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SISTEMA DI RECAPITO CORRISPONDENZA A DATA E ORA CERTA
CONSORZIOHIBRIPOSTS.D.O.C. SISTEMA DI RECAPITO CORRISPONDENZA A DATA E ORA CERTA.
Il Consorzio Hibripost è un consorzio stabile previsto dal D.lgs n. 163 del 12/04/2006 art. 34 comma “c” tra aziende guidate da stessi obiettivi e volontà: Progettare e Fornire Servizi Postali ad Alto Valore Aggiunto in conformità alla circolare ministeriale n 5688 del 29 agosto 2007.
Nel contesto della liberalizzazione del mercato dei servizi postali,Hibripost è un operatore privato che si posiziona sul segmento business con un’offerta innovativa ed un’ampia gamma di servizi integrati in grado di seguire l’intero processo postale: dall’elaborazione dei dati, alla produzione di documenti e alla loro distribuzione e consegna certificata.
Il cuore pulsante di Hibripost è costituito da un nucleo tecnico,amministrativo, commerciale di “provata Esperienza sul Campo”,a cui sono delegate le funzioni di “Contract Management”:le società consorziate sono il braccio operativo della struttura.
Questa impostazione organizzativa e la possibilità di usufruire di una struttura IT interna, consente a Hibripost un elevato grado di flessibilità e condizioni economiche molto competitivenel segmento business dei Servizi Postali, erogando servizi di“eccellenza” studiati su misura delle necessità specifiche del cliente.
EVO SERVICE srl è la consorziata, individuata dal consiglio direttivo di Hibripost, come esecutrice del servizio in caso di aggiudicazione dello stesso.
La nostra proposta di servizi abbraccia i seguenti ambiti· Posta certificata (prioritaria, massiva)· Posta raccomandata· Servizio gestione corrispondenza non recapitabile· Servizio gestione sala posta· Servizio giacenza
CHI SIAMO
IL TEAMHibripost definisce un team di specialisti a cui il cliente può fare sempre riferimento.
1/ Consulenza, Project Management e Key AccountingPM Sig. Michele Lisatti Vice presidente Hibripost e amministratore unico di Evo Service Srl consorziata esecutrice. Esperienza decennale nell’attività di recapito postale, gestione di appalti per committenti come Acque Veronesi, AIM Vicenza, Acque Vicentine, Veritas, E-On, Banca Intesa, BNL, vari crediticooperativi. Ottima esperienza nella gestione del personale, nel coordinamento dei team nell’ambito della qualità e del raggiungimento degli obiettivi. Realizzazione di diversi progettidi recapito postale avviati con Multiutility, Banche, clienti vari di piccole e grandi dimensioni, gestione delle problematiche a vari livelli.
2/ Help desk e Customer ServiceCS Dott.ssa Alessandra Anzivino all’interno dello staff di Hibripost
dal 2009 in questi ultimi anni ha gestito il servizio di Customer Service per clienti come Banca Intesa San Paolo, Veritas, Comuni e vari Crediti Cooperativi.
3/ System Integration, IT e Sistemi informativi, Sviluppo SW e Web applicationsSV Dott. Andrea Sesana ideatore e sviluppatore primario del gestionale S.D.O.C (Sistema a data ora certa) di Hibripost.
4/ Gestione e Servizio di recapito, Controllo volumi e SLA, Servizi di logistica200 postini inquadrati come dipendenti subordinati della consorziata esecutrice Evo service srl, con contratto individuale con congruità rispetto al CCNL del Terziario, commercio e servizi. Ottima esperienza raggiunta nell’arco temporale che varia dai 2 ai 5 anni di attività nella consegna postale di svariati prodotti dalle bollette Multiutility, banche, assicurazioni ecc.
I NOSTRI NUMERI
36NUMERODI CLIENTI
ATTIVI CERTIFICAZIONE
9001-2008UNI EN ISO
6.6 MLFATTURATO
CONSOLIDATO 2013
13SEDI OPERATIVECONSORZIATE
1SEDE LEGALEA VENEZIA
LE NOSTRE SEDI
VENEZIAVia Paganello 2730172 Mestre Venezia
VERONAVia della Fiera 237139 Verona
MILANOVia G.A. Borgese 1420154 Milano
PADOVAVia San Marco 835129 Padova
TREVISOVia Alzaia del Sile, 22/E 31057 Silea TV
BOLZANOVia Kravogl, 1839100 Bolzano
GORIZIAVia T.Vecellio, 1834074 Monfalcone GO
BELLUNOVia degli Agricoltori, 11 32100 Belluno
CHIETIVia Marciani, 121/b66034 Lanciano CH
MILANOVia Diaz, 1422076 Mozzate CO
ROMA Via Salvatore Barzilai, 124/127, 00156 Roma
VICENZAVia Volta 6436057 Arcugnano VI
TRENTOVia Detassis, 21/b38121 Trento
LICENZE E AUTOCERTIFICAZIONI POSTALI
A lato:Licenza individuale per la prestazione di servizi postali n. 645/2008 e Attestazione della titolarità dell’autorizzazione generale n. 1916/8
LEGGE SUL LAVOROE RESPONSABILITÀ SOLIDALEIl Consorzio Hibripost, in collaborazione con lo Studio ToffolettoDe Luca Tamajo e Soci con sede in Milano dopo l’entrata in vigore della legge sul lavoro n.92 del 28/06/2012, ha permesso alle società partecipanti al Consorzio di stipulare con i propri dipendenti un contratto aziendale avente caratteristiche proprie e uniche dell’attività postale privata italiana.
Il 12 agosto 2012 è entrato in vigore l’art. 13-ter del DL n. 83 del 22/06/12. (cd. Decreto crescita) – convertito, con modificazioni,dalla legge n. 134 del 7/08/2012 – che, sostituendo il comma 28 dell’art. 35 del DL n.233 del 2006 ha modificato la disciplina in materia di responsabilità fiscale nell’ambito dei contratti d’appalto e subappalto di opere e servizi. La disposizione, in estrema sintesi, prevede la responsabilità dell’appaltatore e del committente per il versamento all’Erario delle ritenute fiscali sui redditi di lavoro dipendente e dell’imposta sul valore aggiunto dovuta dal subappaltatore e dall’appaltatore in relazione alle prestazioni effettuate nell’ambito del contratto.
Questa scelta contrattuale è stata dettata da esigenze normative, come sopra citato, ma con lo scopo, non meno importante, di garantire ai committenti che hanno scelto Hibripost come partner postale, la massima tutela nei confronti dell’articolo 13-ter.
A lato: Verifica ispettiva del DPL di Gorizia alla Consorziata Evo service Srl
FASE 1 : DEFINIZIONE DEL LAVOROIl sistema gestionale “S.D.O.C.” acquisisce il file, codifica tutte le vie e definisce le diverse zon di competenza di ogni postino. L’operatore determina la quantità di corrispondenza da consegnare in quelle zone e procede alla creazione del “carico” di lavoro da affidare al personale addetto alla consegna.
FASE 2 : SMISTAMENTOLo smistamento sia della posta ordinaria che di quella raccomandata sarà effettuato utilizzando, come linea guida, i carichi di lavoro creati nella fase di definizione dello stesso.Appositi lettori ottici supportano l’operatore indicando per ogni singola missiva la relativa zona di competenza. Questa funzionalità permette la massima efficienza nello smistamento manuale di nuove territorialità e permette l’intercambiabilità tra gli operatori nel caso di ferie, malattia. Per quanto riguarda le raccomandate sono elaborate e stampate anche le distinte per la raccolta delle firme di avvenuta consegna.
FASE 3 : AFFIDAMENTOAgli addetti al recapito sarà consegnato:
· Per quanto riguarda la posta ordinaria la corrispondenza ed il terminale Dolphin precaricato dei codici Data Matrix identificativi di ogni destinatario.· Per quanto riguarda la posta raccomandata la corrispondenza, le cartoline di mancata consegna, la distinta per raccolta firme ed il terminale Dolphin precaricato dei codici Data Matrix identificativi di ogni destinatario.
FASE 4 : CONSEGNAPrima della consegna della missiva, nelle cassette postali, o per registrare la causale di mancato recapito, il postino, utilizzando il terminale in dotazione, legge il codice data-matrix presente nella missiva e memorizza i seguenti dati:
· Data, ora e minuto della consegna e/o mancato recapito.· Coordinate geografiche (punto GPS) del luogo di recapito.
Lo scarico dei dati contenuti nel terminale avverrà, giornalmente, tramite rete Gprs o direttamente presso gli uffici di pertinenza.
ATTIVITÀ DI RECAPITO
Il sistema gestionale “S.D.O.C.” acquisisce il file, codifica tutte le vie e definisce le diverse zone di competenza di ogni postino. L’operatore determina laquantità di corrispondenza da consegnare in quelle zone e procede alla creazione del “carico” di lavoro da affidare al personale addetto allaconsegna.
FASE 5 : VERIFICA DELL’ATTIVITÀ DI DISTRIBUZIONEAd ogni scarico dei dati l’operatore potrà agevolmente verificare che il numero della corrispondenza consegnata corrisponda esattamente alla quantità affidata al postino e gestire immediatamente eventuali casi di mancata consegna. I dati rilevati dal trasmettitore GPS e memorizzati nel terminale in occasioni di ogni consegna sono elaborati dal sistema per ottenere graficamente il risultato rappresentato dalla figura.Ogni punto verde segnalato sulla mappa rappresenta una
consegna effettuata. Cliccando sopra è possibile esploderel’icona e verificare immediatamente il codice cliente, ladata e l’ora in cui si è verificata la consegna della bolletta,della raccomandata nelle mani dell’utente o della cartolinadi giacenza presso la cassetta postale. La stessa immagine può essere visualizzata in formatosatellitare verificando la presenza dell’abitazione incorrispondenza del punto di consegna.
Hibripost è in grado di effettuare l’outsourcing completo della gestione della Vs corrispondenza
ELABORAZIONE POSTA ORDINARIA
La posta viene suddivisa per recapitista, Poste Italiane od Hibripost sulla base dei CAP attualmente serviti dal consorzio Hibripost.Per la corrispondenza da postalizzare attraverso Poste Italiane si procede al passaggio nella macchina affrancatrice e alla stampa elettronica della distinta necessaria alla consegna all’Operatore Pubblico
Per la corrispondenza veicolata da Hibripost si procede alla digitalizzazione dell’indirizzo con un processo di data entry effettuato da personale specializzato. Segue l’apposizione dei codici a barre adesivi sulla busta per l’immissione nel circuito SDOC.
ELABORAZIONE POSTA RACCOMANDATA
La corrispondenza raccomanda viene elaborata con il seguente processo:
1. Accettazione e controllo della distinta accompagnatoria delleRaccomandate e laddove mancante predisposizione della stessa. La posta viene suddivisa per recapitista, Hibripost o Poste Italiane, sulla base dei CAP attualmente serviti dal consorzio.
2. Controllo delle ricevute di ritorno e nuova compilazione per i cap serviti da Hibripost. Dopo la lavorazione delle RR viene prodotta distinta riportante il numero di raccomandata assegnato alla missiva ed inviata alla sede mittente.
3. La distinta raccomandate viene affidata all’operatore (CDR) per la consegna sui Cap gestiti da Hibripost mentre per le altre località viene spedita tramite il servizio di Poste Italiane.
GESTIONE SALA POSTA(ORDINARIA E RACCOMANDATA)
Il servizio gestione resi, consiste nella restituzione alla filiale/ufficio di competenza territoriale degli invii non recapitabili.
La restituzione fisica delle spedizioni sulle quali è indicata la motivazione di mancato recapito per ciascun invio (destinatario irreperibile, sconosciuto o trasferito; indirizzo insufficiente, inesattoo inesistente), permette alla filiale/ufficio di competenza, in coordinamento con il nostro personale operativo, di aggiornarei database contenenti le anagrafiche dei clienti, in modo migliorare nel tempo i volumi di posta recapitabile.
Riepilogando il servizio permette di:
- recuperare il materiale inviato che non è stato possibile recapitare- gestire immediatamente i relativi solleciti- mantenere aggiornati i database degli indirizzi - migliorare le performance di posta recapitata
Un recapito postale efficace e preciso necessita di una capillare conoscenza del territorio.Per questo motivo poniamo particolare attenzione alle visite ispettive che sempre effettuiamo per cautelare e comprendere i bisogni degli utenti e per prendere sempre più coscienza delle zone interessate dal nostro servizio. - Ricezione della segnalazione via mail o telefonica, apertura Ticket- Voltura immediata della segnalazione alla Filiale di competenza- Presa in carico della Filiale di competenza e conseguente invio divisitaispettivainloco,richiestadidocumentazionefotografica eventuale convocazione del Postino per accertare responsabilità diretta dell’operatore- Stesura di una relazione programmatica sull’accaduto corredata dagli esiti della visita ispettiva e dei correttivi necessari atti ad annullare il disservizio- Inserimento dell’anagrafica dell’utente coinvolto nella segnalazioneinunospecificoarchiviodimonitoraggiocostante- Risposta alla segnalazione e chiusura ticket entro 24 ore dalla ricezione
GESTIONE RESI E DISGUIDI
Hibripost ha organizzato una struttura di Help Desk attiva dalle 08:30 alle 13:00 e dalle 14:30 alle 18:30 disponibile per il bacino di utenza nazionale.
La struttura è raggiungibile attraverso un numero verde 800193073, una casella mail generica [email protected].
L’Help Desk accoglie e smista per competenze le richieste dell’utenza che rispecchiano le seguenti tipologie:
1. Le segnalazioni legate alla fatturazione sono gestite dall’Area Amministrativa:
- attraverso le risorse dedicate attua un controllo contabile diretto e tempestivo ed espleta la richiesta fornendo eventualmente la documentazione integrativa richiesta.
2. Le segnalazioni legate alla gestione appalti e contratti sono gestite dall’Area Contrattuale:
- evade le diverse richieste di chiarimenti riguardo l’istruzione
amministrativa e tecnica dei capitolati d’appalto già aggiudicati o in fase di definizione;
- fornisce le necessarie certificazioni contabili e amministrative atte a dimostrare il regolare svolgimento lavori del Consorzio Hibripost;
- si occupa, infine, della certificazione della qualità lavori eseguiti e vigila sulle norme di sicurezza aziendale.
3. Le segnalazioni legate alla gestione del post vendita ai clienti è gestita dall’Area Commerciale:
- analizza i termini contrattuali e commerciali e fornisce consulenza su eventuali nuove richieste dei clienti;
- si occupa della comunicazione esterna aziendale e mantiene rapporti di interscambio e collaborazione con i preposti del committente.
HELP DESK
4. Le segnalazioni di ordine logistico/operativo, che riguardano i disservizi di recapito, sono gestiti dalle tre Aree Recapito che osservano la seguente metodologia di intervento della quale è d’uopo fornire le procedure adottate:
- ricezione della segnalazione;
- gestione telefonica della problematica attraverso immediata analisi del dato di recapito;
- nel caso di conciliazione e risoluzione immediata della problematica avviene la chiusura Ticket;
- archiviazione della segnalazione in apposito Database in visione alla Filiale logistica di competenza;
- nel caso la problematica richieda integrazione di indagine viene messa in atto la voltura immediata alla Filiale di competenza territoriale;
- convocazione del Postino per accertare responsabilità diretta dell’operatore;
- invio visita ispettiva in loco;
- acquisizione di circostanziata documentazione fotografica;
- stesura di una relazione dell’accaduto corredata dagli esiti della visita ispettiva e dei correttivi necessari ad annullare il disservizio;
- inserimento dell’anagrafica coinvolta nella segnalazione in uno specifico archivio di monitoraggio costante;
- invio al reclamante della relazione redatta;
- chiusura del Ticket, i tempi di risoluzione problematiche sono condizionati dai supplementi informativi richiesti, viene comunque garantita una dettagliata tempistica di ogni intervento che si è reso necessario.
HELP DESK
SITO WEBE’ inoltre a disposizione del cliente un sistema informativo posizionato sul WEB per la consultazione e reperibilità dei dati relativi alla consegna degli invii. Abbiamo utilizzato appositi database MySql resi disponibili dai Provider Web ai quali ci affidiamo abitualmente mediante maschere grafiche realizzate nei linguaggi HTML, JAVASCRIPT, PHP.Tale soluzione risulta la più utilizzata dalle Web-Farm in qualsiasiambito di applicazione della rete perché garantisce grande elasticità di programmazione, modifica od ampliamento dei
sistemi, eccellente sicurezza dei dati, massima protezione da intrusioni o tentativi di manomissione ed estrema velocità.Dopo aver digitato id e password si accede alla schermata principale dove è immediata la ricerca dell’utente mediante ricerca per barcode, ricerca per numero sollecito, ricerca per nominativo/codice soggetto, per data Individuato il documento si può procedere all’accertamento del recapito verificandone la data, l’ora e le coordinate GPS.
Il sistema di Posta Certificata S.D.O.C. è stato ideato e sviluppato,internamente a Hibripost, in seguito al circolare del Ministero delle comunicazioni n° 5688 del 29 agosto 2007 per poter gestire il servizio di recapito della posta generata con l’utilizzo di tecnologie telematiche (Posta Ibrida) a data o ora certa.
Per raggiungere tale scopo i mezzi necessari sono: 1. lettore di codici bidimensionali (un terminale)2. dispositivo GPS3. software in grado di gestire tutti i dati rilevati
L’intero progetto Posta Certificata S.D.O.C. è stato realizzato con l’intento di combinare gli aspetti tecnologici adatti a soddisfare le richieste della Circolare Ministeriale con le necessità operative avvertite dal personale durante l’attività di distribuzione.
L’obiettivo è stato centrato utilizzando un dispositivo hardware leggero, con lettore integrato, di facile connessione a dispositivi esterni e governato da un applicativo che consente di controllareogni singola fase del servizio di consegna.
Di seguito descrizione del processo con dettaglio dei sistemi hardware e software utilizzati da Hibripost per tracciare la corrispondenza e gestire il dato.
IL SISTEMA S.D.O.C.
1. TERMINALE
Terminale Industriale con lettore Imager Integrato VGA 5300 e puntatore ad alta visibilità. Protezione da acqua e polvere IP 64, scocca in PC/ABS resistente agli urti e alle cadute.Temperatura operativa: da –10° a + 50°.Display LCD ¼ VGA a colori da 2,8’’ touch screen.Slot di espansione memoria SD e MMC per il salvataggio dati.Peso e dimensioni: gr. 332, cm. 17x 7x 4,5.Bluetooth Classe 2 versione 1.2
La tecnologia bluetooth ha eliminato qualsiasi problema di movimento legato a cavi e connettori che possono scollegarsi o danneggiarsi con l’uso quotidiano, e la batteria da 3,7V/3240 mAh/12 Wh assicura il funzionamento dell’intera applicazione per un’intera giornata.
La caratteristica fondamentale che fa di questo strumento la soluzione ottimale all’operatività del postino, è il lettore di codici 2D Data Matrix posizionato con un’angolazione di 45°. Questa particolare funzionalità permette di dirigere la luce del laser verso l’esterno rispetto al corpo del postino in modo da non incontrare ostacoli tra il terminale ed il materiale da consegnare.
2. GPS BLUETOOTH
Questo ricevitore GPS permette di perimetrare anche con scarsissima visibilità dato che monta il chip più aggiornato (SiRF STAR III) presente sul mercato. Tutto ciò consente di ottenere le massime prestazioni di localizzazione satellitare ad uso civile. Grazie a questo dispositivo è quindi possibile godere di un’ottimale copertura anche in condizioni di scarsa ricezione.
20 Canali satellitariSupporta standard NMEA-0183 ver. 3.0, GGA, GSA, RMC e GSV • a 57600 bps.Tre led per indicare stato del Bluetooth, del GPS e della BatteriaFunzionamento continuo fino a 22 ore grazie alla batteria ricaricabile a Ioni di Litio da 1700 Mah sostituibile Peso 85 grammi.
Terminale e ricevitore GPS, costantemente collegati mediante tecnologia Bluetooth, sono alloggiati in una speciale imbracaturaideata appositamente per eliminare qualsiasi impedimento ai movimenti del personale. Il postino non dovrà far altro che premere il tasto laterale del terminale per avviare il lettore laser e permettere la registrazione del codice Data Matrix.
3. SOFTWARE A PC S.D.O.C.
Come già indicato in precedenza nella fase 2 definizione del lavoro il software permette all’operatore di procederealla creazione del “carico” di lavoro da affidare alpersonale addetto alla consegna.
N° 1 server ASEM ProServer XN2 GT DUO T/RID XEON E5405 2.0Ghz quadcore 64bit FC-LGA6 BUS 1333Mhz, doppio alimentatore 650W, motherboard intel S50000VSA i5000V memoria ram 4 GB DDR2 PC5300 ECC (128Mx72),
DVD+/-RW 20x16x48x16x SH-S202 SAMSUNG con nr.3 hard disk ESJ8160S SATA II 7200rpm ExcelStor da 160gb in configurazione raid1+ hot spare.
Memoria ram 12 GB
Nr.5 hard disk SAS da 300GBin configurazione raid1+ Global Hot Spare.· 1° Raid1: OS · 2° Raid1: SQLServer
Adattatore SCSI Ultra 160 LVD
Unità di backup Quantum LTO-3 Internal Drive, Ultra 160 SCSI Ultrium che scrive su data cartridge Ultrium da 800GB (400GB non compressi)
N° 1 Firewall VPN Zyxel USG 200 presso sede principale
N° 1 Firewall VPN Zyxel USG 100 in ogni filiale collegata.
N° 1 Gruppo di continuità Riello DVD300 UPS 2.1 kW 3000 VA con Display LCD con tecnologia sinusoidale digitale installato su armadio rack (2U rack) protezione contro le sovratensioni, protezione overload, protezione di sottotensione, funzione di avvio a freddo.
Standard di conformità: Plug and Play, IEC 62040-2 class B, IEC 62040-1-1
TERMINALSERVER
TRATTAMENTO INFORMATICO
Per eliminare o limitare i rischi di distruzione, alterazione, diffusione/trattamento/comunicazione non autorizzata dei dati sono adottate le seguenti misure di sicurezza.Per circoscrivere l’accesso ai dati personali/sensibili al personaledipendente autorizzato è stato implementato su ogni Personal Computer un Codice identificativo ed una parola chiave di otto caratteri che è aggiornata ogni tre mesi sui Pc dell’Area Amministrativa, che gestisce dati sensibili, e ogni sei mesi su tut-ti gli atri Pc presenti. Le credenziali sono digitate all’accensione del Pc; l’errato o il mancato inserimento delle credenziali non permette l’accesso al terminale. La variazione della password avviene automaticamente poiché impostata dal sistema operativo Windows XP Professional.Nel caso in cui l’incaricato lasci, durante le ore lavorative, la postazione i dati sono tutelati dalla presenza di una password salvaschermo che si attiva dopo 3 minuti di inattività del computer.Le diverse banche dati, elencate precedentemente, sono residenti sul Server in identificate cartelle il cui accesso è limitatoalle Aree di competenza. Sarà quindi impossibile per l’Area Gestione posta accedere alle cartelle competenti all’Area Amministrazione e viceversa. Questo è possibile poiché il Server è stato impostato per destinare
precisi privilegi a determinate Aree di lavoro.L’autorizzazione all’attribuzione delle credenziali avviene nel momento in cui il dipendente è dichiarato “Incaricato” del trattamento dei dati mediante la consegna dell’apposito modulo da parte del Titolare del Trattamento.Per limitare l’accesso ai dati personali/sensibili a soggetti estranei che tentassero mediante mezzi informatici di violare la rete aziendale è predisposto un Firewall che impedisce l’accesso ad operatori esterni. E’ fatto divieto agli incaricati un uso/trattamento dei dati sensibili/personali diverso da quello individuato e non conforme alle finalità della raccolta da parte degli incaricati, così come la divulgazione o comunicazione non autorizzata degli stessi. Tali regole sono specificatamente descritte nella lettera di incarico sottoscritta da ogni dipendente o collaboratore.
TRATTAMENTO CARTACEO
Gli uffici Amministrazione presso i quali sono situati gli archivi cartacei relativi ai dati sensibili (buste paga, cedolini), sono chiusi a chiave durante le ore non lavorative. Le chiavi sono possedute dagli incaricati dell’ufficio amministrazione.La sala Posta è chiusa a chiave durante le ore non lavorative.Le chiavi sono possedute dagli incaricati della stessa Sala Posta.
PROCESSO PER IL RISPETTODELLA NORMATIVA SULLA PRIVACY
La corrispondenza in lavorazione, non appena ultimata la stessa o in caso di allontanamento del personale è riposta in appositi contenitori all’interno della Sala chiusa a chiave. Eventuali scarti di imbustamento sono immediatamente distrutti in modalità controllata.
SISTEMI DI PROTEZIONE DELLE AREE/LOCALI LAVORATIVI
Il server è situato presso gli uffici al piano terra. Durante le ore non lavorative l’ufficio è chiuso a chiave; le chiavi sono in possesso dei dipendenti dell’IT. Durante le ore lavorative è sempre presente almeno un dipendente; nel caso si assentasse temporaneamente il Server è protetto da una password salva schermo conosciuta dal Custode delle Password. Gli uffici sono protetti da un sistema di allarme che difende sia l’ambiente interno, sia l’ambiente esterno. L’impianto di allarme è disattivato/attivato mediante un codice in possesso dei dipendenti.
FORMAZIONE DEL PERSONALE
La formazione del personale circa le misure di sicurezza da impiegare nella loro attività lavorativa avviene in coincidenzaalla loro nomina ad incaricato; è consegnata la lettera di incarico contenente le regole e le norme che il singolo dipendente dovrà rispettare in relazione all’accesso/creazione
delle banche dati Aziendali, al trattamento dei dati personali, alla comunicazione e diffusione dei dati, alle misure di sicurezza, al corretto uso dei sistemi informatici ed alla corretta gestione delle banche dati cartacee. La lettera di incarico è firmata dal dipendente e custodita presso l’area Amministrazione.Medesima istruzione avviene nel caso in cui vi è l’ingresso in serviziodi nuovi dipendenti o il cambiamento delle mansioni affidate.E’ inoltre affisso in bacheca il regolamento aziendale inerente al corretto e lecito utilizzo del materiale hardware e software in dotazione. E’ stato effettuato a tutti gli incaricati idonea formazione circa il contenuto del D.Lgs 196/2003 riguardante principalmente la spiegazione dei seguenti punti:Definizione di “Trattamento dei dati” e delle diverse tipologie di dati presenti in Azienda distinguendo i dati personali, sensibili,giudiziari. Identificazione delle figure presenti in Azienda quali il Titolare del trattamento, il custode delle Password e gli incaricati.Modalità di utilizzo del materiale hardware e software in dotazione a tutti i dipendenti con particolare attenzione alla tutela dei dati ed al loro utilizzo esclusivamente diretto alle finalitàper i quali sono stati raccolti. Istruzione relativa all’utilizzo dellpassword ed ai profili di autorizzazione. Istruzioni relative alle modalità di custodia archiviazione e protezione dei dati.
Questa sezione descrive i principali eventi potenzialmente dannosi per la continuità operativa, sia a livello informatico che cartaceo e valuta le possibili conseguenze e la gravità in relazione al contesto fisico–ambientale di riferimento e agli strumenti elettronici utilizzati. L’evento incendio è un pericolo lieve ed è stato isolato mediante l’adozione delle procedure previste testo unico 81/08. L’allagamento ed il terremoto sono rischi alquanto remoti in quanto lo stabilimento è situato in aree non soggette.A seguito dell’analisi effettuata relativamente ai rischi ed alle minacce avvertiti dai dati custoditi presso i luoghi della scriventesocietà, il ripristino dei dati può avvenire tramite il recupero degli stessi dalle unità nastro. Entrambi i server sono installati in ambiente protetto su armadio rack con controllo elettronico di dissipazione calore e munito di gruppo di continuità adeguatamente dimensionato.Oltre al sistema raid hot plug con hot spare che permette un rapidoripristino del sistema in caso di danneggiamento di un un hard disk, i nostri sistemi risultano installati su macchine virtuali in modo da essere facilmente rimessi on line su macchine diverse in caso di guasto grave della macchina ospitante nel giro di 6/9 ore. A supporto di quanto detto presso la nostra struttura di Mestre il reparto IT ci consente di operare in tempi brevissimi in quei casi che non rientrano in gravi guasti alle macchine,nel qual caso siamo assistiti da Soluzioni Digitali Srl società
specializzata in Networking dal 1990 il cui intervento è previsto entro 2 ore dalla chiamata.E’ attivo un sistema di allarme che difende dall’intrusione di estranei sia l’esterno dello stabilimento sia l’interno. L’intrusione telematica è limitata dalla presenza di un Firewalll. Se si escludono eventuali atti vandalici da parte di terzi, il pericolodi intrusione fisica è comunque considerato lieve per la tipologia dei dati gestiti ritenuta di scarso interesse per la collettività.Su ogni Pc è presente un sistema Kaspersky di antivirus che scaricaautomaticamente gli aggiornamenti qualora fossero presentipresso il sito e che avverte, con un messaggio sul video l’avvicinarsi della scadenza annuale della licenza. Tutti gli incaricati sono stati informati della necessità di avvisarel’IT qualora l’antivirus non fosse attivo e sui pericoli derivanti dall’apertura di mail particolarmente sospette (senza oggetto, con oggetto scritto in inglese, da mittenti sconosciuti…ecc)Il personale è stato istruito sul corretto utilizzo dell’apparecchiatureinformatiche; i data base sono presenti su server ed il loro utilizzo diretto è difficilmente utilizzabile dal personale. Eventuali errori di cancellazione dati o loro danneggiamento causato da imperizia o negligenza sono risolti mediante il ripristinodei dati dall’unità di back-up.
Di seguito Layout rete VPN Hibripost.
CONTINUITÀ OPERATIVA DEL SERVIZIO E BACKUP DEI DATI
A garanzia della continuità operativa e gestione delle eventualicriticità, Hibripost può attualmente contare sulle seguenti unità produttive, in grado di interscambiarsi personale operativoper far fronte ad eventuali picchi di lavoro o particolari criticità operative.
Regione Provincia Indirizzo Unità operativaVeneto Venezia Via Paganello 27 Mestre Veneto Treviso Via Alzaia del Sile 22/E Silea Veneto Padova Viale San Marco 8, Padova Veneto Vicenza Via Volta 64, Arcugnano
I NOSTRI CLIENTIACQUE VERONESI ACQUE VICENTINEAGSMAIM VICENZAAMA ROZZANOAMNUASM BRESSANONEASM MERANOAVISBANCA DI ROMANO E SANTA CATERINACASSA RURALE DI TUENNOCOMUNE DI MIRACOMUNE DI MARTELLAGOCOMUNE DI CADONEGHE
CASSA RURALE DI TUENNOCASSA RURALE ALTO GARDACASSA RURALE DI TRENTOCREDITO COOPERATIVO DI MARCONEGEAENERXENIAEONGESTELGDF SUEZGRUPPO VERITASINTESA SAN PAOLO GROUPSEAB BOLZANOTELETU
I NOSTRI CLIENTI
