como su tipo o las regulaciones que lo condicionen, influirn en su diseo especfico. Tambin se deber tener en cuenta el alcance del proyecto.

Balancear prioridades

Los requerimientos de los diversos participantes pueden ser diferentes, contradictorios o disputarse recursos limitados. Debe encontrarse un balance que satisfaga los deseos de todos. Debido a este balanceo se podrn corregir desacuerdos que surjan en el futuro. Demostrar valor iterativamente Los proyectos se entregan, aunque sea de un modo interno, en etapas iteradas. En cada iteracin se analiza la opinin de los inversores, la estabilidad y calidad del producto, y se refina la direccin del proyecto as como tambin los riesgos involucrados Elevar el nivel de abstraccin.Esto evita que los ingenieros de software vayan directamente de los requisitos a la codificacin de software a la medida del cliente, sin saber con certeza qu codificar. Un alto nivel de abstraccin tambin permite discusiones sobre diversos niveles y soluciones arquitectnicas. stas se pueden acompaar por las representaciones visuales de la arquitectura, por ejemplo con el lenguaje UML. Enfocarse en la calidad El control de calidad no debe realizarse al final de cada iteracin, sino en todos los aspectos de la produccin. El aseguramiento de la calidad forma parte del proceso de desarrollo y no de un grupo independiente. Fases y Disciplinas Estas conforman la organizacin dinmica del proceso a lo largo del tiempo. El ciclo de vida del software est dividido en ciclos, cada ciclo trabaja en una nueva generacin del producto. El Proceso Unificado divide un ciclo de desarrollo en cuatro fases consecutivas: Fase de Inicio (Inception Phase). Fase de Elaboracin (Elaboration Phase). Fase de Construccin (Construction Phase). Fase de Transicin (Transition Phase).

Cada fase es construida con hitos un punto en el tiempo en el cual ciertas decisiones crticas deben ser tomadas bien definidos, y por lo tanto metas claves han sido alcanzadas. Cada fase tiene un propsito especfico.

Caractersticas de RUP Dirigido por casos de uso Es a menudo difcil distinguir a partir de un sistema tradicional orientado a objetos cmo un sistema hace lo que se supone que debe hacer. En el Proceso Unificado, los casos de uso definen el comportamiento de un sistema. Los casos de uso no son parte de la orientacin a objetos tradicional, pero su importancia se ha vuelto ms y ms aparente. En el Proceso Unificado, los casos de uso definidos para un sistema son las bases para el proceso de desarrollo entero. Los casos de uso juegan un rol en cada uno de los cuatro componentes de ingeniera: anlisis de requerimientos, diseo, implementacin y prueba.

Iterativo e incremental La aproximacin iterativa del Proceso Unificado es generalmente superior por varias razones: Permite tomar en cuenta cambios de requerimientos. La Integracin de los elementos es progresiva. Ayuda a mitigar riesgos ms temprano. El proceso mismo puede ser mejorado y refinado en el camino. Facilita la reutilizacin, debido a que es ms fcil identificar partes comunes a medida que son parcialmente diseadas e implementadas. Resulta en una arquitectura ms robusta porque est corrigiendo errores en varias iteraciones. Centrado en la arquitectura El Proceso Unificado proporciona una forma metdica y de sistema para disear, desarrollar y validar una arquitectura. Ofrece plantillas para descripciones de arquitectura alrededor de conceptos de mltiples vistas de arquitectura, y la captura de estilo de arquitectura, reglas de diseo y restricciones. El componente del proceso de diseo contiene actividades especficas dirigidas a identificar restricciones de arquitectura y elementos significativos, as como guas sobre como tomar decisiones de arquitectura. El proceso de administracin muestra como la planeacin de iteraciones tempranas toma en cuenta el diseo de una arquitectura y la resolucin de los riesgos tcnicos mayores.