SEP SEST

DGEST

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TOLUCA

Instituto Tecnológico de Toluca

Ingeniería en Gestión Empresarial

Sistemas de Información de la mercadotecnia

Profesora: Laura Marcela Hernández Fernández

Primer Unidad

Trabajo:

Antología

Malagón Martínez Maria Teresa

28 de agosto del 2013

Índice

UNIDAD 1 COMPONENTES DEL SISTEMA

1.1 Elementos del sistema. 31.1.1 Interconexiones de usuarios. 31.1.2 Bases de datos. 31.1.3 Software de aplicaciones. 31.1.4 Apoyos administrativos. 4

1.2 El sistema de información interno. 41.2.1 Información de compras y cuentas por pagar. 41.2.2 Información de inventarios. 61.2.3 Mercadotecnia. 71.2.4 Contabilidad. 9

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1.1 Elementos del sistema.

Un sistema de Información de la mercadotecnia (SIM) es un grupo organizado en marcha, de procedimientos y métodos creados para generar, analizar, difundir, almacenar y recuperar información para la toma de decisiones de marketing. El SIM ideal tiene la capacidad para:Producir informes periódicos y estudios ad hoc según se necesiten.Integrar los datos antiguos y nuevos para proporcionar actualizaciones de información e identificar tendencias.Analizar datos usando modelos matemáticos que representen el mundo real.Permitir a los gerentes obtener respuestas a preguntas del tipo de "qué pasará si".Los Sistemas de Información de Mercadeo se sustentan en una Base de Datos de Mercadeo.

1.1.2 La Base de Datos de Mercadeo

La Base de Datos de Mercadeo (BDM) es la columna vertebral de cualquier Sistema de Información y más aún en programas de mercadeo Uno a Uno. La BDM está constituida por dos componentes fundamentales: el software de base de datos y los datos.

1.1.3 Software de aplicaciones. Existen diversos tipos de software de bases de datos diseñados para fines distintos. El software de base de datos de mercadeo no debe ser una adaptación de otro tipo de software. Las características básicas de un software de base de datos de mercadeo son las siguientes:

Debe ser un software relacional Debe permitir el almacenamiento de datos históricos Debe permitir el almacenamiento de actividades de seguimiento Debe contar con interfaces que sean "amigables" a los usuarios Debe contener rigurosos elementos de seguridad Debe permitir la interconexión con otras bases de datos Debe permitir generar comunicaciones (cartas, faxes y correo electrónico) Debe permitir discado de números telefónicos directamente desde las

pantallas Debe contar con interfaces con la central telefónica para la realización de

discado predictivo Debe permitir interconectividad con la central telefónica para que se

ejecuten las funciones propias de CTI (Computer Telephone Integration) Debe estar en capacidad de contener módulos de guiones de

Telemercadeo con ayudas en línea. Debe contener tablas con informaciones diversas para ayuda a los

teleoperadores y sus respectivos motores de búsqueda Debe permitir la generación de múltiples tipos de reportes y estadísticas Debe permitir el almacenamiento de grandes cantidades de registros sin

que merme su desempeño Debe tener una gran flexibilidad para introducir modificaciones

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Las plataformas más recomendadas para este tipo de software son SQL Server y Accsses97, ambas de Microsoft. La mayoría de las bases de datos de mercadeo en Venezuela son desarrolladas en MS Access 97(cuando se manejan hasta 100.000 registros) y SQL Server 7 (cuando se manejan de 100.000 a varios millones de registros).

1.1.4 Apoyos administrativos. Existen otras plataformas para manejar bases de datos que se utilizan cuando se requiere el manejo simultáneo de diferentes bases de datos de millones de registros (Oracle, Sybase e Informix, entre otras), tanto la plataforma como los desarrollos de aplicaciones en estas plataformas son considerablemente más costosos que las mencionadas en el párrafo anterior.

Lo que más se usa en nuestro país, debido a su compatibilidad es desarrollar el software de Base de Datos de Mercadeo en MS Access 97 o MS SQL Server 7 con interfaces gráficas desarrollados en Visual Basic. Estas alternativas permiten una gran interconectividad con todos los programas de Microsoft que servirán de soporte para la generación de las comunicaciones que se le envíen a los integrantes de la BDM. El paso más importante en el desarrollo de un software de BDM está en el diseño del mismo. Se deben incorporar todos los elementos de mercadeo que la experiencia señala como necesarios para este tipo de herramientas. Sólo así se podrá contar con un instrumento robusto que requerirá pocos cambios en el futuro cercano.

Las computadoras que se utilizan en los Sistemas de Información de Mercadeo van desde los equipos personales hasta los costosos mainframes de alto poder. El tamaño del computador, los componentes físicos conocidos como hardware son una unidad central de procesamiento y unidades de entrada/salida. Los siguientes términos son importantes para comprender el manejo de un Software para manejo de Información de Mercadeo:<.- Unidad Central de Procesamiento.< .- Dispositivos Periféricos.< .- Red de computadoras.

1.2 El sistema de información interno.

El sistema de información interna de mercadotecnia es un sistema que ayuda a la parte administrativa de la empresa ya que controla el ciclo de todas las operaciones de compra y venta que realiza la empresa de una forma segura, confiable y de acuerdo con la legislación vigente; proporciona herramientas de vanguardia tecnológica que permite una administración y comercialización eficiente, además de que se mantiene informado oportunamente de cada operación de la empresa.El uso de sistemas de información permite que la información se encuentre actualizada en todo momento para que cuando se requiera de tomar una decisión rápida se realiza correctamente y con un mínimo de error, este sistema de información interna permite un mejor control sobre el negocio y una reducción muy significativa en el tiempo invertido, ya que automatiza los procesos, optimiza sus recursos humanos y tecnológicos y facilita la supervisión del estado real de la empresa en cualquier momento.

1.2.1 Información de compras y cuentas por pagar. Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes

materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.Si son pagaderas a menor de doce

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meses se registran como Cuentas por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en Cuentas por Pagar a Largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO Cuentas  por Pagar Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de autorización del

pago y de firma del cheque para su liquidación. Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de

pago según controles contables, con los de los suministradores. Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos de cada

Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las Facturas con el cuño de “Pagado”.

Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar, los de Cuentas por Pagar Diversas  y  no presentar saldos envejecidos.

Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse para garantizar que los pagos  se realicen por lo realmente recibido.

Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

Cuentas por Pagar a Corto Plazo. Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico por

deudores. Verificación de los documentos en los expedientes de pago por acreedores

(proveedores). Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la naturaleza de

estas cuentas). Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30 días). Verificar los convenios de pagos suscritos. Cuentas por Pagar Diversas. Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta, clasificarlas

conforme a su contenido, comprobando su cuadre contable así como analizar por edades para determinar las envejecidas(más de  días).

Verificar los documentos justificantes de las obligaciones pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y convenios de pago.

Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo. Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran esta cuenta

en cada una de las subcuentas y submayor analítico por acreedores. Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan

exclusivamente los que exceden de un año.

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Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos, convenios, etc).

Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores. Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como las partidas

deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

1.2.2 Información de inventarios.Relación ordenada de bienes y existencias de una entidad o empresa, a una

fecha determinada. Contablemente es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén. En términos generales, es la relación o lista de los bienes materiales y derechos pertenecientes a una persona o comunidad, hecha con orden y claridad. En contabilidad, el inventario es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo, la cual debe mostrar el número de unidades en existencia, la descripción de los artículos, los precios unitarios, el importe de cada renglón, las sumas parciales por grupos y clasificaciones y el total del inventario.

Tipos de inventarios Inventarios finales: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal,

normalmente el 31 de diciembre. Inventarios periódicos: aquel que se realiza cada determinado tiempo dentro de

una empresa. Inventarios iniciales: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la

empresa. Solo se documenta los bienes existentes en el o en los días de elaboración. Por lo general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.

Inventarios de liquidación legal. Inventarios de Productos en Proceso de Fabricación: Lo conforman los bienes

que ha adquirido una Empresa de tipo Manufacturera o Industrial y están en proceso aún de manufactura. La forma de cuantificarlos se hace mediante la cantidad de materiales, mano de obra y o gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.

Inventarios de Materias Primas: Está formado por los materiales que se requieren para la elaboración de los productos y que aún no se han procesado de ninguna manera.

Inventarios de Suministros de Fábrica: Incluye todos aquellos materiales que se utilizan para la elaboración de los productos, pero que no se pueden cuantificar exactamente, por mencionar algunos como; pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.

Inventarios de Producción en Proceso Inventarios de Productos Terminados: Se refiere a todos aquellos que

adquieren Empresas Manufactureras o Industriales y después modifican o transforman para venderlos como productos elaborados por ellos.

Inventarios de Materiales y Suministros. Inventarios puntuales. Inventarios forestales. Inventarios de gestión. Inventario perpetuo: Nos ayudan a preparar los estados financieros por

periodos de tiempo (mensual, trimestral o de manera provisional) El negocio puede calcular el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente, sin realizar un inventario.

Inventario físico. inventario mixto. Inventario en tránsito.

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Inventario en consignación. Inventario máximo. Inventario mínimo. Inventario disponible. Inventario en línea. Inventario agregado. Inventario en cuarentena. Inventario de previsión. Inventario de mercaderías. Inventario de fluctuación. Inventario de anticipación. Inventario intermitente. Inventario de lote o de tamaño de lote. Inventario estacional. Inventario permanente. Inventario cíclico: permite contar con más frecuencia los artículos de alta

rotación que los artículos obsoletos. Inventario Cero.

1.2.3 Mercadotecnia.

Para la American Marketing Asociation (A.M.A.): "La mercadotecnia es una función de la organización y un conjunto de procesos para crear, comunicar y entregar valor a los clientes, y para manejar las relaciones con estos últimos, de manera que beneficien a toda la organización..." [5].

Para Philip Kotler, autor del libro "Dirección de Mercadotecnia":"Lamercadotecnia es un proceso social y administrativo mediante el cual grupos e individuos obtienen lo que necesitan y desean a través de generar, ofrecer e intercambiar productos de valor con sus semejantes" [1].  Para Jerome McCarthy, Premio Trailblazer de la American Marketing

Asociation: "La mercadotecnia es la realización de aquellas actividades que tienen por objeto cumplir las metas de una organización, al anticiparse a los requerimientos del consumidor o cliente y al encauzar un flujo de mercancías aptas a las necesidades y los servicios que el productor presta al consumidor o cliente".  Para Stanton, Etzel y Walker, autores del libro "Fundamentos del

Marketing": "La mercadotecnia es un sistema total de actividades de negocios ideado para planear productos satisfactores de necesidades, asignarles precios, promover y distribuirlos a los mercados meta, a fin de lograr los objetivos de la organización" [2]. Para John A. Howard, de la Universidad de Columbia La mercadotecniaes el proceso de: 

2 Identificar las necesidades del consumidor.3 Conceptualizar tales necesidades en función de la capacidad de la empresa

para producir.4 Comunicar dicha conceptualización a quienes tienen la capacidad de toma de

decisiones en la empresa.5 Conceptualizar la producción obtenida en función de las necesidades

previamente identificadas del consumidor

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6 Comunicar dicha conceptualización al consumidor "

Para los consultores Al Ries y Jack Trout, autores del libro "La Guerra de la Mercadotecnia":

 El término mercadotecnia significa "guerra". Ambos consultores, consideran que una empresa debe orientarse al competidor; es decir, dedicar mucho más tiempo al analisis de cada "participante" en el mercado, exponiendo una lista de debilidades y fuerzas competitivas, así como un plan de acción para explotarlas y defenderse de ellas. 

En síntesis, y complementando las anteriores definiciones, planteo la siguientedefinición de mercadotecnia:

La mercadotecnia es un sistema total de actividades que incluye un conjunto de procesos mediante los cuales se identifican las necesidades o deseos existentes en el mercado para satisfacerlos de la mejor manera posible al promover el intercambio de productos y/o servicios de valor con los clientes, a cambio de una utilidad o beneficio.

Análisis Estructural de la Definición de Mercadotecnia:Tomando en cuenta las anteriores definiciones, se puede identificar un conjunto

de "elementos críticos" que conforman la estructura básica de la mercadotecnia, los cuales, revelan su verdadero alcance, como se detalla a continuación:

1. La mercadotecnia es un proceso social y administrativo: Se considera unproceso social porque intervienen grupos de personas, con necesidades, deseos y demandas. Según Kotler, el punto de partida de la disciplina de lamercadotecnia radica en las necesidades y deseos humanos [1]. Además, se considera un proceso administrativo, porque la mercadotecnianecesita de sus elementos básicos, como son: la planeación, la organización, la implementación y el control, para el desarrollo de sus actividades. Ambas características básicas y que forman parte de la "definición de mercadotecnia", nos ayudan a recordar dos puntos muy importantes: 

1. La mercadotecnia es realizada por personas y dirigida hacia personas (proceso social): Este aspecto es fundamental para no perder de vista la "humanización" de sus distintas actividades.

2. La mercadotecnia necesita ser administrada: Hoy en día no es suficiente tener ideas brillantes, hay que planificarlas, organizarlas, implementarlas y controlarlas, para de esa manera, incrementar las posibilidades de éxito y que la empresa sea más competitiva. 

2. La mercadotecnia promueve el intercambio de productos de valor con sus semejantes: Intercambio es el acto en el que alguien obtiene algo (p. eje. un producto o servicio) entregando alguna cosa a cambio (p. eje. dinero). Según Philip Kotler, para que el intercambio tenga lugar deben reunirse cinco condiciones: 1) Que existan al menos dos partes, 2) que cada parte posea algo que pueda tener valor para la otra parte, 3) que cada parte sea capaz de comunicarse y hacer entrega, 4) que cada parte tenga libertad para aceptar o rechazar la oferta, 5) que cada parte considere que es apropiado o deseable negociar con la otra parte. Teniendo esto en cuenta, se puede llegar a la conclusión de que la mercadotecnia promueve los procesos de intercambio para lograr la satisfacción de todas la partes que intervienen en él.

3. La mercadotecnia es una función de la empresa: En un sentido amplio, una empresa está compuesta por diferentes departamentos (p. ej. Finanzas, Recursos Humanos, Marketing, etc..); los cuales, realizan diversas funciones pero de una forma coordinada entre sí. 

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La mercadotecnia, por su parte, es una función porque comprende una serie de actividades (identificación de oportunidades, investigación de mercados, formulación de estrategias y tácticas, etc...) con objetivos propios, pero que están estrechamente interrelacionados con los otros departamentos, para de esta manera servir a los objetivos globales de la empresa [6].

4. La mercadotecnia está orientada a la identificación y satisfacción de necesidades y deseos: Las necesidades están relacionadas con los satisfactores básicos (alimento, abrigo, vivienda, seguridad), en cambio, los deseos tienen que ver con los satisfactores específicos (por ejemplo: una hamburguesa Mc Donald´s para saciar el hambre). Por tanto, una de las tareas más importantes de la mercadotecnia es identificar las necesidades y deseos que existen en el mercado, para luego, satisfacerlos de la mejor manera posible con un producto o servicio, lógicamente, a cambio de una utilidad o beneficio.

5. La mercadotecnia evalúa la capacidad productiva de la empresa: Según John A. Howard, una de las funciones de la mercadotecnia consiste en conceptualizar las necesidades o deseos del mercado meta en productos o servicios de acuerdo a la capacidad productiva de la empresa. Para cumplir esta función, los mercadólogos necesitan evaluar las reales capacidades productivas de la empresa por 3 razones fundamentales: Asegurar la calidad, conocer el "tope" de su capacidad productiva y determinar los puntos de equilibrio.

6. La mercadotecnia utiliza un sistema total de actividades comerciales: Un sistema es un conjunto de elementos que actúan e interactúan entre sí para lograr objetivos determinados en un periodo de tiempo específico. Entonces, la mercadotecnia es un sistema porque tiene un conjunto de elementos que actúan e interactúan entre sí para coadyuvar al logro de los objetivos de la empresa. 

7. La mercadotecnia debe cumplir las metas de la empresa para mantenerla en vigencia: Las actividades de mercadotecnia se realizan para coadyuvar al logro de aquellos objetivos (a corto, mediano y largo plazo) que la empresa se ha propuesto. Para ello, debe participar de forma sinérgica con todas las demás actividades (financiera, administrativa, producción, etc...).

8. La mercadotecnia se encarga de las relaciones con los clientes en beneficio de la organización: "No tenemos un departamento de mercadotecnia: tenemos un departamento de clientes" afirma el Director General de Southwest Airlines, Hell Kellner [7]. Esta afirmación muestra la convicción de una empresa orientada a mantener relaciones a largo plazo con sus clientes, lo cual, es sin lugar a dudas, una de las actividades más importantes de la mercadotecnia. En todo caso, el establecer vínculos permanentes entre la empresa y los clientes con la finalidad de generar (si es posible) "clientes de por vida", es uno de los objetivos más importantes de la mercadotecnia moderna. 

9. La mercadotecnia es un instrumento para competir con otras empresas:Según Al Ries y Jack Trout, todas las empresas tienen un segmento que conquistar y competidores que vencer o de quienes defenderse [3]. Esta definición, recuerda el principio básico de que ninguna empresa es una "isla"; por lo tanto, necesita interiorizarse de las características de sus clientes y de las debilidades y fortalezas de sus competidores; para luego, establecer un plan de acción que le permita posicionarse, defenderse y atacar.

1.2.4 Contabilidad.

CONCEPTO DE CONTABILIDAD.-

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Según el libro CONTABILIDAD BÁSICA Y DOCUMENTOS MERCANTILES por Ayaviri García Daniel, describe el Concepto de Contabilidadcomo: “La Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad” [1]. 

De igual manera, el mismo autor plantea: La “Definición de Contabilidad”, como: “Ciencia y rama de las matemáticas, que tiene por objeto llevar cuenta y razón del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados" [2]. 

Por otro lado según McGraw-Hill en su colección “La BIBLIOTECA MCGRAW-HILL DE CONTABILIDAD” conceptualiza: “La contabilidad como un sistema de información, cuya finalidad es ofrecer a los interesados información económica sobre una entidad. En el proceso de comunicación participan los que preparan la información y los que la utilizan” [3]. 

Según el libro “TEMAS DE CONTABILIDAD BASICA E INTERMEDIA” del Autor Terán Gandarillas Gonzalo J., precisa al Concepto de Contabilidad, de la siguiente manera: “La contabilidad es un instrumento de comunicación de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa, sujeto a medición, registración e interpretación para la toma de decisiones empresariales” [4]. 

Según el Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA), establecen la Definición de Contabilidad, de la siguiente manera: "La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos" [5].Es indudable que el concepto de contabilidad como técnica de información

ha logrado predominio absoluto y se ha eliminado el prejuicio de considerarla sólo un registro de hechos históricos, en la actualidad es una herramienta intrínsecamente informativa, que es utilizada para facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas (dentro de la misma organización, este tipo de decisión implica variación en el desarrollo habitual del negocio u empresa) y externas (genera una conducta sobre el entorno de la empresa vinculada con proveedores, bancos y accionistas, etc.).

CONCLUSION DEL ARTICULO “CONCEPTO DE CONTABILIDAD”.-Por lo tanto, de acuerdo a los conceptos y definiciones de Contabilidad

plasmados anteriormente propongo el siguiente concepto de contabilidad.“La Contabilidad es la Ciencia que proporciona información de hechos

económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa; con el apoyo de técnicas para registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, “transacciones y eventos”, de forma continua, ordenada y sistemática, de tal manera que se obtenga información oportuna y veraz, sobre la marcha o desenvolvimiento de la empresa u organización con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de conocer el movimiento de las riquezas y sus resultados"

La Contabilidad es una herramienta clave con la que contamos hoy en día para la toma de decisiones en materia de inversión, en todo tiempo y lugar la humanidad ha tenido y tiene la necesidad del orden en materia económica.

Por lo tanto se reconoce que toda Organización con o sin fines de lucro necesita encaminar su actividad con un orden de transacciones o eventos, debemos enfatizar que toda organización fija metas y fines para alcanzarlos en el corto, mediano y/o largo plazo, en este preciso momento la contabilidad se hace imprescindible en proporcionar información; para obtener la misma nos vemos en la necesidad de practicar registros (anotaciones) de las operaciones que se susciten a lo largo de un determinado tiempo de trabajo, ya sea diario, semanal o anual, de dinero, mercaderías y/o servicios por muy pequeñas o voluminosas que sean estas.

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