Sistemas de soporte a la decisión y las empresas Mexicanas

LI. Sandra Molina Cruz

UAQ. Facultad de Informática

¿No te ha pasado que en algunas ocasiones quisieras tener una bola de cristal para saber el futuro

y de esta forma poder tomar la decisión adecuada?, si esto fuera posible sería algo revolucionario

y maravilloso, la mala noticia es que aun no contamos con alguna herramienta que nos

proporcione tal nivel de certeza y seguridad, lo que sí es cierto es que existen sistemas basados en

computadora que, si bien no te dicen qué decisión debes tomar, si te proporcionan ayuda para

que realices la mejor decisión, esto, basado en datos históricos, o series de análisis de diferentes

alternativas; estos sistemas pueden estar presentes en actividades tan sencillas como los que

usan los orientadores vocacionales, donde a través de una serie de datos que proporcionas, se

obtienen resultados que te orientan sobre la carrera que debes elegir según tu perfil obtenido en

el análisis de tus respuestas. Otro claro ejemplo, fue presentado en la cinta “Mi novia Polly”

donde el personaje representado por Ben Stiller que era un agente de seguros, compara el nivel

de riesgo que tendría entre elegir entre una u otra chica (por cierto fue descubierto por una de

ellas y para saber el resto te recomiendo la película, si aun no la has visto) lo anterior usando un

sistema de soporte a la decisión , este tipo de sistema son usados en los negocios y

organizaciones y pueden ayudar a decidir el rumbo de la empresa o en situaciones de la vida

diaria, o para elegir si una persona es apta para un puesto, la elección de un crédito con

determinada institución, su uso y aplicación es muy extenso y variado, pero veamos un poco más

a detalle de que se tratan y sobre todo qué papel juegan en las empresa de nuestro país.

Definición del problema

La capacidad para tomar decisiones de negocio precisas y de forma rápida se ha convertido en una de las claves para que una empresa llegue al éxito. Sin embargo, los sistemas de información tradicionales (como la mayoría de los programas de gestión, las aplicaciones a medida, e incluso los ERP más sofisticados), suelen presentar una estructura muy inflexible para este fin. Aunque su diseño se adapta con mayor o menor medida para manejar los datos de la empresa, no permite obtener la información de los mismos, y mucho menos extrapolar el conocimiento almacenado en el día a día de las bases de datos. Las principales características que limitan estos sistemas son:

• Gran rigidez a la hora de extraer datos, el usuario tiene que ajustarse a los reportes predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus necesidades reales.

• Necesidad de conocimientos técnicos. Para la generación de nuevos reportes es necesario acudir al departamento de informática, para que diseñen y ejecuten consultas complejas para extraer la información de la base de datos.

• Largos tiempos de respuesta, ya que las consultas complejas de datos, se traduce en una incómoda espera que dificulta la fluidez del trabajo y que en ocasiones cuando se obtienen la respuesta está ya no es oportuna.

• Falta de integración que implica islas de datos. Muchas organizaciones disponen de múltiples sistemas de información, incorporados en momentos distintos, para resolver problemáticas diferentes. Sus bases de datos no suelen estar integradas, lo que implica la existencia de islas de información.

• Datos erróneos, obsoletos o incompletos. El tema de la calidad de los datos siempre es considerado como algo importante, pero esta labor nunca se lleva al extremo de garantizar la fiabilidad de la información aportada.

• Problemas para adecuar la información al cargo del usuario. No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la información, sino de que tenga acceso a la información que necesita para que su trabajo sea lo más eficiente posible.

• Ausencia de información histórica. Los datos almacenados en los sistemas operacionales están diseñados para llevar la empresa al día, pero no permiten contrastar la situación actual con una situación retrospectiva de años atrás. [2]

¿Qué son los sistemas de soporte a la decisión?

Bien, ahora ya conoces los antecedentes y necesidades, por todo lo anterior es que surgen a principios de los 70´s este tipo de sistemas denominados: sistemas de soporte a la decisión (DSS por sus siglas en inglés), es un “sistema de información que soporta actividades de toma de decisiones organizacionales y de negocios”.

Un DSS bien diseñado en un software interactivo que pretende ayudar a los tomadores de decisiones reuniendo e interpretando información útil desde archivos, documentos, conocimiento personal o modelos de negocio, para poder identificar y resolver problemas y así poder tomar decisiones.

La información típica que un DSS debe reunir y presentar debe ser:

• Acceso a todos sus activos de información actuales, incluyendo bases de datos relacionales, cubos, data warehouses y datamarts

• Comparativo de cifras de ventas entre diferentes periodos

• Proyección de cifras de ingresos basados en supuestos

• Consecuencias de diferentes alternativas de decisión, dadas por experiencias pasadas en un contexto descrito. [1]

Su objetivo es intentar descubrir qué pasaría si se toman una serie de decisiones, o ir más allá, proporcionando automáticamente las decisiones o sugerencias que asistan al tomador de decisiones.[3] Hay que tomar en cuenta que el proceso de toma de decisiones tiene lugar en un ambiente de incertidumbre y que, generalmente, se tiene que asumir cierto riesgo. Por este motivo, se debería de disponer de información lo más exacta y completa posible en la fase de análisis del problema y las alternativas posibles, para minimizar el riesgo. [4]

Una de sus características destacadas es que un DSS incluye reportes de alto nivel a manera de

resumen o gráficos que permiten al usuario interactuar para profundizar para obtener

información más detallada. [1]. Es decir no son reportes “fijos” sino que el usuario puede

personalizar el contenido a mostrar, según sus necesidades.

Tipos

El carácter genérico del término DSS ha dado origen a sistemas específicos enfocados a tipos

concretos de problemas, como pueden ser:

a) Sistemas de Información Gerencial (Management Information Systems, MIS)

b) Sistemas Expertos (Expert Systems, ES)

c) Redes Neuronales (Neural Networks, NN)

d) Sistemas de Información para Ejecutivos (Executive Information Systems, EIS)

e) Ayuda a la Decisión en Grupos (Group Decision Support Systems, GDSS)

f) Ayuda a la administración (Management Support Systems, MSS)

g) Ayuda a los Ejecutivos (Executive Support Systems, ESS)

h) Automatización de Oficinas (Office Automation)

Tendencia en México

En nuestro país el uso de DSS se encuentra en pleno desarrollo, las grandes empresas, sobre todo

las trasnacionales instaladas en el país, son las que están aplicando esta tecnología en sus

procesos, sin embargo, existen algunas empresas pequeñas y medianas (Pymes) que las están

utilizando para aprovechar todos los beneficios que ofrecen, tal como lo son la eficiencia y eficacia

en la toma de las decisiones.

Dado que las Pymes nacionales representan un aporte muy significativo al desarrollo económico

del país, es muy importante estar al pendiente de la manera en la que estas empresas buscan

competitividad en un mercado cada vez más abierto y global. Los beneficios esperados a la

implementación de un DSS van desde ahorros en costos hasta la satisfacción de los clientes, pero

el principal problema es que los empresarios Pyme no saben esto. Los requisitos para la

implementación de un DSS en una Pyme no son más complejos que la iniciativa del empresario y

muchas decisiones qué tomar, con esto nos damos cuenta de que los DSS son una tecnología que

está al alcance de las Pymes.

Existe una gran variedad de casos de aplicación exitosa a gran escala de éste tipo de sistemas en

empresas mexicanas, que han conferido una verdadera inteligencia al negocio, pueden marcar la

diferencia entre la supervivencia o desaparición de una empresa.

Todo ello permitirá a un negocio no solo sobrevivir, sino que le dará una importante ventaja

competitiva en la nueva economía, en donde el grande ya no devorará al chico, sino el ágil le

ganará al lento. [3]

El único inconveniente es que en nuestro país aun no existe la cultura de inversión en tecnología

sino que, comúnmente, se considera un gasto. Son pocos los empresarios que realmente están

conscientes de los beneficios competitivos que se pueden obtener al hacer uso de tecnologías

nuevas en las empresas; además de lo anterior, la gente se distrae con acontecimientos diarios de

violencia y economía, mismo que le impide identificar la necesidad de aplicar nuevas tecnologías

en las empresas.

Se dice que: “si la gente se olvida seis días por semana de esta situación y nos ocupamos cada uno

de empezar a buscar nuevas formas para hacer las cosas y aplicar la tecnología, como lo son estos

sistemas de decisión y aprender a utilizarlas en beneficio de nuestras empresas, tal vez el

desarrollo de nuestro país se acelere un poco” [3].

La tecnología de información es indudablemente, el elemento que nos ayudará a crear empresas

de clase mundial.

¿y tú qué dices ?...

Fuentes:

[1]http://www.informationbuilders.com/decision-support-systems-dss.html

[2] http://www.sinnexus.com/business_intelligence/sistemas_informacion.aspx

[3] http://www.gestiopolis.com/canales2/gerencia/1/ddsmara.htm

[4] Gómez Álvaro y Suárez Carlos, Sistemas de información: Herramientas prácticas para la

gestión. 3ra. Ed. Alfaomega.México.2009. 360p. ISBN:978-607-7854-45-6