SISTEMAS DE INFORMAÇÃO: CONCEPÇÃOLÓGICA

Yarà Rezende*

RESUMO: Identificar e compreender a distinção entre conceitos comoacesso e armazenagem; acesso fisico e lógico; acesso lógico a dados, eacesso lógico a documentos, bem como a definição dos diferentes tipos deinformação com, os quais um sistema vai operar, constitui-se em etapaprimeira e fundamental da criação e posterior administração de sistemas deinformação.A identificação desses elementos determina as caracteristicas estruturaise lógicas do sistema. Considera o domínio da função acesso a informação(função dinâmica) e o controle estatístico da função armazenagem (funçãoestática) como fatores determinantes do sucesso de um sistema deinformação, seja· do ponto de vista do seu desempenho, rendimento eadministração, seja do ponto de vista da função recuperação ou satisfaçãodo usuário e pertinência de saida de dados do sistema.PALAVRAS-CHAVE: Sistemas da Informação: Características estruturais;Acesso vs armazenagem; Administração da informação.

1 OBJETIVO

Este trabalho apresenta considerações acerca da administração dainformação. A administração da informação é uma atividade complexa e diversanão apenas no que diz respeito a possibilidade de uso de uma ampla variedadede tipos de informação, mas também e, principalmente, as diferentes formas deacesso a essa informação. Administrar informação não é uma tarefa estática dearmazenar documentos ou dados, mas algo muito mais vivo e dinâmico. Ainformação só adquire significado quando utilizada. A identificação da distinçãológica entre os conceitos de armazenagem e acesso pode auxiliar tanto oadministrador no planejamento de um sistema de informação quanto o usuáriona utilização deste sistema.

* Coordenadora do Sistema de Informação da Mangels, São Bernardo SA, São Paulo,SP

R. bras. Bibliotecon. e Doe., São Paulo, 25(3/4): 11-17, jul.ldez. 1992 11

~

Vara Rezende

2 ACESSO x ARMAZENAGEM

Os administradores da informação consideram que a chave para umaadministração satisfatória dos sistemas de informação é o controle da função"armazenagem", a qual diz respeito ao aproveitamento de espaço físico eincremento de acervos e coleções. A boa administração tem sido aquela queresponde "onde colocar ou guardar toda a informação". Sob essa óticanasceram as soluções de cunho tecnológico, como a utilização de microformas,fitas magnéticas e tantas outras de soluções de armazenagem em massa, quereduziam a pequenos espaços acervos ou arquivos imensos. Indubitavelmente,são soluções para problemas de aproveitamento de espaço físico, mas não paramelhor administrar informações. Essas "soluções", ao contrário, aumentaramos problemas relativos ao acesso à informação.

A transferência de informação em papel para formas de armazenagem emmassa, sem considerar o acesso, reduz os pontos de acesso a essa mesmainformação e impossibilita o acesso direto e imediato. Nesse formato, umagrande quantidade de informação passa a ter como ponto de identificaçãoapenas um rótulo, sem o detalhamento necessário para se ter uma buscasatisfatória. A fim de se atingir um nível satisfatório de recuperação deinformação, há necessidade do planejamento dos meios de acesso ao sistema,o qual é relegado, muitas vezes, a um segundo plano perante a ânsia dedesenvolver sistemas de cunho essencialmente tecnológico, porém sem

embasamento lógico.Outra dificuldade encontrada em sistemas concebidos para a armazenagem

a baixo custo é a tendência comum, de se armazenar maior quantidade deinformação (documentos) que o necessário, pois é fácil e barato guardar "tudo".

Atualmente, quando se fala "estamos vivendo na era da informação", omais adequado seria dizer que "estamos vivendo a era do entesouramento dainformação". Ainda se cultua a idéia da guarda daquilo que "algum dia" possavir a ser útil, sem, no entanto, considerar que guardar não significa ter ou dispor

quando for necessário.Essa tendência denota um critério de administração da informação voltado

para a armazenagem. O importante não é a quantidade de informação que sepossui, mas a quantidade que se pode controlar ou ter acesso. Portanto, a chaveda administração da informação é a resolução da questão do acesso e não da

armazenagem.Sistemas de informação bem estruturados devem se resguardar da

tendência de guardar "tudo", uma vez que quanto maior for a quantidade deinformação guardada, mais difícil será conseguir ter acesso a informação útil.Como diz a teoria dos sistemas, toda a informação de utilidade pouco provávelnada mais é do que ruído e ruído compromete seriamente a qualidade de umsistema ou de uma busca, além de aumentar o custo de saída da informação.Assim, o aparente baixo custo de armazenagem, proporcionado por determinadastecnologias de armazenagem, gera um aumento significativo no custo de acesso

1 2 R. bras. Biblioteeon. e Doe., São Paulo, 25(3/4): 11-17, jul.ldez. 1992

Sistemas de lnforrnação: Concepção Lógica

e controle da informação.

3ACESSO FíSICOxACESSO LÓGICO

Existem duas categorias de acesso: o físico e o lógico. O físico é omecanismo através do qual a informação desejada se recupera e se apresentafisicamente ao usuário, uma vez conhecida a localização da informação. O lógicoé o processo de localização da informação propriamente dito.

O acesso físico se dá por meio de técnicas e o lógico através de operaçõeslógicas do raciocínio dos usuários do sistema. Por essa razão e ao contrário doque geralmente ocorre, os sistemas de informação deveriam ser concebidosconsiderando-se principalmente o acesso lógico. Maior confusão conceitual temocorrido a nível dos sistemas de informação computadorizados. Embora taissistemas possam em muito acelerar o acesso físico, nem sempre proporcionamo melhor acesso lógico. Ainda se confunde "rapidez" com "eficiência" derecuperação. Porém, a velocidade de um sistema de informação deve guardarrelação direta com o número de decisões lógicas que o usuário deve tomardurante uma busca e não com o número de registros físicos os quais o sistemapode explorar num determinado espaço de tempo. Portanto, o problema daadministração da informação não é de tempo de recuperação ou de utilização ounão de computadores, pois estaríamos confundindo acesso lógico com físico.

O acesso físico, corresponde a seleção de instrumentos para se chegar ainformação e, o lógico, aos procedimentos usados para reduzir o número dedecisões lógicas a serem tomadas pelo usuário.

Sistemas de informação são melhores concebidos quando se atêm aoestabelecimento de pontos de acesso lógico. Essa distinção entre acesso lógicoe físico deve, também, se dar, também, a nível da estrutura do sistema. Asestruturas física e lógica devem ser independentes entre si, a fim de possibilitarmaior flexibilidade e adaptabilidade à operação de mudanças no sistema, senecessário, de acordo com os interesses do usuário. No entanto, o que ocorregeralmente é que os instrumentos de acesso físico acabam por determinar onúmero de decisões a serem tomadas no acesso lógico. O maior erro, quandose planejam sistemas de informação, é escolher, em primeiro lugar, osequipamentos, instrumentos e a disposição arquitetõnica do ambiente, ao invésde definir a estrutura lógica do sistema.

4 ACESSO LÓGICO A DOCUMENTOS xACESSO LÓGICO A DADOS

Sistemas de recuperação de dados operam respondendo diretamente aconsulta, recuperando precisamente a informação desejada.

Sistemas de recuperação de documentos, ao contrário, são indiretos não

R. bras. Biblioteeon. e Doe., São Paulo, 25(3/4): 11-17, jul.ldez. 1992 13

Vara Rezende

recuperando a informação desejada e sim referências de documentos os quais,provavelmente, possuem o que se busca. Geralmente, nesse tipo de sistema, érecuperada uma grande quantidade de documentos inúteis visto ser muito baixaa probabilidade de existir um descritor tão específico que satisfaça, de imediato,ou com poucas decisões lógicas, a uma determinada consulta.

Existem duas possibilidades para que um sistema de recuperação dedocumentos seja indeterminado: a) a de que dados como autor, título, númerode entrada etc. sejam usadas como pontos de acesso lógico ao documento; b)a de que o usuário possa lembrar ou conhecer exatamente os descritores usadoscomo pontos de acesso lógico aos documentos desejados.

Geralmente, essas duas possibilidades se compensam: quanto maisespecífico é um descritor, menos necessário é ao usuário conhecer ou lembrar

exatamente desse descritor.

5 SISTEMAS INDUTIVOS X SISTEMAS DEDUTIVOS

Na recuperação de dados existe uma relação entre o pedido de informaçãoe a resposta correta. Existe apenas uma resposta que satisfaz ao pedido enenhuma outra serve. Essa relação entre pedido (pergunta) e resposta significaque os sistemas de acesso a dados são dedutivos. Por outro lado, na recuperaçãode documentos ocorre uma relação probabilística entre o pedido (pergunta) e asatisfação desse pedido. Quando um usuário pede "todos" os documentossobre um determinado assunto (ou descrito r), isso significa dizer todos osdocumentos que" provavelmente" tenham a resposta (Odado) a uma determinadapergunta. Sob o ponto de vista lógico, os sistemas de acesso a documentos são

indutivos.

6 CORREÇÃO X UTILIDADE

Na recuperação de dados o critério para julgamento do êxito de umaresposta é direto, isto é, ela responde ou não ao usuário. Portanto, o critério deavaliação de sistemas de recuperação de dados, a correção da resposta, ébastante objetivo: é o sim ou o não. Num sistema de recuperação de documentoso julgamento do êxito de uma resposta é indireto, ela satisfaz ou não ao usuário.Aqui, o critério de avaliação é a utilidade, um critério bastante subjetivo.

1 4 R. bras. Bibliotecon. e Doe., São Paulo, 25(3/4): 11-17, jul./dez. 1992

Sistemas de Informação: Concepção Lógica

7 ESTRUTURANDO SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

t

A diferença entre acesso a dados e a documentos tem efeitos decisivospor ocasião da concepção de sistemas de informação. Sob o ponto de vistaestrutural, o sistema de recuperação de dados é direto, visto que cada elementode informação tem apenas um ponto de acesso.

Documentos, ao contrário, têm vários pontos de acesso, como o nome doautor, título, descritor etc. A multiplicidade de pontos de acesso irá caracterizaruma estrutura indireta. Portanto, um sistema de recuperação de documentosterá o seu rendimento, aumentando em razão inversa ao número de decisõeslógicas necessárias para recuperar um documento.

A distinção precisa entre sistema de recuperação de dados ou dedocumentos tem conseqüências importantes para o usuário, principalmente,quanto à expectativa da eficácia da recuperação.

Quando setrata de dados, como existe apenas um ponto de acesso a cadaelemento, o usuário sabe previamente que pode obter exatamente o que deseja.Já na recuperação de documentos, existem vários pontos de acesso nãoexclusivos e o usuário raramente obtém de forma precisa aquilo que busca.Geralmente, são recuperados documentos inúteis com os úteis e cabe ao usuárioselecioná-Ios para obter uma resposta satisfatória.

Um bom sistema de recuperação de documentos deve ter a precisãopossível, mas nunca será tão direto como um sistema de recuperação de dados,A falta de precisão inerente a recuperação de documentos sempre colocará ousuário em dúvida, ao final de uma busca, quanto à possibilidade de haver outrosdocumentos úteis no sistema e que não foram, recuperados. Mesmo quando ousuário recupera documentos úteis ele nunca saberá se recuperou os mais úteis.

8 IDENTIFICAÇÃO DOS TIPOS LÓGICOS DE INFORMAÇÃO

Do ponto de vista organizacional é importante identificar e manterseparados quatro tipos de informação: a) a recuperação de dados pode ocorrerem diversos níveis, ser seletiva ou não; acontece através da consulta/utilizaçãode sistemas de bases de dados e tem aplicação em nível administrativo; b) oprocessamento de dados ocorre a nível mais específico; é seletivo e se aplica emnível operativo; c) a recuperação de documentos é genérica; pouco seletiva eocorre através da consulta a sistemas armazenadores, como as bibliotecas; d)o processamento da palavra gera sistemas específicos e seletivos: os centrosespecializados de documentação. Essa classificação não só pode auxiliar aoadministrador de sistemas de informação na prestação de melhores serviços aosusuários, como ajudar na concepção estrutural de sistemas de informação, poisalém de identificar a distinção entre sistemas de dados e documentos, pode

R. bras. Bibliotecon. e Doe., São Paulo, 25(3/4): 11-17, jul.ldez. 1992 15

Vara Rezende

sugerir, também, a criação de sistemas híbridos, nos quais se combinam arecuperação de dados e de documentos e o processamento de dados e dapalavra. A definição da estrutura do sistema "puro" ou "híbrido" é umaferramenta útil para a concepção de sistemas de informação, inclusive a nívele sistemas automatizados criados por analistas.

Nesse contexto, o controle dos "pontos de decisão" do sistema e aidentificação das "perguntas básicas" que o sistema deverá responder são defundamental importância. Deve-se determinar o que o sistema vai responder eem que nível (quantos e quais pontos de decisão) e quais as perguntas que osistema não irá responder. O estabelecimento desses critérios irá definir o quedeverá ser introduzido no sistema e em qual disposição lógica. Por exemplo, nocaso de documentos, determinar o interesse no acesso através do nome doautor, ou entidade a que o autor pertence, ou data em que o documento entrouno sistema etc. No caso de dados, determinar se são dados de rotina, qual aperiodicidade de atualização, se há repetição de solicitações etc.

A consideração desses parâmetros para a criação de sistemas tem sidoesquecida pelos administradores da informação. Para atender às demandasdiferentes, como a de dados ou documentos, deve-se estabelecer sistemas combases lógicas distintas.

•9 A FUNÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Deve ser a de facilitar o acesso a informação e não de ser um armazém deinformação. Logo, a importância da informação armazenada guarda relaçãodireta com a freqüência de uso. Todo o sistema de informação deve serplanejado, para dispor de estatísticas de freqüência de acesso a informação quese controla. Entretanto, observa-se que grande parte das perguntas dirigidas aum sistema é respondida sempre por uma pequena fração deste sistema.

O controle estatístico permite ao administrador da informação adotarprocedimentos para eliminar a informação, cuja freqüência de acesso seencontre abaixo do nível estabelecido. No entanto, o que freqüentemente ocorreé a utilização da estatística como subsídio para justificar o aumento de acervose de armazenagem, deixando clara, mais uma vez, a confusão conceitual entreos administradores de sistemas de informação.

10 CONCLUSÃO

Conseqüências de não se fazer distinção entre:

1 6 R. bras. Bibliotecon. e Doc., São Paulo, 25(3/4): 11-17, jul.ldez. 1992

Sistemas de Informação: Concepção Lógica

a) Armazenagem e Acesso:· recuperação excessiva devido à armazenagem fácil e de baixo custo;· dependencia do conhecimento pessoal da informação disponível;· tendência em culpar o usuário pelo fracasso das buscas;· tendência em guardar toda a informação.

b) Acesso Lógico e Acesso Físico:· maior preocupação com a rápida recuperação de todos os registros do que

somente com a recuperação dos registros mais importantes;· tendências em enquadrar o sistema de informação dentro das possibilidades

e características dos equipamentos disponíveis ou em adquirir o suportefísico antes de definir a estrutura lógica do sistema.

c) Acesso a Dados e Acesso a Documentos· tendência em empregar, na recuperação de documento, as tecnologias

conhecidas para a recuperação de dados;· tendência em simplificar a lógica de acesso a documentos;· tendência em acreditar que a precisão própria da recuperação de dados pode

se obter, também, na recuperação de documentos.

Essas distinções básicas sugerem a não existência de uma solução unitáriapara o problema de administrar a informação. A idéia de uma base de dados geral,que contenha toda a informação de um sistema é irreal. Para se obter resultadossatisfatórios, os sistemas de informação devem se adaptar à classe de acessorequerida e à idiossincrasia do usuário.

ABSTRACT: Identify and understand the difference between the conceptsof access and storage; physical access and logical access; logical accessto data and logical access to bibliographic documents, as well as thedefinition of the different kinds of information which the system will go towork with: these are the fundamental steps to create and manageinformation systems. The identification of these constituents stablishes thestructural and logical system charac!eristics. It considers the knowledge ofthe information access service (a dynamic service) and the statisticalstorage service control (a static service) as the essential factors to theretrieval service success and to the researchers and readers satisfaction.KEY WORDS: Information systems: structural and logical characteristics;Acess vs retrieval; Administration of information,

BIBLIOGRAFIA

1. REZENDE, Vara. A falsa utilidade da biblioteca de empresa. O Estado de S. Paulo, SãoPaulo, 25 mar. 1992. Caderno Empresas. p. 2.

2. REZENDE, Vara. O sistema de informação na indústria: enfoque sistêmico de um casobrasileiro. Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, São Paulo, v. 16,n. 3/4, p. 102-16, jul./dez. 1983.

R. bras. Bibliotecon. e Doc., São Paulo, 25(3/4): 11-17, jul.ldez. 1992 17