SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

MIGUEL CHACON

Que es un Procedimiento:

• Un procedimiento es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias (por ejemplo, procedimiento de emergencia).

Que es una Norma:

• Una norma también es una regla o un conjunto de estas, una ley, una pauta o un principio que se impone, se adopta y se debe seguir para realizar correctamente una acción o también para guiar, dirigir o ajustar la conducta o el comportamiento de los individuos.

• La norma se puede aplicar en la gran mayoría de conocimientos o áreas, por ejemplo, en lingüística y gramática, una norma es el conjunto de reglas que determinan el uso correcto de la lengua y el conjunto de caracteres lingüísticos al que se ajusta la construcción y la corrección gramatical.

Que es un Manual

• • Uniformar rutinas de Trabajo, es decir se busca estandarizarlas con el objetivo de evitar errores y /o fallas. • Controlar la ejecución de un Proceso clave, es decir, desagregando un Proceso en un conjunto de Procedimientos, se facilita el control o auditoría sobre el mismo. • Asignar responsables en la ejecución de un procedimiento, es decir, que el cumplimiento de un determinado procedimiento, no sólo se debe a la satisfacción de todas las actividades y/o tareas del mismo, sino que también, se requiere individualizar cada uno de los responsables en cada una de las fases de ejecución. De esta manera, se logra que un Procedimiento sea cumplido en tiempo y forma.

• Cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debería proveerse de un manual de procedimientos, entendiendo como tal aquel documento (o documentos) que permitan estandarizar los sistemas de trabajo de todos los departamentos y actividades que realizan los miembros del equipo y que también ha de regir en la relación con las personas externas de la empresa (proveedores, clientes, etc.).

• Más allá de que puedan, y de hecho sucederá, producirse cambios constantes en la manera de trabajar, la empresa siempre debe fijar unos criterios estables que permitan a los trabajadores saber cómo deben actuar en el día a día y cuál es el cauce a seguir en cada situación.

Estructura del manual

• Componentes básicos de la Estructura Identificación Índice Introducción Objetivo(s) del Manual Alcance del Manual o Áreas Involucradas o Normas de Aplicación Definición de los Procesos. o Definición de los Procedimientos. o Determinación de Actividades y Tareas. Glosario. Anexo. o Formularios a Utilizar. o Particularidades del Método de Trabajo aplicado.

- ¿ Por qué los manuales son un instrumento de comunicación en las empresas?

• • Uniformar rutinas de Trabajo, es decir se busca estandarizarlas con el objetivo de evitar errores y /o fallas. • Controlar la ejecución de un Proceso clave, es decir, desagregando un Proceso en un conjunto de Procedimientos, se facilita el control o auditoría sobre el mismo. • Asignar responsables en la ejecución de un procedimiento, es decir, que el cumplimiento de un determinado procedimiento, no sólo se debe a la satisfacción de todas las actividades y/o tareas del mismo, sino que también, se requiere individualizar cada uno de los responsables en cada una de las fases de ejecución. De esta manera, se logra que un Procedimiento sea cumplido en tiempo y forma.