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SISTEMAS INFORMÁTICOS PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PRÁCTICA 1 (Microsoft Word)

Departamento de Lenguajes y Sistemas Informáticos

Pág. 2 Profesor: Manuel Tovar

Apellido 1

Apellido 2

Nombre

DNI

Normas: − La práctica que a continuación se desarrolla tiene carácter obligatorio. Consta de tres ejercicios a realizar

con Microsoft Word. El alumno entregará el resultado de los ejercicios a la fecha que se le indique.


PRACTICA 1. PROCESADOR DE TEXTOS WORD 2003

Introducción a Word 2003 Antes de aprender a manejar las distintas utilidades que tiene el procesador de textos Word, resumamos lo que debemos de conocer de su entorno de trabajo y cómo esta conformado. Para más de talle utiliza tus apuntes de teoría: • Barra de Menús. Las barras de menús son las diferentes opciones que se nos presentan en la

parte superior de la pantalla, donde cada una de estas tiene diferentes opciones y subopciones. • Barra de Herramientas. Las barras de herramientas son un conjunto de iconos(botones) con

una utilidad predefinida cada uno de estos, los cuales hacen que nuestro trabajo sea más fácil. Existen varias barras de herramientas entre las cuales podemos destacar las siguientes:

Barra de herramientas estándar

Barra de herramientas de bordes

Barra de herramientas de formato

Barra de herramientas de dibujo

Una consideración especial que se debe tomar en cuenta se debe a que cuando se pasa por un icono con el puntero del ratón, se presenta una banderilla a manera de mensaje que nos indica el nombre de ese icono o mas bien el nombre de la función que realiza.


Descripción de los iconos más utilizados:

Función que realiza Icono(Botón) Función que realiza Icono(Botón) Abrir un documento nuevo Activar subrayado Abrir un documento ya existente Activar superíndices Guardar el documento en uso Activar subíndice Imprimir el documento en uso Justificación izquieda Presentación preliminar Justificación derecha Corrección de la ortografía Justificación centrada Cortar el bloque marcado Justificación completa Copiar el bloque marcado

Lista de números

Pegar el bloque Lista con viñeta Activar negrillas Tabulación izquierda Activar tipo cursiva Tabulación Derecha

Botones desplegables

Botón de activar estilos

Botón de activación de distintos tipos de fuente

Botón de activación de distintos tamaños de fuentes

Botón de activación de distintos tipos de línea

Descripción de la Práctica El objetivo de esta práctica es que se realice un documento igual al que se presenta en los tres ejercicios siguientes.


Ejercicio 1. Texto en columnas. Inserción de imágenes. Cuadros de texto Introduce el siguiente texto o recupéralo de internet en la página de la asignatura. Documento “Proyecto Gutenberg”: Michael Hart: 25 años al frente del proyecto Gutenberg Michael Hart es una figura legendaria dentro de la corta historia de Internet. Y lo es porque desde hace 25 años dirige el ambicioso proyecto Gutenberg, que aspira a reunir en el año 2001 una gran biblioteca digital y gratuita, integrada por 10.000 libros totalmente libres de copyright. En 1971, Michael Hart envió una copia electrónica de la Declaración de Independencia de los Estados Unidos al centenar de usuarios que tenía la red Arpanet, embrión de la futura Internet. Esa fue la primera acción del Proyecto Gutenberg, y la verdad es que por aquel entonces la idea de una biblioteca electrónica iba por delante de su tiempo y por tanto tardó en ser comprendida. Luego con el tiempo, las cosas han cambiado e incluso han surgido otras iniciativas similares, pero la personalidad del proyecto Gutenberg se mantiene intacta. Fue el primero y su doble propuesta, una biblioteca digital y gratuita, sigue siendo hoy en día un desafío a las leyes del mercado cultural y una invitación a la reflexión sobre las posibilidades de las nuevas tecnologías. Y es que Hart inició su épico proyecto convencido de que un texto electrónico puede ser copiado y distribuido por un coste mínimo. Por eso, la biblioteca del proyecto Gutemberg está formada por una colección de libros electrónicos a los que cualquiera puede acceder a través de varias direcciones de Internet y diversas BBS repartidas por todo el mundo. Son ediciones sencillas, que únicamente incluyen texto, que pueden ser leídas incluso por los ordenadores más antiguos y que generalmente permiten que el contenido de un libro quepa en un único disquete de ordenador. De esta manera, la copia y distribución libre de disquetes, alentadas por el proyecto, permiten pensar en un público potencial compuesto por todos aquellos que tienen acceso a un ordenador. Segundo punto central de la propuesta de Hart: se trata de una biblioteca gratuita. Y lo es porque se nutre de aquellos libros cuyo copyright ha expirado –por lo tanto pueden ser reproducidos libremente- y porque centenares de voluntarios repartidos por todo el mundo se encargan de investigar el estado del copyright de las obras y, llegado el caso, de realizar la edición electrónica de las mismas. En 1996, Michael Hart tiene 49 años y sigue defendiendo la mezcla de aliento clásico y la pasión digital que alumbró su idea con la misma vehemencia con la que ataca algunas características de la Internet actual. Afincado en Urbana, Illinois (EE. UU.), Hart vive volcado en ese épico proyecto de resonancias utópicas y problemas reales como la vida misma. El último, por ahora, el fin del apoyo que de manera no oficial le ha brindado durante años la Universidad de Illinois. Pese a todo, en la siguiente entrevista, fruto de varios contactos mantenidos con él vía e-mail. Hart se muestra inasequible al desaliento y confiado en conseguir su objetivo. “Ya tenemos más de 600 libros editados –explica- y nuestro ritmo actual de producción es de un libro nuevo por día. Estoy seguro de que conseguiremos tener 10.000 libros publicados para el 2001. Muchas veces ha habido intentos de pararnos, pero no han podido”. Usted empezó esto en 1971. ¿Cómo ha cambiado desde entonces la manera que la gente ve el proyecto? En los primeros 17 años, hasta el boom de Internet en 1988, todos pensaban que se trataba de una idea loca. Nunca recibí un comentario diferente, incluso de la gente que colaboraba conmigo. Muchos de ellos nunca pensaron que funcionaría, simplemente me hacían un favor. Después las cosas han cambiado. Una biblioteca digital gratuita, distribución ilimitada de copias y oposición a las leyes actuales de copyright. Todo esto puede parecer radical a los ojos de mucha gente. ¿A qué tipo de público quiere llegar?.


No veo que hay de radical en publicar de nuevo libros que tienen entre 100 y 2.500 años de antigüedad. No hay nada nuevo en el contenido, sólo hay algo nuevo en el medio. Si los libros no son radicales nadie puede pensar que es radical publicarlos. Por otro lado, hay que entender que Internet ha impuesto el concepto de distribución ilimitada. Actualmente, cuesta más hacer que la información tenga una distribución limitada que ilimitada, aunque muchos se empeñen en lo contrario, por sus intereses particulares. ¿Cuál es su postura respecto al copyright? El copyright debe proteger al autor y también al público, que cuando compra una obra está pagando el derecho a que la misma, al cabo de un tiempo, pase al Dominio Público y por tanto puede ser reproducida libremente. La prolongación de la duración del copyright sólo beneficia a los grupos económicos que poseen los derechos. Actualmente en Estados Unidos la duración del copyright se ha alargado hasta 75 años y aún quieren ampliarla más. ¿Es usted partidario de que el copyright desaparezca totalmente? No creo que deba desaparecer. Soy partidario de que tenga una duración razonable. Actualmente un autor, puede ganar más dinero que antes en mucho menos tiempo, gracias a las ventas, a los derechos para el cine y al merchandising. Por el contrario, la duración del copyright se está alargando de una manera desproporcionada. En el fondo parece que no quieran que la cultura llegue al Dominio Público y que las obras sean de todos . Esta no es la manera de conseguir el público bien informado y culto que necesitan la democracia y la libertad. El suyo podría etiquetarse como un Proyecto Libertario para la Era Digital. ¿Es usted libertario, políticamente hablando? No tomo una posición política. Soy tan apolítico que se me puede considerar antipolítico. ¿Cuáles son las principales ayudas que tiene? Lo más importante son los voluntarios, que trabajan desinteresadamente. También hemos recibido donaciones individuales de dinero y el apoyo de empresas como Apple, NeXT, IBM, Microsoft, OmmniPage/WordScan, TextPert, Groliers, Hewlett Packard y Bell & Howell. FUENTE: Net12/Webmedia Realizaremos las siguientes modificaciones; 1.- El título estará alineado a la derecha con color “turquesa”, “en relieve”y de un tamaño de 20 puntos. El subtítulo estará en cursiva y con un tamaño de 14 punto. La “E” del párrafo “En 1971, Michael Hart...”en letra capital. 2.- Selecciona el texto a partir de la letra capital, ésta NO incluida, hasta el final del documento. 3.- Haz clic en el botón ACTIVAR COLUMNAS. Elige 2 columnas 4.- Disminuye el ancho de la primera columna. Coloca el cursor en el marcador de separación de la regla de word y arrástralo hacia la izquierda, de esta manera disminuimos el ancho de la primera columna y aumentamos el de la segunda. 5.- Inserta dos cuadros de texto de color “Amarillo oscuro”. El primer cuadro de texto estará en la primera columna antes del comienzo del párrafo “Luego con el tiempo...”, el segundo cuadro de texto estará en la segunda columna justo antes del párrafo que comienza por “Segundo punto central...”.Modifica el formato del cuadro de texto para añadir un borde de grosor adecuado y color marrón 6.- Vincula los dos cuadros de texto e introduce en ellos el contenido del subtítulo.


7.- Por último inserta una imagen la segunda columna del texto y sitúala antes del comienzo del párrafoque comienza por “Y es que Hart...”. El aspecto final del texto en su primera hoja será:

MMMiiiccchhhaaaeeelll HHHaaarrrttt::: 222555 aaañññooosss aaalll fffrrreeennnttteee dddeeelll ppprrroooyyyeeeccctttooo

GGGuuuttteeennnbbbeeerrrggg Michael Hart es una figura legendaria dentro de la corta historia de Internet. Y lo es porque desde hace 25 años dirige el ambicioso proyecto Gutenberg, que aspira a reunir en el año 2001 una gran biblioteca digital y gratuita, integrada por 10.000 libros totalmente libres de copyright.

n 1971, Michael Hart envió una copia electrónica de

la Declaración de Independencia de los Estados Unidos al centenar de usuarios que tenía la red Arpanet, embrión de la futura Internet. Esa fue la primera acción del Proyecto Gutenberg, y la verdad es que por aquel entonces la idea de una biblioteca electrónica iba por delante de su tiempo y por tanto tardó en ser comprendida.

Luego con el tiempo, las cosas han cambiado e incluso han surgido otras iniciativas similares, pero la personalidad del proyecto Gutenberg se mantiene intacta. Fue el primero y su doble propuesta, una biblioteca digital y gratuita, sigue siendo hoy en día un desafío a las leyes del mercado cultural y una invitación a la reflexión

sobre las posibilidades de las nuevas tecnologías.

Y es que Hart inició su épico proyecto convencido de que un texto electrónico puede ser copiado y distribuido por un coste mínimo. Por eso, la biblioteca del proyecto Gutemberg está formada por una colección de libros electrónicos a los que cualquiera puede acceder a través de varias direcciones de Internet y diversas BBS repartidas por todo el mundo. Son ediciones sencillas, que únicamente incluyen texto, que pueden ser leídas incluso por los ordenadores más antiguos y que generalmente permiten que el contenido de un libro quepa en un único disquete de ordenador. De esta manera, la copia y distribución libre de disquetes, alentadas por el proyecto, permiten pensar en un público potencial compuesto por todos aquellos que tienen acceso a un ordenador.

Segundo punto central de la propuesta de Hart: se trata de una biblioteca gratuita. Y lo es porque se nutre de aquellos libros cuyo copyright ha expirado

reunir en el año 2001una gran biblioteca digital, integrada por 10000 libros totalmente libres de copyright.

Michael Hart es una figura legendaria dentro de la corta historia de internet. Y lo es porque desde hace 25 años dirige el ambicioso Proyecto Gutemberg, que aspira a

E


Ejercicio 2. Tablas, Formularios y Plantillas

Una tabla es un cuadro de filas (horizontal) y de columnas (vertical). Cuando se crea una tabla, se le ha de indicar el número de filas y de columnas que deseamos activar.

Una tabla se divide en celdas. En cada celda se puede incluir, texto, números, fórmulas o gráficos, de manera que se convierta en un pequeño documento.

En una tabla podemos efectuar las modificaciones que creamos convenientes: el tamaño, los atributos de las letras o las líneas divisorias, se pueden añadir bordes, sombras, insertar fórmulas para realizar operaciones matemáticas, etc.

Antes de crear una tabla es deseable diseñarla, ya que nos permitirá ahorrar tiempo; es decir calcular aproximadamente el número de filas y de columnas que contendrá, aunque Word permite efectuar modificaciones posteriores tanto en el diseño, como en el contenido, sin ninguna complicación.

El ejercicio 2 consiste en crear un formulario administrativo de “Solicitud de Certificación catastral”, tal

y como el mostrado en la página siguiente. 1.- Crea la cabecera del documento, el escudo que acompaña a MINISTERIO DE HACIENDA lo

puedes bajar de la página Web de nuestra asignatura o, pedirlo al profesor. MINISTERO DE HACIENDA y DIRECCIÓN GENERAL DEL CATASTRO, se encuentran dentro de sendos “Cuadros de texto” y el tipo de letra empleado es “Arial” tamaño 10 y se encuentran en “Negrita”.

2.- El título del documento, (“SOLICITUD DE.......”), está ajustado en el centro y el tipo de letra es

“Arial”, tamaño 12, Negrita. 3.- En el resto del documento se emplea la fuente CGTIMES y tamaño 8, si no dispones de dicha fuente

puedes utilizar “Book Antiqua” y el mismo tamaño 8. 4.- Es el momento de crear las tablas. Observa que se han creado cuatro tablas diferentes. La primera

de ella está titulada con “INFORMACION DEL SOLICITANTE”, la segunda d e ella está titulada con “INFORMACIÓN SOLICITADA”, la tercera está titulada con “FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA” y por último la cuarta contiene el párrafo que comienza por “De conformidad con la Disposición ...” y acaba en “Dirección General del Catastro (Ley 30/92 y Ley25/98).

Piensa en el posible diseño de dichas tablas, ¿Cuántas filas y cuantas columnas son recomendables

crear inicialmente para cada una de ellas?. Si te equivocas no te preocupes ya que tras su creación, cada una de ellas pueden ser modificadas acorde con nuestras necesidades.

6.- Una vez creada las tablas Inserta los elementos necesarios para completarlas, es decir los títulos de

los campos a rellenar y los campos necesarios para introducir la información. El tipo de campo empleado es “Texto normal” “Largo ilimitado”. Activa la marca de relleno.

Otro elemento empleado en la creación del formulario son las casillas de verificación Las propiedades de dichas casillas el tamaño “Automático”, valor predeterminado “Desactivado” y

“Casilla activada”. Ejemplo RÚSTICO

URBANO


SOLICITUD DE CERTIFICACIÓN CATASTRAL

DELEGACIÓN DE ECONOMÍA E IMPUESTOS GERENCIA TERRITORIAL DEL CATASTRO DE IDENTIFICACIÓN DEL SOLICITANTE: APELLIDOS Y NOMBRE, RAZÓN SOCIAL, ENTIDAD U ORGANISMO

N.I.F.

VÍA PÚBLICA

NÚMERO

BL

ES

PL

PU

TELÉFONO

MUNICIPIO

PROVINCIA

CODIGO POSTAL

EN REPRESENTACIÓN DE

N.I.F.

AUTORIZADO POR

N.I.F.

INFORMACION SOLICITADA: CERTIFICACIONES: CERTIFICACIÓN DESCRIPTIVA Y GRÁFICA CERTIFICACIÓN LITERAL DE BIENES OTRAS

TITULAR

SITUACIÓN DEL INMUEBLE

CALLE

NÚMERO

BL

ES

PL

PU

MUNICIPIO

REFERENCIA CATASTRAL

IDENTIFICACIÓN DEL BIEN INMUEBLE

RÚSTICO

URBANO POLÍGONO

PARCELA

PARAJE

FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA Si se solicita por un particular información catastral con datos de carácter personal, relativos a bienes cuya titularidad no corresponde al solicitante, éste deberá acreditar (R.D. 1485/1994): CONSENTIMIENTO O AUTORIZACIÓN DEL TITULAR INTERÉS LEGÍTIMO Y DIRECTO De conformidad con la Disposición Adicional Segunda de la Ley 25/1998, de 13 de julio, de modificación del Régimen Legal de las Tasas Estatales y Locales y de Reordenación de las Prestaciones Patrimoniales de Carácter Público (BOS de 14 de julio de 1998), la expedición por la Dirección General del Catastro o por las Gerencias Territoriales de certificaciones o cualesquiera otros documentos en los que figuren datos físicos, jurídicos o económicos que consten en los Catastros Inmobiliarios Rústicos y Urbanos, está sujeta al pago de la Tasa de Acreditación Catastral. La información catastral gráfica y alfanumérica se suministrará en los formatos y soportes disponibles en la Dirección General del Catastro. Asimismo, la información catastral está sujeta a la legislación sobre la propiedad intelectual. Los derechos de autor corresponden a la Administración General del Estado. La información contenida en la Base de Datos del Catastro es para uso propio del peticionario. El solicitante se compromete a no utilizarla ni cederla a terceros para fines distintos a los expresados en la solicitud. En ningún caso se autoriza la copia, manipulación o transformación de la información suministrada. Especialmente queda prohibida la distribución total o parcial de la información catastral sin la previa autorización de la Dirección General del Catastro. El derecho de acceso a la información catastral podrá ser denegado de forma motivada por la Dirección General del Catastro (Ley 30/92 y Ley 25/98).

, a de de ........................................................................................................................................................

DIRECCIÓN GENERAL DEL CATASTRO

MINISTERIO DE IMPUESTOS


Ejercicio 3.Combinar correspondencia

Combinar correspondencia nos facilita el trabajo en el momento de realizar un mailing, ya que con esta nueva opción podemos “mezclar” una base de datos de, por ejemplo clientes, con una carta modelo. En la carta modelo tendremos: el texto que deseamos que aparezca en todas y cada una de las cartas y una serie de elementos que nos ayudarán a realizar la unión entre los dos elementos necesarios. Al realizar esta unión como resultado obtendremos una carta por cada registro que tengamos en la base de datos.

El ejercicio consiste en preparar un documento Word para realizar un mailing con el objetivo de entregar a unos destinatarios el “Certificado de Ingresos y Retenciones del año anterior”. Para ello crearemos el “Documento principal” como Carta modelo, siguiendo el modelo de la página siguiente.

El Origen de datos lo vamos a crear añadiendo los campos necesarios para la completa información del documento.

Para esto realizamos las opciones Herramientas → Cartas y correspondencia → Combinar correspondencia.

Aparecerá en el margen derecho el cuadro de diálogo “Combinar correspondencia”. Seleccionaremos el

tipo de documento Cartas.

Pulsaremos Siguiente:

En la selección del documento actual pulsaremos sobre “Utilizar el documento actual” y pasaremos al

siguiente paso.


En la Selección de los destinatarios elegiremos “Escribir una lista nueva” y pulsaremos sobre el botón

Crear:

Aparecerá una ventana de diálogo “Nueva Lista de Direcciones”.

Esta ventana contiene una entrada de registros cuyos campos son dados por defecto. Podemos modificar

dicha lista de campos pulsando sobre el botón Aparecerá la siguiente ventana de diálogo:


En ella eliminaremos los campos que no nos interesen, seleccionándolo y pulsando sobre el botón

. Posteriormente añadiremos aquellos que corresponden a la primera columna de la tabla

siguiente, pulsando sobre Tras finalizar la modificación de los campos podemos introducir los cuatro registros siguientes:

(columnas de la 2 a la 5)

Centro pagador SILDAVIA SILDAVIA SILDAVIA SILDAVIA NIF Pagador F45774142K F45774142K F45774142K F45774142K Domicilio Pagador LA PAZ 23 LA PAZ 23 LA PAZ 23 LA PAZ 23 Localidad Pagador SILDAVIA SILDAVIA SILDAVIA SILDAVIA Apellidos perceptor FERNANDEZ PEREZ PEREZ CASTRO SANCHEZ PI CHAIB FALKOU Nombre perceptor FEDERICO MARIA YOLANDA GUSMAN NIF Perceptor L74755442D H45747745J S77115566G P32541474A SIT. Familiar 3 3 2 2 Minusvalía N N N N NIF Conyuge W14141214Q E55887744L Total Integro 25622,74 € 16145,85 € 35415,74 € 28365,47 € Retención IRPF 2625,14 € 1452,78 € 3254,10 € 2845,79 € Total Gastos 1025,47 € 987,55 € 1524,81 € 1287,36 € Resid. Extranjero 600,35 € Domicilio Perceptor MANO DE HIERRO 22 5’ PINTOR LOPEZ 16 3’ AVDA. DIAGONAL 352 LIBERTAD 23 1’ Iz Cod. Postal perceptor 18254 21625 18787 21252 Localidad Perceptor SILDAVIA GUADALAJARA SILDAVIA GUADALAJARA Provincia perceptor SILDAVIA ANTIOQUIA SILDAVIA ANTIOQUIA

Tras introducir los datos, debemos cerrar la ventana de diálogo e introducir un nombre y una ubicación para el archivo de datos.


Pulsamos sobre “siguiente paso” y aparecerá en la columna derecha la siguiente barra:

Situaremos el cursor sobre la posición del formulario donde queremos insertar el campo de

combinación y pulsamos sobre “Más elementos”.

Seleccionamos el campo de combinación a insertar y pulsamos sobre el botón

De esta forma posicionaremos cada campo de combinación en su lugar dentro del formulario.


Observa como en el documento hay una barra de herramientas.

Vamos a comentar sus diferentes botones:

Insertar campo de combinación: este será el botón que utilizaremos para insertar en el documento principal los diferentes campos que hemos tenemos en nuestra base de datos.

Insertar campo de Word: con esta opción podemos insertar diferentes campos que nos pueden dar información sobre los datos insertados, como por ejemplo: número de registros, número del próximo registro, etc.

Este botón nos muestra los datos combinados mientras estamos diseñando la carta modelo. Estos botones nos facilitan la “navegación” entre los diferentes registros de nuestra base de datos.

Con este botón podemos revisar si van a existir errores a la hora de realizar la combinación. Es muy útil si tenemos muchos datos en el origen de datos y el proceso de combinación puede ser largo.

Al pulsar este botón obtendremos el resultado de la combinación en un documento nuevo, sin que el actual se vea afectado.

En cambio si pulsamos este botón la combinación de los datos se realizará en el mimo momento en el que se imprime. Esta opción sólo se utiliza en los casos en los que estemos completamente seguros que la combinación sea correcta.

Nos aparece una nueva ventana desde la que podemos especificar que elementos deseamos combinar.

Desde este botón podemos buscar un determinado registro.

Si utillizamos este botón podemos insertar, modificar y eliminar registros que tenemos

en nuestra base de datos.

La carta modelo utilizada es la que aparece a continuación.

Primer registro Registro anterior

Registro siguiente

Número registro

Último registro

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