SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

INTEGRANTES

Angélica Granados Zarate Miriam del Rosario Torres Rivera Rodolfo Abel Rodríguez Martínez Gabriela Edith López Martínez Aidé Jiménez Pinal Miriam Alejandra Alvarado Reyes Noemi Rodríguez Rodríguez Jazbeth

DEFINICIÓN DE (S.I.A)

Examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura, a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa.

Filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generarla .

SURGIMIENTO DEL SIAUn SIA surge cuando una empresa sobrevive y crece y la supervisión de ella esta fuera del alcance de un solo hombre, por no poder estar al mismo tiempo en varios lugares para planear, dirigir, coordinar, analizar y controlar las diferentes actividades de la organización. Cuando esto sucede los problemas de autoridad, responsabilidad y organización comienzan a asumir proporciones considerables; es aquí donde empieza a tomar forma la necesidad de un SI formal.

Un SIA evoluciona en función de los resultados que vayan obteniendo y alcanzan su desarrollo óptimo cuando se evitan situaciones como:

cruces de información

procesos dobles

o cuando se hayan fijado flujos formales de información que permitan conocer los problemas de una manera inmediata.

AYUDA

Análisis.

Decisiones Administrativas.

Aplicaciones, para poder ejercer control.

RecibeProcesaAlmacena DatosTransfiere la información conforma la necesita.

Produce informes

Copias según sea el requerimiento

PROPORCIONAR INFORMACIÓN

Administrador

Gerente

Ejecutivo

Accionistas

FUNCIÓN

OBJETIVOSOBJETIVO GENERALDar a conocer la importancia que tiene la tecnología

informática dentro del entorno empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Identificar y diferenciar las ventajas y desventajas que la SIA trae consigo en cualquier clase de organización.

Describir y entender de manera minuciosa y clara la SIA.

Características de la InformaciónLa información tiene que tener ciertas características para que sea útil dentro de una organización:

Características de la Información

Comprensibilidad

Confiabilidad

Relevancia

Integridad

Calidad

Oportunidad

Concisión

SIA El interés particular de un sistema de información administrativa es la

eficiencia operativa.

Producción

Finanzas

Otras áreas

funcionales se

apoyan en sistemas

de información

administrativa y se

vinculan entre si

por medio de una

base de datos

común.

Base de Datos

Una Base de Datos es una colección de: Archivos DatosInformación; ordenada, organizada, Y relacionada, con la finalidad de permitir el manejo de la información para su procesamiento. 

Base de Datos

Componentes Básicos del SIA

Entrada

Procesamiento

Son datos obtenidos de los medios tanto internos como externos a la organización, ésta fase siempre va estar continua y abierta ya que permanentemente van llegando datos nuevos y éstos se irán sumando a medida que se van realizando las diferentes transacciones dentro del sistema.

En ésta fase los datos que han sido recopilados anteriormente son transformados, organizados y archivados; actualmente la mejor forma de realizar dicho proceso son las computadoras.

Salida

Retroalimentación

Son como una especie de output, es decir el producto final después de la etapa de procesamiento. Éstas son usadas para la toma de decisiones y además éstas salidas deben ser originadas en un formato que permita al usuario final un acceso rápido.

Es un elemento de verificación y ajuste, que ayuda a los administradores a establecer qué información generada es necesaria

COMPONENTES DEL (S.I.A.)

• Datos• Registros• Recursos

Entrada

• Base de datos

• Programas

Proceso • Información

• Transacciones

• Reportes

Salida

Características

El SIA se distingue de otros términos por las siguientes

características:Tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación, control y toma de decisiones.

Realizan una manipulación de datos a alta velocidad y proporciona almacenamiento de datos.

Selecciona la mejor tecnología disponible para la transmisión y procesamiento de datos internos y externos, para lograr una ventaja estratégica.

Partes en que se basa el SIA

1. Conceptos de sistema y la ciencia de administración.

2. Administración en la Organización.

3. Sistemas Organizacionales.

4. Datos, Información y Comunicación.

5. Sistemas de computación.

6. Administración dela base de datos.

7. Planeación, Control y toma de decisiones con SIA.

El procesamiento de la Información

En el primer caso la base de datos se procesa mediante una unidad común y en el segundo cada departamento o sección realiza el control sobre sus propias actividades de procesamiento.

Centralizado Descentralizado

El Procesamiento de la Información S.I.A

El enfoque dirigido o de sistemas es aquel en donde existe una base amplia de información sobre una base dirigida a usuarios externos e internos para observación, reacción y toma de decisiones. Existen dos enfoques generales de sistemas.

DistribuidoIntegrado

El Procesamiento de la Información

El primero canaliza toda la información de la organización a una base de datos común y sirve a todos los departamentos de organización.

El segundo utiliza un grupo de sistemas de información para proveer un gran sistema con subsistemas relativamente independientes que se pueden comunicar entre si.

BeneficiosEl desempeño del SIA trae muchos beneficios tantos internos como externos:

BENEFICIOS

Internos

Desempeño del SIA

Apoyo a la planeación estratégica

Apoyo a la planeación estratégica

Apoyo al control de las operaciones

Externos

Mejora de la calidad del producto

Mejora de la distribución del producto

Nivel Estratégico

Nivel Táctico

Nivel Operativo

Centralización

Descentralización

Para llevar a cabo un estudio de sistemas y procedimiento es necesario efectuar las siguientes etapas o pasos:

1. Preparación del estudio.2. Registro de datos.3. Análisis de los hechos.4. Desarrollo de la mejor solución.5. Implantación del nuevo procedimiento.6. Mantenimiento de los procedimientos.

Impacto del S.I.A. en el Estudio de los Sistemas y Procedimientos

Los administradores ubicados en niveles superiores (Alta Gerencia)

Los administradores de nivel medio (Gerencia Media)

Los administradores que están en el nivel operativo (Gerencia de Operaciones)

Tienden a instaurar políticas. Objetivos. Estrategias de largo plazo. La responsabilidad de tomar grandes. decisiones a nivel

estratégico y operacional.

Formular los objetivos. Planes de las operaciones. Para organizar las estrategias. Tomar decisiones sobre las operaciones.

Responsables de ajustar los objetivos. Planes de las operaciones, de la misma manera toman

decisiones de corto plazo. Lidian con las actividades y labores diarias.

El sistema de información va variando de acuerdo a las necesidades de los administradores, así:

 

Enfoques para Incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo

a) Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las necesidades resultantes.

b) Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una planeación y mercadotecnia mas eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

1) Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que va a ser elaborado.

2) Estudiar el de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.

3) Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4) Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5) Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.

6) Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7) Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor

urgencia.

8) Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.

9) Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10) Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.

11) Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse(prioridades) y los recursos que se requieren.

Normas Para el desarrollo del S.I.A Entre las normas a tener en cuenta se menciona las siguientes:

El numero de pesos en la captación de datos debe ser mínimo. Los datos de todos los subsistemas debe ser compatibles. El ritmo de los informes debe ser proporcional al ritmo y procedimiento de

los datos de apoyo. Los cambios e innovaciones debe hacerse teniendo en cuenta el costo-

efectividad. Las fuentes de datos se debe recopilar solo una vez. La reproducción de registros o informes debe estar disponible de acuerdo

con la demanda. Debe existir procedimientos de seguridad y apoyo para todos los archivos.

Clasificación de las empresas según su tamaño

Pequeña empresa

Posee de 11 a 20 empleados

No requiere de grandes planeaciones

Son de Tipo Familiar

Mediana Empresa

Grande Empresa

Posee de 25 a 200

empleados

Posee mas de 200 empleados

Casi todas son burocráticas

Microempresa

Posee máximo 10 empleados

Utiliza la mano de obra

1. Industriales La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Estas a su vez se clasifican en

Extractivas Son las que se dedican a la extracción de recursos naturales, ya sea renovables o no renovable.

Manufactureras Son aquellas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser productoras de bienes de consumo final o de producción.

Agropecuarias Como su nombre lo indica su función es la explotación de la agricultura y la ganadería

2. Comerciales Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra - venta de productos terminados. Se pueden clasificar en :

Mayoristas Son aquellas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas tanto al menudeo como al detalle. Ejemplo: Bimbo, Nestlé, Jersey, etc.

Menudeo Son los que venden productos tanto en grandes cantidades como por unidad ya sea para su reventa o para uso del consumidor final. Ejemplo: Sams Club, Cosco, Smart & Final, y la Abarrotera de Tijuana

Minoristas o Detallistas Son los que venden productos en pequeñas cantidades al consumidor final. Ejemplo: Ley, Comercial Mexicana, Calimax, etc.

Comisionistas Se dedican a vender mercancías que los productores dan en consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.

3. Servicios Como su nombre lo indica son aquellos que brindan servicio a la comunidad y pueden tener o no fines lucrativos. Se pueden clasificar en:     Servicios públicos varios ( comunicaciones, energía, agua )   Servicios privados varios (servicios administrativos, contables,

jurídicos, asesoría, etc).      Transporte (colectivo o de mercancías)   Turismo       Instituciones financieras       Educación •       Salubridad ( Hospitales ) Finanzas y seguros

·        

OTROS CRITERIOS A)

Criterios Económicos:  Según este criterio las empresas pueden ser:

a.

Nuevas: Se dedican a la manufactura o fabricación de mercancías que no se producen en el país,

siempre que no se trate de meros sustitutos de otros que ya se produzcan en este y que contribuyen en

forma importante en el desarrollo económico del mismo.

b.

Necesarias: Tiene como objeto la manufactura o fabricación de mercancías que se producen en el país

de manera insuficiente para satisfacer las necesidades del consumo nacional, siempre y cuando el

mencionado déficit sea considerable y no tenga un origen en causas transitorias.

c.

Básicas: Aquellas industrias consideradas primordiales para una o varias actividades de importancia

para el desarrollo agrícola o industrial del país.

d.

Semibásicas: Producen mercancías destinadas a satisfacer directamente las necesidades vitales de la

población.

B)

Criterios de Constitución Legal: De acuerdo con el régimen jurídico en que se constituya la empresa,

ésta puede ser: Sociedad Anónima, Soc. de Responsabilidad Limitada, Soc. Cooperativa, Soc. en Comandita

Simple, Soc. en Comandita por Acciones, y Soc. en Nombre Colectivo

Características de la empresa Persigue retribución por los bienes o servicios que presta. Es una unidad jurídica. Opera conforme a leyes vigentes(fiscales, laborales, ecológicas, de

salud, etc). Se fija objetivos. Es una unidad económica. La negociación es la base de su vida, compra y vende. Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos. Se vale de la administración para operar un sistema propio. Corre riesgos. Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus

servicios.

CaracterísticasEmpresas privadas: empresa individual

1. –El propietario es una persona física o individual.

2. –El empresario aporta prácticamente el capital y el trabajo directivo.

3. –No existe limitación de responsabilidad patrimonial.

Son empresas públicas. No están constituidas en sociedad que entregan toda o la

mayor parte de su producción bruta a otros organismos del gobierno tales como:

1. Las fábricas de municiones.

2. Casa de la moneda.

3. Talleres de artes gráficos de las administraciones, gestión de la conservación.

4. Administración de edificios.

5. Medios de transporte.

Características Empresa G.

Desventajas S.I.A Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el

proceso de toma de decisiones. Resistencia al cambiar por parte de los administradores. La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse.

WordAunque sus posibilidades van mucho más allá, es un PROCESADOR DE TEXTOS. Si lo que usted desea es redactar una carta, un fax, un currículum, llevar a cabo un informe o memorando, incluso si quiere hacer un folleto, un manual, una tesis, monografía o resumen, crear una agenda o un calendario; ésta es su aplicación soñada.

También puede, claro está, utilizar toda su potencia, crear páginas web, realizar gráficos, organigramas, diseños con terminación profesional, introducirle imágenes, animaciones, sonidos, etc.

ExcelSu función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA ELECTRONICA. Advertencia: Su utilización puede causarle un suspiro de alivio. Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa, incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito.

Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permiten innumerables posibilidades... también podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web.

AccessUna BASE DE DATOS por excelencia. Se ha ganado por si misma un reconocimiento del usuario a cualquier nivel. Los diferentes niveles de manejo de Access harán la diferencia del resultando de su creación. Puede llevar la administración de contactos y llamadas, controlar el inventario y los pedidos, llevar un registro de libros, revistas, música, etc. Las aplicaciones son innumerables.

Su potencia le permitirá crear su propio programa para manejar todos los datos que desee, relacionarlos a su gusto, mostrarlos actualizados en todo momento, imprimir informes completos y crear una interfaz que permita a otros usuarios ingresar, dar de baja y modificar datos con simpleza.

PowerPointUtilidad ideal para realizar PRESENTACIONES.

Una forma amena para presentar a los demás sus proyectos, ideas, resultados o cometidos de una empresa, cualidades de su producto, explicaciones de sus clases, etc.

Es el formato ideal para acompañarlo en sus discursos o presentaciones con público, o bien, enviar el archivo y dejar que se explique por si mismo.

Puede realizar diferentes animaciones, insertarle imágenes, gráficos, películas, música o sus propias palabras, si lo desea. También permite, si usted posee una cámara web y un micrófono, hacer difusiones en directo a grupos pequeños, y mostrarles además su presentación.

Outlook

Administra su CORREO electrónico. Pero va mucho más allá…si es una persona ocupada, con muchas actividades, o se contacta con mucha gente, dará las gracias a esta aplicación en más de una ocasión.

DocumentosDocumentos: Manuales, los impresos, u otra

información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.