sistemas de planeacion
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Temas de Liderazgo académicoTRANSCRIPT
Liderazgo Académico
Introducción
Los sistemas de planeación, como se conocen hoy en día, surgen en el ambiente académico de una universidad, y fueron aplicados a la industria con éxito, para poder enfrentar, de manera flexible, el entorno competitivo y altamente cambiante que ha ido marcando los tiempos modernos.
La administración de instituciones educativas está requiriendo habilidades distintas a las que se tenían anteriormente, como de liderazgo, comunicación, motivación, planeación, y actitudes de empatía, congruencia y servicio.
Los paradigmas del cambio
La necesidad de cambiar es un proceso al que se enfrenta todo ser humano en algún momento de su visa; asimismo, las organizaciones o instituciones, cualquiera que sea su campo de acción, se enfrentan a este proceso.
El cambio se da por dos tipos de circunstancias por amor o por temor. Los cambios implican una serie de elementos que repercuten directamente en la cultura organizacional y en los paradigmas que en ella rigen.
J. Barker (1985) menciona que un paradigma es cualquier conjunto de reglas que establece límites y explica cómo resolver problemas dentro de esos límites.
El Paradigma Educativo y el Liderazgo La educación es actualmente considerada un elemento clave para el desarrollo de un país y para lograr su competitividad internacional.
El elemento de globalización que por años ha afectado el sector industrial y de servicios, no es ajeno en su efecto sobre las instituciones educativas que por años ha afectado dicho sector.
Entre las principales habilidades que se definen para el directivo como líder están:
Sensibilidad intercultural Conducción de equipos Disposición para aprender
Capacidad de Planeación Obtención de Información
Un líder es capaz de desarrollo una visión , describirla claramente y comunicarla a toda su organización, y además, debe ser capaz de hacerla realidad; administrando y asignando los medios necesarios para ello.
Entre los principales “errores” que cometen los líderes dentro de una institución que afectan la efectividad del sistema de planeación se tiene:
- La sobrepromesa. - La inconstancia. - La desinformación. - La incomunicación.
Modelos de calidad
En las instituciones de educación superior los criterios más importantes para lograr una institución exitosa son liderazgo y satisfacción del cliente.
En cuanto al liderazgo, se concluyó que:
1. Sin el liderazgo para crear y mantener la visión de calidad no se dará el cambio.
2. El liderazgo tiene que ser activo y visible.3. El liderazgo por sí solo no garantiza el éxito.4. El liderazgo puede originarse en los niveles inmediatos inferiores con
apoyo de la alta dirección, o al menos sin resistencia de ésta.
El premio Nuevo León a la Calidad consta de los siguientes criterios.
-Liderazgo
-Satisfacción del cliente o del usuario
-Planeación de la organización
- Desarrollo integral de la persona.
- Aseguramiento de la calidad del proceso.
- Información y análisis
- Ecología y medio ambiente.
-Resultados de la organización.
Este modelo se propone como una herramienta de autoevaluación que permita una revisión general de la institución en todas sus áreas y sus interrelaciones, y le ayude a identificar fortalezas y áreas de oportunidad para orientar eficientemente recursos u acciones en la búsqueda de la mejora hacia la calidad.
La evaluación constante de la planeación es un factor clave para determinar el avance y los logros para conseguir el fin común deseado.
Planeación Normativa
¿Qué significa Planeación?
“Es el proceso mediante el cual una institución vislumbra su futuro y desarrolla los procesos y operaciones necesarias para realizar dicho futuro” ( Lozier, 1995, p.2).
Una forma sistemática de administrar el cambio y crear el mejor futuro posible” (Sorkin et al., 1995, p.3).
Este sistema de planeación se conoce como planeación estratégica de calidad:
-Planeación normativa: Sus elementos o fases son conocidos como dimensiones del liderazgo y son la visión, la misión y los valores de la institución-
-Planeación estratégica: Integrada por las estrategias que se derivan de la misión, la visión y los escenarios.
-Planeación operativa: aquí es donde realmente sucede el cambio, y tienen tanto lo objetivos como los planes de acción derivados de la planeación estratégica.
Para iniciar un proceso de planeación normativa se recomienda:
a) Contar con un equipo representativo y clave de la institución (si es grande) que llevará a cabo este proceso.
b) Contar con un facilitador y responsable del proceso de planeación, con personalidad neutral.
c) Diseñar las sesiones de trabajo con herramientas participativas y con información documentada.
d) Es importante ser flexibles y adaptables. Recordar que la planeación y la operación ocurren al mismo tiempo.
e) Recordar que diferentes grupos visualizan diferente el proceso de planeación en distintos momentos.
2.2 Visión
La visión como un estado ideal y deseable futuro de la institución educativa debe contar con ciertas características para lograr el efecto deseado y el compromiso necesario dentro de la misma organización.
La visión se define como:
“Constituye la guía de la organización y, para su logro, deberá ser comunicada al personal en un ambiente de trabajo participativo” (Meade, 1999)
La visión del futuro está basada en un diagnostico situacional de la institución (fortalezas y debilidades) considerando los posibles escenarios (elemento de prospectiva) y los grupos de interés (son todos los relacionados con la institución: padres de familia, alumnos, alumnos potenciales, exalumnos, otras instituciones, el gobierno, etc.).
2.3 Misión
La misión se deriva de la visión y ayuda a la institución al logro de aquella.
Una institución sin misión, sin definir el rumbo a seguir, provoca que sus distintos grupos de interés y unidades organizacionales busquen sus propios fines sin lograr un efecto de sinergia por no contar con una meta común.
“La misión es una declaración pública para todos los beneficiarios y grupos de interés de institución educativa que provee una guía acerca del qué hace la institución y para qué existe.” (John R. Dew, 1997)
El considerar la calidad como un elemento y medio fundamental permite acentuar la forma en cómo se realizan las cosas en la institución, proveyendo un estándar que posibilite hacerlo lo mejor posible.
Una vez que la institución tiene claramente definida su misión, puede presentar el hecho de que sus unidades organizacionales: departamentos, facultades, requieren definir y clarificar el rol y razón de existencia y el cómo afectan en el logro de la misma.
2.4 Valores
Los valores son la guía de conducta deseada para hacer realidad la misión y visión institucionales.
Los valores son las ideas clave con las que se decide lo que esté correcto y lo que no, lo que es verdad y lo que es falso.
Es importante definir cuál será la escala de valores que prevalecerá en la institución. Se debe buscar que:
Los valores sean compartidos por los miembros del grupo. Exista claridad y jerarquización de los valores. La mayoría de las personas actúe conforme a una nueva
cultura. El nivel de aspiraciones de sus miembros esté en alto y tengan
la capacidad de adaptabilidad a sus necesidades internas y al cambio en el entorno.
2.5 Escenarios
Una vez aclarada en la institución su visión, misión y valores, es importante explorar el futuro de la institución afectado por el ambiente interno y externo a la institución.
Michael Porter cita que un escenario es “una visión interna y consistente de aquello en lo que el futuro se puede convertir, no como predicción, sino como un posible futuro a ocurrir”.
El objetivo primordial es integrar un análisis de las tendencias, situaciones deseables y posibles hechos dentro de una visión general del futuro.
Los escenarios no son:
-Predicciones del futuro, sino descripciones de posibles futuros.
-Variantes de un futuro, sino puntos de vista fundamentalmente diferentes del futuro.
-Imágenes difusas, sino imágenes finamente enfocadas.
Las ventajas con las que se cuentan al definir escenarios son que se utilizan como actividades previas al proceso de planeación estratégica, rompiendo paradigmas tradicionales para enfrentar el cambio, y constituyen una experiencia colectiva que fomenta la participación.
La relación entre la visión, los escenarios y las estrategias se da a partir de la visión deseada se analizan las amenazas y oportunidades que se presentan en el entorno por medio de los escenarios. Además, a partir de la visión se plantean las fuerzas y debilidades de la institución, como factores internos, y su posición competitiva. A partir de ambos análisis se definen las estrategias como las grandes acciones para hacer realidad la visión.
Planeación estratégica y operativa
La planeación estratégica y operativa que traduce a las acciones necesarias hasta el día a día en la visa educativa del plantel.
Planeación estratégica
Una estrategia es la forma en particular en la que una institución responde a su medio ambiente.
Para definir estrategias o directrices estratégicas que impulsen a la institución educativa al logro de su planeación normativa establecida se debe considerar:
Un análisis de su entorno, detectando necesidades, oportunidades y retos en los cuales pueda dar respuesta y participar.
Una evaluación interna, definiendo fortalezas y debilidades. Una evaluación del avance en cuanto a los planes y proyectos puestos en
operación. Partir de los escenarios potenciales definidos en la planeación normativa,
así como de los factores críticos institucionales que se contextualizan en la visión y misión educativa.
La planeación estratégica es posterior a la realización de la planeación normativa (que puede abarcar un horizonte de 10 años, por el entorno tan cambiante que se tiene) con un alcance de 5 a 10 años.
La estrategia específica se define como “un proceso formal diseñado para apoyar a la institución a identificar y mantener una alineación con los elementos más importantes de su entorno” (Rowley, 1997)
Las estrategias orientadas y definidas de acuerdo con los escenarios planteados previamente, así como en el contexto de la misión y visión institucionales, deben ayudar a optimizar las fortalezas y a prevenirlas, definiendo acciones para responder a los retos que depara el entorno en un futuro.
Un modelo de planeación estratégica planteado por un premio a la calidad.
Propone que la planeación estratégica considere información como las necesidades y expectativas de los clientes, el entorno, la capacidad del personal factores externos, etc , además recomienda que toda institución educativa de calidad debe documentar sus planes y estrategias, comunicarlas a todos los involucrados, y evaluar y mejorar sus procesos de planeación.
3.2.2 ¿Cómo desarrollar la planeación estratégica de la institución?
De acuerdo a la serie de preguntas previamente establecidas deberán ser respondidas con base en la planeación normativa establecida (visión, misión y escenarios). Esta reflexión invita a los responsables de la planeación estratégica a visualizar en un futuro la labor educativa y el resultado que se desea lograr.
Rowley, Lujan y Dolence (1997) proponen dos etapas:
-Análisis interno. Consiste en definir las fuerzas y debilidades de la institución educativa con el objetivo de definir a la institución en ese periodo en particular, y lo que es o no es capaz de lograr.
-Análisis externo. Espera obtener las oportunidades y retos que le aguardan a la institución en su interacción con el medio ambiente.
Una vez que se definen los factores críticos o elementos estratégicos, así como el análisis de fuerzas, debilidades, retos y oportunidades, se definen las estrategias que permitirán definir los “cómo” y los planes de acción a seguir.
Lo que se obtendrá de este análisis exhaustivo son una serie de estrategias que cumplan con las siguientes características:
-Técnicamente factibles y políticamente aceptables.
-Congruentes con la misión, visión y valores institucionales.
-Atendiendo los factores críticos definidos en este etapa.
Definición de metas
Las metas son el medio para relacionar las estrategias y los planes de acción. Son consideradas el primer paso para hacer operativas las estrategias institucionales.
Las principales ventajas de las metas son que nos permiten poner en práctica las estrategias, así como enfocar en orden de importancia y prioridad las acciones individuales.
Bohan propone tres metas que pueden servir a los propósitos de muchas organizaciones:
*Mejorar la satisfacción del “cliente” o beneficiario de los servicios de la institución.
*Mejorar la satisfacción del empleado y su bienestar (calidad de vida)
*Mejorar los procesos (en particular los críticos de una institución)
Planeación estratégica y los recursos.
Ansoff plantea que las organizaciones deben plantear:
-Estrategias para aprovechar las oportunidades del medio ambiente.
-La habilidad para responder, crear y administrar el cambio.
-Recursos para implantar estas estrategias.
PLANEACION OPERATIVA
Despliegue de la planeación estratégica en operativa
La planeación operativa de una institución educativa suele partir de una proyección del pasado considerando además las directrices estratégicas señaladas por las metas anuales.
La planeación operativa es la implantación del plan estratégico institucional.
La comunicación constante entre los niveles directivos y el personal (informar y recibir realimentación) proporciona un instrumento efectivo para saber enfrentar la resistencia y los conflictos que puedan presentarse en el momento de implantación de la planeación.
¿Cómo desarrollar la planeación operativa?
La Planeación Operativa está compuesta particularmente por:-La definición de objetivos y de planes de acción o proyectos.-La asignación de un "campeón" o responsable de la coordinación del proyecto.-La asignación ya particular de los recursos necesarios para cada proyecto.
Los objetivos se definen en forma compartida entre el coordinador del proyecto o de la unidad organizacional con el equipo de trabajo.
Planes de acción
¿Qué recursos se necesitan?
¿Quién será el responsable?
¿Cuándo lo hará?
¿Cómo lo hará?
¿Dónde lo hará?
Evaluar
Efectividad Institucional
Un sistema de planeación está compuesto por tres partes principales:
-Planeación institucional: el despliegue de las estrategias transformadas en objetivos, programas, proyectos, metas institucionales y metas por unidad organizacional.
-Seguimiento a la planeación: con revisiones periódicas de los avances cualitativos y cuantitativos de los planes y proyectos, así como de indicadores estratégicos y operativos.
-Evaluación Institucional: resultados de un periodo académico con sus aciertos y desaciertos, análisis de resultados y ajustes a los planes iniciales, con la definición de prioridades para considerar el siguiente periodo.
La efectividad institucional es la suma del avance que cada unidad organizacional logra en el cumplimiento de la misión, de acuerdo con su función. Esta implica:
-La planeación de las actividades dirigida a lograr la misión, tanto de las establecidas como las del cambio, de cada unidad organizacional.
- El monitoreo de la planeación, con indicadores para medir el cumplimiento de
las actividades dirigidas al logro de la misión y al logro de ésta misma.
- El tomar acciones de rectificación cuando los indicadores reportan situaciones anómalas.
Se ha visto que la planeación se realiza por etapas:
-La planeación normativa, que se efectúa en un periodo máximo de 10 años, definiendo misión, visión y valores institucionales, con la especificación de los posibles escenarios futuros.
-La planeación estratégica, definiendo los factores críticos de éxito de la institución, así como el análisis del entorno, y una evaluación interna de las fuerzas y debilidades de la institución. - La planeación operativa, definiendo los planes de acción y objetivos claros en un ambiente participativo, y con un seguimiento frecuente de los avances, desaciertos, limitantes y logros derivados de la implantación de los mismos.
Se analizarán tres elementos fundamentales para evaluar la efectividad institucional:
-Contar con un sistema de indicadores estratégicos y operativos: sistemas de información institucional. -Desarrollar investigación institucional.-Participar en sistemas de acreditación.
-Evaluación institucional: Sistemas de Indicadores
La institución educativa debe contar con un sistema de indicadores establecidos a partir de las estrategias, con el objetivo de monitorear su avance y cumplimiento, a éste se le conoce como indicadores estratégicos.
Para una institución educativa los indicadores deben medir el resultado de sus esfuerzos de aplicación de la planeación en el contexto de educación, de tener:
Indicadores académicos: Porcentaje de eficiencia terminal, puntaje de alumnos admitidos, promedio de calificaciones por grupo, deserción. Indicadores administrativos: instalaciones, biblioteca, como ejemplos.Indicadores de calidad: Opinión de los padres de familia acerca del servicio educativo, de los maestros, del director, etc. Opinión de los profesores respecto a la institución, al director, etc. Indicadores financieros: donativos, salud financiera, etc.
INVESTIGACIÓN INSTITUCIONAL
La cual se puede definir como "la suma total de todas las actividades dirigidas a describir el espectro de funciones (educativas. Administrativas y de apoyo) que ocurren dentro de una escuela o universidad. La investigación institucional examina estas funciones y colecta datos sobre ellas, así como estrategias de análisis para apoyar la torna de decisiones en la institución" (Middaugh, Trusheirn y Bauer, 1994, p. 1).
SISTEMAS DE ACREDITACION
Un instrumento que cada vez con más insistencia se plantea como fuerza impulsora para estimular la mejora de la calidad en la educación es la acreditación de instituciones y programas educativos. la acreditación de un programa educativo "es el reconocimiento público de su calidad, es decir, constituye la garantía pública de que dicho programa cumple con determinado conjunto de estándares de calidad" (Ocampo, 1995, p. 107).
El uso del recurso de la certificación es valioso si se une al proceso de planeación de la institución acreditada, para generar proyectos que repercutan en la mejora continua del servicio educativo, que finalmente es el interés de los organismos acreditadores.
Herramientas de Planeación
Las herramientas cualitativas se utilizan principalmente como impulsores de la creatividad con un sentido de orden y clasificación, crean consenso entre los involucrados, además de fomentar el compromiso con el resultado de su aplicación.
-Diagrama de afinidad -Diagrama de relaciones-diagrama de árbol -Graficas de Gantt
Las herramientas cuantitativas que se presentan en este capítulo se utilizan para el diseño de la visión y la misión (diagrama de afinidad, y diagrama de relaciones), así como para apoyar la generación de estrategias hasta la definición de planes de acción (diagrama de afinidad y diagrama de árbol).
-Graficas de tendencia -Diagrama de Pareto-Grafica de radar
El uso de herramientas cualitativas para facilitar la comunicación y crear el consenso de grupo, es un factor de éxito para las sesiones de planeación en equipo, además de explotar la creatividad de los miembros, con el fin de describir en breves palabras cuál es la finalidad de la institución, sus metas y estrategias. Sesiones tediosas y sin una estructura metodológica han sido causa de fracaso para hacer realidad la planeación en una institución.