SISTEMA ADMINISTRATIVO

GRUPO 6

SISTEMA ADMINISTRATIVOSISTEMA ADMINISTRATIVODefinicin: Son un conjunto de elementos que se interrelacionan entre s con el objetivo de llevar a cabo las actividades del proceso administrativo aplicado en las reas funcionales de la empresa como son produccin, finanzas, marketing, recursos humanos, etc. Para que de manera integral la empresa viva, evolucione y se desarrolle.

Tipos de Sistemas Administrativos

La empresa en su organizacin est integrada por los siguientes sistemas administrativos :Sistema de PlaneacinEl sistema de planeacin fija objetivos, metas, polticas (Filosofa de la organizacin) que debern cumplirse. La planeacin posibilita ampliar el foco de atencin hacia los cambios del entorno.Est presente en todos los niveles organizacionales con sus propias caractersticas.

Etapas de la Planeacin

Tipos de Planeacin

Estratgica: Establece los lineamientos generales de la empresa. - Es diseada por los miembros de mayor jerarqua. - Es a largo plazo.Tctica: Planes ms especficos referidos a cada departamento de la empresa. - Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio. - Se dan a mediano y corto plazo.Operativa: Las actividades detalladas que ejecutan los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. - Son a corto plazo. - Se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad.

Proceso de Planificacin.

MANUAL DE CALIDADManual de calidad: un documento que enuncia la poltica de calidad (y que describe el sistema de calidad de una organizacin. * El Manual de calidad se puede referir a la totalidad de las actividades de una organizacin o nicamente a una parte de ellas. * El Manual de calidad normalmente contendr los siguientes aspectos: a) Poltica de Calidad b) Las responsabilidades, la autoridad y las interrelaciones del personal que dirige, efecta, verifica o revisa el trabajo que afecta a la calidad. c) El sistema de calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo. d) Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual

POLITICAS DE CALIDADPoltica de calidad: las directrices y los objetivos generales de una organizacin con respecto a la calidad, expresados de manera formal por la alta gerencia. La poltica de calidad es un elemento de la poltica corporativa y es aprobada por la alta gerencia.* Sistema de calidad: la estructura organizacional, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para implementar la administracin de la calidad.

POLITICAS Somos un equipo de trabajo cuyas acciones diarias las ejecutamos con una elevada vocacin de servicio a los Clientes en nuestra visin de empresa basadas en los siguientes principios: 1. INTEGRIDAD PERSONAL como expresin de disciplina, orden, respeto, honestidad y entusiasmo. 2. CREATIVIDAD E INNOVACIN como parte de nuestro reto diario para el mejoramiento contino. 3. PRODUCTIVIDAD en nuestro trabajo y en el empleo de los recursos materiales. 4. CONSCIENCIA en la prctica de un trabajo libre de errores y en el COMPROMISO leal con la institucin y con las realizaciones de calidad.

SISTEMA DE DIRECCIONConcepto: Conjunto de funciones, actividades, responsabilidades, reglas y procesos que determinan la toma de decisiones de la empresa.Objetivo: La eficiencia directiva, es decir, consecucin de objetivos y optimizacin de recursos.

SISTEMA DE DIRECCIONFijar objetivos Desarrollar planes Disear una estructura de atribuciones y responsabilidades estableciendo reglas y procesos.Establecer un control dentro de todos sus organismos de la empresa.

OBJETIVOSser el lder del mercado.incrementar las ventas.generar mayores utilidades.obtener una mayor rentabilidad.lograr una mayor participacin en el mercado.aumentar los activos.sobrevivir.crecer.

METASaumentar las ventas mensuales en un 20%.obtener una rentabilidad anual del 25%.lograr una participacin de mercado del 20% para el segundo semestre.producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversin.elevar la eficiencia de la produccin en un 20% para el prximo mes.triplicar la produccin para fin de ao.abrir 3 tiendas para el primer trimestre del prximo ao.

SISTEMA DE ORGANIZACIONSistema que tiene como funcin coordinar los esfuerzos de los individuos que componen la empresa de manera que se entienda y comprenda para cumplir eficaz y eficientemente con los objetivos.

Estructuras OrganizacionalesSe ubica el marco de actuacinSe combina funciones, niveles de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin.Divisin ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.ORGANIGRAMASUnorganigramaes la representacin grfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organizacin. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relacionesjerrquicas.

Tipos de OrganigramasTipos de OrganigramasOrganigrama Clsico: Es bsicamente un organigrama compuesto por rectngulos, que representan los cargos u rganos unidos entre s por lneas, que trazan las relaciones de comunicacin entre ellos. Cuando las lneas son horizontales, representan relaciones de laterales de comunicacin. Cuando son verticales, representan relaciones de autoridad.

SISTEMA DE FINANZASSISTEMA DE CONTROL

SISTEMA DE PRODUCCION

FUNCIONES:Funciones esencialFunciones complementaria

Gerente GeneralAsesor de GerenciaSubgerenteDepartamento AdministrativoDepartamento JurdicoDepartamento de marketingDepartamento de ProduccinDepartamentosSecretariaTesoreroJefe de Recursos HumanosJefa de AdministracinGrupo de transporteGerencia TecnolgicaServicio de mensajera Brigada de mantenimientoR.H.R.HAdministrador de FinanzasPresupuestosContabilidad ComercialPagaduraComprasJefatura de producto TerminadoJefe de Materia PrimaJefe de BodegasAyudante en Control de CalidadJefe de control de calidadSecretariaMovilizacin de ProduccinSeleccin de ProduccinObtencin de ProduccinJefe de ProduccinDirector de MarketingJefa de ComunicacinInvestigacin de MercadosGestin del ProductoRelaciones PblicasEstrategias CompetitivasVentas ExternasJefe de VentasJefe de Promociones GeneralesVentas Internas PublicidadSecretariaAdministradora de Precios

Encargada de DistribucinServicio al Cliente

Gerente General: Johnny PastasAsesor de Gerencia: Juan MendozaSubgerente: Anderson GualotuaDepartamento AdministrativoDepartamento de ProduccinDepartamentosSecretaria: Diana SamaniegoTesorero: Daro: InacazaJefe de Recursos Humanos: William ErazoJefa de Administracin: Paola CorreaGrupo de transporte: Valeria RomeroGerencia Tecnolgica: David UtrerasServicio de mensajera: Diana SnchezBrigada de mantenimiento: Elizabeth FloresR.H.R.H: Fernando TipnJefatura de producto Terminado: Andrea ToapantaJefe de Materia Prima: Tania NasimbaJefe de Bodegas: Cristian FloresAyudante en Control de Calidad: Ana BastidasJefe de control de calidad: Esteban AlemnSecretaria: Cinthia ToapantaMovilizacin de Produccin: Juan Pablo MaldonadoSeleccin de Produccin: Mara Jos IllescasObtencin de Produccin: Thalya LpezJefe de Produccin: Rodrigo Grafe

Departamento JurdicoAdministrador de Finanzas: Alexis LpezPresupuestos: Cinthia BritoContabilidad Comercial: Viviana FrancoPagadura: Fernanda GuzmnCompras: Mara Jos ValarezoDepartamento de marketingDirector de Marketing: Cristian MuozInvestigacin de Mercados: Enrique BustosGestin del Producto: IntyCabascangoRelaciones Pblicas: Allan OrtizEstrategias Competitivas: Karina VelaVentas Externas: Joselyn DazJefe de Ventas: Javier GuamnJefe de Promociones Generales: Fernando DazVentas Internas: Santiago CrdenasPublicidad: Karen VacaSecretaria: Josselyn PrezAdministradora de Precios: Mayurie Agila

Encargada de Distribucin: Leidy PozoServicio al Cliente: NabilaVernazaJefa de Comunicacin: NathaliBucheli

Gerente GeneralAsesor de GerenciaSubgerenteJefe de DepartamentosDesignar todas las posiciones gerenciales.Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobacin de los gerentes corporativos.Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus anlisis se estn ejecutando correctamente.

Ayudar con los distintos deberes del trabajo y responsabilidades de lostrabajadoresque supervisan.Delegar, con autoridad, los distintos deberes de trabajo y responsabilidades necesarias para asegurar que el lugar de trabajo funcione efectiva y eficientemente.Entrevistar y asignar a los posibles empleados de la empresa.

Realizar evaluaciones peridicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.Estimar la cantidad de personal necesario.Intermediar por el personal de todos los departamentos.

Asistir a la Gerencia General.Dar cumplimiento a las leyes, reglamentos, acuerdos y resoluciones de la empresa.Encargarse de todas las funciones del gerente cuando est ausente.

Departamento AdministrativoDepartamento JurdicoDepartamento de marketingDepartamento de ProduccinProgramar, organizar y controlar los recursos humanos, financieros y materiales, as como los servicios generales que la Direccin necesita para el desarrollo de sus funciones.Tramitar y controlar ante la Direccin de Recursos Humanos, los movimientos y las incidencias del personal de la Direccin, as como entregar los comprobantes de pago a los funcionarios y personal de la Direccin, recabar las firmas en las nminas correspondientes.Proponer y coordinar el programa de capacitacin para el personal directivo, docente y de apoyo y asistencia a la educacin de la Direccin.Formular e integrar el anteproyecto de Programa Presupuesto de los programas Operativo Anual y Estratgico de Desarrollo de Mediano Plazo; efectuar su trmite ante las instancias competentes y supervisar su desarrollo.Realizar y tramitar ante las direcciones de Programacin y Presupuesto y de Recursos Financieros, Materiales y Servicios del Instituto, las conciliaciones, transferencias y dems operaciones necesarias, para garantizar la administracin transparente de los recursos disponibles.

Proponer, aplicar y evaluar las polticas del organismo en materia jurdica.Asesorar jurdicamente, a las Subdirecciones y los departamentos, sobre criterios de interpretacin y aplicacin de las normas jurdicas y reglamentarias que regulan sus actividades y funcionamiento.Representar legalmente a la empresa, en los asuntos contenciosos en los que sea parte, en los juicios laborales que se tramiten ante la autoridad competente, en los juicios de amparo.Intervenir en las reclamaciones que puedan afectar su inters jurdico, as como formular ante el Ministerio Pblico querellas y denuncias y de igual manera.Llevar el control de los juicios que se atienden en la empresa.Formular y revisar los convenios o contratos celebrados por la eorganismo.

Lograr de la venta el mximo beneficio.Realizar estudios de mercado y diversas tcnicas que permitan tomar buenas decisiones.Establecer las cuatro P:- Producto: se debe tener bien en claro que es lo que se quiere vender, sus defectos y virtudes.- Precio: el precio al que se va a vender, el precio de mercado y el precio de los competidores.- Plaza: cul es el mercado donde se piensa insertar el producto, y qu caractersticas tiene.- Promocin: cmo lograr que el producto se conozca en la poblacin y entre los potenciales clientes.

La seccin de produccin en la industria puede considerarse como el corazn de la misma, y si la actividad de esta seccin se interrumpiese toda la empresa dejara de ser productiva. En el departamento de produccin se tienen las actividades de: Medicin del trabajo Mtodos del trabajo Ingeniera de produccin Anlisis y control de fabricacin o manufactura Planeacin y distribucin de instalaciones Administracin de salarios Higiene y seguridad industrial Control de la produccin y de los inventarios Control de calidadDEPARTAMENTOSDepartamento AdministrativoJefa de AdministracinJefe de Recursos HumanosTesoreroSecretariaR.H.R.HBrigada de mantenimientoGerencia TecnolgicaConducir el proceso de seleccin de personal, inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar econmico o social, sea este funcionario, ejecutivo, empleado u obrero.Administrar y gestionar la financiacin, el presupuesto y la tesorera. Administrar y gestionar los recursos humanos. Realizar y analizar las operaciones contables y fiscales. Realizar y supervisar operaciones de asesoramiento, negociacin, reclamacin y venta de productos y servicios.Preparar, tramitar, y controlar la documentacin generada.Confeccin de cartas, escritos, informes, contratos, acuerdos, actas, informes, facturas, y documentos en general.Velar por que las instalaciones de la empresa se encuentren en perfecto estado de orden y limpieza.

Mejora la variable tecnolgica en la estrategia global de la empresa.Planificar con anticipacin las necesidades de recursos humanos.Ver a varios candidatos y ponerlos a prueba a travs de un proceso de seleccin ordenado.Se encarga de la planeacin financiera y percepcin de fondos, administracin del efectivo, desembolsos de capital, manejo de crditos y administracin de la cartera de inversiones.

IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO

Importancia De Los Sistemas Administrativos:

Esto aplica en empresas con una funcin sinrgica la cual une acciones simultneas producindose un efecto mayor que las partes independientes

Principios de los sistemas administrativos:

Los sistemas siguen una serie de principios que se clasifican en trece principios que son los siguientes: Principio Del Auto Control: debemos considerar posibles errores por lo cual tener un mecanismo que d solucin a estos errores Principio Del Determinismo: todo hecho o fenmeno puede determinarse el origen y naturaleza de los actos que modifica los sistemas la empresa Principio De la Igualdad de Finalidad: es la flexibilidad y la estabilidad la que da direccin al cumplimiento de los objetivos

Principio De Interaccin o Coordinacin: Todos los sistemas que integran la empresa estn mutuamente relacionados entre s.526Principio Del Objetivo: Toda implantacin de sistema debe estar dirigido a un propsito definido a alcanzar que deba favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general.Principio De Subsidiaridad o Jerarqua: Todo sistema se subordina a otro sistema del cual forma parte, ningn sistema es completo en s mismo.Principio De Economa: Un buen sistema debe suministrar con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que cuesta.

Principio De La Determinacin De Responsabilidades: Debe acordarse la responsabilidad que el personal tendr con respecto al diseo y participacin de la ejecucin de los sistemas.Principio De La Especializacin: los sistemas deben precisar los funcionamientos para especificar claramente al jefe que ejerza el mando Principio De Difusin: Todos los planes y objetivos deben ser difundidos en toda la empresa.Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de control.Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones peridicas para su buen funcionamiento. Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.